Guide utilisateur Archivage intermédiaire Messagerie. Enterprise Connect pour Outlook 2010 EC V 1.0

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1 Guide utilisateur Archivage intermédiaire Messagerie Enterprise Connect pour Outlook 2010 EC V 1.0

2 Page : 2/38 Table des matières 1. Introduction L'interface Livelink dans MS Outlook Présentation des espaces Livelink Espace Personnel Espace Entreprise Apparence de Livelink dans MS Outlook Onglet Livelink Volet de lecture Volet de prévisualisation Travailler avec Livelink Archiver un message Archiver en bloc Archiver automatiquement un message Créer un dossier Archiver un dossier Archiver un PST Prévisualiser un message archivé Ouvrir un message archivé Déplacer un message / un dossier vers le dossier Livelink Déplacer un message / un dossier archivé dans un autre dossier de Livelink Effacer un message / dossier archivé Renommer un dossier / un message Ajouter aux favoris Envoyer à Gestion des autorisations sur un message / un dossier Rechercher Recherche simple Recherche avancée Accès à Livelink depuis l interface Web Présentation de l'interface Web Livelink Parcourir l'espace de travail (Zone C) Travailler avec Livelink depuis l interface Web Ouvrir/Afficher un message ou un dossier Copier / Déplacer un message ou un dossier Ajouter un dossier Ajouter aux favoris Effacer un message / un dossier Renommer un message ou un dossier Zipper et Télécharger un message ou un dossier Gestion des autorisations sur un message ou dossier Définir une notification Afficher les Propriétés Répertorier les pièces jointes Configurer l'affichage Barre de recherche (Zone B) Recherche simple Recherche avancée... 36

3 Page : 3/38 1. Introduction Le nouvel outil Livelink Enterprise Connect est destiné à l archivage intermédiaire des messages électroniques. Il est intégré directement dans la messagerie électronique de l Etat de Genève via l interface MS Outlook. Livelink permet d archiver les messages électroniques et ainsi de gagner de la place dans les boîtes aux lettres (BAL). L'espace de stockage à disposition dans Livelink n'est pas limitée, contrairement à la taille de la BAL qui est limitée à 1 Go. Les espaces Livelink sont mis à disposition des utilisateurs afin d'y conserver les messages à caractère professionnel, dans un environnement sécurisé. Dans l'espace Personnel, tous les messages seront conservés durant 10 ans à partir de la date d'archivage. Après ce délai, les messages seront détruits. Dans l'espace Entreprise, la durée de conservation sera fixée en fonction des besoins et par rapport au calendrier de conservation des services concernés (10 ans par défaut). L'archivage se fait exclusivement depuis le client de messagerie MS Outlook. MS Outlook, ainsi qu un navigateur Web permettent en tout temps d'accéder aux mails archivés. 2. L'interface Livelink dans MS Outlook L interface Livelink, qui permet d accéder directement au serveur d'archive intermédiaire, est totalement intégrée dans le client de messagerie MS Outlook. Elle apparaît sous la forme d'un nouveau dossier nommé Livelink qui se trouve dans l'arborescence de la BAL. Un onglet Livelink est également disponible dans le client MS Outlook. 2.1 Présentation des espaces Livelink Livelink contient 2 espaces de travail, sous forme de dossiers : Mon espace de travail pour l Espace Personnel Entreprise pour l Espace Entreprise

4 Page : 4/38 Pour visualiser les espaces déployer le dossier Livelink dans la liste des dossiers de MS Outlook Espace Personnel L'Espace Personnel est une zone privée dont chaque utilisateur dispose. Cet Espace se gère comme le contenu de la BAL MS Outlook. Libre à l'utilisateur de créer sa propre structure de dossiers. La gestion de cet espace et de son contenu (création de sous-dossiers, etc.) est du ressort de l'utilisateur. Pour accéder à cet espace, développer le dossier Livelink > Archives professionnelles > Mon espace de travail Espace Entreprise L'Espace Entreprise est une zone publique pour les Archives intermédiaires de Service, accessible par les utilisateurs d'un même service, secteur ou par un groupe d'utilisateurs collaborant étroitement. La gestion des Archives de Service est centralisée et la mise à disposition d'une Archive s'effectue sur base d'une demande BPM. Voir aussi le document "Espace Entreprise - Processus de création.pdf". Pour accéder à cet espace, développer le dossier Livelink > Archives professionnelles >Entreprise 2.2 Apparence de Livelink dans MS Outlook Les principaux éléments de Livelink dans MS Outlook Onglet Livelink Affiche les différentes actions qui peuvent être effectuées avec Livelink. Les actions suivantes sont disponibles :

5 Page : 5/38 Permet d actualiser manuellement l'affichage de l'arborescence si son contenu a changé, et que l on veut voir les changements immédiatement. Permet de copier ou déplacer un message ou un bloc de messages vers Livelink en arrière-plan tout en travaillant avec Outlook. Permet d effectuer deux types de recherche : Par dossier Une recherche avancée Volet de lecture Au-dessus du volet de lecture on trouve : L option Aperçu, à gauche du volet de lecture, permet d activer ou de désactiver la fenêtre de prévisualisation. La fonction Ajouter un élément permet de créer un nouveau dossier dans l'arborescence Livelink La zone de recherche rapide permet d effectuer une recherche à partir d un dossier sélectionné dans l'arborescence.

6 Page : 6/38 Lorsqu un dossier est sélectionné dans l'arborescence de Livelink, les éléments appartenant à ce dossier sont affichées dans le volet de lecture. Sélectionner et double cliquer sur l élément pour voir son contenu ou utiliser l option Ouvrir du menu contextuel en faisant un clic droit sur l élément. Dans la liste des messages archivés, il existe plusieurs colonnes d information telles que Nom, De, A, Objet, Date d'envoi, Date de réception, Taille, Modifié(e), Contient une pièce jointe. Cliquer sur les en-têtes de colonnes permet de les trier. La largeur et la disposition des colonnes sont modifiables de manière persistante par dossier. Le mode «Afficher en tant que conversation» d Outlook 2010 n est pas interprétable par Livelink. Veillez donc à ne pas l activer pour l'ensemble des dossiers Volet de prévisualisation Cette fenêtre s'affiche si la fonction Aperçu est sélectionnée dans le volet de lecture. Diverses informations relatives aux messages ou aux dossiers sont accessibles dans des onglets qui s affichent en bas de la fenêtre : Propriétés, Afficher, Catégories, Versions, Audit. L'accès à la prévisualisation d'un message archivé se fait depuis l'onglet Afficher.

7 Page : 7/ Travailler avec Livelink Ce chapitre explique les différentes options disponibles dans Livelink. La plupart de fonction sont disponible par Glisser-déposser (drag and drop) tel que l'archivage, le désarchivage et déplacer. A savoir qu'avec cette méthode MS Outlook est bloqué durant ce processus. Afin que le processus s'effectuer en tâche de fond et que MS Outlook reste disponible utiliser la fonction Copier/déplacer en bloc Archiver un message Avant d archiver des messages, il est très important de créer une arborescence de dossiers de type dans l Espace de travail Voir "2.3.4 Créer un dossier" pour y archiver les messages. Sans cela, les messages qui sont archivés directement à la racine de l Espace n'affichent pas leurs attributs typiques (objet, expéditeur, destinataire, date d envoi, etc.). 1. Ouvrir MS Outlook 2. Sélectionner le message que l'on souhaite archiver 3. Glisser-déposer (drag and drop) le message dans l'emplacement souhaité dans l'arborescence des dossiers Livelink Résultat : Le message est archivé et ne figure plus dans la BAL de l'utilisateur. L'archivage d'un message qui contient une grande liste de destinataires peut générer des problèmes à l'archivage "Memory insuffisant..". Ce genre de message "tous ménage" ne devrait en principe pas être archivé par le destinataire, car il n'a pas de valeur archivistique. Si l archivage d un tel message est quand même nécessaire, il faudra transférer le message à soi-même pour réussir à l archiver (les destinataires feront ainsi partie du corps du nouveau message). Dans certains cas, l'archivage des messages imbriqués, c'est-à-dire les messages contenant d'autres messages comme pièces jointes, peuvent causer des problèmes lors de l archivage " Impossible de déplacer les éléments. Échec de l'opération du client". Il est conseillé de décomposer le message en plusieurs messages et de les archiver séparément. A l avenir, éviter de créer des messages imbriqués. La fonction glisser-déposer fonctionne différemment depuis les dossiers publics. En effet, Livelink fait un copier du message et non un déplacer par défaut. Il est donc important d appuyer la touche «shift» pour réaliser un déplacement.

8 Page : 8/ Archiver en bloc Cette procédure permet de copier ou déplacer un message ou un bloc de messages vers Livelink en arrière-plan tout en travaillant avec Outlook. 1. Ouvrir MS Outlook. 2. Clic-droit sur le ou les message(s) que l'on souhaite archiver 3. Sélectionner Copier/Déplacer en bloc vers Livelink 4. Sélectionner le dossier de destination 5. Puis Déplacer L'archivage des messages qui contiennent une grande liste de destinataires et les messages signés numériquement ne sont pas pris en compte. Ces types de message resteront dans le dossier d origine et doivent être archivé manuellement Archiver automatiquement un message Ne fonctionne pas dans la version actuelle (10.2.1) du client. Pour classer automatiquement un message, utiliser les règles automatiques d'outlook. 1. Ouvrir MS Outlook 2. Cliquer sur l onglet Fichier 3. Sélectionner Informations 4. Puis Gérer les règles et les alertes 5. Cliquer sur Nouvelle règle 6. Sélectionner l'option Déplacer les messages qui contiennent des mots spécifiques dans l'objet vers un dossier

9 Page : 9/38 7. Cliquer sur mot spécifique pour définir le mot clé 8. Cliquer sur spécifié pour sélectionner le dossier Livelink vers lequel les messages doivent être classés. Cette règle s'exécute seulement si Outlook est ouvert Créer un dossier 1. Ouvrir MS Outlook 2. Clic-droit sur le dossier concerné dans l'arborescence des dossiers Livelink 3. Sélectionner Ajouter un élément 4. Sélectionner Dossier des s 5. Saisir le nom et la description du dossier dans les champs respectifs 6. Puis cliquer sur le bouton Ajouter

10 Page : 10/ Archiver un dossier 1. Ouvrir MS Outlook 2. Clic-droit sur le dossier à archiver 3. Sélectionner Copier/déplacer en bloc vers Livelink 4. Puis Déplacer Il est aussi possible d'effectuer de glisser-déposer d'un dossier vers Livelink Archiver un PST La méthode de migration d un pst dépend de sa taille. En effet le processus d archivage peut être long (~30 messages par minute). Nous recommandons d utiliser la fonction Copier/Déplacer en bloc vers Livelink. Voir "2.3.2 Archiver en bloc" Recommandations: Faire toujours d'abord une copie de sauvegarde de votre PST Séparer les messages professionnels que l on souhaite archiver dans Livelink, des messages privés. Supprimer les messages de type "post" (class IPM.Document) qui ne sont pas archivables et qui bloquent le processus d'archivage. 1. Ouvrir MS Outook 2. Clic droit sur le sous-dossier du PST 3. Cliquer Copier/déplacer en bloc vers Livelink, sélectionner le dossier cible sous "Mon espace de travail" puis cliquer "Déplacer" Attention! même si le processus d archivage ne bloc pas MS Outlook, selon la quantité de messages contenus dans le dossier, l'archivage peut prendre plusieurs heures. 4. Répéter les étapes 1 et 2 pour chaque dossier du 1 er niveau du PST. Après la migration du PST, utiliser directement Livelink pour archiver vos messages professionnels et éviter d utiliser à nouveau un PST. La fonction Copier/Déplacer en bloc vers Livelink ne prend pas en compte les messages signé numériquement et les messages comportant un grand nombre de dentinaires (le champ destinataire est limité à 2000 caractères). Ces types de messages doivent s archiver manuellement Prévisualiser un message archivé 1. Ouvrir MS Outlook 2. Développer l'arborescence de dossiers Livelink 3. Sélectionner le message archivé

11 Page : 11/38 4. Cliquer sur l option Aperçu (si elle n est pas active), voir " Volet de prévisualisation" 5. Cliquer sur l onglet Afficher de ce volet afin de visualiser le contenu du message Afin de visualiser les pièces jointes, ouvrir le message ou cliquer du bouton droit sur le message et sélectionner Répertorier les pièces joints Cliquer sur le nom de la pièce jointe ou sur Télécharger pour l'afficher Lors de la prévisualisation, il est possible que les images insérées ne s affichent pas correctement. Par contre, lorsque le message est ouvert, l'image s'affiche Ouvrir un message archivé 1. Ouvrir MS Outlook 2. Développer l'arborescence du dossier Livelink 3. Double-cliquer sur le message que l'on souhaite consulter Ou 1. Clic-droit de la souris sur le message 2. Sélectionner Ouvrir Déplacer un message / un dossier vers le dossier Livelink 1. Ouvrir MS Outlook 2. Sélectionner le message que l'on souhaite déplacer vers Livelink 3. Clic-droit sur le message et sélectionner Copier/déplacer en bloc vers Livelink 4. Sélectionner l'emplacement souhaité dans l'arborescence de dossiers Livelink

12 Page : 12/38 5. Puis cliquer sur le bouton Déplacer Le message est archivé et ne figure plus dans la BAL de l'utilisateur Déplacer un message / un dossier archivé dans un autre dossier de Livelink La fonction Glisser-déposer (drag and drop) est disponible pour déplacer un message ou un bloc de message dans Livelink. Par contre, elle n'est pas disponible pour un dossier. 1. Ouvrir MS Outlook 2. Déployer l arborescence de Livelink 3. Clic-droit sur le message / dossier et sélectionner Plus puis Déplacer 4. Cliquer sur Parcourir Livelink L'intitulé du message à déplacer s'affiche dans la zone Éléments.

13 Page : 13/38 5. Cliquer sur le bouton Parcourir Livelink pour sélectionner le dossier de destination. 6. La fenêtre qui s'ouvre contient les liens aux différents espaces de travail : Seuls ces deux liens sont utilisables : Mes archives indique le dossier de l'espace de travail personnel (cliquer directement sur le nom pour accéder aux sous-dossiers) Entreprise indique le dossier de l'espace Entreprise (cliquer directement sur le nom pour accéder aux sous-dossiers) 7. Cliquer sur le dossier pour parcourir et trouver l'emplacement souhaité. 8. Cliquer sur Sélectionner > (la fenêtre va automatiquement se fermer). 9. Le champ Déplacer vers indique l'emplacement choisi précédemment 10. Laisser les autres options par défaut 11. Cliquer sur Déplacer 12. Cliquer sur OK pour terminer l'opération Lorsque vous déplacer par glisser-déposer (drag and drop) accepter les catégories par défaut, en cliquant sur OK.

14 Page : 14/ Effacer un message / dossier archivé Cette fonctionnalité est uniquement disponible dans l Espace Personnel. 1. Ouvrir MS Outlook 2. Sélectionner le(s) message(s) / le(s) dossier(s) que l'on souhaite effacer dans l'arborescence du dossier Livelink 3. Clic-droit et sélectionner Plus puis Supprimer Les messages archivés dans une Archive de service de l'espace Entreprise sont considérés comme vitaux pour l'etat de Genève. Avec pour conséquence, que les messages ne peuvent être supprimes directement de l'espace Entreprise. Toute tentative de suppression d'un message ou d'un dossier renverra le message suivant: S'il est absolument nécessaire de supprimer un message ou un dossier dans l'espace Entreprise, utiliser la procédure de contournement ci-dessous. 1. Créer un dossier temporaire dans votre Espace personnel, 2. Déplacer les objets à supprimer de l'archive de service vers le dossier temporaire nouvellement créé dans votre Espace personnel, 3. Cliquer Ok pour accepter la catégorie par défaut 4. Supprimer les objets déplacés du dossier temporaire. 5. Supprimer le dossier temporaire Renommer un dossier / un message 1. Ouvrir MS Outlook 2. Déployer l arborescence de Livelink 3. Clic-droit sur le dossier/message que l'on souhaite renommer 4. Sélectionner Plus puis Renommer 5. Saisir le Nouveau nom 6. Puis Mettre à jour

15 Page : 15/ Ajouter aux favoris Cette option permet d'ajouter un message ou un dossier dans le dossier Favoris. 1. Ouvrir MS Outlook 2. Clic-droit sur le message ou le dossier concerné dans l'arborescence du dossier Livelink 3. Sélectionner Ajouter aux favoris Envoyer à Cette option permet d'envoyer par messagerie un message archivé en pièce jointe. 1. Ouvrir MS Outlook 2. Clic-droit sur le message concerné dans l'arborescence du dossier Livelink 3. Sélectionner Envoyer à 4. Sélectionner l option Destinataire du mail en pièce jointe : 5. Saisir le destinataire 6. Puis cliquer sur Envoyer le message Gestion des autorisations sur un message / un dossier Dans votre Espace Personnel il est techniquement possible de partager vos archives avec d'autres collaborateurs (Accès assigné). Il est cependant vivement déconseillé de modifier les autorisations d'origine de votre Espace Personnel. La gestion des autorisations requière en effet de très bonnes connaissances de l'application Livelink. En cas de mauvais paramétrage vous risquez d'exposer vos archives personnelles à la vue de personnes non souhaitées. Si vous avez besoin de partager des archives avec vos collègues, nous vous conseillons de faire une demande de création d une Archive de service. Pour donner des autorisations 7. Clic droit sur le message / le dossier 8. Sélectionner Plus 9. Sélectionner Autorisations 10. Cliquer sur l'icône Accorder l'accès

16 Page : 16/ Saisir le nom d'utilisateur (sans le prénom) puis cliquer sur le bouton Rechercher 12. Activer la case à cocher Accorder l'accès de l'utilisateur souhaité 13. Cliquer sur le bouton Envoyer 14. Activer les autorisations souhaitées, sélectionner dans la liste déroulante le choix adéquat (Cet élément, sous-éléments, etc.). Cette option n est disponible que pour gérer un dossier (n existe pas pour un message). Puis cliquer sur le bouton Mettre à jour La mise à jour des autorisations peut prendre beaucoup de temps, cela dépend de la quantité d'objets que contiennent le dossier et ses sous-dossiers. 15. Cliquer sur le bouton Terminé N'est pas activer les autorisations Accès public et DefaultGroup, ces options exposent vos données à tous les utilisateurs.

17 Page : 17/38 Pour modifier les autorisations 1. Effectuer les mêmes étapes que pour donner des autorisations, voir "Pour donner des autorisations", mais désactiver la case à cocher sur les autorisations que l on souhaite modifier. 2. Sélectionner le champ Appliquer à : La mise à jour des autorisations peut prendre beaucoup de temps, cela dépend de la quantité d'objets que contiennent le dossier et ses sous-dossiers. Pour enlever des autorisations 1. Sélectionner l utilisateur concerné de la liste Accès assignée 2. Cliquer Enlever sur la fenêtre de droite. 3. Sélectionner le champ Appliquer à : La mise à jour des autorisations peut prendre beaucoup de temps, cela dépend de la quantité d'objets que contiennent le dossier et ses sous-dossiers. Pour visualiser toutes les autorisations d'un dossier Pour visualiser toutes les autorisations affectées à un dossier, cliquer sur l'icône Modifier les autorisations affectées aux sous-éléments de la fenêtre des autorisations. Cette option n'existe pas pour les messages car ceux-ci ne comportent pas de souséléments.

18 Page : 18/38 Pour donner le lien d'accès à vos archives Pour qu un utilisateur puisse accéder au dossier ou au message auquel vous avez donné un accès (autorisation), il faut lui transmettre le lien (URL). Pour cela, procéder comme suit : 1. Ouvrir MS Outlook 2. Clic-droit sur le dossier depuis lequel l'autorisation a été donnée 3. Choisir dans le menu contextuel Copier le lien dans le Presse-papiers 4. Ouvrir un Nouveau message électronique puis coller dans le corps du message (Ctrl + V) 5. Envoyer le message au destinataire Pour accéder à un message / dossier partagé par un utilisateur 1. Cliquer sur le lien reçu par messagerie (voir ci-dessus) 2. L'explorateur Web de Livelink affiche le dossier et son contenu en fonction des autorisations accordées. 3. Cliquer sur le bouton qui jouxte le dossier. 4. Sélectionner Ajouter aux favoris, afin que le dossier soit visible dans le dossier favoris dans MS Outlook. 2.4 Rechercher Cette fonction permet de rechercher des objets archivés dans Livelink selon différents critères. La recherche s'effectue sur la totalité des champs de texte (sujet du message, corps du message, contenu des pièces-jointes, etc.). Les résultats de la recherche s'affichent par ordre de pertinence dans le dossier Historique de recherche.

19 Page : 19/38 Le résultat d une recherche pourra être sauvegardé et sera disponible dans le dossier Recherches enregistrées. Si le terme exact à rechercher n'est pas connu, il faut utiliser le caractère étoile (*) à la fin ou au début du mot recherché. La fonction de recherche de MS Outlook n'effectue pas de recherche dans Livelink Recherche simple 1. Ouvrir MS Outlook 2. Sélectionner le dossier Livelink où effectuer la recherche 3. Saisir le terme à rechercher dans le champ de rechercher de la fenêtre de lecture. 4. Appuyer sur la touche Enter ou cliquer sur la loupe afin de lancer la recherche Recherche avancée 1. Ouvrir MS Outlook 2. Cliquer sur l onglet Livelink 3. Cliquer Rechercher dans un référentiel 4. Sélectionner le type de recherche souhaitée : - Livelink : effectue une recherche par mot clé et par dossier. - Rechercher Archives professionnelles avancée : effectue une recherche avancée avec plusieurs critères de recherche.

20 Page : 20/38 Livelink : Permet d effectuer une recherche par mot clé et par dossier. 1. Sélectionner Livelink 2. Saisir le terme à rechercher 3. Cocher les dossiers dans lesquels on souhaite rechercher 4. Puis cliquer sur le bouton Rechercher Rechercher Archives professionnelles avancée : Permet d'effectuer des recherches en prenant en compte plusieurs critères de recherche à la fois. 1. Sélectionner Rechercher Archives professionnelles avancée

21 Page : 21/38 2. Cliquer sur l option avancée de rechercher : Texte intégral : Permet d'effectuer des recherches par mot-clé et d'étendre la recherche à l'aide des différents critères disponibles. Attributs système : Permet d'effectuer des recherches en prenant en compte les informations concernant l archivage d un élément. Dérouler le champ Attribut supplémentaire afin de choisir l attribut supplémentaire. Permet d'effectuer des recherches sur les différents attributs qui sont liés aux messages. Emplacement : Permet d'effectuer des recherches en prenant compte l emplacement.

22 Page : 22/38 Cliquer sur le bouton Parcourir Livelink pour sélectionner l emplacement. 3. Cliquer sur le bouton Rechercher La concaténation de plusieurs options de recherches permet d effectuer une recherche plus fine. Pour plus d information concernant les options avancées cliquer sur 3. Accès à Livelink depuis l interface Web L'interface Web est utilisée spécifiquement pour la consultation et la gestion des espaces de travail. L'interface est différente de celle de MS Outlook, mais l arborescence des dossiers de chaque espace de travail est la même. Par contre, depuis l'interface Web, des fonctionnalités supplémentaires sont à disposition. Il est possible d'accéder aux messages archivés depuis un navigateur Web, tels qu'internet Explorer ou Firefox, en stipulant le lien selon le domaine d activité : Administration (GE-ADMIN) Justice (GE-JUSTICE) Police (GE-POLICE) https://archimailadm.etat-ge.ch/livelink/livelink https://archimailjus.etat-ge.ch/livelink/livelink https://archimailpol.etat-ge.ch/livelink/livelink Le type de connexion utilisé pour se connecter au serveur est de type NTLM (Authentification de Windows intégrée). L'authentification se fait automatiquement lorsque l'utilisateur est logué dans le Domaine. Dans le cas contraire l'utilisateur est invité à s'authentifier. Connexion au serveur Livelink : 1. Ouvrir le navigateur Web et taper l'url Livelink (ci-dessus) 2. Saisir le nom d'utilisateur précédé du nom de domaine (Domaine\nom_utilisateur) 3. Saisir le mot de passe 4. Cliquer sur le bouton Connexion Ajouter l'url Livelink aux Favoris (Microsoft) ou Marque-pages (Firefox) de votre navigateur Web. Déconnexion du serveur Livelink : 1. Pour quitter la connexion du serveur Livelink, il faut fermer votre navigateur Web (Internet Explorer ou Firefox). 3.1 Présentation de l'interface Web Livelink Lors de l'accès à Livelink depuis l'interface Web, Mon espace de travail est affiché par défaut.

23 Page : 23/38 A B C L'interface peut être découpée en 3 zones principales (A, B, C ci-dessus) Zone A Cette zone contient les liens d'accès aux espaces de travail à disposition : Mon espace de travail représente l'espace Personnel Espace de travail entreprise Mes favoris Documentation Zone B Cette zone propose la recherche simple de Livelink avec toutes ses options. Cliquer sur le lien Recherche avancée pour ouvrir la fenêtre de recherche avancée. Zone C Cette zone représente l'espace de travail en cours, ainsi que les diverses informations et options disponibles. Certaines fonctions sont représentées sous la forme d'icônes, dont : Indique un objet modifié récemment Indique un objet ajouté récemment Permet de naviguer vers le haut dans la hiérarchie (remonte d'un niveau) Permet de configurer les objets

24 Page : 24/38 Affiche les fonctions disponibles pour l'objet 3.2 Parcourir l'espace de travail (Zone C) Pour parcourir le contenu de l'espace de travail, cliquer directement sur le nom des dossiers à parcourir (et son éventuelle arborescence). La liste déroulante en haut à gauche indique l'endroit où l'on se trouve : Pour visualiser l'arborescence des dossiers, cliquer sur dans liste déroulante: Dans la zone C, l'outil de recherche simple permet d'effectuer des recherches sur le champ Nom d'un message ou d un dossier. Les recherches sont effectuées uniquement dans le dossier dans lequel on se trouve (pas de recherche dans les sous-dossiers). 3.3 Travailler avec Livelink depuis l interface Web Ce chapitre explique les différentes possibilités à disposition pour la gestion des messages et des dossiers. Ces fonctionnalités sont accessibles par l'icône ainsi que par les boutons qui sont à disposition. qui jouxte le nom du message ou du dossier, Ouvrir/Afficher un message ou un dossier 1. Cliquer sur le nom du dossier pour se déplacer dans l'arborescence du dossier d'archive 2. Cliquer sur le nom du message que l'on souhaite consulter 3. Cliquer sur le trombone, pour accéder directement à la liste des pièces-jointes contenues dans un message

25 Page : 25/38 4. Cliquer sur le nom de la pièce jointe ou sur Télécharger pour l'afficher Pour visualiser un message dans un format MS Outlook : 1. Cliquer sur le nom du dossier pour se déplacer dans l'arborescence 2. Cliquer sur le bouton qui jouxte le nom du message et sélectionner Ouvrir 3. Cliquer sur le bouton Ouvrir de la boîte de dialogue qui s'affiche 4. Le message s'affiche alors dans l'environnement MS Outlook Pour permettre ce type de visualisation, le client MS Outlook doit être installé sur le poste de travail Copier / Déplacer un message ou un dossier 1. Activer la case à cocher du message ou dossier 2. Cliquer sur le bouton Copier ou Déplacer 3. Cliquer sur le bouton Parcourir Livelink Cliquer sur le(s) dossier(s) pour se déplacer dans l'arborescence Mes archives - Accès à l'espace Personnel Entreprise- Accès à l'espace Entreprise (espace partagé) 5. Cliquer sur Sélectionner > dans l'emplacement souhaité 6. Cliquer sur le bouton Copier ou Déplacer 7. Cliquer sur le bouton OK pour terminer l'opération Cette fonction est également disponible via le menu contextuel (sur Plus) appelé par le bouton.

26 Page : 26/ Ajouter un dossier 1. Cliquer sur le bouton Ajouter un élément, situé en haut à droite de la fenêtre 2. Sélectionner Dossiers des s. 3. Saisir le nom et la description du dossier dans les champs respectifs 4. Cliquer sur Ajouter pour terminer l'opération Ajouter aux favoris 1. Cliquer sur le bouton qui jouxte le nom du message ou du dossier 2. Sélectionner Ajouter aux favoris Accéder aux favoris 1. Cliquer sur le lien Mes favoris en haut de la page Supprimer des favoris 1. Cliquer sur le lien Mes favoris en haut de la page 2. Cliquer sur le bouton qui jouxte le nom du message ou du dossier 3. Sélectionner Enlever le favori Effacer un message / un dossier Pour effacer un dossier il est indispensable de supprimer préalablement l'ensemble des messages archivés dans le dossier. 1. Activer la case à cocher de l'ensemble des messages 2. Cliquer sur le bouton Supprimer

27 Page : 27/38 3. Cliquer à nouveau sur le bouton Supprimer 4. Cliquer sur le bouton OK pour terminer l'opération 5. Remonter dans l'arborescence 6. Sélectionner le dossier à supprimer 7. Cliquer sur le bouton Supprimer 8. Cliquer à nouveau sur le bouton Supprimer 9. Cliquer sur le bouton OK pour terminer l'opération Cette fonction est également disponible via le menu contextuel (sur Plus) appelé par le bouton. La fonction d effacer un message ou un dossier archivé n est disponible que sur l Espace Personnel Renommer un message ou un dossier 1. Cliquer sur le bouton qui jouxte le nom du message ou du dossier 2. Sélectionner Plus 3. Sélectionner Renommer 4. Modifier le nom du message ou du dossier 5. Cliquer sur le bouton Mettre à jour La modification n'est pas synchronisée automatiquement avec l'interface MS Outlook. Pour forcer la synchronisation dans MS Outlook, cliquer sur l'espace de travail (Mon espace de travail (Mes archives) ou Entreprise) puis dans l'onglet Livelink cliquer sur l option Rafraîchir Zipper et Télécharger un message ou un dossier 1. Activer la case à cocher du message ou dossier 2. Cliquer sur le bouton Zipper et télécharger 3. Cliquer à nouveau sur le bouton Zipper et télécharger. Le processus peut prendre un certain temps. Il est terminé lorsque le Statut en regard de toutes les actions est mentionné comme Achevé

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