Guide de l utilisateur Communauté virtuelle de pratique en gestion intégrée des risques

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1 Guide de l utilisateur Communauté virtuelle de pratique en gestion intégrée des risques Mars 2012

2 Table des matières Introduction... 2 Prérequis... 3 Connexion à Alfresco... 3 Authentification... 3 Déconnexion... 3 Création d un profil... 4 Navigation dans le site... 7 Utilisation du site Espace documentaire Discussions Calendrier Liens

3 INTRODUCTION Bienvenue sur le site de la communauté virtuelle de pratique en gestion intégrée des risques Le présent guide de l utilisateur a pour but de décrire les processus de démarrage et de navigation ainsi que l ensemble des fonctionnalités dont vous pourrez faire usage en tant que membre de la communauté de pratique virtuelle. Bonne collaboration! Guillaume Ducharme, M.Sc. Conseiller à la gestion intégrée de la qualité et des risques Animateur de la CvPGIR

4 Prérequis Demandez à votre administrateur réseau d ajouter une exception aux paramètres du proxy de votre navigateur. Cette démarche est essentielle et obligatoire. L exception à ajouter est : ;*cdp gir.aqesss.qc.ca ATTENTION DE NE PAS AJOUTER *.aqesss.qc.ca Si vous avez des questions à propos de l exception à ajouter aux paramètres du proxy, veuillez demander à votre administrateur réseau de contacter notre centre de services à ou au Connexion à Alfresco À l exception de la première connexion, qui doit s effectuer par l hyperlien dans le courriel d inscription contenant le nom d usager et le mot de passe, la page d accueil d Alfresco cidessous constitue la porte d entrée pour la communauté de pratique virtuelle en communication de l AQESSS. Pour accéder à cette page d accueil, ouvrez votre navigateur à l adresse suivante : gir.aqesss.qc.ca *ajoutez cette adresse à vos favoris Authentification Pour vous authentifier, saisissez le nom d utilisateur ainsi que le mot de passe que vous avez reçus par courriel. Si vous avez de la difficulté à vous authentifier, veuillez écrire à La même procédure s applique en cas d oubli de votre mot de passe. Il est possible de modifier votre mot de passe en cliquant sur votre nom en haut à droite de l écran. Nous vous suggérons de le faire immédiatement. Déconnexion Pour quitter la communauté de pratique, cliquez sur votre nom en haut à droite et sélectionnez Déconnexion. Ne jamais cliquer sur Quitter le site, cela supprimerait votre profil. 3

5 CRÉATION D UN PROFIL Modifier votre profil Pour modifier votre profil en tant que membre de la communauté de pratique, positionnez le curseur sur votre nom sur le menu du haut. Cliquez sur le bouton Modifier le profil. 4

6 Complétez les champs apparaissant à l écran, puis appuyez sur Enregistrer les modifications. Prenez note que vous pouvez uniquement modifier votre propre profil. Le profil des autres membres de la communauté de pratique est accessible en mode lecture seulement. 5

7 Consulter un profil Pour consulter le profil d un membre de la communauté de pratique, cliquez simplement sur le nom du membre dans la section Membres du site. Son profil s affichera alors à l écran. 6

8 NAVIGATION DANS LE SITE La page d accueil de la communauté de pratique virtuelle en communication se présente comme suit :

9 1. Menu de navigation sur le site de la communauté de pratique virtuelle 2. Guide de démarrage 3. Message de bienvenue sur le site de la communauté de pratique virtuelle 4. Champ de recherche 5. Activités du site : Cette section du site contient les différentes actions effectuées récemment par les membres de la communauté de pratique 6. Calendrier Le menu de navigation permet d accéder aux différentes sections du site : Espace documentaire L espace documentaire contient l ensemble des documents déposés par les membres de la communauté de pratique. Pour accéder aux documents, cliquez sur Espace documentaire dans le menu de navigation. Discussions Le forum de discussions vous permet d échanger avec les membres de la communauté de pratique sur un sujet d intérêt en lien avec les questions discutées au sein de la communauté. Pour accéder au forum, cliquez sur Discussions dans le menu de navigation. Calendrier Tous les événements et activités liés à la communauté de pratique sont indiqués dans la section Calendrier du site. Pour accéder au calendrier de la communauté de pratique, cliquez sur Calendrier dans le menu de navigation. Liens Cette section du site permet aux membres de la communauté de pratique d insérer des liens d intérêt relatifs aux questions discutées au sein de la communauté. Pour accéder aux liens, cliquez sur Liens dans le menu de navigation. 8

10 Membres Cette section du site permet de rechercher un membre de la communauté de pratique à l aide d un moteur de recherche. Pour accéder directement au profil d un membre, cliquez sur son nom dans la boite Membres du site. 9

11 UTILISATION DU SITE Espace documentaire Pour accéder au dépôt de documents, cliquez sur Espace documentaire dans le menu de navigation. Ajouter un nouveau dossier Pour créer un nouveau dossier dans le dépôt de documents, cliquez sur Nouveau dossier et saisissez les informations pertinentes. 10

12 Ajouter un nouveau document Pour ajouter un document dans le dépôt de documents, cliquez sur Ajouter. Consulter un document Pour consulter un document, cliquez sur le nom du document que vous souhaitez consulter. Celui ci s ouvrira à l intérieur de l application appropriée. 11

13 Action sur un document Voici les actions possibles sur un document. Les principales actions Télécharger : Pour télécharger un fichier sur son poste de travail. Les modifications faites de cette façon n apparaîtront pas dans le document d origine déposé dans Alfresco. Modifier les métadonnées : Pour changer les informations et les données d un document. Mettre à jour : Pour remplacer un document par une nouvelle version. Modifier en ligne : Les modifications faites en ligne seront visibles dans Alfresco et chacune des sauvegardes sera présentée comme une nouvelle version. C est la façon la plus efficace pour modifier et voir l évolution d un document. Copier vers : Pour copier un document vers un autre dossier. Démarrer un workflow : Pour démarrer un flux de travail. Gérer les permissions : Pour protéger un document en le rendant accessible à un nombre restreint de membres. 12

14 Discussions Pour accéder au forum de discussions, cliquez sur Discussions dans le menu de navigation. Démarrer une nouvelle discussion Si vous souhaitez démarrer un nouveau sujet de discussions, cliquez sur Discussions, puis choisissez l option Nouveau sujet. Complétez les champs Titre et Texte puis cliquez sur OK. 13

15 Commenter une discussion existante Pour commenter une discussion existante, cliquez sur le sujet de la discussion. Cliquez ensuite sur le bouton Répondre, inscrivez votre commentaire et appuyez sur Créer. 14

16 Calendrier Pour accéder au calendrier de la communauté de pratique, cliquez sur Calendrier dans le menu de navigation. Dans le tableau de bord du site de la communauté de pratique, le calendrier s affiche sous forme de liste. Sous l onglet Calendrier, les informations sont présentées sous forme de tableau. Voici les quatre options disponibles : Jour : Semaine : Mois : Agenda : Affichage sous forme de liste des événements de la journée. Affichage sous forme de liste des événements de la semaine. Affichage sous forme de tableau des événements du mois. Liste des événements à venir. 15

17 Liens Pour créer un lien à partager avec les membres de la communauté de pratique, cliquez sur Nouveau lien et sur Enregistrer lorsque les informations sont complétées. 16

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