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1 Matériels et systèmes L Acrobat qui cherche dans les PDF Michel NARCY - Formateur TICE et Médialog Bulletin officiel, programmes d enseignement, articles de quotidiens ou de revues scientifiques... De plus en plus de documents sont disponibles sur la Toile au format PDF. Ce format de fichier, conçu par la société Adobe, s est imposé pour diffuser, par voie électronique, des documents respectant la mise en page et la typographie originales. Les consulter nécessite de disposer d Acrobat Reader, logiciel proposé gratuitement par l éditeur. Connaître les possibilités de recherche offertes par ce «reader» permet de gagner un temps précieux lors de la collecte et la récupération d informations. COMMENT FABRIQUER UN FICHIER PDF Sur PC, le logiciel Acrobat Distiller d Adabe (payant) convertit tout document, quel que soit son format d origine, en fichier PDF. Sur Mac Intosh, le système Mac OS X intègre une fonction pour convertir les fichiers en PDF. iil est désormais courant de trouver sur Internet un document «à télécharger au format PDF». En effet, le format PDF (Portable Document Format), conçu par la société Adobe, s est imposé pour diffuser, par voie électronique, des documents respectant la mise en page et la typographie originales. Comme le précise l éditeur lui-même, «le format PDF est un format de fichier universel qui préserve les polices, les images, les objets graphiques et la mise en forme de tout document quelles que soient l application et la plate-forme utilisées pour le créer.» (1) Le lecteur est ainsi assuré d une restitution du document fidèle à l original et indépendante de la configuration de la machine sur laquelle s effectue la consultation ainsi que du système d exploitation utilisé. Le concepteur du document apprécie, pour sa part, de ne pas avoir à «retravailler» son document pour le mettre en ligne et surtout de pouvoir le proposer à ses lecteurs sur la Toile dans sa «présentation papier» (2). Pour visualiser et imprimer des documents PDF, il suffit d installer sur son ordinateur Acrobat Reader, distribué gratuitement par Adobe et téléchargeable sur le site de l éditeur (3). Ce «reader» permet non seulement de visualiser et d imprimer les fichiers PDF, mais également de les explorer dans leur intégralité (recherche et navigation) et d en récupérer l information pour l exploiter dans d autres outils (traitement de texte, logiciel de retouches d image, etc.). La version 6.0 d Acrobat Reader, disponible depuis (1) (2) Lorsqu on réalise une revue comme Médialog, on est très attaché à la mise en forme des articles que l on considère indispensable au confort de lecture. Il serait dommage que l internaute ne bénéficie pas de ce confort lorsqu il consulte la revue sur la Toile. (3) 16

2 mai 2003, offre de nouvelles options de recherche qui fonctionnent aussi bien en ligne dans un navigateur Internet qu en local pour la recherche dans des documents PDF enregistrés sur le disque dur. On peut ainsi gagner un temps précieux lors de la recherche d informations et, surtout, lors de la récupération de ces informations, qu il s agisse de textes ou d images. CONSULTER UN DOCUMENT PDF Lorsqu on lance Acrobat Reader installé sur son ordinateur (Démarrer Programmes Adobe Reader 6.0 ou par le raccourci généralement déposé sur le Bureau lors de l installation), la fenêtre du logiciel affiche la barre de menus et les barres d outils. Matériels et systèmes Barre de menus Barre d outils Fichier Barre d outils de base Barre d outils Zoom Barre d outils Rotation Si l on veut consulter un fichier PDF présent sur son disque dur, comme avec les autres logiciels, on ouvre le fichier par la commande Fichier-Ouvrir... Lorsqu on est sur la Toile, la consultation d un document PDF se fait par un simple clic sur le lien correspondant de la page Web. Celui-ci provoque le lancement du logiciel Acrobat Reader installé sur le poste de consultation puis l ouverture dans Acrobat Reader du fichier PDF distant (le fichier stocké sur le disque dur du serveur). Acrobat Reader se charge à l intérieur de la fenêtre du navigateur et n affiche pas sa barre de menus. Ce qui fait que, lors de la consultation en ligne d un fichier PDF, deux commandes, qui peuvent être utiles et qui sont accessibles par la barre de menus, ne sont alors disponibles qu en les activant par des raccourcis clavier. Il s agit des commandes Préférences, qui s obtient par Ctrl-K, et Propriétés du document, qui s obtient par Ctrl-D. À la fin de la consultation du fichier PDF, le bouton qui permet le retour à la page précédente du navigateur ferme Acrobat Reader et ramène à la page Web. Si l on souhaite disposer du fichier PDF pour le consulter hors connexion, il faut, avant de retourner à la page Web, le sauvegarder sur le POUR S EXERCER Vous vous intéressez aux aspects juridiques de la publication sur Internet. Nous avons publié, dans Médialog n 45, un article «La Toile et le droit» qui traite de cette question pour les sites d établissement scolaire. Cet article est disponible sur notre site au format PDF. Vous allez le consulter en ligne et y effectuer quelques recherches. Dans la barre d adresses de votre navigateur, tapez l adresse suivante : Cliquez sur le lien de la page proposant le téléchargement de l article. Barre de menus d Internet Explorer Barres d outils d Acrobat Reader Barre d outils d Internet Explorer 17

3 Matériels et systèmes La recherche de base d Acrobat Reader permet de rechercher dans le document actif une suite de caractères ou un mot entier, en tenant éventuellement compte des majuscules (le respect de la casse). La recherche avancée ajoute la possibilité d utiliser l opérateur logique OU, en recherchant éventuellement tous les mots qui contiennent la racine du terme indiqué. 1. Sans lire l article, vous souhaitez savoir rapidement s il parle du droit d auteur. Cliquez sur le bouton Rechercher (les jumelles)? tapez droit d auteur Cliquez sur Rechercher. Dans la fenêtre Résultats s affichent les occurrences de l expression recherchée avec l indication de la page du document où elles se trouvent. Cliquez sur l hypermot pour consulter la zone du document où se trouve l expression. 2. Vous recherchez le terme loi et non pas tous les mots qui contiennent la suite de caractères loi (la chaîne de caractères).? tapez loi Cochez la case Mots entiers Cliquez sur Rechercher. 3. Vous souhaitez consulter rapidement toutes les rubriques «Que dit la loi?» de cet article.? tapez Que dit la loi? Cliquez sur Rechercher. disque dur du poste de consultation (voire sur une disquette) en utilisant la commande Enregistrer d Acrobat Reader. On peut également, dans la page Web, faire un clic droit sur le lien et choisir d Enregistrer la cible sous... Dans ce cas, on sauvegarde le fichier PDF sur son disque dur sans le consulter et sans lancer le «reader»). La consultation du document pourra se faire hors connexion directement dans Acrobat Reader. RECHERCHER DANS UN DOCUMENT Après avoir cliqué sur le bouton Rechercher (les jumelles) de la barre d outils Fichier ou lancé la commande Edition- Rechercher (raccourci clavier Ctrl-F), la fenêtre Recherche PDF apparaît à droite de l écran. Acrobat Reader propose deux modes de recherche : une recherche de base, proposée par défaut, et une recherche avancée. La recherche de base permet de rechercher un terme ou une expression dans la totalité du document, éventuellement dans les signets et les commentaires (si le concepteur du document les a utilisés). L option Mots entiers permet d effectuer la recherche du terme exact et non pas d un radical et de toutes ses déclinaisons. L option Respect de la casse permet de tenir compte des majuscules. En cliquant sur le lien correspondant, en bas de la fenêtre Recherche PDF, on obtient les fonctions de recherche avancée. Pour disposer, par défaut, de ces options, il faut sélectionner dans la barre de menus Edition-Préférences (Ctrl-K), cliquer sur Rechercher, cocher la case Toujours utiliser les options de recherche avancées et valider par OK. Pour rechercher dans un document, la recherche avancée propose un champ Donner les résultats contenant qui permet d effectuer la recherche du mot ou de l expression exacts mais également d un des mots (opérateur logique OU). Elle ajoute, dans les critères supplémentaires, l option Racine identique qui recherche les mots contenant une partie (la racine) du terme indiqué. Par exemple, dans l article «La Toile et le droit» une recherche du terme direct avec l option Racine identique active, affiche dans les Résultats les mots direct, direction, directement, mais pas le mot directeur. 18

4 La recherche avancée dans plusieurs documents PDF permet d effectuer une recherche booléenne. Ici, on recherche dans un ensemble de fichiers PDF situés à un emplacement spécifique du disque dur tous les documents qui évoquent le B2I, mais pas en collège (B2I NON collège). Matériels et systèmes Vous avez téléchargé sur votre disque dur les archives du numéro 44 de Médialog, dans un dossier nommé medialog44. Vous avez choisi d utiliser les options de recherche avancée (Edition-Préférences puis option Rechercher et cocher la case Toujours utiliser les options de recherche avancée). 1. Vous souhaitez savoir si, dans ce numéro de Médialog, il est question du B2I. RECHERCHER DANS PLUSIEURS DOCUMENTS La fonction Recherche PDF permet de rechercher des termes dans plusieurs documents PDF situés à un emplacement spécifique du disque dur de la machine, du réseau local, sans avoir besoin de les ouvrir. On peut également faire une recherche, dans des fichiers PDF situés sur Internet. Dans ce cas, la recherche se fait par l intermédiaire de Google lancé directement par Acrobat Reader. Lors d une recherche dans plusieurs documents PDF situés à un emplacement spécifique, les options de recherche avancée proposent des critères supplémentaires pour spécifier les caractéristiques des documents comme critères de sélection : auteur, titre, sujet, date de création... Il est possible de faire une recherche sur ces seules caractéristiques sans saisir de mot à rechercher. On peut, par exemple, rechercher tous les documents PDF de son disque dur créés après une date donnée ou par un auteur particulier. Il est également possible de faire une recherche booléenne. En sélectionnant l option Recherche par opérateurs booléens dans le champ Donner les résultats contenant, on écrit son équation de recherche dans le champ Quelle terme ou quelle expression recherchez-vous? Les opérateurs logiques disponibles sont le ET, le NON, le OU (OU inclusif) le ^ (OU exclusif). L utilisation des parenthèses permet de définir l ordre d évaluation des termes de la recherche. Les résultats peuvent être triés selon l un des quatre critères suivants : la pertinence, la date de modification, le nom de fichier ou l emplacement. La fenêtre Résultats affiche la liste des fichiers PDF qui répondent à la requête et, pour chaque document, la liste des occurrences des termes recherchés. En cliquant successivement sur les liens proposés, on peut facilement procéder à une lecture rapide de l ensemble des documents et juger très rapidement de leur intérêt. Cliquez sur le bouton Rechercher (les jumelles)? tapez B2i Déroulez la fenêtre Dans tous les documents PDF dans Choisissez Rechercher l emplacement... Parcourez l arborescence de votre disque dur pour sélectionner le dossier medialog44 Cliquez sur OK puis sur le bouton Rechercher Dans la fenêtre Résultats, s affichent les références de trois articles. En cliquant sur la référence d un article, vous obtenez la liste des occurrences du terme B2I présentes dans l article. 2. Vous limitez votre recherche aux articles qui évoquent le B2I en collège.? tapez B2i collège Déroulez la fenêtre Donner les résultats contenant et choisissez Tous les mots Cliquez sur le bouton Rechercher. La fenêtre Résultats n affiche plus la référence du fichier maya44.pdf. 3. Vous limitez votre recherche aux articles qui évoquent le B2I seulement à l école primaire (et donc pas en collège).? tapez B2i NON collège Déroulez la fenêtre Donner les résultats contenant et choisissez Recherche par opérateurs booléens Cliquez sur le bouton Rechercher. La fenêtre Résultats n affiche que la référence du fichier maya44.pdf. 19

5 Matériels et systèmes Les résultats d une recherche dans plusieurs documents donnent la liste des fichiers PDF qui répondent à la requête et, pour chaque document, la liste des occurrences des termes recherchés. Ici la recherche de documents qui évoquent le B2I à l école primaire uniquement, et pas au collège (B2I NON collège), donne la référence d un seul fichier (maya44.pdf) qui contient 5 occurrences du terme B2i. 1. Vous souhaitez récupérer, dans votre traitement de texte, l information relative à la création du C2i, le B2i pour les étudiants et futurs maîtres qui figure dans les Infos du numéro 44. Formulez une nouvelle requête :? tapez B2i Déroulez la fenêtre Donner les résultats contenant et choisissez Mot ou expression exacts Cliquez sur le bouton Rechercher Dans la fenêtre Résultats, cliquez sur Infos44.pdf Dans la barre de menus, choisissez Affichage- Disposition-Une seule page Dans la barre d outils Zoom, cliquez sur le bouton Page entière bouton Texte Placez le curseur dans la marge de gauche, à hauteur du titre «Le C2i : un B2i pour étudiants et futurs maîtres» Le curseur prend la forme d une case superposée sur une barre verticale : l outil Texte est en mode de sélection de colonne Tracez un cadre de sélection autour de la colonne Activez la fonction Edition-Copier ou choisissez dans le menu contextuel Copier dans le pressepapiers (ou utilisez le raccourci-clavier Ctrl-C) Collez le résultat de votre sélection dans votre traitement de texte. RÉCUPÉRER TEXTES ET IMAGES Il n est pas possible de récupérer le texte ou les images de tous les documents PDF. Leurs concepteurs peuvent avoir décidé, à la création du fichier, de ne pas autoriser l impression ou la copie et l extraction du contenu. Il est donc nécessaire, avant d essayer de copier un élément du contenu, de connaître les propriétés du document. Pour cela, il faut activer la fonction Fichier-Propriétés du document, sélectionner l option Protection du document et vérifier, dans Résumé des restrictions, que la copie ou l extraction du contenu, voire l impression, sont autorisées. Lors d une consultation en ligne d un document PDF, la barre de menus d Acrobat Reader n est pas disponible. Pour connaître les restrictions définies pour le document, il est nécessaire d activer la fonction Propriétés du document par le raccourci clavier Ctrl-D. La barre d Outils de base propose trois boutons pour récupérer le contenu d un fichier PDF : l outil Texte pour récupérer une zone de texte, l outil Image pour récupérer une image et l outil Instantané pour récupérer texte et images en même temps. Pour copier des petits segments de texte, après avoir sélectionné l outil Texte, on place le point d insertion au début du texte à sélectionner et on fait un glisserdéplacer jusqu à la fin du texte. On clique deux fois pour sélectionner un mot, trois fois pour sélectionner une ligne et quatre fois pour sélectionner la totalité du texte d une page. Lorsque le segment de texte que l on souhaite copier est long et n est pas visible à l écran dans son intégralité, il peut être utile de créer un deuxième point d insertion en fin de sélection. Pour cela, après avoir défini le premier point d insertion (début de la sélection), on maintient la touche MAJ enfoncée, on se déplace dans le texte jusqu'au dernier caractère et on clique pour définir le deuxième point d insertion (la fin de la sélection). 20

6 Matériels et systèmes L outil Instantané permet de réaliser une «photographie» d une zone délimitée du document. On peut ainsi copier à la fois une ou plusieurs images et du texte. Le résultat au collage est une seule image. Pour sélectionner une colonne, il faut déplacer le curseur vers la colonne jusqu à ce qu il prenne la forme d une case superposée sur une barre verticale. Cela signifie que l outil Texte est en mode de sélection de colonne. Il suffit de tracer un cadre de sélection autour de la colonne de texte. On peut ainsi facilement sélectionner une ou plusieurs colonnes de texte. La sélection ne tient alors pas compte des images. Au collage dans un logiciel de traitement de texte, on obtient un texte qui reproduit les passages à la ligne du document PDF. Pour supprimer rapidement tous ces passages à la ligne intempestifs, on utilise la fonction Remplacer, en demandant de remplacer les marques de fin de paragraphe (^p) par des espaces. Pour sélectionner l intégralité du texte d une page, lorsqu on a choisi la disposition en une seule page (commande Affichage-Disposition), après avoir choisi l outil Texte, il faut activer la commande Edition-Sélectionner tout (raccourci clavier Ctrl-A) (4). Pour copier une image, après avoir sélectionné l outil Image, on clique sur l image pour la sélectionner et, en cliquant avec le bouton droit de la souris, on choisit de Copier l image dans le Presse-papiers. Pour copier une partie de l image, il suffit de tracer un cadre autour de la zone souhaitée avant de faire apparaître le menu contextuel de la sélection. Pour copier plusieurs images figurant sur la même page, ou une image et du texte en même temps, on utilise l outil Instantané. On trace un cadre autour de la zone souhaitée. La délimitation de la zone déclenche instantanément la copie. Texte et images sont récupérés d un seul bloc, comme une image. Il n est pas possible de retravailler le texte dans le logiciel d arrivée. Lorsque l on veut copier un tableau statistique figurant dans un document PDF en conservant intacte sa disposition, il faut utiliser l outil Instantané. Le tableau est alors copié sous forme d image et ne pourra pas être modifié. (4) Si Disposition Continue ou Continue-Page double a été choisie, on sélectionne alors la totalité du texte du document. 2. Dans l article «Voyage et aventure en pays maya», vous souhaitez récupérer, dans votre traitement de texte, l image de la mallette d étude maya, puis sa légende séparément. Dans la fenêtre Résultats, cliquez sur maya44.pdf bouton Image Cliquez sur l image de la mallette et copiez-la Collez l image dans votre traitement de texte bouton Texte Sélectionnez le texte de la légende et copiez-le Collez le texte dans votre traitement de texte. Dans votre traitement de texte, l image et le texte de la légende sont dissociés et vous pouvez modifier ce dernier. 3. Sur la même page, vous souhaitez récupérer en même temps les deux images relatives au cédérom ainsi que leur légende. bouton Instantané Dans la barre de Zoom, cliquez sur Page entière Délimitez une zone entourant les deux images et la légende Acrobat Reader effectue automatiquement la copie dans le presse-papiers. Confirmez éventuellement par OK. Collez l image dans votre traitement de texte. Dans votre traitement de texte, les deux images et la légende sont une seule et même image. 21

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