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1 Région wallonne Commissariat wallon Région wallonne et communauté française Portail des marchés publics et module de remise d offre en ligne sans publicité (PNSP) pour l agent traitant IDENTIFICATION Projet : SIMPPA Auteur : Vincent Defoin Type de document : Guide utilisateur Version: 1.0 Date : 14/05/2013 Statut: Final N Version Auteur(s) des modifications V 1.0 Vincent Defoin Version initiale V 1.x HISTORIQUE DE REVISION Description résumée et/ou cause des modifications

2 TABLE DES MATIERES 1. Remarque préliminaire Pré-requis Connexion à son espace sécurisé Connexion Liste des PNSP Création d une pnsp Communication avec les entreprises Choix de l adjudicataire Clôture de la période de soumission Clôture du marché /05/2013 Page 1 Version N 1.0

3 1. REMARQUE PRÉLIMINAIRE Le module de remise d offre en ligne du Portail des marchés publics en Région Wallonne et en Communauté Française a été testé sous Windows 7 avec les navigateurs Internet Explorer 8-9, et Firefox. 2. PRÉ-REQUIS L'utilisation du module de remise d offre en ligne pour la soumission d'offres en ligne nécessite obligatoirement les pré-requis suivant: Installer sur son PC une machine virtuelle Java. Pour pouvoir utiliser le module de remise d'offres en ligne vous devrez disposer obligatoirement d'un environnement d'exécution Java (JRE) d'une version 1.5 ou supérieure, que vous pouvez télécharger gratuitement sur ce site: Si vous avez déjà sur votre PC une version du JRE inférieure à la version 1.5 il faudra obligatoirement faire une mise à jour en installant une version plus récente. Cliquez sur le lien suivant pour vérifier que le JRE 1.5 (ou version supérieure) est installé : Et ensuite sur le bouton «Vérifiez l installation». Si vous obtenez le message suivant c est que la dernière version de Java est installée et qu il n y a pas d incompatibilité Java pour utiliser EPI. 14/05/2013 Page 2 Version N 1.0

4 3. CONNEXION À SON ESPACE SÉCURISÉ 3.1 CONNEXION L accès à son espace sécurisé se fait à partir de la page d accueil du Portail des marchés publics en cliquant sur le lien «Connexion administration» : Ce lien redirige l utilisateur sur la page de connexion du bureau unique, espace commun entre les logiciels de la suite SIMPPA. 14/05/2013 Page 3 Version N 1.0

5 Afin de se connecter, il suffit de cliquer sur le bouton «Se connecter» et de remplir son identifiant et son mot de passe dans l écran suivant : En cliquant sur «Se connecter», l utilisateur est dirigé vers la page de garde du bureau unique : 14/05/2013 Page 4 Version N 1.0

6 Cette page comprend l ensemble des modules auxquels l utilisateur a accès. Parmi ceux-ci, le bloc «PNSP» contient le lien vers la page d accueil de gestion des PNSP. Celui-ci redirige l agent traitant vers cet écran : Pour quitter ce module, deux possibilités s offrent à l utilisateur : - Cliquer sur le lien «Bureau unique» en haut à gauche : l utilisateur est dès lors redirigé vers le bureau unique sans être déconnecté. - Cliquer sur le lien «Déconnexion» en haut à droite : l utilisateur est alors complètement déconnecté du bureau unique et est redirigé sur la page de connexion. 14/05/2013 Page 5 Version N 1.0

7 3.2 LISTE DES PNSP Après authentification, l agent traitant accède à la page d accueil de son espace sécurisé sur laquelle il voit la liste des marchés de type «PNSP» pour lesquels il a un rôle d agent traitant. Pour chacun de ces marchés, il voit le type de procédure et le statut du marché : CRÉATION D UNE PNSP L agent traitant ne doit plus passer par un formulaire d IAM pour créer son marché. Il utilise désormais le formulaire simplifié que lui présente le module de remise d offre en ligne, dans lequel il devra simplement encoder l identifiant du marché, l intitulé, le type de marché et des informations générales. Pour ce faire, il doit cliquer sur le bouton «Créer une PNSP» : L agent traitant arrive alors sur l écran suivant dans lequel il peut encoder les différentes informations du marché : 14/05/2013 Page 6 Version N 1.0

8 En cliquant sur le bouton «Sauver la fiche et créer le marché», l agent provoque la création du marché. Pour ce type de marché (procédure négociée sans publicité) aucun avis de marché ne sera disponible sur le Portail des marchés publics : seules les entreprises invitées à soumissionner par l agent traitant verront le marché et ses documents annexes dans leur espace sécurisé. Afin de lancer les invitations, l agent doit se rendre dans la gestion de la PNSP (soit après redirection à la sauvegarde de la fiche, soit via le bouton «Gérer» de la liste des PNSP) : 14/05/2013 Page 7 Version N 1.0

9 En cliquant sur le lien sélectionner les entreprises :, l écran suivant se présente et permet de L agent n a alors qu à cocher les entreprises qu il souhaite inviter et cliquer sur le bouton «Sélectionner». Attention, cette étape n a pour effet que de définir une liste d entreprises sélectionnées pour la soumission. Les entreprises n ont donc à cette étape toujours pas reçu d invitation à soumissionner. Pour ce faire, l agent traitant doit se rendre sur la page de gestion du marché par le biais du bouton «Retour à la gestion du marché». Il peut ensuite cliquer sur le lien. A partir de ce moment, les entreprises invitées voient la PNSP et peuvent déposer des documents (offres, questions/réponses, ). Il est également possible de sélectionner des entreprises qui ne sont pas enregistrées dans le système. Celles-ci recevront donc un mail comprenant deux liens : - Un lien leur permettant de voir les informations du marché ainsi que les documents publics (le cahier spécial des charges par exemple) - Un lien leur permettant de s inscrire sur l application Pour ce faire, l agent traitant peut se rendre dans la sélection des entreprises et cliquer sur le bouton «Inviter des entreprises non encore inscrites». L écran suivant se présente alors : 14/05/2013 Page 8 Version N 1.0

10 Après avoir encodé les informations d une nouvelle entreprise, l agent traitant clique sur le bouton «Sélectionner» et celle-ci s ajoute à la liste des entreprises sélectionnées. L agent n a plus alors qu à lancer les invitations de la même manière que pour une entreprise enregistrée COMMUNICATION AVEC LES ENTREPRISES L ensemble des communications avec les entreprises est reprise dans le tableau «Communication» de l écran de gestion de la PNSP. Dans la colonne action, un bouton permet de le visualiser. permet de répondre au document tandis que le bouton Une légende est également présente dans cet écran et celle-ci permet de filtrer les documents selon le type d envoi : 14/05/2013 Page 9 Version N 1.0

11 Pour supprimer le filtre mis en place, il suffit de cliquer sur le bouton : Un filtre est également possible sur l entreprise en cliquant sur le bouton dans la liste des entreprises. Le filtre du type d envoi et celui des entreprises sont cumulables CHOIX DE L ADJUDICATAIRE Lorsqu une entreprise a déposé offre, l agent traitant voit son statut changé en «Soumissionnaire» et un bouton apparait afin de le choisir comme adjudicataire ( ) : 14/05/2013 Page 10 Version N 1.0

12 Lorsque l adjudicataire est sélectionné, son statut devient «Adjudicataire» et une icône apparait dans les actions possibles pour l entreprise. En cliquant sur cette icône, il est possible de supprimer l adjudicataire afin d en désigner un autre CLÔTURE DE LA PÉRIODE DE SOUMISSION Lorsque l utilisateur clique sur «Clôturer la période de soumission», seule l administration peut continuer à envoyer des documents. Lors de cette étape, les seules actions possibles sont : - Envoyer des documents - Changer l adjudicataire CLÔTURE DU MARCHÉ Lorsque l utilisateur a cliqué sur le lien «Clôturer le marché», plus aucune action n est possible (ni pour lui, ni pour les entreprise). La consultation reste toutefois disponible. 14/05/2013 Page 11 Version N 1.0