Documentation Honolulu 14 (1)

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3 Honolulu 14 3 Sommaire Honolulu 14 le portail Intranet / Internet de votre entreprise PARTIE 1 -MANUEL UTILISATEUR 1. LE PORTAIL HONOLULU : PAGE D ACCUEIL Comment se connecter au portail Honolulu? Comment se déconnecter du portail Honolulu? Comment afficher et modifier le profil utilisateur? Comment actualiser le portail? Comment modifier l image de fond du portail? Comment envoyer et recevoir des s dans la messagerie? MODULE "AGENDA" Comment saisir un nouvel événement? Comment visualiser un événement? Comment modifier un événement? Comment supprimer un événement? Comment visualiser l agenda d un collaborateur? MODULE "MESSAGERIE" Comment envoyer un message? Comment visualiser les messages envoyés? Comment lire et traiter des messages reçus? Comment rechercher un message? Comment créer des groupes de destinataires? Comment créer des étiquettes? MODULE "ANNUAIRE" Comment ajouter un contact dans l annuaire? Comment rechercher les contacts dans l annuaire? Comment modifier un contact dans l annuaire? Comment supprimer un contact dans l annuaire? Comment envoyer un message à partir de l annuaire? Comment envoyer un à partir de l annuaire? MODULE "FORUM" Comment lire et répondre aux messages du forum? Comment modifier / supprimer un message? Comment créer / modifier / supprimer un forum? Comment créer un sujet de forum? Comment modifier / fermer / supprimer un sujet de forum? MODULE "DOCUMENTS & PARTAGES" Comment ajouter / modifier / supprimer un dossier dans la base documentaire? Comment ajouter / modifier / supprimer un document dans la base documentaire? Comment rechercher un document dans la base documentaire? Comment télécharger un document? Comment envoyer un document?

4 4 Honolulu 14 Sommaire 7. MODULE "BLOGS" Comment lire les blogs? Comment créer un nouveau blog? Comment modifier / supprimer un blog? Comment créer un nouveau billet? Comment modifier / supprimer un billet? Comment ajouter des commentaires? MODULE "WIKI" Comment lire les documents? Comment ajouter un nouveau document? Comment modifier / supprimer un document? Comment ajouter une nouvelle catégorie? Comment modifier / supprimer une catégorie? MODULE "ACTUALITÉS" Comment lire une actualité? Comment ajouter / modifier / supprimer une actualité? Comment ajouter un commentaire sur une actualité? MODULE "FAVORIS" Comment afficher un favori? Comment ajouter / modifier / supprimer un favori? Comment noter un favori? Comment rechercher un favori? MODULE "DISCUSSION EN DIRECT" Comment discuter en temps réel avec d autres utilisateurs? PARTIE 2 -MANUEL TECHNIQUE OUTILS INSTALLÉS AVEC HONOLULU Outil d administration Honolulu Serveur d application Honolulu Nouveautés de la version Honolulu MODIFICATIONS POSSIBLES DE HONOLULU Comment modifier les modules livrés avec Honolulu? Comment intégrer Honolulu à un Intranet existant? Comment intégrer le portail Honolulu parmi les favoris? RÉPARER LA BASE DE DONNÉES UTILISÉE 52 DÉSINSTALLER LE PORTAIL HONOLULU PARTIE 3 -ANNEXES GLOSSAIRE 56 MESSAGES D ERREURS AFFICHÉS PAR LE NAVIGATEUR 59

5 Honolulu 14 5 Honolulu 14 le portail Intranet / Internet de votre entreprise Bienvenue dans le portail Honolulu. Honolulu regroupe de nombreuses fonctionnalités pour permettre une meilleure circulation de l information dans votre société. Imaginez : Transmettre des messages internes uniquement aux collaborateurs concernés, sans risque de perte d information : c'est possible avec la messagerie du portail Honolulu. Imaginez : Diffuser à l ensemble des collaborateurs des informations générales, concernant l entreprise : c'est possible grâce aux Blogs, aux Forums et aux Wiki du portail Honolulu. Aucun risque de distraction : l information concerne uniquement l entreprise. Un outil d administration permet à tout moment de vérifier et de valider l information diffusée. Le portail réserve bien d autres richesses pour simplifier la circulation d informations dans l entreprise : annuaire, dialogue en direct, forum de discussion, Honolulu est LA SOLUTION pour faire circuler l information dans votre entreprise. Honolulu 14 a été développé par PC SOFT, éditeur de logiciels, connu dans le monde de la programmation sous Windows. Honolulu 14 a été développé à l aide des Ateliers de Génie Logiciel : WinDev 14 et WebDev 14. Pourquoi PC SOFT vous offre Honolulu 14? Honolulu 14 est totalement gratuit. PC SOFT vous offre ce portail Intranet pour vous faire connaître la puissance de WebDev, l outil de développement de sites Internet et Intranet dynamiques. PC SOFT est également le créateur de WinDev, l Atelier de Génie Logiciel n 1 en France. Des données de démonstration sont fournies pour vous permettre de tester efficacement Honolulu 14. Condition d utilisation de Honolulu 14 Vous avez le droit d utiliser Honolulu 14 dans votre société, sur autant de postes que vous le désirez, sans aucune limitation. Vous devez simplement respecter la licence accompagnant ce logiciel. Si vous désirez modifier le code source de Honolulu 14, vous devez au moins posséder : une licence WebDev 14 Développement, une licence Serveur d applications WebDev pour chaque serveur physique. Pour plus d informations, consultez le chapitre Modifications possibles de Honolulu 14, page 48. Nombre d utilisateurs par site En général, personnes peuvent partager Honolulu 14 sur un site (sur une base de 10 % de connexions actives à un instant donné).

6 6 Honolulu 14 Configuration nécessaire pour installer Honolulu 14 La configuration requise pour installer Honolulu est la suivante : 1 réseau local : utilisant un serveur Windows NT, Novell ou autre... 1 poste au moins sous Windows (il peut s agir du serveur) : C est sur ce poste que l installation du portail Honolulu va être effectuée. Ce poste doit posséder : une adresse IP valide. un serveur Web (IIS 5.0, IIS 6.0, IIS 7.0, Apache 1.0, Apache 2.0, Apache 2.2). une mémoire suffisante en fonction du nombre d utilisateurs pouvant accéder au portail Honolulu. Il est nécessaire de prévoir pour chaque utilisateur du portail Honolulu : - environ 400 Ko de mémoire centrale par connexion, en plus de la mémoire nécessaire au serveur. - environ 1 Mo d espace disque (mémoire virtuelle) par connexion, en plus de l espace nécessaire au site. Par exemple, pour 20 utilisateurs reliés à un serveur sous Windows NT, il est nécessaire de prévoir environ : - Mémoire vive : 67,8 Mo (7,8 Mo de mémoire centrale pour le portail, 60 Mo pour le serveur NT). - Mémoire virtuelle : 84 Mo (20 Mo pour les connexions, 64 Mo pour le serveur NT). Des postes clients (poste des utilisateurs du portail) : La configuration de ces postes doit être la suivante : PC ou Macintosh. Système d exploitation (Windows, Unix,...). Navigateur Internet (Internet Explorer version 6.0 ou supérieure, Firefox version 1.5 ou supérieure, Netscape version 8.0 ou supérieure, ou autre navigateur compatible AJAX). Protocole TCT/IP installé. Connexion au réseau local et accès au poste sur lequel Honolulu est installé. Remarque : Le portail Honolulu a été optimisé pour fonctionner avec la configuration suivante ou supérieure : Poste Serveur où est installé le portail Honolulu 14 : - P4 1Ghz, 1Go RAM - Windows 2000 Poste des utilisateurs du portail Honolulu 14 : Les postes des utilisateurs du portail Honolulu 14 doivent disposer d un Navigateur Internet (Internet Explorer version 6.0 ou supérieure, Firefox version 1.5 ou supérieure, Netscape version 8.0 ou supérieure, ou autre navigateur compatible AJAX). Support technique pour Honolulu 14 Un support technique gratuit est proposé par PC SOFT sur le portail Honolulu. Ce support est assuré uniquement par via le logiciel RequêteAuST (disponible en téléchargement sur le site rubrique "Téléchargements" du "Support Technique"). Si vous désirez un support avancé ou personnalisé, il suffit de souscrire un abonnement "Assistance Directe" (facturé au temps passé). Contenu de ce document Ce document présente : Le manuel utilisateur du portail (page 7) : Présentation des différents modules fournis en standard avec le portail Honolulu et leur fonctionnement. Ces informations sont destinées à tous les utilisateurs du portail Honolulu. Le manuel technique du portail (page 45) : Présentation du coté "Technique" du portail : matériel nécessaire, modifications possibles, nouveautés de Honolulu 14 Ces informations sont plutôt destinées aux personnes mettant en place le portail et supervisant son utilisation.

7 Honolulu 14 7 Manuel utilisateur Manuel Utilisateur

8 8 Honolulu 14 Le portail Honolulu : page d accueil 1. LE PORTAIL HONOLULU : PAGE D ACCUEIL La page d accueil permet d accéder à toutes les fonctionnalités du portail Honolulu : La page d accueil du portail regroupe : les principaux raccourcis permettant d'accéder : - à tous les modules intégrés (messagerie, forum, agenda,...) - aux sites Internet ou Intranet favoris les informations importantes provenant des modules du portail : - événements prévus dans l'agenda - messages en attente - dernières actualités - recherches dans l ensemble du portail (sauf dans l annuaire) - forums et documents disponibles, des fonctions spécifiques : - affichage du profil utilisateur (caractéristiques de l'utilisateur en cours) - affichage de la liste des utilisateurs du portail Honolulu - accès à l'outil d'administration Honolulu - affichage de l aide

9 Honolulu 14 9 Le portail Honolulu : page d accueil 1.1 Comment se connecter au portail Honolulu? Pour se connecter au portail Honolulu : 1. Lancez l explorateur Internet. 2. Indiquez dans la zone "adresse" de l explorateur, l adresse du portail Honolulu. Exemple d adresse : Répertoire et nom de la page de lancement Nom du serveur WEB où est installé Honolulu. Ce nom peut être : soit une adresse IP (ex : ). soit le nom du poste (ex : PosteJulie). 3. Validez. 4. La page d identification est affichée : 5. Saisissez votre nom et votre mot de passe (fournis par le responsable du portail) puis cliquez sur le bouton "Valider". La page d accueil du portail s affiche. Remarques : A la prochaine connexion, votre nom est automatiquement proposé. Depuis la page d identification, il est possible de : Mémoriser le mot de passe. Si l option "Se souvenir de moi" est cochée, le mot de passe est mémorisé et automatiquement proposé à la prochaine connexion au portail Honolulu. Retrouver un mot de passe perdu. Le bouton vous permet de répondre à une question préalablement sélectionnée, et de donner un nouveau mot de passe. Le choix de la question est réalisé dans le profil utilisateur. 1.2 Comment se déconnecter du portail Honolulu? Pour se déconnecter du portail Honolulu, il suffit de fermer le navigateur.

10 10 Honolulu 14 Le portail Honolulu : page d accueil 1.3 Comment afficher et modifier le profil utilisateur? Lorsque vous êtes connecté au portail, il est possible d afficher votre profil utilisateur en cliquant sur l icone ("Mon profil", en haut à droite). Ce profil utilisateur regroupe toutes les informations vous concernant : Informations personnelles : nom, prénom, adresse, téléphone,... Bien sûr, la saisie de ces informations n est pas obligatoire. Seuls votre nom et votre pseudo doivent être saisis. Compte Le portail Honolulu donne la possibilité d envoyer et de recevoir des s directement depuis la messagerie du portail. Pour utiliser cette fonctionnalité, il est nécessaire de cliquer sur l icone ("Configuration du compte ") et de fournir les paramètres du serveur d s utilisé : Nom du compte : compte défini pour l adresse . Par exemple : julie Adresse adresse de l utilisateur. Par exemple : Serveur POP3 : adresse IP du serveur d s (protocole entrant). Par exemple : pop.laposte.net Serveur SMTP : adresse IP du serveur d s (protocole sortant). Par exemple : smtp.laposte.net Mot de passe : mot de passe pour accéder à l . Remarques : - Si vous ne connaissez pas ces paramètres, contactez votre fournisseur d adresse . - Certains de ces paramètres peuvent être communs à l ensemble des utilisateurs. Dans ce cas, ils ont été préalablement saisis dans l outil d administration d Honolulu. - Ces paramètres ne pourront être utilisés que si vous avez l autorisation d envoyer / de recevoir des s par le portail Honolulu. Pour envoyer / recevoir des s, contactez une personne du groupe Administrateur. Pour plus de détails, consultez Comment envoyer et recevoir des s dans la messagerie?, page 11. ("Enregistrer les modifi- Pour valider les modifications effectuées dans votre profil utilisateur, cliquez sur l icone cations"). 1.4 Comment actualiser le portail? L actualisation du portail permet de rafraîchir toutes les informations affichées dans la page d accueil. Par exemple, si des documents ont été ajoutés à la base documentaire, l actualisation du portail affichera ces nouveaux documents dans la zone "Documents". Pour actualiser le portail, cliquez sur le lien "HONOLULU" (en haut à gauche), sur l icone sur la touche [F5]. ("Actualiser") ou appuyez 1.5 Comment modifier l image de fond du portail? Pour personnaliser le portail, il est possible de modifier son image de fond. Il suffit de cliquer sur l icone ("Modifier le fond d écran") et de choisir l image de fond à utiliser. Plusieurs images de fond sont fournies avec Honolulu.

11 Honolulu Le portail Honolulu : page d accueil 1.6 Comment envoyer et recevoir des s dans la messagerie? Le portail Honolulu donne la possibilité d envoyer (d exporter) et de recevoir (d importer) des s directement depuis la messagerie du portail. Le module messagerie permet de gérer deux types de messages : les messages internes. Ces messages sont envoyés ou reçus par l ensemble des utilisateurs du portail. les messages s. Ces messages sont transmis à des personnes extérieures à l entreprise, à l aide de votre adresse personnelle. Pour recevoir des s dans la messagerie : 1. Vérifiez que vous remplissez toutes les conditions pour envoyer et recevoir des s : Votre profil Honolulu doit être configuré (consultez Comment afficher et modifier le profil utilisateur?, page 10). Vous devez être autorisé à envoyer / à recevoir des s (contactez une personne du groupe Administrateurs). Si vous utilisez la messagerie interne du portail Honolulu, le poste serveur (où est installé le portail Honolulu) doit disposer d'une connexion Internet disponible et active. Vous devez posséder une adresse Cliquez sur l icone ("Actualiser") depuis la messagerie. 3. A la question, "Souhaitez-vous également récupérer vos messages sur votre boîte mail?", répondez "Oui". Vos nouveaux messages sont affichés dans la page d accueil du portail Honolulu. 4. Vous pouvez ensuite consulter vos messages (consultez Comment lire et traiter des messages reçus?, page 18). Pour envoyer des s depuis la messagerie : 1. Vérifiez que vous remplissez toutes les conditions pour envoyer et recevoir des s : Votre profil Honolulu doit être configuré (consultez Comment afficher et modifier le profil utilisateur?, page 10). Vous devez être autorisé à envoyer / à recevoir des s (contactez une personne du groupe Administrateurs). Si vous utilisez la messagerie interne du portail Honolulu, le poste serveur (où est installé le portail Honolulu) doit disposer d'une connexion Internet disponible et active. Vous devez posséder une adresse Ecrivez un comme s il s agissait d un message interne à la messagerie Honolulu (Consultez Comment envoyer un message?, page 17). L'adresse de votre destinataire doit être une adresse valide. 3. Envoyez l en cliquant sur le bouton "Envoyer". 4. Une boîte de dialogue vous confirme que votre a bien été envoyé.

12 12 Honolulu 14 Module "Agenda" 2. MODULE "AGENDA" Grâce à l agenda de Honolulu, vous restez informé en permanence des principaux événements de votre vie quotidienne : rendez-vous, réunions,... Quelle que soit l information confiée à votre agenda, cette information apparaîtra sur la page d accueil de votre portail. Plus de dates importantes oubliées!!! L'agenda est un module personnel, disponible à partir du portail Honolulu. Les données stockées sont lisibles et accessibles par leur auteur (identifié par son login et son mot de passe) et par les autres utilisateurs (uniquement si l agenda a été rendue public par son auteur). Présentation de l agenda : Les événements prévus sont affichés dans votre agenda. Il est possible de modifier le type d affichage de votre agenda : affichage à la journée (icone ). affichage à la semaine (icone ). affichage au mois (icone ). Interaction avec la page d accueil du portail : La page d accueil du portail Honolulu affiche la liste des événements prévus. 2.1 Comment saisir un nouvel événement? Pour saisir un nouvel événement : 1. Lancez l agenda depuis la page d accueil du portail en cliquant sur le lien "Agenda". 2. Cliquez dans l agenda sur le jour et/ou sur l heure de l événement. Remarque : Il est également possible de cliquer sur l icone ("Ajouter une tâche") et de spécifier la date et l heure de l événement.

13 Honolulu Module "Agenda" 3. Saisissez les caractéristiques de cet événement : Quel sujet, Périodicité, Où, Validez en cliquant sur le bouton "Valider". Remarque : Les événements périodiques sont automatiquement reportés dans l agenda selon leur périodicité. 2.2 Comment visualiser un événement? Un rappel des 5 prochains événements à venir apparaît automatiquement dans la page d accueil du portail (si l utilisateur est connecté). Remarque : Seuls les événements prévus dans les 4 prochains jours sont affichés.

14 14 Honolulu 14 Module "Agenda" Pour visualiser tous vos événements : 1. Lancez l agenda depuis la page d accueil du portail en cliquant sur le lien "Agenda". 2. Modifiez si nécessaire le mode d affichage (à la journée, à la semaine ou au mois ). 3. Double-cliquez sur l événement à visualiser dans la liste des événements. Le détail de l événement s affiche. 2.3 Comment modifier un événement? Pour modifier un événement de l agenda : 1. Lancez l agenda depuis la page d accueil du portail en cliquant sur le lien "Agenda". 2. Double-cliquez sur l événement à modifier dans la liste des événements. Le détail de l événement s affiche. 3. Effectuez vos modifications. 4. Validez en cliquant sur le bouton "Valider". 2.4 Comment supprimer un événement? Pour supprimer un événement dans l agenda : 1. Lancez l agenda depuis la page d accueil du portail en cliquant sur le lien "Agenda". 2. Double-cliquez sur l événement à supprimer dans la liste des événements. Le détail de l événement s affiche. 3. Cliquez sur le lien "Supprimer la tâche". 4. Confirmez la suppression de l événement.

15 Honolulu Module "Agenda" 2.5 Comment visualiser l agenda d un collaborateur? Chaque collaborateur peut choisir de rendre son agenda public ou non (option "Mon agenda est public" dans le profil utilisateur, icone ). Pour visualiser l agenda d un collaborateur : 1. Lancez l agenda depuis la page d accueil du portail en cliquant sur le lien "Agenda". 2. Sélectionnez l agenda à visualiser (combo "Consulter un autre agenda"). Cet agenda est seulement accessible en lecture seule.

16 16 Honolulu 14 Module "Messagerie" 3. MODULE "MESSAGERIE" La messagerie améliore la circulation d informations entre les collaborateurs de l entreprise, en offrant la possibilité à tous les collaborateurs de communiquer facilement entre eux. La messagerie permet de : envoyer des messages à une ou plusieurs personnes, lire, imprimer les messages reçus, envoyer et recevoir des s, gérer des groupes de destinataires personnalisés,... L ensemble des messages émis et reçus est conservé dans une base de données sur le serveur. Interaction avec la page d accueil du portail : La page d accueil du portail Honolulu affiche la liste des messages reçus et non traités. Lors d un clic sur un message affiché dans la page d accueil, la messagerie s ouvre et le détail du message s affiche. Rôle de l outil d administration Honolulu dans la messagerie : Depuis l outil d administration Honolulu, il est possible de : Créer, modifier, supprimer des groupes de destinataires utilisables par tous les utilisateurs. Associer ou supprimer les utilisateurs des groupes de destinataires. Spécifier les paramètres d envoi et de réception des s communs à l ensemble des utilisateurs. Actions possibles selon le groupe d utilisateurs (configuration par défaut) : Groupe Administrateur Groupe Utilisateur Groupe Modérateur Envoyer un message x x x Visualiser les messages envoyés x x x Lire et traiter les messages reçus x x x Rechercher un message x x x Créer des groupes de destinataires x (groupes de destinataires personnels et groupes de destinataires utilisables par tous les utilisateurs) x (groupes de destinataires personnels) x (groupes de destinataires personnels)

17 Honolulu Module "Messagerie" 3.1 Comment envoyer un message? Un message peut être envoyé par le module "Messagerie". Pour envoyer un message : 1. Lancez la messagerie depuis la page d accueil du portail en cliquant sur le lien "Messagerie". 2. Cliquez sur l icone ("Nouveau message"). 3. Saisissez le(s) destinataire(s) du message. Il est également possible de sélectionner directement le(s) destinataires et/ou le(s) groupe(s) de destinataires dans une liste : - Cliquez sur l icone. - Sélectionnez directement le ou les destinataires dans la liste "Utilisateurs Honolulu". - Pour sélectionner les destinataires dans un groupe de destinataires, sélectionnez le nom du groupe puis sélectionnez les destinataires voulus. 4. Saisissez le(s) destinataire(s) en copie : - Cliquez sur le lien "Destinataires en copie" et/ou "Destinataires en copie cachés". - Choisissez les destinataires parmi les collaborateurs, les groupes ou les contacts. 5. Vous pouvez choisir d envoyer le message en mode "urgent". Les destinataires seront avertis qu un message urgent leur a été attribué. Un pictogramme apparaîtra devant le message dans leur messagerie. 6. Saisissez le sujet du message. Quand le destinataire recevra votre message, le sujet du message s affichera sur le portail du destinataire. 7. Saisissez le contenu du message. Le contenu du message peut être mis en forme. 8. Vous pouvez attacher des fichiers au message. Recherchez les fichiers en cliquant sur le lien "Joindre un fichier". Attention : Le nom des fichiers attachés ne doit pas contenir de caractères spéciaux (% par exemple).

18 18 Honolulu 14 Module "Messagerie" 9. Envoyez le message (bouton "Envoyer"). Remarque : Si vous êtes autorisé à envoyer et à recevoir des s par la messagerie Honolulu, vous pouvez envoyer vos s de la même manière que s il s agissait d un message interne à la messagerie Honolulu. Pour plus d informations sur l envoi et la réception d s, consultez Comment envoyer et recevoir des s dans la messagerie?, page Comment visualiser les messages envoyés? Pour visualiser les messages envoyés : 1. Lancez la messagerie depuis la page d accueil du portail en cliquant sur le lien "Messagerie". 2. Cliquez sur le lien "Eléments envoyés". La liste des messages envoyés apparaît. La liste des messages peut être affichée sur plusieurs pages. 3. Cliquez sur le message à visualiser. 4. Un message envoyé peut être : renvoyé (lien "Répondre" ou "Répondre à tous"). transféré (lien "Transférer"). Un nouveau message est alors créé, avec le contenu du message initial. Il suffit de compléter si nécessaire le texte, et de sélectionner les destinataires. supprimé (lien "Supprimer"). Remarque : Si vous êtes autorisé à envoyer et à recevoir des s par la messagerie Honolulu, vos s envoyés apparaîtront dans la liste de vos messages envoyés. Pour plus d informations sur l envoi et la réception d s, consultez Comment envoyer et recevoir des s dans la messagerie?, page Comment lire et traiter des messages reçus? Deux types de messages reçus existent : les messages reçus en attente de traitement (appelés "messages en attente"). les messages reçus et traités (appelés "messages archivés"). Si vous êtes autorisé à envoyer et à recevoir des s par la messagerie Honolulu, cliquez sur l icone ("Actualiser") depuis la messagerie. Vos s apparaîtront dans la messagerie. Pour plus d informations sur l envoi et la réception d s, consultez Comment envoyer et recevoir des s dans la messagerie?, page 11. Pour lire des messages reçus en attente de traitement : Les messages reçus en attente de traitement peuvent être lus dans la messagerie (pour lancer la messagerie depuis la page d accueil du portail, cliquez sur le lien "Messagerie" ou sur le lien "Consultez vos messages"). La liste des messages reçus en attente s affiche automatiquement. Remarques : Pour lire les messages reçus en attente de traitement, cliquez depuis la messagerie sur le lien "Boîte de réception". Si des fichiers sont attachés au message, la liste de ces fichiers attachés est indiquée à la fin du message. Pour visualiser les fichiers attachés, cliquez sur l intitulé du fichier. Si les fichiers attachés sont des images, les images apparaissent directement dans le message.

19 Honolulu Module "Messagerie" Pour lire les messages reçus et déjà traités : 1. Lancez la messagerie depuis la page d accueil du portail en cliquant sur le lien "Messagerie". La liste des messages reçus en attente s affiche automatiquement. 2. Cliquez sur le lien "Eléments archivés". La liste des messages traités s'affiche automatiquement. Quelles sont les opérations possibles sur les messages? Marquer le message comme lu : Cochez le message et sélectionnez l action "Marquer comme lu". Le message devient un message traité et apparaît sur fond bleu. Marquer le message comme non lu : Cochez le message et sélectionnez l action "Marquer comme non lu". Le message redevient un message non traité et ré-apparaît en gras. Archiver le message : Cochez le message et cliquez sur l icone ("Archiver les messages sélectionnés"). Le message devient un message archivé et est désormais visible dans les "Eléments archivés". Désarchiver le message (opération possible uniquement sur les messages présents dans les "Eléments archivés") : Cochez le message et cliquez sur l icone ("Restaurer les messages sélectionnés"). Le message devient un message désarchivé. Le message est désormais visible dans son dossier original ("Boîte de réception" s il s agissait d un message reçu, "Eléments envoyés" s il s agissait d un message envoyé,...). Répondre à l expéditeur du message reçu : Cliquez sur le message. Le message s affiche. Cliquez sur le lien "Répondre". Un nouveau message est alors créé reprenant les caractéristiques du message reçu. Le destinataire est automatiquement la personne qui a envoyé le message. Il est possible de modifier les caractéristiques du message de réponse. Répondre à l expéditeur du message reçu, ainsi qu'à tous les destinataires du message initial : Cliquez sur le message. Le message s affiche. Cliquez sur le lien "Répondre à tous". Un nouveau message est alors créé reprenant les caractéristiques du message reçu. Les destinataires sont automatiquement la personne qui a envoyé le message ainsi que les destinataires du message initial. Il est possible de modifier les caractéristiques du message de réponse. Faire suivre le message à d autres personnes : Cliquez sur le message. Le message s affiche. Cliquez sur le lien "Transférer". Un nouveau message est alors créé reprenant les caractéristiques du message reçu. Les nouveaux destinataires doivent être choisis. Supprimer le message : Cochez le message et cliquez sur l icone ("Supprimer les messages sélectionnés"). Le message devient un message supprimé et est désormais visible dans les "Eléments supprimés". Restaurer le message supprimé (opération possible uniquement sur les messages présents dans les "Eléments supprimés") : Cochez le message et cliquez sur l icone ("Restaurer les messages supprimés"). Le message devient un message restauré. Le message est désormais visible dans son dossier original ("Boîte de réception" s il s agissait d un message reçu, "Eléments envoyés" s il s agissait d un message envoyé,...).

20 20 Honolulu 14 Module "Messagerie" 3.4 Comment rechercher un message? Pour rechercher un message dans la messagerie : 1. Lancez la messagerie depuis la page d accueil du portail en cliquant sur le lien "Messagerie". La liste des messages reçus en attente s affiche automatiquement. 2. Saisissez le texte à rechercher et cliquez sur l icone ("Lancer la recherche"). 3. Les messages trouvés s affichent. Remarque : Si vous êtes autorisé à envoyer et à recevoir des s par la messagerie Honolulu, vous pourrez effectuer des recherches sur vos s de la même façon. Pour plus d informations sur l envoi et la réception d s, consultez Comment envoyer et recevoir des s dans la messagerie?, page Comment créer des groupes de destinataires? Un groupe de destinataires est un ensemble d utilisateurs de la messagerie. Par exemple, le groupe de destinataires "Commercial" peut correspondre à l ensemble des collaborateurs responsables des ventes dans la société. La création d un groupe de destinataires peut se faire depuis la messagerie, par chaque utilisateur, lors de la création d un message. Ces groupes de destinataires sont personnels. Les administrateurs peuvent également créer des groupes de destinataires utilisables par tous les utilisateurs. Pour créer un groupe de destinataires lors de la création d un message : 1. Lancez la messagerie depuis la page d accueil du portail en cliquant sur le lien "Messagerie". La liste des messages reçus en attente s affiche automatiquement. 2. Cliquez sur l icone ("Nouveau message"). 3. Cliquez sur l icone. 4. Sélectionnez les contacts, groupes et collaborateurs à inclure dans le nouveau groupe en double-cliquant dessus. Les noms sélectionnés apparaissent dans la liste des destinataires. 5. Cliquez sur le lien "Créer un groupe". 6. Saisissez le nom du groupe à créer. 7. Validez en cliquant sur le bouton "OK". Le nouveau groupe est ajouté dans vos groupes de destinataires. 3.6 Comment créer des étiquettes? Une étiquette permet de regrouper les s reçus. Par exemple, l étiquette "Fournisseur" peut contenir tous les s provenant des fournisseurs ou concernant les fournisseurs. La création d une étiquette peut se faire depuis la messagerie, par chaque utilisateur. Ces étiquettes sont personnelles.

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