Guide d'installation du connecteur Outlook 4

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1 Le serveur de communication IceWarp Guide d'installation du connecteur Outlook 4 Version 10 Aout 2010 Icewarp France / DARNIS Informatique

2 i Sommaire Guide du connecteur Outlook 1 Présentation... 1 Pré-requis pour Outlook... 2 Client de Messagerie par défaut... 2 Compatibilité avec les Anti-Virus... 3 Installation du connecteur... 6 Vérifications préalables... 6 Installation... 6 Enregistrement du connecteur Vérifier la licence Installer la licence Echec de l'activation Enregistrement Hors ligne Création d'un nouveau profil Création d'un nouveau profil de messagerie Les Options d'icewarp Le répondeur Le transfert Les règles Partage entre utilisateurs Donner des droits sur un dossier Voir des dossiers partagés Rendez-vous et événements Configuration de la disponibilité Planifier une réunion avec l'option de disponibilité Signaler un problème... 30

3 1 Guide du connecteur Outlook Présentation Le connecteur Outlook 4 de IceWarp permet de synchroniser des informations entre un compte du serveur IceWarp et le client Outlook. Les caractéristiques principales de ce connecteur sont les suivantes : Le connecteur est compatible avec Microsoft Office Outlook versions XP, 2003 et 2007 (avec un SP récent); il n'est pas compatible avec Outlook Express. Il permet de synchroniser les s, les calendriers, les contacts, les notes, les tâches et les journaux et de les partager avec d'autres utilisateurs. Il permet la mise à jour instantanée des éléments nouveaux ou mis à jour. Il traite tous les éléments d'outlook y compris les fichiers attachés, dossiers, vcards, icalendar, l'information vfreebusy, participants, planning... L'interface est simple et facile d'utilisation Les options IceWarp permettent la gestion d un répondeur automatique, le transfert des s entrants et des règles Il offre une gestion avancée des droits d'accès 95% des fonctions d'outlook sont traitées Il gère les dossiers publics partagés et carnets d'adresses publics Il permet de configurer de multiples comptes sous un seul profil pour l'accès aux messages et aux ressources partagées Il offre l'abonnement automatique aux comptes publics et partagés Ce document décrit l'installation du connecteur, l'enregistrement de la licence et la configuration pour une prise en main rapide. Il suppose au minimum une version sur le serveur IceWarp et une version (626) du connecteur Outlook.

4 Serveur IceWarp - guide d'installation du connecteur Outlook 4 2 Pré-requis pour Outlook Client de Messagerie par défaut Pour que le connecteur fonctionne, il est indispensable qu'outlook soit défini comme le client de messagerie par défaut. Il faut bien entendu qu Outlook soit installé. Si vous êtes sous Windows XP il faut définir Outlook comme le client de messagerie par défaut en allant dans le panneau de configuration -> Options Internet -> programmes et vous assurer que Outlook figure dans la liste des programmes par défaut. Si vous êtes sous Windows 7 ou Windows Vista aller dans le menu Options d'internet Explorer: Cliquez sur "Définir les programmes" puis sur "Définir les paramètres par défaut de l'accès aux programmes et de l'ordinateur". Il est possible d'accéder directement à cette fenêtre par Panneau de configuration -> Programmes par défaut.

5 Serveur IceWarp - guide d'installation du connecteur Outlook 4 3 Dans la fenêtre qui s'ouvre, ouvrez le volet "personnalisée" : Puis sélectionnez Microsoft office Outlook dans les programmes de messagerie par défaut. Compatibilité avec les Anti-Virus Certains Anti-Virus ne sont pas compatibles avec Outlook et son connecteur. En particulier, les options qui contrôlent le flux des messages peuvent provoquer soit un blocage de la synchronisation des éléments du GroupWare soit un fort ralentissement du système sur le poste de travail. Dans le cas d'un client Outlook associé au connecteur Outlook d'icewarp, le serveur IceWarp effectue un contrôle anti-virus des messages qui arrivent sur le serveur. Il n'est donc pas nécessaire que l'anti virus local recommence ce contrôle, on s'efforcera donc de supprimer l'action de l'anti virus sur les messages tout en conservant les fonctions de l'anti-virus sur le reste du poste - le paramétrage dépend de chaque Anti-Virus. Exemples :

6 Serveur IceWarp - guide d'installation du connecteur Outlook 4 4 Avast 4.8 : déscativer "Courrier électronique" et "Outlook Exchange" Avast 5 : désactiver "Agent Mail"

7 Serveur IceWarp - guide d'installation du connecteur Outlook 4 5 Kaspersky : désactiver "Antivirus Courrier" Il y a incompatibilité du connecteur Outlook avec l'antivirus entreprise F-Secure Client Security (avec gestion du pare feu) et Workstation (pare feu windows). Il y a aussi des problèmes de compatibilité entre le "F-Secure add-in for Outlook" et Outlook. De même avec le "NOD-32 add-in pour Outlook". Il est donc conseille de désactiver les composants add-in.

8 Serveur IceWarp - guide d'installation du connecteur Outlook 4 6 Installation du connecteur Vérifications préalables Outlook doit être déjà installé sur la machine où vous voulez installer le connecteur mais il ne doit pas être en cours d'exécution. Remarque : il arrive qu'outlook paraisse ne pas être en cours d'exécution mais qu'en fait, il le soit. Il est possible de vérifier ceci en allant dans le gestionnaire de tâches (clic droit sur a barre de tâches) et en regardant si outlook.exe est en cours d'exécution dans l'onglet Processus. S'il apparaît, il faut l'arrêter par le bouton "Arrêter le processus". Il vaut mieux être déjà familier du logiciel Outlook Vous devez connaître le login de votre compte IceWarp, le mot de passe, le nom du serveur, vous en aurez besoin pour la configuration Vous devez télécharger la dernière version du connecteur Outlook - à partir du site icewarp.fr dans le menu Téléchargement -> Plateformes Windows - ou à l'adresse (http://domaine:port est l'accès à votre serveur Web IceWarp) - ou dans le client Web dans Outils -> Licences -> onglet Téléchargement. Vous devez avoir une clé d'activation pour l'enregistrement. Elle peut être envoyée par par votre administrateur ou elle est disponible dans le client Web dans Outils -> Licences -> onglet connecteur Outlook. Sinon, une licence provisoire de 30 jours vous sera accordée. Il vous sera peut-être demandé d'insérer votre disque d'installation d'outlook. Vérifiez que vous l'avez à portée de main. Le connecteur Outlook ne peut s'installer que si l'utilisateur a des droits d'administrateur sur le système. Ces droits doivent être modifiés si nécessaire pendant le temps de l'installation. Nous avons utilisé pour les exemples une version Outlook 2007 en français. Installation Une fois le connecteur téléchargé comme indiqué plus haut, il faut exécuter "connector-setup.exe". Vous devez donner votre accord sur l'avertissement de sécurité puis accepter l'installation. Vous devez ensuite donner votre accord aux conditions d utilisation de la licence :

9 Serveur IceWarp - guide d'installation du connecteur Outlook 4 7 Puis cliquez sur Suivant Si le pré-requis pour Outlook n est pas rempli (comme indiqué dans le "Pré-requis pour Outlook"), la fenêtre suivante sera présentée :

10 Serveur IceWarp - guide d'installation du connecteur Outlook 4 8 Dans ce cas, il faut cliquer sur "Configurer" et ensuite suivre les étapes indiquées dans "Pré-requis pour Outlook". Une fois Outlook déclaré comme étant le client de messagerie par défaut, la fenêtre suivante s ouvre : Le connecteur va créer un profil pour Outlook. Le profil par défaut s'appelle IceWarp Connector, il est possible de le modifier dans cette fenêtre ou il peut être modifié ultérieurement. Voir le sur la création d'un nouveau profil. Cliquez l'option "incite..." si vous utilisez plusieurs profils et que vous souhaitez pouvoir choisir le profil à utiliser à chaque démarrage d'outlook.

11 Serveur IceWarp - guide d'installation du connecteur Outlook 4 9 Cliquez sur Suivant et remplissez les informations demandées : Même si un compte existait déjà sur Outlook avant l'installation du connecteur, il est nécessaire de créer un nouveau profil et un nouveau compte au cours de l'installation comme indiqué ici. Vous devez ensuite accepter ou modifier le répertoire d'installation et lancer l'installation. Vous pouvez alors choisir de masquer ou non la barre d'outils de IceWarp; il vaut mieux ne pas la masquer pour l'instant, vous pourrez la masquer ultérieurement si besoin. Finalement vous pouvez cliquer sur Installer pour lancer l'installation si vous êtes d'accord avec les paramètres d'installation.

12 Serveur IceWarp - guide d'installation du connecteur Outlook 4 10 Cliquez ensuite sur Suivant et l'installation est terminée : Cliquez sur l'option Lancer Outlook puis sur Terminer. Lors du choix du profil, choisissez "IceWarp Connector"

13 Serveur IceWarp - guide d'installation du connecteur Outlook 4 11 La fenêtre Outlook se présente alors de la façon suivante : La barre de menu située dans la partie supérieure contient les menus spécifiques du connecteur IceWarp (elle peut être supprimée par un click droit sur la barre de menu), ces menus sont aussi disponibles par le menu "IceWarp Connector". Dans la zone de notification de Windows située en général en bas à droite de l'écran, on voit apparaître les deux icones : le premier indique le connecteur et le deuxième Outlook. Lorsque le connecteur est en cours de synchronisation, l'icone se modifie et devient : Dans Outils -> Paramètres du compte -> <compte> -> paramètres supplémentaires -> onglet Général il est possible de changer le nom et l'organisation d'affichage du profil : mettre l'adresse ou le nom du compte.

14 Serveur IceWarp - guide d'installation du connecteur Outlook 4 12 Enregistrement du connecteur Après installation, le connecteur Outlook va fonctionner pendant une période d'évaluation de 30 jours puis il va s'arrêter s'il n'a pas été enregistré pendant cette période. Vérifier la licence Votre administrateur a peut être validé l'enregistrement automatique, il faut donc vérifier votre licence: Cliquez sur le menu A propos de la barre d'outils du connecteur Outlook : Si la date d'expiration est proche, c'est qu'il faut enregistrer votre copie du connecteur.

15 Serveur IceWarp - guide d'installation du connecteur Outlook 4 13 Installer la licence Pour cela, vous avez besoin d'une clé d'activation. La clé d'activation a pu vous être envoyée par un ou elle peut être accessible dans le Client Web par le menu Outils -> Licences -> Connecteur Outlook. Si vous n'avez pas de clé, il faut la demander à votre administrateur. Pour installer la clé, cliquez sur le bouton Licence de la fenêtre précédente et copier la clé dans la fenêtre Clé d'activation de l'onglet Activation en ligne : Vous devez ensuite Activer la licence. Un message vous indique si l'activation s'est bien passée. Echec de l'activation La clé d'activation a expiré, il faut en demander une autre L'ordinateur n'a pas accès à Internet ou le serveur de licence est temporairement inaccessible. la méthode d'enregistrement hors ligne est indiquée ci-après. Le nombre maximum de licences allouées a été dépassé. le connecteur indique qu'il faut acheter des licences supplémentaires

16 Serveur IceWarp - guide d'installation du connecteur Outlook 4 14 Si vous avez été obligé de changer d'ordinateur à cause d'une panne matérielle ou si votre système a été mis à jour, il est possible que la clé soit refusée. Contactez alors votre support pour modifier la licence ou pour obtenir une nouvelle clé. Enregistrement Hors ligne Si vous ne pouvez pas accéder au serveur de licences, vous pouvez essayer d'activer votre connecteur en utilisant un fichier licence.xml. Ouvrez le lien suivant : https://shop.icewarp.eu/license/activate_client_license.php Copiez la Clé d'activation dans le champ correspondant Copiez la Clé d'identification (champ Identification Key dans la fenêtre ci-dessus) dans le champ correspondant du site shop.icewarp.com Téléchargez le fichier licence.xml sur votre ordinateur Dans la fenêtre ci-dessus, choisissez l'onglet "Enter Licence offline" Cliquez sur le bouton Enter licence File... Rechercher votre fichier licence.xml et validez par un double clic ou le bouton Open Un message indique le résultat de l'opération

17 Serveur IceWarp - guide d'installation du connecteur Outlook 4 15 Création d'un nouveau profil Si Outlook avait été utilisé avant l'installation du connecteur et qu'un profil utilisateur avait été créé, il est quand même recommandé de laisser le logiciel d'installation créer un autre profil pour le connecteur. Si Outlook n'avait pas été utilisé auparavant et vient d'être installé, il est conseillé de ne pas créer de profil avant l'installation du connecteur. Le logiciel d'installation vous aide à créer le profil mais si vous avez fait une erreur pendant l'installation ou si vous souhaitez créer un autre profil avant ou après l'installation, voici la procédure à suivre. Création d'un nouveau profil de messagerie Allez dans le Panneau de configuration Double cliquez sur l'icone "Courrier" Dans la fenêtre de configuration de la messagerie, cliquez sur le bouton "Afficher les profils" Dans la fenêtre qui s'ouvre :

18 Serveur IceWarp - guide d'installation du connecteur Outlook 4 16 Cliquez sur Ajouter... Donner le nom du profil et cliquez sur OK et la fenêtre de l'assistant s'ouvre alors : Cliquez sur "Configurer manuellement les paramètres du serveur ou..." puis sur Suivant

19 Serveur IceWarp - guide d'installation du connecteur Outlook 4 17 Dans la fenêtre suivante, cliquez sur "Autre" et dans la fenêtre choisissez "IceWarp Connector 4.0" : Cliquez sur Suivant

20 Serveur IceWarp - guide d'installation du connecteur Outlook 4 18 Sur la fenêtre suivante, rentrez les paramètres du compte : Vous pouvez tester les paramètres du compte Dans paramètres supplémentaires, il est possible de changer le nom et l'organisation d'affichage du profil : mettre l'adresse ou le nom du compte. Cliquez sur OK puis Terminer Dans la fenêtre Courrier" qui réapparaît, cliquez sur "Toujours utiliser ce profil", si c'est ce que vous souhaitez, puis sur OK. Le profil avec votre compte de messagerie été créé.

21 Serveur IceWarp - guide d'installation du connecteur Outlook 4 19 Les Options d'icewarp Le menu "Paramètres IceWarp" fait apparaître une fenêtre qui permet de paramétrer le répondeur, le transfert des messages et les règles. Le répondeur Champ Mode Description Répondeur inactif Pas de répondeur

22 Serveur IceWarp - guide d'installation du connecteur Outlook 4 20 Toujours répondre Une réponse est envoyée à tous les messages entrants Note : ce mode est dangereux car, si l'adresse de réponse est aussi sur un message automatique, une boucle sans fin peut être initiée. Répondre une seule fois Une seule réponse est envoyée pour chaque expéditeur de message Répondre périodiquement Une seule réponse est envoyée à chaque expéditeur de message sauf si le temps indiqué dans la fenêtre est écoulé depuis la dernière réponse. Répondre après une période de (jours) Répondre entre les dates De Objet Nombre de jours pour le dernier mode décrit ci-dessus Intervalle de dates pendant lequel une réponse va être envoyée. Adresse de l'expéditeur du message Objet du message de réponse Note : il est possible d'utiliser, pour l'objet et le texte, les variables du serveur; par exemple "Re: %%subject%%" va contenir l'objet initial du message. Variables disponibles: %%FROM%%, %%TO%%, %%DATE%%, %%BODY%%, %%SUBJECT%%. Une liste complète des variables est disponible dans le répertoire de IceWarp (examples/variables.dat.html), demandez-la à votre administrateur. Texte Texte du message de réponse Le transfert Permet le transfert automatique des messages reçus.

23 Serveur IceWarp - guide d'installation du connecteur Outlook 4 21 "Transférer à" est l'adresse de destination du message transféré et "Conserver une copie" permet de conserver une copie du message transféré. Les règles Permet de définir des règles de manipulation des messages reçus. Une règle peut être rendue active ou inactive en cliquant sur la coche à gauche de la règle. Une règle est composée de conditions et d'actions qui sont sélectionnées sur une liste préétablie; il suffit de cocher les éléments choisis et de modifier les paramètres de ces éléments. Exemple : Comment déplacer les messages provenant de vers un répertoire spécifique :

24 Serveur IceWarp - guide d'installation du connecteur Outlook 4 22 Il faut cliquer sur les items soulignés pour indiquer les mots à rechercher et le répertoire de destination des messages.

25 Serveur IceWarp - guide d'installation du connecteur Outlook 4 23 Partage entre utilisateurs Un utilisateur Outlook peut partager ses données (dossiers de messagerie, calendrier, contacts) avec d'autres utilisateurs du serveur IceWarp. La procédure est décrite ci-dessous. Donner des droits sur un dossier Pour donner des droits sur un dossier : Sélectionnez ce dossier et faire un clic droit Choisissez "Propriétés" Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez l'onglet "Droits sur le dossier" Avec la boîte de réception, on obtient :

26 Serveur IceWarp - guide d'installation du connecteur Outlook 4 24 On aboutit à la même fenêtre en cliquant sur le menu "Dossier" dans les menus du connecteur IceWarp. Pour ajouter un nouveau partage, cliquer sur Ajouter et indiquer le compte (adresse complète) à qui vous voulez donner des autorisations. Dans la liste des comptes de l'écran ci-dessus, double cliquez sur ce compte ou cliquez sur Avancé pour définir en détail les droits accordés au compte : Dans l'exemple ci-dessus, le compte a le droit de lire votre boîte de réception mais pas de la modifier. Jean reçoit un message lui indiquant que des droits lui ont été accordés : La même opération peut être effectuée sur des dossiers Calendrier, contacts ou Tâches.

27 Serveur IceWarp - guide d'installation du connecteur Outlook 4 25 Voir des dossiers partagés Que les droits aient été donnés sous Outlook ou sous le Client Web, voici la procédure permettant de voir les dossiers partagés. Dans l exemple suivant, François et Romane ont donné des droits à Joséphine qui souhaite accéder à ces données. Le partage s'effectue en utilisant le menu "Sharing" : La fenêtre suivante s'ouvre : Le volet de gauche indique les comptes qui partagent des données avec l'utilisateur du client Outlook. En sélectionnant un compte et en le déplaçant par, on valide le partage :

28 Serveur IceWarp - guide d'installation du connecteur Outlook 4 26 Il faut ensuite fermer la fenêtre et les comptes partagés apparaissent dans les volets correspondants : Exemples de partage Dans le cas où François partage un dossier IMAP (appelé ici Imap_partagé), il apparaît de la façon suivante dans le volet Courrier de Joséphine :

29 Serveur IceWarp - guide d'installation du connecteur Outlook 4 27 Si Jean partage son calendrier, son calendrier apparaît automatiquement dans le volet Calendrier Outlook : Le calendrier à gauche est celui de l'utilisateur de Outlook et le calendrier à droite est le calendrier partagé celui du compte jean.

30 Serveur IceWarp - guide d'installation du connecteur Outlook 4 28 Rendez-vous et événements Cette section explique comment rechercher les informations de disponibilité (libre/occupé). Ces informations vous permettent de programmer des réunions avec de nombreux participants en tenant compte des occupations de chacun. Configuration de la disponibilité Pour être capable de connaitre, de voir et d'utiliser les informations de disponibilité des autres utilisateurs du serveur IceWarp, vous devez autoriser cette option dans Outlook et indiquer le format et le site d'accès. Sur le menu Outils de Outlook, cliquer sur Options puis sur l'onglet Préférences puis sur le bouton "Options du calendrier..." : Cliquez sur "options de disponibilité..." et renseignez le champ "Emplacement de recherche". Vous devez entrer l'emplacement sous la forme :

31 Serveur IceWarp - guide d'installation du connecteur Outlook 4 29 Le serveur et le port sont à remplacer par vos paramètres standards d'accès au serveur. Le reste est laissé tel quel. Exemple : : Ne pas cocher "Publier sur mon emplacement" Cliquer sur OK. Le client Outlook sait alors où rechercher les informations de disponibilité des participants du serveur IceWarp. Planifier une réunion avec l'option de disponibilité Pour planifier une réunion, il n'y a rien à définir manuellement, Outlook détecte l'information de disponibilité pour les personnes que vous invitez et insert automatiquement leurs disponibilités dans le planning. Aller sur l'écran principal d'outlook Cliquer sur "Calendrier" puis sur "organiser une réunion" dans le menu Action Tapez le nom des participants de la réunion Outlook va rechercher les informations de disponibilité et les afficher. Noter que la disponibilité des événements privés est affichée comme celle des événements publics. Cela permet de tenir compte à la fois des événements privés et publics pour l'organisation.

32 Serveur IceWarp - guide d'installation du connecteur Outlook 4 30 Signaler un problème Lorsque vous rencontrez un problème que vous ne pouvez pas résoudre vous même, vous pouvez le remonter à l'administrateur de votre serveur. N'oubliez pas de donner les informations suivantes : Le numéro de version de Windows et le niveau des correctifs (Service pack) Aller pour cela sur l'icone "Ordinateur" généralement situé sur le bureau et sélectionnez le menu "Propriétés". Les informations ci-dessus figurent dans l'écran qui apparaît. Le numéro de version de Microsoft Outlook et le niveau des correctifs Dans Outlook, aller sur Aide (?) et sélectionnez "A propos de Microsoft office Outlook". La fenêtre qui s'ouvre contient ces informations sur la première ligne. Le numéro de version complet du connecteur Outlook Dans Outlook, sélectionnez la boîte de réception puis le menu "A propos" de la barre du connecteur. La version du connecteur et le numéro de production apparaissent : Vous devez aussi décrire les particularités de votre configuration et les manipulations qui permettent si possible de reproduire le problème.

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