Logiciel de gestion de la taxe de séjour à destination des hébergeurs Communauté Urbaine de Strasbourg DIDACTITIEL

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1 Logiciel de gestion de la taxe de séjour à destination des hébergeurs Communauté Urbaine de Strasbourg DIDACTITIEL La Communauté urbaine de Strasbourg (CUS) s est dotée d un outil de gestion de la taxe de séjour. Un portail internet vous est destiné. Vous accédez { votre espace personnel depuis l adresse { l aide des identifiants qui vous ont été communiqués par votre référent CUS. Depuis ce site sécurisé, vous pouvez : Consulter / modifier vos informations personnelles et celles concernant vos hébergements Tenir votre registre mensuel du logeur Adresser votre déclaration mensuelle et visualiser vos précédentes déclarations Editer / imprimer des états récapitulatifs sur les périodes de votre choix Gérer votre mot de passe Obtenir une réponse rapide à vos questions en téléchargeant des documents d information, en consultant notre «Foire Aux Questions» (FAQ) ou en joignant votre référent à la CUS

2 Sommaire 1 SE CONNECTER AU SITE INTERNET IDENTIFIANT ET MOT DE PASSE MOT DE PASSE PERDU IDENTIFIANT PERDU CAS PARTICULIER DE LA PREMIERE CONNEXION INTERFACE D ACCUEIL LA PAGE D ACCUEIL MON COMPTE MES HEBERGEMENTS Gestion de vos périodes de fermeture MES DECLARATIONS Saisir le registre du logeur Procéder à la déclaration Visualiser une déclaration IMPRIMER DES RECAPITULATIFS GERER VOTRE MOT DE PASSE DOCUMENTS FAQ CONTACTER VOTRE REFERENT TAXE DE SEJOUR Edité par 3D Ouest, version n du 01 avril

3 1 Se connecter au site Internet Ouvrez votre navigateur internet et allez à l'adresse : (NB : Le logiciel fonctionne avec les navigateurs les plus courants : Internet Explorer (version 6 à 8), Mozilla Firefox (version 3.0 à 3.6), Chrome, Safari (versions 3 à 5), Opéra) Edité par 3D Ouest, version n du 01 avril

4 1.1 Identifiant et mot de passe Saisissez votre identifiant : Votre identifiant est l adresse mail que vous avez communiqué à votre référent CUS. Saisissez votre mot de passe : Cliquez sur connexion : Edité par 3D Ouest, version n du 01 avril

5 1.2 Mot de passe perdu Si vous avez perdu votre mot de passe : Renseignez votre Cliquez sur «Envoyer» : Votre mot de passe sera alors envoyé par courrier électronique { l adresse indiquée. 1.3 Identifiant perdu Votre identifiant est le mail que vous avez communiqué à votre référent Taxe de Séjour. Si vous ne le retrouvez plus, contactez-le (coordonnées en dernière page du document). Edité par 3D Ouest, version n du 01 avril

6 1.4 Cas particulier de la première connexion A la première connexion vous êtes dirigé automatiquement vers la page de modification de votre mot de passe. Pour garantir la confidentialité de vos données, il est obligatoire de modifier son mot de passe. vous saisissez votre ancien mot de passe : vous saisissez votre nouveau mot de passe : Edité par 3D Ouest, version n du 01 avril

7 vous saisissez une seconde fois votre nouveau mot de passe : vous cliquez sur «Modifier» : Edité par 3D Ouest, version n du 01 avril

8 2 Interface d accueil Voici l écran une fois connecté : Les différentes fonctionnalités sont accessibles depuis le bandeau du haut. Edité par 3D Ouest, version n du 01 avril

9 2.1 La page d accueil La page d accueil est dynamique. Vous y trouvez un message d accueil, des sondages et des news. Cette page d accueil est mise { jour régulièrement. Elle évolue donc en cours de l année. Vous pouvez répondre à des sondages et en visualiser les résultats. Afin de ne pas faussez les résultats, vous ne pouvez répondre qu une seule fois { un sondage. Des news sont régulièrement ajoutées et vous informe sur des sujets d actualité en lien avec le tourisme. Edité par 3D Ouest, version n du 01 avril

10 2.2 Mon compte En cliquant sur le bouton «Mon compte», vous accédez à vos informations personnelles. Vous pouvez les visualiser et en modifier certaines. Pour modifier une information : Cliquez dans la case Notez la nouvelle information Cliquez sur «Modifier». La modification vous est signifiée par un message. Si vous constatez des erreurs sur les éléments non modifiables ou que vous souhaitez compléter ces informations, contactez votre référent. Edité par 3D Ouest, version n du 01 avril

11 2.3 Mes Hébergements En cliquant sur «Mes Hébergements» vous accédez à la liste de vos hébergements et vous gérez leurs périodes de fermeture. Pour visualiser les informations sur un de vos hébergements vous cliquez sur sa raison sociale / appellation. Edité par 3D Ouest, version n du 01 avril

12 Pour modifier une information : Cliquez dans la case Notez la nouvelle information Cliquez sur «Modifier». La modification vous est signifiée par un message. Si vous constatez des erreurs sur les éléments non modifiables ou que vous souhaitez compléter ces informations, contactez votre référent. Edité par 3D Ouest, version n du 01 avril

13 2.3.1 Gestion de vos périodes de fermeture La liste vous indique les périodes de fermeture déjà saisies : Un hébergement en période de fermeture, apparait en rouge. Pour modifier les informations sur une période de fermeture : Cliquez sur sa raison sociale / appellation Modifiez les éléments Cliquez sur «Modifier» La modification vous est signifiée par un message. La suppression (archivage) d une période fermeture se fait en cliquant sur la croix rouge en haut à droite. L archivage est confirmé par un message. Edité par 3D Ouest, version n du 01 avril

14 Pour créer une nouvelle période de fermeture : Cliquez sur «nouvelle période de fermeture» : Saisissez les dates { l aide des menus déroulants : Saisissez le motif de fermeture Cliquez sur «Enregistrer» L enregistrement vous est signifié par un message. NB : les jours de fermetures sont pris en compte dans votre registre du logeur, les jours correspondants seront verrouillés. En cas de fermeture durant un mois complet, la tenue du registre et la déclaration sont faite automatiquement. (Voir le Procéder à la déclaration) Edité par 3D Ouest, version n du 01 avril

15 2.4 Mes déclarations En cliquant sur le bouton «Mes Déclarations» vous accédez { l espace dédié aux registres du logeur et à vos déclarations. Les grandes étapes de la déclaration : - LE REGISTRE DU LOGEUR : le site permet à chaque hébergeur de tenir son registre. Il peut le modifier et le sauvegarder à volonté entre le 1 er du mois concerné et le 15 du mois suivant. - LA DECLARATION MENSUELLE : elle s effectue entre le 1 er et le 15 du mois suivant le mois à déclarer. pour effectuer sa déclaration, il suffit de cliquer sur le bouton «Valider le Registre». Ce bouton apparaît entre le 1 er et le 15 du mois suivant le mois à déclarer. La saisie du registre du logeur peut se faire manuellement ou par importation d un fichier.csv. L importation de fichier csv. : Cette fonction est principalement destinée aux professionnels de l hébergement. Elle leurs permet de récupérer toutes les informations nécessaires à la déclaration de la taxe de séjour directement depuis leur logiciel hôtelier et sans avoir à les ressaisir dans le présent logiciel de télédéclaration. Toutefois, cette fonction nécessite un paramétrage informatique. Pour plus d information, contactez votre référent taxe de séjour à la Communauté urbaine de Strasbourg. La liste des déclarations affiche une synthèse des dernières déclarations (nombre de nuitées, montant, action possible sur cette déclaration et statut). Edité par 3D Ouest, version n du 01 avril

16 2.4.1 Saisir le registre du logeur Une déclaration commence avant tout par la saisie du registre du logeur. Celle-ci est possible entre le 1 er du mois concerné et le 15 du mois suivant. Si cette date est dépassée, vous devrez contacter votre référent CUS. Solution 1 : saisir manuelle Cliquez sur le bouton «Saisie manuelle du registre» : Si besoin, sélectionnez l hébergement Choisissez la période concernée Cliquez sur le bouton «Commencer» Saisissez dans chaque case les données correspondant au nb de personnes. Les montants se calculent automatiquement Edité par 3D Ouest, version n du 01 avril

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18 Astuce : En appuyant sur la touche «Tabulation» (voir image ci-dessous) vous passerez aux champs suivant lors de la saisie d une donnée. Cliquez sur «Sauvegarder» pour enregistrer votre saisie Un message vous confirme l enregistrement de votre déclaration : RAPPEL : Période de fermeture 1 : Les jours de fermetures sont pris en compte dans votre registre du logeur, les jours correspondants seront verrouillés. En cas de fermeture durant un mois complet, la tenue du registre et la déclaration sont faites automatiquement. 1 Procédure pour saisir les jours de fermeture 2.3 Edité par 3D Ouest, version n du 01 avril

19 Solution n 2 : Saisir en important un fichier.csv (Solution réservée aux hébergeurs ayant effectué un paramétrage de leur logiciel hôtelier) Cliquez sur le bouton «Importer le registre fichier.csv» : Si besoin, sélectionnez l hébergement concerné Cliquez sur parcourir pour atteindre le fichier : Edité par 3D Ouest, version n du 01 avril

20 Choisissez le fichier sur votre ordinateur : Cliquez sur ouvrir : Cliquez sur «Commencer» : NB : le logiciel détecte automatiquement le mois concerné étant donné que le fichier.csv comporte un champ date. Edité par 3D Ouest, version n du 01 avril

21 Modifier/compléter un registre déjà commencé Cliquez sur le bouton «Modifier le registre» Le registre s ouvre entièrement. Saisissez les informations Cliquez sur «Sauvegarder» en bas de page Un message vous confirme la modification de votre déclaration : Edité par 3D Ouest, version n du 01 avril

22 2.4.2 Procéder à la déclaration La validation d une déclaration vous engage. Elle s effectue en validant votre registre du logeur. La validation du registre est accessible uniquement entre le 1 er et le 15 du mois qui suit le mois à déclarer. Cliquez sur le bouton «Valider le Registre» Un message de confirmation apparait. Si vous êtes d accord sur les informations indiquées, cliquez sur le bouton «ok» Un message vous signifie cette validation : Visualiser une déclaration Une déclaration est accessible en cliquant sur le bouton «voir le registre» Edité par 3D Ouest, version n du 01 avril

23 2.5 Imprimer des récapitulatifs En cliquant sur «Impression» vous pouvez imprimer des documents comme un récapitulatif mensuel ou sur une période donnée en sélectionnant le type de document : Sélectionnez l hébergement Sélectionnez le type de document Pour imprimer un récapitulatif mensuel : Sélectionnez les mois que vous souhaitez imprimer Edité par 3D Ouest, version n du 01 avril

24 Cliquez sur «Aperçu avant impression». Le document s ouvre au format.pdf Pour l imprimer, utilisez la fonction d impression de votre navigateur. Pour imprimer un récapitulatif sur une période Sélectionnez la période que vous souhaitez imprimer Cliquez sur imprimer, un document s ouvre en PDF : Pour l imprimer, utilisez la fonction d impression de votre navigateur. Edité par 3D Ouest, version n du 01 avril

25 2.6 Gérer votre mot de passe En cliquant sur «Mot de Passe» vous accédez à la gestion de votre mot de passe. Pour changer de mot de passe vous saisissez votre ancien mot de passe : vous saisissez votre nouveau mot de passe : vous saisissez une seconde fois votre nouveau mot de passe : Edité par 3D Ouest, version n du 01 avril

26 vous cliquez sur modifier : La modification vous est signifiée par un message. Edité par 3D Ouest, version n du 01 avril

27 2.7 Documents En cliquant sur «Documents», vous accédez à des documents concernant la taxe de séjour. Pour visualiser un document, vous cliquez sur son nom. Le document s affiche dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre. Pour l imprimer vous utilisez la fonction d impression de votre navigateur. Edité par 3D Ouest, version n du 01 avril

28 Pour l enregistrer vous utilisez la fonction d enregistrement de votre navigateur. Edité par 3D Ouest, version n du 01 avril

29 2.8 FAQ En cliquant sur «FAQ» vous accédez aux questions et réponses les plus fréquentes. La liste des questions les plus courantes est en haut de page. Pour accéder directement à la question qui vous intéresse et sa réponse, cliquez sur la question. Certaines réponses contiennent des liens pour plus d information. Pour accéder { ces nouvelles pages, cliquez sur le lien. Ces questions et réponses sont gérées par votre référent. Il les enrichie régulièrement. Edité par 3D Ouest, version n du 01 avril

30 2.9 Contacter votre référent Taxe de Séjour Cliquez sur «Contact» : Pour envoyer un message à votre référent Taxe de Séjour : Cliquez dans la case message Saisissez votre message Cliquez sur «Envoyer» Vous trouvez en bas du formulaire les coordonnées complètes de votre référent Taxe de Séjour. Edité par 3D Ouest, version n du 01 avril