Règlements généraux Du Centre de la Petite Enfance Plein Soleil Approuvé psr la <CA 16 février 2012 1
Chapitre 1 Section 1.01 Tables des matières Dispositions Générales Article 1 : Dénomination sociale (nom) 4 Article 2 : Siège social 4 Article 3: Sceau 4 Article 4 : Pouvoirs 4 Chapitre 2 Membres Article 5 : Catégorie de membre 4 Article 5.1 : Membre parent utilisateur 4 Article 5.2 : Membres travailleurs 5 Article 5.3 : Membres externes 5 Article 5.4 : Membres honoraires 5 Article 6 : Droits des membres 5 Article 7 : Cotisation 5-6 Article 8 : Carte de membre 6 Article 9 : Démission d un membre 6 Article 10 : Perte du statut de membre 6 Article 11 Suspension ou expulsion d un membre 6 Chapitre 3 Assemblées générales des membres Article 12 : Assemblée générale annuelle 6-7 Article 13 : Assemblée générale extraordinaire. 7 Article 14 : Assemblée générale extraordinaire demandée par les membres 7 Article 15 : Avis de convocation des assemblées générales 7-8 Article 16 : Président/présidente d assemblée 8 Article 17 : Ordre du jour de l assemblée générale annuelle 8 Article 18 : Quorum des assemblées générales 8 Article 19 : Vote aux assemblées générales 8-9 Chapitre 4 Conseil d administration Article 20 : Pouvoirs des administrateurs/administratrices 9 Article 21 : Nombre 9 Article 22 : Critères d éligibilité 9 Article 23 : Composition du conseil d administration 9-10 Article 24 : Élection des administrateurs/administratrices 10 Article 25 : Durée du mandat 10 Article 26 : Démission des administrateurs/administratrices 10 Article 27 : Destitution d un administrateurs/ administratrices 10 Article 28 : Rémunération des administrateurs/administratrices 10 Article 29 : Vacance au conseil d administration 10-11 Article 30 : Séance du conseil d administration 11 Article 30.1 : Comité de direction 11 Article 31 : Convocation aux séances de conseil d administration 11 Article 32 : Quorum 12 Article 33 : Vote au conseil d administration 12 Article 34 : Résolutions écrites 12 Article35: Conflits d intérêt 12 Approuvé psr la <CA 16 février 2012 2
Chapitre 5 Dirigeants/dirigeantes Article 36 : Président/ présidente 12-13 Article 37 : Vice-Présidente 13 Article 38 : Secrétaire 13 Article 39 : Trésorier/ère 13 Article 40 : Démission d un dirigeant ou d une dirigeante 14 Chapitre 6 Finances Article 41 : L exercice financier 14 Article 42 : Vérificateur 14 Chapitre 7 Contrats, lettres de change, affaires bancaires et déclarations Article 43 : Signature des effets de commerce, des contrats ou engagements 14 Article 44: Registre de comptabilité 14-15 Article 45 : Affaires bancaires 15 Article 46 : Contrats 15 Article 47 : Déclarations 15 Chapitre 8 Modifications aux règlements généraux Article 48: Modifications aux règlements généraux 15 Chapitre 9 Annexes des règlements généraux Article 49: Annexes des règlements généraux 15-16-17 Approuvé psr la <CA 16 février 2012 3
Règlements généraux du Centre de la Petite enfance Plein Soleil Chapitre 1 Article 1 Dispositions générales Dénomination sociale (nom) La corporation porte le nom de Centre de la petite enfance Plein Soleil. Dans les règlements généraux qui suivent le terme corporation désigne le centre de la petite enfance Plein Soleil. Article 2 Siège social Le siège social de la corporation est situé dans la Ville d Alma, au numéro 200 de la rue Price Ouest, Québec. Article 3 Sceau Le conseil d administration peut déterminer le sceau de la corporation et préciser sa forme et sa teneur. Article 4 Pouvoirs La corporation pourra acquérir et posséder tous biens meubles et immeubles; elle pourra aliéner et de même pourra hypothéquer ses biens immeubles; elle pourra emprunter; elle possédera tous pouvoirs, privilèges et immunités nécessaires ou inhérents à son entreprise. Chapitre 2 Article 5 Article 5.1 Membres Catégorie de membre Membre parent utilisateur Toute personne ayant l une des qualités suivantes peut devenir membre actif : - Parent usager des services de garde en installation; - Membre du personnel; - Une personne externe issue du milieu des affaires ou du milieu institutionnel, social, éducatif ou communautaire Pour ce faire : - Elle doit payer sa cotisation pour l année en cours (sauf pour les membres du personnel) Aux fins de la définition de membre, un parent usager est une personne autre que les membres du personnel y compris leurs conjoints. Il doit avoir signé l entente de service et un de ses enfants doit fréquenter régulièrement les services de garde du centre de la petite enfance. Approuvé psr la <CA 16 février 2012 4
Article 5.2 Membres Travailleurs Est également membres actifs, tout le personnel siégeant sur le conseil d administration; travaillant auprès des enfants. Ils seront soumis aux statuts et règlements de la corporation et n auront pas à payer leur contribution annuelle à la corporation. Article 5.3 Membres externes Toutes les personnes issues du milieu des affaires ou du milieu institutionnel, social, éducatif ou communautaire peuvent devenir membres de la corporation, en acquittant leur cotisation fixée par le conseil d administration. Article 5.4 Membres honoraires Le conseil d administration peut nommer à titre de membre honoraire toutes personnes ou organismes qui désirent contribuer au financement de la corporation et qui peuvent servir de ressources; ces membres honoraires n ont pas le droit de vote. Article 6 Droits des membres Les membres actifs de la corporation ont le droit, notamment : - de recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres; - d assister aux assemblées des membres; - d être élu à titre d administrateur selon les règles en vigueur; - de consulter les actes constitutifs de la corporation; - de recevoir les procès-verbaux des assemblées des membres; - de recevoir le registre des membres et le registre des administrateurs. - de prendre la parole lors des assemblées des membres; - de consulter et de recevoir copie des règlements généraux Les membres honoraires ont le droit : - de recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres; - d assister aux assemblées des membres; - de prendre la parole lors des assemblées des membres; - de consulter les actes constitutifs de la corporation; - de consulter et de recevoir copie des règlements généraux; - de recevoir les procès-verbaux des assemblées des membres; - de recevoir le registre des membres et le registre des administrateurs. Article 7 Cotisation Seuls les membres actifs ou qui désirent devenir membre ont la qualité de membres parents ont à payer la cotisation annuelle, et une famille n a qu une cotisation à payer par année, quelque soit le nombre de parent (un ou deux) dans la famille et quelque soit le nombre d enfants de la même famille inscrits aux services de garde de la corporation. Le montant de la cotisation est fixé par le conseil d administration. Approuvé psr la <CA 16 février 2012 5
Le paiement volontaire se fait le 1er septembre de chaque année au siège social ou lors de la première utilisation des services de garde. La cotisation annuelle n est pas remboursable. Article 8 Carte de membre Le conseil d administration pourra, s il le juge à propos, émettre des cartes de membres. Pour être valides, ces cartes doivent porter la signature du secrétaire ou autres personnes désignées par le conseil d administration. Article 9 Démission d un membre Un membre peut démissionner, en adressant un avis écrit au/à la secrétaire de la corporation. Une démission prend effet sur réception de l avis écrit du démissionnaire. La démission n exempte toutefois pas le membre du paiement de toute cotisation due à la corporation avant que sa démission prenne effet. Article 10 Perte du statut de membre Un membre actif qui n a plus la qualité requise pour être membre de la corporation perd son statut de membre à la date où il perd cette qualité. Un administrateur qui perd son statut de membre de la corporation est réputé avoir démissionné à la date où il perd cette qualité. Article 11 Suspension ou expulsion d un membre Le conseil d administration peut, par résolution, réprimander, suspendre pour une période qu il détermine ou expulser définitivement tout membre autre qu un membre du conseil d administration, qui enfreint quelques dispositions des règlements de la corporation ou dont la conduite ou les activités sont jugées nuisibles aux objectifs poursuivis par la corporation ou qui omet de payer sa cotisation. Le membre visé doit être informé par lettre recommandée du lieu, de la date et de l heure de la séance du conseil d administration convoquée en vue de le réprimander, de le suspendre ou de l expulser. Lors de cette séance, on doit donner au membre visé la possibilité d exposer les motifs de son opposition à la proposition de réprimande, de suspension ou d expulsion. Chapitre 3 Article 12 Assemblées générales des membres Assemblée générale annuelle Approuvé psr la <CA 16 février 2012 6
L assemblée générale a lieu au cours du mois de septembre, aux fins, entre autres, de prendre connaissance des bilans financiers ne précédant pas de plus de quatre mois la date de l assemblée générale, du relevé général des recettes et des dépenses pour le dernier exercice financier et des états financiers du dernier exercice, d élire les membres du conseil d administration, de nommer le vérificateur financier et de ratifier les règlements généraux adoptés par le conseil depuis la dernière assemblée générale. Le conseil d administration fixe la date, l heure et le lieu de l assemblée générale annuelle des membres de la corporation. Article 13 Assemblée générale extraordinaire Le conseil d administration fixe la date, l heure et le lieu. Article 14 membres Assemblée générale extraordinaire demandée par les Un groupe formant un dixième des membres actifs ou plus peut, par une demande écrite et signée par chacun, demander la convocation par le conseil d administration d une assemblée générale extraordinaire sur un sujet donné. Cette demande doit être déposée auprès du secrétaire de la corporation. Le conseil d administration est alors tenu de convoquer cette assemblée extraordinaire. Il doit donner un délai de dix jours la convocation aux membres avant la tenue de cette assemblée. L avis de convocation doit énoncer le ou les buts de cette assemblée. Si l assemblée n est pas convoquée dans les vingt et un jours suivant la date de réception de la demande, les membres, représentant au moins un dixième des membres de la corporation, peuvent eux-mêmes convoquer cette assemblée, qu ils aient été ou non signataires de la demande. Article 15 Avis de convocation des assemblées générales L avis de convocation d une assemblée générale annuelle ou extraordinaire doit être affiché au siège social de la corporation, au moins dix jours avant l assemblée, et/ou envoyé par courrier, par télécopieur ou par courrier électronique ou encore communiquer par téléphone à tous les membres inscrits au registre des membres de la corporation au moins dix jours avant la tenue de l assemblée générale. L avis de convocation de l assemblée générale annuelle doit contenir la date, l heure et le lieu de cette assemblée ainsi qu une proposition d ordre du jour et, s il y a lieu, le texte de toute résolution visant à modifier les lettres patentes ou les règlements généraux. L avis de convocation d une assemblée générale ou extraordinaire des membres doit contenir le sujet à traiter et, s il y a lieu, le texte de toute résolution visant à modifier les lettres patentes ou les règlements généraux. Approuvé psr la <CA 16 février 2012 7
L avis de convocation d une assemblée générale extraordinaire convoquée par les membres doit contenir la date, l heure et le lieu de cette assemblée ainsi que le sujet à traiter. Article 16 Président/présidente d assemblée Le président préside de droit toutes assemblées générales des membres. S il est absent, ce droit est dévolu au vice-président. Si, à une assemblée générale, le président et le vice-président sont absents dans les quinze minutes qui suivent l heure prévue pour la tenue de l assemblée, les membres présents doivent désigner l un d entre eux pour remplir les fonctions de président. Article 17 Ordre du jour de l assemblée générale annuelle L ordre du jour de l assemblée générale annuelle doit contenir les sujets suivants : 1. L adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale ou, s il y a lieu, des procès-verbaux de la dernière assemblée générale et des assemblées générales extraordinaires; 2. Le dépôt du rapport financier; 3. La nomination du vérificateur; 4. La ratification des règlements (nouveaux ou modifiés) adoptés par les administrateurs depuis la dernière assemblée générale; 5. L élection des administrateurs Article 18 Quorum des assemblées générales Pour toute assemblée générale ou extraordinaire des membres, le quorum est de quinze membres en règle. Article 19 Vote aux assemblées générales À une assemblée des membres, les membres en règle présents ont droit de parole et de vote. Dans le cas des membres parents usagers des services de garde, il ne peut y avoir qu un seul vote par famille, quelque soit le nombre de parents et quelque soit le nombre d enfants inscrits. Lorsque les deux conjoints sont tous deux présents à l assemblée, ceux-ci déterminent entre eux lequel ou laquelle exercera le droit de vote. Dans le cas des membres travailleurs, ils ont droit de parole aux assemblées générales de la corporation. Le membre travailleur désigné par ses pairs et siégeant au conseil d administration a droit de vote. Le vote par procuration est interdit. En cas d égalité des voix, le président d assemblée a un vote prépondérant. Le vote se fait à main levée, à moins que deux membres présents ne demandent le scrutin secret ou que le président d assemblée ne décide, de son propre chef, de tenir un scrutin secret. Approuvé psr la <CA 16 février 2012 8
En cas de scrutin secret, le président d assemblée nomme deux scrutateurs parmi les membres en règle présents, pour distribuer et recueillir les bulletins de vote, compiler le résultat du vote et le communiquer au président. À moins de dispositions contraires à la loi ou les présents règlements toute proposition soumise à l assemblée des membres est adoptée à la majorité simple des voix exprimées (50% des voix plus une). Chapitre 4 Article 20 Conseil d administration Pouvoirs des administrateurs/administratrices Le conseil d administration est élu pour administrer toutes les affaires de la corporation. a) Il se donne une structure interne; b) Il accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit la corporation, conformément à la loi et aux règlements généraux; c) Il prend les décisions concernant l engagement des employés, les achats et les dépenses qu il peut autoriser, les contrats et les obligations où il peut s engager; d) Il peut en tout temps, acheter, louer, aliéner, échanger les terrains, bâtiments ou autres biens meubles ou immeubles de la corporation ou en disposer, pour les motifs et aux conditions qu il juge convenables. e) Il détermine les conditions d admission des membres; f) Il voit à ce que les règlements soient appliqués et les résolutions exécutées; Article 21 Nombre Les affaires de la corporation sont dirigées par un conseil d administration constitué de (9) personnes élues par l assemblée générale des membres. Pour modifier le nombre d administrateur de la personne morale, il faut un vote positif des deux tiers des membres en assemblée générale spéciale convoquée à cette fin. Article 22 Critères d éligibilité Tous membres actifs en règle ont droit de vote et peuvent être élus au conseil d administration. En posant sa candidature comme administrateur, un membre accepte de se soumettre aux vérifications servant à établir qu il répond aux prescriptions de l article 26 de la Loi sur le services de garde éducatif à l enfance. Article 23 Composition du conseil d administration Le conseil d administration est composé de neuf membres : a) 6 parents qui utilisent les services de l`installation b) 2 membres du personnel Approuvé psr la <CA 16 février 2012 9
c) Une personne issue du milieu des affaires ou du milieu institutionnel, social, éducatif ou communautaire. Les parents et le membre externe ne doivent être un membre du personnel du centre, ni avoir un lien avec les membres du personnel. Aucun membre n est lié à un autre membre : a) son conjoint, son enfant ou l enfant de son conjoint, son père ou sa mère, son oncle ou sa tante, son frère ou sa sœur ainsi que leurs conjoints; b) la personne à laquelle elle est associée ou la société de personnes dont elle est un associé; c) la personne morale qu elle contrôle ou qui est contrôlée par une personne visée au sousparagraphe a; d) la personne morale dont elle détient 10% ou plus des droits de vote rattachés aux actions que cette personne morale a émises ou 10% ou plus de telles actions; e) la personne morale dont elle est un administrateur ou un dirigeant. Article 24 Élection des administrateurs/administratrices L élection des membres du conseil d administration se fait à l occasion de l assemblée générale annuelle de la corporation. Cette élection se déroule selon la procédure jointe en annexe aux présents règlements généraux. Article 25 Durée du mandat Le mandat des membres du conseil d administration est de deux (2) ans, ou jusqu'à ce que leurs remplaçants aient été nommés. Il est recommandé qu au moins trois (3) membres demeurent au sein du conseil. Il est possible de renouveler son mandat par une réélection. Article 26 Démission des administrateurs/administratrices Un administrateur peut démissionner en adressant un courriel ou une lettre au président, au secrétaire ou à la direction générale de la corporation. La démission prend effet immédiatement. Article 27 Destitution d un administrateur/ administratrice Les membres peuvent, lors d une assemblée générale spéciale convoquée à cette fin, destituer un administrateur de la personne morale. L avis de convocation de l assemblée doit mentionner que cette personne est passible de destitution et de préciser la principale faute qu on lui reproche. Article 28 Rémunération des administrateurs Les membres du conseil d administration ne sont pas rémunérés; seules les dépenses qu ils effectuent pour la corporation et préalablement autorisées par le conseil d administration sont remboursables. Article 29 Vacance au conseil d administration Le conseil d administration peut déclarer vacante la charge d un administrateur qui donne sa démission par écrit, est destitué, décède, ou s il perd sa qualité de membre, à remplir convenablement les fonctions pour lesquelles il a été élu. Si un administrateur s absente trop Approuvé psr la <CA 16 février 2012 10
souvent, le CA peut convoquer une assemblée générale spéciale pour traiter de l expulsion de cet administrateur car il n est jamais présent aux réunions.. S il se produit une vacance au cours de l année, les autres membres du conseil d administration peuvent nommer un autre administrateur qu ils choisiront parmi les membres actifs et en règle de la corporation et conformément au règlement no 17, pour combler cette vacance pour le reste du mandat, selon la provenance du nombre occasionnant la vacance. Article 30 Séance du conseil d administration Les assemblées du conseil d administration ont lieu aussi souvent que le président le juge nécessaire. Cependant, le conseil devra se réunir au moins cinq (5) fois l an, au jour, heure et endroit fixés par le président ou le conseil d administration. La majorité des membres du conseil d administration peut demander de convoquer une séance du conseil, pour la date, l heure et l endroit qu elle détermine, selon l ordre du jour qu elle fixe. Le secrétaire doit alors immédiatement convoquer la séance du conseil d administration dans les délais prévus. Article 30.1 Comité de direction En cas de nécessité ou d urgence, le conseil d administration peut constituer un comité de direction de trois de ses membres dont trois parents, mais comprenant obligatoirement le président ou le vice-président. Le conseil d administration peut donner au comité les pouvoirs qui lui sont délégués par le conseil d administration, et ce, pour la durée déterminée par le conseil d administration. Les séances du comité de direction sont convoquées par un représentant siégeant sur le comité. Le secrétaire de la corporation est aussi secrétaire du comité de direction, à moins que le conseil d administration n en décide autrement. Les résolutions écrites et signées par tous les membres du comité de direction ont la même valeur que si elles avaient été adoptées lors d une séance du comité. Un exemplaire de ces résolutions est conservé avec les procès-verbaux des séances du comité de direction. Le quorum du comité de direction est constitué de l ensemble des membres du comité. Le comité de direction doit rendre compte de ses activités et déposer les procès-verbaux de ses séances à chaque séance du conseil d administration. Le conseil d administration peut modifier, confirmer ou infirmer les décisions prises par le comité de direction, sous réserve des droits des tiers et des membres de bonne foi. Article 31 Convocation aux séances du conseil d administration Les séances sont convoquées par courriel, par invitation écrite, verbale ou par téléphone. Le délai de convocation est de quatre (4) jours francs. Cependant, une assemblée peut être tenue, sans avis préalable, si tous les administrateurs sont présents ou si les absents/es ont donné leur assentiment à la tenue de telle assemblée sans avis. Approuvé psr la <CA 16 février 2012 11
La séance du conseil d administration qui suit immédiatement l assemblée générale annuelle des membres peut avoir lieu sans avis de convocation Article 32 Quorum Le quorum est formé de cinq (5) membres. Les membres utilisateurs (parents) doivent être majoritaires. Article 33 Vote au conseil d administration Aux séances de conseil d administration, chaque membre du conseil a droit de vote. Pour être valide, une décision doit tout d abord recueillir une majorité simple parmi les membres du conseil d administration; ensuite, la décision doit bénéficier d une majorité simple parmi les parents usagers membres du conseil d administration. En cas d égalité, le président n a pas droit à un vote prépondérant. Le vote par procuration n est pas permis. Article 34 Résolutions écrites Les résolutions écrites signées par tous les administrateurs ont la même valeur que si elles avaient été adoptées en séance. Un exemplaire de ces résolutions doit être conservé avec les procès-verbaux des séances du conseil d administration. Article 35 Conflits d intérêts Tout membre du conseil d administration ayant un intérêt direct ou indirect dans une entreprise qui met en conflit son intérêt personnel et celui de la corporation doit faire connaître sans délai cet intérêt par écrit au président du conseil d administration au début de chaque mandat ou dès que possible lorsque cela se présente en cours de mandat. L administrateur doit s abstenir de voter sur toute question concernant cette entreprise et éviter d influencer toute décision se rapportant à cette entreprise. L administrateur doit se retirer de la séance du conseil d administration pour la durée des discussions et du vote relatifs à cette décision et dévoiler cet intérêt lors de toute séance où cette question est abordée. Chapitre 5 Dirigeants et dirigeantes Le parent utilisateur qui est élu pour siéger sur le conseil d administration se fait élire par ses pairs du conseil d administration pour les différents sièges offerts au conseil suite à l assemblée générale. Article 36 Président/Présidente parent utilisateur a) Le président préside de droit toutes les assemblées des administrateurs et de membres ou délègue un tiers pour agir à sa place. Approuvé psr la <CA 16 février 2012 12
b) Il représente officiellement la corporation, à moins que le conseil d administration en décide autrement. c) Il a le contrôle général et la surveillance des affaires de la corporation. d) Il contresigne les procès-verbaux avec le/la secrétaire et tous les documents officiels de la corporation. e) Le président est chargé des relations publiques et de représentation externe de la corporation. Le président/e doit être un parent utilisateur. Article 37 Vice-président/Vice-présidente a) Il aide le président dans toutes les affaires de la corporation. b) En cas d absence du président à une assemblée, il le remplace. c) En cas d absence prolongée ou de démission du président, il assure les fonctions de ce dernier jusqu à la nomination d un nouveau président par le conseil d administration. d) Le vice-président exerce les pouvoirs et les fonctions que peut lui prescrire le conseil d administration. Article 38 Secrétaire Le secrétaire doit : a) Voir à la rédaction et à la garde des procès-verbaux des assemblées des membres, du conseil d administration et tout autre procès-verbal que lui demandera le conseil. b) Voir à ce que tous les avis soient donnés, conformément au présent règlement. c) Voir à ce que soit conservés en bon ordre, à jour et en sécurité tous les livres, rapports, certificats et autres documents requis par la loi (lettres patentes, lettres patentes supplémentaires, règlements généraux et spéciaux, listes de membres) et les mettre à la disposition des membres au siège social à leur demande aux heures d ouverture du Centre de la Petite Enfance. d) Voir à ce que soit effectuée la correspondance de la corporation à la demande du président ou du conseil d administration. e) Voir à ce que soit tenue à date une liste des membres de la corporation. Article 39 Trésorier/trésorière a) Il doit voir à ce que soient gardées les valeurs de la corporation et voir à ce que soit déposé l argent de la corporation à l institution financière choisie par le conseil d administration. b) Il doit laisser examiner les livres et comptes de la corporation par les administrateurs. Approuvé psr la <CA 16 février 2012 13
c) Il est autorisé à signer les chèques et autres effets de commerce, conjointement avec le président et/ou officier autorisé à cette fin par la résolution du conseil d administration. d) Il voit à faire préparer un bilan financier et prévision budgétaire. Article 40 Démission d un dirigeant ou d une dirigeante Un dirigeant peut démissionner en adressant un courriel ou une lettre au président, au secrétaire ou à la direction générale de la corporation. La démission prend effet immédiatement. Chapitre 6 Article 41 Finances L exercice financier L exercice financier commence le 1 avril et se termine le 31 mars de l année suivante. Article 42 Vérificateur a) Le vérificateur est nommé chaque année par les membres en assemblée générale annuelle. b) Le vérificateur a pour mandat de vérifier les livres, d établir les états financiers de la corporation et présenter ceux-ci aux membres en assemblée générale annuelle. c) Les états financiers seront vérifiés chaque année, par le vérificateur nommé à cette fin lors de l assemblée générale. d) Les livres de la corporation seront mis à date le plus tôt possible, à la fin de chaque exercice financier. Ces livres seront sujets à examen sur place, aux heures régulières de bureau, par tous les membres en règle qui en feront la demande à la corporation. e) Si le vérificateur cesse de remplir ses fonctions, pour quelque raison que ce soit, avant l expiration de son mandat, les administrateurs peuvent combler la vacance en lui nommant un remplaçant qui sera en fonction jusqu à l expiration du mandat du prédécesseur. Chapitre 7 Contrats, lettres de change, affaires bancaires et déclarations Article 43 engagement Signature des effets de commerce et des contrats ou Tous les chèques, billets, lettres de change et autres effets de commerce, contrats ou convention engageant l organisme ou le favorisant doivent être signés par deux membres désignés par une résolution du conseil d administration. De plus, si la corporation contracte des emprunts auprès des membres en règle, elle doit nécessairement signer un contrat stipulant, outre les noms des contractants, les montants et le mode de remboursement. Approuvé psr la <CA 16 février 2012 14
Article 44 Registre de comptabilité Le trésorier doit tenir au moins un ou plusieurs registres où sont inscrits tous les fonds reçus et déboursés, tous les biens détenus par la corporation ainsi que ses dettes, obligations et créances et toutes transactions financières de la corporation. Ces registres sont ouverts en tout temps à l examen des membres du conseil d administration. Article 45 Affaires bancaires Le conseil d administration détermine l institution financière où seront effectués les dépôts d argent pour la corporation. Article 46 Contrats Les contrats de la corporation doivent porter la signature de la ou des personnes désignées par le conseil d administration, lors d une résolution tenue selon les règles de la corporation. Article 47 Déclarations Le président ou le conseil d administration peut désigner toute personne à comparaître et à répondre pour la corporation à tous brefs, ordonnances, interrogatoires émis par une Cour et à répondre au nom de la corporation, à toutes procédures auxquelles la corporation est partie. Chapitre 8 Modifications aux règlements généraux Article 48 Modifications aux règlements généraux Le conseil d administration peut abroger ou modifier toute disposition des présents règlements généraux. Le conseil d administration doit soumettre l abrogation ou la modification pour ratification à l assemblée générale annuelle ou à l assemblée extraordinaire des membres spécialement convoquée à cette fin. Toute abrogation ou modification adoptée par le conseil d administration est en vigueur jusqu à la prochaine assemblée générale annuelle ou jusqu à l assemblée extraordinaire des membres convoqués pour ratifier l abrogation ou la modification. Si cette abrogation n est pas approuvée à la majorité des voix durant l assemblée générale annuelle ou extraordinaire, elle cessera, dès ce jour, d être en vigueur. Les modifications aux règlements de la corporation sont adoptées par le conseil d administration. Elles sont ratifiées ou rejetées par l assemblée générale. Toute proposition d amendement ou d abrogation des règlements ne prend effet que si elle est appuyée par un vote de 50+ 1 des membres présents à l assemblée générale. Chapitre 9 Annexes des règlements généraux Article 49 Annexes des règlements généraux Procédure d élection des administrateurs/administratrices Approuvé psr la <CA 16 février 2012 15
1. Élection du président/présidente d élection et du/de la secrétaire d élection par les membres de l assemblée générale. Au début de l assemblée générale annuelle, les membres élisent un président et un secrétaire d élection. 2. Direction du scrutin par le président/présidente d élection Le président d élection dirige le scrutin avec l aide du secrétaire d élection. Le président ouvre la période des mises en candidature. À la fin de cette période, les candidatures peuvent être déposées auprès du secrétaire d élection. Au besoin, le président peut nommer des scrutateurs pour aider le secrétaire dans le dépouillement du vote. 3. Explications préliminaires Le président d élection explique aux membres le processus d élection qui sera utilisé : - rappel des dispositions des règlements généraux sur la composition du conseil d administration; - période de mise en candidature; - élection des membres parents - annonce de la fin de la période des mises en candidature; - si le nombre de candidats et candidates égale le nombre pour un siège, le ou les candidats sont déclarés élus; - si le nombre de candidats et candidates dépasse le nombre de siège, il y a élection; - le ou les candidats qui obtiennent la pluralité des voix sont déclarés élus. 4. Ordre d élection aux postes à pourvoir On pourvoit aux postes du conseil d administration selon l ordre suivant : - les membres parents - sièges réservés aux employé(e)s - membre issu du milieu des affaires 5. Mise en candidature Le président d élection nomme et décrit le ou les postes à pourvoir. Le président annonce le nombre de mises en candidature déjà reçues. Le président demande s il y a d autres candidatures; Le président annonce la fin de la période de mise en candidature pour le ou les postes au pouvoir. 6. Élection Si le nombre de candidats et candidates est égal ou inférieur au nombre de postes à pourvoir, le président nomme ces personnes et les déclare élues. Approuvé psr la <CA 16 février 2012 16
7. Scrutin Le scrutin se déroule ainsi : - s il y a plus de candidats que le nombre de poste à pourvoir, il faut tenir un scrutin secret; - le président explique que les candidats ayant recueilli le plus grand nombre de voix seront déclarés élus; - le président explique la façon de remplir les bulletins de vote : il faut inscrire autant de nom qu il y a de postes à pourvoir; - le président désigne clairement le ou les postes à pourvoir; - le président nomme clairement les candidats; - le secrétaire d élection distribue les bulletins de vote; - le président déclare la période de vote terminée; - le secrétaire et, s il y a lieu, les scrutateurs dépouillent le vote; - le secrétaire remet les résultats du vote au président d élection; - le président communique officiellement le résultat du scrutin; - le président déclare élus le ou les candidats ayant recueilli le plus grand nombre de voix. 8. Clôture du scrutin Le président félicite les élus, remercie tous les candidats ainsi que le secrétaire et les scrutateurs. Le président déclare la levée de l assemblée. Le président et le secrétaire d élection rédigent le procès-verbal de l élection et le remettent au secrétaire de la corporation. Approuvé psr la <CA 16 février 2012 17