Paiement des taxes en ligne. Guide d utilisation succinct

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1 Paiement des taxes en ligne Guide d utilisation succinct

2 Sommaire 1 Premiers pas 1 Désignation d un administrateur 3 Aperçu de vos comptes courants 4 Consulter les opérations 5 Accès aux extraits de compte 6 Effectuer des paiements uniques 7 Effectuer des paiements groupés 9 Consulter les ordres de débit en suspens 10 Consulter le calendrier de paiement 10 Passer de nouveaux ordres de prélèvement automatique 12 Annuler des ordres de prélèvement automatique 13 Besoin d'aide?

3 Premiers pas Le paiement des taxes en ligne est un service en ligne de l Office européen des brevets (OEB). Un accès sécurisé permet aux utilisateurs enregistrés de consulter leurs comptes courants OEB et de payer les taxes en ligne via un portail personnalisé. Pour utiliser le service de paiement des taxes en ligne, il vous faut une carte à puce et un compte courant OEB. Vous pouvez au besoin faire une demande de carte et d ouverture de compte sur le site Internet de l OEB (www.epe.org). Si vous vous inscrivez pour une carte à puce, veuillez indiquer immédiatement le compte courant auquel votre carte doit être associée. Si vous êtes déjà en possession d une carte à puce, veuillez contacter le Service clientèle de l OEB afin de faire associer votre carte au compte courant. Consultez le site pour connaître tous les moyens de nous contacter. Astuce : votre carte à puce vous permettra d utiliser d autres services en ligne de l OEB tels que le dépôt en ligne. Désignation d un administrateur Un administrateur doit être désigné dans votre entreprise pour que vous puissiez utiliser le paiement des taxes en ligne. Dans votre société, tout titulaire d une carte à puce peut se connecter aux services en ligne et s inscrire comme premier administrateur. Rendez-vous sur la page d accueil des services en ligne de l OEB sous Insérez votre carte à puce dans le lecteur raccordé à votre PC et cliquez sur Connexion. 1

4 Utilisateur invité à s inscrire en tant qu administrateur pour sa société Saisissez votre code PIN, puis cliquez sur OK. Si aucun administrateur n a encore été désigné pour votre entreprise, un avis sur la droite de l écran vous invite à vous inscrire comme administrateur pour votre société. Cliquez sur Inscrire (1). Vérifiez ensuite les données qui s affichent concernant votre entreprise ainsi que les conditions d utilisation du portail My.epoline et cliquez sur Confirmation. Vous pouvez désormais constater que vous êtes inscrit en tant qu administrateur. Cliquez en haut à droite sur Déconnexion (2) et fermez la fenêtre du navigateur. Reconnectez-vous et cliquez dans la barre de menu sur Administration (3). Cliquez sur Utilisateurs (4) afin d afficher tous les titulaires d une carte à puce au sein de votre société ainsi que leurs privilèges. Cliquez sur un Nom (5) pour modifier les paramètres concernant cet utilisateur. Utilisateurs des services en ligne avec leurs privilèges 2

5 Dans l écran suivant, cochez les cases de tous les privilèges dont doit bénéficier cet utilisateur. Cliquez sur Sauvegarder. Dans votre entreprise, tous les titulaires d une carte à puce qui disposent des privilèges correspondants peuvent dès lors utiliser le paiement des taxes en ligne. Aperçu de vos comptes courants Connectez-vous au site Internet des services en ligne de l OEB. Cliquez dans la barre de menu sur Paiement des taxes (6). L onglet Aperçu (7) affiche les informations les plus importantes concernant vos comptes : Solde actuel (8) - Solde à l issue du dernier jour de comptabilisation de l OEB Solde précédent (9) - Solde à l issue de la période précédente Solde des ordres en suspens (10) solde des ordres de débit en ligne reçus mais pas encore comptabilisés par l OEB Sous Calendrier de paiement (procédure prélèvement automatique), vous pouvez voir le Montant total (11) des taxes exigibles qui seront automatiquement prélevées dans les 40 prochains jours. Une liste déroulante vous permet de choisir la période (10, 14 ou 30 jours). Aperçu des soldes de comptes, des ordres de débit en suspens et des taxes dues 3

6 Consulter les opérations Vous pouvez avoir un aperçu de vos opérations actuelles en ouvrant l onglet Compte courant. Vous y trouverez les données des 90 derniers jours. Pour consulter les opérations plus anciennes, cliquez sur l onglet Historique du compte. Tous les mouvements depuis le 1er janvier 2002 y figurent à l exception de ceux des 90 derniers jours. Cliquez sur l onglet Compte courant (12). Cliquez à gauche sur Opérations (13). Astuce : vous pouvez rechercher des périodes, des codes de taxes, des montants, des numéros de demandes ou des références dossier donnés en indiquant ces valeurs dans les champs de saisie, puis en cliquant sur Rechercher (14). Vous avez la possibilité d afficher et de sauvegarder les résultats sous forme de fichier PDF ou XML, et ainsi d imprimer les listes ou de les retravailler électroniquement. Cliquez sur le symbole PDF (15) pour un fichier PDF ou sur le symbole Télécharger (16) pour un fichier XML. Affichage des opérations d un compte courant 4

7 Accès aux extraits de compte Vous pouvez afficher et télécharger vos extraits de compte sous Historique du compte. Vous y trouverez tous les extraits de compte depuis le 1er janvier 2002 par ordre chronologique décroissant. L extrait de compte le plus actuel est mis à jour quotidiennement pendant la quinzaine en cours (du 1er au 15 du mois et du 16 à la fin du mois). A l issue de cette période de quatorze jours, l extrait de compte est complet et un nouveau est créé. Cliquez sur l onglet Historique du compte (17). Cliquez à gauche sur Extraits de compte (18). Cliquez sur l extrait de compte (19) souhaité, afin de le télécharger en PDF. Aperçu des extraits de compte disponibles dans l historique du compte 5

8 Effectuer des paiements uniques Un paiement unique est un ordre de débit que vous passez, via le paiement des taxes en ligne, pour une ou plusieurs taxes concernant une demande de brevet donnée. Cliquez sur l onglet Paiement (20). L option Paiement unique est déjà activée par défaut. Etape 1 : sélectionnez au besoin le numéro du compte courant (21) dans la liste déroulante. Pointez l option EP (22) ou PCT (23). Saisissez le numéro de la demande suivant le bon format. A cet effet, les champs de saisie (24) visibles à l écran ont été structurés en conséquence. Sélectionnez le bouton radio (25) correspondant à la date de dépôt de votre demande afin d appliquer le barème des taxes qui s y rapporte. Sélectionnez Date d exécution différée (26) si vous souhaitez que votre ordre de paiement soit exécuté après la date d envoi (la date d exécution différée peut se situer au maximum dans les 40 prochains jours). Veuillez noter que les ordres de débit (standard ou exécution différée) ne peuvent être révoqués que jusqu à 00 h 00 (HEC) le jour de l envoi (Réglementation applicable aux comptes courants, 7). Cliquez sur Continuer (27). Saisie des données relatives à la demande 6

9 Etape 2 : sélectionnez toutes les taxes que vous voulez payer pour cette demande et cliquez sur Continuer. Etape 2a : fournissez les informations complémentaires (28) éventuellement demandées pour certaines taxes, puis cliquez sur Continuer (29) Saisie d informations complémentaires concernant une taxe Etape 3 : cliquez sur Confirmer pour effectuer le paiement. Un message vous indique que votre ordre de débit a bien été transmis. Cliquez sur le symbole PDF ou Télécharger pour ouvrir ou sauvegarder la confirmation de l ordre de débit au format souhaité. Note : cette confirmation ne vaut pas comme réception du paiement. Les paiements n auront lieu que si votre compte courant est suffisamment approvisionné. Effectuer des paiements groupés Un paiement groupé est un ordre de débit pour plusieurs taxes concernant plusieurs demandes de brevet. Le programme de paiement des taxes en ligne lit les données relatives aux paiements groupés à partir de fichiers XML que vous pouvez créer à l aide de l EPO Online Multipay Tool, disponible sur notre site Internet (www.epo.org). Vous avez également la possibilité d utiliser un autre logiciel que 7

10 Multipay Tool pour produire les fichiers XML nécessaires aux paiements groupés. Cliquez sur l onglet Paiement. Sélectionnez l option Paiement groupé (30). Cliquez sur Parcourir (31) pour charger le fichier XML qui a été préparé. Sélectionnez Date d exécution différée (32) si vous souhaitez que votre ordre de paiement soit exécuté après la date d envoi (la date d exécution différée peut se situer au maximum dans les 40 prochains jours). Veuillez noter que les ordres de débit (standard ou exécution différée) ne peuvent être révoqués que jusqu à 00 h 00 (HEC) le jour de l envoi (Réglementation applicable aux comptes courants, 7). Cliquez sur Continuer (33). Chargement du fichier XML pour le paiement groupé Cliquez sur Confirmer pour confirmer le paiement groupé. Un message vous indique que votre ordre de débit a bien été transmis. Cliquez sur le symbole PDF ou Télécharger pour ouvrir ou sauvegarder la confirmation de l ordre de débit au format souhaité. Astuce : dans les Préférences applicables à l onglet Paiement, vous pouvez choisir si les informations relatives à un paiement groupé doivent apparaître comme confirmations individuelles sur une nouvelle page du fichier PDF ou en continu. 8

11 Affichage PDF d un ordre de débit pour un paiement groupé Consulter les ordres de débit en suspens Vous pouvez consulter et vérifier tous les ordres de débit immédiatement après les avoir donnés à l OEB via le paiement des taxes en ligne. Cliquez sur l onglet Compte courant (34). Cliquez à gauche sur Ordres de débit en suspens (35). Affichage des ordres de débit en suspens 9

12 Note : vous trouverez également ici les ordres passés avec le logiciel de dépôt en ligne pour ce compte. Ces ordres apparaissent une trentaine de minutes après l envoi d une demande, dans la mesure où les paiements de taxes correspondants ont été sélectionnés dans cette demande. Consulter le calendrier de paiement Cette fonction est destinée aux utilisateurs de la procédure de prélèvement automatique. Cliquez sur l onglet Calendrier de paiement (36). Cliquez sur Taxes exigibles (37). Vous pouvez consulter ici tous les détails concernant les taxes qui viennent à échéance dans les 40 prochains jours et sont exigibles via la procédure de prélèvement automatique. Affichage des taxes exigibles pendant la période sélectionnée Passer de nouveaux ordres de prélèvement automatique Vous pouvez définir des ordres de prélèvement automatique en utilisant aussi bien le logiciel de dépôt en ligne que le paiement des taxes en ligne. 10

13 Cliquez sur l onglet Calendrier de paiement (38). Cliquez sur Prélèvement automatique (39). Vous pouvez voir une liste des demandes pour lesquelles le prélèvement automatique a été choisi. Cliquez sur le symbole Nouvel ordre (40). Saisissez le numéro de demande EP ou PCT (41) avec le chiffre de contrôle pour les demandes EP (42), puis cliquez sur Continuer (43) Création d un nouvel ordre de prélèvement automatique Vérifiez ensuite les données affichées et cliquez sur Confirmer. Si vous recevez un message d erreur, veuillez vous assurer que vous avez saisi le bon numéro de demande. Cliquez sur le symbole PDF (44) pour télécharger un accusé de réception de l ordre de prélèvement automatique sous forme de fichier PDF. Cliquez sur le symbole Retour vue d ensemble (45). Ordre de prélèvement automatique établi avec succès Dans la liste, le nouvel ordre de débit (46) apparaît en italique et est assorti d un petit sablier. Les ordres sont traités par l OEB dans un délai d un jour ouvré. Le nouvel ordre de prélèvement automatique est toujours en cours de traitement. 11

14 Annuler des ordres de prélèvement automatique Le paiement des taxes en ligne vous permet d annuler des ordres de prélèvement automatique déjà donnés, l OEB ne prélevant ainsi sur votre compte courant aucune taxe pour les demandes concernées. Cliquez sur l onglet Calendrier de paiement (47). Cochez les cases (48) pour les demandes souhaitées. Cliquez sur le symbole Révoquer un ordre (49). Ordres de débit cochés en vue de leur annulation Vérifiez ensuite les données affichées et cliquez sur Confirmer. Ciquez sur le symbole PDF (50) pour télécharger la confirmation (fichier PDF) que votre ordre de prélèvement automatique a été annulé. Cliquez sur le symbole Retour vue d ensemble. Les ordres de débit annulés (51) sont maintenant biffés. Dès que l OEB a terminé le traitement, les ordres de débit annulés n apparaissent plus dans la liste. Aperçu du calendrier de paiement et des ordres de débit annulés 12

15 Besoin d aide? Consultez le site pour accéder aux questions fréquemment posées (FAQ) forums de discussion aux formulaires de contact pour envoyer des demandes de renseignement au numéro de téléphone de notre Service clientèle Liens utiles : 13

16 EPO TH

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