RÈGLEMENT GÉNÉRAL DES ÉLEVEURS DE VOLAILLES DES CANTONS DE L EST Les dispositions qui suivent constituent le Règlement général des Éleveurs de volailles des Cantons de l Est, association professionnelle de producteurs de volailles constituée en vertu de la Loi sur les syndicats professionnels (L.R.Q., c. S-40) et ci-après désignée le «Syndicat». Le Syndicat regroupe les producteurs de volailles compris dans les municipalités régionales de comtés suivantes : les MRC suivantes: Coaticook, Le Granit, Le Haut-François, Le Val Saint-François, Les Sources, Memphrémagog, Brome-Missisquoi, La Haute-Yamaska,Rouville et la ville de Sherbrooke. Dans le présent règlement, le masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d alléger le texte. Les annexes 1 et 2 font partie intégrante du présent règlement. Ces annexes peuvent êtremodifiées par résolution du conseil d administration, suivant un vote de la majoritédes administrateurs 1. SIÈGE Le siège du Syndicat est situé au bureau de la Fédération de l UPA de l Estrie. 2. BUTS DU SYNDICAT Le Syndicat a pour but de promouvoir, défendre et développer les intérêts professionnels, économiques, sociaux et moraux de ses membres et, plus particulièrement de : a) Grouper les producteurs de volailles et leur donner une association propre au moyen de laquelle ils pourront étudier leurs problèmes, proposer des solutions à ces problèmes et défendre l'intérêt général de leur production. b) Informer les producteurs sur toute question qui concerne la production de la volaille et sa mise en marché. c) Représenter les producteurs de son territoirelà où leurs intérêts sont en jeu et où il est loisible au Syndicat de le faire. d) Collaborer au développement et à la bonne marche des organismes professionnels, économiques et sociaux de cette production. e) Faire connaître et rehausser la profession agricole dans l'ensemble de l'opinion publique. f) Favoriser la mise sur pied de comités spéciaux qui conseilleraient le Syndicat dans la poursuite de ses objectifs pour l'étude de certaines questions ou l'organisation d'activités appropriées. Règlement général des Éleveurs de volailles des Cantons de l Est. 1
g) Fournir les services qui peuvent être organisés au niveau du Syndicat et promouvoir les services professionnels ou autres offerts par Les Éleveurs de volailles du Québec (ci-après désignés les «ÉVQ»). 3. MEMBRES Peut être membre du Syndicat, à condition qu'elle signe une demande d'adhésion, toute personne répondant à la définition de producteur agricole au sens de la Loi sur les producteurs agricoles (L.R.Q., c. P-28), assujettie au Plan conjoint des producteurs de volailles du Québec (R.R.Q., c. M-35.1, r. 290), détenant un quota émis par les ÉVQ et dont le domicile est situé sur un lieu d'exploitation sur le territoire du Syndicat ou, à défaut, dont le principal site d'exploitation est situé sur le territoire du Syndicat. L adhésion au Syndicat entraîne l'adhésion à l UPA. 4. RETRAIT a) Tout membre qui veut se retirer du Syndicat doit en donner avis écrit au secrétaire ou au président. b) Tout membre qui se retire du Syndicat cesse d'avoir droit aux avantages et ne peut réclamer les sommes qu'il a versées à titre de frais annuels ou pour toute autre fin. De plus, le Syndicat est dégagé de toutes ses obligations envers le membre. Toutes les sommes dues au Syndicat par le membre demeurent dues et exigibles. 5. EXCLUSIONET SUSPENSION Sous réserve de la Loi sur les producteurs agricoles, l exclusion ou la suspension d un membre peut être prononcée par le conseil d administrationpour les motifs suivants : a) Refus ou négligence de se conformer au présent règlement, aux décisions de l assemblée générale ou du conseil d administration, aux politiques générales du Syndicat de même qu à tout règlement adopté par le Syndicat dans la poursuite de ses buts. b) Pour tout acte dérogatoire à l intérêt général des producteurs de volailles. L exclusion a pour effet d exclure le membredes cadres du Syndicat et de le priver de tous les droits que lui procurait son adhésion. Le Syndicatest également dégagé de toute obligation envers lemembre, y compris le remboursement de toute somme versée par lui. Le conseil d administration du Syndicat peut, pour les mêmes raisons et suivant les circonstances, prononcer une suspension dont il fixe la durée. Cette suspension a les mêmes effets que l exclusion. Règlement général des Éleveurs de volailles des Cantons de l Est. 2
6. AFFILIATION Le Syndicat peut s affilier aux ÉVQ suivant les modalités prévues au contrat d affiliation à intervenir entre eux. 7. EXERCICE FINANCIER L'exercice financier annuel du Syndicat s'étend du 1 er janvier au 31 décembre. 8. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE a) L assemblée générale annuelle des membres est convoquée chaque année par le conseil d administration, ou, suivant ses directives, dans les trois (3) mois de la clôture de l exercice financier. L avis de convocation de l assemblée générale annuelle indique la date, l heure et le lieu où elle est tenue, ainsi que l ordre du jour et il est envoyé à chaque membre au moins dix (10) jours avant l assemblée. b) L'assemblée générale annuelle doit, entre autres, traiter des sujets suivants : 1. Rapport des activités de l'année par le président; 2. Rapport financier par le secrétaire-trésorier; 3. Rapports des comités spéciaux; 4. Élection du conseil d'administration; 5. Nomination de l auditeur-comptable; 6. Il nomme les délégués du Syndicat aux assemblées des ÉVQ auxquels il est affilié ou toute autre délégation officielle. Toutefois, le nombre de délégués aux assemblées des ÉVQ est déterminé par les ÉVQ. 7. Modification des règlements, s'il y a lieu; 8. Tout autre sujet indiqué à l'ordre du jour. c) L'assemblée générale annuelle prend connaissance, entend et approuve les rapports produits, elle élit les membres du conseil d'administration, elle nomme les auditeurscomptables, elle peut demander la formation de comités spéciaux pour la réalisation de certains projets, elle prend les décisions et donne les directives relatives à la bonne marche du Syndicat. Règlement général des Éleveurs de volailles des Cantons de l Est. 3
d) L assemblée des membres ne peut délibérer sur d autres questions que celles figurant à l ordre du jour. Cependant, l'ordre du jour peut être amendé afin d'y ajouter un sujet de délibération, s'il y a urgence et qu'au moment de l'adoption de l'ordre du jour, les deux tiers(2/3) des membres présents se prononcent pour l'amendement, sauf pour une modification au présent règlement général. Lors de l assemblée annuelle, chacun peut soulever toute question d intérêt général pour le Syndicat ou ses membres. e) Le quorum de l assemblée générale annuelle est constitué des membres présents. 9. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE Dix pour cent (10 %) des membres ou trois (3) administrateurs peuvent exiger qu'une assemblée générale extraordinaire du Syndicat soit convoquée en transmettant leur demande au président ou au secrétaire en spécifiant la ou les questions que devra traiter cette assemblée. La date, l heure et l'endroit de cette assemblée sont fixés par le conseil d'administration. L'avis de convocation doit être expédié à tous les membres dix (10) jours avant l assemblée. Le quorum de l assemblée générale spéciale est constitué de 25% des membres. 10. VOTE a) Lors d une assemblée générale, le vote s exerce conformément au Règlement sur les catégories de producteurs, leur représentation et leur cotisation annuelle à l Union des producteurs agricoles. b) Le vote se prend à main levée à moins que la majorité des voix exprimées par les membres ne réclame le vote secret. c) Les décisions de l assemblée générale se prennent à la majorité des voix exprimées. d) L assemblée générale est régie par les règles de procédure des assemblées délibérantes prévues à l annexe I. 11. CONSEIL D'ADMINISTRATION a) Le Syndicat est régi par un conseil d'administration constitué de sept (7) administrateursdont un provient de la région administrative de l Estrie et six (6) autres de l ensemble du territoire. Les membres du conseil d administration sont élus à raison d un (1) membre par poste lors de l assemblée générale annuelle. Les postes impairs sont : #1 : Estrie, #3 :tout le territoire, #5 : tout le territoire et #7 : tout le territoire et les postes pairs sont : #2 :tout le territoire, #4 : tout le territoire et #6 : tout le territoire. Un administrateur ne peut, par procuration, déléguer l exercice de ses fonctions d administrateur à un fondé de pouvoir. Règlement général des Éleveurs de volailles des Cantons de l Est. 4
En plus d être membre du Syndicat, un administrateur doit être personnellement détenteur d un quota émis par les ÉVQ ou, si le quota est détenu par une société ou une corporation, être propriétaire d au moins 20 % des parts sociales de cette société ou des actions de contrôle de cette corporation. Tout administrateur peut être contraint, en tout temps, de prouver son éligibilité à siéger au conseil d administration. Dans un tel cas, l administrateur doit déposer auprès du secrétaire du Syndicat une déclaration écrite et assermentée démontrant qu il remplit les conditions d éligibilité de son poste. Le secrétaire du Syndicat valide l éligibilité de la candidature et notifie sans délai sa décision à l administrateur concerné. Un membre qui désire soumettre sa candidature au poste d administrateur du Syndicat et qui ne peut être présent à l assemblée générale annuelle doit faire parvenir au secrétaire une lettre d intention à cet effet. Lors de la mise en candidature à ce poste, le secrétaire fait lecture de cette lettre à l assemblée générale. Nul ne peut être mis en nomination et élu comme administrateur s il n'y consent pas expressément. b) Les administrateurs sont élus par l'assemblée générale annuelle et sont rééligibles. Leur mandat est d'une durée deux (2) ans et sont remplacés par rotation. Les postes impairs sont en élection lors de l assemblée générale annuelle tenue dans une année impaire et les postes pairs sont en élection lors de l assemblée générale annuelle tenue dans une année paire. c) Les administrateurs élisent parmi eux un président, un 1 er vice-président et un 2 e viceprésident par scrutin secret lors de la première rencontre du conseil d administration. Le président et le 1 er vice-président siègent d office au conseil d administration des ÉVQ. d) Le conseil d'administration se nomme un secrétaire-trésorier qui est choisi par et parmi le conseil. e) Le conseil d administration se réunit régulièrement et aussi souvent que le nécessitent les affaires du Syndicat. Il doit se réunir autant que possible avant chaque assemblée générale pour en préparer l'ordre du jour. Il est convoqué, par tout moyen et dans un délai de cinq (5) jours, par le secrétaire à la demandedu président ou en l'absence de ce dernier, du 1 er vice-président. Trois (3) membres du conseil d'administration peuvent réclamer la tenue d'une assemblée d'urgence. Ils devront en faire la demande par écrit au président et spécifier le motif de la réunion. f) Le quorum des assemblées du conseil d'administration ou d un de ses organes est constitué de la majorité des membres. g) Les membres du conseil d administration ou d un de ses organes peuvent, si tous y consentent, participer à une réunion à l'aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux, notamment par téléphone. Règlement général des Éleveurs de volailles des Cantons de l Est. 5
Ces membres peuvent également renoncer à l avis de convocation à une réunion du conseil d administration ou d un de ses organes. Leur seule présence équivaut à renonciation à moins qu ils ne soient là pour contester la régularité de la convocation. Les résolutions écrites, signées par toutes les personnes habilitées à voter, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées lors d une réunion du conseil d administration ou d une séance d un autre organe; un exemplaire de ces résolutions est conservé avec les procès-verbaux des délibérations. 12. ATTRIBUTIONS DU CONSEIL D ADMINISTRATION a) Le conseil d'administration s'occupe de la direction générale du Syndicat. b) Il prépare le programme de l'année. c) Il donne suite aux décisions prises à l'assemblée générale. d) Il soumet un rapport financier à l assemblée générale annuelle. e) Il s'adjoint des comités pour l'étude de certaines questions et de la réalisation de certains projets. f) Toute vacance se produisant au conseil d'administration en cours de mandat estcomblée par le conseil d'administration du Syndicat; la décision vaut jusqu'à l'expiration du mandat ainsi comblé. 13. COMITÉ EXÉCUTIF a) Le comité exécutif se compose du président, du 1 er vice-président et du 2 e vice-président élus chaque année par et parmi les membres du conseil d'administration. b) Le comité exécutif se réunit trois (3) jours minimum après avoir été dûment convoqué à cette fin par le secrétaire à la demande du président ou du 1 er vice-président. c) Le comité exécutif voit aux affaires courantes du Syndicat, étudie et prépare le budget qu'il soumet au conseil d'administration, autorise les dépenses administratives et règle tout problème qui exige des décisions rapides. Il fait rapport de ses actes au conseil d'administration chaque fois que celui-ci se réunit. d) Le quorum du comité exécutif est de deux (2) membres. 14. PRÉSIDENT a) Le président préside toutes les assemblées, dirige les délibérations et assure le respect des règlements. Règlement général des Éleveurs de volailles des Cantons de l Est. 6
b) Sauf en cas de vote par scrutin secret, le président n a droit de vote qu en cas de partage égal des voix. En aucun cas il n a double voix. c) Il représente officiellement le Syndicat et siège au conseil d'administration des ÉVQ. d) Conjointement avec le secrétaire-trésorier ou la personne désignée par résolution du conseil d administration, il signe les chèques, la correspondance et tout autre document officiel du Syndicat. e) Il s'assure que les décisions prises aient des suites. 15. VICE-PRÉSIDENTS a) En cas d'absence, de démission ou d'incapacité du président, le 1 er vice-président remplace le président et est investi de ses pouvoirs. Il siège au conseil d administration des ÉVQ. b) En cas d'absence, de démission ou d incapacité du 1 er vice-président,le 2 e vice-président le remplace et est investi de ses pouvoirs. Il siège alors au conseil d administration des ÉVQ avec le président. c) Les vice-présidents collaborent au partage des tâches du président et s'occupent de faire fonctionner les différents comités de travail. 16. SECRÉTAIRE-TRÉSORIER a) Le secrétaire-trésorier est choisi par et parmi le conseil d'administration. b) Il s'occupe de la correspondance, des procès-verbaux, des archives et de la comptabilité du Syndicat. c) Il conserve les documents et en permet l accès conformément au Règlement sur la conservation et l accès aux documents de l Union des producteurs agricoles. d) Le conseil d administration peut, par résolution, accepter que certaines tâches du secrétairetrésorier soient déléguées. 17. ADMINISTRATEUR Les administrateurs sont tous responsables de la bonne marche du Syndicat. Plus particulièrement, chacun est responsable de recruter et regrouper les membres, de les représenter aux différents paliers de la structure de l'union des producteurs agricoles, d'intervenir dans le milieu afin de défendre leurs intérêts, de vulgariser l'information auprès des membres, de les consulter et de leur assurer une formation adéquate. Règlement général des Éleveurs de volailles des Cantons de l Est. 7
Lors de la première assemblée du conseil d administration à laquelle un administrateur assistera, il devra lui être remis copie des Règles d éthique et du Code de déontologie du Syndicat (annexe 2). À ce moment, chaque administrateur devra signer le document «Reconnaissance et engagement». Si copie de celui-ci ne peut lui être remis lors de la première assemblée, il devra être consigné au procès-verbal qu une copie du code de déontologie lui sera remise lors de l assemblée du conseil d administration suivante, et ce, tant et aussi longtemps que copie de ce code ne lui aura pas dûment été remise. Le présent article s applique, avec les adaptations nécessaires, aux membres des organes et des comités du Syndicat. 18. RÉMUNÉRATION ET INDEMNISATION Les membres du conseil d administration ou d un de ses comités ou organes ont droit, en plus de leurs frais de déplacement et de séjour, à une allocation sous forme de jetons de présence par jour de session dont le montant est fixé par le conseil d administration. Le conseil peut également autoriser le paiement des allocations ci-dessus prévues à tout membre à qui il a demandé l accomplissement d un service ou d une mission dans l intérêt du Syndicat. 19. AUDITEUR-COMPTABLE a) L auditeur-comptable est nommé par l assemblée générale annuelle. b) Il accepte le type de mandat qui lui est confié par le conseil d administration en évaluant le risque, l importance relative et le cadre de contrôle interne. c) Il est alors tenu de respecter les normes comptables canadiennes sur les organismes à but non lucratif. d) Il a accès aux livres sur demande, à tous les comptes originaux et à l information connexe ainsi qu au personnel auprès de qui il pourrait prendre des renseignements. e) Il doit produire un rapport de mandat au conseil d administration et à l assemblée générale annuelle. 20. AMENDEMENTS Le présent règlement peut être amendé par le vote des deux tiers (2/3) des membres présents à l'assemblée générale annuelle ou à toute autre assemblée générale extraordinaire convoquée à cette fin. L'avis de convocation devra mentionner les articles qui seront visés, le cas échéant. Le texte des propositions d amendement est disponible sur demande auprès du Syndicat. Tout amendement au présent règlement entrera en vigueur le jour de son adoption ou à toute date ultérieure qui y est fixée. Règlement général des Éleveurs de volailles des Cantons de l Est. 8
Les sous-amendements qui sont recevables pourront faire l objet d un débat et d un vote à l assemblée générale. Règlement général des Éleveurs de volailles des Cantons de l Est. 9
ANNEXE I PROCÉDURE DES ASSEMBLÉES DÉLIBÉRANTES ARTICLE 1 Lorsqu'un membre, ou toute autre personne qui a le droit de parole dans une assemblée, désire participer au débat, il se lève et demande la parole au président. Si plus d'une personne demande la parole en même temps, le président établit l'ordre de priorité. Pendant qu'un membre a la parole, il ne s'adresse qu'au président jamais à un autre membre de l'assemblée, se borne à la question et évite toute personnalité. ARTICLE 2 a) Toute proposition est d'abord présentée par un membre et appuyée par un deuxième. La proposition est ensuite étudiée par l'assemblée qui, après le débat, exprime son avis au moyen d'un vote. b) Lorsqu'un membre désire faire une proposition, il se lève, demande la parole au président et fait sa proposition. Si la proposition est dans l'ordre et appuyée, le président la propose à l'assemblée pour étude. c) Une fois déclarée dans l'ordre par le président et lue à l'assemblée, la proposition est la propriété de celle-ci, et le proposeur ne peut la retirer sans le consentement de cette assemblée. ARTICLE 3 a) Le débat s'engage à la suite du proposeur qui, de droit, peut prendre la parole le premier. Celui qui l'a appuyé prendra la parole ensuite s il le désire. Puis viendront les autres participants. Le proposeur a également le droit de parler le dernier sur sa proposition. b) Le temps maximum alloué à chaque participant au débat est de cinq (5) minutes. Lorsque tous ceux qui voulaient participer au débat l'ont fait, un membre qui a déjà pris la parole peut parler une seconde fois s'il a de nouvelles considérations à soumettre. c) Au cours du débat, toute proposition peut être modifiée par voie d'amendement et tout amendement doit être appuyé. Règlement général des Éleveurs de volailles des Cantons de l Est. 10
d) Aucun amendement qui a pour effet d'annuler la proposition principale ne doit être admis pour discussion. L'amendement ne doit pas non plus être de nature à faire de la proposition principale une nouvelle proposition. e) On peut faire un sous-amendement pour modifier un amendement, mais un sous-amendement ne peut être amendé. Si le sous-amendement est battu et qu'il n'y a pas d'autre sousamendement proposé, on vote sur l'amendement. Si le sous-amendement est adopté et qu'il n'y a pas d'autres sous-amendements, on vote sur l'amendement tel que sous-amendé. f) Si l'amendement est battu et qu'il n'y a pas de nouvel amendement, on vote sur la proposition principale. Si l'amendement est adopté et qu'il n'y a pas d'autre amendement, on vote sur la proposition principale telle qu'amendée. g) Tant qu'une proposition n'est pas décidée, aucune autre n'est reçue à moins que ce ne soit pour l'amender, la différer ou la renvoyer à un comité. ARTICLE 4 a) Quand le vote est appelé par le président et accepté par la majorité de l'assemblée, toute discussion cesse et le vote se prend. b) Un membre peut exiger que la question sous délibération soit mise aux voix sur proposition dûment appuyée par un autre membre et acceptée par la majorité de l'assemblée. Toute discussion cesse alors et le vote se prend. c) Le vote se prend à main levée, à moins que la majorité des membres présents ne réclament le vote secret. d) Le président n'a droit de vote qu en cas de partage égal des voix. Dans ce dernier cas, le président peut aussi, s'il le juge à propos, appeler un second vote et ne trancher la question que s'il y a un deuxième partage égal des voix. ARTICLE 5 a) Si un membre croit que sa réputation ou celle de l'organisation est en danger, ou s'il y a lieu de réprimer le désordre ou de se plaindre des conditions matérielles, du lieu de la réunion ou autres faits analogues, il est justifié de soulever une question de privilège qui a le pas sur les autres questions d'un ordre inférieur. b) Avec le point d'ordre, c'est la seule proposition qui permet d'interrompre un orateur. C'est au président qu'il appartient de décider, sauf appel à l'assemblée, si le privilège invoqué est réel ou non. c) La question de privilège n'a pas besoin d'être appuyée et n'est pas discutée. Règlement général des Éleveurs de volailles des Cantons de l Est. 11
ARTICLE 6 a) Le point d'ordre et la question de privilège sont les seuls moyens légitimes d'interrompre un autre membre pendant qu'il parle, exception faite, avec le consentement de l'orateur, des questions pouvant être posées par l'entremise du président. b) Si un membre croit qu'une expression imprécise a été employée, qu'un argument déplacé a été introduit ou qu'une règle de procédure a été violée, il est justifié de soulever un point d'ordre et d'interrompre l'orateur. c) Le point d'ordre doit être spécifié clairement et d'une manière précise. Le président décide sans débat. Règlement général des Éleveurs de volailles des Cantons de l Est. 12
ANNEXE 2 RÈGLES D ÉTHIQUE ET CODE DE DÉONTOLOGIE Règlement général des Éleveurs de volailles des Cantons de l Est. 13