Utilisation de GalaxShare

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1 Utilisation de GalaxShare Tutoriel accessible en ligne sur Le Porte-Document GalaxShare est un logiciel web de partage de documents, avec une gestion fine des droits des utilisateurs. Il est écrit en PHP4 et utilise une base de données MySQL. Il a été conçu pour être facile d'installation et d'utilisation. Chapitre 1 : prise en main Connexion Après avoir inscrit votre nom d'utilisateur et votre mot de passe vous arrivez sur la fenêtre principale du porte-documents. Attention, ne tenez pas compte de Recalculer ce répertoire dans le menu. Vous arrivez sur :

2 Cette fenêtre se compose de plusieurs parties Menu Général A partir de ce menu, en cliquant sur les mots vous pourrez Administrer : gérer les utilisateurs et la configuration du porte-documents. Changer votre mot de passe, si l'administrateur vous en a donné le droit. Montrer/cacher les commentaires associés aux fichiers présents dans le porte-documents Vous déconnecter après utilisation, afin que nul ne puisse utiliser votre identification Le menu Fichiers Il indique le contenu du porte document dans un tableau de 6 colonnes Nom du fichier : désigne les répertoires (icônes répertoires bleus) et les fichiers (icônes représentative du type du fichier). Ici vous vous situez à la racine du porte-documents, comme l'indique l'icône :/. Taille : indique le poids de chaque fichier ou répertoire. Type : indique le type du fichier. Modifié le : indique la date de la dernière modification (ou téléchargement). Par : indique la personne auteur de la dernière modification (ou téléchargement). Actions : contient jusqu à cinq icônes dont voici la signification La dernière ligne de ce tableau indique le contenu et le poids du répertoire ouvert : ici l'ensemble du porte-documents puisque nous sommes dans le répertoire "racine".

3 Le formulaire d'envoi de fichier dans le porte-documents C'est à partir de ce menu que vous pouvez envoyer des fichiers dans le porte-documents. Positionnez-vous dans le répertoire voulu et choisissez le fichier souhaité sur votre disque dur par le bouton Parcourir. Si vous cochez la case "Envoyer un mail pour cet envoi", les destinataires que vous aurez indiqués dans la configuration du porte-documents et qui auront des droits de lecture sur le répertoire contenant le fichier (voir plus loin) seront avertis de l'arrivée de ce nouveau fichier. Le fait de cliquer sur le bouton Envoyer déclenche l'envoi ; dès la fin de celui-ci le fichier apparaît dans le menu fichiers, assorti de son commentaire (si vous n'avez pas désactivé l'affichage des commentaires dans le menu général). Le formulaire de création de répertoire Ici, il suffit d'indiquer le nom du répertoire et ce cliquer sur créer, comme pour l'envoi des fichiers, il apparaît immédiatement dans le menu fichiers du porte-documents. Télécharger ou consulter les fichiers en ligne Le porte-documents vous offre deux possibilités de consultation des fichiers : - le téléchargement sur votre disque dur, en cliquant sur le nom du fichier, - la consultation en ligne, en cliquant sur l'icône œil qui suit les caractéristiques du fichier. Modifier un commentaire, supprimer, renommer, déplacer un répertoire ou un fichier Utilisez les icônes de la colonne Actions qui suivent les caractéristiques de chaque fichier et laissezvous guider. Une confirmation est demandée pour toute suppression. Pour supprimer un répertoire il faut que celui-ci soit vide. Moteur de recherche

4 La recherche s'effectue sur les noms de fichiers et/ou sur les commentaires selon les cases cochées sous le formulaire mais pas sur le contenu même du fichier. Chapitre 2 : Administrer le Porte document Options générales Le fait de cliquer sur Administrer dans le menu général ouvre la fenêtre ci-dessous A partir de cette fenêtre vous pouvez Créer ou supprimer des utilisateurs et gérer les droits, Configurer le porte document Dans la dernière ligne de la fenêtre administration cliquer sur Configuration principale Langue par défaut Vous avez le choix entre deux langues : français, anglais. Notez que si l'internaute a choisi une langue préférée dans son navigateur, celle-ci sera choisie automatiquement. de l'administrateur N'oubliez pas d'indiquer VOTRE comme d'administrateur du porte-documents Quand faut-il envoyer un ? Ce choix détermine l'état de la case à cocher du menu d'envoi des fichiers. Si vous laissez le choix à l'utilisateur, c'est lui qui jugera de l'opportunité d'envoi d'un mail lorsqu'il envoie un fichier dans le porte document. Ce choix peut s'avérer judicieux, en effet, si une

5 personne charge à la suite plusieurs fichiers du même type (par exemple une suite de photos) il parait intéressant de prévenir lors du premier envoi, il serait inutile d'envoyer une dizaine de mails... A qui seront adressés les s? Si l'envoi d'un mail est activé, ce mail peut être adressé à l'administrateur ou à l'ensemble des utilisateurs du porte-documents. Afficher les commentaires (par défaut)? Si l'affichage des commentaires permet de définir le contenu d'un fichier, leur affichage à l'ouverture de la fenêtre du Porte document est discutable lorsque les fichiers sont nombreux. Dans ce cas il vaut mieux laisser les utilisateurs choisir de les afficher au moment où ils le souhaitent. Choisissez un modèle de couleur Le porte-document existe en plusieurs couleurs... à vous de tester et de choisir la présentation que vous préférez... Vous pourrez en changer à tout moment, sans affecter le contenu du Porte document. Pour valider vos choix, cliquez sur Modifier la configuration principale Chapitre 3. Gérer les utilisateurs Créer un compte administrateur Choisissez votre login (nom d'utilisateur), votre mot de passe (mémorisez-le soigneusement), indiquez votre (utile pour être averti du téléchargement de fichiers dans le porte-documents). Attention, n'omettez pas de vous donner les droits d'administrer les utilisateurs. Déconnectez-vous en cliquant sur le lien Retour au porte-documents puis sur le lien Se déconnecter et reconnectez-vous avec le login administrateur que vous venez de créer.

6 Vous ne pouvez pas détruire le compte avec lequel vous êtes connecté! Inscrire un utilisateur Il vous revient de créer les comptes utilisateurs, comme pour la création de votre compte cliquez sur le lien Ajouter un utilisateur au bas de la fenêtre d'administration. Indiquez son nom ou pseudo et choisissez un mot de passe que vous lui communiquerez. Mentionnez son adresse mail (indispensable si vous souhaitez qu'il puisse être averti de l'envoi de fichiers dans le porte-documents, mais absolument pas obligatoire dans le cas contraire). Vous pouvez d'ores et déjà lui donner des droits particuliers, celui d'administrer les utilisateurs (pratique pour partager la gestion d'un porte-documents) et celui minimal de changer son mot de passe. Puis cliquez sur le bouton Créer cet utilisateur. Donner des droits à un utilisateur Attention, dans l exemple ci-dessus, l'utilisateur n'a le droit que de changer son mot de passe et de consulter certains fichiers (pas d en exporter sur le site). Vous pouvez lui octroyer des droits supplémentaires. Pour cela cliquez sur la troisième icône clés dans la colonne Actions puis sur le lien Ajouter des droits à cet utilisateur.

7 Tout d'abord définissez le répertoire pour lequel vous allez lui octroyer des droits. Nous avons choisi de donner des droits différenciées selon les répertoires à l'utilisateur. Ce qui est aisé depuis le menu déroulant

8 Valider ces choix, pour chaque répertoire, en cliquant sur le lien Ajouter ces droits pour ce répertoire. Voici le résultat obtenu pour lulu. Procédez de-même pour chaque utilisateur. Par la suite vous pourrez afficher, ajouter ou supprimer les droits d'un utilisateur pour tel ou tel répertoire en cliquant sur la troisième icône clé dans la colonne Actions. Attention les droits donnés sur un répertoire s'appliquent à tous les sousrépertoires pour lesquels aucun droit n'a été spécifié. Modifier un compte utilisateur A tout moment vous pouvez modifier les informations concernant un compte utilisateur. Pour cela cliquez sur la première icône crayon dans la colonne Actions. Si vous ne souhaitez pas changer le mot de passe laissez la case vide. Chapitre 4. Trucs et astuces Changer son mot de passe Depuis le menu général

9 Cliquez sur Changer de mot de passe Entrez deux fois votre mot de passe, validez. Accéder directement à un répertoire public Si vous souhaitez pouvoir accéder à un dossier donné du porte-document, par exemple pour créer une page d'accès public au porte-document, vous pouvez utiliser l'adresse suivante : Commencez par créer un compte n'ayant que les droits destinés au public (en lecture seule) et interdire le changement de mot de passe sur ce compte. Ce compte aurait pour login "public" et pour mot de passe "public" (par exemple.) Le site est à l'adresse créez un lien vers l'adresse /php/browser.php?login=public&pass=public Si vous souhaitez que le lien accède directement à un sous-dossier du porte document (le dossier Communication par exemple), utilisez le lien suivant : /php/browser.php?login=public&pass=public&dir=/communication/ Faire un lien vers un document Si vous souhaitez que le lien accède directement à un document du porte document (le document communication/texte.pdf par exemple), utilisez le lien suivant : /php/download.php?login=public&pass=public&dir=/communication/&file=texte.pdf Vous pouvez ajouter &view=1 si vous voulez que le navigateur ne télécharge pas le fichier, mais l'affiche dans le navigateur.