Manuel d utilisation de l outil collaboratif

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1 Manuel d utilisation de l outil collaboratif Réf OCPD-V2 Page 1 / 24

2 a mis en œuvre un outil collaboratif qui permet de partager des informations entre collaborateurs. Il permet à des utilisateurs travaillant sur une même thématique de centraliser en un endroit unique et sécurisé appelé site, l ensemble de la documentation relative à ce thème. La solution choisie est Share d Alfresco. Table des matières 1 Connexion Se connecter à l ENRS Se connecter à l outil collaboratif Share Profil utilisateur Mon tableau de bord Site collaboratif Vous êtes invité à rejoindre un site Vous souhaitez accéder à vos sites L espace documentaire Les principales actions sur les documents Création des dossiers et sous-dossiers (si habilitations) Comment se déconnecter de l espace collaboratif? Autres fonctionnalités de l espace collaboratif Calendrier Liens Forum de discussion Assistance et support...24 La dernière mise à jour correspond à la migration de la plateforme et à l ajout des fonctionnalités suivantes : - Notification par ( 2 Profil utilisateur) - Ajouter un document par «glisser/déposer» ( 5.1 Les principales actions sur les documents) - Téléchargement multiple ( 5.1 Les principales actions sur les documents) Réf OCPD-V2 Page 2 / 24

3 1 Connexion 1.1 Se connecter à l ENRS L accès aux espaces collaboratifs nécessite la création d un compte d accès à l ENRS (Espace Numérique Régional de Santé). Ce compte d accès est délivré par sur demande et fourniture des informations nécessaires à sa création. Après validation de ces informations, le compte est créé et vous recevrez un permettant d activer votre compte. Voici l type qui vous sera envoyé pour l activation de votre compte : En suivant les instructions du message, vous pourrez activer votre compte. Se connecter à l application Share En suivant les instructions de ce message, vous pourrez activer votre compte. 1.2 Se connecter à l outil collaboratif Share - Ouvrez un navigateur Internet (Internet Explorer Chrome Firefox - Safari) - Connectez-vous à l ENRS : Réf OCPD-V2 Page 3 / 24

4 Cliquez sur «Espace collaboratif». - Saisissez votre login et votre mot de passe ENRS. Vous arrivez sur votre tableau de bord personnel de l espace collaboratif. Vous pouvez également arriver directement sur la mire de connexion à cette adresse : Pensez à mettre cette adresse dans les favoris de votre navigateur Internet. Réf OCPD-V2 Page 4 / 24

5 2 Profil utilisateur Une fois la connexion réussie, vous accédez à la page d accueil de l application. Vous pouvez accéder aux informations de votre compte en cliquant sur votre nom puis sur «Mon profil». La page suivante apparait : Vous pouvez ainsi voir les informations vous concernant ainsi que : Sites : permet de lister les sites collaboratifs auxquels vous avez accès. Contenu : permet de lister les contenus que vous avez déposés Suivi par moi : permet de lister les utilisateurs que vous suivez Qui me suit : permet de lister les utilisateurs qui vous suivent Notifications : permet d activer ou de désactiver la notification par des modifications sur les sites dont vous être membres. Par défaut cette fonctionnalité est activée et vous permettra de recevoir un mail comme ci-dessous : Réf OCPD-V2 Page 5 / 24

6 3 Mon tableau de bord Votre tableau de bord de l espace collaboratif se personnalise! Une fois la connexion réussie, vous accédez à la page d accueil de l application, encore appelée Mon Tableau de bord. Il vous est propre et personne d autre ne peut le visualiser. Réf OCPD-V2 Page 6 / 24

7 Il permet de regrouper l ensemble de vos activités et les différents sites collaboratifs auxquels vous participez. Rappel : dans l application Share, on utilise le terme site pour désigner un espace collaboratif sur une thématique donnée. Au cours de votre future navigation dans les espaces documentaires, vous pouvez revenir à tout moment sur votre tableau de bord personnel en cliquant sur «Mon tableau de bord» dans le bandeau supérieur. Il est possible de changer la configuration par défaut du tableau de bord. Pour cela cliquez sur : La page comporte deux parties, la première ci-dessous permet de modifier le nombre et la disposition des colonnes. Réf OCPD-V2 Page 7 / 24

8 La deuxième partie permet de gérer les dashlets : dashlet : élément graphique présenté sous la forme d un cadre qui appelle un service ou une fonctionnalité et accessible depuis le tableau de bord personnel (comme par exemple «mes documents») ou bien depuis le tableau de bord d un site collaboratif. Le tableau de bord est composé de dashlets. Vous pouvez ajouter, enlever, bouger les dashlets en les faisant glisser vers la position souhaitée. Pour supprimer un dashlet, glissez-la dans la corbeille. Les principales dashlets : Mes sites : permet de lister les sites collaboratifs auxquels vous avez accès. Activités de mes sites : permet d avoir une information sur les activités des sites dans lesquels vous êtes membres (dépôt de document, modification ) Mes tâches : permet de visualiser les invitations en attente à rejoindre des sites Réf OCPD-V2 Page 8 / 24

9 4 Site collaboratif Un site collaboratif est un espace de travail numérique accessible à plusieurs utilisateurs ou groupes d utilisateurs. 4.1 Vous êtes invité à rejoindre un site Lorsqu un site est mis à votre disposition par un autre utilisateur, vous recevrez un d invitation à rejoindre celui-ci, tel que ci-dessous. Le gestionnaire du site vous affecte un rôle (lecteur, collaborateur ) sur le site qui définira vos droits sur les documents. Pour accepter l invitation, suivez les instructions du message à savoir : - Se connecter sur en saisissant l identifiant et le mot de passe - à partir de votre tableau de bord personnel, dans «Mes tâches». Cliquez sur l invitation puis sur «Accept». Une fois l invitation acceptée, vous pouvez retrouver le site dans votre tableau de bord personnel dans «Mes sites». Réf OCPD-V2 Page 9 / 24

10 4.2 Vous souhaitez accéder à vos sites A partir du tableau de bord personnel, plusieurs modes d accès sont disponibles. Accéder à un site depuis «Mes sites» Cette dashlet propose la liste des sites dans lesquels vous êtes membre. Il suffit de cliquer sur le nom du site pour y accéder. En cliquant sur l étoile située à gauche du nom, ce site sera classé comme favoris (dans l application Share et non pas dans votre navigateur Internet). Accéder depuis les favoris En cliquant sur «Sites» dans le bandeau supérieur, vous accédez à vos sites favoris. Une fois que vous avez cliqué sur le nom du site, vous arrivez sur le tableau de bord du site sélectionné. Réf OCPD-V2 Page 10 / 24

11 Attention de ne pas confondre votre tableau de bord personnel et le tableau de bord du site collaboratif. Réf OCPD-V2 Page 11 / 24

12 5 L espace documentaire Une fois sur le tableau de bord du site, l espace documentaire est accessible en cliquant sur «Espace documentaire» dans le bandeau. Cet espace est composé de 3 principales parties : Navigation Contenus Survol de la souris pour les actions Navigation : permet un accès rapide aux documents à partir de l arborescence de fichiers. Contenu : regroupe l ensemble des documents classés dans une arborescence définie. Réf OCPD-V2 Page 12 / 24

13 Actions sur les documents : elles seront décrites plus en détail ci-dessous. A noter qu en fonction du niveau d habilitation des utilisateurs, certaines actions ne sont pas disponibles. 5.1 Les principales actions sur les documents Cette partie décrit les actions les plus fréquentes. Elles sont disponibles en fonction de votre rôle (lecteur ou contributeur) en survolant la ligne du document et en cliquant sur «+ Autres». Télécharger Vous pouvez télécharger un document sur votre poste de travail. 1. Cliquez sur «Télécharger» 2. Une fenêtre vous invite à ouvrir ou enregistrer le fichier 3. Choisissez d enregistrer le fichier sur votre ordinateur 4. Une fois le téléchargement terminé, fermez la boite de dialogue Voir dans le navigateur En cliquant sur ce lien, le document s ouvre dans une nouvelle fenêtre de l explorateur ou sur votre poste de travail en visualisation. Vous pouvez par exemple imprimer le document depuis cet endroit. Modifier hors-ligne (hormis le rôle de lecteur) L édition d un document hors-ligne crée une copie de travail du fichier. L élément d origine reste dans le dossier de l espace documentaire et les autres utilisateurs peuvent uniquement le visualiser ou le télécharger. L icône suivant apparaît et indique que le document est verrouillé. Annuler l édition (hormis le rôle de lecteur) Le document est libéré. Il est à nouveau disponible et éditable. Revenir dans «Tous les documents» Réf OCPD-V2 Page 13 / 24

14 Mettre à jour (hormis le rôle de lecteur) Cela permet de déposer le document modifié. Sélectionnez le fichier à ajouter, indiquez le type de révision, si besoin saisissez un commentaire et cliquez sur «Ajout de fichiers». Cette fonctionnalité permet de conserver un historique sur les fichiers ajoutés et de revenir, le cas échéant, sur une version plus ancienne. Supprimer un dossier ou document (hormis le rôle de lecteur) L utilisateur connecté peut par défaut supprimer les documents dont il est l auteur. Déposer un document (hormis le rôle de lecteur) La plupart des formats de documents sont acceptés par l application : txt, xls, doc, jpg et peuvent être déposés. Cliquez sur «Ajouter» Cliquez sur «Sélectionner les fichiers à ajouter» pour choisir le ou les fichiers dans l arborescence de votre poste de travail Cliquez sur «Ajout de fichiers» pour démarrer le transfert des fichiers. Lorsque les transferts sont terminés (100%), cliquer sur «OK». Réf OCPD-V2 Page 14 / 24

15 Vos documents ont été déposés dans le répertoire. Il est aussi possible de déposer un document par «glisser/déposer» directement depuis l arborescence de votre poste de travail. Cliquer et maintenir pour sélectionner un document dans l arborescence, le faire glisser jusque dans la fenêtre contenant les documents et relâcher le bouton de la souris. Lorsque les transferts sont terminés (100%), cliquer sur «OK». Vos documents ont été déposés dans le répertoire Télécharger plusieurs documents ou dossiers En sélectionnant plusieurs documents ou dossiers, un menu «Eléments sélectionnés» s active. Réf OCPD-V2 Page 15 / 24

16 Il permet de faire des traitements sur plusieurs éléments : Télécharger sous forme de zip : permet de télécharger dans votre arborescence local une archive zip contenant l ensemble des éléments sélectionnés. Copier vers : permet de copier les éléments sélectionnés vers un autre dossier. Déplacer vers : permet de déplacer les éléments sélectionnés vers un autre dossier. Gérer les permissions : permet de gérer les permissions des éléments sélectionnés. Supprimer : permet de supprimer les éléments sélectionnés. Tagger un dossier ou un document (hormis le rôle de lecteur) Pour retrouver plus facilement un élément contenu dans un site (dossier ou documents) vous pouvez le «tagger». Une fois les éléments marqués, ils seront regroupés par les différents tags et plus faciles à retrouver. Un tag (balise, étiquette) est un mot-clé attaché à un élément dans le but de permettre la classification et la recherche de cet objet. On peut associer à chaque élément un ou plusieurs tags. Pour ajouter un nouveau tag : - cliquez sur «Editer les métadonnées» de la colonne «Actions» sur un document ou sur un dossier. - puis sur «Sélectionner» Réf OCPD-V2 Page 16 / 24

17 - Choisissez un tag dans la liste ou saisissez un nouveau tag dans le champ de saisie. Cliquez ensuite sur le bouton de validation pour que votre tag s affiche dans la zone de droite. Le nom du tag ne doit pas contenir de caractères spéciaux, sinon le bouton «Ajouter» reste inactif. Les documents «taggés» sont accessibles, dans le bandeau gauche de l espace documentaire. Rechercher un document Un moteur de recherche est disponible pour retrouver des documents. Il se situe en haut à droite sous le nom de la personne connectée et est disponible quel que soit l écran sur lequel vous êtes. Réf OCPD-V2 Page 17 / 24

18 Lorsque vous effectuez une recherche à partir de votre tableau de bord personnel, elle affiche les correspondances trouvées dans tous les sites. Lorsque vous effectuez une recherche à partir d'un site, elle affiche les correspondances trouvées dans le site actuel mais également les correspondances trouvées dans tous les sites.par défaut, le jeu de résultats pour le site actuel est affiché. Vous pouvez effectuer une recherche avancée sur certains critères en cliquant sur la petite loupe. Trier les documents ou dossiers La barre ci-dessus permet de choisir le tri à appliquer sur l espace documentaire. Vous pouvez choisir 5.2 Création des dossiers et sous-dossiers (si habilitations) Cliquez sur «Nouveau dossier» Réf OCPD-V2 Page 18 / 24

19 Vous devez obligatoirement saisir le champ «Nom» et éventuellement les champs «Titre» et «Description». 5.3 Comment se déconnecter de l espace collaboratif? Pour quitter l application, fermez la fenêtre de votre navigateur Internet (croix en haut à droite). Réf OCPD-V2 Page 19 / 24

20 6 Autres fonctionnalités de l espace collaboratif En plus de l espace documentaire, d autres fonctionnalités sont proposées et peuvent être mises à disposition par le gestionnaire du site. Elles sont visibles dans le bandeau supérieur. 6.1 Calendrier L outil «Calendrier» permet de consulter, noter et planifier les évènements liés au site collaboratif. Tous les membres d un site, quels que soient leurs rôles, peuvent consulter le calendrier. Ajouter un nouvel évènement : Si vous avez les habilitations suffisantes, vous pouvez créer un nouvel évènement en cliquant sur Nouvel évènement. Saisissez ensuite les divers champs et sur OK pour valider. Vous pouvez également modifier ou supprimer celui-ci en cliquant dessus dans le calendrier. 6.2 Liens Réf OCPD-V2 Page 20 / 24

21 La fonctionnalité est accessible depuis le bandeau (si elle a été mise à disposition par le gestionnaire du site). Elle permet de répertorier des liens vers des sites Internet intéressants et utiles dans le cadre de la thématique du site. Créer un lien (hormis le rôle de lecteur) Pour créer un lien, cliquez sur «Liens» dans le bandeau puis cliquer sur Nouveau Lien. Saisissez les divers champs et cliquez sur Enregistrer. En fonction de votre rôle, il est possible d ajouter des commentaires sur un lien existant, en cliquant sur le nom du lien dans la liste et en le renseignant dans la zone de texte prévue à cet effet. Editer/modifier ou supprimer un lien (hormis le rôle de lecteur) Cliquez sur «Modifier» ou «Supprimer» 6.3 Forum de discussion Il s agit de l outil forum, un espace de discussion publique ouvert aux membres du site. Les discussions y sont archivées ce qui permet une communication asynchrone. Le forum est accessible à partir de l onglet «Discussion» en haut du tableau de bord du site collaboratif. Créer une nouvelle discussion (hormis les lecteurs) Si votre rôle n est pas «lecteur», vous avez la possibilité de créer une nouvelle discussion ou sujet. Cliquez sur le bouton «Nouveau sujet». Réf OCPD-V2 Page 21 / 24

22 Cette action lance l éditeur intégré standard. Vous pouvez saisir un message sous forme de texte enrichi. Lorsque vous avez fini de saisir le texte de la nouvelle discussion, pour publier, cliquez sur le bouton «Enregistrer». N oubliez pas de donner un titre à votre discussion. Chaque nouvelle discussion créée constitue un «fil de discussion» ou «sujet» enrichi au fur et à mesure par les réponses qui s y rajoutent. A chaque rôle des membres du site correspondent des droits sur le forum. Si votre rôle le permet, vous pouvez participer à une discussion en rajoutant un message : cliquez sur le titre du sujet sur lequel vous souhaitez contribuer ou bien cliquez sur l icône «Afficher» à droite en regard du sujet choisi. Cliquez ensuite sur le bouton «Répondre» au niveau de la discussion ou d un message. Lorsque vous avez fini de saisir la réponse au message, cliquez sur le bouton «Créer» pour la valider. Editer / Modifier un message (hormis le rôle de lecteur) Si votre rôle le permet, vous pouvez modifier les messages que vous avez rédigés. Par ailleurs, pour modifier le message de quelqu un d autre, vous devez être collaborateur ou coordinateur. A partir de l onglet «Discussion» cliquez sur le titre de la discussion ou sur «Voir» puis à droite en regard du message à modifier, cliquez sur l icône «Editer». Vous accédez à l éditeur de texte intégré. Vous pouvez ensuite modifier ce message. Réf OCPD-V2 Page 22 / 24

23 Cliquez sur le bouton «Sauvegarder» pour valider ces changements. Supprimer un message (hormis le rôle de lecteur) Vous ne pouvez pas supprimer un seul message dans un fil de discussion. Il faut supprimer l intégralité de la discussion dans laquelle se situe ce message. Si votre rôle le permet, vous pouvez supprimer un fil de discussion et par là-même un message. Pour cela, dans l onglet «discussion», à partir de la liste des sujets cliquez sur l icône «Supprimer» située à droite de l écran en regard du nom de la discussion choisie. Une boite de dialogue vous demandera de confirmer la suppression du message. Réf OCPD-V2 Page 23 / 24

24 7 Assistance et support Documentation Disponible en ligne dans les sites Niveau 1 - Référent del l'outil collaboratif contacter le(s) gestionnaires des sites Niveau 2 - GCS ESante Alsace 5j / 7 de 9h à 12h et de 14h à 17h Mail : [email protected] Téléphone : +33 (3) Réf OCPD-V2 Page 24 / 24