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Tempus IV premier appel à propositions n n EAC/04/2008 Règles financières Version révisée suite à la simplification des modalités liées à la remise du rapport financier Juillet 2009
Agenda Principes de cofinancement Détermination de la subvention finale Modifications du budget Rapport financier et pièces justificatives Lignes budgétaires & plafonds contractuels Passation de marché Rapport financier & cycle de paiement
Principes de cofinancement La contribution de la subvention Tempus ne peut dépasser 95% du montant total des coûts éligibles directs (Tempus + cofinancement) à la fin de l action + forfait de 7% du montant total des coûts éligibles directs (pour couvrir les «coûts indirects») Cofinancement (minimum 5%): doit être déclaré dans le rapport final et sera considéré pour le calcul du montant total final des coûts éligibles doit respecter les mêmes critères que les règles Tempus, y compris le plafond contractuel de 30% (Equipement) et la règle de 10% de flexibilité pour les transfers entre lignes budgétaires peut être déclaré dans le cadre de n importe quelle ligne budgétaire sauf «coûts indirects» (ces derniers ne sont pas facilement imputables à l action directement)
Cofinancement et subvention finale La subvention finale ne peut dépasser 95% du montant total des coûts éligibles directs du projet. Les coûts restants, équivalant à un minimum de 5% du montant total des coûts éligibles directs, doivent être cofinancés. = Plafond A La subvention finale est limitée au montant nécessaire pour équilibrer les recettes et les dépenses et ne peut en aucun cas procurer de profit au bénéficiaire = Plafond B La subvention finale ne peut dépasser le montant maximal de la subvention Tempus (A.3 de la Convention)= Plafond C
Détermination de la subvention finale Plafond C: Montant maximal de la subvention Tempus = A.3 Plafond A: 95% du total des coûts directs éligibles à la fin du projet Plafond B: Total des dépenses déclarées moins le montant total cofinancé Après le calcul des trois plafonds, la subvention finale correspondra au montant le plus bas de ces trois plafonds
Détermination de la subvention finale Budget Prévisionnel de l action (Annexe II) Rapport Financer (Rapport Final) COûTS DU PROJET I Frais de personnel II Frais de voyage et de séjour III Équipement IV Impression et Publication V Autres Frais 400.000,00 300.000,00 200.000,00 80.000,00 20.000,00 Exemple 1 : tous les coûts sont éligibles, mais inférieurs aux prévisions de budget DÉPENSES DÉCLARÉES I Frais de personnel II Frais de voyage et de séjour 300.000,00 200.000,00 COÛTS DIRECTS ÉLIGIBLES (total I - V) 1.000.000,00 III Équipement 100.000,00 VI Coûts Indirects (max 7% total des coûts directs éligibles) FINANCEMENT DU PROJET A. Subvention Tempus B. C. TOTAL DES COÛTS ÉLIGIBLES (total I - VI) Cofinancement (correspondant au moins à 5% du total des coûts directs éligibles) Financement correspondant au maximum au 95% du total des coûts directs éligibles (de l UE) Coûts Indirects (max 7%) TOTAL DE TEMPUS (B + C) FINANCEMENT TOTAL DU PROJET (A + B + C) 70.000,00 1.070.000,00 50.000,00 950.000,00 70.000,00 1.020.000,00 1.070.000,00 IV Impression et Publication V Autres Frais Coûts directs éligibles (I - V) VI Coûts Indirects Total coûts éligibles (I - VI) 40.000,00 20.000,00 660.000,00 46.200,00 706.200,00 A. Cofinancement 5%= 33.000 B. Financement 95% = 627.000 C. Forfait 7% = 46.200,00 Total de Tempus (B+C)= 673.200
Détermination de la subvention finale Budget Prévisionnel de l action (Annexe II) Rapport Financer (Rapport Final) COûTS DU PROJET I II V A. B. C. Frais de personnel Frais de voyage et de séjour III Équipement IV Impression et Publication Autres Frais Subvention Tempus Financement correspondant au maximum au 95% du total des coûts directs éligibles (de l UE) Coûts Indirects (max 7%) TOTAL DE TEMPUS (B + C) COÛTS DIRECTS ÉLIGIBLES (total I - V) VI Coûts Indirects (max 7% total des coûts directs éligibles) TOTAL DES COÛTS ÉLIGIBLES (total I - VI) FINANCEMENT DU PROJET Cofinancement (correspondant au moins à 5% du total des coûts directs éligibles) FINANCEMENT TOTAL DU PROJET (A + B + C) 400.000,00 300.000,00 200.000,00 80.000,00 20.000,00 1.000.000,00 70.000,00 1.070.000,00 50.000,00 950.000,00 70.000,00 1.020.000,00 1.070.000,00 Exemple 2 : tous les coûts sont éligibles, mais supérieurs aux prévisions de budget DÉPENSES DÉCLARÉES I Frais de personnel II Frais de voyage et de séjour III Équipement IV Impression et Publication V Autres Frais Coûts éligibles directs (I - V) VI Coûts Indirects Total coûts éligibles (I - VI) 500.000,00 300.000,00 200.000,00 80.000,00 60.000,00 1.140.000,00 79.800,00 1.219.800,00 A. Cofinancement 5% = 190.000 B. Financement 95% = 950.000 C. Forfait 7% = 70.000,00 Total de Tempus (B+C)= 1.020.000
Modifications du budget Une demande préalable d autorisation à la EACEA est nécessaire pour toute augmentation de plus de 10% du montant approuvé dans une ligne budgétaire (Tempus + cofinancement) Le plafond pour l équipement (30% des coûts directs éligibles) n est pas négociable. Les demandes doivent expliquer les raisons et l impact de la modification budgétaire sur les activités et les résultats découlant de la modification.
Rapport financier et pièces justificatives Une copie de certaines pièces justificatives uniquement doit être transmise avec le Rapport final et la demande de paiement du solde (voir version révisée de l Annexe IV de la Convention de Subvention Juin 2009). Le bénéficiaire est tenu de conserver toutes les pièces justificatives avec la comptabilité du projet. Si les services de l'agence Exécutive le considèrent nécessaire, copies de factures et autres documents justificatifs qui doivent être conservés mais non transmis avec le décompte final, pourraient être réclamés après soumission du Rapport final. La simplification offerte de ne pas devoir transmettre l ensemble des pièces justificatives va de paire avec une politique d'audit rigoureuse de la part de l'agence Exécutive, notamment par l'envoi de davantage de missions d'audit, et une politique de missions de monitoring qui auront également comme but la vérification des aspects financiers.
Lignes budgétaires I. Frais de personnel (et coûts de remplacement): jusqu`à 10% de flexibilité sans autorisation II. Frais de voyage et de séjour: jusqu`à 10% de flexibilité sans autorisation taires & plafonds contractuels Frais de personnel: Barèmes journaliers de référence dans Annexe IV/3, tarifs locaux à respecter. Frais de voyage: Frais réels par personne Frais de séjour: Plafonds par personne III. Equipement: jusqu`à 10% de flexibilité sans autorisation IV. Impression & Publication: jusqu`à 10% de flexibilité sans autorisation V. Autres frais: jusqu`à 10% de flexibilité sans autorisation VI. Coûts indirects Max. 30% des coûts directs éligibles (voir Annexe II, total I-V) Cofinancement doit respecter la limite de 30% Max. 7% du total des coûts directs éligibles récalculés à la fin du projet - (art. I.10.6). Cofinancement n est pas permis
I. Frais de personnel (frais de remplacement incl.) But Règles contractuelles Pièces justificatives Les frais de personnel peuvent : - Uniquement couvrir des tâches académiques ou administratives (3.1 Annexe IV) - Couvrir d éventuels frais de remplacement (3.2 Annexe IV) Tâches directement nécessaires et non couvertes par d autres sources Les salaires et les honoraires doivent respecter les tarifs locaux. Des barèmes journaliers de référence sont fournis dans l Annexe IV/3: tarifs plus élevés à justifier avec copie fiche de salaire Le contractant doit conserver : - Pour les employés des établ. participants: convention (Annexe IV/1) - Pour les personnes qui ne sont pas des employés des établissements participants: un contrat de sous-traitance ou convention et une facture (plus 3 offres si contrat > 25.000 EUR) - Pour le remplacement de professeurs de l UE: confirmation d engagement et convention - Copie fiche salaire en cas de tarifs plus élevés que les barèmes indiqués dans Annexe IV/3 Le contractant doit fournir : - Copies des contrat de sous traitance et des factures uniquement si le contrat ou la rémunération >25.000 EUR
ANNEXE IV/3 Frais de personnel Barèmes journaliers de référence pour le personnel UE (en ) (barèmes bruts) Pays Personnel d encadrement Enseignants Chercheurs Formateurs Personnel Technique Personnel Administratif Belgique/Belgie BE 297 254 205 160 Bulgaria- BG 62 56 43 29 Ceska Republika - CZ 114 114 82 59 Danmark - DK 386 331 269 211 Deutschland - DE 286 248 200 154 Eesti - EE 93 84 59 42 Ellas - EL 211 180 147 115 Espana -ES 233 209 161 113 France - FR 335 283 185 141 Ireland - IE 378 329 275 201 Italia - IT 448 262 178 147 Kypros - CY 240 211 131 89
II. Frais de Voyage et de Séjour - Personnel But Frais de Voyage et de Séjour pour : Missions d enseignants/de formateurs, personnel administratif, experts faisant partie du consortium et sous-traitants, pour formation, recyclage et mise à niveau, stages pratiques, développement des activités académiques, réunion de coordination, cours intensifs, visites de dissémination. Règles contractuelles Le montant pour Frais de voyage et de séjour doit : - uniquement couvrir les frais de voyage réels (y inclus les frais de visa, assurance voyage et les frais d annulation) - respecter le maximum par personne (tableau 4.4.3, Annexe IV pour les frais de séjour) - Voyages pour activités de recherche ne sont pas éligibles Pièces justificatives Le bénéf. doit conserver pour le personnel en mobilité: - un rapport individuel de mobilité pour chaque mobilité sur la base du formulaire standard (Annexe IV/2) - des copies lisibles des titres de transport, cartes d embarquement, factures, reçus. Le bénéf. ne doit pas fournir de document
Activités éligibles et directions des mobilités s du personnel Principe général: mobilités entre les partenaires du consortium Activité Direction Missions d enseignants/de formateurs toutes Recyclage et mise à niveau Stages pratiques Développement d activités académiques Visites de courte durée pour coordination et programmation Cours intensifs (y compris de langues) PP EU PP EU toutes toutes Dans le PP ou combiné avec une autre mobilité PP EU Mobilité éligible auprès de tierces Visites de dissémination parties dans le Pays Partenaire Une autorisation écrite préalable est nécessaire pour d autres destinations/ activités que celles mentionnées ci-dessus
II. Frais de Voyage et de Séjour - Etudiants But Frais de Voyage et de Séjour s appliquent pour les étudiants du consortium pour: Périodes d étude, stages pratiques en entreprise, cours intensifs et participation de représentants d associations étudiantes à des mobilités ciblées. Règles contractuelles Le montant pour frais de voyage et de séjour doit: - uniquement couvrir les frais de voyage réels - respecter les plafonds par personne (pour frais de séjour, voir art. 4.5.3 de l Annexe IV) - Les universités d accueil peuvent réclamer des frais institutionnels pour l accueil des étudiants étrangers (art. 4.5.4 de l Annexe IV) Pièces justificatives Le bénéf. doit conserver pour les étudiants en mobilité: - un rapport individuel de mobilité pour chaque mobilité sur la base du formulaire standard (Annexe IV/2) - des copies lisibles des titres de transport et des factures Le bénéf. ne doit pas fournir de document
Activités éligibles et directions des mobilités s des étudiants Principe général: mobilités entre les partenaires du consortium Activité Direction Durée Période d étude Stage pratique Cours intensif Mobilité ciblée pour Représentants des étudiants EU EU NON! EU EU NON! PP EU UNIQUEMENT! Toutes Min 2 semaines Max 3 mois Min 1 mois Max 3 mois Min 2 semaines Max 3 mois - Une autorisation écrite préalable est nécessaire pour d autres destinations/ durées que celles énumérées di-dessus
III. Equipement But Règles contractuelles Pièces justificatives Equipement doit être: - éligible et directement pertinent à l objectif du projet - exclusivement destiné aux universités des Pays Partenaires inclues dans le parténariat du projet (Projets Communs) - exclusivement destiné aux universités/institutions/organisations des Pays Partenaires inclues dans le parténariat du projet (Mesures Structurelles) - exempté de la TVA et des frais de douane (si le contrat cadre entre l UE et le PP stipule cette exemption) -L amortissement n est pas applicable Limite de 30%: Le calcul est basé sur les coûts directs éligibles! Le cofinancement est soumis à cette limite! Le bénéficiaire doit conserver des copies lisibles de: - toutes les factures concernant l achat d équipement - preuve de la passation de marchés (3 offres) pour des achats de plus de 25.000 Euros Le bénéficiaire doit fournir: - Des copies lisibles des factures concernant l achat d équipement si > 25.000 EUR
IV. Impression & Publication Cette ligne budgétaire peut couvrir : But - coûts relatifs à l édition et la publication (y compris - sous forme électronique) - conception et développement de sites web - photocopies de matériel pédagogique (photocopies générales = Coûts Indirects) Règles contractuelles Les frais de personnel interne ne peuvent pas être couverts par cette rubrique (par ex. mise à jour et maintenance de site web) Pièces justificatives Le bénéficiaire doit conserver avec la comptabilité du projet des copies lisibles de toutes les factures. Le bénéficiaire ne doit fournir aucune pièce justificative
V. Autres frais Autres frais doivent couvrir les autres dépenses non inclues dans d autres catégories: But - dissémination d information (annonce dans le journal) - contrôles croisés entre projets - frais bancaires (y compris pour garantie bancaire) - traductions externes et cours de langues externes - location de locaux pour événements de dissémination (autorisation préalable de la EACEA requise) Règles contractuelles Frais inéligibles: frais de réception, frais liés à l utilisation de matériel par les institutions qui accueillent des étudiants ou du personnel, frais d inscription à des cours, personnel, impression et publication, frais de voyage, pertes de change, etc. Pièces justificatives Le bénéficiaire doit conserver des copies lisibles de toutes les factures et relevés bancaires. Le bénéficiaire ne doit fournir aucune pièce justificative
VI. Coûts Indirects But Les coûts indirects peuvent couvrir: - fournitures de bureau, photocopies générales - frais d envoi et de télécommunication liés au projet Règles contractuelles Forfait pour des coûts indirects réellement exposés correspondant à maximum 7% des coûts directs éligibles, récalculés à la fin du projet Pièces justificatives Aucune pièce justificative Le cofinancement n est pas permis pour cette ligne budgetaire
Passation de marché Les bénéficiaires sont tenus d effectuer une mise en concurrence (appel d offres) (Art. II.9) pour l achat de biens et services dans le cadre du projet ou en cas de sous-traitance à des experts individuels/ industries/ entreprises/ institutions pour des tâches académiques ou administratives SEULEMENT Lorsque le montant de l achat/sous-traitance dépasse le seuil de 25.000 Les justificatifs d une passation de marché (min. 3 devis/offres) doivent être conservés avec la comptabilité du projet (le noms des fournisseurs consultés sera indiqué dans les tableaux financiers finaux). N.B. Le «saucissonage du marché» n est pas accepté. ET NON Lorsque le montant de l achat/contrat de sous-traitance est inférieur à 25.000. Dans ce cas un contrat direct peut être fait avec le fournisseur.
Rapports & cycle de paiement Paiement du 1er préfinancement : 60% du montant tel qu indiqué au point A.3 de la Convention de subvention dans les 45 jours suivants : - la date de signature de la convention par la dernière des parties - à la réception d une garantie financière (si requise dans l annexe I) RAPPORT INTERMEDIAIRE: lorsque 70% du premier pré-financement a été dépensé et au plus tard à la moitié de la période d éligibilité - Rapport sur l état d avancement de l action - Résumé du rapport pour publication - Décompte des coûts réellement encourus et demande de paiement du 2ème pré-financement (30% du montant spécifié au point A.3 de la Convention de Subvention) lorsque 70% du 1er pré-financement a été dépensé Paiement du 30% du montant tel qu indiqué au point A.3 dans les 45 jours suivant la réception de la demande de paiement. RAPPORT FINAL: 2 mois après la période d éligibilité du projet - Rapport final sur la réalisation de l action - Résumé du rapport pour publication - Etat financier et pièces justificatives requises Paiement du solde dans les 45 jours suivant l approbation du Rapport Final.
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