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1 Para-Maître Versions Fidéicommis Guide de l utilisateur

2 P a g e ii Table des matières FIDÉICOMMIS... 5 OBJECTIFS SPÉCIFIQUES... 5 PRÉAMBULE... 6 MENU GROUPES DE COMPTES... 8 MENU FIDÉICOMMIS... 9 GROUPE DE COMPTES CRÉATION D UN GROUPE DE COMPTES Responsable(s) des accès Sécurité Pour donner accès au groupe de compte MODIFICATION D UN GROUPE DE COMPTES DESTRUCTION D UN GROUPE DE COMPTES TABLE DES RAISONS COMPTABILITÉ EN FIDÉICOMMISICOMMIS ACCÈS AU GROUPE DE COMPTES COMPTES CRÉATION DES COMPTES BANCAIRES MODIFICATION D UN COMPTE BANCAIRE DESTRUCTION D UN COMPTE BANCAIRE TRANSACTIONS ENTRÉE DES TRANSACTIONS Recettes de type REC RFN INT Déboursé de type DEB FRA Impression d un reçu Annulation d une transaction RECHERCHE AVANCÉE TRANSFERT DE FONDS Entre deux dossiers Entre deux comptes Annulation d un transfert CERTIFICAT DE DÉPÔT Achat d un certificat de dépôt Renouvellement d un certificat de dépôt Vente/encaissement d un certificat de dépôt Annulation d un certificat de dépôt, d un renouvellement ou d une vente/encaissement... 39

3 P a g e iii GESTION DES VALEURS EN GARDE Remise d une valeur en garde INTERROGATION COMPTE PAR DOSSIER DOSSIER PAR COMPTE DOSSIER PAR DATE COMPTE PAR DATE GROUPE PAR DATE LISTE DES CERTIFICATS ÉCHÉANTS LISTE DES CERTIFICATS DE DÉPÔT LISTE DES VALEURS EN GARDE LISTE D ÉMISSION DE REÇUS RAPPORT ANNUEL CHÈQUE IMPRESSION DE CHÈQUES REGISTRE DE CHÈQUES Annulation suite à une erreur d impression (Code ANI) Autre correction (Code AUT) LOTS DE CHÈQUES GESTION DES MODÈLES DE CHÈQUES Modèle par défaut Chèque personnalisé par l étude Modification d un modèle de chèque Destruction d un modèle de chèque CONCILIATION IDENTIFICATION DES TRANSACTIONS EN CIRCULATION IDENTIFICATION AUTOMATIQUE DES TRANSACTIONS EN CIRCULATION Configurer l adresse Internet de votre institution financière Télécharger les données bancaires à partir du site Internet de votre institution Charger le fichier contenant les données bancaires dans Para-Maître OPTION COCHER/DÉCOCHER TOUTES LES TRANSACTIONS CONCILIATION D UN COMPTE Rapport de conciliation d un compte CONCILIATION D UN GROUPE DE COMPTES Rapport pour le groupe de comptes CODES GÉNÉRÉS PAR LES ÉCRITURES FIDÉICOMMIS À PARTIR DU DOSSIER-TRAVAIL MODULES «RÉPARTITIONS» OU «ÉTATS DES RECETTES ET DÉBOURSÉS PROVISOIRES»... 95

4 P a g e iv INITIALISATION DE LA COMPTABILITÉ EN FIDÉICOMMIS CONSEIL POUR L INITIALISATION DES SOLDES EN FIDÉICOMMIS ÉTAPES DE L INITIALISATION ANNEXE I EXEMPLE DE FORMULAIRE D INITIALISATION RAPPORT DE CONCILIATION ION MENSUELLE FORMULAIRE D INITIALISATION DE COMPTABILITÉ EN FIDÉICOMMIS TRANSACTIONS À SAISIR DANS LA COMPTABILITÉ EN FIDÉICOMMIS ANNEXE II FORMULAIRE D INITIALISATION FORMULAIRE D INITIALISATION COMPTABILITÉ EN FIDÉICOMMIS ANNEXE III EXEMPLE DE LISTE DE RAISONS

5 FIDÉICOMMIS - OBJECTIFS SPÉCIFIQUES P a g e 5 FIDÉICOMMIS OBJECTIFS SPÉCIFIQUES Être en mesure de : Créer le(s) groupe(s) de comptes ainsi que les comptes bancaires. Initialiser la comptabilité en fidéicommis. Enregistrer, transférer et/ou annuler différentes transactions. Gérer l ensemble des certificats de dépôt et des valeurs en garde. Gérer les chèques informatisés. Interroger et imprimer les dossiers et comptes bancaires selon différents critères. Concilier les divers comptes bancaires et produire les rapports. Produire le rapport annuel.

6 FIDÉICOMMIS - PRÉAMBULE P a g e 6 PRÉAMBULE Ce chapitre a pour but d expliquer et de définir les notions générales traitées dans le présent guide. INITIALISATION L initialisation consiste à identifier le ou les «Groupes de comptes» nécessaires à la tenue de la comptabilité en fidéicommis, à créer les divers comptes bancaires et à saisir, à une date précise, tous les soldes correspondant à la dernière conciliation mensuelle (solde des cartesclients, recettes et déboursés en circulation, transferts de fonds, émission de certificats de dépôt), de telle sorte que les données initiales correspondent aux sommes réelles détenues pour chacun des clients. GROUPE DE COMPTES L appellation «Groupe de comptes» désigne l ensemble des différents comptes bancaires constituant la comptabilité en fidéicommis. La responsabilité du «Groupe de comptes» incombe obligatoirement au(x) notaire(s) ayant complété et transmis le formulaire CDN1 requis par la Chambre des notaires du Québec (CDNQ). En conséquence, le «Groupe de comptes» peut être composé d un seul ou plusieurs comptes généraux, spéciaux et certificats. RESPONSABLE DES ACCÈS Le notaire étant l unique responsable du compte en fidéicommis, seul un ou plusieurs notaires peux(vent) donc être désigné(s) comme «Responsable des accès». Si plusieurs groupes de comptes sont créés, étant donné qu ils sont distincts l un de l autre, il faut déterminer de façon spécifique le(s) responsable(s) des accès pour chacun d eux. Toutefois, cette fonctionnalité n octroie aucun droit à la comptabilité en fidéicommis; elle autorise simplement le(s) responsable(s) à déterminer quelles sont les ressources qui pourront accéder au(x) «Groupe(s) de comptes». SÉCURITÉ Cette option permet d identifier quelles sont les ressources autorisées à accéder à la comptabilité en fidéicommis pour un groupe choisi. Toutefois il est essentiel de s assurer que ces dernières se sont vues attribuer un profil d usager (à partir du module Entretien technique) leur donnant accès aux différents menus et options de la comptabilité en fidéicommis. TYPES DE COMPTES BANCAIRES Compte général Le compte «Général» est l élément principal de la comptabilité en fidéicommis. Toutes les transactions doivent obligatoirement être consignées dans ce compte. Un seul ou plusieurs notaires peuvent en être responsables. À l ouverture du compte général, un formulaire CDN1, signé par le(s) détenteur(s) du compte, doit être remis tant à la CDNQ qu à l institution financière concernée. De la même façon, lors de la fermeture de ce compte, un formulaire CDN3 est alors produit.

7 FIDÉICOMMIS - PRÉAMBULE P a g e 7 Compte spécial Le compte " Spécial " a la particularité d'être rattaché à un dossier spécifique. Il s'agit en fait d'un compte ouvert spécialement au nom d'un client et qui génère des intérêts (exemple : le compte à intérêt quotidien). À l'ouverture du compte les fonds qui y sont transférés proviennent du compte général en fidéicommis et, les intérêts cumulés appartiennent au client. Lors l ouverture de ce compte, un formulaire CDN2 doit être signé par le notaire et le client ayant requis ce transfert de fonds. Par la suite, une copie dudit formulaire est automatiquement acheminée à la CDNQ ainsi qu à l institution financière. Lors de la fermeture de ce compte, toutes les sommes retirées doivent obligatoirement être transférées au compte général en fidéicommis avant d être remise à son titulaire. Compte certificat Le compte «Certificat», quant à lui, se veut quelque peu différent. En effet, son but consiste à gérer l ensemble des certificats transigés auprès d une même institution financière. Ainsi, un seul compte certificat est créé pour chaque institution financière enregistrée dans un même «Groupe de comptes». Toutefois, le formulaire CDN2 requis par la CDNQ est produit lors de l achat de certificats de dépôt et non pas à l ouverture du compte, puisque ce dernier se qualifie comme simple gestionnaire. CONCILIATION La conciliation est une méthode de calcul exécutée sur une base mensuelle. Celle-ci permet de s assurer que toutes les transactions ont été comptabilisées dans les livres et, que le solde bancaire mensuel, une fois toutes les recettes et tous les déboursés du mois identifiés en circulation ou non, correspond au solde aux livres. CONCLUSION Il peut arriver, dans une même étude, que plus d un «Groupe de comptes» soit créé. Dès lors, chaque groupe est indépendant l un de l autre d où l obligation de concilier chacun d eux. En conséquence, il faut attribuer à chacun de ces derniers, un ou des responsables des accès et une sécurité spécifique à leurs besoins. Toutes les transactions enregistrées dans ces groupes sont traitées en fonction de la sélection effectuée.organigramme des menus de la comptabilité en fidéicommis

8 FIDÉICOMMIS- MENU GROUPES de comptes P a g e 8 MENU GROUPES DE COMPTES FONCTIONNEL GESTION DES TABLES VARIABLES GROUPES DE COMPTES SÉCURITÉ ADN ACTION AIDE FENÊTRE Agenda Gestion Dossiers des accès Fiche-Client (*) Voir le guide «Introduction» pour le détail du Menu Action. Menu Action* Accès au site web Manuels en ligne À propos de Accès aux différentes fenêtres de Para-Maître précédemment ouvertes

9 FIDÉICOMMIS- MENU FIDÉICOMMIS P a g e 9 MENU FIDÉICOMMIS COMPTABILITÉ FIDÉICOMMIS TRANSACTIONS INTERROGATION CONCILIATION COMPTES CHÈQUES ADN ACTION AIDE FENÊTRE Entrée des transactions Transfert de fond Certificat de dépôt Gestion des valeurs en garde Compte par dossier Dossier par compte Dossier par date Compte par date Liste des certificats échéants Liste des certificats de dépôt Identification des transactions en circulation Concilaition d un compte Concilaition d un groupe de compte Gestion des comptes de banque Impression des chèques Registre des chèques Lot de chèque Gestion des modèles de chèques Impression en cours Agenda Dossiers Fiche-Client Menu Action* Accès au site web Manuels en ligne À propos de Accès aux différentes fenêtres de Para- Maître précédemment ouvertes Liste des valeurs en garde Liste d émissions de reçus Rapport annuel (*) Voir le guide «Introduction» pour le détail du Menu «Action

10 FIDÉICOMMIS- GROUPE de comptes CRÉATION D UN groupe de comptes P a g e 10 GROUPE DE COMPTES Cette option permet de saisir l information nécessaire à la création d un ou de plusieurs groupes de comptes. Chaque groupe ainsi créé correspond à un rapport de comptabilité en fidéicommis. CRÉATION D UN GROUPE DE COMPTES [Menu Fonctionnel, Gestion des tables variables, groupes de comptes] Cliquer sur l icône AJOUTER UN ENREGISTREMENT ou sur les touches (MAJ+F4) du clavier afin d ajouter une ligne vierge (un nouvel enregistrement). Description des champs ## (numéro) Inscrire le numéro du groupe de comptes (1 à 99). Description du groupe Période AAAAMM Date Dernière conciliation Actif Date initialisation Inscrire la dénomination sociale. Saisir, tout en respectant le format proposé, la date de la dernière conciliation mensuelle; c est-à-dire: toujours le mois précédant la date de la dernière conciliation mensuelle réelle, qu elle soit manuelle ou informatique. Exemple : Dernière conciliation : 31 janvier 2000 Date à inscrire : Affiche la date à laquelle la dernière conciliation informatique a été effectuée. Ce champ est mis à jour automatiquement. Coché par défaut lors de la création. Indique que le groupe est actif. Un groupe de comptes peut être désactivé uniquement lorsque tous les comptes bancaires le composant sont à zéro et qu ils ont été conciliés. Indique automatiquement la date à laquelle le groupe de compte a été initialisé (créé). Prochain # auto. Reçu Valeur en garde Cliquer sur l icône Cocher pour générer des numéros de reçus automatiques et saisir dans le champ suivant le numéro de départ. À défaut, la numérotation est manuelle. Cocher pour générer des numéros de reçus automatiques de valeur en garde et saisir dans le champ suivant le numéro de départ. À défaut, la numérotation est manuelle. ENREGISTRER ou appuyer sur les touches (CTL-S) du clavier.

11 FIDÉICOMMIS- GROUPE de comptes - Création d un groupe de comptes P a g e 11 Cliquer sur l onglet RESPONSABLE, sur l icône BLOC SUIVANT ou appuyer sur la touche (PAGE BAS) du clavier pour accéder à l écran suivant et désigner le(les) responsable(s) du groupe de comptes. Note : Pour désactiver un groupe de comptes il suffit, une fois tous les comptes bancaires à zéro et conciliés, de supprimer le crochet dans le champ précédant le mot Actif. Un groupe de compte ne peut être détruit, seulement désactivé.

12 FIDÉICOMMIS- GROUPE de comptes - Création d un groupe de comptes P a g e 12 RESPONSABLE(S) DES ACCÈS Seule une ressource de type «notaire» peut être responsable des accès. Seul(e) le(la) notaire qui a créé le groupe de compte a accès à l onglet Responsable [Menu Fonctionnel, Gestion des tables variables/groupes de comptes/onglet Responsables ] Groupe Notaire Nom Affiche automatiquement le numéro d identification ainsi que la dénomination sociale du groupe. Saisir le code du(des) notaire(s) responsable(s). Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. S affiche automatiquement en fonction du code choisi. Cliquer sur l icône ENREGISTRER ou appuyer sur la touche (F2) du clavier. Cliquer sur l onglet GROUPES DE COMPTE, l icône BLOC PRÉCÉDENT ou appuyer sur la touche (PAGE HAUT) du clavier pour revenir à l écran précédent. Pour ajouter un second enregistrement, cliquer sur l icône AJOUTER UN ENREGISTREMENT ou sur les touches (MAJ+F4) du clavier afin d ajouter une ligne vierge (un nouvel enregistrement). SÉCURITÉ Il est important de s assurer que les personnes ayant accès à la comptabilité en fidéicommis se sont vu attribuer un profil d usager (via l entretien technique) correspondant à leurs besoins. Sinon, il faut modifier leur profil ou leur en attribuer un nouveau.

13 FIDÉICOMMIS- GROUPE de comptes - Modification d un groupe de comptes P a g e 13 POUR DONNER ACCÈS AU GROUPE DE COMPTE Choisir le groupe de comptes pour lequel il faut donner des accès. [Menu Sécurité, Gestion des accès] Groupe Code Nom Affiche automatiquement le numéro d identification ainsi que la dénomination sociale du groupe. Saisir le code de la ressource désirée. Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. S affiche automatiquement en fonction du code sélectionné. Cliquer sur l icône ENREGISTRER ou appuyer sur les touches (CTL-S) du clavier. Cliquer sur l icône QUITTER ou appuyer sur la touche (ÉCHAP) du clavier pour revenir à l écran précédent et une seconde fois pour quitter ce module. Pour ajouter un second enregistrement cliquer sur l icône ENREGISTREMENT SUIVANT ou appuyer sur la touche ( ) du clavier ou sur l icône AJOUTER UN ENREGISTREMENT ou sur les touches (MAJ+F4) du clavier afin d ajouter une ligne vierge (un nouvel enregistrement). MODIFICATION D UN GROUPE DE COMPTES La Description du groupe et le statut Actif sont les seuls champs modifiables. DESTRUCTION D UN GROUPE DE COMPTES Il est impossible de détruire un groupe de comptes une fois l information confirmée. TABLE DES RAISONS Pour créer une table des raisons justifiant les recettes ainsi que les déboursés, transferts de fonds et annulations, consulter la page 42 du guide «Administration de système-1» ou se référer à l Annexe III des présentes pour une liste suggestive.

14 FIDÉICOMMIS- COMPTABILITÉ en fidéicommis - Accès au groupe de comptes P a g e 14 COMPTABILITÉ EN FIDÉICOMMIS Cette option permet la création de comptes bancaires, l enregistrement et/ou l annulation de transactions, les transferts de fonds, la gestion de l ensemble des certificats de dépôt et des valeurs en garde ainsi que celle des chèques informatisés. Elle autorise également l interrogation et l impression des transactions d un dossier et des comptes selon les critères de recherche, la conciliation bancaire ainsi que la production de divers rapports. [Menu Comptabilité, Fidéicommis] ACCÈS AU GROUPE DE COMPTES Groupe de compte Saisir le numéro du groupe de comptes. Cliquer sur l icône exécuter la sélection. AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour Cliquer sur l icône EXÉCUTER L INTERROGATION ou appuyer sur la touche (F12) du clavier pour accéder au groupe choisi ou cliquez sur le bouton.

15 FIDÉICOMMIS- COMPTES - Création des comptes bancaires P a g e 15 COMPTES Cette option permet de créer le ou les comptes bancaires de l étude et ce, pour un même groupe de comptes. [Comptabilité, Fidéicommis, Compte, Gestion des comptes de banques] CRÉATION DES COMPTES BANCAIRES Institution financière Saisir le code N.A. de l institution financière et le nom s affiche automatiquement. T (type) Type de comptes disponibles : a) G(énéral) b) S(pécial) c) C(ertificat) Compte Dossier Fermé le Saisir le numéro de compte bancaire. Un seul compte certificat ne peut être créé par institution financière. Nous suggérons de choisir le numéro de compte comme suit : soit le mot CERT suivi du code N.A. de l institution financière. Exemple : CERT-812 Saisir le numéro de dossier lorsque requis. Applicable uniquement lors de la création d un compte spécial. Affiche automatiquement la date de fermeture lorsque le statut est inactif.

16 FIDÉICOMMIS- COMPTES - Modification d un compte bancaire P a g e 16 Type Par défaut «Automatique». Modifier au besoin pour «Manuel». Automatique Manuel : (Recommandé) Permet la gestion automatique des numéros de chèques sans aucune impression. Lors de l entrée du déboursés dans l écran Entrée des transactions les choix suivants seront offerts : A (Automatique) Utilise le no de chèque inscrit dans la gestion des comptes; I (Informatique) - uniquement pour l impression des chèques informatiques) ; S (sans chèque). Oblige la saisie des numéros de chèques sans aucune impression. Lors de l entrée du déboursé dans l écran Entrée des transactions les choix suivants sont offerts : M (Manuel) Inscrire le no de chèque manuellement dans le champ; I (Informatique) - uniquement pour l impression des chèques informatiques) ; S (sans chèque). Prochain ### chèque Indiquer le prochain numéro de chèque lorsque le type sélectionné est «Automatique». Site Internet de la banque Transit - Folio Inscrire l adresse Internet de l institution financièrer avec le préfixe http afin que lors de la conciliation vous ayez accès rapidement au site Internet. Suite à l implantation de l impression à l encre magnétique dans Para-Maître, il est maintenant possible d indiquer les informations concernant le numéro de transit et de folio directement dans l écran de la gestion des comptes de banques, permettant ainsi d imprimer ces informations sur les chèques. Actif Bouton Afficher l information sur l émetteur Case cochée par défaut. Supprimer le crochet pour désactiver. Affiche les informations sur le ou les émetteur(s) et le ou les signataire(s) du chèque en cliquant sur ce bouton. De cette façon, si ce compte de banque est utilisé par une succursale de l étude, l adresse et le ou les signataire(s) de cette succursale seront imprimés sur le chèque si vous choisissez ces champs dans la gestion de votre modèle. Cliquer sur l icône Cliquer sur l icône ENREGISTRER ou appuyer sur les touches (CTL-S) du clavier. QUITTER ou appuyer sur la touche (ÉCHAP) du clavier. Note: Un compte bancaire peut être désactivé uniquement lorsque son solde est à zéro et qu il a été concilié. Toutefois, il est possible de réactiver un compte bancaire inactif en cochant la case «Actif». MODIFICATION D UN COMPTE BANCAIRE Seuls les champs Type (Automatique ou Manuel) et Prochain numéro de chèque sont modifiables lorsque la sélection du modèle est «Automatique». DESTRUCTION D UN COMPTE BANCAIRE Il est impossible de détruire un compte bancaire une fois qu il a été confirmé.

17 FIDÉICOMMIS- COMPTES - Destruction d un compte bancaire P a g e 17

18 FIDÉICOMMIS- TRANSACTIONS - Entrée des transactions P a g e 18 TRANSACTIONS Ce menu autorise l enregistrement des différentes transactions en fidéicommis (recettes, déboursés, intérêts, etc.), les transferts de fonds que ce soit entre comptes ou entre dossiers, la gestion des certificats de dépôt et celle des valeurs en garde. Il permet de plus l émission et l impression des reçus ainsi que la production de certaines listes de contrôle. Attention : aucune transaction ne peut être effectuée pour une période déjà conciliée. ENTRÉE DES TRANSACTIONS Cette option permet l enregistrement aux livres comptables de toutes les sommes d argent confiées au notaire lors de transactions. Elle autorise également la remise de ces sommes aux personnes visées par telles transactions et est responsable de la production simultanée de la carte-client et du livre-caisse. [Comptabilité, Fidéicommis, Transaction, Entrée des transactions] Groupe Institution financière Compte de banque Solde au dossier Dernière période conciliée S affiche automatiquement en fonction du groupe préalablement sélectionné lors de l accès à la comptabilité en fidéicommis. Saisir le code N.A. de l institution financière désirée. Cliquer sur l icône AIDE-MÉMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Saisir le numéro du compte bancaire auquel il faut accéder. Cliquer sur l icône AIDE-MÉMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Affiche automatiquement 0,00 lorsqu on appuie sur l icône EXÉCUTER L INTERROGATION ou sur la touche (F12) du clavier. Toutefois, il y a mise à jour automatique de ce champ lors de la saisie du numéro de dossier touché par la transaction. Affiche automatiquement la dernière période conciliée pour ce groupe de comptes lorsqu on clique sur l icône touche (F12) du clavier. EXÉCUTER L INTERROGATION ou que l on appuie sur la

19 FIDÉICOMMIS- TRANSACTIONS ENTRÉE DES TRANSACTIONS P a g e 19 Cliquer sur l icône EXÉCUTER L INTERROGATION ou appuyer sur la touche (F12) du clavier pour accéder au champ Type de transaction (section du bas Information générale ). Type de transaction Sélectionner le type de transaction désirée en saisissant l un des codes suivants : DEB(Débours); FRA(Frais d administration); INT(Intérêts (de la chambre des notaires)); REC(Recettes); ou RFN(Recettes fonds du notaire). No dossier Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Inscrire le numéro du dossier. Annulé Reçu/Chèque No reçu/chèque Date Raison No de contrôle Cliquer sur l icône NO DOSSIER ou appuyer sur les touches (MAJ+F2) du clavier si le dossier concerné est actif à l écran. Par défaut non coché. Cette option est cochée lorsque la transaction est annulée. Champ non saisissable. Indique le genre de reçu ou chèque désiré. Reçu : Si à l écran «Gestion des Groupes en fidéicommis» la case Reçu a été cochée le système ramène automatiquement le choix suivant : A (Automatique) sinon, il affiche M (Manuel). Chèque : Si à l écran «Gestion des comptes de banque» au champ type on sélectionne : 1) Manuel : les choix suivants sont offerts : M(Manuel) ; I(Informatique uniquement pour l impression des chèques informatiques) ; S(sans chèque). 2) Automatique : les choix suivants sont offerts : A(Automatique) ; I(Informatique uniquement pour l impression des chèques informatiques) ; S(sans chèque). Les numéros de reçus s affiche automatiquement en mode automatique lors de la sauvegarde des données, sinon, inscrire le numéro. En mode manuel, il est possible de saisir un même numéro cependant, un message apparaît indiquant que ce dernier a déjà été utilisé. Les numéros de chèque en mode Informatique ne s inscrivent que lors de l impression du chèque. Affiche la date du jour par défaut. Modifier au besoin. Le format autorisé est JJ/MM/AAAA. Si la date de transaction est antérieure à la date de la dernière transaction enregistrée, un message d avertissement apparaît ; pour continuer cliquer sur le bouton OK. Saisir le code identifiant la raison désirée. Cliquer sur l icône AIDE-MÉMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Inscrire directement la raison dans le champ prévu à cet effet. S affiche automatiquement lors de la sauvegarde des données. Note : Le mode «Manuel» permet la gestion manuelle des reçus et des chèques. Si le mode «Automatique» est sélectionné, le système s occupe lui-même de la numérotation des reçus et des chèques. En mode «Informatique» la numérotation des chèques se fait automatiquement lors du lancement et/ou de la confirmation de l impression de ces derniers. Faire un RETOUR ( ) immédiatement après avoir saisi la raison et l écran suivant s affiche selon qu il s agit d une recette ou d un déboursé.

20 FIDÉICOMMIS- TRANSACTIONS ENTRÉE DES TRANSACTIONS - P a g e 20 RECETTES DE TYPE REC RFN INT CODE REC RFN INT Recettes Recette fond du notaire (mise de fonds dans le dossier de type 100 du notaire) Intérêt (Chambre des notaires) Note : Pour plus d informations sur les différents codes utilisés, voir la liste à la page 79 du présent manuel. Montant de la recette Inscrire le montant mais ne pas utiliser le signe $. Le délimiteur de décimale est le point (.). Client 1/ Client 2 Saisir le code N.A. du client dans le dossier concerné. Type de fonds Argent Chèque Dépôt direct Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Par défaut le type «Chèque» est sélectioné. Modifier au besoin. Cliquer sur l icône Cliquer sur l icône ENREGISTRER ou appuyer sur les touches (CTRL-S) du clavier. QUITTER ou appuyer sur la touche (ÉCHAP) du clavier.

21 FIDÉICOMMIS- TRANSACTIONS ENTRÉE DES TRANSACTIONS - P a g e 21 BORDEREAU DE DÉPÔT Il est possible dans Para-Maître de créer et de gérer des bordereaux de dépôts, permettant ainsi une compatibilité et une automatisation complète entre les fichiers des transactions bancaires et celles de Para-Maître dans l écran Identification des transactions en circulation. Il y a deux méthodes pour créer les bordereaux de dépôt. Méthode 1 Créer un bordereau unique pour une recette [Comptabilité/Fidéicommis/Transactions/Entrée des transactions] 1- Entrer les informations de l Institution financière et du Compte de banque dans la section Critères. Faire F-12 ou le crochet rouge ( ) pour passer dans la section suivante. 2- Entrer les informations de la recette et cocher la case Générer le bordereau de dépôt à droite du champ réservé au montant de la recette. 3- Répondre OUI à la question # 57 Voulez-vous générer un bordereau de dépôt pour cette transaction? L écran suivant vous permettra de choisir le format d affichage du bordereau de dépôt que vous pourrez ensuite imprimer papier. Ce bordereau ne contiendra qu une transaction :

22 FIDÉICOMMIS- TRANSACTIONS ENTRÉE DES TRANSACTIONS - P a g e 22 Méthode 2 Créer un bordereau pour plusieurs transactions [Comptabilité/Fidéicommis/Transactions/Entrée des transactions] 1- Entrer plusieurs recettes comme d habitude sans cocher la case Générer les bordereaux de dépôts. Enregistrer. 2- Aller dans l écran Transactions/Bordereau de dépôt, entrer les informations de l Institution financière et du Compte de banque. Faire F-12 ou le crochet rouge ( passer dans la section suivante. ) pour

23 FIDÉICOMMIS- TRANSACTIONS ENTRÉE DES TRANSACTIONS - P a g e 23 Créer le bordereau en inscrivant la date et la description du dépôt. [Comptabilité/Fidéicommis/Transactions/Bordereau de dépôt] Choisir les recettes à inclure dans ce dépôt en cliquant sur cet onglet. 1- Créer le bordereau de dépôt en inscrivant la date du dépôt à gauche, puis une description du dépôt. Enregistrer. 2- Cliquer sur l onglet Transactions du bordereau # _ pour choisir les transactions en inclure dans le bordereau de dépôt. Cocher les transactions à inclure dans le bordereau de dépôt. [Comptabilité/Fidéicommis/Transactions/Bordereau de dépôt] Affiche dans la liste seulement les transactions en chèques ou en argent (n affiche pas les transactions sans chèques) Indique automatiqueme nt les transactions qui ont été annulés. Coche toutes les transactions de la liste afin que celles-ci soient incluses dans le bordereau de dépôt. 3- Cocher dans la case de gauche Inclus les transactions qui seront incluses dans ce bordereau de dépôt. Enregistrer. Le bouton Cocher tout permet de cocher d un seul coup toutes les transactions dans la liste afin de toutes les inclure dans le bordereau de dépôt. Permet d inclure les montants des transactions annulés dans les informations du bordereau.

24 FIDÉICOMMIS- TRANSACTIONS ENTRÉE DES TRANSACTIONS - P a g e 24 La case Annulée à droite de l écran permet d identifier les transactions qui ont été annulées. La case Inclure les transactions annulées permet d afficher dans la liste les transactions qui ont été faite dans cette période et qui ont été annulés. Le champ Total chèque indique le montant total des transactions en chèques choisis pour faire parti de ce bordereau de dépôt. Le champ Total argent indique le montant total des transactions faites en argent cochées dans la liste et qui feront donc partis du bordereau. Le champ Total du bordereau indique le montant total des transactions choisies pour faire partie de ce bordereau de dépôt. DÉBOURSÉ DE TYPE DEB FRA CODE DEB FRA Déboursés Frais d administration Note : Pour plus d informations sur les différents codes utilisés, voir la liste à la page 79 du présent manuel. Montant du déboursé Inscrire le montant mais ne pas utiliser le signe $. Le délimiteur de décimale est le point (.). Client 1 Saisir le code N.A. du client dans le dossier concerné. Client 2/ Client 3 Adresse (Client 1) Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Inscrire les noms manuellement. Saisir le code N.A. dans le champ CLIENT 1, s il y a lieu, et les coordonnées du client (nom et adresse) s affichent automatiquement. Cette information est utile lors de l impression informatique des chèques.

25 FIDÉICOMMIS- TRANSACTIONS ENTRÉE DES TRANSACTIONS - P a g e 25 Cliquer sur l icône Cliquer sur l icône AIDE-MÉMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Inscrire directement les coordonnées du client. ENREGISTRER ou appuyer sur les touches (CTRL-S) du clavier. Cliquer sur l icône IMPRIMER RAPPORT ou appuyer sur la touche (F10) du clavier pour accéder directement à l écran Impression des chèques. Note : Lors de l enregistrement de transactions multiples, cliquer sur l icône AJOUTER UN ENREGISTREMENT ou appuyer sur les touches (MAJ+F4) du clavier ou sur l icône ENREGISTREMENT SUIVANT ou appuyer sur la touche ( ) du clavier et utiliser la fonction «COPIER (F6)» pour éviter la saisie de valeurs identiques entrées précédemment dans le même type de champ.

26 FIDÉICOMMIS- TRANSACTIONS P a g e 26 IMPRESSION D UN REÇU Une fois positionné sur le reçu désiré, cliquer sur l icône appuyer sur la touche (F10) du clavier pour lancer l impression d un reçu. ANNULATION D UNE TRANSACTION IMPRIMER RAPPORT ou L impression d un reçu peut être obtenue sur du papier format lettre ou format légal. Pour déterminer le format de papier, dérouler le menu «Fonctionnel» et sélectionner «Gestion de l étude» puis, pointer l option désirée. Il est possible en tout temps de réimprimer un reçu déjà produit. Pour modifier la langue lors du lancement de l impression d un reçu, lorsque la fenêtre «Impression d un reçu» s affiche à l écran, sélectionner «Version Anglaise». Cocher la case «Pré-imprimé» lors de l utilisation d un format de reçu prédéterminé. Toutefois, ce format ne peut être modifié. Pour obtenir les paramètres de ce format faire imprimer une copie. 1. Dérouler le menu Transactions et sélectionner Entrée des transactions. 2. Compléter les champs Institution financière et Compte de banque. 3. Cliquer sur l icône Exécuter l interrogation ou appuyer sur la touche (F12) du clavier pour accéder au champ Type de transaction. 4. Cliquer sur l icône INTERROGER ou appuyer sur la touche (F11) du clavier pour revenir au mode interrogation. 5. Saisir les critères de recherche permettant de retrouver la transaction à annuler. 6. Lancer la recherche en cliquant sur l icône EXÉCUTER L INTERROGATION ou en appuyant sur la touche (F12) du clavier. 7. Cliquer sur l icône ENREGISTREMENT SUIVANT ou appuyer sur la flèche ( ) du clavier et sur l icône ENREGISTREMENT PRÉCÉDENT ou appuyer sur la flèche ( ) du clavier pour se déplacer d un enregistrement à un autre et choisir celui à annuler. 8. Cliquer sur le bouton ANNULATION pour accéder à la fenêtre Annulation de la recette ou du déboursé selon le type de transaction recherchée. Date d annulation Raison Affiche par défaut la date d enregistrement de la transaction à annuler. Modifier au besoin. Note : Il n est pas possible d annuler une transaction faite dans un mois concilié. Saisir le code identifiant la raison désirée. Cliquer sur l icône AIDE-MÉMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Inscrire directement la raison. Cliquer sur le bouton OK pour confirmer et sauvegarder l annulation.

27 FIDÉICOMMIS- TRANSACTIONS TRANSFERT DE FOND P a g e 27 Un crochet apparaît automatiquement dans la case précédant le mot «Annulé» confirmant ainsi l annulation de cette transaction. Pour obtenir un résultat rapide lors d une recherche, indiquer le type de transaction recherchée, le numéro de dossier et, s il y a lieu, la date d enregistrement. RECHERCHE AVANCÉE Pour faire une recherche avancée qui vous permettra de visualiser vos transactions dans une liste imprimable (pour qu une liste soit disponible, le résultat de la recherche doit contenir plus d une transaction): Mode Intérrogation dans la section Information générale Faire les 5 premières étapes de la section Annulation d une transaction à la page précédente du présent manuel. 6. Une fois les critères de recherches entrés dans les différents champs, cocher la case Recherche avancée en haut, à droite de l écran. 7. Lancer la recherche en cliquant sur l icône EXÉCUTER L INTERROGATION ou en appuyant sur la touche (F12) du clavier. 8. Dans la liste des transactions à l écran, double-cliquer sur la transaction que vous désirez visualiser dans l écran des transactions. Si vous désirez imprimer cette liste, cliquer sur l icône IMPRIMER RAPPORT ou appuyer sur la touche (F10) du clavier pour lancer l impression. NOTE : L icône de l impression peut ne pas être disponible si les droits d impression des listes des recherches avancés ne vous ont pas été donnés par l administrateur du système. (Voir le manuel Administration de système 1 ) Avant de lancer l interrogation, appuyer sur la touche F3 vous permettra de connaître le nombre de transaction que l interrogation vous rammenera.

28 FIDÉICOMMIS- TRANSACTIONS TRANSFERT DE FOND P a g e 28 TRANSFERT DE FONDS Cette option permet le déplacement de sommes d argent d un dossier à un autre ou d un compte à un autre. Une seule opération suffit pour générer les écritures appropriées. [Comptabilité, Fidéicommis, Transaction, Tranfert de fond] Sélectionner l onglet désiré soit : Entre deux dossiers ou Entre deux comptes. ENTRE DEUX DOSSIERS SECTION CRITÈRES Numéro du groupe Institution financière Compte de banque Dernière période conciliée S affiche automatiquement en fonction du groupe préalablement sélectionné lors de l accès à la comptabilité en fidéicommis. Saisir le code N.A. de l institution financière désirée. Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Saisir le numéro du compte bancaire concerné par le transfert. Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Affiche automatiquement la dernière période conciliée pour ce compte.

29 FIDÉICOMMIS- TRANSACTIONS TRANSFERT DE FOND P a g e 29 Cliquer sur l icône EXÉCUTER L INTERROGATION ou appuyer sur la touche (F12) du clavier pour accéder au champ Date du transfert (deuxième section Détails ). SECTION DÉTAILS Date du transfert Affiche par défaut la date du jour. Modifier au besoin. Montant transféré Saisir le montant à transférer, ne pas utiliser le symbole $. Le délimiteur de décimale est le point (.). Raison Saisir le code identifiant la raison désirée. Reçu Annulé SECTION ORIGINE DES FONDS Dossier Solde dossier Raison Nom Cliquer sur l icône AIDE-MÉMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Inscrire directement la raison dans le champ prévu à cet effet. Cocher la case pour produire un reçu. Le champ # affiche le numéro du reçu lors de la sauvegarde des données si la case précédant le mot Reçu a été cochée lors de la création du «Groupe de comptes». À défaut, saisir manuellement le numéro de reçu. Case cochée uniquement lorsque la transaction est annulée. Champ non saisissable. Inscrire le numéro du dossier. Cliquer sur l icône NO DOSSIER ou appuyer sur les touches (MAJ+F2) du clavier si le dossier concerné est actif à l écran. Affiche automatiquement le solde du dossier inscrit. Saisir le code identifiant la raison désirée. Cliquer sur l icône AIDE-MÉMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Inscrire directement la raison dans le champ prévu à cet effet. Saisir le code N.A. du client dans le dossier concerné. SECTION DESTINATION DES FONDS Dossier Solde dossier Cliquer sur l icône Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Saisir le numéro du dossier pour lequel le transfert des fonds est destiné. Affiche automatiquement le solde du dossier sélectionné. Toutefois, dès la confirmation du transfert il y a mise à jour automatique de ce champ qui affiche le nouveau solde au dossier. ENREGISTRER ou appuyer sur les touches (CTRL-S) du clavier. Cliquer sur l icône IMPRIMER RAPPORT ou appuyer sur la touche (F10) du clavier pour l impression d un reçu. Cliquer sur l icône QUITTER ou appuyer sur la touche (ÉCHAP) du clavier. Pour effectuer un autre transfert de fonds sans quitter la fenêtre active, cliquer sur l icône ENREGISTREMENT SUIVANT ou appuyer sur la touche ( ) du clavier.

30 FIDÉICOMMIS- TRANSACTIONS TRANSFERT DE FOND P a g e 30 ENTRE DEUX COMPTES SECTION CRITÈRES Numéro du groupe Dossier S affiche automatiquement en fonction du groupe préalablement sélectionné lors de l accès à la comptabilité en fidéicommis. Inscrire le numéro du dossier. Cliquer sur l icône NO DOSSIER ou appuyer sur les touches (MAJ+F2) du clavier si le dossier concerné est actif à l écran. Cliquer sur l icône EXÉCUTER L INTERROGATION ou appuyer sur la touche (F12) du clavier pour accéder au champ Date du transfert (deuxième section Détails ). SECTION DÉTAILS Date du transfert Affiche par défaut la date du jour. Modifier au besoin. Montant transféré Saisir le montant à transférer, ne pas utiliser le symbole $. Raison Saisir le code identifiant la raison désirée. Annulé Cliquer sur l icône AIDE-MÉMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Inscrire directement la raison dans le champ prévu à cet effet. Case cochée uniquement lorsque la transaction est annulée. Champ non saisissable.

31 FIDÉICOMMIS- TRANSACTIONS TRANSFERT DE FOND P a g e 31 SECTION DESTINATION DES FONDS Institution financière Saisir le code N.A. de l institution financière désirée. Cliquer sur l icône effectuer la sélection. AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour Compte Saisir le numéro du compte bancaire concerné par le transfert. Solde dossier Chèque Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Affiche automatiquement le solde du dossier inscrit. Saisir l une des options suivantes en fonction du type sélectionné lors de la création du compte soit : A(utomatique); I(informatique); M(anuel); S(ans chèque). # Chèque manuel Inscrire le numéro de chèque si le type «Manuel» a été sélectionné lors de la création du compte. Sinon, ne rien écrire et le système attribue un numéro lors de la confirmation de la transaction pour le type «Automatique» ou lors du lancement de l impression du chèque pour le type «Informatique». Solde dossier Dernière période conciliée SECTION DESTINATION DES FONDS Institution financière Affiche automatiquement le solde du dossier inscrit. Affiche automatiquement la dernière période conciliée pour ce compte. Saisir le code N.A. de l institution financière désirée. Compte de banque Solde dossier Dernière période conciliée Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Saisir le numéro du compte bancaire pour lequel les fonds provenant du transfert sont destinés. Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Affiche automatiquement le solde du dossier sélectionné. Dès la confirmation du transfert, il y a mise à jour automatique de ce champ qui affiche le nouveau solde du dossier. Affiche automatiquement la dernière période conciliée pour ce compte. Faire un RETOUR ( ) immédiatement après avoir saisi le numéro du compte bancaire et l écran suivant s affiche si le type de chèque sélectionné est I(nformatique) et saisir l information pertinente.

32 FIDÉICOMMIS- TRANSACTIONS TRANSFERT DE FOND P a g e 32 À l ordre de Adresse Saisir le code N.A. du client concerné. Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection parmi les clients du dossier. Saisir directement à l écran le nom et l adresse du client. S affiche automatiquement lors de la saisie du code N.A. du client. À défaut saisir l information. Cliquer sur l icône ENREGISTRER ou appuyer sur les touches (CTRL-S) du clavier. Cliquer sur l icône IMPRIMER RAPPORT ou appuyer sur la touche (F10) du clavier pour accéder directement à l écran Impression des chèques. Pour effectuer un second transfert de fonds sans quitter la fenêtre active, cliquer sur l icône ENREGISTREMENT SUIVANT ou appuyer sur la touche ( ) du clavier. ANNULATION D UN TRANSFERT 1. Dérouler le menu Transactions, sélectionner Transfert de fonds et l option désirée soit Entre deux dossiers ou Entre deux comptes. 2. Compléter les champs Institution financière et Compte de banque s il s agit de l annulation d un transfert Entre deux dossiers ou le champ Dossier pour l annulation d un transfert Entre deux comptes. 3. Cliquer sur l icône EXÉCUTER L INTERROGATION ou appuyer sur la touche (F12) du clavier pour accéder au champ suivant. 4. Cliquer sur l icône INTERROGER ou appuyer sur la touche (F11) du clavier pour revenir en mode interrogation. 5. Saisir les critères de recherche permettant de retrouver le transfert à annuler. 6. Lancer la recherche en cliquant sur l icône EXÉCUTER L INTERROGATION ou en appuyant sur la touche (F12) du clavier. 7. Cliquer sur l icône ENREGISTREMENT SUIVANT ou appuyer sur la flèche ( ) du clavier et sur l icône ENREGISTREMENT PRÉCÉDENT ou appuyer sur la flèche ( ) du clavier pour se déplacer d un enregistrement à un autre et choisir celui à annuler. 8. Cliquer sur le bouton ANNULATION D UN TRANSFERT pour accéder à la fenêtre Annulation d un transfert de fonds Entre deux dossiers ou Entre deux comptes selon le type de transfert recherché.

33 FIDÉICOMMIS- TRANSACTIONS TRANSFERT DE FOND P a g e 33 Date d annulation Raison Affiche par défaut la date d enregistrement du transfert à annuler. Modifier au besoin. Saisir le code identifiant la raison désirée. Cliquer sur l icône AIDE-MÉMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Inscrire directement la raison dans le champ prévu à cet effet. Cliquer sur le bouton OK pour confirmer et sauvegarder l annulation. Un crochet apparaît automatiquement dans la case «Annulé» confirmant l annulation de ce transfert.

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35 FIDÉICOMMIS-- Certificat de dépôt P a g e 35 CERTIFICAT DE DÉPÔT Cette option autorise l achat, le renouvellement ou la vente et l encaissement des certificats de dépôt provenant de sommes détenues dans le compte général en fidéicommis ou dans un compte spécial. Une seule saisie suffit pour générer les écritures appropriées. [Comptabilité, Fidéicommis, Transaction, Certificat de dépôt] ACHAT D UN CERTIFICAT DE DÉPÔT SECTION INFORMATION GÉNÉRALE Numéro du groupe Séquence S affiche automatiquement en fonction du groupe préalablement sélectionné lors de l accès à la comptabilité en fidéicommis. Numéro séquentiel généré automatiquement par le système lequel s affiche lors de la sauvegarde des données. SECTION ORGINE DES FONDS Institution financière Saisir le code N.A. de l institution financière désirée. Cliquer sur l icône effectuer la sélection. AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour Compte de banque Type de chèque Saisir le numéro du compte bancaire concerné. Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Saisir l une des options suivantes en fonction du type sélectionné lors de la création du compte soit : A(utomatique); I(informatique); M(anuel); S(ans chèque).

36 FIDÉICOMMIS-- Certificat de dépôt P a g e 36 # (numéro) chèque Inscrire le numéro de chèque si le type «Manuel» a été sélectionné lors de la création du compte. À défaut ne rien écrire et le système attribue un numéro lors de la confirmation de la transaction pour le type «Automatique» ou lors du lancement de l impression de chèque pour le type «Informatique». Numéro de dossier Inscrire le numéro du dossier. Cliquer sur l icône NO DOSSIER ou appuyer sur les touches (MAJ+F2) du clavier si le dossier concerné est actif à l écran. Solde dossier Affiche automatiquement le solde du dossier inscrit. SECTION CERTIFICAT DE DÉPÔT Date d achat Affiche par défaut la date du jour. Modifier au besoin. Numéro du certificat Inscrire le numéro apparaissant sur le certificat de dépôt remis par de l institution financière. Champ modifiable en tout temps. Montant Saisir le montant du certificat, ne pas utiliser le symbole $. Le délimiteur de décimale est le point (.). Taux d intérêts Saisir le montant du taux. Le délimiteur décimale est le point (.). Date d échéance Inscrire la date d échéance du certificat. Le format autorisé est JJ/MM/AAAA. SECTION DESTINATION DES FONDS Institution financière Saisir le code N.A. de l institution financière désirée. Compte de banque Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Affiche automatiquement le numéro du compte certificat de l institution financière sélectionnée au champ précédent. INFORMATION GÉNÉRALE Prochaine date d échéance Certificat annulé Nombre de renouvellement Vente/Encaissement Montant à jour Affiche la date de renouvellement lors de la sauvegarde des données une fois l écran rafraîchi. Case cochée uniquement lorsque le certificat est annulé. Champ non saisissable. Par défaut 0. Par la suite, il y a mise à jour ponctuelle de ce champ en fonction du nombre de renouvellement. Case cochée uniquement lors de la vente et l encaissement du certificat. Champ non saisissable. Indique le montant du certificat lors de l acquisition. Par la suite, ce champ est mis à jour automatiquement lors du renouvellement et affiche le nouveau montant, s il y a lieu.

37 FIDÉICOMMIS-- Certificat de dépôt P a g e 37 RENOUVELLEMENT D UN CERTIFICAT DE DÉPÔT 1. Dérouler le menu Transaction et sélectionner Certificat de dépôt. 2. Cliquer sur l icône INTERROGER ou appuyer sur la touche (F11) du clavier pour revenir au mode interrogation. 3. Saisir les critères de recherche permettant de retrouver le certificat à renouveler. 4. Lancer la recherche en cliquant sur l icône EXÉCUTER L INTERROGATION ou en appuyant sur la touche (F12) du clavier. 5. Cliquer sur l icône ENREGISTREMENT SUIVANT ou appuyer sur la flèche ( ) du clavier ou sur l icône ENREGISTREMENT PRÉCÉDENT ou appuyer sur la flèche ( ) du clavier se déplacer d un enregistrement à un autre et choisir celui à renouveler. 6. Cliquer sur l onglet RENOUVELLEMENT et la fenêtre ci-après apparaît. SECTION CERTIFICAT DE DÉPÔT Numéro certificat / Montant / Taux d intérêt / Date d échéance Vente/Encaissement Annulé Date du Renouvellement Numéro Certificat Date Échéance S affichent automatiquement. Case cochée uniquement lorsque le certificat est vendu/encaissé. Champ non saisissable. Case cochée uniquement lorsque le renouvellement du certificat est annulé. Champ non saisissable. Affiche la date du jour. Modifier au besoin. Affiche le numéro du certificat précédemment saisi lors de l achat. Champ non modifiable. Inscrire la nouvelle date d échéance du certificat. Taux Intérêt Inscrire le taux d intérêt, ne pas utiliser le symbole $. Le délimiteur est le point (.). Montant Renouvelé Inscrire le montant du renouvellement (capital + intérêt, s il y a lieu). Note : Afin de s assurer de pouvoir renouveller le certificat avant la date d échéance, il peut être efficace de mettre une date de renouvellement dans un futur proche (la semaine suivante par exemple )

38 FIDÉICOMMIS-- Certificat de dépôt P a g e 38 VENTE/ENCAISSEMENT D UN CERTIFICAT DE DÉPÔT Pour retracer le certificat de dépôt aux fins de la vente/encaissement, consulter la procédure établie au chapitre «Renouvellement d un certificat de dépôt» à la page 36 du présent guide. Cliquer sur l onglet VENTE/ENCAISSEMENT et la fenêtre ci-après apparaît. SECTION CERTIFICAT DE DÉPÔT Date d achat / Numéro certificat / Montant / Taux d intérêt / Date d échéance SECTION ORIGINE DES FONDS Institution financière / Compte banque / # Dossier / Solde dossier SECTION DESTINATIN DES FONDS Date vente Montant final S affichent automatiquement. S affichent automatiquement. Saisir la date de la vente/encaissement du certificat. Inscrire le montant de la vente/encaissement (soit : capital et intérêt s il y a lieu). $ des intérêts Affiche automatiquement le montant des intérêts cumulés depuis la date d achat du certificat. Institution financière Saisir le code N.A. de l institution financière. Compte de banque Désirez-vous un reçu Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Saisir le numéro du compte bancaire auquel les fonds provenant de la vente/encaissement sont destinés. Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Cocher pour l obtention d un reçu.

39 FIDÉICOMMIS-- Certificat de dépôt P a g e 39 # (numéro) Inscrire le numéro de reçu si le type «Manuel» a été sélectionné lors de la création du compte. À défaut, ne rien écrire et le système attribue un numéro lors de la confirmation de la transaction pour le type «Automatique» ou lors du lancement de l impression des chèques pour le type «Informatique». À quel nom Cliquer sur l icône Saisir le code N.A. du client concerné et le nom s affiche. Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection parmi les clients du dossier. ENREGISTRER ou appuyer sur la touche (F2) du clavier. Cliquer sur l icône IMPRIMER RAPPORT ou appuyer sur la touche (F10) du clavier pour obtenir un reçu lequel correspond uniquement au montant de l intérêt cumulé. Cliquer sur l icône QUITTER ou appuyer sur la touche (ÉCHAP) du clavier. Un crochet apparaît automatiquement dans la case «Vente/encaissement» confirmant le rachat du certificat. ANNULATION D UN CERTIFICAT DE DÉPÔT, D UN RENOUVELLEMENT OU D UNE VENTE/ENCAISSEMENT 1. Dérouler le menu Transactions, sélectionner Certificat de dépôt. 2. Cliquer sur l icône INTERROGER ou appuyer sur la touche (F11) du clavier pour revenir au mode interrogation. 3. Saisir les critères de recherche permettant de retrouver l élément à annuler. 4. Lancer la recherche en cliquant sur l icône EXÉCUTER L INTERROGATION ou en appuyant sur la touche (F12) du clavier. 5. Cliquer sur l icône ENREGISTREMENT SUIVANT ou appuyer sur la flèche ( ) du clavier et sur l icône ENREGISTREMENT PRÉCÉDENT ou appuyer sur la flèche ( ) du clavier pour se déplacer d un enregistrement à un autre et choisir celui à annuler. 6. Cliquer, selon le cas, sur l un des boutons suivants : ANNULATION DU CERTIFICAT de l onglet Achat ou ANNULATION DU RENOUV. de l onglet Renouvellement ou ANNULATION VENTE/ENCAIS. de l onglet Vente/Encaissement et la fenêtre suivante apparaît. Date d annulation Raison Affiche par défaut la date du jour. Modifier au besoin. Saisir le code identifiant la raison désirée. Cliquer sur l icône AIDE-MÉMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Inscrire directement la raison dans le champ prévu à cet effet. Cliquer sur le bouton OK pour confirmer et sauvegarder l annulation. Un crochet apparaît automatiquement dans la case appropriée confirmant l annulation.

40 FIDÉICOMMIS-- Gestion des valeurs en garde P a g e 40 GESTION DES VALEURS EN GARDE Cette option permet de lister les différentes valeurs en garde remises au notaire (telles que : certificats d actions, livres de compagnies, biens meubles remis dans le cadre d une succession, etc.), de produire des reçus et d inscrire une date de remise au client. [Comptabilité, Fidéicommis, Transactions, Gestion des valeurs en garde] Groupe Dossier No. reçu Description Date reçu Date remis Raison S affiche automatiquement en fonction du groupe préalablement sélectionné lors de l accès à la comptabilité en fidéicommis. Inscrire le numéro du dossier. Cliquer sur l icône NO DOSSIER ou appuyer sur les touches (MAJ+F2) du clavier si le dossier concerné est actif à l écran. S affiche automatiquement si en mode automatique. Sinon, inscrire le numéro. En mode manuel il est possible de saisir un même numéro cependant, un message apparaît indiquant que ce numéro a déjà été utilisé. Saisir une brève description de la valeur en garde. Inscrire la date de réception. Saisir la date uniquement lors de la remise de la valeur en garde. Saisir le code identifiant la raison désirée. Origine Cliquer sur l icône Cliquer sur l icône AIDE-MÉMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Inscrire directement la raison. Saisir le code N.A. du client qui a remis cette valeur en garde et le nom s affiche. Appuyer sur la toucher RETOUR ( ) et inscrire directement le nom du client. ENREGISTRER ou appuyer sur la touche (F2) du clavier. Cliquer sur l icône IMPRIMER RAPPORT ou appuyer sur la touche (F10) du clavier pour lancer l impression du reçu. Cliquer sur l icône QUITTER ou appuyer sur la touche (ÉCHAP) du clavier.

41 FIDÉICOMMIS-- Gestion des valeurs en garde P a g e 41 REMISE D UNE VALEUR EN GARDE 1. Dérouler le menu Transactions et sélectionner Gestion des valeurs en garde. 2. Saisir les critères de recherche permettant de retrouver la valeur en garde à remettre. 3. Lancer la recherche en cliquant sur l icône EXÉCUTER L INTERROGATION ou en appuyant sur la touche (F12) du clavier. 4. Cliquer sur l icône ENREGISTREMENT SUIVANT ou appuyer sur la flèche ( ) du clavier et sur l icône ENREGISTREMENT PRÉCÉDENT ou appuyer sur la flèche ( ) du clavier se déplacer d un enregistrement à un autre et choisir à celle à remettre. 5. Compléter le champ Date remis. 6. Cliquer sur l icône ENREGISTRER ou appuyer sur la touche (F2) du clavier. 7. Cliquer sur l icône QUITTER ou appuyer sur la touche (ÉCHAP) du clavier.

42 FIDÉICOMMIS-- Correction P a g e 42 CORRECTION Il est possible de faire plusieurs corrections dans votre fidéicommis tout en conservant des traces de ces modifications. [Comptabilité/Fidéicommis/Transactions/Corrections] Déconcilier ce groupe Permet de déconcilier le groupe de compte dans lequel vous êtes. En cliquant sur ce bouton, la fenêtre suivante s affichera, vous invitant à insérer un commentaire pour expliquer la raison de la déconciliation. Cliquer sur le bouton GO une fois l information entrée. Note : Le champ Remarque est obligatoire. L écran suivant vous indiquera que la déconciliation est terminée. Cliquer sur OK pour revenir à l écran des corrections.

43 FIDÉICOMMIS-- Correction P a g e 43 Déconcilier un compte de ce groupe Permet de déconcilier l un des comptes inclus dans le groupe de compte dans lequel vous êtes. En cliquant sur ce bouton, la fenêtre suivante s affichera, vous invitant à inscrire les informations reliés au compte à déconcilier ainsi qu un commentaire pour expliquer la raison de la déconciliation. Cliquer sur le bouton GO une fois les informations complétées. Note : La période à déconcilier doit être supérieure à la dernière période conciliée du groupe de compte et ne peut être inférieure à la dernière période concilié pour ce compte. L écran suivant vous avise de la réussite de la déconciliation. Cliquer sur OK pour revenir à l écran des corrections.

44 FIDÉICOMMIS-- Correction P a g e 44 Recalculer le solde d un dossier Si le solde de votre dossier n est pas correct malgré que toutes les transactions dans le dossier le soit, il est possible qu une erreur de calcul se soit glissé dans Para-Maître. Vous pouvez recalculer le solde de votre dossier à partir de ce bouton. Indique le solde erroné actuel du dossier. Indique le solde corrigé du dossier suite au recalcul. 1- Remplir les champs Institution financière et Compte de banque ; 2- Insérer le numéro du dossier dont vous voulez recalculer le solde dans le champ Numéro de dossier ; 3- Enfin, inscrire la raison pour laquelle vous faites ce recalcule dans le champ Remarque. 4- Le solde du dossier actuel et le montant recalculé seront affichés dans les champs Solde courant et Solde réel, vous permettant de vous assurer que le nouveau solde sera correct. 5- Cliquer sur le bouton GO pour terminer le processus de recalcule. 6- Cliquer sur OK pour revenir à l écran des corrections.

45 FIDÉICOMMIS-- Correction P a g e 45 Changer la date d une transaction Cet écran vous permet de modifier une date de transaction suite à une erreur. Indique la date actuelle de la transaction que vous désirez modifier. 1- Insérer l institution financière et le compte de banque; 2- Indiquer le numéro de séquence de la transaction à modifier ; 3- Indiquer la nouvelle date de la transaction; 4- Inscrire une raison ou une remarque expliquant pourquoi vous faites la modification; 5- Cliquer sur le bouton GO pour terminer le processus. Cliquer sur OK pour revenir à l écran des corrections.

46 FIDÉICOMMIS-- Correction P a g e 46 Onglet Log Cet onglet conserve toutes les modifications faites à partir de l écran Corrections. Les informations conservées incluent: - La date de la correction - L usager qui a fait la correction - La remarque inscrite lors de la correction - La description détaillée de ce qui a été fait (le no du groupe de compte, le numéro du compte.etc.) Note : On peut imprimer ce log (F10)

47 FIDÉICOMMIS- -INTERROGATION-/ P a g e 47 INTERROGATION Ce menu autorise la consultation des cartes-clients ainsi que du journal caisse-recettes tant pour un compte en particulier que pour un groupe de comptes ou un dossier. Il permet également la production et l impression de différentes listes (certificats de dépôt; valeurs en garde; émission de reçus) et du rapport annuel. Puisqu il s agit d interroger aux fins de consultation seulement, aucune correction ou saisie de données n est possible. En interrogeant les différentes options du menu Interrogation on obtient les résultats suivants : MENU CONSULTÉ Compte par dossier Dossier par compte RÉSULTAT OBTENU Solde de tous les dossiers (cartes-clients) dont les transactions ont été effectuées, à l intérieur de la période définie, pour un compte de banque spécifique. Solde d un dossier précis (carte-client) contenu dans un seul compte bancaire ou réparti dans divers comptes. Exemple : Dossier par date Compte par date Groupe par date Journal caisse-recettes, montrant les entrées par ordre de date, pour un dossier spécifique. Journal caisse-recettes, affichant les entrées par ordre de date, pour un compte bancaire choisi. Journal caisse-recettes, présentant les entrées par ordre de date, de tous les comptes bancaires composant le groupe sélectionné. Lors de l impression du rapport, plusieurs formats d impression à l écran vous seront proposés, le format par défaut de Para-Maître est le format PDF (Acrobat) qui ne vous permet pas de modifier les rapports. Les formats Word(.RTF), Excel (.XML et.crv) vous permettent de modifier les informations contenus dans le rapport de façon plus ou moins flexible selon le cas. Les formats.html et XML peuvent vous permettre d afficher le rapport, sur un site web par exemple.

48 FIDÉICOMMIS- -INTERROGATION-Compte par dossier P a g e 48 COMPTE PAR DOSSIER [Comptabilité, Fidéicommis, Interrogation, Compte par dossier] Groupe Institution financière Compte de banque Période À - S affiche automatiquement en fonction du groupe préalablement sélectionné lors de l accès à la comptabilité en fidéicommis. Saisir le code N.A. de l institution financière désirée. Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Ne rien écrire et le champ affiche par défaut TOUTES LES INSTITUTIONS du groupe de comptes. Saisir le numéro du compte bancaire à interroger. Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Ne rien écrire et le champ affiche par défaut TOUS LES COMPTES du groupe de comptes. Inscrire la période touchée par l interrogation. Cliquer sur l icône EXÉCUTER L INTERROGATION ou appuyer sur la touche (F12) du clavier pour afficher l information contenue dans les champs suivants. Dossier Solde actuel Affiche tous les dossiers (incluant ceux dont le solde est à zéro) pour lesquels des transactions ont été effectuées pour la période demandée. Affiche par défaut le solde aux livres en fonction des critères de recherche.

49 FIDÉICOMMIS- -INTERROGATION-Compte par dossier P a g e 49 Positionner le curseur sur le numéro de dossier à consulter et cliquer sur l onglet TRANSACTION, sur l icône BLOC SUIVANT ou appuyer sur la touche (PAGE BAS) du clavier pour afficher les transactions du dossier. Positionner le curseur sur la transaction à consulter et cliquer sur l onglet DÉTAILS, sur l icône BLOC SUIVANT ou appuyer sur la touche (PAGE BAS) du clavier pour visualiser les détails. Groupe / Institution financière / Compte de banque / Dossier Date transaction / Type transaction / Nom 1 / Raison No reçu / Chèque Type de fonds Recette / Déboursé En circulation S affichent automatiquement. S affichent automatiquement. Affiche le numéro du reçu ou du chèque selon qu il s agit d une recette ou d un déboursé. Affiche le code correspondant au type de transaction enregistrée. Affiche le montant dans l un ou l autre champ selon qu il s agit d une entrée ou d une sortie de fonds. Case cochée uniquement lorsque la transaction est identifiée comme étant en circulation lors de la conciliation du compte bancaire. Champ non saisissable. Cliquer une première fois sur l icône BLOC PRÉCÉDENT ou appuyer sur la touche (PAGE HAUT) du clavier pour revenir à l écran précédent et une seconde fois pour revenir à l écran principal de cette option. Cliquer sur l icône QUITTER ou appuyer sur la touche (ÉCHAP) du clavier.

50 FIDÉICOMMIS- -INTERROGATION-Dossier par compte P a g e 50 DOSSIER PAR COMPTE [Comptabilité, Fidéicommis, Interrogation, Dossier par compte] Groupe Dossier Solde S affiche automatiquement en fonction du groupe préalablement sélectionné lors de l accès à la comptabilité en fidéicommis. Saisir le numéro du dossier à consulter. Cliquer sur l icône NO DOSSIER ou appuyer sur les touches (MAJ+F2) du clavier si le dossier concerné est actif à l écran. Le solde du dossier s affiche automatiquement après avoir appuyé sur la toucher RETOUR ( ) au champ Dossier. Cliquer sur l icône EXÉCUTER L INTERROGATION ou appuyer sur la touche (F12) du clavier pour afficher l information contenue dans les champs suivants. Institution financière / Compte / Solde S affrichent automatiquement Positionner le curseur sur le numéro de compte à consulter et cliquer sur l onglet TRANSACTION, l icône BLOC SUIVANT ou appuyer sur la touche (PAGE BAS) du clavier pour afficher les transactions.

51 FIDÉICOMMIS- -INTERROGATION-Dossier par compte P a g e 51 Groupe / Institution financière / Compte de banque / Dossier / Solde Date Type/ ### (numéro) Recette/Déboursé En circulation S affichent automatiquement S affichent automatiquement S affichent automatiquement. Affiche automatiquement le montant dans l un ou l autre champ selon qu il s agit d une entrée ou d une sortie de fonds. Case cochée uniquement lorsque la transaction est identifiée comme étant en circulation lors de la conciliation du compte bancaire. Champ non saisissable. Positionner le curseur sur la date de transaction à consulter et cliquer sur l onglet TRANSACTION, sur l icône BLOC SUIVANT ou appuyer sur la touche (PAGE BAS) du clavier pour visualiser les détails.

52 FIDÉICOMMIS- -INTERROGATION-Dossier par compte P a g e 52 Groupe / Institution financière / Compte de banque / Dossier Date transaction / Type transaction / Nom 1 / Raison No reçu / Chèque Type de fonds Recette / Déboursé En circulation S affichent automatiquement. S affichent automatiquement. Affiche le numéro du reçu ou du chèque selon qu il s agit d une recette ou d un déboursé. Affiche le code correspondant au type de transaction enregistrée. Affiche le montant dans l un ou l autre champ selon qu il s agit d une entrée ou d une sortie de fonds. Case cochée uniquement lorsque la transaction est identifiée comme étant en circulation lors de la conciliation du compte bancaire. Champ non saisissable. Cliquer sur l onglet TRANSACTIONS, sur l icône BLOC PRÉCÉDENT ou appuyer sur la touche (PAGE HAUT) du clavier pour revenir à l écran précédent et une seconde fois pour revenir à l écran principal de ce menu. Cliquer sur l icône QUITTER ou appuyer sur la touche (ÉCHAP) du clavier.

53 FIDÉICOMMIS- -INTERROGATION-DOSSIER PAR DATE P a g e 53 DOSSIER PAR DATE [Comptabilité, Fidéicommis, Interrogation, Dossier par date] Groupe Dossier Solde S affiche automatiquement en fonction du groupe préalablement sélectionné lors de l accès à la comptabilité en fidéicommis. Saisir le numéro du dossier à consulter. Cliquer sur l icône NO DOSSIER ou appuyer sur les touches (MAJ+F2) du clavier si le dossier concerné est actif à l écran. Affiche le solde du dossier dès que l on appuie sur la toucher RETOUR ( ). Cliquer sur l icône EXÉCUTER L INTERROGATION ou appuyer sur la touche (F12) du clavier pour afficher l information contenue dans les champs suivants.

54 FIDÉICOMMIS- -INTERROGATION-DOSSIER PAR DATE P a g e 54 Date / Institution /Compte banque / Type S affichent automatiquement. ### (numéro) Affiche soit le numéro de reçu ou le numéro de chèque selon qu il s agit d une recette ou d un déboursé. Recette/Déboursé En circulation Affiche automatiquement le montant dans l un ou l autre champ selon qu il s agit d une entrée ou d une sortie de fonds. Case cochée uniquement lorsque la transaction est identifiée comme étant en circulation lors de la conciliation du compte bancaire. Champ non saisissable. Positionner le curseur sur la date de transaction à consulter et cliquer sur l onglet DÉTAILS, sur l icône visualiser les détails. BLOC SUIVANT ou appuyer sur la touche (PAGE BAS) du clavier pour

55 FIDÉICOMMIS- -INTERROGATION-DOSSIER PAR DATE P a g e 55 Groupe / Institution financière / Compte de banque / Dossier Date transaction / Type transaction / Nom 1 / Raison No reçu / Chèque Type de fonds Recette / Déboursé En circulation S affichent automatiquement. S affichent automatiquement. Affiche le numéro du reçu ou du chèque selon qu il s agit d une recette ou d un déboursé. Affiche le code correspondant au type de transaction enregistrée. Affiche le montant dans l un ou l autre champ selon qu il s agit d une entrée ou d une sortie de fonds. Case cochée uniquement lorsque la transaction est identifiée comme étant en circulation lors de la conciliation du compte bancaire. Champ non saisissable. Cliquer sur l onglet TRANSACTIONS, sur l icône BLOC PRÉCÉDENT ou appuyer sur la touche (PAGE HAUT) du clavier pour revenir à l écran principal de cette option. Cliquer sur l icône QUITTER ou appuyer sur la touche (ÉCHAP) du clavier.

56 FIDÉICOMMIS- -INTERROGATION-COMPTE PAR DATE P a g e 56 COMPTE PAR DATE [Comptabilité, Fidéicommis, Interrogation, Compte par date] Groupe Institution financière Compte de banque Période_ à_ Solde actuel S affiche automatiquement en fonction du groupe préalablement sélectionné lors de l accès à la comptabilité en fidéicommis. Saisir le code N.A. de l institution financière désirée. Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Saisir le numéro du compte bancaire à interroger. Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Saisir la période à consulter. Modifier au besoin les champs affichant les dates de période à consulter. Exemple : et la période s affiche automatiquement comme suit à ). Affiche le solde courant du jour et ce, indépendamment de la période à consulter. Cliquer sur l icône EXÉCUTER L INTERROGATION ou appuyer sur la touche (F12) du clavier pour afficher l information contenue dans les champs suivants. Date / Dossier / Type S affichent automatiquement ### (numéro) Affiche le numéro du reçu ou du chèque selon qu il s agit d une recette ou d un déboursé. Recette / Déboursé En circulation Affiche le montant dans l un ou l autre champ selon qu il s agit d une entrée ou d une sortie de fonds. Case cochée uniquement lorsque la transaction est identifiée comme étant en circulation lors de la conciliation du compte bancaire. Champ non saisissable.

57 FIDÉICOMMIS- -INTERROGATION-COMPTE PAR DATE P a g e 57 Positionner le curseur sur la date de transaction à consulter et cliquer sur l onglet DÉTAILS, sur l icône BLOC SUIVANT ou appuyer sur la touche (PAGE BAS) du clavier pour visualiser les détails. Groupe / Institution financière / Compte de banque / Dossier Date transaction / Type transaction / Nom 1/ Raison No reçu / Chèque Type de fonds Recette / Déboursé En circulation S affichent automatiquement. S affichent automatiquement. Affiche le numéro du reçu ou du chèque selon qu il s agit d une recette ou d un déboursé. Affiche le code correspondant au type de transaction enregistrée. Affiche le montant dans l un ou l autre champ selon qu il s agit d une entrée ou d une sortie de fonds. Case cochée uniquement lorsque la transaction est identifiée comme étant en circulation lors de la conciliation du compte bancaire. Champ non saisissable. Cliquer sur l onglet TRANSACTIONS, sur l icône BLOC PRÉCÉDENT ou appuyer sur la touche (PAGE HAUT) du clavier pour revenir à l écran principal de cette option. Cliquer sur l icône QUITTER ou appuyer sur la touche (ÉCHAP) du clavier.

58 FIDÉICOMMIS- -INTERROGATION-GROUPE PAR DATE P a g e 58 GROUPE PAR DATE [Comptabilité, Fidéicommis, Interrogation, Groupe par date] Groupe Période_ à_ S affiche automatiquement en fonction du groupe préalablement sélectionné lors de l accès à la comptabilité en fidéicommis. Affiche, par défaut, la période couvrant le mois courant. Modifier au besoin. Solde actuel Affiche, par défaut, le solde aux livres du groupe de comptes en date du jour. Attention : ce champ indique toujours le solde courant du jour et ce, indépendamment de la période à consulter. Cliquer sur l icône EXÉCUTER L INTERROGATION ou appuyer sur la touche (F12) du clavier pour afficher l information contenue dans les champs suivants. Date / Institution / Compte / Dossier / Type S affichent automatiquement ### (numéro) Affiche le numéro du reçu ou du chèque selon qu il s agit d une recette ou d un déboursé. Recette / Déboursé Solde au début de la période Solde à la fin de la période Affiche le montant dans l un ou l autre champ selon qu il s agit d une entrée ou d une sortie de fonds. Affiche le montant total au début de la période spécifiée. Affiche le montant total à la fin de la période spécifiée. Positionner le curseur sur la date de transaction à consulter et cliquer sur l onglet DÉTAILS, sur l icône visualiser les détails. BLOC SUIVANT ou appuyer sur la touche (PAGE BAS) du clavier pour

59 FIDÉICOMMIS- -INTERROGATION-GROUPE PAR DATE P a g e 59 Groupe / Institution financière / Compte de banque / Dossier Date transaction / Type transaction / Nom 1 / Raison No reçu / Chèque Type de fonds Recette / Déboursé En circulation S affichent automatiquement. S affichent automatiquement. Affiche le numéro du reçu ou du chèque selon qu il s agit d une recette ou d un déboursé. Affiche le code correspondant au type de transaction enregistrée. Affiche le montant dans l un ou l autre champ selon qu il s agit d une entrée ou d une sortie de fonds. Case cochée uniquement lorsque la transaction est identifiée comme étant en circulation lors de la conciliation du compte bancaire. Champ non saisissable. Cliquer sur l onglet TRANSACTIONS, sur l icône BLOC PRÉCÉDENT ou appuyer sur la touche (PAGE HAUT) du clavier pour revenir à l écran principal de cette option. Cliquer sur l icône QUITTER ou appuyer sur la touche (ÉCHAP) du clavier.

60 FIDÉICOMMIS- -INTERROGATION-LISTE DES CERTIFICATS ÉCHÉANTS P a g e 60 LISTE DES CERTIFICATS ÉCHÉANTS [Comptabilité, Fidéicommis, Interrogation, Liste des certificats échéants] Groupe Date d échéance (JJ/MM/AAAA) S affiche automatiquement en fonction du groupe préalablement sélectionné lors de l accès à la comptabilité en fidéicommis. Saisir la date d échéance du(des) certificat(s) à consulter. Cliquer sur le bouton, sur l icône IMPRIMER RAPPORT ou appuyer sur la touche (F10) du clavier pour lancer l impression du rapport à l écran. Cliquer sur l icône QUITTER ou appuyer sur la touche (ÉCHAP) du clavier. Seuls les certificats échéant à la date demandée sont consignés sur le rapport. Lors de l impression, plusieurs formats peuvent êtres utilisés. Choisissez dans la liste celui qui vous convient le mieux. LISTE DES CERTIFICATS DE DÉPÔT [Comptabilité, Fidéicommis, Interrogation, Liste des certificats de dépôt] Groupe S affiche automatiquement en fonction du groupe préalablement sélectionné lors de l accès à la comptabilité en fidéicommis. Cliquer sur le bouton, sur l icône IMPRIMER RAPPORT ou appuyer sur la touche (F10) du clavier pour lancer l impression du rapport papier ou le visualiser à l écran. Cliquer sur l icône QUITTER ou appuyer sur la touche (ÉCHAP) du clavier. Cette liste consigne automatiquement tous les certificats de dépôt transigés dans un groupe de comptes selon qu il s agit d un achat, d un renouvellement, d une vente/encaissement ou d une annulation de quelque nature que ce soit.

61 FIDÉICOMMIS- -INTERROGATION-LISTE DES VALEURS EN GARDE P a g e 61 LISTE DES VALEURS EN GARDE [Comptabilité, Fidéicommis, Interrogation, Liste des certificats des valeurs en garde] Groupe S affiche automatiquement en fonction du groupe préalablement sélectionné lors de l accès à la comptabilité en fidéicommis. Cliquer sur le bouton, sur l icône IMPRIMER RAPPORT ou appuyer sur la touche (F10) du clavier pour lancer l impression du rapport à l écran. Cliquer sur l icône QUITTER ou appuyer sur la touche (ÉCHAP) du clavier. Cette liste consigne automatiquement toutes les valeurs en garde reçues ou remises pour le Groupe de comptes sélectionné.

62 FIDÉICOMMIS- -INTERROGATION-LISTE D ÉMISSION DE REÇUS P a g e 62 LISTE D ÉMISSION DE REÇUS [Comptabilité, Fidéicommis, Interrogation, Liste d émission de reçus] Groupe Date de début / Date de fin S affiche automatiquement en fonction du groupe préalablement sélectionné lors de l accès à la comptabilité en fidéicommis. Affiche par défaut la période couvrant le mois courant. Modifier au besoin. Cliquer sur l icône EXÉCUTER L INTERROGATION ou appuyer sur la touche (F12) du clavier pour afficher l information contenue aux champs suivants. Dossier/ Date/ Institution./ Compte banque/ Type/ No. reçu/ Montant/ Nom1/ Nom 2/ Raison S affichent automatiquement. Cliquer sur l icône IMPRIMER RAPPORT ou appuyer sur la touche (F10) du clavier pour lancer l impression du rapport papier ou le visualiser à l écran. Cliquer sur l icône QUITTER ou appuyer sur la touche (ÉCHAP) du clavier. Cette liste consigne automatiquement tous les reçus émis pour la période à consulter. Il s agit ici d une liste de reçus produite sur un format 8 ½ x 14.

63 FIDÉICOMMIS- -INTERROGATION-RAPPORT ANNUEL P a g e 63 RAPPORT ANNUEL Cette option permet de produire le rapport annuel devant être transmis à la CDNQ. [Comptabilité, Fidéicommis, Interrogation, Rapport annuel] Année Solde à l état de banque au 31 décembre Saisir l année touchée par la production du rapport annuel. Saisir le solde apparaissant à l état bancaire au 31 décembre de l année inscrite au champ précédent. Attention : si le Groupe de comptes comporte plus d un compte bancaire il faut obligatoirement additionner ensemble tous les soldes de chacun des comptes en fin de période. SECTION Notaires signataires No Nom / Prénom Saisir le code du notaire. Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour sélectionner le(s) code(s) désiré(s). S affichent automatiquement lors de la saisie du code du notaire. Cliquer sur l icône IMPRIMER RAPPORT ou appuyer sur la touche (F10) du clavier pour lancer l impression du rapport papier ou le visualiser à l écran. Cliquer sur l icône QUITTER ou appuyer sur la touche (ÉCHAP) du clavier. Il s agit du rapport annuel devant être produit à la Chambre des notaires du Québec au plus tard le 31 mars de chaque année.

64 FIDÉICOMMIS- -CHÈQUE-IMPRESSION DE CHÈQUES P a g e 64 CHÈQUE Ce menu permet la création de modèles de chèques, l établissement de lots de chèques, le lancement et/ou l annulation de l impression des chèques et la consultation de ces derniers via le registre de chèques. IMPRESSION DE CHÈQUES [Comptabilité, Fidéicommis, Chèques, Impression des chèques] Groupe Code d usager Institution financière Compte de banque Nom du modèle S affiche automatiquement en fonction du groupe préalablement sélectionné lors de l accès à la comptabilité en fidéicommis. Affiche par défaut le code de la ressource branchée à Para-Maître. Pour modifier au besoin : Saisir le code de la ressource désirée. Cliquer sur l icône AIDE-MÉMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer une sélection. Saisir le code N.A. de l institution financière désirée. Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Saisir le numéro du compte bancaire auquel il faut accéder. Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Inscrire le nom du modèle. Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Prochain numéro Affiche automatiquement le prochain numéro de chèque à imprimer. # du lot Affiche automatiquement le numéro du lot actif.

65 FIDÉICOMMIS- -CHÈQUE-IMPRESSION DE CHÈQUES P a g e 65 Cliquer sur l icône EXÉCUTER L INTERROGATION ou appuyer sur la touche (F12) du clavier pour accéder aux champs suivants. À imprimer Usager Date chèque / Montant / Séquence Cocher cette case pour confirmer l impression du chèque émis à l ordre du nom affiché dans le champ prévu à cet effet. S affiche par défaut. Modifier au besoin. S affichent par défaut. Cliquer sur l onglet DÉTAILS SUR LA TRANSACTION, sur l icône appuyer sur la touche (PAGE BAS) du clavier pour consulter les détails du chèque sélectionné et la fenêtre suivante apparaît affichant toute l information. BLOC SUIVANT ou Cliquer sur l onglet CHÈQUES À IMPRIMER, sur l icône BLOC PRÉCÉDENT ou appuyer sur la touche (PAGE HAUT) du clavier pour revenir à l écran précédent. Cliquer sur l icône IMPRIMER RAPPORT ou appuyer sur la touche (F10) du clavier pour lancer l impression des chèques. La fenêtre d impression suivante apparaîtra alors vous permettant de choisir dans quel format vous désirez imprimer à l écran. Choisir le format et cliquer sur le bouton OK. Imprimer à partir de l écran choisi. Dans Para-Maître le message suivant apparaîtra :

66 FIDÉICOMMIS- -CHÈQUE- P a g e 66 NOTE : Après avoir cliqué sur le bouton OK, un autre message peux suivre : Il est important de vérifier que le chèque s est effectivement imprimé correctement avant de cliquer sur le bouton OUI. Si vous cliquez sur NON, les chèques resteront dans la liste des chèques à imprimer et les numéros de chèques ne seront pas inscrits dans Para-Maître. Il est également important de répondre à cette question. Si cette fenêtre reste ouverte sans enregistrer d action pendant une longue période, cela peut endommager l écran et une intervention par programmation pourrait se révéler nécessaire. Le second message n apparaîtra que si l option Confirmation de l impression est cochée dans l écran de la Gestion de l étude. Pour plus de détails, voir le manuel ADMINISTRATION DU SYSTÈME-1. Pour imprimer une épreuve du modèle de chèque créé par l étude, voir la section du menu Chèques/Gestion des modèles de chèques dans le présent manuel. Si une ressource tente d imprimer des chèques enregistrés dans le système par une autre ressource, le message suivant apparaît : Aucun chèque à imprimer avec ces paramètres. Pour procéder, il faut remplacer le code apparaissant au champ «Code d usager» par celui de la ressource responsable de l enregistrement des chèques et, de plus, pour chacun des chèques à imprimer, substituer le code apparaissant au champ «Usager» par celui de la ressource branchée à Para-Maître.

67 FIDÉICOMMIS - CHÈQUE- Registre de chèques P a g e 67 REGISTRE DE CHÈQUES Cette option permet de produire une liste de tous les chèques de type informatique imprimés et annulés, de procéder à une correction due à une erreur d impression de chèque ou autre et de constater le prochain numéro de chèque disponible. [Comptabilité, Fidéicommis, Chèques, Registre des chèques] Groupe Institution financière Compte de banque Prochain numéro Lot courant Code correction De _ À S affiche automatiquement en fonction du groupe préalablement sélectionné lors de l accès à la comptabilité en fidéicommis. Saisir le code N.A. de l institution financière désirée. Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Saisir le numéro du compte bancaire concerné. Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Affiche automatiquement le prochain numéro de chèque à imprimer dès l inscription du numéro de lot actif. Saisir le numéro de lot actif. Inscrire le code requis pour effectuer une correction. Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Sinon ne rien écrire. Les codes disponibles sont : ANI : Annule, erreur d impression AUT : Autre raison (voir les pages pour plus de détails sur les codes) Saisir le(s) numéro(s) de chèque(s) à corriger. Sinon ne rien écrire. Cliquer sur l icône EXÉCUTER L INTERROGATION ou appuyer sur la touche (F12) du clavier pour afficher l information contenue aux champs ci-après.

68 FIDÉICOMMIS - CHÈQUE- Registre de chèques P a g e 68 Chèque / # (numéro) Séquence / Montant Date impression Statut du chèque Ressource S affichent automatiquement. Affiche la date à laquelle le chèque a été imprimé. Affiche le statut correspondant à l entrée soit : IMP (Imprimer); ANI (Annule, erreur d impression); AUT (Autre). Affiche le code de la ressource responsable de l impression ou de la correction. Cliquer sur l icône BLOC SUIVANT ou appuyer sur la touche (PAGE BAS) du clavier pour visualiser les détails d un chèque et cliquer sur l icône BLOC PRECEDENT ou appuyer sur la touche (PAGE HAUT) du clavier pour revenir à l écran précédent. ANNULATION SUITE À UNE ERREUR D IMPRESSION (CODE ANI) Si le numéro de chèque a été attribué à la transaction mais que l impression ne s est pas faite correctement (ou vous avez répondu OUI à la question numéro 20 à savoir si le chèque s est bien imprimé - voir page 55 du présent manuel) : 1. Dérouler le menu Chèque et sélectionner Registre de chèques. 2. Saisir l information pertinente aux champs Inst. financière, Compte de banque et Lot courant. Le champ Prochain numéro affiche automatiquement le prochain numéro de chèque disponible. 3. Saisir, au champ Code correction, le code ANI pour procéder à la correction. 4. Inscrire, au champ De _À le(s) numéro(s) de chèque à annuler. Si un seul chèque doit être annulé, saisir le même numéro deux fois. (Exemple : DE 2 À 2 ). 5. Cliquer sur l icône SOUS-FONCTION ou appuyer sur la touche (F5) du clavier pour effectuer la l annulation désirée. Une entrée additionnelle s ajoute au registre de chèques indiquant le numéro du chèque annulé, le montant et la date d annulation, le code de correction et celui de la ressource responsable. Il est possible de réimprimer cette transaction à nouveau en accédant à l écran «Impression des chèques». EXEMPLES DE RAISONS EMMENANT À UTILISER LE CODE ANI - Le chèque physique est endommagé mais toutes les informations dans Para-Maître sont correctes. - Le chèque s est imprimé à l envers. - Le numéro du chèque physique et papier ne correspondent pas. NOTE : Le code correction ANI détruit le numéro du chèque dans Para-Maître mais n annule pas la transaction. Il faut réimprimer le chèque ensuite à partir de l écran de Para-Maître.

69 FIDÉICOMMIS - CHÈQUE- P a g e 69 AUTRE CORRECTION (CODE AUT) Pour annuler un ou plusieurs numéros de chèque dans le registre : 1. Dérouler le menu Chèque et sélectionner Registre de chèques. 2. Saisir l information pertinente aux champs Inst. financière, Compte de banque et Lot courant. Le champ Prochain numéro affiche automatiquement le prochain numéro de chèque disponible. 3. Saisir, au champ Code correction, le code AUT pour procéder à la correction. 4. Inscrire, au champ De _À le(s) numéro(s) de chèque à annuler. Si un seul chèque doit être annulé, saisir le même numéro deux fois. (Exemple : DE 2 À 2 ). 5. Cliquer sur l icône SOUS-FONCTION ou appuyer sur la touche (F5) du clavier pour effectuer la l annulation désirée. Une entrée additionnelle s ajoute au registre de chèques pour chaque numéro de chèque annulé indiquant le numéro et la date d annulation, le code de correction et celui de la ressource responsable. Ce n est pas possible de réimprimer le chèque dans l écran «Impression des Chèques». EXEMPLES DE RAISONS EMMENANT À UTILISER LE CODE AUT - Le prochain numéro de chèque dans Para-Maître et le prochain numéro de chèque papier ne correspondent pas. - Lors de l entrée de la transaction dans Para-Maître, le numéro du chèque à été inscrit manuellement (il faut donc détruire ce numéro dans le registre des chèques informatique). NOTE : Le code correction AUT détruit le numéro du chèque dans Para-Maître mais n annule pas la transaction.

70 FIDÉICOMMIS - CHÈQUE- Lots de chèques P a g e 70 LOTS DE CHÈQUES Cette option permet de créer une série numérique de chèques communément appelée : lot de chèques. Généralement un lot de chèques correspond au nombre de chèques achetés auprès d une institution financière ou de l imprimerie. [Comptabilité, Fidéicommis, Chèques, Lots de chèque] Groupe Institution financière Numéro de compte S affiche automatiquement en fonction du groupe préalablement sélectionné lors de l accès à la comptabilité en fidéicommis. Saisir le code N.A. de l institution financière désirée. Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour effectuer la sélection. Saisir le numéro du compte bancaire pour lequel il faut créer un ou des lots de chèques. Cliquer sur l icône effectuer la sélection. AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour Cliquer sur l icône EXÉCUTER L INTERROGATION ou appuyer sur la touche (F12) du clavier pour accéder à l écran permettant l enregistrement des lots de chèques. # Lot Affiche le numéro de lot lors de la sauvegarde des données. # Début Saisir le premier numéro de chèque faisant partie du lot. # Fin Saisir le dernier numéro de chèque faisant partie du lot. Actif Cocher cette case pour indiquer que le lot est actif. Prochain # Affiche le prochain numéro de chèque à imprimer dès la sauvegarde des données. Cliquer sur l icône ENREGISTRER ou appuyer sur la touche (F2) du clavier. Attention : il ne peut y avoir qu un seul lot de chèques actif à la fois.

71 FIDÉICOMMIS - CHÈQUE- Gestion des modèles de chèques P a g e 71 GESTION DES MODÈLES DE CHÈQUES Cette option permet la personnalisation des chèques selon les besoins de l étude. Attention toutefois, pour utiliser les chèques de type informatique, il faut obligatoirement créer un modèle ou utiliser celui suggéré par défaut. [Comptabilité, Fidéicommis, Chèques, Gestion des modèles de chèques] MODÈLE PAR DÉFAUT Nom modèle Affiche le nom du modèle par défaut, soit MOD_. Par la suite tous les modèles personnalisés de l étude apparaîtront dans la liste déroulante contenue dans l aidemémoire Cliquer sur le bouton, ou l icône EXÉCUTER L INTERROGATION ou appuyer sur la touche (F12) du clavier pour afficher les paramètres par défaut.

72 FIDÉICOMMIS - CHÈQUE- Gestion des modèles de chèques P a g e 72 CHÈQUE PERSONNALISÉ PAR L ÉTUDE Attribuer un nom au modèle à créer. Le nom doit obligatoirement commencer par les lettres «MOD_». (Exemple : MOD_Fidéicommis). Cliquer sur le bouton pour faire apparaître l écran qui vous permettra de choisir sur quel modèle déjà existant dans le système vous voulez baser votre nouveau modèle. Cliquer sur l icône AIDE-MÉMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour sélectionner le modèle devant servir de base ou simplement choisir «Nouveau» puisque ce dernier renferme les paramètres par défaut. Cliquer sur le bouton Créer. SECTION MODÈLE Basé sur SECTION INFORMATION GÉNÉRALE Police Taille Format Indicateur de date Affiche «Nouveau» c est-à-dire le modèle de base contenant les paramètres par défaut. Identifie la police de caractère utilisée par défaut. Modifier au besoin. Indique la taille de la police de caractère utilisée par défaut. Modifier au besoin Par défaut le format est en.pdf. Les utilisateurs qui utilisent l impression par le système d encre magnétique de REQ peuvent choisir le format approprié dans l aide-mémoire. Conformément aux rèlges sur les chèques, vous pouvez cocher cette case pour que s affiche sur le chèque sous les cases de la date, chacun des indicateur de la date JJ/MM/AAAA. Si ces informations sont déjà inscrites sur le chèque, il suffit de décocher cette case pour que les indicateurs ne s impriment pas. Sélectionner une nouvelle police de caractères en cliquant sur le bouton de l aidemémoire à droite du champ Sélectionner une nouvelle taille de caractères en indiquant la taille désirée dans le champ. Si le caractère ou la taille choisie est trop grosse, l information ne s imprimera pas au complet sur le chèque.

73 FIDÉICOMMIS - CHÈQUE- Gestion des modèles de chèques P a g e 73 SECTION CHAMPS À IMPRIMER Section Identifie une portion de chèque (Chèque Talon 1 Talon 2). Nom Position ligne Position col. (colonne) Justification Gras À imprimer Grille Tester avec une grille Détermine le nom du champ fusionnable. Correspond à l emplacement vertical sur la feuille soit l emplacement où l impression débute. Ce positionnement est calculé en pouce à partir du point 0.0 (en haut à gauche de la page). Changer le positionnement des lignes permet de descendre ou de monter l information sur le chèque imprimé. Exemple : position ligne 0.88 signifie que l information débutera à 0.88 pouce à partir de la limite supérieure (haut) de la feuille. Correspond à l emplacement horizontal sur la feuille. Exemple : position col signifie que l information débutera à 7.15 pouces à partir de la limite gauche ou droite de la feuille selon le type de justification choisie. Permet de faire le calcul de positionement horizontal à partir de la gauche ou de la droite de la feuille. Cocher cette case permet d imprimer le texte du champ en gras sur le chèque. Cocher la case pour déterminer les champs à fusionner sur le chèque ou sur les talons. Bouton permettant d imprimer (en pdf) une grille séparée en case de.25 pouces afin de faciliter le positionnement des champs. Bouton permettant d imprimer (en pdf) les champs choisis sur un grille séparée en cases de.25 pouces afin de faciliter le positionnement des champs. Modifier au besoin en tenant compte que l ajustement de la position des lignes et des colonnes se fait en fonction de la taille et de la police de caractères choisie. Cocher la case À imprimer afin de déterminer les champs qui apparaîtront sur le chèque et sur les talons. Cliquer sur le bouton ou pour vérifier l emplacement de vos champs et vous assurer que ceux-ci vont s imprimer au bon endroit sur le chèque. Cliquer sur l icône Cliquer sur l icône ENREGISTRER ou appuyer sur la touche (F2) du clavier. QUITTER ou appuyer sur la touche (ÉCHAP) du clavier.

74 FIDÉICOMMIS - CHÈQUE- Gestion des modèles de chèques P a g e 74 L impression de chèques au niveau de la comptabilité en fidéicommis oblige la création d un modèle de base à utiliser, lequel peut servir également pour la comptabilité générale. MODIFICATION D UN MODÈLE DE CHÈQUE 1. Dérouler le menu Chèque et sélectionner Gestion des modèles de chèques. 2. Récupérer le modèle à modifier en cliquant sur l icône AIDE-MÉMOIRE ou en appuyant sur la touche (F9) du clavier. 3. Cliquer sur l icône pour afficher les paramètres du chèque. 4. Effectuer les modifications désirées. 5. Cliquer sur l icône ENREGISTRER ou appuyer sur la touche (F2) du clavier. 6. Cliquer sur l icône QUITTER ou appuyer sur la touche (ÉCHAP) du clavier. DESTRUCTION D UN MODÈLE DE CHÈQUE 1. Dérouler le menu Chèque et sélectionner Gestion des modèles de chèques. 2. Récupérer le modèle à détruire en cliquant sur l icône AIDE-MÉMOIRE ou en appuyant sur la touche (F9) du clavier. 3. Cliquer sur l icône DÉTRUIRE UN ENREGISTREMENT ou appuyer sur les touches (MAJ+F6) du clavier et un message confirme la destruction du modèle. 4. Cliquer sur le bouton OK pour confirmer la destruction.. 5. Cliquer sur l icône QUITTER ou appuyer sur la touche (ÉCHAP) du clavier. Option facultative : La sélectino n est valide que pour la ressource choisie. Refaire la procédure pour chacune des ressources concernées. MODÈLE POUR IMPIMANTE À ENCRE MAGNÉTIQUE Les études possédant une imprimante à encre magnétique peuvent créer un modèle de chèque avec les champs leur permettant de gérer les informations supplémentaires qu il est possible d imprimer sur le chèque. Pour créer ce nouveau modèle, aller d abord sur l écran suivant :

75 FIDÉICOMMIS - CHÈQUE- Gestion des modèles de chèques P a g e 75 [Comptabilité/Fidéicommis ou Générale/Chèque/Gestion des modèles de chèques] 1- Donner un nom au nouveau modèle et cliquer sur «Afficher les détails» 2- Choisir dans l aide mémoire (liste déroulante ou F9) le modèle par défaut «Nouveau_Magnétique» 3- Cliquer sur le bouton «Créer» Les informations du modèle s affichent alors à l écran

76 FIDÉICOMMIS - CHÈQUE- P a g e 76 Dans la section Information générale, vous pouvez changer la police de caractère ainsi que la taille générale des champs (qui peuvent être également modifiés individuellement) ainsi que la taille des caractères pour l indicateur de date (JJ/MM/AAAA). Si vous désirez imprimer par le biais de l encre magnétique, le champ Format doit être positioné sur la valeur PDF et non sur la valeur REQ. Dans la section Champs à imprimer vous pouvez modifier la position du champ, sa justification, ainsi que la couleur du texte qui sera imprimé et sa taille (si autre que la taille par défaut). Vous pouvez également indiqué si ce texte sera en gras et si ce champ doit être imprimé. 4- Enregistrer les modifications avec CTRL-S ou en cliquant sur le bouton. IMPORTANT : Afin que le chèque puisse passer à la banque, il est important de configurer Acrobat dans le menu Fichier/Imprimer dans la section Mise à l échelle il faut choisir dans la liste déroulante l option Ajuster à la zone d impression.

77 FIDÉICOMMIS - CHÈQUE- P a g e 77 Spécimen de chèque pour imprimate à encre magnétique Voici les étapes à suivre si vous désirez créer un spécimen de chèque pour une institution financière. 1. Aller dans l écran de l entrée des transactions en entrant dans la partie du haut de l écran les informations sur l institution financière et le compte de banque. Cliquer sur le crochet rouge (F12) pour passer à la section du bas. 2. Entrer un déboursé (DEB) en spécifiant le montant à zéro (0.00$) et en mettant SPÉCIMEN dans la raison et dans le nom (à l ordre de). N oubliez pas de choisir I (Informatique) dans le type de chèque. 3. Aller dans l écran de l impression des chèques et imprimer le chèque. Conserver le spéciment dans la fiche-client de l institution financière ou papier dans le dossier physique.

78 FIDÉICOMMIS - CONCILIATION- Identification des transactions en circulation P a g e 78 CONCILIATION Ce menu permet d identifier les transactions en circulation à la fin d une période, de concilier les comptes bancaires et de produire le rapport mensuel de conciliation. IDENTIFICATION DES TRANSACTIONS EN CIRCULATION Cette option permet de déterminer quels sont les chèques émis au cours du mois courant et qui n ont pas encore été encaissés à l institution financière. [Comptabilité, Fidéicommis, Conciliation, Identification des transactions en circulation] Groupe Institution financière Compte de banque Solde du relevé bancaire S affiche automatiquement en fonction du groupe préalablement sélectionné. Saisir le code N.A. de l institution financière et le nom s affiche automatiquement. Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour sélectionner le code N.A. désiré. Saisir le numéro de compte de banque. Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour sélectionner le numéro de compte de banque désiré. Indiquer le montant du relevé bancaire à la fin de la période concernée.

79 FIDÉICOMMIS - CONCILIATION- Identification des transactions en circulation P a g e 79 Période à concilier S affiche automatiquement. Cliquer sur l icône EXÉCUTER L INTERROGATION ou appuyer sur la touche (F12) du clavier pour accéder à l écran des transactions. En circulation Date transaction / Type transaction / No reçu chèque / Recette / Déboursé Cocher pour indiquer qu il s agit d une transaction en circulation à la fin de la période concernée. Ces champs s affichent automatiquement. Annulé Case cochée automatiquement si la transaction est annulée. Cliquer sur l icône Cliquer sur l icône ENREGISTRER ou appuyer sur la touche (F2) du clavier. QUITTER ou appuyer sur la touche (ÉCHAP) du clavier. Lorsque l on accède à l écran «Identification des transactions en circulation», les transactions cochées en circulation le mois précédent apparaissent en premier; cliquer sur l icône BLOC SUIVANT ou appuyer sur la touche (PAGE BAS) du clavier pour identifier celles en circulation pour la période à concilier. Lorsqu une transaction est annulée pour la période courante, elle est considérée comme n étant plus en circulation

80 FIDÉICOMMIS - CONCILIATION- Identification automatique des transactions en circulation P a g e 80 IDENTIFICATION AUTOMATIQUE DES TRANSACTIONS EN CIRCULATION Les institutions financières offrent, à partir de leur site Internet, la possibilité de télécharger vos données bancaires dans un logiciel comptable. Ces données peuvent être récupérées dans Para-Maître pour automatiser l identification des transactions en circulation lors de la conciliation bancaire. CONFIGURER L ADRESSE INTERNET DE VOTRE INSTITUTION FINANCIÈRE Il est possible d accéder au site Internet de votre institution financière à partir de Para-Maître. La première étape consiste à inscrire l adresse Internet comme suit : [Comptabilité, Fidéicommis, Comptes, Gestion des comptes de banque] Note : Pour inscrire l adresse exacte, elle peut être copiée à partir de la page de votre institution financière et collée dans le champ «Site Internet de la banque».

81 FIDÉICOMMIS - CONCILIATION- Identification automatique des transactions en circulation P a g e 81 TÉLÉCHARGER LES DONNÉES BANCAIRES À PARTIR DU SITE INTERNET DE VOTRE INSTITUTION Vous pouvez accéder au site Internet de votre institution financière à partir de l explorateur Internet ou à partir de l écran «Identification des transactions en circulation» tel qu expliqué ciaprès. Accéder à l écran «Identification des transactions en circulation» et compléter les 1. champs tels qu illustrés ci-dessous : [Comptabilité, Fidéicommis, Conciliation, Identification des transactions en circulation] 2. Accéder au site Internet de votre institution financière Sélectionner l option appropriée à partir du site Internet de votre institution financière pour l obtention d un fichier dans l un des deux formats suivants : OFX (Money) QFX (Quicken) Sauvegarder ce fichier dans le dossier de votre choix.

82 FIDÉICOMMIS - CONCILIATION- Identification automatique des transactions en circulation P a g e 82 CHARGER LE FICHIER CONTENANT LES DONNÉES BANCAIRES DANS PARA-MAÎTRE 1. Accéder à l écran d identification des transactions en circulation [Fidéicommis, Conciliation, Identification des transactions en circulation] 2. Identifier l institution financière, le compte de banque et le solde bancaire Cliquer sur «Charger le fichier des transactions» Sélectionner le format correspondant au fichier importé de votre institution financière. 5. Sélectionner le fichier importé et cliquer sur Open.

83 FIDÉICOMMIS - CONCILIATION- Identification automatique des transactions en circulation P a g e Si plusieurs fichiers sont nécessaires pour compléter la période de conciliation, répondre «oui» à la question et refaire les étapes 2, 3 et 4 jusqu à ce que tous les fichiers soient identifiés. Dans le cas contraire, répondre «non». Le numéro de compte s affiche Cliquer sur (F12) pour analyser les données bancaires téléchargées et afficher la liste des transactions aux livres pour la période. Les transactions aux livres n apparaissant pas dans le fichier téléchargé de l institution financière sont identifiées «en circulation».

84 FIDÉICOMMIS - CONCILIATION- Identification automatique des transactions en circulation P a g e Consulter l onglet «Transactions bancaires» pour vérifier les transactions présentes au relevé bancaire. Par défaut, toutes les transactions s affichent. Chèques passé Le montant du chèque au relevé bancaire est différent du déboursé dans Para-Maître Dépôt combinant deux recettes Intérêt déposé Afficher toutes les transactions bancaires Afficher les transactions bancaires correspondant aux transactions aux livres Afficher les transactions bancaires affichant une différence avec celles aux livres Afficher les transactions bancaires n apparaissant pas aux livres. Les transactions cochées apparaitront dans la liste des transactions à imputer en fidéicommis. Retirer le crochet pour que la transaction ne soit pas proposée dans l aidemémoire. vre l écran de l entrée des transactions pour imputer les transactions qui apparaissent seulement au relevé bancaire (exemple les intérêts de la CDNQ) Refait la comparaison entre le fichier de l institution financière et les transactions dans Para-Maître. 11. Si des transactions sont passées à la banque mais ne sont pas présentes dans Para- Maître (exemple : les dépôts et retraits des intérêts de la Chambre des notaires), elles apparaiteront dans l onglet «Transactions bancaires» et seront identifiées en rouge. Vous pouvez les imputer en fidéicommis lorsqu elles sont cochées à la colonne «Inscrire en FID» et en cliquant sur le bouton «Inscrire en FID».

85 FIDÉICOMMIS - CONCILIATION- Identification automatique des transactions en circulation P a g e L écran «Entrée des transactions» s affiche. Cliquer sur l aide-mémoire pour voir la liste des transactions à imputer et sélectionner la transaction à imputer. Appuyer sur TAB pour voir la transaction sélectionnée. Compléter au besoin et sauvegarder pour confirmer.

86 FIDÉICOMMIS - CONCILIATION- Identification automatique des transactions en circulation P a g e Lorsque toutes les transactions en circulation sont conformes, revenir à l onglet «Transactions aux livres» et cliquer sur «Terminer la conciliation du compte» 14. L écran «Conciliation d un compte» s affiche. Sauvegarder si la conciliation est terminée et imprimer le rapport au besoin.

87 FIDÉICOMMIS - CONCILIATION- Option cocher/décocher toutes les transactions P a g e 87 OPTION COCHER/DÉCOCHER TOUTES LES TRANSACTIONS Si la vérification des transactions en circulation est faite manuellement par exemple, avant de comparer votre relevé bancaire aux transactions dans Para-Maître, vous pouvez cocher toutes les transactions. Par la suite, retirer le crochet pour chaque transaction apparaissant au relevé. 1. Accéder à l écran d identification des transactions en circulation [Fidéicommis, Conciliation, Identification des transactions en circulation] Cliquer sur le bouton «Mettre toutes les transactions en circulation». Ainsi, toutes les transactions sont considérées comme étant en circulation. N.B. Il est possible d inverser cette opération en cliquant sur le bouton «Mettre aucune transaction en circulation».

88 FIDÉICOMMIS - CONCILIATION- Visualisation des bordereaux de dépôts P a g e 88 VISUALISATION DES BORDEREAUX DE DÉPÔTS Vous pouvez visualiser dans cet écran les bordereaux de dépôts que vous avez créés dans Para-Maître. Total des montants inclus dans le bordereau. Permet de visualiser uniquement les transactions incluses dans le bordereau sélectionné.

89 FIDÉICOMMIS - CONCILIATION- Conciliation d un compte P a g e 89 CONCILIATION D UN COMPTE Cette option permet de vérifier que le solde bancaire, une fois toutes les recettes et tous les déboursés identifiés en circulation ou non, correspond au solde au livre pour un compte spécifique. [Fidéicommis, Conciliation, Conciliation d un compte] Numéro du groupe Institution financière S affiche automatiquement en fonction du groupe préalablement sélectionné. Saisir le code N.A. de l institution financière et le nom s affiche automatiquement. Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour sélectionner le code N.A. désiré. Compte de banque Période à concilier Actif Date de conciliation Saisir le numéro de compte de banque. Cliquer sur l icône AIDE-MEMOIRE ou appuyer sur la touche (F9) du clavier pour sélectionner le numéro désiré. S affiche automatiquement Case cochée automatiquement. Affiche automatiquement la date du jour dès l exécution de l interrogation. Cliquer sur l icône EXÉCUTER L INTERROGATION ou appuyer sur la touche (F12) du clavier pour accéder au champ Solde bancaire.

90 FIDÉICOMMIS - CONCILIATION- Conciliation d un compte P a g e 90 Solde Bancaire Sous le groupe : Solde bancaire : Dépôts en circulation Chèques en circulation Différence Solde bancaire Sous le groupe : Solde aux livres : Dépôts du mois Renouvellements du mois Intérêts reçus Chèques du mois Frais d administration +/- Correction banque Solde aux livres Saisir le solde apparaissant, à la fin de période, sur relevé bancaire. Ces champs s affichent automatiquement. Ces champs s affichent automatiquement. Le champ «Différence» affiche automatiquement le chiffre zéro si la période conciliée balance, sinon il indique la disparité des montants. Si le solde aux livres et le solde bancaire sont différents, alors il faut chercher l erreur et apporter les corrections nécessaires. Les transactions en circulation ont-elles été identifiées? Les frais d administration et l intérêt perçu ont-ils été enregistrés dans le système? Les recettes provenant de transferts de fonds effectués par une autre institution financière ont-elles été enregistrées? Les montants concernant les transactions de recettes et déboursés sont-ils conformes au relevé bancaire? Existe-t-il des erreurs d inscription à l institution financière?

91 FIDÉICOMMIS - CONCILIATION- Conciliation d un compte P a g e 91 RAPPORT DE CONCILIATION D UN COMPTE Le rapport comprend : a) la conciliation bancaire; b) la liste des déboursés en circulation; c) la liste des recettes en circulation. Il est possible de demander l impression d une période antérieure.

92 FIDÉICOMMIS - CONCILIATION- Conciliation d un groupe de comptes P a g e 92 CONCILIATION D UN GROUPE DE COMPTES Cette option permet, à la fin de chaque mois, de procéder à la conciliation de l ensemble des comptes compris dans un groupe de comptes. Cette opération est essentielle puisqu il est impossible de procéder à la conciliation d un compte pour une période ultérieur tant et aussi longtemps que le groupe n a pas été concilié. [Fidéicommis, Conciliation, Conciliation d un groupe de compte] Groupe de comptes Date de conciliation Période à concilier S affiche automatiquement en fonction du groupe préalablement sélectionné. Affiche automatiquement la date du jour. S affiche automatiquement. Cliquer sur l icône EXÉCUTER L INTERROGATION ou appuyer sur la touche (F12) du clavier pour afficher les comptes bancaires faisant partie du Groupe de comptes. Institution financière / No compte / Date / Période Affichent automatiquement. Tous les comptes du groupe actifs pour la période choisie. La dernière période conciliée pour le groupe est mise à jour lors de la production du rapport. Pour concilier un groupe de comptes, il faut obligatoirement que tous les comptes bancaires faisant partie du groupe soient conciliés.

93 FIDÉICOMMIS - CONCILIATION- Conciliation d un groupe de comptes P a g e 93 RAPPORT POUR LE GROUPE DE COMPTES Le rapport comprend : a) la conciliation bancaire générale; b) la liste des déboursés en circulation; c) la liste des recettes en circulation; d) la conciliation de chaque compte bancaire; e) la liste des certificats de dépôt et des valeurs en garde; f) l état des comptes en fidéicommis; g) le solde aux livres par dossier; h) la répartition du solde aux livres; i) la répartition du solde en banque. Il est possible d imprimer un rapport de conciliation pour une période antérieure à la période courante. Il suffit de modifier la date au champ «Période à concilier».

94 FIDÉICOMMIS - CODES générés par les écritures- P a g e 94 CODES GÉNÉRÉS PAR LES ÉCRITURES Lors de l enregistrement de transactions des codes sont automatiquement générés par les diverses écritures et apparaissent aux livres. Voici la liste des codes et leur description. CODE REC DEB RFN INT FRA ARE ADE ARF AIN AFR TCO TCD REN TDO TDD Recette Déboursé Recette fonds du notaire (mise de fonds) Intérêt (Chambre des notaires) Frais d administration Annulation d une recette Annulation d un déboursé Annulation d une recette fonds du notaire Annulation d intérêt Annulation des frais d administration Transaction d origine (transfert entre deux comptes) pour le compte d où proviennent les fonds. Transaction destination (transfert entre deux comptes) pour le type de compte C(certificat) de l institution financière où est acheté le certificat. Intérêt/renouvellement de certificat, soit la différence entre le montant initial et le montant final. Transaction d origine (transfert entre deux dossiers) pour le montant final du certificat de dépôt en vue de rembourser le client. Transaction destination (transfert entre deux dossiers) montant initial du certificat de dépôt.

95 FIDÉICOMMIS - FIDÉICOMMIS À PARTIR DU DOSSIER-TRAVAIL-MODULES «RÉPARTITIONS» ou «États des recettes et déboursés provisoires» P a g e 95 FIDÉICOMMIS À PARTIR DU DOSSIER-TRAVAIL Cette option se veut un accès direct à la fidéicommis. Elle permet d imputer ou non à la comptabilité les recettes et déboursés préalablement enregistrés sous l onglet Enregistrement des montants de l un ou l autre des modules suivants : Répartitions et État des recettes et déboursés provisoires, évitant ainsi la saisie en double des données. MODULES «RÉPARTITIONS» OU «ÉTATS DES RECETTES ET DÉBOURSÉS PROVISOIRES» Rechercher le dossier concerné et accéder au module Répartitions (bouton celui État des recettes et déboursés provisoires (bouton gauche de l écran. ) ou à ) dans la barre d outil à

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