Tutoriel de formation SurveyMonkey

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1 Tutoriel de formation SurveyMonkey SurveyMonkey est un service de sondage en ligne. SurveyMonkey vous permet de créer vos sondages rapidement et facilement. SurveyMonkey est disponible à l adresse suivante : Création du sondage Pour créer le sondage, c est-à-dire l endroit où les questions seront développées, il faut effectuer les étapes suivantes : 1. Cliquez sur l onglet Create Survey. 2. Choisir l option Create a new survey from scratch. 3. Insérer un titre à votre sondage. 4. Cliquez sur le bouton Create Survey >>. Suite à ces étapes, l environnement de création du sondage s affiche. L environnement de création du sondage est divisé en trois grandes catégories ; design survey, collect responses et analyse results. C est donc à l aide de ces trois onglets que vous pourrez déterminer l aspect visuel, développer vos questions, collecter les réponses et analyser les résultats. 1. Design survey : Cet onglet est divisé en deux sous-catégories ; Aspect visuel et création des questions. 1.1 Edit survey ASPECT VISUEL Modifier les couleurs du sondage Pour modifier les couleurs du sondage, deux options sont possibles ; choisir un thème par défaut ou créer un nouveau thème.

2 Créer un nouveau thème Pour créer un nouveau thème, il faut cliquez sur le bouton New Theme. 1. Donner un titre au nouveau thème. 2. Sélectionner les différentes propriétés du sondage et ajuster les couleurs. 3. Cliquez sur le bouton Save Theme. 4. Pour revenir au sondage, cliquez sur le bouton << Back to Survey. NOTE : Si vous voulez un design spécifique pour votre sondage, une demande peut être effectuée auprès du GTA. Vous pouvez vous adresser à Rachel Landry pour plus de détails. CRÉATION DES QUESTIONS Ajouter des questions Pour ajouter des questions au sondage, il suffit de cliquer sur le bouton Add Question Here. En cliquant sur ce bouton, une nouvelle fenêtre apparaît. Vous remarquerez que des exemples pour chaque question sont disponibles en cliquant sur le lien textuel Examples en haut de la fenêtre. Effectuer les étapes suivantes pour développer une question : 1. Choisir un type de question dans le menu déroulant. 2. Insérer le texte de votre question. 3. Déterminer si la question est obligatoire ou non. Si oui, cochez la case Require Answer to Question. 4. Effectuer les autres étapes tel qu indiqué dans la fenêtre si nécessaire. 5. Cliquez sur le bouton Save Changes. Pour ajouter d autres questions, il suffit de cliquez sur le bouton Add Question Here, et d effectuer les étapes ci-dessus. Modifier une question Une fois votre question créée, rien ne vous empêche de la modifier. Il suffit de cliquez sur le bouton Edit Question. Déplacer une question Si vous désirez déplacer une question, cliquez sur le bouton Move de la question voulu, et choisissez le bon endroit à déplacer la question en cliquant sur le bouton Move Question Here. Copier une question Si vous désirez copier une question, cliquez sur le bouton Copy de la question voulu, et choisissez le bon endroit à copier la question en cliquant sur le bouton Paste Question Here. Supprimer une question Si vous désirez supprimer une question, cliquez sur le bouton Delete de la question voulu, et cliquez sur le bouton Yes, Delete Question. Ajouter une liaison à une question Une liaison à une question est, une question à laquelle on doit répondre pour nous amener à une question spécifique. Par exemple : Quelle est ta couleur préférée? a) bleu (cette réponse va être référée à la question #2)

3 b) rouge (cette réponse va être référée à la question #3) c) vert (cette réponse va être référée à la question #4) d) jaune (cette réponse va être référée à la question #5) 1.2 Survey option Page and Question Numbering Cette option permet d identifier si l utilisation de la pagination et la numérotation des questions doivent être utilisées ou non. Add Logo to Survey Cette option permet d insérer une image dans l en-tête de votre sondage. Progress Bar Settings Cette option permet d afficher ou non la barre de progression au sondage. Survey/Page Titles Cette option permet d afficher ou non le titre du sondage et le nom des pages du sondage. Navigation Buttons Cette option permet de spécifier le nom au bouton Précédent, Suivant, Terminer et Sortir. Required Question Highlight Cette option permet d identifier à l aide d une étoile les questions obligatoires du sondage. 1.3 Print Survey L option d impression permet de définir les propriétés d impression du sondage, pour ensuite obtenir une copie en format PDF.

4 1.4 Restore Questions L option des questions restaurées est des questions qui ont été supprimées auparavant. Cette option permet donc de reprendre ces questions dites «supprimées» et de les rajouter au sondage à nouveau. Il s agit en quelque sorte d une corbeille à questions. 2. Collect responses : Afin de recueillir les données de votre sondage, il faut configurer les options de l onglet Collect Responses. SurveyMonkey offre trois différentes options pour collecter les données ; (a) Créer un lien web afin de pouvoir l insérer dans un courriel ou dans une page HTML Cete option est sûrement la plus simple et la plus rapide pour collecter vos réponses. Elle génère un lien web qui permet d accéder au sondage. Ce dernier a simplement besoin d être copier-coller dans un courriel ou une page HTML par exemple. (b) Invitation par courriel Vous n avez qu à préparer la liste de courriels de vos destinataires ainsi qu un message personnalisé et une invitation leur sera ensuite envoyée. Vous également accès à la liste des personnes qui ont répondu ou non à votre sondage. (c) Création d une fenêtre popup Cette option vous donne la possibilité de produire une invitation contextuelle (communément appelé popup) sur votre site web. Elle vous fournit le code HTML à introduire dans votre page web pour générer le popup. A. Créer un lien web afin de pouvoir l insérer dans un courriel ou dans une page HTML 1. Cliquez sur l onglet Collect responses. 2. Si aucun collecteur a encore été créer, choisir l option Create a link to send in your own message or to place on a webpage. Si un collecteur apparait déjà dans la liste, cliquez sur le bouton Add New Collector >>, et sélectionner ensuite l option mentionné ci-dessus. 3. Entrer un nom pour votre collecteur et cliquez sur le bouton Next step >>. 4. Le lien pour accéder au sondage s affiche donc à l intérieur d un encadré bleu. Ensuite, il ne suffit que de copier-coller ce lien dans votre courriel pour que vos destinataires puissent y accéder. B. Invitation par courriel 1. Cliquez sur l onglet Collect responses. 2. Si aucun collecteur a encore été créer, choisir l option Upload your own s and have us send a survey invitation. Si un collecteur apparait déjà dans la liste, cliquez sur le bouton Add New Collector >>, et sélectionner ensuite l option mentionné cidessus. 3. Entrer un nom pour votre collecteur et cliquez sur le bouton Next step >>. Avant de pouvoir acheminer un courriel à tout les répondants, il faut effectuer les deux étapes suivantes :

5 a. Add recipients to your list. 1. Cliquez sur le bouton Add recipients to list. 2. Choisir l option Add Recipients Manually et cliquez sur le bouton I Agree with the Terms of Use. 3. Inscrire uniquement une adresse courriel par ligne. 4. Pour terminer, cliquez sur le bouton Add Recipients >>. NOTE : Si une adresse soumise dans les destinataires est invalide, un courriel ayant pour objet «Delivery Status Notification (Failure)» vous sera acheminé pour vous en informer. b. Create a message for us to send. 1. Cliquez sur le bouton Create Message to Send >>. 2. Choisir l option New/Unsent et cliquez sur le bouton Save Selection & Continue>>. 3. Dans la boîte Subject of Message, insérer un titre pour votre courriel. 4. Dans la boîte Body of Message, rédiger votre courriel. Ne pas oublier de cliquez sur le bouton Insert Survey Link, pour ajouter le lien qui permettra aux répondants d y accéder. Il faut également cliquez sur le bouton Insert Remove Link. Ce lien permet au répondant de refuser de répondre à ce sondage. Cette option est obligatoire. 5. Ensuite, dans la boîte Reply Address, indiquer le courriel auquel vous voulez que les sondeurs vous répondent. 6. Cliquez sur le bouton Save & Preview >>. 7. Afin de déterminer à quel moment votre sondage sera acheminé par courriel, cliquez sur le bouton Schedule Delivery. 8. Choisir l option désiré, et cliquez sur le bouton Send Message >>. C. Création d une fenêtre popup Si vous désirez opter pour cette option, veuillez communiquer avec nous pour plus d information. Fermer le collecteur Il ne faut pas oublier d aller indiquer une date de fermeture du collecteur. Si aucune date n est indiqué, le collecteur recueillera toujours des données. 1. Cliquez sur l onglet Collect responses. 2. Cliquez sur le bouton Change Restrictions du menu de gauche. 3. Cocher la case Set a Cutoff Date & Time. 4. Spécifier la date et l heure de la fermeture du collecteur. 5. Cliquez sur le bouton Save Restrictions. NOTE : Vous pouvez également rédiger un message pour indiquer aux destinaitaires que le sondage n est plus disponible. Cliquez simplement sur le lien closed message. 2.1 Get survey link : Vous permet d accéder à l information du collecteur que vous avez crée. 2.2 Change Settings : Allow Multiple Responses? Permet de déterminer si le sondage peut être soumis plus d une fois par un poste de travail.

6 Allow Responses to be Edited? Détermine si l utilisateur peut revenir en arrière ou non pour modifier ses réponses. Display a "Thank You" Page? Permet d afficher ou non un message de remerciement pour avoir complété le sondage. Il existe deux différentes possibilités pour créer une page de remerciement. Il faut tout d abord déterminer si une image ou non sera accompagné du texte de remerciment. a. Utilisation de l outil de SurveyMonkey (ne peut contenir d images) ; cette option uniquement être crée lorsqu un collecteur est configuré. 1. Cliquez sur l onglet Collect responses. 2. Cliquez ensuite sur le nom du collecteur que vous venez de créer. 3. Cliquez ensuite sur le bouton Change settings. 4. Sous la section Display a «Thank You» Page?, choisir l option Yes, display a thank you page after finishing the survey. Une boîte s affiche. 5. Écrire votre message de remerciement à l intérieur de cette boîte. 6. Cliquez sur le bouton Save Settings. b. Utilisation d un type de question à l intérieur du sondage (peut contenir des images) 1. Cliquez sur l onglet Design survey. 2. Créer une nouvelle page à la toute fin de votre sondage. 3. Ajouter le type de question Descriptive text, et rédiger votre message. 4. Cliquez sur le bouton Save Changes. 5. Pour ajouter une image, il suffit simplement d ajouter le type de question Image, et récupérer l image sur votre ordinateur. Survey Completion Indique à quelle page Web l utilisateur sera redirigé suite à la soumission du sondage. Save IP Address in Results? Indique si l adresse IP du répondant est sauvegardée ou non. L adresse IP permet de retracer un poste de travail en particulier. Il permet entre autres de retracer des individus qui effectueraient de la fraude. 2.3 Change Restrictions : Set a Cutoff Date & Time Permet d arrêter de collecter les réponses à un moment et une date déterminée. Set a Max Response Count Permet de rendre inactif le sondage après qu un nombre déterminé de répondant est soumis le sondage. Enable Password Protection Permet de rendre accessible le sondage via un mot de passe.

7 Enable IP Blocking Permet de bloquer des adresses IP particulières. 2.4 Manual Data Entry : Cette option permet de soumettre les réponses du sondage manuellement. Par exemple, si vous remettez des copies papier de votre sondage, vous devrez par la suite soumettre les réponses manuellement. 2.5 Close Collector Now : Closing this collector will prevent anyone who is using this collector from entering responses and will interrupt any responses that are in progress. Edit the closed message below: Cette option permet d arrêter de collecter les réponses des utilisateurs, y compris les réponses qui sont en cours. 3. Analyse results 3.1 View Summary : Cette option permet tout simplement d accéder à l ensemble des résultats du sondage. 3.2 Browse Responses : Cette option permet de parcourir les réponses des questions individuellement. 3.3 Filter Responses : Les filtres vous permettent de voir les données par lesquelles vous êtes intéressés. Pour ajouter un nouveau filtre, cliquez sur Add New Filter. Filter By Responses Le filtre «Par réponses» permet d afficher le nombre de réponses spécifiquement répondu à une question. Filter By Properties Le filtre «Par propriétés» permet d afficher des résultats soumis à une date ou à une adresse IP spécifique par exemple. Filter By Collector Le filtre «Par collecteur» permet d afficher les réponses qui ont été soumises par un collecteur en particulier. 3.4 Download Responses :Cette option permet de télécharger les réponses de votre sondage à tout moment. Si pouvez même récupérer un téléchargement que vous avez effectué précédemment, en cliquant sur le bouton View Download History. Choose Type of Download Détermine le type de téléchargement avec lequel vous pourrez obtenir vos données du sondage; soit par un rapport sommaire que vous pourrez sauvegarder ou imprimer par

8 la suite, ou soit un résumé global des résultats qui peut être importé dans une feuille de calcul (Excel) ou dans une base de données. Choose Format Détermine le format avec lequel vous désirez obtenir vos résultats. 3.5 Share responses : Cette option permet de définir les limites du partage de vos réponses avec les utilisateurs. Si vous dérirez que vos répondants puissent visualiser la compilation des réultats, choisir l option Share Summary of Responses Only. Par défaut, cette option sera toujours inactive. NOTE : Si vous avez sélectionner Yes à l option Allow responses to be Edited?, il ne sera pas possible de partager les résultats du sondage. Donc, si vous voulez partager les résultats du sondage, il ne sera par contre pas possible d avoir un bouton Précédent. Pour modifier cette option : 1. Sélectionner l onglet Collect responses. 2. Cliquez sur le nom du collecteur que vous venez de créer. 3. Cliquez sur le bouton Change Settings dans le menu de gauche. 4. Sous la section Allow Responses to be Edited?, choisir l option No, once a page in the survey is submitted, respondents cannot go back and change existing responses. 5. Cliquez sur le bouton Save Settings. Aide supplémentaire Pour obtenir de l aide supplémentaire, SurveyMonkey offre gratuitement un centre d aide. Il est disponible à l adresse suivante : À l aide de la fonction recherche, vous pourrez rapidement trouver ce dont vous désirez.