Manuel d utilisation JeResilieMonContrat.com. pour l agent

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1 Manuel d utilisation JeResilieMonContrat.com pour l agent Version : V1.1 Référence : MU_JRMC_Agent Date : 02/03/2015

2 Sommaire 1 Introduction Inscription Vérification Authentification Réinitialisation du mot de passe Bandeaux Bandeau supérieur Création d une résiliation Informations du souscripteur L ancien Assureur Type de contrat L ancien Contrat Modifier une lettre de résiliation Modifier le Souscripteur Modifier le destinataire de la lettre Ajouter un contrat à la lettre Supprimer un contrat à la lettre Envoyer une lettre de résiliation Envoyer Modifier la date d envoi Suivi des résiliations Gérer toutes les résiliations Afficher un courrier Supprimer un courrier Gestion du compte Acheter des timbres électroniques Suivi des achats et des dépenses Changer son mot de passe Modifications des coordonnées du compte

3 Tableau des figures Figure 1 Page d accueil... 3 Figure 2 Formulaire d inscription... 4 Figure 3 Authentification... 6 Figure 4 Bandeau supérieur... 8 Figure 5 Saisie des informations concernant le nouvel assuré... 9 Figure 6 Sélection de l ancien assureur Figure 7 Sélection du type de contrat Figure 8 Formulaire de saisie des informations de l ancien contrat Figure 9 - Information sur contrat à résilier Figure 10 Modifications de la lettre de résiliation Figure 11 - Modifier le souscripteur Figure 12 - Modifier le destinataire Figure 13 - Ajouter un contrat à une lettre Figure 14 - Retirer un contrat d'une lettre Figure 15 Ajout d un justificatif d identité Figure 16 Sélection d un justificatif d identité Figure 17 Accès au justificatif d identité Figure 18 Envoyer : écran de confirmation Figure 19 Envoyer en différé : écran de confirmation Figure 20 Saisir la date d envoi Figure 21 Modification de date d envoi Figure 22 Menu Suivi Figure 23 Menu Mon compte Figure 24 changement du mot de passe

4 1 Introduction Ce manuel décrit l usage du site JeResilieMonContrat.com par un agent d assurance. Le but de JeResilieMonContrat.com est de permettre à un agent d assurance de résilier les anciens contrats de ses nouveaux clients, par internet, simplement, rapidement et de façon économique. Le système développé en 2013 est basé sur la lettre recommandée électronique, dispositif légal depuis Avec les informations saisies par l agent, nous générons une lettre de résiliation, puis, l expédions grâce à l opérateur postal numérique Clearbus certifié par l état français. Le lien pour accéder au site est le suivant : Une page de description du service est affichée et on peut s authentifier en cliquant sur connexion ou s inscrire en cliquant sur «ici inscription gratuite»: En bas de toutes les pages du site, vous avez trois liens qu il ne faut pas hésiter à utiliser : Questions Fréquentes, Démos et contacter l administrateur. Pour se connecter cliquer là Pour s inscrire cliquer là Figure 1 Page d accueil 3

5 2 Inscription Il suffit de remplir le formulaire suivant : Figure 2 Formulaire d inscription Les champs précédés d une * doivent être obligatoirement remplis. Voici l'utilité de chaque champ : * : Votre , vous l'utiliserez comme identifiant pour vous connecter au système et quand JeResilieMonContrat.com vous envoie un mail, il utilise cette adresse. Mot de passe* : Le mot de passe que vous utilisez pour vous connecter à JeResilieMonContrat.com. Nom* et Prénom* : le nom et le prénom de l'agent général. Nom commercial* : c'est le nom avec lequel sont «signés» les courriers et les s que Jeresiliecmoncontrat.com émet en votre nom. Exemple : Agence Durant. N et rue*, Complément d'adresse, code postal* et ville* : l'adresse de votre agence. Téléphone* : Le numéro de téléphone de l'agence, c'est le numéro de téléphone que nous utilisons si nous avons besoin de vous joindre. Numéro ORIAS : votre numéro ORIAS. Il permet à JeResilieMonContrat.com de s'assurer que la personne qui s'inscrit est bien un intermédiaire d'assurance. 4

6 Quand vous avez rempli ce formulaire, le message suivant apparaît : «Un a été envoyé à l'adresse aa@bb.fr. Il contient un lien d'activation sur lequel il vous faudra cliquer afin d'activer votre compte». Si vous ne recevez pas rapidement cet , vérifiez dans vos «spam». 2.1 Vérification La vérification se fait sur la base du numéro ORIAS. Pour le premier envoi de type «HAMON» nous vous demandons l attestation ORIAS en-cours qui fait l objet d une vérification manuelle de l opérateur postal Clearbus. 5

7 3 Authentification Pour vous connecter, sur la page JeResilieMonContrat.com cliquez sur connexion. Figure 3 Authentification 3.1 Réinitialisation du mot de passe Pour demander une réinitialisation du mot de passe cliquer là L écran se complète avec : Fournir l adresse mail du compte à réinitialiser 6

8 On reçoit un mail du type : cliquer là Puis on remplit le formulaire suivant : 7

9 4 Bandeaux 4.1 Bandeau supérieur Le bandeau supérieur est commun à toutes les pages. Ci-dessous la description de son contenu : Pour envoyer une lettre de résiliation cliquer ici Pour suivre vos lettres de résiliation cliquer ici Pour gérer votre compte et acheter des timbres virtuels cliquer ici Pour se déconnecter cliquer ici Aide Crédits du compte Figure 4 Bandeau supérieur 8

10 5 Création d une résiliation La création d une résiliation se fait en cliquant sur le bouton Nouvelle Résiliation se trouvant en haut à gauche de l écran. Le premier formulaire vous demande des informations sur l'assuré que nous appelons le souscripteur. 5.1 Informations du souscripteur La page de saisie des éléments du souscripteur 1 apparaît. Figure 5 Saisie des informations concernant le nouvel assuré Si c'est une société, remplissez son numéro SIRET et le nom de la société, sinon, laissez ces champs vides. L'adresse mail* du souscripteur va servir à lui envoyer des informations sur la résiliation que vous faites pour lui. En effet, nous lui envoyons en votre nom un pour l'informer de l'avancement de la résiliation. Si vous n'avez pas son , vous pouvez mettre le vôtre. Mais nous vous recommandons de saisir ce champ. Le téléphone * nous sert au moment de l'envoi de la lettre. Il ne sera présenté à aucun endroit mais c'est une information utile pour identifier le souscripteur. 1 Souscripteur : le nouvel assuré (particulier ou société) qui résilie son ancienne assurance 9

11 5.2 L ancien Assureur Figure 6 Sélection de l ancien assureur Ce formulaire vous permet de sélectionner l'ancien assureur à qui sera envoyée la résiliation. La liste des assureurs est longue. Pour ne pas avoir à les faire tous défiler, vous avez un filtre en haut du formulaire. En écrivant quelques caractères du nom de l'assureur la liste est filtrée. Quand vous avez trouvé l'assureur, il suffit de double-cliquer sur son nom pour le sélectionner. Remarque : Si l'assureur n'est pas dans la liste, en bas de la page, cliquez sur [contacter l'administrateur] pour faire une demande d'ajout. 5.3 Type de contrat Figure 7 Sélection du type de contrat 10

12 Dans cette page, choisissez simplement le type de contrat que vous souhaitez résilier en cliquant sur un des éléments de la liste. Si vous avez plusieurs contrats à résilier pour la même personne, commencez ici par le premier contrat à résilier, nous vous expliquerons comment faire ensuite dans le paragraphe : Modifier le destinataire de la lettre 5.4 L ancien Contrat Figure 8 Formulaire de saisie des informations de l ancien contrat Ici, selon les type de contrat, les champs à remplir ne sont pas tous les même. Mais pour tous les contrats, vous devez fournir le numéro de contrat* et l'échéance principale*. Pour le motif de résiliation, si vous cliquez sur loi Hamon, vous aurez 2 champs supplémentaires à remplir : Nom du nouvel assureur : c'est le nom de l'assureur qui reprend le contrat. 11

13 Figure 9 - Information sur contrat à résilier Quand vous validez ce formulaire, la lettre est finie. Vous pouvez maintenant faire des modifications à la lettre. 12

14 5.5 Modifier une lettre de résiliation Lorsque vous avez fini l'étape de création d'une lettre et avant de l'envoyer, vous pouvez encore la modifier. Actions possibles en cliquant 13

15 Actions possibles en cliquant Figure 10 Modifications de la lettre de résiliation 14

16 5.5.1 Modifier le Souscripteur Les champs du souscripteur sont pré-remplis et modifiables. Figure 11 - Modifier le souscripteur Modifier le destinataire de la lettre Si vous ne faites pas cette étape, c est JeResilieMonContrat.com qui automatiquement choisira le siège de l assurance à résilier comme destinataire du courrier. Si toutefois, vous décidez de ne pas envoyer cette lettre de résiliation au siège de l assureur, mais que vous décidez de l envoyer à l agent d assurance, vous devez remplir le formulaire suivant. Tous les champs précédés d une étoile sont obligatoires. Le nom : Est le nom de l agence destinataire du courrier. L adresse, l adresse ligne 2 et le code postal et la ville sont les coordonnées postales du destinataire. L et le téléphone sont tout aussi importants. Ce sont les moyens que nous allons utiliser pour prévenir le destinataire qu il a reçu un courrier recommandé sous forme électronique. Ces informations doivent impérativement être correctes. Vous devez aussi vous assurer que le destinataire sera capable de relever un courrier électronique Clearbus. 15

17 Figure 12 - Modifier le destinataire Cet écran vous demande les informations sur l agent destinataire du courrier Ajouter un contrat à la lettre Figure 13 - Ajouter un contrat à une lettre On retombe sur le formulaire Figure 7 Sélection du type de contrat. Celui-ci ne contient que les contrats compatibles avec le courrier de résiliation en-cours. Ici nous avons en-cours une résiliation de type loi Hamon la liste s en trouve donc fortement réduite. En sélectionnant le type de contrat (par exemple assurance auto) on arrive au formulaire de la Figure 8 Formulaire de saisie des informations de l ancien contrat. 16

18 Et on revient au formulaire de la Figure 10 Modifications de la lettre de résiliation avec la lettre modifiée. Comme précédemment les motifs de résiliation sont réduits à ceux compatibles avec le contrat en-cours de résiliation donc dans l exemple «Loi Hamon». 17

19 18 Document utilisateur Agent d assurance

20 5.5.4 Supprimer un contrat à la lettre En continuant l exemple précédent on a dans la fin du formulaire de la Figure 10 Modifications de la lettre de résiliation : Pour supprimer cliquer là Figure 14 - Retirer un contrat d'une lettre On revient au formulaire Figure 10 Modifications de la lettre de résiliation 19

21 5.5.5 Envoyer une lettre de résiliation Quand vous être sur la page d'une lettre, en haut de cette page, apparaît la liste des actions restant à faire. Pour envoyer il faut et il suffit de cliquer sur un des boutons envoyer. Pour ajouter la pièce d identité du souscripteur cliquer là Figure 15 Ajout d un justificatif d identité Mais vous n'avez pas les boutons ENVOYER MAINTENANT ou alors PROGRAMMER L'ENVOI DIFFERE tant que les conditions d envoi ne sont pas respectées. 20

22 Il y a 2 types de lettres de résiliation : Celles qui sont envoyées par le souscripteur. Celles qui sont envoyées par l'agent ou le courtier (dans le cadre de la loi Hamon pour les assurances véhicules et habitation locataire). Pour les lettres envoyées par le souscripteur, vous devez télécharger la pièce d'identité du souscripteur. C'est elle qui permet de signer l envoi de façon électronique. Il faut savoir qu'un opérateur humain vérifiera le document, donc le document que vous allez fournir doit être lisible. Pour les souscripteurs particuliers sont acceptées comme justificatif d'identité: les Cartes Nationales d Identité, passeports ou permis de conduire (La face avec la photo). Pour les sociétés sont acceptés les KBIS, "récépissé de demande d'immatriculation au registre national des mutuelles" délivré par le préfet de région,. Donc, en haut de la page, cliquez sur «Télécharger la pièce d'identité du souscripteur» et suivez les instructions. Pour sélectionner un fichier cliquer là Figure 16 Sélection d un justificatif d identité Une fois le justificatif d identité sélectionné : Quand vous avez fini, vous revenez sur la page de la lettre. Dans la section «Souscripteur» je vous invite à vérifier que la pièce d'identité est bien visible en cliquant sur Voir 21

23 Pour voir le justificatif cliquer là Figure 17 Accès au justificatif d identité 22

24 5.5.6 Envoyer Maintenant, il suffit d'envoyer. En cliquant sur envoyer maintenant, la lettre part au plus tôt. Figure 18 Envoyer : écran de confirmation 23

25 En cliquant sur programmer l'envoi vous pouvez choisir une date d'envoi pour la lettre. Figure 19 Envoyer en différé : écran de confirmation Attention, dès que l'envoi est programmé, la lettre n'est plus modifiable. Vous ne pourrez plus que modifier la date de programmation ou supprimer la lettre. Cliquer pour avoir le calendrier puis sélectionner la date d envoi Figure 20 Saisir la date d envoi 24

26 5.5.7 Modifier la date d envoi Modifier la date d envoi Figure 21 Modification de date d envoi Lorsqu on clique sur modifier la date d envoi on revient au formulaire de la Figure 20 Saisir la date d envoi avec la date d envoi pré-remplie par la valeur précédente. 25

27 6 Suivi des résiliations Pour gérer les résiliations de l agence il faut se rendre dans le menu suivi 5 possibilités sont offertes : Figure 22 Menu Suivi Voir toutes les résiliations : Toutes les résiliations. Celles qui restent à finir ou envoyer : Résiliations à terminer. Celles qui sont terminées et programmées : Résiliations programmées. Celles qui ont été envoyées : Résiliations envoyées. Et celles qui ont été supprimées : Corbeille. Ces différents menus correspondent à des filtres préenregistrés sur la même information que nous illustrons ci-après pour «toutes les résiliations». 6.1 Gérer toutes les résiliations Les différentes informations à disposition sont : Id : le numéro de la lettre, élément cliquable permettant d arriver directement sur le courrier, La date de dernière modification : concerne à la fois le courrier et les commentaires ajoutés, 26

28 Le nom du souscripteur (nouvel assuré), L adresse du souscripteur, La ou les échéances principales des contrats figurant dans le courrier, La date d envoi : date à laquelle l agent a demandé l envoi de la lettre, Pièce d identité : fournie (statut complet) ou à fournir, Le statut de la lettre : «complète» ou «En création», Le suivi : Non envoyée, En cours d acheminement, Envoi programmé, Relevée, Refusée, Signée Erreur à l expédition Non relevée délai dépassé Afficher un courrier Pour afficher un courrier cliquer sur son id Remarque : en faisant CTRL clic vous pouvez ouvrir ce courrier dans un autre onglet de votre navigateur. Et on arrive sur le formulaire des prochaines actions possibles sur le courrier : dans cet exemple sur le formulaire Figure 21 Modification de date d envoi. 27

29 6.1.2 Supprimer un courrier Pour supprimer le courrier cliquer ici L action entraine directement sa suppression. Si on veut le retrouver on le peut dans la corbeille (choix corbeille dans le menu suivi) : 28

30 7 Gestion du compte L agent peut gérer : les achats de «timbres électroniques», ses factures associées, les informations du compte, grâce au menu mon compte : Figure 23 Menu Mon compte 7.1 Acheter des timbres électroniques Pour acheter des timbres cliquer ici 29

31 Puis sélectionner la quantité souhaitée en cliquant ici puis ici et enfin ici 30

32 Vous êtes ensuite, au travers de l écran suivant, redirigé sur le site de paiement de la banque (aucune de vos coordonnées bancaires n est fournie à jeresiliemoncontart.com). Vous êtes redirigé vers la page : 31

33 7.2 Suivi des achats et des dépenses Directement à partir du menu Suivi des achats : ici v On peut télécharger les documents associés en cliquant sur les liens 32

34 7.3 Changer son mot de passe Directement à partir du menu Changer mon mot de passe : ici L écran suivant apparait : Figure 24 changement du mot de passe 33

35 7.4 Modifications des coordonnées du compte Directement à partir du menu Modifier mes coordonnées : ici 34