Gestion des documents avec ALFRESCO

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1 Gestion des documents avec ALFRESCO 1 INTRODUCTION : A quoi sert ALFRESCO? Comment s en servir? 2 2 Créer d un site collaboratif Créer le site Inviter des membres 4 3 Accéder à l Espace documentaire Vue générale de l espace documentaire 5 4 Visionner ou télécharger un document Visionneuse de documents Télécharger un document 6 5 Création, modification, ajout de dossiers et de documents Ajout de documents Création dossiers / sous- dossiers Renommer un dossier, un document Copier / déplacer un dossier ou un document Supprimer un dossier / un document 8 6 Modification (mise à jours) d un document et historique des versions Remplacer un document par une nouvelle version Gérer l historique des versions 9 7 Verrouiller un document en cours de modification 10 8 Sélection multiple de dossiers et documents 10 9 Accéder directement aux répertoires et documents depuis l explorateur windows (webdav) 11 1

2 1 Introduction : 1.1 A quoi sert ALFRESCO? Alfreco propose plusieurs outils de travail collaboratifs. Le principal, décrit par ce document, est l espace documentaire. Répertoires partagés à plusieurs et accessible à distance : Alfresco permet, entre autre, à plusieurs personnes d une même équipe, de stocker, partager et modifier des documents et d y accéder à distance. Gestion des mises à jour des documents, visionnement et historique : Le système permet également de simplifier la gestion des mises à jour (nouvelles versions ) de chaque document et d en conserver un historique. Ceci permet par exemple à toute l équipe d être sûr d avoir la bonne version d un document. 1.2 Comment s en servir? Accès direct aux répertoires documents dans l explorateur windows (ou mac) Comme décrit dans le dernier paragraphe de ce document, l utilisation la plus simple consiste souvent à créer un raccourci sur Windows et ainsi faire apparaitre les répertoires et documents stockées sur le serveur, comme si il s agissait d un répertoire «classique» de windows. Accès aux répertoires et documents depuis un site web Même lorsque les raccourcit ne sont pas créés, il est possible d accéder (et de modifier) les documents directement sur le site web. (tout est expliqué ci-dessous). 2

3 2 Créer d un site collaboratif 2.1 Créer le site Bouton «Sites» dans le bandeau haut, que ce soit sur votre tableau de bord personnel ou lorsque vous êtes dans un site collaboratif. Choisissez «Créer un site» dans le menu déroulant». - Nom : choisissez le explicite. - Nom de l'url : se crèe automatiquement à partir du nom du site (c est une partie de l url du site). Attention : Le nom de l url constitue une partie de l adresse qui permet d accéder au site sur Internet. Seuls les lettres minuscules non accentuées, majuscules et les chiffres sont autorisés. - Accès : choisir «Sites privés». (Seuls des membres ou groupes de membres désignés par le ou les gestionnaires du site collaboratif ont accès à ce site "privé.) 3

4 2.2 Inviter des membres La barre de recherche vous permet de rechercher plus rapidement un membre déjà inscrit sur le site. Pour inviter de nouvelles personnes, vous devez cliquer sur «Inviter des personnes». Personnes ayant un compte à l université (compte agalan) Renseigner le champ à gauche «Rechercher des personnes» avec au moins trois caractères. Trouver la personne dans la liste, il faut cliquer sur le bouton «Ajouter» situé à droite du nom. Personne extérieure à l Université : remplir les champs de «Ajouter des utilisateurs externes», puis cliquez sur «Ajouter >>», sélectionnez le rôle que vous souhaitez lui donner, puis cliquez sur «Inviter». Un mail avec des identifiants de connexion à votre site lui sera envoyé à l adresse que vous avez renseignée. Le nouveau membre est maintenant dans la colonne «Ajouter des utilisateurs». Ensuite vous allez lui attribuer un rôle en cliquant sur la liste déroulante «Sélectionner un rôle». N oubliez pas de cliquer sur le bouton «Inviter». 4

5 3 Accéder à l Espace documentaire 3.1 Vue générale de l espace documentaire Vue simplifiée, vue détaillée La vue simplifiée (disponible en cliquant sur le bouton «Options» à droite) permet d afficher la liste des dossiers et documents avec un minimum d informations (nom, date de modification, nom de la dernière personne à avoir modifié le dossier / document). La vue détaillée affiche la taille de l élément et une description. Elle vous donne accès à quatre actions : Favori Aimer Commentaire Partager Vous pouvez ajouter cet élément dans votre liste des «favoris». Vous pouvez spécifier que vous «l aimez», vous pouvez lui ajouter un «commentaire» ou accéder au(x) commentaire(s) des autres membres du site. Enfin, vous pouvez «partager» le lien du document. 5

6 4 Visionner ou télécharger un document 4.1 Visionneuse de documents En cliquant sur le titre d un document, vous accédez à la visionneuse de contenu (dans l exemple cidessous fichier au format pdf «Tableau-des_rôles». Outre le contenu du document, vous pouvez visualiser des détails comme les propriétés, tags, commentaires, permissions, ainsi que les actions qui vous permettront de modifier le document (télécharger, copier, déplacer, etc.) 4.2 Télécharger un document Vous pouvez télécharger un élément de l espace documentaire sur votre poste de travail. - Cliquez sur «Télécharger» - Une fenêtre vous invite à ouvrir ou enregistrer le fichier - Choisissez d'enregistrer le fichier sur votre ordinateur - Une fois le téléchargement terminé, fermez la boîte de dialogue. 6

7 5 Création, modification, ajout de dossiers et de documents 5.1 Ajout de documents Vous devez vous positionner dans l outil «Espace documentaire», à l emplacement désiré, en navigant dans la structure des dossiers, par la colonne navigation. - Cliquez sur le bouton «Importer dans l entrepôt». La fenêtre «Importer des fichiers» apparaît. Cliquez sur le bouton «Sélectionner les fichiers à ajouter» et cherchez sur votre poste de travail le fichier à ajouter. - Validez en cliquant sur «Ouvrir» Le document a été ajouté à votre bibliothèque de documents. Fonction «glisser/déposer» Vous pouvez aussi «glisser/déposer» un (ou plusieurs) document(s) depuis votre ordinateur directement vers l Espace documentaire. (Espace documentaire) (Bureau ) Sélectionnez le(s) fichier(s) depuis votre ordinateur et glissez-le(s) dans l Espace documentaire. Le document déposé dans l Espace documentaire apparaîtra également dans la colonne «Contenu du site» avec le logo du format (.docx ou.pdf, ) 7

8 5.2 Création dossiers / sous- dossiers Vous pouvez créer dossiers et sous-dossiers à partir de la page de l outil «Espace documentaire», en cliquant sur le bouton «Nouveau dossier». Vous devez obligatoirement renseigner le champ «Nom» et éventuellement les champs «Titre» et «Description». Attention : le nom ne doit pas contenir de caractères spéciaux (* < > / \.? : I ), sinon le bouton «valider» est inactif. 5.3 Renommer un dossier, un document Un dossier / document peut être renommé via l icône «Editer les propriétés» de la colonne «Actions» (disponible au survol). Modifiez ensuite le champ «Nom». 5.4 Copier / déplacer un dossier ou un document Dans la colonne «Actions» (disponible au survol) relative au dossier (document) concerné, cliquez sur «Plus» puis «Copier ou déplacer vers» en sélectionnant votre site de destination (fonction copier) ou votre répertoire (fonction déplacer). 5.5 Supprimer un dossier / un document Dans la colonne «Actions» (disponible au survol) relative au dossier (document) concerné, cliquez sur «Plus» puis «Supprimer le dossier (document)». 8

9 6 Modification (mise à jours) d un document et historique des versions 6.1 Remplacer un document par une nouvelle version Une fois vos modifications en mode hors-ligne terminées, vous devez déposer votre document modifié sur la bibliothèque de documents. Pour déposer la nouvelle version, cliquer sur le «Menu Plus», colonne «actions» au survol, puis sur «Télécharger nouvelle version». La fenêtre «Mettre le fichier à jour» apparaît. - Cliquez sur le bouton «Sélectionner les fichiers à ajouter» et cherchez sur votre poste de travail le fichier à ajouter. - Validez en cliquant sur «Ouvrir» - L élément à ajouter apparaît alors dans la liste - Indiquez si la révision est mineure ou majeure - Dans la zone «Commentaires», tapez les informations relatives aux mises à jour apportées au fichier - Cliquez sur le bouton «Ajouter» pour valider l opération. Le document est alors libéré. Il est à nouveau disponible et éditable. Attention, il est conseillé de vérifier que vos modifications ont bien été prises en compte, en utilisant la visionneuse, en cliquant sur le titre ou la vignette du document. 6.2 Gérer l historique des versions L historique des versions est accessible via la visionneuse (en cliquant sur le titre du document). Les icônes vous donnent accès à différentes actions : Télécharger, Retour Arrière (rétablir la version précédente), Afficher les propriétés du document. 9

10 7 Verrouiller un document en cours de modification L édition d un document hors-ligne crée une copie de travail du fichier concerné. Alors que l'élément d'origine reste dans le répertoire, les membres du site ne peuvent que visualiser ou télécharger le fichier (voir note ci-dessus). Une icône crayon, en regard du fichier, vous indique que vous avez verrouillé le document. Le document apparaît également dans la liste «Verrouillés par moi» de la colonne navigation. Pour les autres membres, le document apparaît verrouillé et présent dans la liste d autres» de la colonne navigation. «Verrouillé par Pour annuler ce verrouillage : cliquer sur : «Annuler l édition» Le document est libéré. Il est à nouveau disponible et éditable. 8 Sélection multiple de dossiers et documents La sélection multiple de plusieurs éléments (dossiers ou documents) vous permet de réaliser une même action sur cette sélection. Pour sélectionner plusieurs éléments de la vue en cours, il suffit de cocher les cases à gauche des éléments souhaités. Les actions autorisées sur cette sélection sont disponibles dans l entête «Éléments sélectionnés». 10

11 9 Accéder directement aux répertoires et documents depuis l explorateur windows (webdav) Le protocole Webdav permet de récupérer, déposer, modifier, supprimer des fichiers et dossiers rapidement et facilement sur un serveur distant. Sur Windows, le protocole webdav passe par la création de favoris réseaux. Procédure pour Windows Seven 1) A partir du tableau de bord du site, cliquez sur l onglet «Espace documentaire», dans la barre supérieure. A gauche de l écran, dans le volet de navigation, placez votre souris sur «Lien Webdav», effectuez un clic droit et dans la fenêtre qui s ouvre, sélectionnez «Copier l adresse du lien» (si votre navigateur ne propose pas la fonction «Copier l'adresse du lien», ouvrez le lien et copiez-le depuis la barre d'adresses). 2) Ouvrir l explorateur windows et faire un click droit sur «Ordinateur» ou sur «Réseau» et sélectionner «Connecter une lecteur réseau) 11

12 3) Dans la fenêtre qui s ouvre, coller le lien copié depuis l espace documentaire dans le champ «dossier». Attention : bien cocher la case «se connecter à l aide d informations d identification différentes». NOTA : si vous voulez conserver votre accès webdav dans vos favoris réseau, cochez bien la case «Se reconnecter à l ouverture de session», cliquez sur «terminer». 4) Entrez vos identifiant et mot de passe (ceux que vous utilisez pour vous connecter à Alfresco Share). 5) Vous accédez ainsi aux dossiers et fichiers présents dans l espace documentaire de votre site collaboratif sur Share, et vous pouvez déposer des dossiers et fichiers, en supprimer 6) Par la suite, pour accéder à ce répertoire, passez par «Ordinateur» et double-cliquez sur le nom du favori réseau correspondant à l espace documentaire du site. 12