PLATEFORME COLLABORATIVE DE SUIVI- ÉVALUATION DE POLITIQUES PUBLIQUES Aller plus loin sur les Concepts avec PYTHEOS PYTHEOS Version 1.0
Table des matières A QUI S'ADRESSE PYTHEOS, VOS BESOINS...3 LES ATOUTS DE PYTHEOS...4 La démarche méthodologique...4 Le logiciel dans votre S.I...5 DÉCLINAISON DE LA POLITIQUE EN ARBRE D'OBJECTIF...5 Définition des axes...5 Les axes de type «Objectifs»...5 Comment identifier ses axes?...6 Définition des axes primaires d'un arbre «Objectifs»...6 Cas d'un Arbre classique :...7 Cas d'une arborescence complexe...7 Les axes de type «public»...8 Les axes de type «territoires»...8 Les axes de type «services»...8 Définition des indicateurs liés aux axes...8 Définition d'indicateurs de résultats...8 Définition d'indicateurs d'impact...8 Définition d'indicateurs de développement durable...8
A QUI S'ADRESSE PYTHEOS, VOS BESOINS Vous travaillez en équipe, en délégation de services et/ou sur un large territoire Une partie de votre activité est menée en équipes repose sur des partenaires externes fait de la délégation de services publics et/ou vos équipes sont réparties sur un large territoire. Vous recherchez un outil qui synthétise, résume et mesure les composants des projets partagés. Vous recherchez des moyens de feed-back automatisés sur les avancements et autres indicateurs des projets délégués ou externalisés. Vous souhaitez harmoniser et optimiser vos méthodes de travail avec vos différents interlocuteurs. Vos actions s'inscrivent dans des programmes ou arbres d'objectifs Vous avez ou souhaitez engager une démarche Agenda 21 ou une démarche RSE Vous travaillez dans le cadre de schémas directeurs définissant vos orientations stratégiques Vous cherchez à concrétiser et piloter les engagements pris dans vos mandats Vous recherchez une vision globale de l'avancement de vos objectifs Vous devez pouvoir à tout moment établir des portées à connaissance et bilans financiers Vous devez pouvoir ajuster les moyens affectées à chaque programme selon leur pertinence et leur efficacité aux regards des objectifs définis. Vous avez besoin d'éditer régulièrement les synthèses et résultats des opérations en cours sous forme de document Excel ou PDF Vous avez besoin de communiquer auprès de vos partenaires et financeurs, de l état d avancement des engagements sur les fonds alloués. Vous souhaitez connaître l'efficience des actions mises en place. Vous cherchez à analyser et comparer l'efficacité et la pertinence de vos actions Vous souhaitez mesurer et comparer les actions ou plans d'action selon une grille d'indicateurs communs Vous présentez en conférence par une interface web les avancées de vos politiques Vous souhaitez avoir une analyse ciblée en temps réel : Quelles actions menées sur un quartier particulier pour une tranche de population définie? Quels budgets engagés sur une période tous plans d'actions confondus, dans le domaine de la santé?
LES ATOUTS DE PYTHEOS Mise en place un référentiel commun Concepts communs référentiels communs transversalité optimum Organisation "en mode projet" : définition des cadres des actions, formalisation en projets, définition et pilotage des moyens humains et financiers, initialisation de calendrier Recensement des acteurs dans un annuaire commun Pilotage souple et puissant La démarche méthodologique Selon le travail en amont déjà entrepris, PYTHEOS fournit une démarche méthodologique de suivi de vos plans d'actions. PYTHEOS a pour vue principale le pilotage des ACTIONS L'ensemble de l'application repose donc sur la définition, la gestion et la mesure des actions. PYTHEOS part de la formulation du plan d'action en axes stratégiques et de la traduction de ses objectifs en indicateurs mesurables. Chaque plan répond à un ou plusieurs objectifs globaux ou axes personnalisés. Ces axes sont définis par des indicateurs de résultat et/ ou d'impact Chaque dispositif se décline en une ou plusieurs actions Chaque action a son environnement propre avec son son équipe, ses moyens et son calendrier. Les actions sont si besoin traduites en projet pour affiner le travail de chaque partie. Les parties prenantes sont affectées chacune selon leur degré de responsabilité, à la remontée de leurs avancements dans PYTHEOS via des indicateurs de réalisation, l'intégration de documentations projet. Les chargés de projet renseignent eux la portée des résultats sur plusieurs grilles : Les indicateurs de résultat mesurant ici le degré d'adéquation entre politiques, plan d'action et réalisations. les indicateurs qualitatifs de développement durable permettant de suivre la cohérence vis à vis des politiques entreprises les indicateur de transversalité
Le logiciel dans votre S.I PYTHEOS s'intègre au sein de votre système d'information. Selon votre infrastructure, PYTHEOS puise les informations au sein de vos outils déjà existant (annuaire de contact, calendrier, ). Dans l'autre sens, PYTHEOS restitue les données produites sous forme de documents Excel, Word ou PDF Pour bien démarrer dans PYTHEOS, nous vous recommandons le cheminement suivant : En premier lieu, la création de votre arbre d'objectifs et des indicateurs liés. En suivant un premier lot d'actions se rapportant à un axe précédemment renseigné. DÉCLINAISON DE LA POLITIQUE EN ARBRE D'OBJECTIF Le principe de PYTHEOS repose sur une arborescence souple des enjeux visés et adaptable à tous les cas de réflexion. La première étape du travail consiste à penser ou reprendre l'arbre des objectifs conçu lors de l'élaboration des politiques ou des stratégies définies. Une déclinaison de ces politiques en action seront ensuite pilotées et évaluées sous PYTHEOS. Il existe dans PYTHEOS 3 typologies d'axes. Selon le type, l'analyse vise des objectifs distincts. Chacun dispose d'attributs spécifiques qui permettent de dégager à terme (V2 de l'application) des résultats de nature spécifiques et de disposer d'outil de reporting distincts Sont disponibles Le type «Objectif» Le type «Public» Le type «Territoires» Définition des axes Les axes de type «Objectifs» Les axes de type «Objectif» correspondent à votre problématique stratégique. Ces axes peuvent être des programmes, des plans d'actions, des enjeux, des objectifs globaux, des objectifs stratégiques Ils correspondent à des recherches d'objectifs globaux. De ces axes et sous-axes, découlent ensuite les opérations qui contribuent, visent à la réalisation des objectifs. La déclinaison d objectifs globaux stratégiques en objectifs opérationnels est indispensable à la mise en œuvre des mesures qui permettent l évaluation.
Une même action peut être rattachée à un ou plusieurs axes et donc répondre à des objectifs de plusieurs ordres : axes, enjeux, objectifs, plan d'action ou thèmes. Le nombre de niveau principaux puis de branches sont illimités Comment identifier ses axes? Un axe primaire répond à un problème Il exprime de façon concrète la finalité et les effets recherchés de la politique menée ; sa finalité rend compte de la pertinence du périmètre du programme Les objectifs stratégiques sont définis en nombre limité pour garantir lisibilité et efficacité. On peut leur attribuer des indicateurs de résultat. Les indicateurs d'impact répondent eux à des questions d'ordre général. Seule une démarche évaluative menée par des experts confirment la relation de causalité entre les actions menées et les transformations obtenues Dans un premier temps, il est nécessaire d e circonscrire les principaux problèmes à résoudre et les principaux atouts à valoriser. Les questions qui sous-tendent la définition des objectifs sont : Qu'est-ce qui est le plus important? Quelles sont les initiatives qui peuvent avoir le plus d'effets positifs? Quelles sont les principales causes des problèmes La liste des problèmes est ensuite transformée en liste d'objectifs et en actions possibles par domaine Définition des axes primaires d'un arbre «Objectifs» Le principe de PYTHEOS repose sur une arborescence souple et adaptable à tous les cas de réflexion. Une même action répond à des objectifs de plusieurs ordres : axes, enjeux, objectifs, plan d'action ou thèmes. Le nombre de niveau principaux puis de branches sont illimités Plusieurs créations d'arborescence sont envisageables selon le contexte
Cas d'un Arbre classique : Si l'arbre est composé d'une arborescence simple avec des axes principaux composés chacun indépendamment de sous-axes, il suffira de définir dans PYTHEOS le niveau haut principal et ensuite créer les composants inférieurs rattachés au principal Cas d'une arborescence complexe Lorsqu'un objectif secondaire est attaché à n-axes primaires, il est alors intéressant de définir chaque niveau indépendamment. Ensuite, chaque action pourra par la suite être rattachée à 2 types d'objectifs Autrement dit, 2 actions découlant d'objectifs secondaires communs peuvent chacune également être liée à des objectifs primaires distincts. Si la création du cadre logique a été réalisée en amont, lors de l'élaboration d'un plan RSE ou d'un Agenda 21, il faudra alors reprendre l'arbre à l'identique. Par exemple, l'axe primaire sera «Objectifs globaux» ou objectifs stratégiques Les enjeux correspondront à un second axe primaire Un autre axe primaire pourra définir des thématiques les thématiques permettront de regrouper de manière plus souple tous les objectifs associés. Sous chaque objectifs globaux, seront définis les objectifs opérationnels Toutefois, nous conseillons pour un même service de rester dans une fourchette entre 3 à 5 niveaux pour avoir des analyses pertinentes
Les axes de type «public» Les axes de type «Public» rassemblent les typologies des publics visés. Chaque organisme décline la les catégories, quelles soit de type CSP, classes d'ages, professionnelles... Les axes de type «territoires» Les axes de type «territoire» représentent le découpage de l'organisme. Ils représentent selon chaque problématique, les territoires couverts par l'organisme, soit les zones de chalandise définies. Les axes de type «services» Il est également envisageable de définir un axe de type «service» qui permet d'affecter les politiques à un ou plusieurs services et de mieux travailler la transversalité des actions Définition des indicateurs liés aux axes Définition d'indicateurs de résultats Les indicateurs de résultat peuvent être liés à une ou plusieurs actions mais ils sont avant out destinés à être associés à un ou plusieurs axes. Ils ne sont pas visibles au niveau des projets. Exemple : Nb de véhicule / heure, Taux (%) de déchets collectés, Nb de places de parkings libres.. Il s'agit de valeurs brutes ou de pourcentages (%) Ils représentent les résultats des actions menées et découlent donc des indicateurs de réalisation MEME si aucune relation informatique ne les relie. Définition d'indicateurs d'impact Les indicateurs d'impact représentent des valeurs constatées dans notre environnement, ils peuvent être liés à une action mais ils sont plutôt destinés à être associés à un ou plusieurs axes. Exemple : Population, Nb de déplacements urbains/jour, Valeur de mesures de polluant atmosphérique, Taux de chômage... Les valeurs sont exogènes à l'application, peuvent provenir de données statistiques OpenData... Définition d'indicateurs de développement durable Les indicateurs de développement durable correspondent à des indicateurs qualitatifs. Ils sont définis au niveau de l'action et agrégés au niveau de chaque axe. Ils sont soit directement liés au développement durable, soit permettent de mesurer des facteurs telles la cohérence, la transversalité de l'action au regard des politiques. Il revient aux responsables et référents de projet de mesurer ces critères.