Thales Alenia Space ( TAS ) Webconference service. Adresse du serveur / server address :

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1 Thales Alenia Space ( TAS ) Webconference service Adresse du serveur / server address : Manuel pour l organisateur de réunion Meeting Manager User s manual Le service de Webconference de Thales Alenia Space permet pour l essentiel, d effectuer des partages d écran et des partages d applications type Word, Excel, Powerpoint, etc avec des correspondants externes raccordés à Internet. Le manager de la réunion doit être quelqu un de TAS. Il peut être situé n importe où ( locaux TAS ou non ). Il doit seulement disposer d un accès Internet et pouvoir contacter le helpdesk. With the Thales Alenia Space Webconference Service you can share your screen or applications as Excel, Word, Powerpoint with external people. The meeting manager must be a staff member of TAS. He can be located anywhere in the world ( in TAS premises or not ). A browser and an Internet access is required. A helpdesk contact is necessary. Les autres participants (TAS ou non) peuvent être situés n importe où. The attendees ( TAS or not ) can be located anywhere. Ce service n est pas destiné à établir des conférences entre personnels TAS situés dans les locaux de TAS. Pour ce cas de figure, utilisez Netmeeting. Ne maîtrisant pas l ensemble des extrémités Internet, nous ne pouvons garantir un bon fonctionnement à 100%. Merci de toujours faire des essais au préalable à une réunion où cet outil est jugé indispensable. If you want to hold a meeting only among TAS staff members located in TAS premises, please use Netmeeting instead of Webconference service. Because we do not control all network ends in Internet we cannot guarantee a 100% right performance. Please, always perform tests before a meeting, if this tool is necessary needed. Remarque : les copies d écran de cette version du document peuvent ne pas être exactement identiques aux affichages en cours sur le serveur. A - Comptes d accès : A Credentials : Remark : the hardcopy of this document release may be slightly different from the current server pages. Seul l organisateur de réunion a besoin de s authentifier sur le serveur. A partir des locaux TAS ( TAS France, TAS Italie, filiales ), l authentification est automatique. Depuis l extérieur des locaux TAS, utilisez votre code SIA et le mot de passe associé. Only, the meeting manager ( moderator ) needs credentials. From TAS premises ( TAS France, TAS Italy, subsidiaries ) the authentication is automatic. From outside TAS premises, use your SIA login and related password.

2 B Démarrage rapide : B Getting started : Merci de vous référer au document «démarrage Thank you to read the Quickstart document. rapide». Il explique comment lancer une réunion et It explains how to launch a meeting and how to join a comment participer à une réunion. meeting. C- Fonctions essentielles C- Main functions Ce chapitre ne se veut pas un manuel d utilisation exhaustif mais uniquement un descriptif simple des fonctions principalement utilisées. Voir aussi le manuel d utilisation rapide En tant qu organisateur de la réunion, c est vous qui disposez des fonctions pour mener la réunion. Vous pouvez donner cette possibilité à un participant. Il devient alors l organisateur ( voir plus loin ). Partager son écran/bureau Pour partager votre bureau, votre écran, réduisez toutes les fenêtres sauf la fenêtre Webdemo. Cliquez sur l icône de gauche dans la barre d icône du haut ( nommée «partage de bureau» ) Une fenêtre à bords pointillés s ouvre. Tout ce que contient cette fenêtre est alors visible par vos correspondants. Vous pouvez, via le coin droit en bas, l étirer à volonté. Vous pouvez, via le coin droit en bas, l étirer à This part is not a comprehensive manual but just a mere description of the mainly used features. See also the quickstart manual. As a meeting manager, you handle all the features to manage the meeting. You can allow an attendee to become the meeting manager ( see further ). Sharing your screen To share your screen, first of all, reduce all the windows but the Webdemo one. Click the first icon on the upper left or the toolbar ( named desktop sharing ). A window with dotted lines opens. All parts of your screen inside this window can be seen by the other attendees as soon as you start the window. You can resize it by holding your pointer to the bottom right of the window. volonté. Vous pouvez avec l icône la fenêtre. déplacer Use to move the window. Utiliser pour stopper ou démarrer la visualisation de la fenêtre Use to start or stop the window. Attention : Ne pas laisser apparaître de données confidentielles non souhaitées dans cette fenêtre. Dans l exemple ci-dessous, les correspondants voient s afficher la première ligne du texte en rouge, pas la deuxième : Caution : beware not to let confidential data be displayed in this window. In the example below, the attendees can see the first red line of the text, not the second one.

3 Pour permettre à un participant de prendre la main sur votre bureau, sélectionner son nom dans la fenêtre Webdemo puis cliquer sur l icône «oeil vert». Dans les icônes en bas à droite de la fenêtre en pointillés, une fonction stylo vous permet de tracer rapidement de petits schémas, retransmis en temps réel à vos correspondants. Pour fermer le partage de bureau, cliquer sur la croix en bas à droite de la fenêtre en pointillé. To allow remote control on your desktop by another attendee, select him in the webdemo window and click the green eye. A pen function is available to draw small schemes which can be seen immediately by the attendees. To stop desktop sharing, click the cross in the bottom right-hand corner. Partage d applications Application sharing Pour partager une application de votre PC : To share an application on your PC : Il est conseillé de fermer toutes les applications et fenêtres non utilisées. Cliquez sur le deuxième icône de la barre supérieure nommée «partage des applications» La fenêtre suivante s affiche, choisissez l application à partager. First of all, shut down all unused applications and windows. Click the second icon at the top ( named application sharing ) The next window opens. Choose the application you want to share.

4 Puis réduisez cette fenêtre sans la fermer. Tous les utilisateurs voient l application. Dans la fenêtre principale, choisissez le ou les utilisateurs avec qui partager l application ( pour lui permettre d intervenir dessus ). Pour cela, surligner l utilisateur et cliquer sur l icône représentant un œil dans la barre inférieure. Then, reduce this window, don t close it. All the attendees can see the application. In the main window, choose the attendees you want to share the application with ( they will be able to work in the application ). Click on the name(s) and then click on the eye icon at the bottom. Lorsque le partage est actif, le fichier peut être modifié simultanément par les utilisateurs que vous avez choisis. Sélectionner l utilisateur puis cliquer sur. When the sharing function is activated, the file can be modified simultaneously by the chosen attendees. Select the user then click. Partage d application : Comment travailler sur le document ou l application d un autre utilisateur. Application Sharing How to work on another attendee s document or application. S Sélectionner l utilisateur. elect the user Faire un clic droit de la souris. Vous obtenez : Click right, you get :

5 Sélectionnez host control / transfer hosting capability. L utilisateur voit alors s afficher les icônes d organisateur alors que les vôtres disparaissent. Il lui suffit alors de suivre la procédure de partage indiquée plus haut «Partage d application, pour partager une application de votre PC». Pour reprendre le contrôle à tout instant, faire à l identique en sélectionnant host control / transfer hosting capability. Barre d icône du haut : Divers pour information : permet de naviguer simultanément avec les autres participants. : permet d enregistrer le meeting sur son PC. : pour l envoi de fichiers aux correspondants. : ne pas utiliser. Utilisez le service d audioconférence TAS Select host control / transfer hosting capability. Now the attendee is the meeting manager. He gets your Webdemo window. You get his. He has to follow the explanation about «application sharing to share an application on your PC». You can take the control any time you want. Select and click host control / transfer hosting capability. Icon bar at the top allows : Miscellaneous : to pilot the other attendees browser. : to record the meeting on your PC. : to transfer your files to the other attendees. : do not use. Prefer the TAS audio conference service. Barre d icône du bas : : permet d acquitter les demandes de prises de paroles des participants : voir chapitre précédent : permet en Partage de bureau de donner le crayon à un autre utilisateur : ne pas utiliser : Permet d interdire toute nouvelle entrée en réunion : Indique que la réunion est cryptée. Il doit toujours être fermé. Icons bar at the bottom allows : : to acknowledge when an attendee wants to interfere. : see previous chapter : to allow another attendee to use the pencil when desktop sharing is in use. : do not use. : to forbid anybody to join the meeting when everybody is in. : to show that the meeting is encrypted. It must always be shut. Arrêter la réunion Si nécessaire, reprenez le contrôle de la réunion. Sélectionner tous les participants, faire un clic droit de souris puis host control puis terminate selected users. Ensuite fermer la fenêtre Webdemo. To exit the meeting If needed, take the control of the meeting. Select all the attendees, click right then host control then terminate selected users. Then close the Webdemo window.

6 D- Toutes les fonctions de webconférence Aperçu de l ensemble des fonctions. D- All the webconference features Overview of the features. L utilisation principale de la webconference est de diffuser à l ensemble des participants la même information qui peut apparaître sous la forme d une partie de l écran d un des participants, d une fenêtre Windows d un participant, etc. Il est possible également de la partager, c est à dire que plusieurs personnes peuvent travailler de concert sur un même document ( word, excel, etc ). En général, vous choisirez l application à diffuser et à partager. Le fichier sur lequel l on travaille est local au PC qui l héberge. Si un participant m autorise à modifier son fichier word, c est ce fichier qui est sur son PC qui sera modifié. Il est possible d enregistrer tout ce qui se passe pendant la réunion, pour le revoir ensuite. S il s agit d une réunion de travail avec des schémas ( tableau blanc ) réalisés en réunion, la visualisation de plusieurs fichiers, etc, il est recommandé d enregistrer la réunion dés le départ. En tant qu organisateur la réunion c est vous qui piloter mais il est possible de transférer vos pouvoirs à d autres. A tout instant bien sûr vous pouvez les reprendre. Vous devriez trouver les réponses à vos questions dans ce document. Mais il ne pourra être améliorer qu avec votre aide. Aussi, merci de poser vos questions et formuler vos remarques à : gilles.chanvin@thalesaleniaalenia.com The main use of the webconference is to broadcast the same information to all the attendees. It can be a part of a screen, an attendee s Microsoft window, etc. It means that several attendees can share the same window, work on the same document altogether ( word, excel, ). As a rule, choose the application. The file is located on the PC of the attendee who shares the file. If an attendee allows me to modify this file, it will be modified on his PC. You can record the whole meeting in order to view it again after the meeting. In particular if you use the pencil ( white boarding ) to draw during the meeting, do not forget to start the recording at the beginning of the meeting. As the meeting manager, you can transfer your rights to somebody else. Of course you can get them back any time. You should find all the answers to your questions in this document. But to improve it, please send your comments and questions to gilles.chanvin@thalesaleniaaleniaspace.com Liste des questions : FAQ list : Pour commencer : Comment avoir un compte, se connecter, démarrer une réunion? Voir au début de ce document. Quelle est la documentation disponible? 8 To begin : How to have an account, to connect, to start a meeting? see the top of this document. Where is the available documentation? 8 Sécurité : Les informations échangées sont elles protégées? 8 Puis je contrôler qui est présent dans la réunion? 8 Puis je faire sortir un participant de la réunion? 8 Comment finir la réunion? 9 Est ce que les autres participants peuvent continuer la réunion alors que je l ai quittée? 9 Un participant peut il prendre la main sur mon PC à Security : Are the shared data encrypted? 8 How can I know who currently attends the meeting? 8 Can I remove an attendee from the meeting? 8 How to end the meeting? 9 If I quit, is the meeting over for the other attendees

7 mon insu? 9 Est-ce que les participants ont les mêmes pouvoirs que moi, organisateur de la réunion? 10 Est ce que les autres participants ont la même fenêtre «réunion WebDemo» que moi? 11 Puis-je donner mes pouvoirs à un autre participant? 11 A quoi sert l icône «cadenas»? 11 A quoi sert l icône «porte»? 11 A quoi sert l icône «microphone»? 11 A quoi sert l icône «petite main levée «? 11 Puis je envoyer des mails avec WebDemo avec l icône courrier en haut à droite? 12 Qu est ce que le Cobrowse? 12 A quoi sert le «chat»? 12 Enregistrer : Peut on enregistrer la réunion? 13 Comment faire pour enregistrer? 13 Comment revoir une réunion enregistrée? 14 J ai enregistré la réunion sur mon PC, comment puis-je donner cet enregistrement aux autres participants pour qu ils le visionnent après la réunion? 14 Echange de fichiers : Peut on s échanger des fichiers pendant la réunion? 14 Voir les écrans : Comment montrer mon écran aux autres participants? 15 Est ce que les autres participants voient tout mon écran? 16 Comment voir l écran d un participant? 16 Comment voir et diffuser aux autres participants l écran d un participant? 17 J ai ouvert un fichier powerpoint ( word, excel, ) et je veux le montrer aux autres participants. 17 Prendre la main, partager : J ai ouvert un fichier powerpoint ( word, excel, ) et je veux qu un(des) participant(s) le modifie(nt). 18 Peut on prendre la main à plus de 2 sur une application? 18 Un participant a ouvert un fichier word ( ou autre) sur son PC et je veux le modifier. 18 Les problèmes : Le test du browser ne fonctionne pas. Que faire? 19 too? 9 Can an attendee have a remote control on my PC without my agreement? 9 Have the other attendees the same powers as I have as a meeting manager? 10 Do the attendees have the same Webdemo window displayed as mine? 11 Can I give my controls to somebody else? 11 What is the icon padlock for? 11 What is the icon door for? 11 What is the icon microphone for? 11 What is the icon small hand for? 11 Can I send s with the upper-right Webdemo icon? 12 What is the Cobrowse? 12 What is the chat for? 12 Recording : Can the meeting be recorded? 13 How can I record the meeting? 13 How can I view the recorded meeting? 14 I have recorded the meeting. I want the other attendees to be able to view it after the meeting. How do I do? 14 File exchange : Can we exchange files during the meeting? 14 See the desktops : How can I show my desktop to the other attendees? 15 Do the other attendees see all my desktop? 16 How can I see someone else s desktop? 16 How can I see one of the other attendees desktop and webcast it to the others? 17 I have opened a powerpoint file ( or word, excel, etc ) and I want to show it to the other attendees. 17 Remote control, sharing : I have opened a powerpoint file ( or excel, word, ) and I want one of the attendees to modify it 18 Can we work on the same application if we are more than 2? 18 Somebody has opened a powerpoint ( or other file) and I want to modify it. 18 Troubleshooting :

8 Le test du browser fait par mon correspondant externe ne fonctionne pas, que faire? 19 Je n arrive pas à accéder à la page d accueil. Erreur! Signet non défini. The Browser test does not work. What can I do? 19 The Browser test carried out by an attendee does not work. What can we do? 19 I cannot get to the server home page. Erreur! Signet non défini. Où est la documentation disponible? Sur le serveur ( anglais et français ) : ce document, un démarrage rapide, des présentations powerpoint : cliquer sur le bouton d aide sur la page d accueil Where is the available documentation? On the server ( English and French ) : this document, a quick start, Power point presentations : Click on the help button on the home page. Les informations échangées sont elles protégées? Are the data encrypted? Oui les informations sont protégées car échangées en mode HTTPS ( http sécurisé ). Les données échangées sont surcryptées par défaut. Pour cela, vérifiez toujours que l icône représentant un cadenas, l affiche en position verrouillée. Sinon, cliquer le cadenas pour le verrouiller. Yes they are because the exchanges are in HTTPS mode ( Secure HTTP ). Moreover the data are over encrypted by default : If by chance the padlock is not locked, please, click on it to lock it. Puis je contrôler qui est présent dans la réunion? Oui. Les noms des participants s affichent dans la fenêtre WebDemo. Ces noms sont ceux saisis par les participants lorsqu ils rentrent en conférence. On peut ainsi connaître avec certitude le nombre de personnes qui entrent. Evidemment l on peut être abusé par un faux nom mais seuls les personnes connaissant le numéro de réunion tiré aléatoirement y ont accès. A noter que l on peut interdire toute nouvelle entrée en conférence avec l icône «porte». How can I know who is in the meeting? Yes. You can see the names of the attendees in the Webdemo window. These are the names enter by the attendees when then join the meeting. Thus you know exactly the number of attendee in the meeting. Of course, somebody can enter a fake name but to enter in the meeting the attendees must know the randomized meeting number. It is possible to forbid a new entry in the meeting by using the icon door. Puis je faire sortir un participant de la réunion? Oui, même plusieurs. Cliquer sur le nom du participant. Faire un clic droit. Sélectionner «host control» puis «terminate selected user(s)». Pour plusieurs participants, procéder de même en les sélectionnant avec la touche shift enfoncée. Can I force somebody to leave the meeting? Yes you can, even for several attendees. Click the name. Then do a right click. Select host control then terminated selected user(s). Do the same if they are many. Select them by keeping the shift stroke down.

9 Comment finir la réunion? How can I terminate the meeting? Reprenez le contrôle de la réunion si vous ne l avez plus. Sélectionner tous les participants : clic droit sur un nom puis «select All». Faites les sortir de la réunion ( voir «Puis je faire sortir un participant de la réunion? Page 8 ) puis fermez la fenêtre Webdemo. Take the control back if you do not have it. Select all the attendees : Click right then select all. Force them to exit ( see Can I force somebody to leave the meeting? page 8 ). Then close the Webdemo window. Est ce que les autres participants peuvent continuer la réunion alors que je l ai quittée? If I quit, is the meeting over for the other attendees? Si vous sortez de la réunion ( fermeture de la fenêtre Webdemo ) sans obliger les participants à la quitter, ils peuvent rester en réunion mais n ont accès qu à la fonction de «chat». If you exit the meeting ( by closing the Webdemo window ), without terminate the other attendees, they can stay in meeting but they only can chat. Un participant peut il prendre la main sur mon PC à mon insu? Can an attendee have a remote control on my PC without my agreement? Non. Pour qui que ce soit, organisateur ou participant, on ne peut pas voir ou prendre la main sur un PC sans l accord du propriétaire. L autorisation s effectue via l icône «petit œil» ou par l icône «démarrer/stopper la lecture «de la fenêtre de visualisation. No. Whatever you are, manager or attendee, that is not possible to have remoter control on a PC without the agreement of the PC s owner. The agreement is done by the small eye icon or by the start/stop of the viewer.

10 Est ce que les participants ont les mêmes pouvoirs que moi, organisateur de la réunion? Have the other attendees the same powers as I have as meeting manager? Non. En tant qu organisateur de la réunion, vous avez une fenêtre Webdemo différente avec toutes les fonctions ( voir les figures page : Erreur! Signet non défini. ). Ils ne disposent eux que du «chat» et de la possibilité de «lever la main». L intervention de leur part pour une l application partagée ne peut être effectuée que si vous les y autorisez. Vous pouvez donner tous les pouvoirs à un participant : No they have not. As the meeting manager, you get a Webdemo window which is not the same than the attendees one. ( see pictures on page : : Erreur! Signet non défini. ). They only can chat or request the word ( hand icon ). They can have remote control but only if you authorize them. You can give all your powers to an attendee : Sélectionner un participant, faire un clic droit de la souris. Vous obtenez : Select an attendee. Click right : you get : Sélectionnez host control / transfer hosting capability. L utilisateur voit alors s afficher les icônes d organisateur alors que les vôtres disparaissent. C est alors lui qui dirige le meeting. Select host control / transfer hosting capability. This attendee see his Webdemo window changing. Now the attendee is the meeting manager. Pour reprendre le contrôle à tout instant, faire à l identique en sélectionnant host control / transfer You can take the control back at any time you want. Select and do host control / transfer hosting

11 hosting capability. capability. Est ce que les autres participants ont la même fenêtre «réunion WebDemo» que moi? Have the attendees the same Webdemo window as I have? Non. En tant qu organisateur de la réunion, vous avez une fenêtre Webdemo différente avec toutes les fonctions ( voir les figures page : Erreur! Signet non défini. ). Puis je donner mes pouvoirs à un autre participant? Oui. Voir «Est ce que les participants ont les mêmes pouvoirs que moi, organisateur de la réunion? «10 No. As the meeting manager, the yours is different and it gets all the functions. ( see pictures page : Erreur! Signet non défini. ). Can I give my powers to somebody else? Yes you can. See Have the attendees the same rights as I have? 10 A quoi sert l icône «cadenas»? Cet icône indique si la réunion est sur-cryptée. L icône «cadenas» doit donc toujours apparaître en position fermée. Si cela n était pas le cas, cliquer dessus pour fermer le cadenas. What is the icon padlock for? This icon indicates if the meeting is over-encrypted. So this icon must always be locked. If not, please click it to lock it. A quoi sert l icône «porte»? What is the icon door for? Lorsque la porte est ouverte, d autres participants When the door is opened some other attendees peuvent entrer dans la réunion. Les noms s affichent au can enter into the meeting. Their names appear in fur et à mesure dans la fenêtre Webdemo. Si vous the Webdemo window as they enter. If you want souhaitez qu il ne soit plus possible que quelqu un nobody enter into the meeting from now, shut the rejoigne la réunion, fermer la «porte» en cliquant door by clicking on it. dessus. A quoi sert l icône «microphone»? What is the icon microphone for? Cette fonction permet de converser mais ne l utilisez pas. Préférez le service d audioconference Alcanet ( voir sur Intranet ). This is a voice function but do not use it. Prefer the Thales audioconference service. A quoi sert l icône «petite main levée «? What is the icon small hand for? Elle sert à demander la parole. Lorsque qu un participant clic sur cette main, une deuxième petite main apparaît à coté de son nom. En cliquant sur l icône main, cette deuxième main disparaît. Cela peut être utile lors de webconference où le nombre participant est important. Chacun vous demande alors la parole via ce moyen visuel et à vous That to request the word. When an attendee click on it, you see another one beside his name. By clicking on it, it disappears. This can be very useful when the number of attendees is big. Everybody can request the word by the visual mean. Then It is your role to give the word to anyone by voice

12 d attribuer vocalement la parole aux uns et aux autres. Puis je envoyer des mails avec WebDemo avec l icône courrier en haut à droite? Can I send s with the Webdemo icon? Non. Cette fonction n est pas implémentée. De même les fonctions de CARNET D ADRESSE ne sont pas implémentées. No, you cannot. This is not implemented. That is the same about the ADRESS BOOK functions. Qu est ce que le cobrowse? What is the Cobrowse? Le cobrowse permet à l organisateur de naviguer sur Internet tout en diffusant son écran aux participants. Cela s apparente à un partage d application «browser» mais avec de meilleures performances. Le cobrowse peut être très intéressant pour un commercial qui commente à ses clients le site web de sa compagnie. With the Cobrowse function you can surf on the Web and show the Internet pages to the attendees. It is just like an application sharing for the browser but the performances are best. For example it can be interesting for a seller who wants to show the web site of his company to his customers. Cliquez sur le bouton. Le navigateur par défaut Click on.the browser opens. The default des autres participants s ouvrira automatiquement. browser will open automatically for the attendees. All Toutes les pages que vous visiterez seront vues par les the pages you will visit will be seen by the attendees. autres participants. A quoi sert le «chat»? What is the chat for? L onglet «chat» sert à discuter par écrit en temps réel. La fenêtre du haut contient l historique. La fenêtre en dessous sert à écrire le texte. Le retour chariot provoque l envoi du texte. L icône disquette permet d enregistrer sur votre The icon floppy PC l historique du chat. La fenêtre en dessous contient des phrases préformatées. Si vous souhaitez n écrire qu à un participant, il faut le sélectionner puis cocher la case «private message». The tag chat is to have a written conversation in real time. The top window shows the history. The second one is to write the text you want to send. When you hit ENTER the text is sent. is to record the history on your PC. The third window suggest preformatted phrases. If you want to send only to selected attendees, select them then check private message.

13 Peut on enregistrer la réunion? Can the meeting be recorded? Oui il est possible d enregistrer tout ou partie d une réunion. L enregistrement concerne tout ce qui est vu à l écran, le son et la vidéo ( vidéo non implémentée actuellement ). Il est possible de relire l enregistrement pendant la réunion, pour soi uniquement, ou en le diffusant aux autres participants. Il est possible de faire des pauses pendant l enregistrement et ainsi de revenir sur un schéma, une diapositive, une discussion, etc. Il est possible de rejouer l enregistrement après la réunion. Il est possible de transmettre l enregistrement aux participants qui pourront le relire de façon autonome. Yes. It can be all recorded or by part. You can record all what you see on screen, the voice and the video ( no available currently ). You can playback during the meeting, either only for you either for all the attendees by broadcasting. You can do breaks, go back to see a slide, a document and so on. You can playback after the meeting. You can send the record to the attendees. Hence they will be able to see it again after the meeting. Comment faire pour enregistrer? How can I record the meeting? Cliquer sur le bouton La fenêtre suivante s ouvre : Click on. The following window opens : Cliquer sur le bouton au point rouge. Saisissez un nom de fichier (.lrec par défaut ). Quand vous souhaitez démarrer l enregistrement, cliquez de nouveau sur le bouton au point rouge et l enregistrement démarre. Cliquez sur le bouton au rectangle noir pour l arrêter. Click on the red dot. Enter a file name (.lrec is the default ). When you want to start the record, click again on the red dot and the recording start. Click on the back rectangle to stop it.

14 Vous pouvez marquer des pauses lors de l enregistrement en cliquant le bouton pause et reprendre en cliquant à nouveau dessus. You can have breaks when recording by clicking on the pause button and resume by clicking on it again. Comment revoir une réunion enregistrée? Vous êtes en réunion : How can I see the recorded meeting? When you are in a meeting : Cliquer sur le bouton, la fenêtre d enregistrement Click on the button, the record window opens. s ouvre. Cliquer sur le bouton de lecture. Sélectionnez le fichier et ouvrez le. La lecture s effectue Click on the read button. Select the file and alors. open it. The reading starts. Vous pouvez diffuser l enregistrement pour vous même You can see the reading only for you or for all the ou pour l ensemble des participants. Dans les options, attendees. In the options, select playback and sélectionner playback puis choissez «preview» pour le choose preview to see it by your own or choose revoir seul, choisissez broadcast to show it to everybody in the meeting. «broadcast «pour le diffuser à l ensemble des participants. J ai enregistré la réunion sur mon PC, comment puis-je donner cet enregistrement aux autres participants pour qu ils le visionnent après la réunion? Transmettez ce fichier aux autres participants ( par mail ou par la fonction d échange de fichier ). Ils pourront ensuite procéder comme suit : aller sur page d accueil du serveur, aller dans OUTILS SYTEMES cliquer sur «VOIR LES REUNIONS ENREGISTREES SUR VOTRE DISQUE LOCAL» I have recorded the meeting. I want the other attendees can see it after the meeting. How do I do? Send this file to the attendees ( by or by using the transfer file function ). Then, they will have to do : Go to the server home page Go to SYSTEM TOOLS Click on VIEW RECORDED MEETINGS ON YOUR LOCAL DRIVE Il leur suffit alors de sélectionner le fichier enregistré pour le visionner. Then they will have to select the file to see it. Peut on s échanger des fichiers pendant la réunion? Oui. Cliquer sur l icône Webdemo de TRANSFERT DE FICHIER. La fenêtre suivante s ouvre. Cocher décocher les noms des participants à qui transférer. Sélectionner dans la partie gauche, sur votre disque local, le(s) fichier(s) à transférer et faire un glisserdéposer sur l icône «participants». La 2eme fenêtre s ouvre. Cliquer sur «démarrer» pour confirmer le transfert. Les participants verront s ouvrir une fenêtre pour accepter ou non le transfert. Can we exchange files during the meeting? Yes. Click on the Webdemo icon FILE TRANSFER. The following window opens. Check or uncheck the attendees names that you want to transfer. In the left part, select the file(s) on your local drive to transfer and put them on the icon attendees. A second window opens. Click on start to confirm the transfer. The attendees are going to see a window to accept or not the transfer.

15 Comment montrer mon écran aux autres participants? En tant qu organisateur, dès que vous cliquer sur l icône «partage de bureau», les participants voient la partie de votre écran encadrée par les pointillés. How can I show my desktop to the other attendees? As the meeting manager, as soon as you click on the desktop sharing icon, the attendees see the part of your screen surrounded by the dotted line.

16 Vous pouvez étirer la fenêtre via le coin droit en bas ( indiqué en rouge ), la déplacer ( indiqué en vert ) You can lengthen the window with the bottom hand right corner ( shown in red ) and move it ( shown in green ). Est ce que les autres participants voient tout mon écran? Non, ils ne voient que la partie encadrée par les pointillés. Cependant, il est possible de montrer tout son écran : Avec un clic droit sur la barre, utilisez le menu pour passer en plein écran. Do the other attendees see all my desktop? No. They only see the dotted line surrounded part. However, you can show all your desktop : with a right click, use the menu / full screen. Pour sortir de ce mode, agrandir la fenêtre active «fenêtre de déport d écran» de votre browser située dans la barre Windows. To exit this mode, enlarge the active window viewport of your browser, located in the Windows bar. Comment voir l écran d un participant? Sélectionner le nom du participant dans la liste. How can I see the desktop of somebody? Select the attendee in list.

17 Faire un clic droit dans la fenêtre WebDemo pour faire apparaître le menu. Sélectionner «viewport» puis «view selected desktop». Open the menu with a right click. Select viewport then view selected desktop. Une fenêtre s ouvre sur votre poste. Une fenêtre en pointillé s ouvre sur le poste du participant sélectionné. Sa fenêtre est en pause. Il lui faut cliquer sur le bouton de lecture pour que vous puissiez visualiser la partie de son écran comprise dans les pointillés. A window opens on your desktop. A window opens with dotted lines on the selected attendee. His window is in pause. His has to click on the read button in order to allow you to see his part of his screen into the dotted line. Comment voir et diffuser aux autres participants l écran d un participant? Procéder à l identique de «Comment voir l écran d un participant?» mais en sélectionnant «broadcast selected desktop» au lieu de «view selected desktop». How can I see and broadcast to the other attendees, the desktop of one of them? Do the same as How can I see the desktop of somebody? but select broadcast selected desktop rather than view selected desktop. J ai ouvert un fichier powerpoint ( word, excel, ) et je veux le montrer aux autres participants. Plutôt que d utiliser le «partage de bureau», il est recommandé d utiliser le «partage d application». Fermer le maximum d applications sur votre PC sauf celle à partager. Cliquer sur l icône «partage d application» de la I have opened a powerpoint file ( or word or excel. ) and I want to show it to the other attendees. Rather than use the desktop sharing, prefer use the application sharing. Shut as many as possible applications on your PC except the one you want to share. Click on the application sharing of the Webdemo fenêtre WebDemo. La fenêtre suivante s ouvre : window. The following window opens :

18 Cocher l application à partager. Réduisez ensuite la fenêtre sans la fermer. Les autres participants visualisent cette application et celle là uniquement. ( Word dans l exemple ) Check the application you want to share. Reduce this window without close it. The attendees see this application and only this one. ( Word in the example ) J ai ouvert un fichier powerpoint ( word, excel, ) et je veux qu un(des) participant(s) le modifie(nt). Faire un partage d application ( voir J ai ouvert un fichier powerpoint ( word, excel, ) et je veux le montrer aux autres participants. 17 ). Sélectionner le(s) participant(s) puis cliquer sur. A partir de cet instant, il(s) peu(ven)t intervenir sur le fichier comme si celui ci était sur son propre PC. Le fichier reste local à votre PC. Pour arrêter la prise de main, sélectionner la participant et cliquer de nouveau sur. I have opened a powerpoint file ( or excel, word, ) and I want somebody to modify it. Use application sharing ( see : I have opened a powerpoint file ( or word, excel, etc ) and I want to show it to the other attendees. 17 Select the attendee(s) then click on. From now, he (they) can have hand in the application/file as the same way as the file would be on his(their) PC. To stop the remote control, select the attendee and click again on. Peut on prendre la main à plus de 2 sur une application? Can we work on the same application if we are more than 2? Oui. Il est possible de sélectionner plusieurs participants pour la prise de main. Toutefois, cette utilisation est peu commode, le pointeur de souris étant manipuler par n personnes simultanément. Yes. Select many attendees for the remote control in the application sharing. However, this is not very convenient because the mouse is driven by several attendees. Un participant a ouvert un fichier word ( ou autre ) sur son PC et je veux le modifier. Somebody has opened a powerpoint ( or other ) file and I want to modify it. Il vous faut lui transférer tous les droits et le laisser organisateur de la réunion ( voir Puis je donner mes pouvoirs à un autre participant? 11 ). Il pourra You have to transfer your powers to the attendee thus he will be the meeting manager. ( see : Can I give my powers to somebody else? 11 ).

19 alors faire du partage d application. Voir les rubriques ci-dessus. Then he will be able to proceed application sharing. See the explanations above. Le test du browser ne fonctionne pas. Que faire? The browser test is not successful. What can I do? Faire une impression d écran du résultat du test ( quand le résultat est affiché à l écran, appuyer sur la touche IMPR de votre clavier ). Envoyer un mail à G.Chanvin en faisant un copier dans le corps du mail ( CTRL-V ). Indiquer d où vous faites le test. Please make a screen hard copy ( when the result is on your screen, type the print screen key of your keyboard ). Then send a mail to G.Chanvin with the copy in the mail ( CTRL-V ). Indicate where you were when that happens. Le test du browser fait par mon correspondant externe ne fonctionne pas, que faire? The Browser test done by an attendee is not successful. What can we do? Lui demander de vérifier auprès de ses correspondants informatiques si les résultats du test sont corrects. Lui demander de faire parvenir une impression d écran à Gilles Chanvin. Ask him to check with the IT team of his company if the results are normal. Tell him to send a screen hard copy to Gilles Chanvin.