Guide de gestion des logiciels
Les avantages d une bonne gestion des actifs logiciels 4 Risques encourus en cas de mauvaise gestion des actifs logiciels 7 Gestion pas à pas de vos actifs logiciels 11 Guide de gestion des logiciels Conseils généraux 18 A qui s adresse ce guide? A toute personne ayant des responsabilités en tant que cadre d une petite ou d une moyenne entreprise. Vous souhaitez gérer de façon efficace vos actifs commerciaux vitaux, y compris vos logiciels. En contrôlant les actifs que vous possédez, l endroit où ils se trouvent, leur mode d utilisation et qui s en sert, vous aurez l esprit tranquille et vous serez certain que votre entreprise fonctionne de façon productive, rentable et, par-dessus tout, dans la légalité. Guide de gestion des logiciels 1
Etes-vous maître de la situation? Réfléchissez quelques instants à ce que vous savez vraiment des logiciels qu utilise votre entreprise. Posez-vous les questions suivantes : Est-ce que je connais le nombre de PC que nous possédons? Combien d applications logicielles différentes exploitons-nous? Avons-nous besoin de toutes ces applications? A qui achetons-nous nos logiciels? Obtenons-nous le meilleur prix? Respectons-nous la législation? En cas d audit, sommes-nous certains de posséder les justificatifs nécessaires d'achat et d'obtention d'une licence pour chaque logiciel? Dans quelle mesure contrôlons-nous les logiciels installés par nos employés? Avons-nous une politique en matière de logiciels? Est-ce que tout le monde comprend cette politique? Sommes-nous exposés à des virus? Qu arriverait-il à l entreprise si nous venions à perdre nos données? Que dois-je donc faire? Si vous ne connaissez pas la réponse à toutes ces questions, nous vous proposons une approche simple en 4 stades afin de vous aider. La meilleure façon de commencer consiste à faire un inventaire des logiciels que vous avez déjà. Vous souhaiterez probablement vous servir de l un des outils proposés sur notre site Internet qui permettent de réaliser soi-même un audit interne et que vous pouvez obtenir gratuitement en vous adressant à BSA. Ou vous déciderez peut-être de demander l aide d une société de gestion d actifs logiciels ou d un fournisseur de services informatiques. Quelle que soit la solution retenue, ce guide va vous aider à vous rendre compte que cette procédure est plus simple que vous auriez pu l imaginer. En quoi cela va-t-il m aider? Le contrôle de vos actifs logiciels vous offre la liberté de réaliser pleinement ce qui est vraiment important comme, par exemple, la gestion et le développement de votre entreprise. Le monde informatique peut faciliter votre croissance. Imaginez que la gestion des actifs logiciels est le carnet de route de la gestion de votre savoirfaire commercial et professionnel et de l amélioration de votre productivité. Voici quelques-uns des nombreux avantages que va vous apporter à votre entreprise et à vous-même la gestion de vos actifs logiciels : Une tranquillité d esprit des logiciels originaux accompagnés de licences Une assistance technique Un droit de recevoir des mises à jour Une réduction des coûts d assistance Une gestion efficace du budget Un renforcement de la productivité. Business Software Alliance Guide de gestion des logiciels 2 3
Les efforts que vous allez faire pour trouver la réponse à ces questions vont très probablement révéler quelques-uns des éléments suivants : Vous possédez plus de PC, ordinateurs portables, serveurs et autres équipements informatiques que ce dont vous avez besoin. Les avantages d une bonne gestion des actifs logiciels Un large éventail de logiciels a été installé mais tous ne sont pas utilisés. Des achats non-contrôlés de logiciels et de matériels provenant de différentes sources, peut-être même du réseau Internet ou d employés qui amènent un logiciel de chez eux. Des dépenses inutiles d exploitation de dispositifs locaux et (ou) de logiciels qui pourraient être accessibles par le réseau. La plupart d entre nous sait assez bien ce qu il faut faire pour assurer le suivi du matériel et des autres équipements, tels que les voitures de fonction. Nous savons qu il faut les gérer en tant qu actifs de l entreprise. On peut cependant facilement oublier les logiciels. Considérez les avantages au niveau des coûts dont bénéficie une entreprise qui ne paye que ce dont elle se sert et dont elle a réellement besoin. Vous pourriez économiser jusqu à 30%* sur le coût des logiciels, à condition de les gérer sagement et de n acheter qu à des sources fiables en qui vous pouvez avoir toute confiance. Posez-vous ces 3 questions clés : Qu avons-nous? Qu utilisons-nous? De quoi avons-nous besoin? Le fait d'avoir un budget logiciel vous permet de contrôler avec précision les achats et, par conséquent, d'identifier plus facilement les copies illicites de logiciels dans votre entreprise. Des difficultés à trouver la preuve d achat ou la licence de chaque logiciel. Préparation d un budget Si vous n avez pas déjà prévu de budget pour les dépenses logicielles, vous pourriez envisager de le faire comme moyen de contrôle de vos coûts. Cette solution présente deux avantages. Premièrement, vous pouvez planifier de manière ordonnée les achats et les mises à jour de logiciels. Grâce à un budget logiciel distinct, vous pourrez prévoir les besoins, éviter les dépenses excessives et les frais imprévus. Deuxièmement, le fait d avoir un budget logiciel vous permet de contrôler avec précision les achats et, par conséquent, d identifier plus facilement les copies illicites de logiciels dans votre entreprise. Vous pouvez également préparer des budgets efficaces en prenant connaissance des différents types de programmes de licences que vous proposent les éditeurs et (ou) revendeurs de logiciels. Bon nombre d entreprises découvrent ainsi qu elles pourraient bénéficier d une réduction de leurs coûts en passant des contrats de licences multiples ou en obtenant des programmes de mise à jour dont elles ne connaissaient pas auparavant l existence. Le guide des licences (*Le groupe Gartner) Business Software Alliance Guide de gestion des logiciels 4 5
logicielles de BSA présente les différents types de contrats de licences et leurs attributs respectifs. A qui cette tâche incombe-t-elle? Nommez un responsable pour la sélection des contrats et des fournisseurs. La négociation de termes et conditions spécifiques de concession de licence, et une amélioration du suivi des actifs dès le départ, peuvent également apporter d autres avantages en matière de coûts. Vous pouvez obtenir une amélioration des performances et une réduction des risques légaux, en faisant en sorte que votre entreprise reconnaisse bien l importance de cette activité et en confiant cette responsabilité à une personne spécifique. Risques encourus en cas de mauvaise gestion des actifs logiciels Gouvernance d entreprise La protection des actifs fait aujourd hui obligatoirement partie des activités responsables de gouvernance au d entreprise. Du fait de la disparition de grandes entreprises, on se rend compte que les différentes parties prenantes d une société doivent avoir une plus grande part de responsabilité. Les dirigeants, les membres du conseil d administration et les actionnaires sont maintenant chargés de l efficacité et du bon fonctionnement des opérations, de la fiabilité des comptes-rendus et rapports financiers, du respect des lois et réglementations, et en sont responsables. Vous êtes responsable : mais savez-vous qui fait quoi? Les procédures d achat de logiciels et de gestion des licences relèvent de la responsablité de l entreprise. S il n y a pas de vérifications, de politiques, de procédures et de formation appropriées, le personnel risque d introduire dans votre entreprise des logiciels sans licence, par les moyens suivants : Téléchargement depuis le réseau Internet Le réseau Internet est une grande autoroute d informations. Cependant, il présente également des risques en matière de logiciels illégaux et (ou) de virus. Une déclaration officielle claire destinée aux employés et décrivant ce qui est autorisé et ce qui ne l est pas, est de très loin la meilleure façon de conserver le contrôle de la situation. En faisant en sorte que chaque membre du personnel accepte et comprenne parfaitement cette politique, vous ferez un pas en avant et vous contrôlerez mieux l environnement qui génère l introduction de logiciels dans votre entreprise. Business Software Alliance Guide de gestion des logiciels 6 7
Abus de Licence Ce phénomène se produit lorsqu un logiciel est utilisé sur un nombre d ordinateurs plus important que celui qu autorise la licence. Ceci se présente sous plusieurs formes : L utilisation d une copie originale pour installer un programme sur plusieurs ordinateurs des économiseurs d écran et des jeux, afin de les installer sur leur poste de travail ou sur leur ordinateur portable au bureau. Des politiques strictes de la part de l entreprise, avertissant les employés que cette pratique n est pas autorisée, renforcées par les outils de gestion de réseaux qui supervisent l utilisation des logiciels noncontrôlés, peuvent vous aider à minimiser votre exposition à ce type de pratiques. De nombreux employés ramènent de chez eux leurs applications logicielles favorites, des économiseurs d'écran et des jeux, afin de les installer sur leur poste de travail ou sur leur ordinateur portable au bureau. La copie de disquettes, de CD-ROM ou de DVD en vue d une installation et d une distribution Le fait de profiter d offres de mises à jour sans avoir une copie légale de la version à mettre à jour L acquisition de logiciels en version éducation, ou autres logiciels à usage restreint ou non-commercial, sans avoir de licence pour un usage commercial L échange de CD-ROM en dehors des lieux de travail. La principale raison pour laquelle les entreprises ne disposent pas de licences suffisantes tend à provenir d une sur-installation, c est-à-dire du chargement d un programme sur un nombre de postes de travail plus grand que celui qu autorise le contrat de licence. Une licence normale permet l installation sur un seul PC alors qu une licence multiple permet en général un nombre fixe d installations à partir d un CD principal. Toute installation sur un nombre supérieur à celui qui figure dans le contrat doit alors faire l objet d un accord supplémentaire avec votre éditeur ou revendeur de logiciels. Bien souvent, l absence d enregistrements précis des installations et l inexistence d une politique stricte au niveau de l entreprise font qu en fin de compte, les sociétes enfreignent la loi. Installation de logiciels depuis chez soi C est un autre problème très courant. Du fait de l adoption très répandue de la technologie, le nombre de personnes qui possèdent un PC chez eux n a jamais été aussi important. De nombreux employés ramènent de chez eux leurs applications logicielles favorites, Sur le plan commercial, il est toujours recommandé de soigneusement vérifier les références de votre fournisseur de logiciels. Amener chez soi un logiciel de bureau Lorsque vous envisagez l utilisation d un logiciel par des employés chez eux, vous devez toujours vérifier les termes et conditions spécifiques de la licence de l éditeur de ce logiciel, afin d être certain que vous avez bien le droit de le faire. Certains éditeurs autorisent l installation d une même application sur deux machines, à condition de ne pas s en servir en même temps. Vérifiez toujours auprès de votre éditeur ou de votre revendeur de logiciels. Fournisseurs bidons Méfiez-vous des fournisseurs bidons Sur le plan commercial, il est toujours recommandé de soigneusement vérifier les références de votre fournisseur de logiciels. Vous devez toujours vous assurer que votre fournisseur ou revendeur de logiciels est en mesure de vous confirmer qu il se procure le logiciel en faisant appel aux voies de distribution autorisées. Vous pouvez facilement vérifier les méthodes de distribution autorisées en contactant directement les éditeurs de logiciels et en leur demandant qui est habilité à distribuer leurs produits. En faisant ces vérifications, vous pourriez éviter l achat de logiciels contrefaits, ou de toute autre façon illégaux, qui vous priverait de l assistance technique et de l obtention de mises à jour ou, dans le pire des cas, qui risquerait d introduire des virus nuisibles. Le contrôle de l introduction de logiciels dans votre entreprise est de très loin la meilleure mesure préventive que vous puissiez prendre. Business Software Alliance Guide de gestion des logiciels 8 9
Risques les plus courants dus à une absence de politique de gestion de logiciels Exposition à des risques de poursuites judiciaires Virus Gestion pas à pas de vos actifs logiciels Absence de soutien technique Perturbations des affaires Perte de productivité Dépenses excessives 1Etape n 1 : Définir les politiques et procédures Le meilleur point de départ consiste à adopter des principes permettant à tous vos employés de bien comprendre la valeur des logiciels commerciaux. Apprenez la différence entre l utilisation légale et l utilisation illégale, et prenez des engagements en faveur de l utilisation appropriée des logiciels. Pour cela, votre organisation doit avoir une politique clairement énoncée. Cette politique doit exprimer les objectifs de l entreprise en matière de gestion des logiciels, afin de maximiser les avantages de l utilisation de logiciels originaux uniquement, et de présenter en détail la procédure d acquisition de logiciels par l entreprise. Une procédure efficace d achat de ces logiciels se compose des éléments suivants : la centralisation de vos achats en passant par un service des achats ou par toute autre autorité désignée de l entreprise la préparation obligatoire par écrit de toutes les commandes d achat de logiciels, avec l agrément du directeur de service Business Software Alliance Guide de gestion des logiciels 10 11
Comment gérer vos logiciels Formulez une politique et des procédures en matière de logiciel la garantie que le logiciel demandé se trouve dans la liste des logiciels supportés par l entreprise l achat uniquement auprès de revendeurs agréés et réputés Procédez à un inventaire du matériel et des logiciels ne travailler qu avec des fournisseurs de services d'hébergement d applications (ASP Application Service Providers) de confiance, et conserver toutes les licences et documentation pertinentes concernant chacun de ces fournisseurs Comparez les logiciels installés aux registres de preuves de licences l obtention de la documentation appropriée d origine destinée aux utilisateurs (par exemple, les manuels d utilisation, les cartes d enregistrement, etc.), des licences et des justificatifs pour chaque achat l interdiction aux employés d acheter directement des logiciels ou de facturer ces logiciels sur leurs comptes de dépenses Supprimez les logiciels dont votre entreprise n a pas besoin Obtenez des licences pour les logiciels sans licence la vérification qu aucun logiciel légal ne peut être téléchargé par des employés depuis le réseau Internet sans autorisation spéciale. Créez et tenez à jour des registres précis pour les enregistrements de licences, matériels et logiciels Les annexes de ce guide présentent un exemple de déclaration de politique d entreprise, que vous pouvez choisir d adopter et d adapter en fonction de vos besoins spécifiques. Créez et tenez à jour des Cycle de vie d un logiciel Procédez à des vérifications ponctuelles tous les mois et surveillez l utilisation Elimination Approvisionnement Distribution Surveillance Réalisez un audit interne annuel complet à jour Tenue Business Software Alliance Guide de gestion des logiciels 12 13
quelle que soit votre politique, vérifiez qu elle est bien partagée par tout le personnel de votre entreprise et que tout le monde en comprend bien l importance et la signification. Un moyen facile de surveiller la durée de vie de votre logiciel, depuis entrée dans la société jusqu à sortie, consiste à vous assurer que vos politiques couvrent chacune des cinq étapes du cycle de vie de la gestion de logiciels. Existe-t-il d autres programmes que nous devrions obtenir pour devenir plus productifs ou plus rentables? Profitons-nous des meilleurs prix possibles en participant à des accords de licences multiples? Gaspillons-nous de l argent dans des mises à jour logicielles de programmes dont nous n avons pas besoin? Lorsque vous mettez vos procédures sur pied, assurez-vous de bien établir des profils logiciels pour chacun de vos utilisateurs, dans le but d identifier clairement qui doit se servir de quoi. Ces profils vous aideront à identifier aisément ce dont vous avez besoin aujourd hui et ce dont vous aurez besoin demain. Ils vous permettront également de voir d un seul coup d œil les logiciels qui ne sont pas utilisés, afin que vous puissiez décider si vous souhaitez conserver ces programmes. 2Etape n 2 : faire l inventaire Dès que vous avez mis en place une politique et une série de procédures, l étape suivante passe par l inventaire de vos actifs en matériel et en logiciel. Ce n est qu en connaissant les programmes installés sur tous les ordinateurs, le nombre d ordinateurs que possède votre société (ordinateurs personnels, ordinateurs portables, serveurs et appareils mobiles) et toutes les copies de programmes qu a pu installer un employé sur son ordinateur chez lui, que vous pourrez déterminer comment procéder. Un inventaire précis permettra sans doute de pouvoir répondre aux questions suivantes : Nous servons-nous de la version des programmes la plus récente ou la mieux adaptée à nos besoins? Avons-nous des ordinateurs personnels, des ordinateurs portables ou des périphériques dont nous ne nous servons pas? Nous servons-nous de programmes obsolètes ou inutiles qui peuvent être supprimés? BSA propose des outils gratuits d'audit interne de logiciels. Chaque employé a-t-il une suite logicielle appropriée pour assurer toutes les tâches qui lui sont confiées? Il existe un certain nombre de moyens qui vont vous permettre de lancer un inventaire au sein de votre entreprise. Vous souhaiterez peut-être commencer vous-même à l aide de procédés manuels ou vous souhaiterez engager les services d une société de gestion des actifs logiciels. BSA propose des outils gratuits d audit interne de logiciels, conçus pour vous aider à identifier et à suivre les logiciels sous licence et sans licence installés sur vos ordinateurs et vos réseaux. Veuillez consulter notre site au www.bsa.org/france pour avoir accès à ces outils. Quels que soient les outils que vous allez décider d utiliser, vérifiez que vous saisissiez les renseignements suivants pour chaque logiciel installé sur chaque ordinateur : le nom du produit la version le fournisseur le responsable du service le type de licence la date d expiration Vous devez également procéder à un inventaire des éléments liés aux logiciels sur vos ordinateurs, dont : toutes les disquettes, tous les CD ou autres supports de mémorisation utilisés pour installer des programmes sur vos machines Business Software Alliance Guide de gestion des logiciels 14 15
3Dès que vous avez identifié des copies de logiciel illégales dans votre organisation, vous devez les effacer de vos ordinateurs. tous les manuels d origine et toute la documentation de référence toute la documentation de licence toutes les factures et preuves d achat, et tout autre document qui prouve la légitimité de vos logiciels. Il s agit de factures pour les systèmes informatiques qui vous ont été vendus avec un logiciel déjà installé. Dès que cet inventaire est terminé, vous devez soigneusement conserver en lieu sûr cette documentation, les copies originales de votre logiciel et les autres éléments. De cette façon, vous aurez tous les renseignements nécessaires à portée de main, afin de pouvoir profiter des services, des mises à jour et autres services semblables proposés par les éditeurs, mais également afin de pouvoir réinstaller plus facilement les logiciels. Etape n 3 : Comparer le logiciel installé aux preuves de licence Dès que votre phase d inventaire est terminée, vous êtes prêt à faire une comparaison entre chaque logiciel installé sur vos machines et le nombre requis de licences détenues et les termes et conditions de ces licences. N oubliez pas que certaines licences vous permettent d effectuer un certain nombre de copies d un programme à partir d une seule source, ou d avoir un nombre limité d utilisateurs qui se servent de ce logiciel en même temps par le biais d un serveur central. L original de la licence vous en indiquera le nombre. Dès que vous avez identifié des copies de logiciel illégales dans votre organisation, vous devez les effacer de vos ordinateurs. C est le moment idéal de rappeler aux employés la politique de l entreprise en matière de logiciels et les dangers associés à l emploi de logiciels sans licence. Vous pouvez maintenant comparer les copies légales de logiciels qui restent sur vos ordinateurs aux besoins réels de votre entreprise identifiés lors de l inventaire. Vous pouvez alors prendre des décisions avisées sur les logiciels que vous détenez légalement et que vous 4Le registre des actifs en matériel souhaitez conserver, mettre à jour ou éliminer. Vous pouvez retirer, mais pas recopier, les programmes des ordinateurs où vous n en avez pas besoin pour les mettre sur les ordinateurs où vous en avez besoin. Le cas échéant, les programmes peuvent être mis à jour, afin que tout le personnel utilise la version qui convient le mieux à votre entreprise. Vous pouvez aussi acheter un logiciel nouveau et original si vous en détectez besoin. En se basant sur l inventaire, les mises à jour, les nouveaux achats et les renseignements communiqués par vos employés, vous pouvez créer une liste officielle des logiciels dont votre entreprise autorise ses employés à se servir. Conservez cette liste en lieu sûr et révisez-la à intervalles réguliers. Etape n 4 : établir et tenir à jour des enregistrements précis Maintenant que vous savez ce que vous avez et ce dont vous avez besoin, il est essentiel que vous mainteniez cette situation pour progresser. Pour cela, vous devez être en mesure de tenir à jour les 3 registres suivants : Le registre des actifs en logiciel Le registre des licences Du fait de changements perpétuels au sein de nombreuses organisations, votre position réelle en matière de licence peut changer au jour le jour, en fonction de la taille et de la complexité de vos opérations. De nombreuses sociétés de gestion d actifs logiciels sont en mesure d offrir des conseils d experts et des solutions entièrement gérées, afin de garantir que ces enregistrements sont tenus à jour, d obtenir des comptes-rendus de gestion et de parvenir à une intégration des systèmes avec d autres banques de données essentielles que vous pourriez déjà posséder au sein de votre entreprise. Business Software Alliance Guide de gestion des logiciels 16 17
En ce qui concerne les organisations plus petites, de nombreuses sociétés de gestion d actifs logiciels offrent maintenant des solutions de télégestion, afin de vous aider à mieux voir ce que vous avez et ce sur une base continue. Il existe trois catégories principales d outils de surveillance : les outils basés chez le client (implantés dans chaque machine individuelle) les outils basés sur un serveur Conseils généraux les outils de télésurveillance et les fournisseurs de services d'hébergement d applications (ASP) Collaboration avec vos éditeurs de logiciels Maintenant que vous êtes parfaitement en règle en ce qui concerne la gestion de vos logiciels, il est important de conserver cette position. La réalisation de vérifications périodiques sur des PC individuels, avec référence croisée aux trois registres et aux profils individuels, constitue le meilleur moyen de maîtriser la situation. Un certain nombre de sociétés de gestion d actifs logiciels offre des solutions automatisées. Les plus grandes entreprises peuvent choisir des outils de surveillance, basés sur un serveur, qui peuvent sonder les PC et les ordinateurs portables, à des intervalles que vous fixez vous-même à l avance. Ces outils vont produire des rapports d exception à la minute et mettre ainsi rapidement en évidence l introduction illégale ou non-agréée de logiciels sur un réseau ou sur une machine particulière. Ces outils de surveillance sont les moyens les plus efficaces de connaître ce dont on se sert, qui s en sert et quand. Ce type d informations de gestion fournit des renseignements inestimables, qui peuvent être intégrés aux discussions de préparation de budgets et au planning informatique stratégique. L adoption d une bonne gestion des actifs logiciels vous permet d être mieux équipés pour négocier vos besoins auprès d éditeurs de logiciels et de fournisseurs de services. Vous devez tenir compte d un certain nombre d éléments : Utilisez les informations dont vous disposez déjà concernant vos besoins en logiciels pour négocier des droits de mise à jour (renforcement ou diminution des entités) Placez un appel d offres compétitif pour tous vos besoins en achat de logiciels Examinez des méthodes de paiement différé sur de plus longues périodes en échange d engagements d achat d un certain nombre de suites de produits Business Software Alliance Guide de gestion des logiciels 18 19
N oubliez pas de toujours vérifier les termes et conditions spécifiques de votre contrat de licence auprès de votre éditeur de logiciels. Ces termes et conditions ne peuvent pas être modifiés sans l accord explicite et par écrit de l éditeur. Conservation en lieu sûr Il est absolument vital de pouvoir mettre rapidement la main sur les documents se rapportant à vos logiciels. Vérifiez que vous disposez d une aire de rangement ignifuge, sûre et centralisée pour y conserver les pièces suivantes : les CD et disquettes d origine des logiciels les contrats de licences les garanties les manuels les factures les factures ou preuves d achat Conservez tout cela en lieu sûr afin de toujours contrôler vos actifs logiciels! Pour de plus amples informations, visitez notre site web à l adresse www.bsa.org/france BSA United States 1150 18th Street, N.W. Suite 700 Washington, D.C. 20036 USA BSA Europe Middle East & Africa 79 Knightsbridge London SW1X 7RB United Kingdom BSA Asia 300 Beach Road 32-07 The Concourse Singapore 199555 Business Software Alliance