CONNECTEUR PRESTASHOP VTIGER CRM

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2 Vtiger CRM - Prestashop Connector Pour PRESTASHOP version 1.4.x et 1.5.x Pour vtiger CRM version 5.1, 5.2.0, 5.2.1, 5.3 et 5.4 Introduction En tant que gérant d'une boutique en ligne, la recherche de meilleurs moyens de gestion de vos clients, dans le but de les fidéliser, est une préoccupation constante et vitale pour votre activité. Il vous est donc nécessaire d'avoir les bons outils pour répondre à ce besoin. Nous avons mis au point une solution logicielle vous permettant de lier facilement votre boutique Prestashop à un logiciel de Gestion de la Relation Client (GRC ou CRM pour Customer Relationship Management) : vtigercrm. Facile à utiliser et à configurer, cette interface vous permet d'enregistrer automatiquement vos clients, produits et commandes dans votre CRM et ainsi avoir la possibilité de traiter ces données avec les outils de votre logiciel de GRC. Présentation Cette interface permet de synchroniser facilement les données d'une boutique Prestashop vers vtiger CRM. Voici la liste des actions de l'utilisateur qui entraînent une action dans le CRM. Actions depuis la boutique Inscription d'un client Impacts dans le CRM - Si l'adresse est déjà utilisée dans un Contact ou Prospect, l'entité correspondante est mise à jour. - Si l'adresse n'est pas déjà utilisée, création d'un Prospect. Connexion d'un client - Si un client se connecte, sa présence dans le CRM est testée. - S'il n'est pas déjà présent en tant que Prospect ou Contact, il est enregistré en tant que Prospect. Un client passe une commande - La commande est enregistrée dans le CRM, en fonction de la devise utilisée par le client. - Si les produits n'existent pas dans le CRM, la commande n'est pas créée. - Si le client n'est pas déjà enregistré, il l'est à ce moment là en tant que Compte et Contact. - Si le client est enregistré mais pas encore lié à la Page 2 / 14

3 boutique, il l'est à ce moment là. Création d'un produit (administrateur) - Lorsqu'un produit est ajouté à la boutique, celui-ci est enregistré dans le CRM. - Si le produit n'a pas de référence, celle-ci est construite à partir de son numéro (identifiant Prestashop), précédé par «#presta_». Export des produits (administrateur) - Les produits de la boutique (informations de base, sans les déclinaisons) sont enregistrés dans le CRM. - Si le produit n'a pas de référence, celle-ci est construite à partir de son numéro (identifiant Prestashop), précédé par «#presta_». Export des clients (administrateur) - Les clients de la boutique sont enregistrés dans le CRM. - S'il n'a pas passé de commande, il est enregistré en tant que Prospect. - S'il a déjà passé des commandes, il est enregistré en tant que Compte et Contact. - Si un client est déjà présent (adresse ), il n'est pas mis à jour si vous n'avez pas choisi l'option «Écraser les données». Configuration des devises (administrateur) - Les devises existantes dans le CRM sont récupérées et mises en corrélation avec celle de la boutique en fonction du code ISO Lors de l'installation du module ou dans le cadre d'une mise à jour des liaisons entre les devises, celles qui ne sont pas activées ou créées dans le CRM le sont à cette occasion. Mises à jour des commandes (administrateur) - Lors d'un changement de statut de la commande, celui-ci est changé sur le CRM (si la commande existe dans le CRM). - Certains statuts autorisent la création de facture dans le CRM. - Si la commande a généré une facture, le statut de cette dernière est aussi mis à jour. - Lors de la suppression d'un ou plusieurs produits d'une commande, ceux-ci sont supprimés de la commande du CRM et de la facture si elle existe (sauf pour certains statuts). Page 3 / 14

4 Installation À lire avant toute installation Il est vivement conseillé d'effectuer une sauvegarde de vos bases de données boutique et CRM avant d'aller plus loin. Le module PrestaVtConnector 1.x (ou version supérieure) doit impérativement être installé côté CRM AVANT de relier la boutique au CRM. Il est donc recommandé d'installer ce module avant même d'installer le module vtigercrmconnector côté boutique afin d'éviter tout dommage éventuel. Après l'installation du module PrestaVtConnector sur le CRM, il est impératif de vérifier : que les modules PrestaVtConnector, Prospects, Comptes, Contact, Produits, Factures et Bons de commandes sont actifs. que l'utilisateur choisi pour connecter la boutique au CRM possède les droits d'accès nécessaires pour tous ces modules. Installation du module PrestaVtConnector et configuration du CRM. Connexion au CRM en administrateur. Dans la partie «Configuration / Gestionnaire de Modules», choisissez «Modules personnalisés» puis cliquez sur «Importer Création». Illustration 1: Aperçu du gestionnaire de module Sélectionnez le fichier PrestaVtConnector_1.x.zip sur votre machine en cliquant sur «Parcourir...» puis cliquez sur «Importer». Page 4 / 14

5 Illustration 2: Aperçu de l'importation dans le gestionnaire de module Si aucune erreur ne se produit, poursuivez l'installation et attendez que celle-ci se termine. Une nouvelle valeur «Prestashop» doit être disponible dans le champ «Origine» des Affaires, Prospects et Contacts. Si ce n'est pas le cas, ajoutez-la depuis l'éditeur de liste en respectant la casse («P» majuscule, «restashop» en minuscules). Vérifiez que les modules PrestaVtConnector, Comptes, Contacts, Prospects, Produits, Factures et Bons de Commandes sont actifs dans le «Gestionnaire de Modules». Vérifiez que les privilèges globaux («Configuration / Droits d'accès») soient bien à lire, créer / modifier et supprimer. Illustration 3: Aperçu du gestionnaire de module avec le module PrestaVtConnector importé --- Page 5 / 14

6 Illustration 4: Aperçu des droits globaux du module PrestaVtConnector Vérifiez que l'utilisateur (admin de préférence) choisi pour connecter la boutique au CRM ait lui aussi les mêmes droits sur ces modules. Illustration 5: Aperçu des droits du module PrestaVtConnector pour un profil donné ATTENTION : Dans la configuration du CRM, retirer les champs obligatoires dans les modules Prospects, Comptes, Contacts, Bon de Commande, Factures et Produits ; en particulier les champs de type «date», «case à cocher» et «relatif à un autre module». Si un champ n'est pas géré par le connecteur, cela peut faire échouer l'enregistrement dans le CRM. Installation du module vtigercrm Connector Connectez-vous à l'interface d'administration de la boutique. Dans l'onglet «Module», cliquez sur «Ajouter un module depuis mon ordinateur» (1) puis sélectionnez le fichier «vtigercrmconnector.zip» via le gestionnaire de fichier (2) avant de valider en cliquant sur «Charger le module» (3). Illustration 6: Aperçu de l'interface d'ajout de module de la boutique Prestashop Page 6 / 14

7 Après le chargement du module, allez dans la sous-partie «Outils de Migration» puis cliquez sur le bouton «Installer» du module «vtigercrmconnector». Illustration 7: Aperçu du module tout juste ajouté Si l'installation a réussi (1), cliquez sur «Configurer» (2). Illustration 8: Aperçu du module tout juste installé Saisissez l'url du CRM, terminée par un «/». Attention!! Une URL de type NE FONCTIONNERA PAS!! L'URL correcte de cet exemple serait Saisissez le nom d'utilisateur (de préférence admin). Copiez la clé utilisateur à partir de «Mes préférences» (dans le CRM) de l'utilisateur choisi (catégorie «Options avancées de l'utilisateur») puis collez-la dans le champ de même nom (dans la configuration du module vtigercrmconnector) prévu à cet effet. Illustration 9: Aperçu de "Mes préférences" de l'utilisateur - Clé utilisateur Cliquez sur «Valider et tester». Page 7 / 14

8 Si la connexion réussit, vous arrivez sur cette page. Notez que si le point à côté de «Détails» (1) est rouge ou orange, cela signifie qu'un problème est survenu. Il vous faut cliquer sur cette icône pour en connaître l'origine. Configuration du module vtigercrm Connector Sur la capture d'écran précédente, cinq zones ont été mises en valeur. La première (1) permet d'accéder aux détails de l'état de la connexion. Il y a deux grandes parties : le détail de l'état de la connexion, l installation et les statuts des modules ; et une liste de logs générés par le module. La seconde (2) permet de gérer les paramètres de connexion. La troisième (3) permet de définir le préfixe des sujets des Bons de commandes créés (1 cidessous) et de créer la définition des correspondances des devises entre le CRM et la boutique (2 ci-dessous). Notez que seuls les caractères alphanumériques non accentués et les # [ ] _ - sont acceptés. Les espaces le sont aussi mais pas au début du texte. Page 8 / 14

9 Une assignation automatique par correspondances entre les codes ISO (norme ISO 4217) est prévue (1 ci-dessous). Une assignation manuelle est possible (2 ci-dessous). Enregistrez la sélection avec (3 ci-dessous). Il est très vivement conseillé d'activer dans le CRM les mêmes monnaies que celles disponibles dans la boutique afin d'éviter tout dysfonctionnement. Page 9 / 14

10 La quatrième (4) permet de gérer les exportations des données de la boutique vers le CRM. Il est ainsi possible d'exporter tous les produits en un seul clic (A) ainsi que les clients (B). Cette opération n'est réalisable qu'une seule fois pour ces derniers. Une fenêtre indiquant que l'export est en cours apparaît pour chacun des modules où la fonctionnalité est proposée (produits et clients). Elle disparaît lorsque la procédure se termine ou que la page arrive à son temps d'exécution maximum et va se recharger. Dans ce cas de figure, un message vous informe que l'export n'est pas terminé et qu'il faut le relancer manuellement en cliquant à nouveau sur le bouton (l'export reprend là où il s'était arrêté). Lorsque les exports sont terminés, voici les écrans reçus : Page 10 / 14

11 Si un problème survient et que la page est «coupée», cela signifie que l'export n'est pas terminé. Cela peut se produire si vous avez beaucoup d'éléments et/ou une configuration serveur lente. Recommencez l'opération jusqu'à ce que la page de retour soit normale. Veillez à ce que la monnaie par défaut de la boutique (dans laquelle sont créés les produits) soit la même que celle du CRM, afin que les valeurs entre les deux plates-formes soient cohérentes. La cinquième (5) est un simple lien vers le CRM connecté à la boutique. Résumé marche à suivre Une fois que les modules ont été installés dans l'ordre (module côté CRM puis module côté Prestashop), que vous avez renseigné les paramètres de connexion comme indiqué plus haut, vous arrivez sur l'interface principale. Il vous faut désormais configurer la passerelle. 1. Vérifiez l'exactitude des paramètres de connexion ainsi que les différents états et les statuts des modules. 2. Dans la configuration du CRM, retirer les champs obligatoires dans les modules Prospects, Comptes, Contacts, Bon de Commande, Factures et Produits ; en particulier les champs de type «date», «case à cocher» et «relatif à un autre module». Si un champ n'est pas géré par le connecteur, cela peut faire échouer l'enregistrement dans le CRM. 3. Dans la partie Configuration du module côté Prestashop, choisissez un préfixe pour les Bon de commandes. Les préfixes des Bons de commandes seront, avec le numéro de la commande dans Prestashop, les titres des enregistrements dans le CRM. Comme son nom l'indique, le préfixe sera placé avant le numéro de la commande. Par exemple, si le préfixe est «Commande Boutique no», le titre dans le CRM de la commande Prestashop numéro 1 sera «Commande Boutique no1». Vous pouvez personnaliser ces textes pour y mettre le nom de votre boutique par exemple. Les caractères autorisés sont les caractères alphanumériques non accentués, les espaces, #, [, ], _, -. Le texte ne doit pas commencer par un espace. 4. Les devises CRM et Prestashop sont liées entre elles lors de la première connexion. Il est tout de même recommandé de vérifier que la liaison s'est faite correctement. Si aucune devise n apparaît après avoir cliqué sur «Afficher l'interface des devises», cliquez sur «Lier les devises automatiquement». Page 11 / 14

12 Le bouton «Lier les devises automatiquement» sert aussi à mettre à jour les devises éventuellement ajoutées après la première connexion. 5. Passez enfin à la rubrique «Export». Il est OBLIGATOIRE d'exporter les produits et les clients vers le CRM à ce moment-là. Si le client n'a jamais passé commande, il est créé en tant que Prospect. Sinon, un Contact et un Compte sont créés. Les adresses mail des clients sont utilisés pour déterminer s'ils sont enregistrés ou non dans le CRM. Notez que l'export créera automatiquement un Compte à partir du nom de société s'il est renseigné, sinon il sera créé à partir du nom et prénom du Contact. Utilisation avancée Mise à jour du module vtiger CRM Connector. Des mises à jours apportant des nouvelles fonctionnalités ou d'éventuelles corrections sont susceptibles d'être mises à disposition par ABOnline Solutions. Pour des raisons de sécurité, il est recommandé de fermer temporairement l'accès à votre boutique aux internautes et d'effectuer une sauvegarde de vos données boutique et CRM avant d'effectuer la mise à jour, ceci dans le but de prévenir d'éventuels dommages. Une fois toutes les précautions nécessaires prises, vous pouvez mettre à jour votre module en suivant le processus suivant : 1. Chargez la mise à jour du module via le champ prévu à cet effet dans l'interface Prestashop. Page 12 / 14

13 (Suivre la même procédure que lors de l'ajout d'un module). Cliquez sur «Ajouter un module depuis mon ordinateur» (A) puis dans «Fichier du module» (B), allez chercher le fichier zip de la mise à jour (1) et enfin chargez le module en cliquant sur le bouton «Charger le module» (2). 2. Allez dans la configuration du module en cliquant sur «configurer». 3. Le message suivant doit apparaître : «Vous avez chargé une nouvelle version du module. Veuillez cliquer sur le bouton "Mettre à jour le module" afin de finaliser la mise à niveau.» (1). 4. Cliquez sur le bouton «Mettre à jour le module» (A). 5. Patientez jusqu'à ce que le message (1) disparaisse. 6. Vérifiez que la mise à jour a réussi en consultant les logs «Success#040» (2). Pour afficher les logs, cliquez sur le bouton vert (1). Ajout de produit Lorsqu'un produit est ajouté dans la boutique, il l'est aussi dans le CRM si la connexion est établie et que la configuration est correcte. Dans la version Prestachop 1.5.x, il vous faut cliquer sur «Enregistrer» après avoir mis à jour les quantités afin de les enregistrer dans le CRM. Mise à jour d'un produit Un produit n'est mis à jour que lors d'un clic sur «Enregistrer». Si des modifications ont lieu sur des déclinaisons, les quantités en stock ne seront pas modifiées directement. Il vous faut cliquer sur «Enregistrer» afin que cette mise à jour soit prise en compte (comme lors d'une création de produit en version 1.5.x de Prestashop). Page 13 / 14

14 IMPORTANT : LE CRM DOIT ABSOLUMENT ETRE EN UTF-8 (config.inc, default_charset). La base de données MySQL du CRM doit être en utf8_general_ci. Module Vtiger CRM - Prestashop Connector par ABOnline Solutions SARL 149 avenue du Maine PARIS Support par uniquement : Page 14 / 14

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