COLLECTION Implantation des centres de santé et de services sociaux Guide d implantation des centres de santé et de services sociaux Volume 1 Section 3 Quelques éléments à prendre en considération à court terme à l égard des ressources humaines Association des hôpitaux du Québec
REMERCIEMENTS Ce document a été rédigé par : M. Raymond Paquin Directeur des ressources humaines Association des hôpitaux du Québec Nous désirons remercier les personnes suivantes, qui ont collaboré à ce document : De l AHQ : M me Odette Bolduc Conseillère en gestion Direction des ressources humaines M. Jean Goyette Conseiller Direction des ressources humaines M. Michel Beaudry Conseiller en gestion des ressources humaines Direction des ressources humaines M me Roxane Gauthier Conseillère, Gestion de la présence au travail Direction des ressources humaines Du réseau de la santé et des services sociaux : M. André Desbiens Directeur des ressources informationnelles et humaines Cité de la Santé de Laval M. Pierre Hétu Directeur des ressources humaines Centre hospitalier régional De Lanaudière M me Diane Gauthier Directrice des ressources humaines Centre hospitalier de Granby M. Gilles Lefebvre Directeur des ressources humaines Centre hospitalier régional du Suroît
TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION... 3.1 1. LES POSTES DE DIRECTEURS GÉNÉRAUX... 3.1 2. LES CONDITIONS DE TRAVAIL DU PERSONNEL D ENCADREMENT... 3.2 3. LE MAINTIEN DES CONDITIONS DE TRAVAIL DU PERSONNEL... 3.3 4. LE MÉCANISME DE TRANSITION... 3.3 5. LE PLAN DE COMMUNICATION... 3.4 6. LE PORTRAIT DES RESSOURCES... 3.4 7. LES SYSTÈMES D INFORMATION EN RESSOURCES HUMAINES (RH)... 3.5 8. LE RAPPEL DES INFORMATIONS SUR LA CSST... 3.5 9. LA MISE EN APPLICATION DE LA LOI 30 ET LE DÉBUT DU PROCESSUS DE RÉVISION DE LA CARTE SYNDICALE... 3.5 CONCLUSION... 3.5
INTRODUCTION La création des nouveaux centres de santé et de services sociaux (CSSS) à la suite de la fusion d établissements dans le cadre de la loi 25 ou en vertu des dispositions de la Loi sur les services de santé et les services sociaux entraînent différentes conséquences pour l ensemble du personnel des établissements concernés. Sommairement, il nous est apparu pertinent de faire état d un certain nombre de considérations à prendre en compte, à très court terme, à l occasion de la mise en place des CSSS. 1. LES POSTES DE DIRECTEURS GÉNÉRAUX Comme il est mentionné dans la «trousse d informations concernant le personnel d encadrement» que le MSSS prévoit transmettre aux nouveaux conseils d administration des CSSS afin de les soutenir dans les démarches à réaliser en début de mandat, ces derniers sont invités au moment de leur première séance à entamer le processus d abolition de postes des directeurs généraux en place dans les établissements regroupés en leur transmettant individuellement un avis d intention d abolition de poste, conformément à l article 92 du décret sur les conditions de travail des hors-cadres. Au cours de la même séance, le conseil d administration est invité à créer un nouveau poste de directeur général comme le prévoit l article 6 du même décret. La direction des nouveaux CSSS devrait être assumée par un directeur général intérimaire en attendant que les nouveaux conseils d administration aient terminé leur processus de sélection d un directeur général permanent. Le directeur général intérimaire sera appelé à assumer la gestion quotidienne du CSSS dans la période de transition. La personne que le conseil d administration du CSSS sera susceptible de retenir pour exercer cette fonction sera l un des directeurs généraux en place, qui ne manifeste pas d intérêt pour le poste sur une base régulière. À défaut d un tel candidat, une liste de directeurs généraux a été dressée par les agences. Il s agit surtout de directeurs généraux retraités, mais encore actifs dans le réseau. La préoccupation maintes fois définie par le ministre, à savoir que les directeurs généraux des nouveaux CSSS soient désignés à la suite de concours réservé aux directeurs généraux en place, demeure toujours la voie privilégiée. Le processus de sélection doit comporter les mêmes rigueurs, crédibilités et transparences que s il s agissait de concours public, même en présence d un seul candidat. Dans le cas où un concours public serait nécessaire, les CSSS recevront automatiquement l autorisation du ministre pour ce faire. Association des hôpitaux du Québec 3.1
Une soixantaine de directeurs généraux ont été formés afin d être en mesure de représenter les agences et le MSSS sur les concours de sélection à venir. Au cours d une récente réunion du comité provincial des DRH de l AHQ, le sous-ministre adjoint, M. Jacques Larouche, a dit souhaiter qu il soit possible de faire en sorte que tous les concours de sélection ne se tiennent pas en même temps pour éviter un goulot d étranglement sur la représentation des agences et du MSSS. À l intérieur de chaque agence, un responsable a été désigné pour s assurer de la qualité du processus mis en place dans chaque concours de sélection. M. Larouche a aussi souligné la pertinence de la mise à contribution de l expertise interne des directions de ressources humaines à cet égard. L exercice de révision des classes salariales des nouveaux postes de directeurs généraux des CSSS est terminé. En général, selon M. Jacques Larouche, on observe des augmentations de une ou de deux classes salariales. Dans certains cas, cela pourrait aller jusqu à quatre classes salariales. Elles seront considérées temporaires jusqu à ce qu un plan d organisation définitif soit réalisé au sein de chaque CSSS. Le point de référence de la classe salariale considérée est bien entendu la classe la plus élevée des établissements faisant l objet d une fusion. 2. LES CONDITIONS DE TRAVAIL DU PERSONNEL D ENCADREMENT Toujours à l intérieur de la trousse d informations et malgré l existence de l article 329 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux, qui prévoit que le nouvel établissement assume toutes les obligations des établissements fusionnés ou convertis, le nouveau conseil d administration est quand même invité, d une part, à confirmer le lien d emploi dans le poste occupé avant la fusion et le statut de chaque cadre supérieur et de chaque hors-cadre transféré dans le nouvel établissement et, d autre part, à mandater le directeur général intérimaire pour nommer chaque cadre intermédiaire également dans le poste qu il occupait avant la fusion. Il n est donc pas question que la résultante de la fusion consiste en l abolition de tous les postes de cadres. Au contraire, l approche privilégiée vise l utilisation de tous les cadres à la mise en œuvre des nouveaux CSSS. Le plan d organisation du CSSS qui sera adopté ultérieurement, généralement après la nomination du directeur général permanent, aura alors pour effet de définir les postes d encadrement supérieur qui seront créés et feront à ce moment-là l objet d un processus d affichage et de sélection. Les dispositions pertinentes du décret sur les conditions de travail des cadres s appliquant aux réorganisations administratives prévues aux articles 92 et suivants trouveront alors application. Association des hôpitaux du Québec 3.2
Nous croyons pertinent que le conseil d administration du CSSS adopte une politique de dotation particulière pour le personnel d encadrement, et notamment pour le personnel d encadrement supérieur, qui précise, entre autres éléments, que le processus de dotation des postes privilégie, dans une première étape, les cadres en place dans le nouveau CSSS pour l obtention des nouveaux postes de cadres. En général, les postes devraient être accordés suivant un concours de sélection réservé à tous les cadres du CSSS. Le conseil d administration est de même invité à mandater le directeur général intérimaire afin qu il reconnaisse, pour chaque cadre et hors-cadre à compter de la date de son transfert, les avantages spécifiques d emploi prévus au règlement sur leurs conditions de travail et aux politiques de gestion, et ce, jusqu à ce que de nouvelles politiques soient convenues pour le CSSS. 3. LE MAINTIEN DES CONDITIONS DE TRAVAIL DU PERSONNEL Il importe de confirmer rapidement au personnel du nouveau CSSS que leurs conditions de travail ne sont pas remises en question du fait de la fusion réalisée. Le personnel syndiqué demeure visé par toutes et chacune des conventions collectives en vigueur dans les établissements fusionnés. Quant au personnel non syndiqué mais syndicable, le conseil d administration devrait confirmer par résolution le maintien de leurs conditions de travail. Cette confirmation sera susceptible de sécuriser les employés qui maintiendront leurs postes, leurs affectations et en général leurs droits. La loi 30 modifiera éventuellement les unités de négociations et permettra la négociation de nouvelles conventions collectives. Il importe que chacun prenne conscience que la fusion des établissements n entraîne pas l unification des unités de négociation. Conséquemment, l octroi des postes va continuer à se faire selon les règles prévues aux différentes conventions collectives à l intérieur de l unité de négociation concernée. L affichage des postes va aussi continuer à se faire en tenant compte des unités de négociation en place dans les différents milieux. Il en sera de même de la gestion des listes de rappel. Dorénavant, à l occasion de l obtention d un poste dans le CSSS, les salariés se verront reconnaître leur ancienneté acquise dans n importe laquelle des constituantes du nouvel établissement, le tout en fonction des règles des conventions collectives en vigueur. 4. LE MÉCANISME DE TRANSITION En attendant le nouveau plan d organisation du CSSS, il nous apparaît indispensable qu un mécanisme de coordination soit rapidement mis en place pour permettre aux gestionnaires des ressources humaines (c est également vrai pour les gestionnaires des autres secteurs Association des hôpitaux du Québec 3.3
administratifs) de mettre en place les premiers jalons d une gestion harmonisée des ressources humaines au sein du nouvel établissement. Le directeur général intérimaire devrait déterminer la nature du mécanisme de coordination et le coordonnateur ou les porteurs de dossiers, selon le cas. 5. LE PLAN DE COMMUNICATION Relativement au point précédent, la gestion de l information apparaît cruciale, dès les premiers moments de la mise en œuvre des CSSS, pour éviter que les rumeurs prennent le dessus sur la réalité. Des rencontres avec le personnel sont de mise pour répondre à leurs appréhensions légitimes. Les syndicats devraient être rapidement rencontrés, et on devrait être en mesure de cibler les répondants qui les concernent. Un plan de communication devrait être développé pour accompagner la transformation et s assurer de la participation active de tous les membres du personnel. 6. LE PORTRAIT DES RESSOURCES Rapidement le nouvel établissement devra réaliser un portrait du personnel à son emploi. Plus particulièrement en ce qui a trait au personnel affecté à la fonction ressources humaines, il sera utile de définir l ensemble des ressources du nouveau CSSS en précisant pour chacune, notamment, le statut d emploi, le titre d emploi, les compétences, les affectations, la localisation, et les responsabilités à l égard des grandes fonctions qu on retrouve généralement dans une direction des ressources humaines. L identification des responsables de la gestion du personnel occasionnel permettra de s assurer des modes de fonctionnement des listes de rappel. L identification des personnes qui soit détiennent des postes dans plus d une unité de négociation faisant dorénavant partie du même établissement, soit travaillent sur plusieurs listes de rappel maintenant du même employeur permettra de s assurer du respect de la limite de la semaine normale de travail prévue à la Loi sur les normes du travail, soit quarante heures. En effet, toute heure additionnelle travaillée pour le même employeur, donc pour le nouveau CSSS, doit être indemnisée en temps supplémentaire. À court terme, chaque employé à l emploi d un établissement maintenant fusionné conserve son identifiant propre à l établissement d origine (numéro d employé), en attendant que les systèmes de paie soient harmonisés, ce qui peut, on s en doute, être assez long. Association des hôpitaux du Québec 3.4
7. LES SYSTÈMES D INFORMATION EN RESSOURCES HUMAINES (RH) On aura intérêt à faire rapidement un état de situation des différents systèmes d information en place dans les constituantes du nouveau CSSS. C est le cas des systèmes de suivi en santé et sécurité du travail (Prasat, Optimist et autres), des logiciels en relations de travail (suivi des griefs et des arbitrages), du niveau d informatisation des différents systèmes, de la liste des fournisseurs de services externes, des systèmes de paie et de la gestion des listes de rappel. 8. LE RAPPEL DES INFORMATIONS SUR LA CSST Un communiqué portant le numéro 2004-21, concernant les exigences réglementaires sur la tarification à la CSST à l occasion des fusions d établissements, a été transmis le 25 juin dernier, et quatre séances d information ont été diffusées par la CSST au cours des dernières semaines. Cette dernière a centralisé toutes les demandes relatives aux fusions d établissements pour le réseau de la santé. M me Ginette Lessard, du Service de la cotisation peut donner un soutien et des renseignements additionnels. Elle peut être jointe au 1 866 488-4910, poste 5748. Les informations sont également disponibles dans le document de l AHQ portant le titre Actions administratives à entreprendre à la suite de la mise en place de l instance locale, volet financier de la collection «Implantation des Centres de santé et de services sociaux». Il faut retenir qu un délai de soixante jours à compter de la date de la fusion est de rigueur pour aviser la CSST de la création du nouveau CSSS et lui transmettre les données pertinentes à ce transfert. 9. LA MISE EN APPLICATION DE LA LOI 30 ET LE DÉBUT DU PROCESSUS DE RÉVISION DE LA CARTE SYNDICALE Un arrêté ministériel devrait être adopté vers la troisième semaine de septembre 2004 pour prévoir le déclenchement de la révision des unités de négociation dans une trentaine de CSSS qui ont déjà un directeur général permanent. Par la suite, la volonté ministérielle est d attendre deux ou trois mois après la nomination d un directeur général permanent avant de commencer le processus prévu à la loi pour les nouveaux CSSS. CONCLUSION La transformation du réseau de la santé et des services sociaux découlant de la loi 25 requiert la mobilisation de tous les acteurs et particulièrement de l ensemble du personnel des nouveaux CSSS. Une telle mobilisation se réalise si certaines conditions de succès sont en place, notamment la présence d un leadership fort susceptible d insuffler l étincelle qui va embraser Association des hôpitaux du Québec 3.5
l ensemble du milieu, une vision claire des objectifs à atteindre et des attentes réalistes à l égard des personnes, une communication efficace à tous les niveaux de l organisation et à tous les instants et, enfin, la présence d un climat de confiance et d harmonie propre à mobiliser les ressources derrière un projet stimulant. Association des hôpitaux du Québec 3.6