LE CLOUD ONBASE 1
LE CLOUD ONBASE / L'EXPÉRIENCE COMPTE Le Cloud OnBase, par Hyland Lorsqu'il s'agit de déploiements dans le cloud, l'expérience fait la différence. Qui dit expérience, dit plus de fonctionnalités, une excellente réputation en termes de niveaux de services et de sécurité, et une vaste communauté de clients et d'experts avec qui échanger. Le Cloud OnBase offre cette expérience. Avec sa solution ECM en ligne déployée pour la première fois il y a plus de dix ans, Hyland, créateur d'onbase continue d'être pionnier dans la fourniture de solutions cloud novatrices. Le Cloud OnBase partage le même logiciel ECM utilisé pour les déploiements OnBase sur site, solution déployée dans plus de 12.000 organisations à travers le monde. Le Cloud repose sur nos environnements d'hébergement de classe mondiale, répartis dans divers centres de données de par le monde. Clients 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 Années Le Cloud OnBase offre une solution complète basée sur une infrastructure robuste accompagnée d une plateforme logicielle, qui permet aux organisations d'exploiter les capacités d'onbase sans avoir à acheter ni à gérer de logiciels ou de matériels sur site. Plus de 11 ANNÉES D EXPÉRIENCE Plus de 600.000.000 DOCUMENTS Plus de 300TB DE CONTENU STOCKÉ Plus de 1,5milliard DE PAGES STOCKÉES 2 OnBase Cloud Services
LE CLOUD ONBASE OFFRE : Des fonctionnalités ECM complètes dans le cloud Une conformité stricte aux normes ISO 27001, SOC2 et aux principes de sphère de sécurité (Safe Harbor) Une sécurité physique et réseau à travers plusieurs couches réseau séparées par de nombreux pare-feu. Une bande passante extensible pour une vitesse de chargement et de téléchargement maximale Une gestion de données sur trois copies de disques de sauvegarde conservés dans différents emplacements physiques Des procédures de reprise après sinistre et des prestations garanties L'optimisation de la performance du logiciel à travers des serveurs web et des applications intégrant des options de répartition de charges Le système d exploitation utilisé dans le cloud, ainsi que la maintenance et les licences afférentes La disponibilité, l optimisation et la sécurité nécessaires au bon fonctionnement d OnBase Le logiciel de base de données, sa maintenance et ses licences d utilisation La gestion et mise à jour centralisées des serveurs Fonctionnalités 100110100 001001101 110101001 Capture Traitement FONCTIONNALITÉS Lorsque vous déployez une solution ECM dans le cloud, vous ne devez faire aucun compromis en termes de fonctionnalités. Malheureusement, plusieurs solutions ECM basées dans le cloud offrent moins de fonctionnalités que leurs équivalents sur site. D'autres solutions n'offrent pas d'options de scalabilité et ne sont pas suffisamment avancées pour offrir une suite ECM complète. Le Cloud OnBase est l'exception qui confirme la règle. Les utilisateurs du Cloud OnBase bénéficient des fonctionnalités complètes d OnBase à savoir : la capture, le traitement, l intégration, l analyse, l accès et le stockage. Le Cloud OnBase est tellement subtil que nombreux sont les utilisateurs qui ne se rendent même pas compte qu'ils travaillent sur des données et systèmes basés dans le cloud. OPTIONS DE DÉPLOIEMENT Depuis plus d une décennie, Hyland offre à ses clients deux options de déploiement du Cloud OnBase, à savoir : un déploiement hébergé, ou sur abonnement. Déploiement hébergé Avec cette option de déploiement, vous êtes propriétaire du logiciel, à la seule différence qu'il ne reposera pas sur vos infrastructures. Il sera hébergé par Hyland, sur des serveurs spécialement dédiés au Cloud OnBase, et dont la maintenance est assurée par l'équipe qualifiée des experts ECM de Hyland. Votre Cloud OnBase est disponible quand vous le voulez et où vous le voulez. Bien plus, nos SLA, parmi les meilleurs sur le marché, offrent des informations claires et concises sur les recours à envisager si jamais, la disponibilité des données venait à être compromise. Accès Intégration Analyse Déploiement sur abonnement Avec notre déploiement sur abonnement, les clients choisissent les fonctionnalités qu'ils veulent, et les experts de Hyland se chargent de créer cette solution et de la rendre accessible aux clients. Quelle que soit l'option de déploiement choisie, les clients ont la garantie de bénéficier des infrastructures réseau et des serveurs les plus puissants sur le marché. Dans les deux cas, les experts OnBase seront chargés de la maintenance des infrastructures ainsi que du déploiement et de la mise à jour de la solution OnBase, ce qui permet aux entreprises de consacrer leurs ressources informatiques à des initiatives stratégiques. Bien plus, le Cloud OnBase offre également des options de scalabilité selon les besoins de l'entreprise. Stockage OnBase Cloud Services 3
INFRASTRUCTURE DU CENTRE DE DONNÉES Centre de données de par le monde Avec une transparence totale sur les politiques d'emplacement des données en vigueur, Hyland vous communiquera les informations détaillées sur le lieu exact où sont conservés vos systèmes de données primaires, secondaires, et de sauvegarde et à partir duquel ils sont gérés. En tant que client de Hyland, vous aurez droit à un emplacement de stockage primaire dans l'un de nos centres de données de par le monde, qui le plus souvent est le centre de données le plus proche de votre entreprise (mais peut aussi varier selon vos préférences). Nous avons des centres de données aux États-Unis, de même qu'à Londres, Amsterdam, Tokyo et Sydney. Infrastructure réseau et connectivité Le Cloud OnBase maintient l'accès à une dorsale internet via des routeurs double bande connectés à des nœuds d'échange internet. Les installations utilisées pour la connectivité principale et le service réseau intègrent un mode de transfert asynchrone (ATM), un relais de trame et une commutation de circuits. Ces systèmes permettent d'offrir un accès internet haut débit et, associés à la bande passante extensible qui accompagne les niveaux de services, ils permettent de s'assurer que le contenu est téléchargé dans le système et immédiatement disponible pour utilisation. Un Cloud privé, géré et à instances multiples Le Cloud OnBase offre un environnement ECM dans le cloud, qui conjugue haute disponibilité et haute performance. Chaque client qui choisit l'une de nos options de déploiement du Cloud OnBase reçoit sa propre instance du logiciel OnBase. Chaque solution inclut des ressources et des emplacements dédiés à chaque client et ses données. En plus, Hyland assure entièrement les tâches de maintenance critiques quotidiennes de toutes ces infrastructures, du matériel et du logiciel utilisés pour cet environnement. Tout ceci concourt à créer une solution ECM unique, sécurisée et souple, dans le cloud. Client Web OnBase Client Unity OnBase (click-once) Client Mobile OnBase Client Outlook OnBase Base de données Application Serveurs web Client 1- Client 2- Client N- Base de données Application Serveurs web Client 1- Client 2- Client N- Stockage Sauvegarde Stockage Sauvegarde SITE PRIMAIRE SITE SECONDAIRE 4 Brochure du produit OnBase 4 OnBase Cloud Services
Systèmes de contrôles environnementaux Tous les centres de données sont équipés de systèmes de contrôles environnementaux que l'on retrouve dans toutes les salles des machines à savoir : Des unités de conditionnement d air pour salles informatiques (CRAC) Un système de surveillance environnementale Des systèmes de détection d'incendies Des systèmes d'extinction d'incendies Des système de détection d'eau Un plancher surélevé Des procédures et commutateurs d'arrêt d'urgence (EPO) Ces mesures de contrôle permettent de s'assurer que l'infrastructure matérielle sur laquelle votre Cloud OnBase opère, est maintenue dans des conditions optimales à tout moment, ce qui procure également l'avantage de minimiser les risques d'interruptions dues à des défaillances d'équipements ou aux accidents relatifs à l'environnement. CONFORMITÉ Le Cloud OnBase sert plus de 600 clients à travers le monde et, nombreux sont ces clients qui dépendent de cette solution pour assurer leur conformité aux exigences réglementaires telles que les normes HIPAA, GLBA, SOX, SEC 17a-4 et la Directive 95/46/EC de l'union européenne. Le succès du Cloud OnBase repose sur ses clients. Ces clients qui confient la gestion de leurs informations et processus métier critiques au Cloud OnBase. Hyland à son tour, nourrit cette confiance avec des certifications obtenues par le Cloud OnBase et les nombreux audits menés sur ses centres de données et ses processus. Le Cloud OnBase a passé les audits et certifications suivantes : ISO 27001 La norme ISO 27001 est une norme mondialement reconnue, qui porte sur la sécurité des informations et évalue les risques de sécurité des informations d'une organisation, tout en tenant compte de facteurs tels que les menaces, la vulnérabilité et leurs conséquences. Elle est considérée comme une suite cohérente et exhaustive de contrôles de la sécurité des informations. Les centres de données du Cloud OnBase sont conformes à la norme ISO 27001 sur laquelle reposent les politiques de sécurité de Hyland. ISO 27001 permet de garantir la sécurité à travers l'utilisation de nombreuses méthodes de sécurité physiques. SOC 2 Les normes SOC comptent parmi les normes d'évaluation de sécurité les plus récentes et les plus rigoureuses auxquelles tout centre d'opération ou centre de données doit se conformer. L'audit de conformité SOC est basé sur un ensemble de critères standards, qui permettent d'établir une comparaison simple entre les centres d'opérations ou les centres de données. De plus, Hyland et les centres de données du Cloud OnBase sont conformes à la norme SSAE 16 (Statements on Standards for Attestation Engagements n 16). Un cabinet d'audit de renommée mondiale est chargé d'effectuer l'audit dont les résultats sont transmis aux clients à la demande. Sphère de sécurité (Safe Harbor) La Sphère de sécurité entre les États-Unis et l'union européenne a été établie afin de fournir aux entreprises américaines les moyens de vérifier qu'ils peuvent se conformer à la Directive 95/46/EC de l'union européenne sur la protection des données personnelles. Ce cadre est destiné aux organisations basées aux États-Unis qui traitent les données personnelles collectées aux seins de l'union européenne. Les principes de la Sphère de sécurité sont conçus pour indiquer l'adhérence à la Directive européenne sur la protection des données et assurer la confidentialité et l'intégrité de ces données. Le Cloud OnBase remplit les exigences strictes de la norme de confidentialité de la sphère de sécurité pour l'union européenne et la Suisse, où les normes de confidentialité sont connues comme les plus strictes au monde. Tous les clients du Cloud OnBase bénéficient de ces considérations internationales et de ces hauts standards de sécurité, confidentialité et d'intégrité des données. Brochure du produit OnBa OnBase Cloud Services 5
SECURITÉ Sécurité physique et réseau Tous les centres de données du Cloud OnBase sont surveillés par un personnel de sécurité et équipés de caméras de surveillance. Hyland accorde uniquement l'accès à ces centres aux visiteurs et personnel autorisés. Cet accès leur est attribué via une authentification multi-facteurs afin qu ils puissent uniquement avoir accès à des zones autorisées spécifiques. Le matériel est physiquement séparé de tout autre hébergement fourni dans le centre de données. Le matériel est physiquement sécurisé à l'aide de cages séparées et des classeurs verrouillés L'accès au matériel est régulé par une authentification multi-facteurs Les composants de l'infrastructure réseau et les services tels que le routage, la commutation et la bande passante, sont tous sous contrôle permanent 24h/24, 7j/7. Des ingénieurs certifiés sont à la disposition de tous afin de résoudre tout problème, en fonction du niveay de service choisi par le client. Des procédures de contrôle et de détection automatiques des intrusions sont mises en place 24h/24, 7j/7. Sécurité du transport Toutes les communications entre les clients OnBase et le Cloud OnBase sont chiffrées à l'aide de chiffrements AES-256 bit SSL v3 ou TLS 1.0 et SSH. Ces chiffrements permettent de s'assurer que le contenu et les opérations sont protégés de toute éventuelle interférence ou interception en route. Alimentation électrique Hyland offre une alimentation sans interruption (ASI) et de nombreux modules synchronisés travaillant à l'unisson ou de façon individuelle. Chaque centre de données est également doté de générateurs redondants visant à alimenter le centre en courant alternatif en cas de panne ou de coupure électrique. Le passage de l'énergie commerciale à celle du générateur est géré et assuré par le système d'alimentation sans interruption afin de s'assurer que les serveurs du Cloud OnBase soient alimentés en permanence. Sécurité de l'application Les utilisateurs du Cloud OnBase reçoivent automatiquement l'accès aux versions mises à jour aussitôt qu'elles sont disponibles. Cependant, ces mises à jour automatiques sont effectuées sur notification préalable du client. Les clients peuvent également obtenir des environnements test pour tester les nouvelles versions (ou tout autre aspect de la solution). Sélection des membres de l'équipe du Global Cloud Services de Hyland Hyland sélectionne minutieusement le personnel responsable de la gestion du Cloud OnBase, après de nombreuses vérifications des antécédents criminels et autres contrôles de sécurité. Une fois sélectionnés, ils sont soumis à des formations extensives, intensives et personnalisées. En cas de départ d'un de ces employés, Hyland a mis sur pied des processus de séparation détaillés visant à maintenir la sécurité des données. 6 Brochure du produit OnBase 6 OnBase Cloud Services
IMPLÉMENTATION Bien qu'une implémentation ECM dans le Cloud soit très semblable à une implémentation sur site, elle est très différente de ce que beaucoup considèrent comme un déploiement Cloud. Les composants fondamentaux du Cloud OnBase peuvent être déployés aussi rapidement que toute autre solution cloud ; cependant, déployer une solution ECM nécessite des enquêtes auprès des clients, la configuration, l'administration du système et la formation des utilisateurs finaux. Il peut également nécessiter l'importation des données à partir de systèmes et applications existantes ou une intégration aux applications métier en place. Le tableau ci-dessous recense les responsabilités et leur répartition entre le client et Hyland pour les déploiements d OnBase sur site et les deux types de déploiement dans le Cloud OnBase (hébergé et sur abonnement). Sur site Hébergé Sur abonnement Coûts de licences et de maintenance annuelle Client Client N/A Frais d hébergement N/A Client Client Frais d'abonnement N/A Client Client Achat, installation et maintenance du matériel Coûts du centre de données et des sauvegardes Logiciel et installation du serveur Client Hyland Hyland Client Hyland Hyland Client Hyland Hyland Configuration d'onbase Hyland & Client Hyland & Client Hyland & Client Personnel Informatique et frais de formation Personnel OnBase et frais de formation Client Hyland Hyland Client Client Client Brochure du produit OnBa OnBase Cloud Services 7
CONTINUITÉ DES ACTIVITÉS Disponibilité et reprise après sinistre Les niveaux de services du Cloud OnBase vous permettent de sélectionner exactement la manière dont votre service sera géré et évalué, en termes de disponibilité et de délai de reprise après sinistre. STRUCTURE DES PRIX Silver Gold Platinum Double Platinum La disponibilité détermine la durée de mise en ligne du service (temps pendant lequel le service est accessible aux utilisateurs). Les temps d'indisponibilité ont un effet négatif sur toute organisation, toutefois, cet impact variera en fonction du type d'organisation et du contenu géré dans le système. Le Cloud OnBase est disponible sous quatre niveaux de services : Silver, Gold, Platinum et Double Platinum. La tarification pour ces niveaux de services intègre les frais d'hébergement afin de vous donner une vision plus précise des frais mensuels. Les garanties de niveaux de disponibilité vont de 99 % à plus, en fonction du niveau de service choisi. Tout service d'hébergement doit être à la fois fiable et flexible. Toutefois, comme avec tout système, il existe des risques de défaillance et la capacité de reprise rapide et totale après toute défaillance inopinée est un aspect clé que toute solution cloud digne de ce nom doit intégrer. Le Cloud OnBase assure la continuité des activités à l aide de deux éléments principaux à savoir : La perte de données maximale admissible : si le système venait à être défaillant ou mis en arrêt de manière inopinée, il s'agirait là d'un imprévu pouvant occasionner la perte d'un important volume de données, pendant le laps de temps écoulé entre le point de défaillance et le moment de la dernière sauvegarde des données. La perte de données maximale admissible est le temps écoulé pendant lequel les données ne seront pas récupérables et est fonction du niveau de service sélectionné par le client. Durée maximale d'interruption admissible : lorsqu'un système connait des périodes d'interruption, il est un laps de temps requis par l'équipe technique de service pour relancer les systèmes, mais aussi afin d'identifier et de réparer tout problème infrastructurel, logiciel ou matériel. La durée maximale d'interruption admissible est le temps de récupération requis pour restaurer les services du Cloud OnBase et est fonction du niveau de service sélectionné par le client. PROCHAINES ÉTAPES Le Cloud est l avenir du monde des entreprises. Au cours de 10 dernières années, Hyland a assisté à l'évolution et l'intégration de technologies telles que le cloud, la mobilité et les réseaux sociaux. Le Cloud OnBase de Hyland est parfaitement qualifié pour répondre aux besoins liés à ces technologies. En constante innovation, le Cloud OnBase continue à donner le ton en termes de fonctionnalités, de sécurité et de niveaux de service pour les solutions ECM en ligne. Avec plus de 600 clients déployés dans le Cloud OnBase, Hyland est parfaitement équipé pour gérer votre solution ECM dans le cloud afin que vous soyez suffisamment préparés pour les défis et exigences à venir. Pour plus d'informations, visitez notre site : OnBase.com/fr/OnBaseCloud» 8 Brochure du produit OnBase 8 OnBase Cloud Services Hyland Software, Inc. Tous droits réservés. v4102.01.02