Initiation à Mendeley AUT2012

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1 0. Trouver Mendeley Ouverture de l application Mendeley Saisie manuelle d une référence Inscrire une note liée à la référence Attacher un fichier à la référence Annoter le PDF d une référence Importation des métadonnées d un PDF Création de dossiers... 3 Pour ajouter des références dans un dossier :... 4 Pour créer des sous-dossiers : Suppression de dossier Installation de l outil Web Importer (pour pouvoir exporter depuis des bases de données) Synchronisation des contenus Mendeley Desktop et Mendeley Web Exportation de références trouvées sur le Web... 5 Page Web... 5 Exportation de références provenant des bases Google Scholar, Web of Science, PubMed, IEEE xplore et EBSCO... 6 Exportation de références depuis des bases de données documentaires sur ProQuest et Scopus Importation d une base de références bibliographiques Exportation d une base Mendeley Partage de références et de documents dans un groupe Importation automatique des nouveaux PDF Synchronisation entre Mendeley Desktop et le compte Web Insertion de citations Création de la bibliographie Éditer une citation Retrait des champs grisés de Mendeley Éditer un style Trouver d autres styles Compléments d information Affichage de la base en tableau ou en liste bibliographique Changer le style affiché Bibliographie à la volée Soutien technique offert par Mendeley

2 0. Trouver Mendeley Initiation à Mendeley AUT2012 Téléchargement = Créer aussi un compte Web = https://www.mendeley.com/join/?_section=header&_specific= 1. Ouverture de l application Mendeley Démarrer >> Tous les programmes >> Mendeley Desktop Laisser le bouton radio sélectionné à Log in to an existing account (si vous n avez pas créé votre compte, créez-le maintenant en sélectionnant le bouton radio Sign up ) et entrez votre log in 2. Saisie manuelle d une référence Dans Mendeley Desktop, cliquer sur la flèche à côté de l icône Add documents et choisir Add Entry Manually À la fenêtre qui apparaît, choisir le bon bordereau selon le type de document. Remplir les champs selon le modèle du Guide bibliographique Mendeley puis cliquer sur le bouton Save. La référence est accessible à la rubrique All Documents 3. Inscrire une note liée à la référence Sélectionner une référence puis, dans le panneau de droite, cliquer sur l onglet Notes Inscrire la note 4. Attacher un fichier à la référence Sélectionner une référence puis, dans le panneau de droite, à l onglet Details, descendre l ascenseur jusqu à ce que le champ Files soit visible. Cliquer sur le texte ombré Add File 2

3 Dans l arborescence des dossiers, aller chercher le document à associer à la référence. 5. Annoter le PDF d une référence Sélectionner une référence puis, dans le panneau de droite, à l onglet Details, descendre l ascenseur jusqu à l icône du PDF Cliquer dessus : le document s ouvre à l intérieur de Mendeley Des outils d annotations apparaissent maintenant dans la barre du menu. Faire le surlignage ou l insertion de note souhaitée Seules les notes insérées peuvent être lues en aperçu rapide dans l onglet Notes de la référence 6. Importation des métadonnées d un PDF Cliquer sur la flèche à côté de l icône Add documents et choisir Add Files Dans l arborescence des dossiers, aller chercher le PDF à importer Résultat : la référence associée à ce PDF a été créée dans Mendeley et le PDF est joint Vérifier que le bon bordereau a été utilisé et que les champs sont correctement remplis. 7. Création de dossiers On peut organiser intellectuellement ses références en les regroupant dans des dossiers : 3

4 Pour ajouter des références dans un dossier : Cliquer sur My Library>> All Documents Sélectionner la référence à ajouter Glisser et déposer la référence dans le dossier souhaité Pour créer des sous-dossiers : Sélectionner sur le dossier concerné Faire clic droit et choisir New Folder Nommer le sous-dossier Plusieurs sous-niveaux peuvent être ainsi créés 8. Suppression de dossier Sélectionner le dossier à supprimer Faire clic droit et choisir Remove Folder ou cliquer sur l icône dans le menu supérieur 9 Installation de l outil Web Importer (pour pouvoir exporter depuis des bases de données) Pour Firefox : Dans Mendeley, cliquer sur le menu Tools et choisir Install Web Importer Vérifier que les fenêtres flash sont autorisées par votre navigateur en cliquant sur le lien «Pop-up Blocker Test» 4

5 Si une fenêtre apparaît avisant que les fenêtres flash sont bloquées, cliquer sur le bouton OK, puis cliquer sur le bandeau jaunâtre qui est apparu en haut de la page Web Choisir Toujours autoriser les fenêtres publicitaires de ce site Confirmer en cliquant Oui Ensuite, glisser et déposer le bouton sur la barre d outils du navigateur 10. Synchronisation des contenus Mendeley Desktop et Mendeley Web Ouvrir une session sur le compte Web de Mendeley (www.medeley.com ) Aller dans Mendeley Desktop et cliquez sur l icône pour synchroniser la base bibliographique locale avec le contenu du compte Web 11. Exportation de références trouvées sur le Web Page Web Cliquer sur l outil Import to Mendeley Spécifier au besoin dès l exportation dans quel dossier insérer la référence, quels tags lui attribuer, y attacher une note ou archiver une copie de la page Web 5

6 Exportation de références provenant des bases Google Scholar, Web of Science, PubMed, IEEE xplore et EBSCO Plusieurs notices Aller dans la base de données Web of Science (ou PubMed) et faire une recherche. Cliquer sur l outil Import to Mendeley Dans la fenêtre qui apparaît, cliquer sur le lien import à côté des références à exporter Une notice (exclu Google Scholar) On peut aussi cliquer sur le titre d une référence et lorsque la notice détaillée est affichée, cliquer sur l outil Import to Mendeley Compléter le formulaire au besoin (comme dans la section Page Web) 6

7 Exportation de références depuis des bases de données documentaires sur ProQuest et Scopus L outil ne fonctionne pas avec ces fournisseurs. Il faut alors utiliser l exportation de façon indirecte en sauvegardant les références en un format (extension) compréhensible pour Mendeley : RIS, BibTeX (.bib), XML Aller, par exemple, dans la base de données Biological Sciences et faire une recherche Cocher les références à exporter Cliquer ensuite sur le lien Exporter/Enregistrer Une fenêtre apparaît : sélectionner RIS, puis cliquer sur le bouton. Enregistrer le fichier.ris Aller dans Mendeley Desktop puis cliquer sur l icône Add documents et choisir Add Files Récupérer le fichier.ris qui vient d être sauvegardé et les références sont incorporées à la base Mendeley. 12. Importation d une base de références bibliographiques Les références doivent être dans un fichier dont le format (extension) est compréhensible pour Mendeley : RIS, BibTeX (.bib), XML Cliquer sur la rubrique sur My Library >> All Documents Cliquer ensuite sur l icône Add documents et choisir Add Files Allez récupérer le fichier.ris ou.xml ou.bib Note : En cliquant sur Help >> Show the Welcome Screen, il est possible d importer des fichiers provenant de divers logiciels de gestion bibliographique 13. Exportation d une base Mendeley Cliquer sur My Library >> All Documents et sélectionner toutes les références (Ctrl + A) Aller dans le menu File, choisir Export Choisir le format désiré (.ris,.xml ou.bib) 7

8 14. Partage de références et de documents dans un groupe 15. Importation automatique des nouveaux PDF Lorsqu au cours de votre recherche vous ajoutez de nouveaux PDF d articles dans un dossier de votre ordinateur personnel, Mendeley peut être avisé de surveiller ce dossier et d y collecter les nouvelles références à ajouter dans la base Mendeley : Dans Mendeley, aller dans le menu File et choisir Watch Folder L arborescence de vos dossiers apparaît Cocher la case vis-à vis les dossiers que Mendeley doit surveiller 8

9 Tout nouveau PDF ajouté dans l un de ces dossiers sera automatiquement importé dans Mendeley 16. Synchronisation entre Mendeley Desktop et le compte Web Pour avoir accès au contenu de la base Mendeley en l absence de son ordinateur personnel, il faut synchroniser le compte Web avec la base locale : Dans Mendeley Desktop, cliquer sur l icône 17. Insertion de citations Il faut tout d abord installer un programme complémentaire. Fermer l application Word Dans Mendeley Desktop, cliquer sur le menu Tools et choisir Install MS Word Plugin Une fois l installation confirmée : Dans Word, cliquer sur l onglet Références : les outils de citations de Mendeley sont dans la 3 e boîte Dans le texte de votre travail, placer le curseur à l endroit où sera mise la citation: Ensuite, cliquer sur Insert Citation puis sur le bouton Go to Mendeley Sélectionner la référence à citer puis cliquer sur La citation est maintenant dans le corps du texte On peut insérer une citation à plusieurs travaux simultanément : o une fois dans Mendeley, il suffit de maintenir la touche Control enfoncée et de sélectionner les références désirées. 9

10 18. Création de la bibliographie Placer le curseur à l endroit où la bibliographie devra apparaître Dans l onglet Références de Word, cliquer sur Insert Bibliography La bibliographie a été générée. Si le style ne convient pas, on peut le modifier pour un autre : 19. Éditer une citation Sélectionner la citation à éditer (elle devient surlignée en gris) Dans L onglet Références de Word, cliquer sur Edit Citation (l icône Insert Citation se transforme en Edit Citation lorsqu on clique sur la citation) Par défaut, on propose de rechercher d autres références à citer pour compléter la citation (donc même procédure que l insertion de citation au point 19) En cliquant plutôt sur la citation déjà en place, les possibilités d édition s affichent comme l ajout d une page, la mention d un chapitre, l ajout de suffixe ou préfixe à l intérieur de la citation et le retrait du nom de l auteur. 20. Retrait des champs grisés de Mendeley Il arrive qu on ne trouve pas exactement le style qui satisfasse nos besoins et qu on se contente d un style approchant ou que des petites erreurs de styles soient présentes dans le fichier de style de Mendeley. En retirant le codage de Mendeley, il devient possible de corriger manuellement les éléments irritants dans les citations ou la bibliographie. Pour retirer le code : Dans L onglet Références de Word, cliquer sur Export Choisir Without Mendeley Fields 10

11 Nommer et enregistrer le nouveau fichier Conserver le fichier avec le codage de Mendeley au cas où vous voudriez changer de style finalement!!! 21. Éditer un style Voir cette page et ce petit tutoriel adding-new-citation-styles-to-mendeley-desktop 22. Trouver d autres styles Mendeley utilise le langage CITATION STYLE. Si Mendeley n a pas le style souhaité, on peut vérifier s il existe dans ceux qu offre Zotero : 23. Compléments d information Affichage de la base en tableau ou en liste bibliographique Dans Mendeley Desktop, aller dans le menu View Cocher Library as Table si l affichage en tableau est souhaité Cocher Library as Citations si l affiche en liste bibliographique est préféré Changer le style affiché Dans Mendeley Desktop, aller dans le menu View Descendre à Citations Style et choisir le style pour l affichage des références Bibliographie à la volée Dans Mendeley Desktop, sélectionner une référence S assurer que le style affiché est celui désiré (voir rubrique précédente) Faire clic droit et choisir Copy Citation Dans un document Word, y coller le contenu qui vient d être copié : la référence est formattée dans le style sélectionné sans toutefois avoir un encodage (On ne peut donc pas modifier automatiquement le style postérieurement). Soutien technique offert par Mendeley Twitter = https://twitter.com/mendeleysupport Forum = Blogue = 11

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