PROCEDURE SAGE (immo 1000) logiciel de gestion des immobilisations

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1 PROCEDURE SAGE (immo 1000) logiciel de gestion des immobilisations Il existe plusieurs modules : BIENS : saisir, éditer, tout ce qui concerne les biens INVENTAIRE : gestion des biens physiques ORGANIZER : créer des formules, faire la clôture PREFERENCES : paramétrages, format date REPORTING : état multi sociétés SCRIPT : maintenance, dévalidation de bien ou de contrat (à développer) Ouvrir la société concernée. NUMEROTATION DES BIENS Tout bien saisi directement dans les comptes 205 à 218 sont numérotés de la façon suivante : fin de l année / mois / n commençant pa r 01 (par exemple : pour le premier bien acquis en janvier 2010) et ainsi de suite. Si ce bien est «éclaté», il aura l extension /01, /02.. Pour les biens saisis en «en cours», ils seront numérotés de la façon suivante : 1, 2, 3.. Le numéro définitif sera affecté lors de la mise en service. SAISIE DE BIEN La création d'une fiche de bien s'effectue à partir d un bon d entrée, en choisissant successivement la commande Documents / Ouvrir / Bons de saisie / Bon d entrée. K:\Revision\2011\Classe 2\PROCEDURE SAGE.doc 1/12

2 Onglet «général» Identification Famille : ce champ n est pas obligatoirement rempli. En cliquant sur l icône, un choix est proposé suivant le type de bien enregistré (logiciel, fauteuil, mobilier..) Compte : compte comptable à renseigner Nature : en cours, immeuble ou meuble Localisation : siège ou comptoir où est installé le bien Libellés : désignation du bien (fauteuil, pc fixe ou pc portable..) Section : section analytique à laquelle le bien est affecté Acquisition Date acquisition : date de la facture Date MES : identique à la date si le bien est en service de suite. Cette date sera différente si le bien est en «en cours» cf paragraphe MISE EN SERVICE Quantité : 1 (si quantité supérieure à 1, un éclatement sera fait par la suite) cf. paragraphe ECLATER UN BIEN Montant : montant HT de la facture Montant initial : ce champ se remplit lorsque l on renseigne le montant Devise : par défaut, toujours EUR Amortissements Les lignes «fiscal et comptable» sont remplies de façon identique. Date de début : par défaut, cette date est la même que la date d acquisition Mode : toujours linéaire sauf pour les immos en cours où le mode est sans amortissement Durée : la durée dépend du compte comptable utilisé Taux : cette case se remplit automatiquement Onglet «utilisateur» K:\Revision\2011\Classe 2\PROCEDURE SAGE.doc 2/12

3 Schéma : toujours sélectionner fiscal et comptable Zones utilisateur : renseignement concernant le fournisseur du bien acquis : la date d imputation comptable correspond à la date de saisie de la facture en comptabilité Onglet «autres amortissements» Schéma : mettre IAS / IFRS Compte IFRS : le compte se met automatiquement lors de la saisie dans l onglet général Date de début : remplie automatiquement lors de la saisie dans l onglet général Mode : identique à la saisie dans l onglet général Montant : il se met systématiquement lors de la saisie dans l onglet général Durée : à noter car la durée n est pas paramétrée par défaut Les autres onglets ne nécessitent pas de saisie d informations, le type de taxe étant renseigné par défaut. Une fois tous les onglets renseignés, il suffit simplement d enregistrer le bien en cliquant sur la disquette. K:\Revision\2011\Classe 2\PROCEDURE SAGE.doc 3/12

4 Eclater un bien Liste des biens comptables / Etat des acquisitions France AIR Lancer l état. Sélectionner le bien qui doit être éclaté puis cliquer sur le bouton droit de la souris. Cliquer alors sur «Eclater le bien». Nombre de nouvelles fiches : Exemple : si l on a une facture qui comprend 4 chaises, on doit éclater en 3 car la fiche enregistrée est déjà comptée. Code : pas rentré systématiquement Caractère : noter toujours 9 Préfixe : noter le numéro qui correspond au numéro du bien en y ajoutant un / à la fin du numéro Début numérotation automatique : laisser 0 Vérifier ensuite le descriptif et le montant du bien qui peuvent être modifiés si besoin, puis valider. K:\Revision\2011\Classe 2\PROCEDURE SAGE.doc 4/12

5 FACTURES (Bon de saisie / Facture) Lorsque plusieurs factures composent une immo, on crée un premier bien, sur lequel on va rajouter une facture. Ce bien doit être simplement enregistré et non validé (s il est validé, on ne peut pas ajouter de factures). Identification Référence : n de la facture Fournisseur : cliquer sur l icône, une liste de fournisseurs est déjà existante, si non, le créer. Dates : aucun champ n est rempli Références Règlement : ce champ est facultatif, mettre par défaut chèque Type : achat Externe : ne rien noter Cliquer sur «Insérer», puis saisir la réf. Article (n de la facture, le montant d origine) puis tabulation jusqu à mettre la ligne en surbrillance. Cliquer de nouveau sur «insérer», puis enregistrer. Pour associer cette facture à un bien : Pièces comptables / Liste de factures puis lancer l état. K:\Revision\2011\Classe 2\PROCEDURE SAGE.doc 5/12

6 Sélectionner la facture concernée, la valider puis cliquer sur «Associer». Remplir la fenêtre ci-dessus. Bien non rapproché ou rapproché : cocher non rapproché lors de la 1 ère association au bien ; cocher rapproché si une facture est déjà associée au bien. Valider l association pour qu elle figure dans le compte comptable approprié. Si erreur de montant lors de la saisie de la facture : créer une facture avec un montant négatif et l associer au bien concerné. Pour DISSOCIER une facture, cliquer sur le bien sur lequel est associé la facture, clique droit : justifier par ligne de factures, une fenêtre s ouvre dans laquelle apparaît la facture associée : il faut la sélectionner puis cliquer sur la flèche bleue Bien acquis en Immos en cours Lorsqu on saisit une immo en cours, on ne l éclate pas. Si cette immo concerne un logiciel, cette mise en service doit s accompagner d une VSR (validation des services récurrents), transmise par le service informatique. Pour la saisie, cf. bon d entrée. Le numéro de ce bien sera donné de façon chronologique. K:\Revision\2011\Classe 2\PROCEDURE SAGE.doc 6/12

7 ENREGISTREMENT / VALIDATION D UN BIEN Après la saisie d un bien, on peut soit l enregistrer, soit le valider. L enregistrement permet de modifier ou supprimer la fiche. Ceci ne nécessite pas de saisir les informations obligatoires. La validation ne peut être faite si tous les éléments obligatoires ne sont pas renseignés. La validation du bien permet de noter immédiatement le numéro de code barres. MISE EN SERVICE Le fait de mettre en service un bien nous oblige à créer un nouveau bien donc, un nouveau numéro : ce n commencera par 10. (numérotation normale qui nous permet de situer l achat ou la mise en service du bien) et entraîne la validation et non l enregistrement du bien. Pour la mise en service : Liste de biens comptables / Etat des acquisitions : lancer cet état. Sélectionner le bien concerné, clique droit sur la souris sur «Mise en service d en cours». Donner un nouveau numéro comme indiqué. Noter les éléments manquants, à savoir : la date réelle de mise en service, le mode ainsi que la durée d amortissement. Vérifier l onglet utilisateur qui doit comporter les bonnes références de la facture relative au bien. Particularité : si le bien est mis en service en totalité (par exemple, facture qui comprend 8 biens), on le met en service puis on l éclate. Si seulement une partie est mise en service, on éclate le bien en cours, puis on met en service la partie concernée. MISE EN SERVICE D UN BIEN ENREGISTRE SUR L ANNEE N-1 La mise en service déclenchera un nouveau numéro qui sera sur l année N. ANNULER UNE MISE EN SERVICE Dévalider le bien (dans SCRIPT / Outils / Dévalidation de bien comptable / Choisir la société concernée puis noter le numéro de bien à dévalider). Journal des mises en services d en-cours / Supprimer la fiche validée Journal des cessions / Annuler la sortie du bien Etat de contrôle / Sélectionner la fiche concernée puis la supprimée. K:\Revision\2011\Classe 2\PROCEDURE SAGE.doc 7/12

8 ETIQUETAGE DES BIENS Tout bien acquis doit être étiqueté (sauf les agencements et installations , les logiciels ). Les chaises sur Beynost ne sont pas étiquetées. MODIFICATION / MOUVEMENT DE BIEN Pour que les modifications figurent dans l historique du bien (changement de section analytique, changement de lieu géographique ), il faut les valider. On peut vérifier les mouvements effectués dans le «journal». Changement de section analytique ou de localisation (région et/ou comptoir). Liste de biens comptables / Etat des acquisitions / Sélectionner le bien concerné / Clique droit sur la souris / Changer de section analytique ou Changer de localisation (suivant le mouvement qui doit être effectué), puis valider afin d enregistrer et historiser le mouvement. CHANGEMENT DE METHODE PRINCIPALE Cette action ne peut être faite que sur un bien validé. On utilise cette fonction lorsque l on veut modifier une durée d amortissement. Il faut toujours modifier «Calcul commençant en date du «début d exercice». Le mode fiscal et comptable ainsi que la durée sont toujours identiques. Valider afin d avoir l historique du bien. Si l on veut changer la durée d amortissement d un bien, par exemple l augmenter : aller dans excel, noter la date de début d amortissement dans une cellule, la date de fin d amortissement dans une autre cellule, soustraire la date de fin de la date de début, mettre la «formule» entre parenthèse puis diviser ce nombre de jours par 360 ou 365. TRAITEMENT OU TRANSFERT EN MASSE Pour effectuer un changement en «masse», il faut sélectionner les biens concernés dans la liste de contrôle, clique droit sur la souris : K:\Revision\2011\Classe 2\PROCEDURE SAGE.doc 8/12

9 Les modifications massives ne peuvent être faites que sur ce que l on peut trouver dans cette liste déroulante. SORTIE DE BIEN Il existe plusieurs types de sorties : on utilise la notion de «disparition», «mise au rebut sans amortissement exceptionnel» et parfois «vente» (cette notion nécessite que l on remplisse la case «prix de cession») puis que l on établisse une facture. Etat de contrôle / Sélectionner le bien concerné / Clique droit sur la souris «Sortir le bien». Si un bien est enregistré sous forme «d ensemble», quand il faut sortir une partie de ce bien, il faut d abord l éclater puis sortir ensuite la partie concernée. Après l enregistrement d une sortie, on peut la visualiser dans le journal des sorties. Pour valider la sortie, on le fait dans ce journal. Noter la date d effet de la sortie ainsi que la nature de sortie. Valider la sortie pour qu elle soit prise en compte. SAISIE D UN CONTRAT DE LOCATION Tout nouveau matériel acquis en location doit être saisi dans «contrat de location». K:\Revision\2011\Classe 2\PROCEDURE SAGE.doc 9/12

10 Un ou plusieurs biens peut figurer sur un contrat de location. Il sera retraité de façon à faire ressortir le coût réel de la location (voir le montant des intérêts). Bon de saisie / Contrat de location/crédit bail Référence : référence du contrat Bailleur : l icône permet d afficher une liste de bailleurs déjà créée Type : crédit bail ou location : dans notre cas, toujours location Onglet général Contrat Noter la durée, la périodicité, la date de début du contrat. Loyer Noter la périodicité (identique à celle du contrat), le terme (à échoir ou échu). Cliquer ensuite sur «bon d entrée» Une fenêtre identique à la création d un bien s ouvre. Remplir simplement les zones suivantes : le numéro de bien, le compte (compte de charge), la localisation, le libellé (description du bien), la section, la date de début du contrat, le montant correspond au montant réel du bien loué, et dans le champ «mode», noter «sans amortissement». K:\Revision\2011\Classe 2\PROCEDURE SAGE.doc 10/12

11 Enregistrer. Sur la ligne de la fiche, le loyer périodique correspond au loyer multiplié par la périodicité, le capital amorti correspond à la moyenne du capital divisé par la périodicité et les intérêts correspondent à la différence. Ceci est à renseigner lorsque le contrôleur de gestion a fait son retraitement pour les IFRS. Ces montants doivent correspondre parfaitement à l échéancier. Onglet échéancier On retrouve sur cet onglet le détail des échéances du bien. IMPRESSION DE LA 2054/2055 POUR VERIFICATION Traitement / état de reporting / impression de l imprimé Cet état permet de vérifier le solde des comptes avec le tableau des immobilisations puis avec la comptabilité. CLOTURE Faire une sauvegarde avant toute clôture. Dans SAGE (module biens) : vérifier que tous les biens, les fiches (qui composent les contrats), les contrats ainsi que tous les mouvements soient validés. Noter le chemin d accès (Journaux / synthèse des mouvements / de tous les mouvements comptables). FERMER SAGE et s assurer que personne (des autres filiales) ne soit sur le logiciel. LANCER MODULE ORGANIZER Traitements / Clôture (clôture de l exercice) Sélectionner la société à clôturer Cocher «clôturer toutes les périodes non clôturées» Date de clôture : laisser la date du jour Cliquer sur «clôturer» Une fois la clôture effectuée : aller dans Paramétrage / Société : onglet «période», format automatique, annuel en jours ; OK FERMER ORGANIZER LANCER SAGE K:\Revision\2011\Classe 2\PROCEDURE SAGE.doc 11/12

12 Vérifier les soldes dans la 2054 et la Si tout est OK, refaire une sauvegarde après la clôture. Impression etats : mode DEBUG préférences cocher onglet erreur debug Double clic droit fenetre VCI F1 excel 4 INVENTAIRE Avant tout déplacement, lancer le module «inventaire» : terminal / exportation des référentiels. Cliquer sur «génération». Connecter ensuite l ordinateur avec le lecteur de code barres. Une fenêtre s ouvre : définition d un partenariat : cliquer sur non. Ouvrir en parallèle sur le c : package installation sage immo / pc transfert /idxfer.exe : une fenêtre s ouvre : sur mettre sur réception sur le lecteur, puis cliquer sur transmission sur le portable. Sur le lecteur code barres : - My Device / back up / sage immo / sage immo (icône lecteur cb) - Mot de passe : 0000 Menu général 1 - Saisie d inventaire (quand on arrive dans un comptoir non inventorié) 2 Contrôle d inventaire (contrôle par rapport à la base des immos) 3 Transmissions (communiquer dans un sens ou dans l autre) 4 Paramètres (comprend 3 modules : réception du paramètrage, mot de passe, préférences) On utilisera la réception du paramétrage pour récupérer les codes barres des étiquettes scannées. K:\Revision\2011\Classe 2\PROCEDURE SAGE.doc 12/12