Word (bases): découvrir le traitement de texte 1
Définitions Microsoft Word est un logiciel de traitement de texte publié par Microsoft. La version la plus récente est Word 2016. - Sa première version a été distribuée en 1983 sous le nom de Multi-Tool Word («Multi-Outil de traitement de texte») pour le système d'exploitation Xenix qui était une version du système Unix à la fin des années 1970. - Des versions ultérieures furent écrites pour plusieurs autres plates-formes dont IBM PC sous système d exploitation DOS en 1983, Apple Macintosh en 1984, SCO UNIX, OS/2 et les premières versions Windows en 1989. Qu est ce qu un traitement de texte? Il s agit d un ensemble des logiciels informatiques qui permettent de saisir, d'actualiser, d'enregistrer et d'imprimer des textes. La version que nous allons découvrir est Word 2007. 2
Ouvrir Microsoft Word Pour lancer Microsoft Word, il suffit de cliquer sur le bouton Windows puis sur Tous les programmes et dans le dossier Microsoft Office et choisir Microsoft Word dans le menu déroulant. Vous pouvez aussi cliquer sur le raccourci que vous avez éventuellement sur le bureau. 3
Le bouton office : Le bouton Office est situé dans le coin supérieur gauche des programmes. Il comporte les mêmes commandes de base que le menu Fichier des versions précédentes de Microsoft Office, à savoir celles permettant d'ouvrir, d'enregistrer et d'imprimer votre fichier. Toutefois, dans Office version 2007, davantage de commandes sont disponibles, telles que les commandes Terminer et Publier. Par exemple, dans Word, Excel et PowerPoint, si vous pointez sur Terminer, puis cliquez sur Inspecter le document, vous pouvez vérifier si un fichier contient des métadonnées cachées ou des informations personnelles. NOTE : - Si vous utilisez Windows Word 2007, le bouton Office doit normalement clignoter. Le clignotement sert à signaler le bouton car de nombreux utilisateurs pensent qu il s agit d un logo décoratif. Si vous cliquez une fois dessus le clignotement s arrête. - A partir de la version 2010, ce bouton disparait et est remplacé à nouveau par un onglet Fichier 4
Les onglet du ruban Nous allons maintenant découvrir de manière générale, les aspects de Word 2007. Installé pour la première fois sur cette version, un «ruban» est utilisé au niveau des suites MS Office. Il a pour but de centraliser les principales fonctionnalités, afin de permettre un accès rapide à l'utilisateur. Nous allons détailler plusieurs parties de ce ruban. 5
L onglet Accueil se rapporte au texte rédigé dans votre document Word. Par son biais, on peut choisir la taille et le type de police, souligner, centrer ou changer de couleur les caractères ou le fond. L onglet Insertion vous permet d insérer divers supports comme des tableaux, des images, des formes. Vous pourrez aussi intégrer un en-tête, un pied de page et numéroter les pages du document. 6
La partie Mise en page vous permettra de structurer votre document Word en changeant par exemple l orientation, les marges ou l espacement. Le changement peut s appliquer à tout le document ou juste à certaines pages. L onglet Références permet de créer une table des matières, d insérer des notes de bas de page, 7
L onglet Révision rassemble toutes les fonctions vous permettant de travailler sur le coté linguistique de votre document. Vous pourrez ainsi changer la langue par défaut, utiliser un correcteur orthographique, insérer des commentaires et aussi restreindre la modification du document ( pratique quand plusieurs personnes sont amenées à ouvrir le document). L onglet Affichage vous permet d intervenir sur votre espace travail, vous pouvez par exemple afficher un quadrillage, une règle, zoomer ou non sur votre travail. Attention on intervient ici seulement sur l affichage du document. 8
La barre d accès rapide Cette barre permet à l utilisateur d accéder de manière très rapide aux fonctionnalités les plus utilisé sous Word. Cette barre se trouve à coté du bouton Windows tout en à gauche. Elle est personnalisable selon vos besoins. 9
Pour personnaliser votre barre d accès rapide il faut cliquer sur cette petite flèche et un menu déroulant apparaît. Les options cochées sont celles qui apparaîtront dans sur votre barre comme par exemple Enregistrer qui apparaît sous forme de petite disquette dans la barre. Pour les décocher, il suffit de cliquer une fois dessus. Les options décochées peuvent être sélectionnées en cliquant dessus. 10
Paramétrage avancé Word 2007 peut être paramétré de manière très précis, couleur du fond, délai entre les sauvegarde automatique, les option de corrections orthographique. En règle générale les options paramétrées par défaut donnent satisfaction à l utilisateur, mais il est possible de les changer si nécessaire. 11
Créer et enregistrer un document Sous Word 2007 vous pouvez soit créer un document vierge, soit utiliser un modèle qui vous servira de point de départ. Pour ouvrir un document vierge : 1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office 2. Cliquez sur Nouveau. 3. Double-cliquez sur Document vierge Pour utiliser un modèle : 1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office 2. Cliquez sur Nouveau 3. Choisissez Modèles 4. Cliquez sur Modèles installés pour sélectionner un modèle utilisé sur votre ordinateur. 5. Ou téléchargez en un en double cliquant dessus dans l un des liens Microsoft Online 6. Double-cliquez sur le modèle souhaité 12
Par prudence il vaut mieux tout de suite enregistrer votre document dès sa création. Pour cela il faut cliquer sur le Bouton Windows, puis sur Enregistrer sous. Donnez ensuite un nom à votre document et choisissez le format du document. Attention si ce document doit être lu par plusieurs personnes n ayant pas les même versions de Windows il vaut choisir le format «.doc». Puis cliquez sur Enregistrer. 13
Lieu d enregistrement du fichier. Permet de créer un nouveau dossier afin de mieux organiser vos fichiers Format «.doc», format qui peut être lu par la majorité des versions Word 14
Une fois la sauvegarde créée, pour enregistrer les modifications apportées à celui-ci, vous pouvez soit cliquer sur le bouton Enregistrer dans votre barre d accès rapide ou bien cliquez sur le Bouton Windows et sur Enregistrer. Bouton Enregistrer 15
Changer la Police de caractères Pour changer la couleur de votre texte, la police et sa taille, vous pouvez soit tout programmer avant de taper votre texte en utilisant les menus déroulant ou taper l ensemble de votre texte et le mettre en page par la suite. 16
Mettre en gras, italique, souligné et changer l alignement de votre texte. Comme pour changer la police de caractères, vous pouvez choisir de «programmer» la mise en page de votre texte ou le taper et ensuite surligner ce que vous souhaitez changer en cliquant sur les icônes correspondantes. 17
Insérer une image Pour insérer une image, vous devez aller dans l onglet Insertion et cliquer sur l icône Image. Une boîte de dialogue s ouvre et vous devez aller rechercher l image que vous souhaitez insérer à l endroit où vous l avez enregistrée (le plus souvent dans répertoire Images ou Téléchargements ). Puis cliquez sur Insérer. Répertoire «Téléchargements» Répertoire «Images» 18
Windows propose aussi des images sous la forme d une base de données appelées «Images Clipart». - Pour y accéder, cliquez sur Images clipart - Une fenêtre s ouvre à droite de votre écran. Il y a une zone de recherche et un menu déroulant. - Tapez le mot définissant la photo dans la zone de recherche... Avant de lancer la recherche, vérifiez bien que le menu déroulant affiche bien «Tous type de fichiers multimédias». - Cliquez sur OK pour chercher les images. - Choisissez l image qui vous convient le mieux et cliquez une fois dessus pour la faire apparaitre dans votre document. - Fermez la fenêtre Images clipart en cliquant sur la petite croix en haut à droite de la fenêtre (attention ce n est pas la croix rouge en haut de votre document, celle-ci n est utilisée QUE lorsque vous souhaitez fermer votre document). 19
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La troisième façon d insérer une image est de la copier-coller à partir d une page Web (attention par contre aux droits d auteur). Il suffit de taper sa recherche dans un moteur de recherche, de sélectionner l image souhaitée en cliquant deux fois dessus avec le bouton droit de la souris. Ensuite en cliquant sur le bouton droit un menu déroulant apparaît et il faut choisir «Copier l image» en cliquant sur le bouton gauche. 21
Allez ensuite dans le document Word où vous souhaitez insérer votre image, cliquez sur le bouton droit et choisissez dans les options de collage celle que vous souhaitez. L image apparait ensuite dans votre document Word. 22
Redimensionner et déplacer une image Cliquez une fois sur l image pour interagir dessus. L image doit être entourée de 8 points blancs comme sur l exemple. En cas de besoin réduisez ou agrandissez l image en utilisant les petits points. Ceux à chaque coin permettent d agrandir (ou de rétrécir) de façon harmonieuse l image. Si vous ne souhaitez agrandir l image qu horizontalement il faut utiliser les points à gauche ou à droite. Pour jouer sur la hauteur, utilisez les points en haut ou en bas Pour cela approchez la petite flèche du petit point et lorsqu elle se transforme en petite double flèche : Faites un clic gauche et maintenez le. Déplacez ensuite la souris pour agrandir ou rétrécir l image. 23
Pour déplacer une image, il faut cliquer une fois dessus. Comme précédemment huit petits points apparaissent autour de l image. Approchez vous alors du bord et lorsque qu une flèche comme celle-ci apparaît : cliquez sur le bouton droit de la souris et déplacez l image où vous le souhaitez en maintenant le bouton droit cliqué. Relâcher le bouton une fois que vous avez atteint la ligne où vous souhaitez insérer votre document. 24
Tabulations Les tableaux ne sont pas le seul moyen d'aligner du texte dans Word, vous disposez aussi des tabulations. À chaque fois que vous appuyez sur la touche de tabulation, un espace est inséré sur la ligne et le curseur se positionne sous le prochain «taquet de tabulation». De quoi s'agit-il? Les taquets de tabulation sont des sortes de repères qui définissent le déplacement de votre curseur lorsque vous pressez la touche Tab sur le clavier et ils sont définis sur la règle. Les tabulations peuvent être réglées indépendamment pour chaque paragraphe. La mise en forme d un paragraphe est automatiquement dupliquée lors de la création du paragraphe suivant en appuyant sur la touche Entrée. REMARQUE : Si la règle horizontale n apparaît pas le long de la bordure supérieure du document, allez dans l onglet Affichage, et cochez Règle. Il existe plusieurs types de tabulations, pour en changer il suffit de cliquer sur la petite icône en haut à gauche de la page. 25
Une tabulation gauche indique le début du texte, qui défilera vers la droite au moment de la frappe. Une Tabulation centrée indique le milieu du texte. Le texte sera centré à cet endroit au moment de la frappe. Une Tabulation droite indique l extrémité droite du texte qui défilera vers la gauche au moment de la frappe. Une Tabulation décimale aligne les nombres autour d une virgule décimale. Quel que soit le nombre de chiffres, la virgule décimale sera au même endroit. (Vous pouvez aligner des nombres autour d un caractère décimal uniquement. Vous ne pouvez pas utiliser l onglet décimal pour aligner des nombres autour d un autre caractère, tel qu un trait d union ou un Et commercial.) Une Tabulation barre ne positionne pas le texte. Elle insère une barre verticale à l emplacement de la tabulation. REMARQUE : La Règle ne compte aucun taquet lorsque vous ouvrez un nouveau document vide. Lorsque vous définissez un taquet, une barre verticale s affiche sur la règle Vous supprimez un taquet en le faisant glisser en dehors de la règle. Lorsque vous relâchez le bouton de la souris, le taquet disparait. 26
Vous pouvez aussi définir des taquets via une boîte de dialogue pour les utiliser à des endroits précis ou si vous souhaitez insérer des points de suite avant la tabulation. Vous y accédez via l onglet Mise en page, cliquez sur le Lanceur de la boîte de dialogue Paragraphe, puis cliquez sur Tabulations. Cliquez sur le bouton Tabulations dans le bas de la boîte de dialogue Sous Position du taquet, tapez la position du taquet que vous souhaitez. Sous Alignement, cliquez sur un type de taquet. Sous Points de suite, cochez un modèle de points de suite, Cliquez sur Définir. Vous devez répéter ces étapes à chaque fois que vous désirez ajouter un taquet. Validez ensuite par OK. 27
Ajouter des points de suite, ou des traits pointillés, entre les taquets Vous pouvez ajouter des points de suite ou des traits en pointillés entre chaque taquet de tabulation. Tapez le texte derrière lequel vous désirez afficher les points de suite. Sous l onglet Mise en page, cliquez sur le Lanceur de la boîte de dialogue Paragraphe, puis cliquez sur Tabulations. Insérez ou modifiez si besoin les taquets de tabulation Sous Points de suite, cliquez sur l option souhaitée. Cliquez sur OK, puis appuyez sur le bouton Tab. REMARQUE : Lorsque vous appuyez sur Entrée pour commencer une nouvelle ligne, le taquet mis en forme est disponible sur la nouvelle ligne. 28
Modifier l espacement par défaut entre les taquets Si vous définissez des taquets manuels, ces derniers interrompent les taquets par défaut. Dans l onglet Mise en page, cliquez sur le lanceur de la boîte de dialogue Paragraphe. Dans la boîte de dialogue Paragraphe, cliquez sur Tabulations. Dans la zone Taquets par défaut, tapez le chiffre correspondant à l espace que vous voulez insérer entre les taquets de tabulation par défaut. 29
Supprimer l espacement entre les taquets Si vous avez ajouté des taquets manuels, vous pouvez supprimer l espacement pour un taquet ou pour tous les taquets manuels. Une fois l espacement supprimé, les caractères de taquet sont déplacés vers les emplacements par défaut. 1) Dans l onglet Mise en page, cliquez sur le lanceur de la boîte de dialogue Paragraphe. 2) Dans la boîte de dialogue Paragraphe, cliquez sur Tabulations. 3) Dans la liste sous Position du taquet, cliquez sur la position de taquet que vous voulez supprimer, puis cliquez sur Effacer. 4) Pour supprimer l espacement de tous les taquets manuels, cliquez sur Effacer tout. 5) Répétez l étape 3 pour chaque position de taquet que vous voulez supprimer. 6) Cliquez sur OK. Tabulation sélectionnée Effacer pour effacer que la tabulation sélectionnée Effacer tout pour effacer toutes les tabulations 30
Insertion d'un tableau Microsoft Office Word 2007 propose un certain nombre de tableaux pré-formatés que vous pouvez insérer et qui contiennent des données. Vous pouvez également sélectionner le nombre de lignes et de colonnes souhaité. Il est possible d'insérer un tableau dans un document ou dans un autre tableau pour créer un tableau plus complexe. Utilisation de modèles de tableau Vous pouvez utiliser des modèles pour insérer un tableau basé sur un ensemble de tableaux pré-formatés. Les modèles de tableaux contiennent des données pour vous aider à vous représenter à quoi ressemblera le tableau une fois les données ajoutées. Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Tableaux, cliquez sur Tableau, pointez sur Tableaux rapides, puis sélectionnez le modèle souhaité. 31
Utilisation du menu Tableau Cliquez à l'emplacement où vous souhaitez insérer un tableau. Sous l'onglet Insérer, dans le groupe Tableaux, cliquez sur Tableau, puis sous Insérer un tableau, sélectionnez le nombre de lignes et de colonnes souhaité. Utilisation de la commande Insérer un tableau La commande Insérer un tableau permet de choisir les dimensions du tableau et son format avant de l'insérer dans un document. - Cliquez à l'emplacement où vous souhaitez insérer un tableau. - Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Tableaux, cliquez sur Tableau, puis sur Insérer un tableau. - Sous Taille du tableau, tapez le nombre de colonnes et de lignes. - Sous Comportement de l'ajustement automatique, choisissez les options voulues pour ajuster la taille du tableau. - Création d'un tableau - Pour créer un tableau, vous pouvez dessiner les lignes et les colonnes de votre choix ou convertir un texte en tableau. - Dessin d'un tableau - Vous avez la possibilité de dessiner un tableau plus complexe (un tableau qui contient des cellules de hauteur différente ou un nombre variable de colonnes par ligne, par exemple). - Cliquez à l'endroit où vous souhaitez créer le tableau. - Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Tableaux, cliquez sur Tableau, puis sur Dessiner un tableau. Le pointeur se transforme en crayon. - Pour définir les limites extérieures du tableau, tracez un rectangle. Dessinez ensuite les lignes et les colonnes à l'intérieur du rectangle. 32
Pour effacer une ligne ou un bloc de lignes, sous Outils de tableau, dans le groupe Traçage des bordures de l'onglet Création, cliquez sur Gomme. Sélectionnez la ligne que vous souhaitez effacer. Pour effacer tout un tableau. Une fois le tableau tracé, cliquez dans une cellule et tapez du texte ou insérez un graphique. 33
Conversion d'un texte en tableau - Insérez des caractères séparateurs, tels que des virgules ou des tabulations, pour indiquer où diviser le texte en colonnes. Utilisez des marques de paragraphe pour indiquer où commencer une nouvelle ligne. - Dans une liste contenant deux mots par ligne, par exemple, insérez une virgule après le premier mot pour créer un tableau à deux colonnes. - Sélectionnez le texte à convertir. - Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Tableaux, cliquez sur Tableau, puis sur Convertir le texte en tableau. - Dans la boîte de dialogue Convertir le texte en tableau, pour séparer le texte au niveau des, sélectionnez l'option correspondant au caractère de séparation utilisé dans votre texte. 34
Insertion d'un tableau dans un autre tableau Les tableaux à l'intérieur d'autres tableaux sont appelés des tableaux imbriqués et sont souvent utilisés pour concevoir des pages Web. Si vous concevez une page Web comme un très grand tableau en contenant d'autres avec du texte et des graphiques dans différentes cellules de tableau, vous pouvez organiser les différentes parties de votre page. Pour insérer un tableau imbriqué, cliquez dans une cellule, puis utilisez l'une des méthodes permettant d en insérer un. REMARQUE : Vous pouvez également copier et coller un tableau existant dans un autre tableau. 35
Petites infos en tous genre Nom des touches du clavier : 36
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Modifier le type d affichage : page, plein écran, plan, brouillon Plusieurs types d affichage sont disponibles sur Microsoft Word : - Page : pour afficher les pages du documents, les unes à la suite des autres - Lecture plein écran : conseillé pour lire un document Word sans le modifier - Plan : pour mieux cerner la construction d un document en visualisant sa hiérarchie - Brouillon : pour écrire du texte au kilomètre sans modifier sa mise en forme. Le type Web est également disponible mais peu utilisé. Ces options sont disponibles au sein de l onglet Affichage du ruban horizontal. D autres options sont disponibles, pour afficher une règle, un quadrillage, une seule page ou deux par écran, etc. 38
Imiter un article de presse en utilisant les colonnes Microsoft Word permet d écrire sur plusieurs colonnes. De cette manière, votre document va ressembler à un article de presse. Il suffit d utiliser le bouton Colonnes de l onglet Mise en page. Plusieurs configurations sont possibles : 2 colonnes, 3 colonnes, 4 colonnes Vous pouvez aussi créer des colonnes de différentes tailles, pour aller plus loin. 39
Dater un document Word (date et heure) Vous pouvez insérer la date du jour et/ou l heure dans un document Word. Cette fonctionnalité est utile si vous imprimez le document, puisqu elle peut être actualisée en temps réel. Dans le ruban, onglet Insertion, sélectionnez Date et heure. Une fenêtre s ouvre ; de nombreux formats sont disponibles, les données correspondent au jour et à l heure indiqués sur votre ordinateur. Insérer un symbole ou un caractère spécial sur Word É majuscule, œ collé, Ç cédille majuscule Ces symboles ne sont pas présents sur un clavier d ordinateur. Pourtant, rappelons-le : en français, les accents ont pleine valeur orthographique. Pour insérer un symbole ou un caractère spécial, un bouton dédié est présent à droite de l onglet Insertion du ruban. Les symboles Copyright, n égale pas, les flèches et sont également disponibles. 40
Ajuster les marges et changer l orientation portrait/paysage Par défaut, les marges d un document Word font 2,5 centimètres. Vous pouvez rendre ces marges plus étroites ou plus larges via l onglet Mise en page du ruban. Si vous éditez un ouvrage, vous pouvez également choisir l emplacement de la reliure. Il est possible de changer l orientation du document Word (portrait ou paysage) changer le type de papier de l imprimante, et l alignement vertical. Une fonctionnalité utile pour centrer un texte au milieu d une page. Ajouter une couleur de fond à un document Word Le blanc vous ennuie? Pour ajouter une couleur de fond à un document Word, il suffit d utiliser le bouton Couleur de page, disponible via l onglet Mise en page. De nombreuses couleurs sont disponibles par défaut, vous pouvez même choisir la couleur exacte de votre choix. Des motifs et des textures sont également disponibles, et vous pouvez également ajouter une bordure à votre page. Prévoyez simplement quelques cartouches d encre si vous comptez imprimer votre document! 41
Les raccourcis clavier sur Microsoft Word Comme de nombreux logiciels, Microsoft Word propose des raccourcis clavier pour être plus rapide dans votre utilisation de Word : CTRL+A : sélectionner tout le document CTRL+S : sauvegarder le document F2 : enregistrer sous CTRL+O : ouvrir un document CTRL+N : créer un nouveau document CTRL+F : chercher du texte dans le document. F5 fonctionne aussi. CTRL+Z : annuler une action, revenir en arrière CTRL+Y : rétablir ou répéter une action CTRL+P : imprimer le document. CTRL+F2 fonctionne aussi. CTRL+G : mettre un texte en gras. CTRL+I pour l italique et CTRL+U pour souligner. CTRL+C : copier CTRL+X : couper CTRL+V : coller TAB : pour passer à la cellule suivante dans un tableau. SHIFT+TAB pour revenir en arrière. CTRL+Flèche latérale : permet de déplacer le curseur, mot à mot. SHIFT+Flèche latérale : permet de sélectionner du texte. 42