Principes de dotation, valeurs et définitions servant de référence à la Commission de la fonction publique de Montréal
INTRODUCTION Le présent guide a été élaboré afin de préciser les principales références sur lesquelles la Commission de la fonction publique de Montréal s appuie pour assumer les fonctions qui lui ont été dévolues par la loi (Charte de la Ville) et par le règlement adopté par le conseil de ville. Ces fonctions sont : la vérification, à leur face même, du caractère impartial et équitable des règles de dotation qui ont été approuvées par le conseil de ville; la vérification, à leur face même, du caractère impartial et équitable des politiques en matière de gestion de main-d œuvre qui ont été approuvées par le conseil de ville; le traitement des plaintes des candidats relatives au processus d évaluation des compétences; la vérification du respect des règles établies en matière de dotation; la vérification et l approbation des outils d évaluation, lorsque requis par l'employeur. Ainsi, vous trouverez dans ce guide de référence : les principes liés aux différentes étapes d un processus de dotation; les principales valeurs de la Commission de la fonction publique de Montréal; la définition de quelques termes utilisés dans la Charte.
PRINCIPES DE DOTATION La Commission de la fonction publique de Montréal a établi un ensemble de principes liés aux différentes étapes d un processus de dotation afin qu elle puisse s assurer du respect de ses principales valeurs : impartialité, équité, transparence et compétence. Ces principes de dotation lui serviront de référence pour exercer ses principaux mandats. 1) AFFICHAGE L affichage des offres d emploi doit rejoindre de façon adéquate et bien informer les personnes susceptibles de satisfaire aux conditions d admissibilité. Les conditions d admissibilité inscrites sur l affichage (formation scolaire et expérience de travail) doivent être conformes à celles prévues au descriptif d emploi. Les compétences inscrites sur l affichage d une offre d emploi doivent être réalistes et correspondre à celles requises pour l emploi à pourvoir. 2) ADMISSIBILITÉ L admissibilité doit consister à vérifier si une personne satisfait de façon minimale aux conditions inscrites sur l offre d emploi. Afin d assurer l impartialité et l équité du processus d admissibilité, une procédure doit être établie pour évaluer la formation scolaire et l expérience de travail des personnes ayant soumis leur candidature. Par souci de transparence, les candidats doivent être informés de la décision liée à leur admissibilité. 3) PROFIL DE COMPÉTENCES Le profil de compétences doit être en relation étroite avec les tâches, les caractéristiques, les responsabilités et les exigences qui sont requises pour l emploi à pourvoir. Les compétences retenues pour un emploi peuvent correspondre au savoir (les connaissances), au savoir-faire (les habiletés et les aptitudes) et au savoir-être (les traits de caractères, les valeurs, les attitudes, etc.) requis pour effectuer le travail, pour faire partie de l équipe et pour traiter avec la clientèle. Le caractère homogène des compétences pour les emplois à postes multiples devrait être considéré pour garantir une plus grande équité et impartialité et pour s assurer du transfert des compétences des employés d un poste à l autre pour un même emploi. L importance relative accordée à chacune des compétences doit être réaliste et conforme au niveau de l emploi. 1
4) OUTIL D ÉVALUATION Un outil d évaluation doit permettre de constater impartialement le niveau de compétence des candidats. Un outil doit bien mesurer ce qu il est censé mesurer par rapport à l emploi à pourvoir. Pour ce faire, il doit être élaboré conformément aux règles de l art en la matière, être valide et être fidèle. Il appartient à l utilisateur d un test psychométrique vendu sur le marché ou d un test élaboré par des consultants externes, de s assurer que celui-ci soit valide, qu il ne comporte pas de biais culturels et que des normes de référence appropriées soient disponibles. L utilisateur d un test psychométrique vendu sur le marché ou conçu par un consultant externe doit s assurer qu il a les qualifications requises pour l administrer et pour l interpréter. Il doit donc vérifier auprès du vendeur ou du consultant les exigences requises. Il en est de même si l utilisateur délègue à une autre personne l administration ou l interprétation d un test. Un outil d évaluation utilisé dans le cadre d un processus d évaluation des personnes doit, dans la mesure du possible, être dépourvu d éléments biaisant, et ce, particulièrement sur le plan culturel. Un outil d évaluation doit comporter une clé de correction qui précise les réponses attendues ainsi que leur pondération. Les questions ou les mises en situation d un outil d évaluation ne doivent pas référer à un contenu qui favoriserait indûment un candidat ou un groupe de candidats par rapport à un autre. 5) ADMINISTRATION DES OUTILS D ÉVALUATION A. CONVOCATION Il est important de prévoir un temps raisonnable de convocation des candidats à la séance d administration des outils d évaluation écrits et aux entrevues. Des règles claires doivent être prévues qui garantissent l équité et l impartialité des décisions concernant les séances spéciales accordées aux candidats qui ne peuvent pas se présenter aux dates prévues d administration des outils d évaluation pour des raisons personnelles ou administratives. Dans le cas de la tenue d une séance spéciale d administration des outils d évaluation accordée à un candidat, des règles doivent être établies pour s assurer de la confidentialité du contenu des outils d évaluation. 2
B. CONDITIONS D ADMINISTRATION Le responsable de l administration d outils d évaluation doit prendre les moyens nécessaires pour assurer l équité et l impartialité de la procédure. Une vérification appropriée de l identité des candidats présents à la séance d administration des outils d évaluation doit être prévue. Une attention particulière doit être apportée à l environnement physique du lieu où sont administrés les outils d évaluation, par exemple l éclairage, la température, la propreté, l espace entre les candidats, l accès aux toilettes, etc. C. ADAPTATION DES OUTILS D ÉVALUATION Il faut parfois, pour être équitable et impartial, traiter les personnes différemment, ce qui est particulièrement vrai pour l évaluation des personnes ayant des limitations physiques ou mentales. L'obligation d'instaurer des accommodements raisonnables à l'intention des personnes handicapées est un principe bien établi dans la jurisprudence canadienne. Il faut donc prévoir l'adaptation des modalités d évaluation des compétences selon le type de limitations des candidats concernés. Pour assurer l équité et l impartialité du traitement des adaptations des outils d évaluation, des règles claires doivent être établies afin qu elles servent de référence. D. EXEMPTION Pour qu il y ait exemption d un candidat à une étape d un processus d évaluation des compétences, il faut avant tout que les outils d évaluation soient identiques ou que l on fasse la démonstration qu ils sont équivalents. Pour assurer l équité et l impartialité du traitement des exemptions à une étape d un processus d évaluation des compétences, des règles doivent être établies afin qu elles servent de référence. Pour assurer l équité et l impartialité du traitement des exemptions liées à l équivalence des emplois, des règles doivent également être établies afin qu elles servent de référence. E. TRADUCTION Il doit être possible, à un candidat qui en fait la demande, de se soumettre à un ou des outils d évaluation écrits d habiletés en français ou en anglais conformément aux dispositions prévues à la Charte de la langue française. F. ÉVALUATION D UNE LANGUE SECONDE Le responsable de l évaluation d une langue seconde doit prendre les moyens nécessaires pour assurer l équité et l impartialité de la procédure. Les candidats doivent être informés du niveau de langue seconde recherché par l employeur et on doit leur mentionner s il s agit d une évaluation facultative ou éliminatoire. 3
G. CORRECTION ET RÉSULTAT DES OUTILS D ÉVALUATION Le responsable de la correction des outils d évaluation doit prendre les moyens nécessaires pour assurer l équité et l impartialité de la procédure. L importance relative de l outil d évaluation ou son importance par rapport aux autres outils doit être conséquente avec ce qui est exigé effectivement dans l emploi. En cas de recours à une note de passage pour un outil d évaluation ou un ensemble d outils, son niveau doit être raisonnable et conforme à des attentes normales d un rendement acceptable pour le type d emploi concerné. Si un seuil de passage est établi pour un ou plusieurs outils d évaluation, les candidats doivent en être informés, et ce, avant la séance d administration. Le résultat obtenu à un ou plusieurs outils d évaluation doit servir à prendre une décision. Afin de s assurer d une interprétation équitable et impartiale des résultats d un outil d évaluation écrit et pour obtenir des renseignements sur ses qualités métrologiques (qualité de l outil de bien mesurer ce qu il est censé mesurer), des analyses statistiques doivent être effectuées (ex. : moyenne du groupe, écart-type, indices de fidélité, indices de difficulté et de discrimination par question, etc.). Principes spécifiques aux outils écrits d évaluation d'habiletés afin d'assurer l'équité et l'impartialité de la procédure : Un nouvel outil écrit d évaluation d habileté(s) devrait être administré à un groupe de plus de 20 candidats afin d obtenir des données statistiques significatives sur la valeur réelle de cet outil. Lorsqu un outil écrit d évaluation d habileté(s) est réutilisé régulièrement pour une même catégorie d emplois, une norme de référence doit être établie afin d assurer l équité et l impartialité de l interprétation et des décisions liées aux résultats. H. TRANSMISSION DES RÉSULTATS Par souci de transparence, les candidats doivent être informés de leur performance aux différents outils d évaluation administrés dans le cadre d un concours. Il est recommandé qu il y ait une transmission juste et complète des résultats par écrit. 6) COMITÉ D ÉVALUATION Le comité d évaluation doit être formé de façon telle que l évaluation soit impartiale, équitable et transparente. Le choix de la composition du comité peut contribuer à en assurer la crédibilité et la qualité. Les membres du comité d évaluation doivent éviter d être placés dans une situation de risque ou d apparence de conflit d'intérêts (ex. : lien de parenté, d amitié, d intérêts, d affaires ou lien conflictuel avec un candidat). 4
7) SÉLECTION ET NOMINATION La sélection et la nomination d une personne doivent se faire parmi celles qui ont réussi l ensemble du processus d évaluation des compétences pour le poste à pourvoir. 8) DEMANDE DE RÉTROACTION Il doit être possible aux candidats qui en font la demande de recevoir une rétroaction sur leur participation à l ensemble du processus de dotation d un concours. Toutefois, les demandes de rétroaction doivent être traitées en tenant compte de la confidentialité des outils d évaluation. Des règles devraient être établies afin de s assurer de l uniformité de la démarche. 9) CONFIDENTIALITÉ DU MATÉRIEL Des règles doivent être établies pour s assurer de la confidentialité du matériel d évaluation des candidats dans les diverses unités administratives (outils d évaluation, cahiers de réponses des candidats, tableau de résultats, etc.). Il faut éviter l utilisation récurrente d un même outil d évaluation pour les mêmes candidats dans un court laps de temps afin de garantir l équité et l'impartialité des résultats de l ensemble des candidats et de s assurer de la qualité des évaluations. 10) CONSERVATION DES DOCUMENTS Une politique de gestion des documents (actifs et semi-actifs) et un calendrier de conservation doivent être établis pour les différentes activités de la Ville afin de se conformer à la Loi sur les archives. Cette politique et ce calendrier garantiront l'accessibilité aux documents pendant une période donnée dans le cas de : demandes d'accès à l'information de la part de candidats; demandes de rétroaction de la part de candidats; gestion des plaintes de candidats concernant le processus de dotation; vérification du respect des règles en matière de dotation; etc. 5
PRINCIPALES VALEURS Pour remplir efficacement ses fonctions, la Commission de la fonction publique de Montréal a défini les quatre principales valeurs dont elle est la gardienne : impartialité, équité, transparence et compétence. IMPARTIALITÉ Qualité d une personne qui, indépendamment de ses intérêts, porte un jugement ou prend une décision sans parti pris ni préjugé d aucune sorte. ÉQUITÉ Caractère d un jugement, d une décision ou d une action qui assure un traitement égal et juste à chacun. TRANSPARENCE Qualité qui assure à tous et à toutes les étapes d un processus, l accès à une information claire, complète et conforme aux faits. COMPÉTENCE Les compétences correspondent aux caractéristiques individuelles qui peuvent être évaluées avec fiabilité et qui sont en étroite relation avec le rendement au travail ou qui permettent à une personne de satisfaire aux exigences d une fonction. Les compétences sont un ensemble de : savoir, c est-à-dire de connaissances; savoir-faire, c est-à-dire d habiletés et d aptitudes; savoir-être, c est-à-dire d attitudes, de traits de caractère, d intérêts, etc. 6
DÉFINITION DES TERMES La Commission de la fonction publique de Montréal a également défini les principaux termes utilisés à l article 57.4 de la Charte de la Ville afin d en assurer une compréhension commune. Article 57.4 de la Charte «En plus des fonctions que le conseil de ville peut lui attribuer, la Commission de la fonction publique de Montréal doit vérifier le caractère impartial et équitable des règles de dotation pour combler les emplois que le conseil de ville peut établir en vertu de l article 49.1 et des autres politiques de la Ville en matière de gestion de main-d œuvre.» CARACTÈRE IMPARTIAL ET ÉQUITABLE (DÉFINITION UNIFIÉE DES DEUX VALEURS) Caractère d une politique ou d une règle qui assure un traitement égal et juste à chacun, sans parti pris ni préjugé d aucune sorte. NOTE La Commission de la fonction publique de Montréal a jugé plus efficace de se référer à une définition unifiée de ces deux valeurs lorsque son mandat consiste à vérifier le caractère impartial et équitable d une règle ou d une politique, et ce, à sa face même. Cependant, pour ce qui est de l application d une règle ou d une politique, il demeure pertinent de maintenir les définitions distinctes. RÈGLE ET POLITIQUE RÈGLE L obligation qu il y ait des règles de dotation réfère à l article 49.1 de la Charte. Article 49.1 : «Le conseil de ville définit le plan de classification des fonctions et des traitements qui s y rattachent ainsi que les règles de dotation utilisées pour combler les emplois et il fixe les conditions et les modalités pour l identification, la mise en disponibilité et le placement des fonctionnaires et employés permanents qui sont en surplus.» Le terme «règle» réfère donc à un ensemble d éléments en matière de dotation qui doivent être respectés. Les règles de dotation sont définies par le conseil de ville, et ce, conformément à l article 49.1 de la Charte. POLITIQUE Énoncé de portée générale qui fait ressortir des enjeux, définit des orientations et propose des stratégies d action à long terme dans un grand domaine touchant la gestion des différentes ressources. Dans le cas de la Commission de la fonction publique de Montréal, il est question plus spécifiquement du domaine de la gestion de la main-d œuvre. Les politiques en gestion de main-d œuvre sont également adoptées par le conseil de ville. 7
DOTATION ET GESTION DE LA MAIN-D OEUVRE DOTATION Processus regroupant l ensemble des actes administratifs qui sont posés pour combler un poste vacant dans une unité administrative. La dotation couvre les activités des ressources humaines suivantes : Affichage Évaluation des compétences* (admissibilité, outils d évaluation, etc.) Sélection Nomination *Évaluation des compétences (volet admissibilité) Il est généralement reconnu, en ressources humaines, que l admissibilité des candidatures fait partie de la première étape éliminatoire de tout processus d évaluation des compétences. En effet, au moment de l étude de l admissibilité, une première décision est prise (candidature acceptée ou refusée) en fonction des compétences de base recherchées, c est-à-dire la formation scolaire et l expérience de travail. GESTION DE LA MAIN-D OEUVRE Ensemble intégré et coordonné d actions visant le développement, le déploiement et l utilisation rationnelle de toutes les ressources humaines. La gestion de la main-d œuvre couvre notamment les activités suivantes : Planification de la main-d œuvre Dotation (affichage, évaluation des compétences (admissibilité, outils d évaluation, etc.), sélection et nomination) Gestion des carrières Gestion de la relève Développement de la main-d œuvre (formation) Évaluation de la performance Date de création : Janvier 2005 Dernière mise à jour : 2005-04-26 14:33 8