Guide d utilisation des services My Office

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1 Guide d utilisation des services My Office

2 Note importante : La version de ce guide d utilisation ne s applique qu à l interface RIA (Web 2.0) de My Office. Une section supplémentaire concernant l interface classique Web 1 sera proposée ultérieurement. Sommaire 1. Introduction Conditions préalables à toute utilisation de My Office URL des services My Office Votre compte, votre login et votre mot de passe 4 2. Première connexion Accès à la page d accueil de My Office Paramètres de la page d accueil de My Office Mon PC Sync Description de l interface Web riche de My Office (RIA) 8 4. Comment utiliser au mieux l interface Web riche (Rich Internet Application ou Web 2.0) Glisser déposer un Glisser déposer l un de vos contacts (liste ou carte de visite) Glisser déposer un contact mentionné dans un Clic droit sur un dossier d s Clic droit sur votre portlet calendrier rapide Clic droit sur une date précise dans votre portlet calendrier rapide Clic droit sur un calendrier spécifique Clic droit sur un contact Fonctionnalités principales 13

3 6. Les services s de My Office Services principaux des s Options des s Les contacts de My Office Services principaux des contacts Options des contacts Le calendrier de My Office Services principaux du calendrier Options du calendrier Les tâches de My Office Créer mes tâches Gérer mes tâches Quelques exemples de fonctionnalités avancées Paramètres En cas de problème Glossaire 54 Le service My Office est mis à jour régulièrement afin de toujours répondre au mieux à vos besoins. Il se peut que certaines informations relatives aux dernières évolutions ne soient pas présentes dans ce guide. Afin de pouvoir consulter ces informations rendez-vous régulièrement dans la section Aide (disponible sur le lien en haut à droite de chaque page). 3

4 1. Introduction 1.1 Conditions préalables à toute utilisation de My Office My Office est utilisable avec des interfaces Web riches de type RIA (Rich Internet Application) qui vous permettent d avoir une expérience utilisateur avancée : la fonction glisser déposer, les clics droits, une structure en onglets facilement utilisable, un accès par une connexion Internet à tous vos s, à votre calendrier et à vos contacts partout où vous vous trouvez, avec le même environnement riche quel que soit l endroit où vous utilisez My Office, une actualisation automatique de la page sans aucune action spécifique de votre part, des mises à jour automatiques lorsqu une nouvelle version est disponible. Il est important de noter que votre navigateur Internet doit être compatible pour pouvoir utiliser cette interface Web riche. Deux navigateurs compatibles sont actuellement disponibles : Internet Explorer version 7 ( windows/downloads/ie/getitnow.mspx) ou plus, et Firefox version 1.5 ou plus. Si votre navigateur n est pas compatible, vous êtes automatiquement dirigé vers l interface classique de My Office. Pour vérifier le nom de votre navigateur : cliquez sur Aide dans le menu de votre navigateur (voir le point d interrogation sur la barre de navigation) sélectionnez le lien À propos de. Si votre navigateur n est pas compatible, vous pouvez télécharger Firefox version 2 gratuitement, directement sur le site officiel ( Ce navigateur peut être utilisé gratuitement en toute légalité. Pour accéder à l interface classique de My Office : cliquez sur le lien Accéder à l interface classique, inséré en haut à droite de l interface riche. Il est important de noter que toutes les fonctions avancées mentionnées ci-dessus (clics droits, glisser - déposer, actualisation automatique) ne sont pas disponibles sur l interface classique, et ceci afin de garantir une compatibilité totale avec tous les types de navigateurs. Remarque : des études sont actuellement en cours pour déterminer si l interface riche de My Office est totalement compatible avec d autres navigateurs tels que Safari, Opéra et Netscape. 1.2 URL des services My Office L URL de My Office est : Votre compte, votre login et votre mot de passe L administrateur de My Office doit vous informer que : votre compte a bien été créé votre login et votre mot de passe vous seront communiqués. Par défaut, votre login est le nom de votre adresse mail. Par exemple, si votre nom est Hugo de Vries, votre login sera hugo.devries. votre mot de passe devra être modifié pour respecter les mesures de sécurité indispensables. 4

5 Lorsque vous choisissez un nouveau mot de passe, son niveau de sécurité (médiocre / moyen / élevé) vous est communiqué grâce à l indicateur de sécurité. Le niveau de sécurité est donné uniquement à titre indicatif. Si vous souhaitez avoir un mot de passe totalement sécurisé, vous devez le choisir de façon à ce qu il contienne au moins six caractères comprenant : au moins un chiffre au moins une lettre au moins une majuscule au moins un caractère spécifique. 2. Première connexion 2.1 Accès à la page d accueil de My Office Pour accéder à la page d accueil de My Office, vous devez : vous identifier grâce à votre login et votre mot de passe cocher la case si vous souhaitez que les informations vous concernant soient mémorisées lors de la connexion suivante une fois connecté, vous accédez à la page d accueil de My Office. Sur la page d accueil de My Office, vous avez directement accès aux services suivants : vos s votre carnet d adresses votre calendrier vos tâches votre PC Sync. un accès rapide à votre carnet d adresses un accès rapide à votre calendrier un accès rapide à votre agenda. 5

6 2.2 Paramètres de la page d accueil de My Office La page consacrée aux options est intitulée Paramètres. Pour accéder à cette page, vous devez : cliquer sur le bouton Paramètres en haut à droite de la page ou cliquer sur le bouton Accéder aux paramètres à gauche de la page, juste en-dessous des 4 icônes principales. bouton Paramètres accéder aux Paramètres Cela permet d ouvrir une nouvelle fenêtre proposant les six options disponibles, nommées respectivement : Général Messagerie Signature Réponse automatique d absence de bureau Carnet d adresses Calendrier. 6 critères Paramètres disponibles 6

7 Pour choisir les options de votre page d accueil : cliquez sur le bouton Général vous ouvrez ainsi une nouvelle fenêtre intitulée Général. Cette page s ouvre par défaut chaque fois que vous cliquez soit sur le bouton Paramètres, soit sur le bouton Accéder aux paramètres. Page Général puis allez à la rubrique Page par défaut du menu déroulant ouvrez le menu sélectionnez la page par défaut que vous souhaitez choisir comme page d accueil. Vous avez le choix entre Page d accueil, Messagerie, Carnet d adresses, Agenda et Tâches Si vous choisissez Page d accueil, votre page d accueil s affichera par défaut. Si vous choisissez Messagerie, votre page d s sera votre page d accueil par défaut. Si vous choisissez Carnet d adresses, votre page carnet d adresses sera votre page d accueil par défaut. Si vous choisissez Agenda, votre page agenda sera votre page d accueil par défaut. Si vous choisissez Tâches, votre page tâche sera votre page d accueil par défaut. confirmez votre choix en cliquant sur le bouton Sauvegarder en bas à droite de la page annulez votre choix en cliquant sur le bouton Annuler en bas à droite de la page et effectuez un autre choix. 7

8 Le deuxième menu déroulant appelé Affichage du calendrier n est pas lié aux paramètres de votre page d accueil. Ainsi, vous n avez pas besoin d y accéder, puisqu il vous permet uniquement de modifier l affichage de votre calendrier. Vous pouvez à tout moment accéder de nouveau à votre page d accueil en fermant tous les onglets ouverts. 2.2 Votre PC Sync. PC Sync. est un service de synchronisation simple et rapide qui permet la synchronistaion des données entre plusieurs applications, la prise en compte automatique de toute mise à jour et la sauvegarde des données. synchronisation des données : toute donnée (contacts, événements, tâches) saisie dans votre Outlook Outlook Express ou My Office est automatiquement synchronisée avec PC Sync., et devient accessible depuis n importe laquelle de ces 3 applications. mise à jour des données : toute mise à jour des données saisie dans votre Outlook, Outlook Express ou My Office est prise en compte et automatiquement ajoutée dans les 2 autres applications sauvegarde des données : toutes les données sont enregistrées et sauvegardées. Cliquez sur le lien PC Sync. pour télécharger gratuitement ce service et suivez la procédure d installation, étape par étape. 3. Description de l interface Web avancée de My Office (RIA) L interface de My Office est un outil intuitif et performant. Vous pouvez accéder rapidement et immédiatement à 5 de vos services : La navigation au moyen d onglets L accès rapide au carnet d adresses L accès rapide au calendrier L accès rapide à l agenda L accès à votre PC Sync. Une navigation par onglets : une seule interface vous permet de gérer tous vos s, vos contacts et votre calendrier. Quick Calendar, Quick carnet d adresses et Quick Planning : Visualisez en un clin d oeil vos réunions et recherchez vos contacts. 8

9 4. Comment utiliser au mieux l interface Web riche (RIA) Clic droit : un moyen rapide et facile d envoyer, modifier, déplacer ou imprimer un ou un rendez-vous. Glisser - déposer : changer l heure d un rendez-vous, classer un dans un dossier en le déplaçant grâce à la fonction glisser - déposer pour le mettre dans le dossier choisi. Vous trouverez ci-dessous les différentes possibilités offertes par la fonction glisser déposer indiquant la corrélation entre et calendrier, contacts et , etc. Glisser - déposer 4.1 Glisser - déposer un 4.2 Glisser - déposer un contact (de votre liste ou d une carte de visite) 4.3 Glisser - déposer un rendez-vous du calendrier principal à un autre créneau horaire Clics droits 4.4 Clic droit sur un dossier d s 4.5 Clic droit sur votre calendrier rapide 4.6 Clic droit sur une date précise de votre calendrier rapide 4.7 Clic droit sur un calendrier spécifique 4.8 Clic droit sur une catégorie de contacts 4.1 Glisser - déposer un Scénario 1 : sélectionner un de la boîte de réception et le déposer dans un dossier Cette fonction permet de placer l dans le dossier désiré. 9

10 Scénario 2 : sélectionner un de la boîte de réception et le déposer sur le bouton du carnet d adresses Cela permet d ajouter tous les noms mentionnés dans l (expéditeur et destinataires) au carnet d adresses (vous verrez une confirmation sur l écran). 4.2 Glisser - déposer l un de vos contacts (liste ou carte de visite) Scénario 3 : sélectionner un contact (liste ou carte de visite) et le déposer sur le bouton Cela vous permet d ouvrir un nouvel adressé à ce contact. Scénario 4 : sélectionner votre contact (liste ou carte de visite) et le déposer dans une catégorie de contacts Cela vous permet de changer le contact de catégorie. 10

11 4.3 Sélectionner un rendez-vous (du calendrier principal) et le déposer dans un nouveau créneau horaire Scénario 5 : glisser - déposer un rendez-vous dans un nouveau créneau horaire Cela vous permet de mettre à jour le calendrier en choisissant une nouvelle date ou un nouveau créneau horaire pour un rendez-vous. 4.4 Clic droit sur un dossier d s Scénario 6 : clic droit sur un dossier d s Cela vous permet de renommer, supprimer ou vider le dossier. Clic droit 4.5 Clic droit sur votre portlet accès rapide au calendrier Scénario 7 : clic droit sur votre portlet accès rapide au calendrier. Cela vous permet d aller directement à la date du jour, votre calendrier vous proposant les rendez-vous du jour. Clic droit 11

12 4.6 Clic droit sur une date précise de votre portlet accès rapide au calendrier Scénario 8 : clic droit sur une date précise de votre portlet accès au calendrier. Cela vous permet d aller directement à la date du jour, votre calendrier vous proposant les rendez-vous du jour. Clic droit 4.7 Clic droit sur un calendrier spécifique Scénario 9 : clic droit sur un calendrier spécifique Cela vous permet de créer un nouveau calendrier qui peut être renommé ou supprimé Clic droit sur une catégorie de contacts dans le portlet Scénario 10 : clic droit sur une catégorie de contacts dans le portlet Cela vous permet de créer une nouvelle catégorie qui peut être renommée ou supprimée. Clic droit 12

13 5. Fonctionnalités principales My Office vous permet d accéder à quatre fonctionnalités principales : les s de My Office : créer, lire, envoyer, recevoir et gérer tous vos s professionnels les contacts de My Office : garder facilement le lien avec les contacts de votre carnet d adresses My Office le calendrier de My Office : gérer votre emploi du temps et inviter vos contacts à vos rendez-vous les tâches de My Office : organiser votre journée en gérant la liste de vos tâches, identifier facilement les tâches déjà commencées, celles qui restent à faire et celles qui sont terminées. envoyer, recevoir, transférer vos s professionnels par Internet grâce à une adresse personnalisée comportant le nom de votre entreprise. Contacts : gérer vos contacts directement depuis votre ordinateur, accéder aux numéros de téléphone, adresses postales ou adresses s en permanence. Calendrier : organiser vos journées de travail et vos rendez-vous grâce à l ordre du jour avancé. Tâches : gérer le planning de vos tâches, identifier les facilement ou rechercher les par titre. 6. Les services s de My Office 6.1 Services principaux des s Pour gérer vos s, vous pouvez utiliser : Une fenêtre avec boîte de réception, carnet d adresses, calendrier, tâches Les boutons Nouveau et Détails Une arborescence des dossiers Une liste générale des s 13

14 6.1.1 Écrire un nouvel et l envoyer à une ou plusieurs adresses (A/Cc/Cci) écrire un nouvel Cliquez sur le bouton Nouveau en haut à gauche, sous le premier onglet. Cela vous permet d ouvrir un nouvel dans une nouvelle fenêtre. Quatre rubriques sont disponibles : À : adresse du ou des destinataire(s) principal(aux) Cc : adresse du ou des destinataire(s) en copie Cci : adresse du ou des destinataire(s) en copie cachée Objet : titre de l . Par défaut, seul le bouton À apparaît, ceci étant le seul champ obligatoire. Si vous souhaitez ajouter les champs Cc et Cci : cliquez sur chaque lien respectif, à droite du champ Objet. complétez les champs comme vous le souhaitez saisissez votre texte dans l espace à cet effet utilisez toutes les options disponibles pour enrichir votre texte si nécessaire (police, taille, couleur, alignement, insertion d un lien vers une page Web, pièce-jointe, etc.) choisissez le format HTML ou le format Texte. Envoyer un message en format texte annule la mise en page de votre texte qui apparaît en texte brut. Envoyer un Avant d envoyer un , il est important de sélectionner les destinataires de l . Trois champs sont disponibles : À : adresse du ou des destinataire(s) principal(aux) obligatoir Cc : adresse du ou des destinataire(s) en copie optionnel Cci : adresse du ou des destinataire(s) en copie cachée optionnel. Remarque : avant d envoyer votre , vous pouvez choisir de recevoir la confirmation par mail que votre destinataire a effectivement reçu votre . 14

15 Compléter les champs Pour compléter les champs, vous pouvez : saisir l adresse complète ou entrer les premières lettres de l adresse choisie ; une adresse déjà utilisée et débutant par les mêmes lettres vous est automatiquement suggérée ou cliquer sur les icônes À/Cc/Cci et choisir vos contacts directement dans le carnet d adresses. Par exemple, vous souhaitez envoyer un message à Olivia Moore en cherchant son nom dans votre carnet d adresses. cliquez sur le bouton À Une nouvelle fenêtre apparaît saisissez le nom Moore dans le premier champ cliquez sur le bouton OK. L adresse d Olivia Moore apparaît. cliquez sur le bouton Sélectionner cliquez sur le bouton Ajouter l adresse d Olivia Moore s insère automatiquement dans le champ À. suivez les mêmes indications pour ajouter d autres destinataires de votre carnet d adresses. Vous pouvez effacer les noms des destinataires quand vous voulez, en cliquant sur le bouton Effacer tout. Vous pouvez saisir une ou plusieurs adresses dans chaque champ. Si vous saisissez plusieurs adresses dans le même champ, séparez-les avec une virgule (,) ou un point-virgule (;) Attacher des pièces jointes aux s Vous pouvez attacher plusieurs types de fichiers (.doc,.xls,.pdf,.ppt ) à un . Le nombre de pièces jointes à un n est pas limité. La taille totale de toutes les pièces jointes est de 20 MB. Un signal vous est automatiquement envoyé lorsque vos pièces jointes atteignent 10 MB. 15

16 Pour joindre un fichier à un cliquez sur l icône Insérer un fichier. Cela vous permet de parcourir vos fichiers afin de choisir et sélectionner celui que vous voulez envoyer. Une fois que vous avez joint le ou les fichier(s) à l , il est impossible de créer d autres s en parallèle. Remarque : pendant que votre fichier s attache, vous pouvez continuer à écrire le texte de l Créer et insérer une signature électronique Créer une signature électronique Pour créer une signature : cliquez sur le bouton Paramètres en haut à droite de la page ou cliquez sur le bouton Plus, puis choisissez Accéder aux Paramètres choisissez l option Messagerie, puis Gérer les signatures. Une nouvelle page Signatures s affiche. cliquez sur le bouton Nouveau pour entrer une nouvelle signature choisissez le nom de la signature dans le champ approprié (ex : professionnelle, personnelle, famille,..) afin de pouvoir ensuite sélectionner la signature qui correspondra le mieux à vos besoins saisissez votre texte (ex : prénom, nom, fonction, numéros de téléphone fixe et mobile, fax, site internet,..) et un logo si disponible. 16

17 cliquez sur le bouton Sauvegarder pour valider votre choix Le message Votre signature a bien été créée apparaît. cliquez sur le bouton Supprimer pour la supprimer cliquez sur le bouton Nouveau pour entrer une nouvelle signature cliquez sur le bouton Par défaut pour sélectionner cette signature par défaut. A chaque fois que vous insérerez une signature, c est la signature par défaut qui apparaîtra. cliquez sur le bouton Insérez automatiquement une signature. Pour chacun de vos messages, la signature sélectionnée sera insérée automatiquement cliquez sur le bouton Annuler pour fermer la fenêtre des options et retourner à votre page . Créer plusieurs signatures Pour créer plusieurs signatures : suivez la même démarche en cliquant sur le bouton Nouveau saisissez le deuxième texte (par exemple : nom, prénom, titre, numéros de téléphone fixe et mobile, numéro de fax, adresse de site Internet) et le logo sauvegardez. Les signatures apparaissent par ordre alphabétique Lorsque vous envoyez un message et que vous souhaitez utiliser une signature différente de celle qui a été sélectionnée par défaut : cliquez sur le bouton Insérer une signature dans votre page ouvrez le menu sélectionnez la signature à ajouter au message que vous souhaitez envoyer. Signature par défaut Dans le menu déroulant appelé Ajouter une signature, la signature par défaut est signalée ainsi : (Par défaut). Créer une carte de visite professionnelle Pour créer une carte de visite professionnelle, deux versions sont possibles, l une complète et l autre rapide et facile. 17

18 Version complète cliquez sur le bouton Carnet d adresses cliquez sur le bouton Nouveau Une nouvelle fenêtre apparaît. complétez les champs en fonction de vos critères. Seule la rubrique Nom est obligatoire. Si vous oubliez d entrer le nom de votre contact, un message d erreur apparaît et vous recommande de compléter le champ correctement. sauvegardez votre fiche de contact en cliquant sur le bouton Sauvegarder effacez-la en cliquant sur le bouton Annuler. Version rapide et facile cliquez sur l icône Carnet d adresses cliquez sur la dernière icône, complètement à droite de la page, sous l icône Imprimer ouvrez le menu sélectionnez les critères que vous souhaitez voir apparaître sur la carte de visite professionnelle en cliquant dessus. Les critères à votre disposition sont : prénom, surnom, s professionnel et personnel, numéros de téléphone personnel et mobile, entreprise et catégorie. pour renoncer un critère, cliquez à nouveau dessus 18

19 allez dans le menu Plus ouvrez le menu sélectionnez Ajouter plusieurs contacts. Une nouvelle fenêtre apparaît. remplissez les champs, Les champs qui apparaissent sont ceux qui vous avez sélectionnés auparavant. ajoutez plusieurs contacts en cliquant sur le bouton Ajouter sauvegardez en cliquant sur le bouton Sauvegarder effacez en cliquant sur le bouton Supprimer cliquez sur le bouton Carnet d adresses cliquez sur le bouton Liste des cartes de visite professionnelles utilisez les onglets alphabétiques pour voir les cartes de visite professionnelles. Bouton Liste des cartes de visite professionnelles Insérer un avatar pour personnaliser vos cartes de visite professionnelles Vous pouvez à tout moment utiliser des avatars pour personnaliser vos cartes de visite professionnelles. Un avatar est une représentation souvent utilisée sur Internet comme moyen d identification virtuel afin de vous représenter. Il peut s agir d un format.jpeg,.gif ou.bmp. Une résolution de 72 dpi et une taille de 60x80 pixels sont nécessaires pour assurer une bonne qualité d image. Si vous téléchargez une image plus grande ou plus petite, elle sera automatiquement redimensionnée. Pour insérer un avatar : cliquez sur le bouton Nouveau contact cliquez sur la flêche noire à côté de l image verte, Une fenêtre apparaît, vous proposant une liste d avatars. 19

20 cliquez sur un avatar de la liste ou téléchargez-en un autre à partir de votre bureau ou sur Internet. Paramètres Pour définir votre affichage des vcards, vous pouvez : cliquer sur le bouton Options en haut à droite de la page de votre carnet d adresses ou cliquer sur le bouton Détails et sélectionner Paramètres des contacts. Une nouvelle fenêtre apparaît. choisissez la section Affichage des vcards sélectionnez le nombre de contacts par page (4, 8, 16 ou 32) grâce au premier menu déroulant choisissez la rubrique Nom/Prénom grâce au deuxième menu déroulant choisissez la section Affichage par défaut sélectionnez Liste afin que vos contacts apparaissent sous forme de liste ou bien sélectionnez vcards afin que vos contacts apparaissent sous forme de vcards sauvegardez ou annulez votre choix. Insérer une signature électronique automatique Pour insérer une signature automatique, vous pouvez : utiliser le bouton Options en haut à droite cliquer sur Web Mail ou cliquer sur le bouton Détails juste en-dessous de la barre d onglets ouvrir le menu choisir Paramètres. Une nouvelle fenêtre apparaît. choisissez la section Signatures cochez la case Insérer une signature automatiquement cliquez sur le bouton Sauvegarder. 20

21 Modifier votre signature Pour modifier une signature, vous pouvez : cliquer sur le bouton Options en haut à droite de la page ou cliquer sur le bouton Détails ouvrez le menu sélectionnez Paramètres. Lorsque vous êtes sur la page Options : cliquez sur les options Messagerie choisissez la section Signatures ouvrez le menu Noms des signatures Toutes les signatures déjà créées apparaissent. sélectionnez celles que vous souhaitez modifier saisissez un nouveau texte et/ou un nouveau logo cliquez sur le bouton Sauvegarder pour valider votre choix Lire un mail reçu. Répondre à l expéditeur ou à tous les destinataires. Faire suivre le mail à une tierce personne. Lire un reçu Pour lire vos s : allez dans la boîte de réception en cliquant sur l icône boîte de réception vous y trouverez la liste de vos s les s que vous n avez pas lus apparaissent en gras et leur nombre est indiqué à côté de votre boîte de réception. 21

22 Il y a trois façons de l ouvrir : faites un double-clic sur l icône Cela vous permet d ouvrir un nouvel onglet dont le nom est l objet de l . faites un clic droit sur l onglet, puis sélectionnez le lien Ouvrir Cela vous permet d ouvrir l dans un nouvel onglet dont le nom est l objet de l . cliquez sur l icône Afficher la zone détail, à droite de la page, juste en-dessous de l icône Imprimer. Le texte apparaît sur la même page, dans la partie destinée à cet effet, sous le dernier reçu.. Icône Afficher Détail du texte de l Répondre à l expéditeur ou à tous les destinataires Pour répondre à l expéditeur ou à tous les destinataires, vous pouvez : sélectionner un de la liste en cliquant sur la case concernée cliquer sur le bouton Répondre. Votre réponse est envoyée uniquement à l expéditeur (une seule adresse ). cliquez sur le bouton Répondre à tous. Votre réponse est envoyée à tous les destinataires. Vous pouvez également utilisez le clic droit : - faites un clic droit sur un dans la liste, - ouvrez le menu, - sélectionnez le bouton Répondre ou Répondre à tous dans le menu vertical. Dans les deux cas, le texte de l original reste inséré dans le texte de la réponse. 22

23 Faire suivre un à une tierce personne Pour faire suivre un à une tierce personne : sélectionnez l que vous souhaitez envoyer cliquez sur le bouton Transférer. Il n y a pas de destinataire prédéfini. entrez l adresse ou les adresses du ou des destinataires. Le texte de l original reste inséré dans le texte de la réponse Imprimer ou supprimer un Imprimer un Pour imprimer un , vous pouvez : faire un clic droit sur la liste sélectionner la fonction Imprimer dans le menu déroulant ou choisir l icône Imprimer à droite de la page et cliquer sur l icône L apparaît dans une nouvelle fenêtre avec les différentes options d impression. sélectionner vos options et cliquez sur le bouton OK pour valider votre choix. Supprimer un Pour supprimer un , vous pouvez : sélectionner un cliquer sur l icône Corbeille ou faire un clic droit sur l sélectionner Supprimer dans le menu déroulant. 23

24 Un message de confirmation apparaît alors : Etes-vous sûr de vouloir supprimer le message sélectionné? - cliquez sur le bouton Oui pour valider votre choix ; l sélectionné est effacé - cliquez sur le bouton Non pour annuler votre choix L actualisation de la liste des s est automatique Chaque fois que vous recevez un , il apparaît automatiquement en gras dans votre boîte de réception, comme tous les s que vous n avez pas lus. Vous n avez pas à actualiser votre boîte de réception. 6.2 Options des s Sauvegarder un avant de l envoyer cliquez sur le bouton Nouveau rédigez votre cliquez sur le bouton Sauvegarder juste en dessous de la barre d onglets. Votre est sauvegardé et automatiquement placé dans le dossier Brouillons Créer des dossiers spécifiques et trier (manuellement/automatiquement) les s dans des dossiers spécifiques Créer des dossiers spécifiques allez dans votre dossier d s faites un clic droit sur le lien Dossiers personnels cliquez sur le lien Créer un nouveau dossier apparaît nommez-le. Vos dossiers personnels apparaissent sous forme de liste dans l arborescence verticale à gauche. 24

25 Vous pouvez faire un clic droit sur un dossier pour : le renommer le supprimer Un message d avertissement apparaît. Par exemple : Êtes-vous sûr de vouloir supprimer le dossier Rapport financier? Si vous choisissez Oui, le dossier est supprimé. ou le vider. Un message d avertissement apparaît. Par exemple :Êtes-vous sûr de vouloir transférer les messages de ce dossier dans la corbeille? Si vous choisissez Oui, le contenu du dossier est envoyé dans la corbeille mais le dossier reste visible. Trier les s reçus sélectionnez un glissez déposez-le dans le dossier désiré en glissant l , un signal rouge apparaît, indiquant qu il est retiré de la boîte de réception et doit être placé dans un autre dossier. en le déposant, l sélectionné et le dossier choisi apparaissent en vert pour indiquer que votre action s est faite correctement Types spécifiques d s (demande de rendez-vous, blocage de spams) Créer une demande de rendez-vousn Pour créer une demande de rendez-vous : utilisez le Calendrier choisissez le rendez-vous auquel vous souhaitez inviter une personne cliquez sur le lien Envoyer une invitation Une nouvelle fenêtre apparaît. entrez les adresses s des destinataires que vous souhaitez inviter à ce rendez-vous en les séparant par une virgule. 25

26 cliquez sur le bouton Envoyer, ainsi l invitation est envoyée aux adresses sélectionnées cliquez sur le bouton Annuler et suivez à nouveau la procédure. Indiquer qu un est indésirable Pour indiquer qu un est indésirable : sélectionnez l faites un clic droit choisissez Enregistrer comme spam dans le menu déroulant L sélectionné est automatiquement placé dans le dossier des courriers indésirables de l arborescence des s Rechercher un Vous pouvez effectuer une recherche dans vos s reçus, archivés, envoyés ou supprimés. Pour effectuer cette recherche : cliquez sur l icône cliquez sur le menu déroulant à droite de la barre de navigation horizontale sélectionnez les critères que vous voulez utiliser pour effectuer cette recherche. Voici les différents critères de recherche : L expéditeur, l objet la date et la taille. faites un double-clic sur le bouton De ; vos s seront ainsi classés en ordre alphabétique en fonction des expéditeurs faites un double-clic sur le bouton Objet ; vos s seront ainsi classés en ordre alphabétique en prenant en compte la première lettre de l objet 26

27 faites un double-clic sur le bouton Date ; vos s seront ainsi classés en fonction de leur date, les plus récents ou les plus anciens apparaissant d abord faites un double-clic sur le bouton Taille ; vos s seront ainsi classés en ordre alphabétique en fonction de la taille du dossier. Pour passer d un ordre à l autre, faites simplement un double-clic sur l onglet Date et utilisez la flêche vers le haut ou vers le bas. Flêche vers le haut ou le bas Sécurité Tout susceptible d être un spam est placé par défaut dans le dossier Courrier indésirable. décider si un spécifique est un spam ou non faites un clic droit sur l en question sélectionnez le lien Marquer comme spam dans le menu déroulant l spam est automatiquement dirigé vers le dossier Courrier indésirable Précisions concernant les s changer la mention Marquer comme lu / non lu (manuellement) faites un clic droit sur l sélectionné sélectionnez le lien Marquer comme lu / Marquer comme non lu si l est marqué comme non lu, il apparaît en gras précédé du sigle de la boîte de réception si l est marqué comme lu, il apparaît normalement. 27

28 Gérer les niveaux d importance des s envoyés Le niveau d importance Normal est sélectionné par défaut. Pour passer du niveau d importance Normale à celui d importance Haute : allez sur l icône Boîte de réception cliquez sur le bouton Nouveau cliquez sur Normale dans le menu déroulant cliquez sur le lien Urgent. Cela permet d indiquer que votre mail est urgent. Choisir un drapeau pour les s reçus Pour choisir un drapeau pour vos s reçus : sélectionnez un dans la boîte de réception faites un clic droit sélectionnez le lien Ajouter un drapeau l sélectionné est alors précédé d un drapeau dans la liste de la boîte de réception, ceci vous permettant de le classer facilement. 28

29 7. Les contacts de My Office 7.1 Services principaux des contacts Créer un nouveau contact Créer un nouveau contact dans votre carnet d adresses Procédure complète : cliquez sur l icône Contact cliquez sur le bouton Nouveau Une nouvelle fenêtre apparaît. remplissez les champs en fonction de vos besoins. Le champ Nom de famille est obligatoire. Quatre sections Général, Professionnel, Personnel et Informations complémentaires vous permettent de saisir toute information pertinente sur vos contacts. choisissez une catégorie parmi les suivantes : Pas de catégorie, Personnel, Professionnel, Fournisseurs, Finances Nouveau dossier ; votre nouveau contact doit faire partie de l une de ces catégories. si vous cliquez sur le bouton Sauvegarder, votre nouveau contact est automatiquement créé dans la liste. Sa carte de visite est également disponible cliquez sur le bouton Annuler et recommencez la procédure. Procédure rapide : allez dans votre Carnet d adresses cliquez sur Plus dans le menu déroulant sélectionnez le lien Ajouter plusieurs contacts 29

30 Une nouvelle fenêtre apparaît. remplissez les champs en fonction de vos besoins. Créer un nouveau contact à partir d une adresse allez dans votre boîte de réception faites un clic droit sur l adresse de votre nouveau contact sélectionnez le lien Ajouter au carnet d adresses dans le menu déroulant une nouvelle fenêtre apparaît dans un nouvel onglet intitulé Nouveau contact remplissez les champs en fonction de vos besoins Le champ de l adresse a été automatiquement complété car vous avez créé ce contact à partir de l . cliquez sur le bouton Sauvegarder afin de valider votre choix ; votre nouveau contact est ajouté à votre liste de contacts. Sa carte de visite est également disponible Organiser vos contacts classer les contacts par nom et prénom Vous pouvez organiser vos contacts en fonction des critères suivants : Nom, Prénom, Surnom, professionnel, Numéro de téléphone professionnel, Numéro de téléphone portable professionnel, Entreprise, , Numéro de téléphone fixe, Numéro de téléphone portable, Catégorie. Pour classer par nom et prénom : faites un double clic sur Nom dans la barre de navigation horizontale. 30

31 Les contacts apparaissent en ordre alphabétique en fonction de la première lettre du nom de vos contacts. faites un double clic sur Prénom dans la barre de navigation horizontale. Les contacts apparaissent en ordre alphabétique en fonction de la première lettre du prénom de vos contacts. classer les contacts par catégorie Six catégories sont disponibles : Pas de catégorie, Personnel, Professionnel, Fournisseurs, Finances Nouveau dossier. sélectionnez une catégorie lorsque vous créez ou modifiez une fiche de contact ou faites un clic droit sur le contact dans votre liste de contacts sélectionnez le lien Changer de catégorie dans le menu déroulant pour passer d une catégorie à une autre faites un double-clic sur Catégorie dans la barre de navigation horizontale. Les contacts apparaissent en ordre alphabétique en fonction de la première lettre de la catégorie Modifier un contact existant (ou supprimer un contact) Pour modifier un contact existant, vous pouvez : faire un double-clic sur votre contact Cela permet d ouvrir un nouvel onglet, ou faire un clic droit sur le contact sélectionner le lien Ouvrir un nouvel onglet dans le menu déroulant. 31

32 La fiche du contact s ouvre dans un nouvel onglet. pour modifier les données de votre contact, vous devez les modifier les unes après les autres. En cas de sélection multiple, les contacts apparaissent dans un nouveau cadre appelé Modifier les contacts, les uns en dessous des autres. modifiez les champs en fonction de vos besoins cliquez sur le bouton Sauvegarder pour valider votre choix cliquez sur le bouton Annuler et suivez la même procédure Rechercher un contact : accès rapide au carnet d adresses Pour rechercher l un de vos contacts, utilisez votre accès rapide au carnet d adresses comme suit : entrez le nom de votre contact dans le champ de recherche intitulé Accès rapide au carnet d adresses cliquez sur le bouton OK. Le résultat de votre recherche apparaît dans l espace se trouvant juste en-dessous de champ de recherche. Vous pouvez aussi : entrer les premières lettres du nom de votre contact tous les noms débutant par les mêmes lettres seront automatiquement proposés. Entrez par exemple les trois lettres Moo. Le moteur de recherche parcourt votre carnet d adresses et vous propose les deux noms débutant par les mêmes lettres : Moore Olivia et Moore Julianne. sélectionnez le nom recherché cliquez sur le bouton OK. Cela permet d ouvrir un nouvel onglet intitulé Rechercher indiquant le nom sélectionné. Si vous entrez un nom qui n est pas reconnu comme l un de vos contacts, une fenêtre modale apparaît vous posant la question suivante : Voulez-vous créer un contact? si vous cliquez sur le bouton Oui, un nouvel onglet intitulé Nouveau contact apparaît. Remplissez les champs en fonction de vos besoins. si vous cliquez sur le bouton Non, le nouveau nom que vous avez saisi n est pas ajouté à votre carnet d adresses. 32

33 7.2 Options des contacts Utiliser une fiche de contact pour envoyer une information ( , invitation, etc.) Envoyer un à un contact Pour envoyer un à un contact, vous pouvez : aller dans votre carnet d adresses sélectionner un contact dans votre liste de contacts faire un clic droit sur le contact sélectionner le lien Envoyer un dans le menu déroulant ou cliquer sur les icônes Envoyer un / Envoyer une invitation dans la barre de navigation horizontale. Un nouvel onglet intitulé Sans titre apparaît, puisqu aucun objet n a encore été entré. Le nom de votre contact est automatiquement inséré dans le champ À. Envoyer une fiche de contact par à une tierce personne Pour envoyer une fiche de contact à une tierce personne, vous pouvez : aller dans le carnet d adresses sélectionner un contact faire un clic droit sur le contact dans la liste de contacts sélectionner le lien Envoyer par dans le menu déroulant, ou cliquer sur le bouton Plus dans la barre de navigation horizontale sélectionner le lien Envoyer par dans le menu déroulant. 33

34 Un nouvel onglet intitulé Sans titre apparaît puisqu aucun objet n a encore été saisi. Le fiche de votre contact est insérée dans le texte de ce nouvel que vous pouvez adresser à une tierce personne. Complétez le champ À (obligatoire) et l objet avant d envoyer votre Afficher la carte de visite d un contact et l utiliser Afficher la carte de visite d un contact Pour afficher une vcard : allez dans votre carnet d adresses sélectionnez un contact dans votre liste de contacts cliquez sur l icône Afficher les cartes de visite, à droite de la barre de navigation horizontale. Une carte de visite apparaît, vous proposant toutes les informations que vous avez entrées lorsque vous avez rempli la fiche du contact. Icône Afficher les cartes de visite Icône Afficher les critères Huit critères concernant les contacts sont disponibles : s professionnel et personnel, numéros de téléphone fixe et portable professionnels et personnels, entreprise et catégorie. sélectionnez les critères que vous souhaitez voir apparaître sur la carte de visite grâce au lien Afficher les critères dans le menu déroulant à droite de la barre de navigation horizontale, sous l icône Imprimer. 34

35 Utiliser une carte de visite Pour utiliser une carte de visite, faites un clic droit et sélectionnez l une des options suivantes : Ouvrir un nouvel onglet, Changer de catégorie, Envoyer un , Envoyer par , Supprimer, Imprimer, Afficher les critères et Actualiser. si vous sélectionnez le lien Ouvrir un nouvel onglet, toutes les données concernant le contact sélectionné apparaissent dans un nouvel onglet, dont le nom est le nom de votre contact si vous sélectionnez le lien Changer de catégorie, cela vous permet de modifier facilement la catégorie si vous sélectionnez le lien Envoyer un , un nouveau message apparaît dans un nouvel onglet comprenant le nom du contact sélectionné comme destinataire du champ À si vous sélectionnez le lien Envoyer par , un nouveau message apparaît dans un nouvel onglet comprenant la fiche d informations du contact dans l espace de texte, afin que ce message puisse être envoyé à une tierce personne si vous sélectionner le lien Supprimer, le contact est effacé si vous sélectionner le lien Imprimer, vous êtes connecté à votre imprimante si vous sélectionnez le lien Afficher les critères, les critères que vous souhaitez voir figurer dans la fiche du contact apparaissent. Vous pouvez organiser vos cartes de visite en utilisant l échelle alphabétique. Utiliser un format vcard Une vcard est un format spécifique en.vcf ou.vcard, réservé aux échanges de cartes de visite. Par exemple, Gert peut envoyer une vcard en pièce jointe à son contact. Paramètres allez sur le lien Options en haut à droite de la page, Une nouvelle fenêtre apparaît. 35

36 cliquez sur le lien Carnet d adresses en haut à gauche de la page allez dans la section Affichage des vcards sélectionnez le nombre de contacts par page (4, 8, 16 ou 32) grâce au premier menu déroulant sélectionnez l affichage Nom / Prénom ou Prénom / Nom grâce au deuxième menu déroulant cliquez sur le bouton Sauvegarder pour valider votre choix cliquez sur le bouton Annuler et suivez la même procédure. Vous pouvez également décider si vous souhaitez afficher vos contacts sous forme de liste ou de vcards par défaut : allez dans la section Affichage par défaut sélectionnez Liste ou vcards cliquez sur le bouton Sauvegarder pour valider votre choix cliquez sur le bouton Annuler et suivez la même procédure Ajouter un contact de votre boîte de réception en utilisant le glisser - déposer Pour ajouter un contact à votre carnet d adresses directement à partir de votre boîte de réception : allez dans votre boîte de réception sélectionnez un «Glissez déposez - le sur l icône Carnet d adresses. Pendant que vous glissez-déposez l dans le carnet d adresses, un message expliquant votre action apparaît : créer un contact à partir d une adresse . Seules les adresses de l expéditeur et du destinataire sont ajoutées à votre carnet d adresses. Cela apparaît dans un onglet intitulé Nouveaux contacts. remplissez les autres champs tels que Nom, Prénom, Numéro de téléphone professionnel, Numéro de téléphone portable, Catégorie, etc., en fonction de vos besoins. Si le nom de votre contact est déjà enregistré dans votre carnet d adresses, un message d avertissement s affiche alors. 36

37 8. Le calendrier de My Office 8.1. Services principaux du calendrier Nouveau rendez-vous (date et lieu) Nouveau rendez-vous Pour définir un nouveau rendez-vous, vous pouvez : aller dans le calendrier choisir une date et un créneau horaire un cliquant une fois et en déplaçant votre souris directement sur le calendrier ou cliquer sur le bouton Nouveau. Une nouvelle fenêtre apparaît. La date et le créneau horaire sélectionnés s affichent. Les champs suivants doivent être remplis : l objet apparaît dans le premier champ intitulé Saisissez les informations nécessaires. Ce champs est obligatoire. le lieu indique où le rendez-vous est fixé la date, l heure de début et l heure de fin indiquent quand le rendez-vous a lieu la fréquence du rendez-vous doit être sélectionnée grâce au menu déroulant Fréquence toute information complémentaire doit être saisie dans le champ Description cliquez sur le bouton Sauvegarder pour valider votre choix cliquez sur le bouton Annuler et suivez la même procédure si nécessaire. Paramètres de l heure et de la durée Une fois que la page Nouveau rendez-vous apparaît : - allez dans la section Date - la date affichée doit correspondre à la date que vous choisissez sur le calendrier - si ce n est pas le cas, changez la date en cliquant sur l icône du calendrier 37

38 si vous cochez la case Tous les jours, aucun créneau horaire n apparaît par défaut puis remplissez les champs Début et Fin pour indiquer l heure de début et l heure de fin grâce au menu déroulant cliquez sur le bouton OK pour valider votre choix Ces créneaux horaires apparaissent dans le calendrier. cliquez sur le bouton Supprimer et suivez la même procédure si nécessaire. Lieu Une fois que la page Nouveau rendez-vous apparaît : complétez le champ Lieu entrez le nom du lieu du rendez-vous Il apparaît dans le calendrier lorsque vous sélectionnez le rendez-vous. Description Une fois que la page Nouveau rendez-vous apparaît : Complétez le champ Description Saisissez un texte précisant le but du rendez-vous Il apparaît dans le calendrier lorsque vous sélectionnez le rendez-vous. cliquez sur le bouton OK pour valider votre choix cliquez sur le bouton Supprimer pour effacer le rendez-vous du calendrier cliquez sur le bouton Annuler afin que votre saisie ne soit pas prise en compte et suivez la même procédure. 38

39 8.1.2 Inviter un contact ou une autre personne à un rendez-vous Inviter un contact allez dans le calendrier sélectionnez un rendez-vous faites un clic droit sur le rendez-vous sélectionnez le lien Envoyer une invitation Une fenêtre modale intitulée Envoyer une invitation suivie de l objet du rendez-vous apparaît. entrez l adresse de votre contact Si vous souhaitez inviter plusieurs contacts, séparez leur nom par une virgule. Lorsque vous saisissez les premières lettres du nom de votre contact, une liste de noms débutant par les mêmes lettres vous est proposée. Adresses proposées sélectionnez l adresse désirée cliquez sur le bouton Sauvegarder pour valider votre choix ; un est automatiquement envoyé à votre contact cliquez sur le bouton Annuler et suivez la même procédure si nécessaire. Inviter une personne (ne faisant pas partie de vos contacts) allez dans le calendrier sélectionnez un rendez-vous faites un clic droit sur le rendez-vous sélectionnez le lien Envoyer une invitation saisissez l adresse complète de la personne que vous souhaitez inviter au rendez-vous Cette personne n étant pas dans la liste de vos contacts, son adresse ne vous est pas proposée par le moteur de recherche. cliquez sur le bouton Sauvegarder pour valider votre choix ; un est automatiquement envoyé à cette personne cliquez sur le bouton Annuler et suivez la même procédure si nécessaire Modifier et supprimer un rendez-vous déjà créé (y compris le rappel) Modifier (heure, durée, lieu et description) Pour modifier un rendez-vous, vous pouvez : faire un double-clic sur le rendez-vous ou faire un clic droit sur le rendez-vous sélectionnez le lien Modifier dans le menu déroulant La fiche du rendez-vous apparaît. 39

40 modifiez le ou les champs en fonction de vos besoins cliquez sur le bouton Sauvegarder afin de valider votre choix ; ainsi le changement effectué dans un champ est pris en compte cliquez sur le bouton Annuler et suivez la même procédure si nécessaire. Envoyer une nouvelle invitation Après avoir changé et sauvegardé vos nouvelles données : faites un clic droit sur le rendez-vous dont les données ont changé sélectionnez le lien Envoyer une invitation dans le menu déroulant saisissez l adresse de votre contact cliquez sur le bouton Sauvegarder pour valider votre choix ; ainsi une invitation est envoyée à votre contact cliquez sur le bouton Annuler et suivez la même procédure si nécessaire. Annuler la fréquence d un rendez-vous allez dans le calendrier sélectionnez le rendez-vous faites un clic droit sur le lien Modifier changez la fréquence (aucune, tous les jours, toutes les semaines, tous les mois, tous les ans) grâce au lien Fréquence du menu déroulant sélectionnez la fréquence du rendez-vous dans le menu déroulant, cliquez sur le bouton Sauvegarder pour valider votre choix cliquez sur le bouton Annuler pour recommencer la procédure cliquez sur le bouton Supprimer pour effacer le rendez-vous du calendrier. Supprimer un rendez-vous Pour supprimer un rendez-vous, vous pouvez : faire un clic droit sur le rendez-vous sélectionner le lien Supprimer dans le menu déroulant Un message d avertissement apparaît. sélectionner le bouton Oui afin que le rendez-vous soit effacé du calendrier sélectionner le bouton Non afin que le rendez-vous reste dans le calendrier 40

41 ou faire un double-clic sur le rendez-vous Un message d avertissement apparaît. sélectionner le bouton Supprimer afin que le rendez-vous soit effacé du calendrier L accès rapide à l agenda Il s agit d un outil rapide vous permettant de consulter tous les rendez-vous de la journée en un clin d œil, sans avoir à ouvrir votre calendrier. Par défaut, les rendez-vous de la journée sont affichés dans une liste en bas de la page, mais seuls trois rendez-vous peuvent être consultés en même temps ; il faut donc dérouler le menu pour les voir tous. Pour l accès rapide à l agenda d un autre jour : Sélectionnez une date passée ou future dans l accès rapide à l agenda Les rendez-vous de ces dates apparaissent par trois sous forme de liste, à côté de l icône de l accès rapide à l agenda Aperçu de la semaine Pour afficher le calendrier : cliquez sur les onglets du calendrier dans la barre de navigation horizontale sélectionnez l affichage par semaine 41

42 Deux types d affichage sont possibles : une vue calendrier et une vue compacte. Vue calendrier cliquez sur l icône vue calendrier complètement à droite de la barre de navigation horizontale les rendez-vous s affichent dans le calendrier sous forme de créneaux horaires verts. Icône vue calendrier Vue compacte cliquez sur l icône vue compacte complètement à droite de la barre de navigation horizontale les rendez-vous de la semaine s affichent sous forme de liste, de lundi à vendredi. Icône vue compacte Réponse automatique en cas d absence du bureau Pour envoyer une réponse automatique en cas d absence du bureau : cliquez sur le lien Paramètres en haut à droite de la page cliquez sur la section Réponse en cas d absence du bureau à gauche cochez la case Activer une réponse automatique saisissez votre message Par exemple : Bonjour, je serai absent du bureau jusqu à mardi 11 novembre Si vous avez une quelconque demande, contactez mon assistante Alexandra au + 32 (0) Merci. sélectionnez les dates de début et de fin qui doivent s appliquer à votre message dans le menu déroulant 42

43 cliquez sur le bouton Sauvegarder pour valider votre choix cliquez sur le bouton Annuler et suivez la même procédure si nécessaire. 8.2 Options du calendrier Sélectionner la fréquence allez dans le calendrier sélectionnez une date et un créneau horaire cliquez sélectionnez une fréquence (tous les jours, toutes les semaines, tous les mois, tous les ans) grâce au menu Fréquence du menu déroulant cliquez sur le bouton OK pour valider votre choix cliquez sur le bouton Annuler et suivez la même procédure si nécessaire. Personnaliser la fréquence cliquez sur Fréquence dans le menu déroulant sélectionnez la fréquence (tous les jours, toutes les semaines, tous les mois, tous les ans) en fonction de vos besoins sélectionnez les options désirées pour chaque fréquence. Tous les jours sélectionnez Tous les jours dans la Fréquence du menu déroulant. En choisissant la fréquence quotidienne, vous choisissez d afficher le rendez-vous tous les jours dans votre calendrier. 43

44 L option Tous les jours apparaît par défaut, puisque vous ne pouvez pas choisir d indiquer le rendez-vous tous les jours dans le calendrier et de l afficher Tous les deux jours ou plus en même temps. Cela serait contradictoire ou cliquez sur le lien Autre dans la Fréquence du menu déroulant Une nouvelle fenêtre s ouvre. saisissez un chiffre dans le champ Tous les... jours pour indiquer la fréquence de l affichage dans le calendrier sélectionnez une durée grâce aux cases Fin le... Fin après... occurrence(s), ou Pas de date de fin Ce champ est obligatoire. Par exemple : John doit appeler le responsable des livraisons tous les deux jours pour vérifier si la cargaison est arrivée. Une fois que la cargaison a été livrée au client, il ne doit plus appeler le responsable des livraisons à la même fréquence. John va créer un rendez-vous intitulé Appeler le responsable des livraisons, entrer le chiffre 2 pour programmer son appel tous les deux jours dans son calendrier, et sélectionner le 11 juin comme date de fin. cliquez sur le bouton OK pour valider votre choix cliquez sur le bouton Annuler et suivez la même procédure si nécessaire. Toutes les semaines sélectionnez Toutes les semaines dans la Fréquence du menu déroulant. En choisissant la fréquence hebdomadaire, le rendez-vous s affichera toutes les semaines dans votre calendrier. cochez la case dans la section Options pour indiquer la fréquence de l affichage dans votre calendrier, sélectionnez une durée grâce aux cases Fin le..., Fin après... occurrence(s) ou Pas de date de fin Ce champ est obligatoire. cliquez sur le bouton OK pour valider votre choix cliquez sur le bouton Annuler et suivez la même procédure si nécessaire. Tous les mois sélectionnez Tous les mois dans la Fréquence du menu déroulant. En choisissant la fréquence mensuelle, vous choisissez d afficher le rendez-vous tous les mois dans votre calendrier. 44

45 sélectionnez le jour du mois et sa fréquence Par exemple le deuxième jeudi du mois, tous les trois mois. ou sélectionnez un jour de la semaine et décidez d une fréquence et d une récurrence. Par exemple : Eduardo doit retrouver son directeur marketing Europe tous les deuxièmes jeudis du mois, chaque mois. Il va sélectionner deuxième et jeudi dans le menu déroulant, puis entrer le chiffre 1 pour indiquer que ce rendez-vous a lieu tous les mois dans son calendrier. sélectionnez une durée grâce aux cases Fin le..., Fin après... occurrence(s) ou Pas de date de fin Ce champ est obligatoire. cliquez sur le bouton OK pour valider votre choix cliquez sur le bouton Annuler et suivez la même procédure si nécessaire. Tous les ans sélectionnez Tous les ans dans la Fréquence du menu déroulant. En choisissant la fréquence annuelle, vous choisissez d afficher le rendez-vous tous les ans dans votre calendrier. sélectionnez un jour et un mois Par exemple : tous les 3 juin ou sélectionnez un jour de la semaine et décidez d une fréquence et d une récurrence Par exemple : tous les troisièmes jeudis de juin sélectionnez une durée grâce aux cases Fin le..., Fin après... occurrence(s) ou Pas de date de fin, Ce champ est obligatoire. - cliquez sur le bouton OK pour valider votre choix, - cliquez sur le bouton Annuler et suivez la même procédure si nécessaire Votre calendrier rapide Il s agit d un outil rapide qui vous permet de consulter tous les rendez-vous prévus à une date spécifique dans votre agenda rapide, sans avoir à cliquer sur cette date. Par défaut, les rendez-vous du jour apparaissent. À tout moment vous pouvez cliquer sur une autre date (passée ou future) pour consulter les rendez-vous. 45

46 9. Les tâches de My Office 9.1 Créer une tâche Cliquez sur l icône Tâche (1er à droite sous le logo My Office), Cliquez sur le bouton Nouveau dans le menu Tâche. Les champs suivants peuvent être complétés : titre (obligatoire) date d échéance description priorité (faible/normale/haute) status (pas commence/en cours/faite) récurrence (aucune/ quotidienne/hebdomadaire/mensuelle/annuelle). 9.2 Gérer vos tâches Modifier une tâche Vous pouvez : double-cliquez directement sur une tâche pour l ouvrir. Une nouvelle fenêtre apparaîtra. modifiez les champs lorsque nécessaire, cliquez sur le bouton OK pour valider votre choix. ou sélectionnez une tâche, cliquez sur le bouton Ouvrir, modifiez les champs lorsque nécessaire, cliquez sur le bouton OK pour valider votre choix. 46

47 Supprimer une tâche/plusieurs tâches sélectionnez une tâche cliquez sur le bouton Plus sélectionnez le lien supprimer dans le menu Le message de confirmation suivant apparaîtra voulez-vous supprimer la/les tâche(s) sélectionnée(s)? sélectionnez Oui pour valider votre choix, ou Non pour l annuler. Rechercher une tâche à partir du titre saisissez l un des mots du titre toute tâche dont le titre contient au moins ce mot apparaîtra. Exemple : recherchez la tâche rapport financier saisissez le mot financier dans le moteur de recherche cliquez sur le bouton OK pour lancer la recherche toute tâche contenant le mot financier dans son titre apparaîtra. La recherche ne peut être lancée qu à partir du titre. Si le mot financier apparaît dans la description d une tâche mais pas dans le titre, le moteur de recherche ne pourra pas la trouver. Marquer une tâche comme terminée Vous pouvez aussi : sélectionnez une tâche cliquer directement sur le bouton Marquer comme terminée ou cliquer sur le menu déroulant Plus et sélectionner marquer comme terminée. La tâche sélectionnée apparaîtra rayée. 47

48 Filtrer une tâche Vous pouvez facilement filtrer vos tâches en utilisant les critères suivants : toutes pas commencées commencées échéance aujourd hui terminées. Envoyer une tâche par sélectionnez une tâche, cliquez droit, sélectionnez le lien Envoyer par dans le menu déroulant. saisissez les addresses des destinataires, séparées par un point virgule, cliquez sur le bouton Envoyer pour valider votre choix ou Supprimer pour l annuler. 48

49 10. Quelques exemples de fonctionnalités avancées 10.1 Envoyer un à plusieurs contacts depuis le carnet d adresses Pour envoyer un à plusieurs contacts depuis le carnet d adresses : cliquez sur l icône Carnet d adresses cliquez sur les cases se trouvant devant les contacts à qui vous souhaitez adresser un faites un clic droit sur l un des contacts sélectionnés Une nouvelle fenêtre apparaît. cliquez sur le lien Envoyer un . Un nouvel onglet intitulé Sans titre apparaît, car vous n avez pas encore saisi l objet. Les adresses s des contacts sélectionnés ont été automatiquement insérées dans le champ À Écrire plusieurs s simultanément Vous pouvez ouvrir autant d onglets s que vous le souhaitez, si vous voulez écrire plusieurs s simultanément. Par exemple, vous pouvez : répondre à un expéditeur ouvrir un nouvel onglet d grâce au bouton Nouveau pour écrire un deuxième ouvrir un nouvel onglet d grâce au bouton Nouveau pour envoyer un troisième message à un autre contact Ajouter un flux RSS La technologie RSS vous permet de faire facilement et rapidement une mise à jour, lorsqu un nouveau contenu a été téléchargé sur vos sites Internet favoris. Un flux RSS est un contenu gratuit proposé par un site Internet, comprenant les titres principaux et résumés des articles, ainsi que les liens vers les articles complets. Icône flux RSS 49

50 Pour ajouter un flux RSS, vous pouvez : aller dans votre dossier d s faire un clic droit sur Dossier RSS Un champ nommé Ajouter un flux apparaît. cliquer dessus, Une fenêtre modale apparaît. Pour ajouter un flux, vous pouvez : entrer un nom pour enregistrer le flux sélectionné dans le premier champ entrer l URL du flux dans le deuxième champ cliquer sur le bouton Ajouter pour valider Le nouveau flux RSS est ajouté au dossier RSS. ou cliquer sur le lien Cliquer sur le lien pour sélectionner un flux RSS, Un menu déroulant avec cinq options prédéfinies s affiche : Informations / Économie / International / Sports / Informatique. Chaque fois que vous sélectionnez l un de ces flux, il s ajoute au dossier RSS. 11. Paramètres 11.1 Paramètres / Options Accéder aux paramètres de vos s Pour accéder aux paramètres de vos s, vous pouvez : cliquer sur le lien Options en haut à droite de la page ou aller dans votre boîte de réception cliquer sur le lien Paramètres dans Détails grâce au menu déroulant Une nouvelle fenêtre apparaît. cliquer sur le lien Messagerie à gauche de la page 50

51 cocher la case Confirmer lorsqu un est envoyé, si nécessaire, si vous souhaitez recevoir un message confirmant que votre a bien été envoyé cocher la case Sauvegarder une copie de l envoyé si vous souhaitez garder une copie de votre message sélectionner le nombre d s que vous voulez afficher par page (10, 25, 50, 75 ou 100 par page) sélectionner le format HTML ou texte brut Le choix du format texte brut annule la mise en page de votre message. cliquer sur le bouton Sauvegarder pour valider votre choix cliquer sur le bouton Annuler et suivez la même procédure si nécessaire. Options disponibles Vous pouvez : créer une signature électronique créer plusieurs signatures électroniques sélectionner une signature électronique par défaut insérer automatiquement une signature électronique dans vos messages répondre automatiquement en cas d absence du bureau activer et désactiver la réponse sélectionner une durée. Comptes s externes (Gmail, Yahoo!, ) Pour recevoir des s de comptes externes : cliquez sur le lien Options en haut à gauche de la page cliquez sur le lien Comptes externes à gauche remplissez les champs requis (adresse , adresse du serveur, type (POP/IMAP), port, login et mot de passe) cliquez sur le bouton Sauvegarder pour valider votre choix cliquez sur le bouton Annuler et suivez la même procédure si nécessaire. 51

52 11.2 Paramètres des contacts Pour décider des paramètres des contacts, vous pouvez : cliquer sur le lien Options en haut à droite de la page ou cliquer sur Détails dans le menu déroulant sélectionnez le lien Paramètres cliquez sur le lien Carnet d adresses à gauche. Une nouvelle fenêtre apparaît. Trois options sont disponibles : affichage en liste, affichage des vcards et affichage par défaut. Liste allez dans la section Liste sélectionnez le nombre de contacts que vous souhaitez afficher par page (10, 25, 50, 75 ou 100) choisissez Organiser par défaut dans le menu déroulant sélectionnez les critères (Nom, Prénom et Entreprise) qui vous permettent de classer automatiquement le nom d un contact. vcards allez dans la section vcards sélectionnez le nombre de contacts en vcards que vous souhaitez afficher par page (4, 8, 16 et 32) sélectionnez un mode d affichage (Nom / Prénom) grâce à Affichage dans le menu déroulant. Affichage par défaut allez dans la section Affichage par défaut cochez la case Liste si vous souhaitez afficher la liste de vos contacts par défaut cochez la case vcards si vous souhaitez afficher les vcards de vos contacts par défaut Paramètres du calendrier Pour décider des paramètres du calendrier : cliquez sur le lien Options en haut à droite de la page allez dans la section Général sélectionnez Calendrier grâce au menu déroulant de la page d accueil si vous souhaitez que votre calendrier soit votre page d accueil par défaut sélectionnez l affichage du calendrier (jour, cinq jours, semaine, mois, année) grâce à Affichage du calendrier dans le menu déroulant. 52

53 12. En cas de problèmes 12.1 Problème de connexion Pour toute question, contactez votre administrateur Messages d erreur Pour toute question, contactez votre administrateur Pourquoi ne puis-je pas utiliser l interface RIA? Il est important de noter que votre navigateur Web doit être compatible pour pouvoir utiliser cette interface Web riche. Deux navigateurs compatibles sont actuellement disponibles : Internet Explorer version 7 ( windows/downloads/ie/getitnow.mspx) et plus, et Firefox version 1.5 ou plus Si votre navigateur n est pas compatible, vous êtes automatiquement dirigés vers l interface classique de My Office. Pour vérifier le nom de votre navigateur : cliquez sur Aide dans le menu de votre navigateur (voir le point d interrogation sur la barre de navigation) sélectionnez le lien À propos de. Si votre navigateur n est pas compatible, vous pouvez télécharger Firefox version 2 gratuitement, directement sur le site officiel ( Ce navigateur peut être utilisé gratuitement en toute légalité. Pour accéder à l interface classique de My Office : cliquez sur le lien Interface classique inséré en haut à droite de l interface riche. Remarque : Il est important de noter que les fonctionnalités avancées mentionnées précédemment (clics droits, glisser - déposer, actualiser) ne sont pas disponibles sur l interface classique, et ceci afin de garantir une compatiblité totale avec tous les types de navigateurs Qui contacter en cas de besoin? Pour toute demande, contactez votre administrateur.. 53

54 13. Glossaire A Accès rapide à l agenda: moyen rapide de consulter vos rendez-vous grâce à une fenêtre modale de votre calendrier. Accès rapide au calendrier : application de recherche vous permettant de trouver facilement une date sélectionnée et de consulter vos rendez-vous en un instant. Accès rapide au carnet d adresses : champ de recherche vous permettant de trouver instantanément votre contact en saisissant son nom et/ou son prénom. Remarque : lorsque vous saisissez la première lettre du nom de votre contact, le moteur de recherche vous propose plusieurs noms commençant par la même lettre. Avatar : un avatar est une image en deux ou trois dimensions utilisée comme moyen d identification et de représentation. Il peut s agir d un format.jpeg,.gif ou.bmp. B C Business Unit (Unité business) : tout pays utilisant les produits commerciaux My Office. Calendrier : planning indiquant les créneaux horaires libres et les rendez-vous prévus. Le mode d affichage est facile à déterminer (journée, cinq jours, semaine, mois). Votre calendrier peut être personnel, ou peut être partagé avec d autres utilisateurs. Carnet d adresses : liste de plusieurs contacts. Clic droit : bouton permettant de cliquer à droite de la souris. Contact : fiche proposant les informations concernant une personne autre que l utilisateur. Vous pouvez remplir une fiche de contact en donnant les informations suivantes : nom, prénom, surnom, préfixe (M., Mme), sexe, anniversaire, commentaires, fuseau horaire entreprise, département, titre, fonction, poste adresses postales personnelle et professionnelle adresses s personnelle et professionnelle, ainsi que deux adresses s supplémentaires et l adresse favorite numéros de téléphone portables personnel et professionnel, ainsi que le numéro de portable favori numéros de téléphone fixes personnel et professionnel numéros de fax personnel et professionnel pages Web personnelle et professionnelle catégorie. D E DNS : domain name service (système de noms de domaine). Il s agit d un ensemble de caractères composé d un élément ou plus (si possible séparés par des traits d union) et d une extension (.com,.net,.org,.info,.biz,.be, etc.). Par exemple, lenomdevotreentreprise.com, lenomdevotreentreprise.be un standard comprend des fonctionnalités telles que écrire / faire le brouillon d un nouveau message, envoyer, répondre, faire suivre, archiver, etc. My Office propose également des fonctionnalités avancées telles que la possiblité d envoyer des pièces jointes lourdes directement par , le regroupement d s, la gestion de vos absences, l accès aux s quel que soit l endroit où vous vous trouvez et à tout moment, la synchronisation standard avec Outlook, l accès aux s à partir d ordinateurs mobiles et sans fil, la possibilité de glisser déposer, d utiliser des clics droits. 54

55 F I Fréquence d un rendez-vous : rendez-vous répété à intervalles réguliers pendant une période déterminée. IMAP: (Internet Message Access Protocol) Il s agit d un protocole standard permettant d accéder aux s depuis votre serveur local. Vous pouvez visualiser uniquement l en-tête et l expéditeur, et décider ou non de télécharger l . Vous pouvez également créer et utiliser de nombreux dossiers et boîtes mail sur le serveur, effacer des messages, et rechercher certaines parties d une note entière. On peut considérer que le protocole IMAP est un serveur de fichiers à distance. Interface : une interface utilisateur est un ensemble de moyens grâce auxquels les utilisateurs interagissent avec un instrument, un programme informatique ou tout autre outil complexe. Avec My Office, les interfaces utilisateur sont les moyens grâce auxquels un utilisateur accède aux services comme les s, le calendrier, les contacts, etc. Interface Web : Application RIA (Rich Internet Application), aussi appelée web 2.0 Version Web classique (HTML) destinée aux utilisateurs qui ne peuvent utiliser l interface riche RIA (navigateur non compatible, faible bande passante). Logiciel traditionnel (Outlook, Outlook Express, Mac Mail, Thunderbird,..) également appelé client lourd : par un accès POP3 et IMAP4 enrichi avec des plugings et d autres outils. Un client lourd est un logiciel informatique qui doit être installé sur l ordinateur de l utilisateur et propose des fonctionnalités avancées. On le désigne souvent par le nom d application PC. G Gadgets : un gadget permet généralement un accès facile et rapide aux fonctions fréquemment utilisées et aux informations essentielles. La plupart du temps, les gadgets sont des outils ayant un style original et une conception particulière. Ils peuvent aussi facilement amener à l interface Web. Exemples courants de gadgets : heure, calculatrice, calendriers, notes sur le bureau et prévisions météorologiques nombre de mails non lus et lien avec l interface RIA pour pouvoir les lire agenda du jour envoi de SMS. Glisser déposer : action consistant à cliquer sur un objet et à le déposer dans un autre endroit. Pour ce faire : appuyez sur le bouton de la souris et maintenez-le enfoncé afin de saisir l objet glissez l objet dans un autre endroit déposez-le en relâchant le bouton. P PIM : personal Information Management (Gestion des Informations personnelles). Outil de communication comprenant : un carnet d adresses un calendrier des tâches. Le service My Office PIM vous propose des fonctionnalités essentielles et avancées afin de vous permettre de gérer facilement vos contacts et votre calendrier grâce à l interface Web Mail riche. 55

56 POP3 : signifie Post Office Protocol 3. Vos s sont sauvegardés dans une boîte mail unique sur le serveur. Quand vous lisez vos s, ils sont immédiatement téléchargés sur votre ordinateur et, sauf arrangement différent, ils ne sont pas conservés sur le serveur.c est un service de stockage et de transmission. R Rendez-vous : période de temps déterminée sur le calendrier RSS : contenu gratuit d un site Internet, comprenant les titres principaux et résumés des articles, et les liens vers les articles complets. S Sauvegarde du PC: solution de sécurité en ligne pour assurer la sécurité, stocker et protéger toutes les données de votre PC de façon simple, efficace et transparente. Self Care : portail utilisé par l administrateur du compte pour gérer les utilisateurs et les services. Seul l administrateur des comptes peut y accéder. Synchronisation : la synchronisation des fichiers est utilisée pour conserver la même version des fichiers sur divers outils informatiques. Par exemple, il peut être nécessaire de synchroniser un carnet d adresses se trouvant sur un téléphone avec un carnet d adresses se trouvant sur un ordinateur. V W vcard : format spécifique destiné à échanger des cartes de visite. Web creator(créateur Web) : outil complet et facile à utiliser permettant la création de sites Web à l aspect hautement professionnel, sans connaissance particulière en technologie et programmation, et en quelques étapes rapides. Web conferencing (conférences Web) : service de rencontre à distance, accessible par Internet, permettant de rassembler tous les participants en temps réel et de partager tout type de document ou d application sur Internet. Web hosting (hébergement Web) : service permettant une capacité de stockage consacré aux pages Web. Ces pages peuvent être crées en Windows NT ou environnement Linux. 56