DECOUVERTE DU LOGICIEL CIEL GESTION COMMERCIALE

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1 DECOUVERTE DU LOGICIEL CIEL GESTION COMMERCIALE 1 ère PARTIE : Création de la société et saisie des fichiers 1 ère étape : Créer le dossier 1. Lancer ciel gestion commerciale 2. Cliquer sur le bouton «annuler» de la fenêtre d accueil 3. Cliquer sur la commande «Dossier» puis sur l option «Nouveau» 4. Ressaisir le mot de passe «VALID» si demandé 5. Saisissez votre nom suivi du nom de la Société «Alarme de l ORB» 1

2 6. Fermer la fenêtre de l assistant en cliquant sur la case de fermeture. Un message apparaît. Cliquer sur «oui». Une autre fenêtre «Top départ apparaît». Cliquer sur la case de fermeture. 7. Cliquer sur «Dossier» puis «Paramètres». Saisir les paramètres de l entreprise en passant d une rubrique à l autre par la touche tabulation. 8. Les flèches indiquent la présence d une liste. Cliquer sur le bouton pour sélectionner votre choix Cliquez sur les différents onglets pour saisir la suite des informations. Dans la dénomination saisir votre nom avant de saisir le nom de la Société Fiche d identification de la Société Votre NOM/ALARME DE L ORB 38 Bd de la Liberté Béziers Tel : Fax : Capital : 7500 R.C.S : B

3 2 ème ETAPE : SAISIE DES FICHIERS 1. Fichiers Représentants Cliquer Bases puis Représentants Le taux de commission doit être saisi dans l onglet commission Vous devez ajouter la région. 2. Fichier clients Ne rien saisir dans la case code client, garder la numérotation automatique. Cliquer sur «bases» puis «clients». Ensuite cliquer sur le bouton «créer une fiche». Pour le choix de la famille Cliquer sur le bouton flèche et sélectionner dans la liste «entreprise». Si cette rubrique ne figure pas, cliquer sur le bouton «ajouter» et la créer. Pour le choix du représentant, Cliquer sur le bouton liste puis sélectionner. Cliquez sur les autres onglets pour la suite des informations à saisir. Le taux de remise doit être saisi dans l onglet «divers». Saisir ainsi tous les autres clients. Modifier le format de présentation des données. Avant d imprimer la liste, modifier la présentation des colonnes. Ne faire apparaître que les colonnes contenant des informations. Cliquer sur l icône Propriétés puis sur le bouton Nouveau à droite de la fenêtre. Saisir le nom du nouveau format puis cliquez sur «OK». 3

4 Vérifier que le nouveau format est en surbrillance Puis cliquez sur le bouton «éditer» à droite de la fenêtre. Sélectionner le champs de la colonne puis cliquer sur le bouton Ajouter à droite. Ajuster ensuite la largeur des colonnes comme sur le logiciel excel.. Vous obtenez une liste de ce type. 3. Impression d une liste Cliquer sur l outil «Aperçu» puis «OK» Cliquer ensuite sur le bouton «éditer». Choisir dans l onglet Imprimante, l option «paysage» si le document est trop large. Saisir votre nom et votre classe dans l onglet pied de page 4. Fichier fournisseur Cliquer sur «Bases» «fournisseurs» puis «créer» 4

5 5. Fichier famille d articles Indiquez le code, le libellé et le code TVA Si vous oubliez d indiquez le code TVA, la TVA ne s affichera pas automatiquement lors de la saisie des factures. Cliquer sur «Bases» puis «Famille d Articles». Puis cliquer sur le bouton «créer». Pour le compte de vente, cliquer sur l onglet Comptes et rentrer le n de compte dans ventes locales (en France). Remarque : N oubliez pas de cliquer sur «OK» après chaque fiche de saisie pour ne pas perdre les informations. 4. Fichier articles Cliquer sur Bases, Articles puis le bouton Créer. Vous obtiendrez ce message après avoir sélectionné la famille. Cliquer «oui» Pour saisir le coeff de marge, il faut d abord cocher le bouton coeff marge La case «gestion de stock» est toujours cochée par défaut. Il faut donc décocher si il n y a pas de stock pour l article Attention : surtout ne pas oublier de saisir le stock réel. En cas d oubli, vous ne pourrez pas le rajouter, vous serez obligé de supprimer la fiche et de la refaire. C est le seul élément que l on ne peut pas ajouter ou modifier après saisie. Le prix de vente HT et TTC se calculent automatiquement en cliquant sur la touche tabulation. Indiquer le code fournisseur dans l onglet Divers Recommencer la même procédure pour chaque article. 5

6 2eme PARTIE SAISIE DES DOCUMENTS COMMERCIAUX 1. Etablir une facture client Cliquer Ventes, Factures puis Créer. Ne pas modifier la numérotation automatique des factures indiquer le code client, la date de facture l échéance, le mode de règlement, le représentant s affichent automatiquement Indiquer dans la zone référence un numéro de bon de commande ou de fiche d intervention. double cliquer dans la case référence et sélectionner le nom de l article saisir la quantité uniquement, les prix et le code TVA s afficheront automatiquement si une remise spécifique doit être appliquée pour une ligne d article, saisir le taux dans la colonne taux de remise. pour saisir une autre référence d article, cliquer sur le bouton Ajouter. 6

7 Cliquer ensuite sur l onglet Pied de facture La remise globale au pied de facture s affiche automatiquement si elle a bien été saisie dans la fiche client. Si il y a un taux d escompte à appliquer, il faut l ajouter dans la case correspondante Si il y a des frais de transport à ajouter saisir le montant HT dans la case port soumis. Si ces frais de transport sont TTC, saisir dans la case port non soumis. Imprimer un document commercial Pour imprimer la facture, cliquer sur le bouton imprimer dans la barre de menu puis double cliquer sur documents et choisir le modèle A4. Attention : il ne faut pas imprimer la liste des factures saisies mais le document en modèle A4 ; Imprimez la facture et Vérifier. Validation Valider ensuite le document pour mettre à jour les sorties de ces articles dans votre gestion de stock. Sélectionner la ligne de votre facture puis cliquer sur Fonction et Valider. Attention : Une fois la validation effectuée, vous ne pourrez plus rien modifier. Saisir les autres fiches d intervention de l annexe 1. 7

8 2. Etablir une commande client (annexe 2) Cliquer sur VENTES, COMMANDE puis CREER Saisir de la même façon qu une facture. Saisir le bon de commande de l annexe 2. Imprimez et contrôler. 3. Créer un bon de réception à la suite de réception de marchandises (annexe 3) A la réception des marchandises commandées chez un fournisseur, vous devez entrer ces nouvelles quantités reçues dans votre stock de marchandises. Cliquer sur ACHAT, BON DE RECEPTION puis CREER Si le fournisseur est nouveau et ne figure pas sur la liste, cliquer sur le bouton ajouter et créer sa fiche Dans la rubrique référence, précisez le n du bon de livraison du fournisseur Saisir la date d entrée des marchandises, c est la date du bon de livraison du fournisseur Double cliquer dans la case référence. Si l article est nouveau et ne figure pas sur la liste, cliquer sur le bouton ajouter et créer une nouvelle fiche article. Article nouveau, donc rien en stock réel Saisir le stock minimum et le stock maximum Saisir le prix d achat payé au fournisseur Saisir le prix de vente HT (prix pour le client) Puis cliquer sur OK. 8

9 Saisir dans le bon de réception, la quantité entrée pour chaque ligne d article. Imprimer le document. Attention : Après vérification, n oubliez pas de valider le bon de réception si non, les entrées de marchandises ne seront pas prises en compte dans le stock. 4. Transférer une commande client en bon de livraison puis en facture. (annexe 4) Le client M.DUVAL de la Société SUD ALARME confirme sa commande avec quelques changements. Vous devez établir un bon de livraison puis une facture. Mais comme vous avez déjà saisi les renseignements dans le bon de commande client, il vous suffira simplement de transférer ce bon de commande en bon de livraison puis transférer le bon de livraison en facture. Ainsi vous n aurez pas tout à ressaisir. a) Transférer le bon de commande en bon de livraison Ouvrir la fenêtre Commandes dans le menu Ventes. Mettre en surbrillance la commande SUD ALARME puis cliquer sur Fonctions et Transférer en BL. 9

10 Cliquer sur OUI Cliquer sur OK. Un message apparaît ensuite : «Opération bien effectuée» Pour contrôler et modifier le document ainsi établi automatiquement. Cliquer sur Ventes puis Bon de Livraison. Vous avez généré un bon de livraison automatiquement à partir du bon de commande. Il vous faut maintenant le modifier Ouvrir ce document, modifier la date et surtout vérifier les articles et les quantités si le client a fait des modifications. 10

11 Cliquer ensuite sur l onglet «Pied du bon de livraison» Remarque : Le taux d escompte ne peut pas être saisi sur le bon de livraison mais uniquement sur la facture. Imprimez le bon de livraison et contrôler. b) Transférer le bon de livraison en facture. Même procédure. Sélectionner votre bon de livraison dans la fenêtre Bons de livraison du menu Vente puis cliquer sur Fonctions «transférer en facture». Ouvrir ensuite la fenêtre Facture et procéder aux différentes modifications nécessaires : rectifier la date, saisir le taux d escompte Imprimez la pièce, contrôler et validez. 5. Etablir un avoir (annexe 5) Cliquer sur Ventes puis Avoir. Puis le bouton Créer. 11

12 Sélectionner dans la liste le client I et P Saisir la date de retour Saisir dans la rubrique références le numéro de la facture de vente Dans la case références, sélectionner dans la liste articles le code de la sirène extérieure cesar + Saisir la quantité retournée Ne pas oublier de saisir le taux de remise pour cet article comme sur la facture de vente. Imprimez le document, controler et validez. 12

13 3 ème PARTIE ETATS ET STATISTIQUES 1. Inventaire du stock Cliquer sur Etats dans la barre de menus puis Inventaire des articles. Activer la case de tous les articles puis cliquer sur suivant Activer le bouton «découpée par famille d articles» puis cliquer sur OK Vous obtenez un aperçu. Cliquer sur le bouton imprimer dans la barre de menu pour éditer le document. 2. Editez l état des statistiques de l évolution des ventes Cliquer sur Etat dans la barre de menu puis statistiques Sélectionner évolution des ventes Sélectionner tous les clients puis cliquer suivant 13

14 Sélectionner semaine pour la période du 01/10/2005 au 11/11/2005 puis cliquer suivant Sélectionner le chiffre d affaires puis cliquer suivant Sélectionner en valeur puis cliquer suivant Sélectionner par client puis cliquer OK Vous obtenez un aperçu. Cliquer sur le bouton imprimer dans la barre de. menu pour éditer le document 14

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