Guide de développement de «WorkFLows» avec SharePoint Designer 2013

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1 Guide de développement de «WorkFLows» avec SharePoint Designer 2013 Ce document décrit les étapes nécessaires à la création de flux de travail appelé «WorkFlow». (Référence DSI-DT-Guide-Développement-Workflows-V2 Juin 2015)

2 Guide de développement des «workflow» Les «workflow» avec SharePoint Designer 2013 A l UPMC, l usage essentiel de SharePoint Designer est l implémentation de flux de travail appelés aussi workflow. Qu est-ce qu un workflow? (Source Wikipédia) «De façon pratique, le workflow sert à décrire le circuit de validation, les tâches à répartir entre les différents acteurs d'un processus, les délais, les modes de validation, et à fournir à chacun des acteurs les informations nécessaires à l'exécution de sa tâche. Le workflow permet généralement un suivi et identifie les acteurs en précisant leur rôle et la manière de le remplir au mieux. Qu est-ce que SharePoint Designer 2013? SharePoint Designer 2013 est un outil gratuit pour le développement rapide d'applications SharePoint sans ou avec peu de code. 2

3 Guide de développement des «workflow» Remarques : Un Workflow sous SharePoint est une suite d actions qui se déclenchent sous certaines conditions Une condition peut déclencher plusieurs actions Les conditions peuvent être combinées entre elles Exemples de conditions : Comparaison d un champ et d une valeur Date de modification dans un intervalle de dates donné Création ou modification d une ligne par une personne spécifique Etc Exemples d actions : Copier un élément d une liste à une autre Envoyer un courrier électronique Supprimer un élément Etc 3

4 Guide de développement des «workflow» Exemple décrit dans ce guide : Nous allons travailler sur un site possédant deux listes (Liste 1 et Liste 2), ayant exactement les mêmes colonnes (Nom, Prénom, Age). Nous allons implémenter le workflow suivant : quand un utilisateur crée un élément dans la Liste 1, si le champ «Age» est supérieur à 10, cet élément sera copié dans la Liste 2. 4

5 SOMMAIRE I Ouverture du site sous SharePoint Designer II Création du workflow III Paramétrage du workflow (spécifique à l exemple) IV Enregistrement et publication du workflow V Annexe 5

6 I - Ouverture du Site sous SharePoint Designer 1/ Copier l URL de la page d accueil du site SharePoint contenant les listes/bibliothèques sur lesquelles vous voulez créer un workflow. 6

7 I - Ouverture du Site sous SharePoint Designer 2/ Ouverture de SharePoint Designer - Aller sur le menu «Démarrer» - Ouvrir l application SharePoint Designer 7

8 I - Ouverture du Site sous SharePoint Designer 3/ Ouverture du site SharePoint sous SharePoint Designer 8

9 I - Ouverture du Site sous SharePoint Designer 4/ Coller l URL du site dans la barre de recherche en bas puis cliquez sur «Ouvrir». Pour des raisons de sécurité, vous serez invités à vous authentifier pour vérifier que vous êtes bien habilité à modifier le site sur lequel vous voulez travailler. 9

10 II Création du workflow 1/ Une fois l interface SharePoint Designer ouverte, cliquer sur «Flux de travail», à gauche. 10

11 II Création du workflow 2/ Cliquer sur «Flux de travail de liste» en haut à gauche et sélectionnez la liste/bibliothèque pour laquelle vous voulez implémenter le workflow. 11

12 II Création du workflow 3/ Nommer le flux de travail, décrire sa finalité dans la zone «Description», puis cliquez sur «OK» 12

13 III Paramétrage du workflow (spécifique à l exemple) 1/ Cliquer sur l étape pour laquelle la condition doit être définie. 1 13

14 III Paramétrage du workflow (spécifique à l exemple) 2/ Cliquer sur le bouton «Condition» 3/ Choisir la condition convenant au but recherché : «Si le champ de l élément actif est égal à la valeur» 2 14

15 III Paramétrage du workflow (spécifique à l exemple) a b c 4/ Condition «Age est supérieur à 10» Remplacer : a/ «champ» par «Age» a 15

16 III Paramétrage du workflow (spécifique à l exemple) b/ «est égale à» par «est supérieur à» b c/ «valeur» par 10 c 16

17 III Paramétrage du workflow (spécifique à l exemple) 5/ Cliquer sur le bouton «Action» 6/ Choisir l action convenant au but recherché : «Copier un élément de la liste»

18 III Paramétrage du workflow (spécifique à l exemple) a b 7/ Remplacer a/ Le premier «cette liste» par «Elément en cours» b/ Le deuxième «cette liste» par «Liste 2» 18

19 IV Enregistrement et publication du workflow 1/ Il est obligatoire de : a/ Vérifier les erreurs (les corriger s il y en a) b/ Enregistrer c/ Vérifier les erreurs (une nouvelle fois) a b c 19

20 IV Enregistrement et publication du workflow Important Le message suivant doit apparaître si votre workflow ne contient pas d erreur : Attention : Ne pas respecter cette étape peut causer des problèmes à l application SharePoint qui empêchera la publication de tout flux de travail pour l ensemble de sites (redémarrage du service nécessaire) 20

21 IV Enregistrement et publication du workflow 2/ Cliquer sur «Publier» pour activer le Workflow et permettre son utilisation. 21

22 V - ANNEXE Cette annexe contient quelques exemples de workflows qui pourront vous aider à développer vos propres workflows Condition : On teste la valeur d un champ d un élément d une liste Action 1: On copie cet élément dans une autre liste Action 2 : On envoie ensuite un courriel aux personnes composant le groupe «COPIL catalogue» 22

23 V - ANNEXE On peut déclarer une action qui ne s enclenchera si plusieurs conditions sont vérifiées 23

24 V - ANNEXE Plusieurs actions peuvent être enchainées à la suite La modification de l élément en cours peut se répercuter à toutes les autres listes contenant ces éléments à l aide de l action «mettre à jour» 24

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