U Conférence générale 32e session, Paris 2003 32 C 32 C/19 10 juillet 2003 Original français Point 6.1 de l'ordre du jour provisoire ADAPTATION AUX BESOINS DE L ORGANISATION DU "REGLEMENT RELATIF A LA CLASSIFICATION D ENSEMBLE DES DIVERSES CATEGORIES DE REUNIONS CONVOQUEES PAR L UNESCO" PRESENTATION Source : Résolutions 30 C/59 et 31 C/66. Antécédents : Ayant examiné le document 162 EX/36, le document 31 C/17 et sa résolution 30 C/59, paragraphe (a) (viii), la Conférence générale avait invité le Directeur général à lui soumettre, par l intermédiaire du Conseil exécutif, des propositions visant à adapter aux besoins de l Organisation le "Règlement relatif à la classification d ensemble des diverses catégories de réunions convoquées par l UNESCO". Objet : Règlement relatif à la classification d ensemble des diverses catégories de réunions convoquées par l UNESCO. Décision requise : Un projet de décision proposé dans un Addendum au présent document sera présenté après la 167e session du Conseil exécutif pour recommandation à la Conférence générale sur ce point de l ordre du jour. 1. Dans sa résolution 31 C/66, la Conférence générale a stipulé que : Ayant examiné le document 31 C/17 et la décision 162 EX/7.11, Rappelant les dispositions de sa résolution 30 C/59, (a), (viii), 1. Recommande que le "Règlement relatif à la classification d ensemble des diverses catégories des réunions convoquées par l UNESCO" actuellement en vigueur continue d être appliqué ; 2. Invite le Directeur général à faire en sorte que ce Règlement soit strictement respecté ; 3. Invite également le Directeur général à lui présenter, à sa 32e session, par l intermédiaire du Conseil exécutif, des propositions relatives à l adaptation aux besoins
32 C/19 page 2 de l Organisation du "Règlement relatif à la classification d ensemble des diverses catégories de réunions convoquées par l UNESCO" ; 4. Invite en outre le Directeur général à poursuivre ses efforts en vue d assurer une utilisation efficace des technologies modernes de la communication pour faire avancer le dialogue entre l UNESCO et ses partenaires. 2. En application de la résolution 31 C/66, le Secrétariat, considérant que, dans son principe, le Règlement relatif à la classification des conférences et réunions s est révélé utile pour les organisateurs de ces manifestations, a continué à l appliquer. 3. Les réunions de programme organisées au Siège de l UNESCO, au sein des unités hors Siège ainsi que dans les Etats membres sont actuellement classées en huit catégories : Catégories I Conférences internationales d Etats II Réunions à caractère intergouvernemental III Conférences non gouvernementales Catégories IV Congrès internationaux V Comités consultatifs VI Comités d experts VII Stages et cours de formation et de perfectionnement VIII Colloques Réunions à caractère représentatif Réunions à caractère non représentatif 4. Pour l ensemble des catégories de réunions convoquées à ce jour par l UNESCO, tous les secteurs du programme se sont attachés à respecter l esprit et la lettre du Règlement relatif à la classification de ces catégories de réunions. 5. Durant le biennium 2002-2003, 170 réunions et conférences officielles ont été organisées par l UNESCO, tant au Siège et dans les unités hors Siège que dans les Etats membres dans le cadre de la mise en oeuvre du programme de l Organisation approuvé par la Conférence générale. 6. Le Secrétariat considère donc que les règlements sont en adéquation avec les besoins de l'organisation. Ce fut d'ailleurs l'opinion exprimée par le Conseil exécutif en 2001 et reflétée dans la décision 162 EX/7.11. Utilisation de nouvelles technologies de communication 7. Le Secrétariat a fait un gros effort pour doter toutes les salles d installations répondant aux nouvelles technologies afin de mettre à la disposition des organisateurs de conférences tout l équipement nécessaire à des projections informatiques (power point) ou vidéo, qui sont désormais d utilisation courante. 8. Le Siège de l UNESCO est maintenant équipé pour des transmissions en visioconférence. Des interconnections son et vidéo existent entre toutes les grandes salles du bâtiment Fontenoy et la salle de visioconférence. Le nombre de visioconférences, en progression constante depuis la première installation en 1998, s élève actuellement à environ 70 par an. 9. Les pays que l on peut joindre par visioconférence point à point ainsi que le coût pour une heure de communication à 384 kb/s sont mentionnés dans le tableau en Annexe. Il est à noter que les possibilités de visioconférence se rencontrent surtout en Europe et en Asie pour la plupart. Il existe par exemple très peu de possibilités de réaliser des visioconférences avec les pays d Afrique.
32 C/19 page 3 Par ailleurs, l organisation de visioconférences avec plusieurs sites fait l obligation à l UNESCO de faire appel à France Câble et Radio pour la location d'un pont de visioconférence. Les coûts venant s ajouter alors à la simple location de la salle sont beaucoup plus élevés. 10. Cependant, l'organisation d'une visioconférence est une opération très lourde qui prend beaucoup de temps avec parfois des problèmes de connections difficiles selon les destinations. Les nouvelles technologies actuellement disponibles à l UNESCO ne permettent pas d avoir un nombre important d intervenants (pas plus d une dizaine), l organisation en visioconférence des conférences les plus fréquentes (catégorie II) restant très réduite dans son application pratique. Actuellement, le recours à la visioconférence reste limité à la réception des messages de hautes personnalités ne pouvant pas personnellement assister à certaines rencontres ; aux réunions de travail entre les différents secrétariats du système des Nations Unies ; aux réunions avec des participants en nombre limité, (comités d experts, comités scientifiques et réunions préparatoires). 11. De plus, l'interprétation simultanée demeure une entreprise difficile dans le cas d une visioconférence. En effet, si les orateurs des sites distants peuvent bénéficier d une interprétation dans les salles de l'unesco, on ne peut envoyer de l'unesco qu'une seule langue à la fois. 12. Toutefois, l équipement en visioconférence de certains Etats membres, avec l aide de l UNESCO, permettrait de contribuer au développement global de leurs infrastructures en télécommunication, tout en en constituant une composante. 13. Il faut noter que, pour des réunions à nombre restreint de participants ne nécessitant pas d interprétation (par exemple, pour des entretiens d embauche), le Secrétariat utilise souvent le système des audioconférences, où le coût par rapport à celui des visioconférences reste minime. Les statistiques concernant ces réunions ne sont pas disponibles pour le moment. 14. Un projet de décision proposé dans un Addendum au présent document sera présenté après la 167e session du Conseil exécutif pour recommandation à la Conférence générale sur ce point de l ordre du jour.
32 C/19 Annexe ANNEXE TARIFS DES COMMUNICATIONS EN VISIOCONFERENCE PAR PAYS OU REGIONS PAYS OU REGIONS TAUX HORAIRE De Paris vers Paris ou Ile-de-Fance 16,02 National 22,86 De France Métropole vers les DOM (Martinique, Guadeloupe, Réunion, Saint Pierre & Miquelon, Guyane) 84,60 Mayotte 183,84 Nouvelle-Calédonie, Polynésie française 225,24 Appel de France vers : Allemagne, Belgique, Espagne, Italie, Luxembourg, Monaco, Pays-Bas, Royaume-Uni, Suisse 32,10 Canada, Etats-Unis 32,10 Andorre, Autriche, Danemark, Finlande, Grèce, Irlande, Norvège, Portugal, Suède 42,36 Hongrie, Pologne, République tchèque, Turquie, Slovaquie 107,04 Bosnie-Herzégovine, Bulgarie, Croatie, Maroc, Roumanie, Fédération de Russie (Opérateur Rostelecom), Slovénie, Tunisie 115,32 Chypre, Islande, Fédération de Russie (Opérateur Combellga et Comstar) 148,38 Australie, Israël, Japon, Nouvelle-Zélande 100,05 Corée du Sud, Hong Kong (Chine) 100,05 Bélarus, Estonie, Lettonie, Lituanie, Fédération de Russie (Opérateur Sovintel), Ukraine 238,35 Afrique du Sud, Argentine, Brésil, Chili, Emirats Arabes Unis, Malaisie, Mexique, Philippines, Singapour, Thaïlande 170,61 Sénégal 241,65 Chine, Liban 225,24 Bahreïn, Egypte, Inde, Indonésie, Ile Maurice 290,97 Costa Rica, Macao (Chine), Seychelles, Sri Lanka, Viet Nam 326,28 A titre d'exemple : une visioconférence organisée par l intermédiaire de France Cable Radio d'une durée de 2 heures avec location de salles à Dakar, Bangkok, Le Caire et Moscou revient à 10.480 euros (frais de technicien pour la commutation plus location de salles).
U Conférence générale 32e session, Paris 2003 32 C 32 C/19 Add. 25 septembre 2003 Original français Point 6.1 de l'ordre du jour provisoire ADAPTATION AUX BESOINS DE L ORGANISATION DU "REGLEMENT RELATIF A LA CLASSIFICATION D ENSEMBLE DES DIVERSES CATEGORIES DE REUNIONS CONVOQUEES PAR L UNESCO" ADDENDUM A sa 167e session, le Conseil a examiné cette question et a adopté la décision 167 EX/7.8 cidessous : Le Conseil exécutif, 1. Ayant examiné le document 167 EX/36, 2. Recommande que la Conférence générale adopte, à sa 32e session, la résolution suivante : La Conférence générale, Ayant examiné le document 32 C/19, Prend note de l'avis du Directeur général selon lequel le "Règlement relatif à la classification d'ensemble des diverses catégories de réunions convoquées par l'unesco" continue d'être approprié pour les besoins de l'organisation ; 1. Invite le Directeur général à continuer à appliquer ledit Règlement aux réunions convoquées par l'unesco ; 2. Invite également le Directeur général à poursuivre ses efforts pour assurer une utilisation toujours plus efficace des technologies modernes de communication afin de favoriser le dialogue entre l'unesco et ses partenaires.