MANUEL UTILISATEUR GESTMAG 2011

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1 MANUEL UTILISATEUR GESTMAG 2011 Version 1.02 du

2 - SOMMAIRE - I. PRESENTATION 04 A. GENERALITES 04 B. L ECRAN D ACCUEIL 05 II. PARAMETRAGES DE GESTMAG 07 A. LES PARAMETRES DU POSTE L onglet Impression L onglet Commercique L onglet Option ticket L onglet Option caisse L onglet Terminal Inventaire, Codes à Barres, billets L onglet SMS / Téléphonie L onglet Comptes mails L onglet aspect graphique 15 B. LES PARAMETRES DU LOGICIEL L onglet Coordonnées Société L onglet Documents L onglet TVA / tarifs L onglet Préférences articles L onglet Préférences diverses L onglet Zones paramétrables L onglet Les Vendeurs L onglet Compta L onglet Mise en page des documents L onglet gestion fidélité L onglet Gestmag Beauté 25 C. PARAMETRAGE DES RAYONS, FAMILLES ET SOUS-FAMILLES 26 D. PARAMETRAGE DES MODES DE REGLEMENTS Les règlements clients Les règlements Fournisseurs Les devises 28 E. PARAMETRAGE DES BANQUES 29 F. PARAMETRAGE DES GRILLES DE TAILLES 29 G. PARAMETRAGE DES COULEURS 30 H. PARAMETRAGE DES FABRICANTS 30 I. PARAMETRAGE DES LOCALISATIONS / RAYONNAGES 31 J. PARAMETRAGE DE SAISONS / COLLECTIONS 31 K. PARAMETRAGE UTILISATEURS 32 1 /87

3 III. LA GESTION DES ACHATS 34 A. L ECRAN D ACCUEIL DES FOURNISSEURS ET ACHATS 34 B. LA FICHE FOURNISSEUR 35 C. LE BON DE COMMANDE FOURNISSEUR 36 D. LIVRAISON DE LA COMMANDE FOURNISSEUR 37 E. LA FACTURE D ACHAT 38 F. REGLEMENT FACTURE 39 G. MODIFICATION DES ECHEANCES 40 H. MODIFICATION OU ANNULATION D UNE FACTURE D ACHAT 41 I. ANNULATION DU REGLEMENT D UNE FACTURE D ACHAT 41 IV. LA GESTION DES CLIENTS 42 A. L ECRAN D ACCUEIL DES CLIENTS ET DOCUMENTS 42 B. LA FICHE CLIENT 43 C. LA FIDELITE CLIENT 44 D. SAISIE DES DOCUMENTS 45 E. VALIDATION DE LA FACTURE DE VENTE 47 F. IMPRESSION DE LA FACTURE DE VENTE 47 G. REGLEMENT DES FACTURES DE VENTE 48 H. ANNULATION D UNE FACTURE DE VENTE 49 I. MODIFICATION D UN DOCUMENT DE VENTE 50 J. MODIFICATION OU ANNULATION D UN REGLEMENT 51 V. LA GESTION DES STOCKS 53 A. LA FICHE ARTICLES 54 B. CREATION D UN ARTICLE 55 C. LE CODE A BARRES 58 D. MOUVEMENTS DE STOCK 59 VI. LA CAISSE 62 A. LES FONCTIONS PRINCIPALES 62 B. PARAMETRAGE DE L ECRAN TACTILE 64 C. LA VENTE CAISSE 67 D. LES RESERVATIONS 72 E. LES COMMANDES 73 F. LES AVOIRS 74 G. LES REMBOURSEMENTS 74 H. LA CORRECTION DE REGLEMENTS 74 2 /87

4 I. LA SAISIE DES ARRHES 75 J. SOLDER UN TICKET 75 VII. LE QUOTIDIEN 76 A. LE MENU QUOTIDIEN 76 B. PRELEVEMENT DE CAISSE 76 C. LA REMISE EN BANQUE 78 D. ENTREE RAPIDE EN MAGASIN 80 E. ACHATS DIVERS 81 VIII. AUTRES FONCTIONS DE LA CAISSE 82 A. REGLEMENTS DE LA JOURNEE 82 B. CHIFFRE D AFFAIRE POUR UN ARTICLE 83 C. CLOTURE DE LA JOURNEE 84 D. PROCEDURE DE CLOTURE DE LA CAISSE 85 3 /87

5 I. Présentation A. Généralités Gestmag 2011 est un logiciel de gestion et d encaissement performant et très complet, résolument moderne, d une utilisation simple et peut être utilisé avec un écran tactile tactile ou avec une souris et un clavier. Le logiciel est compatible avec la grande majorité des périphériques de caisse du marché (imprimante ticket et cheque, douchette code barre, tiroir-caisse ) Gestmag offre une ergonomie et des fonctionnalités exceptionnelles, adaptable suivant l activité et les besoins. En effet le logiciel gère les grilles de tailles, les couleurs et les tarifs soldes pour les magasins de prêt-à-porter; les numéros de série et les garanties pour les magasins de détail; les prix au kilo et au litre pour les magasins alimentaires; etc Les fonctions de gestion commerciale offrent la possibilité de faire des devis, des bons de commande ou encore des factures. C est donc plus qu un simple logiciel de caisse enregistreuse car c est un outil indispensable au bon fonctionnement d un magasin. Il dispose également de nombreuses autres fonctionnalités comme la gestion des cartes de fidélité, les ings avec personnalisation de chaque mail ou via une plateforme SMS, ou encore une gestion de l inventaire et/ou des lots avec un terminal d inventaire. Le logiciel de caisse Gestmag 2011 reprend les caractéristiques des versions précédentes en y ajoutant des fonctionnalités supplémentaire comme la possibilité de créer des articles type abonnement, la commande et le réapprovisionnement multi fournisseurs, la gestion du planning du personnel ou encore l envoi des informations de clôture de caisse par internet pour une consultation à distance via un Smartphone. Gestmag 2011 dispose d une richesse fonctionnelle adaptée au métier de commerçant, fruit de près de vingt ans d expérience, de remontées et de demandes de la part des utilisateurs finaux. 4 /87

6 B. L écran d accueil L écran d accueil de Gestmag 2011 L écran principal se compose de plusieurs éléments dont une barre des tâches sur la partie supérieure, donnant accès aux différentes fonctions de Gestmag : La barre des tâches La barre des tâches permet d avoir accès aux fonctions suivantes : - Les paramétrages (Logiciel, rayons, tailles...) - Les tâches quotidiennes (Remise en banque, mouvements de stock,...) - La facturation (Gestion des BL, Factures périodiques, Traites) - Les impressions (Liste articles, clients, fournisseurs, journaux,...) - Les statistiques (CA, palmarès des articles,...) 5 /87

7 - Les outils (Gestion des évènements, export en comptabilité,...) - L aide (Licence, mise à jour sur Internet, contact,...) L écran d accueil comprend aussi les quatre onglets reprenant les quatre parties importantes de Gestmag. On pourrait dire qu il s agit de «l ossature» du logiciel. On y retrouve donc : - La caisse (les ventes, la saisie des arrhes, la clôture de la journée..), - Les «clients et documents» (création et modification des fiches clients, modifications des pièces commerciales..), - Les «articles et stocks» (création et modification des fiches articles, état des stocks, mouvements de stock..), - Les «fournisseurs et achats» (création et modification de fiches fournisseurs, bons de commandes, livraisons et factures fournisseurs..), - Les «objectifs» (indicateurs de vente par rapport à la journée précédente, au mois précédent et à l année précédente). - Les cinqs parties principales de Gestmag 2011 Dans la partie inférieure de l écran se trouve également une zone de recherche rapide des articles. Les trois boutons permettent de faire des recherches de différentes manières en mode liste ou par arborescence (Rayons, famille, etc.) La recherche rapide des articles 6 /87

8 II. Paramétrages de Gestmag Avant la première utilisation de Gestmag, il faut procéder aux paramétrages annexes du logiciel. Pour cela, il faut sélectionner dans la barre des tâches la partie «Paramétrages». Le menu des paramètres de Gestmag Gestmag comprend de nombreux paramètres dont les deux principaux sont : - Le paramétrage du poste. Il concerne les différents matériels (imprimantes tickets, imprimantes codesbarres, afficheurs, tiroirs, lecteurs TPE, terminaux d inventaires, etc.) ainsi que la mise en page du ticket de caisse (en-tête, pied de page, etc.) - Le paramétrage du logiciel. Il reprend le fonctionnement du logiciel et non du matériel. On y retrouve les coordonnées de la Société, le logo, les documents, les préférences diverses, les généralités liées aux articles, etc. 7 /87

9 A. Les paramètres du poste Dans le paramétrage du poste, on retrouve différents onglets : Choix de l imprimante pour les tickets de caisse 1. L onglet Impression Choix de l imprimante pour les formats A4 Possibilité d ouvrir plusieurs fois Gestmag sur le même poste Paramétrage du poste Impression Les différents modèles de documents correspondent à la mise en page des documents de ventes au format A4 (Devis, factures, bons de livraison, etc.) Attention : si l on ne désire pas voir apparaître le prix des articles dans le bon de livraison, il faut penser à cocher la case «Bon de livraison non valorisé»! 8 /87

10 2. L onglet Commercique Cet onglet reprend le paramétrage des matériels connectés. On y retrouve : - L imprimante ticket - L afficheur client - Le tiroir-caisse - La gestion des chèques - La gestion des imprimantes fiche - La gestion des clés Dallas Paramétrage du poste - L onglet commercique Attention : Il faut bien choisir le modèle d imprimante et vérifier la vitesse du port COM de celle-ci! Généralement, cette vitesse est de 9600 bauds pour les imprimantes tickets (Epson Star...). Pour les Citizen et Epson multifonction celleci est de bauds. Il faut bien évidemment penser à modifier la vitesse du port COM dans Windows. N hésitez pas à nous contacter en cas de doutes. 9 /87

11 3. L onglet Option ticket Cet onglet permet de paramétrer les informations qui apparaitront sur l entête et le pied de votre ticket de caisse ainsi que le modèle que l on veut utiliser. On y retrouve également (en bas) les différentes options d édition des tickets. Il suffit de cocher ou décocher les différentes cases en fonction de vos besoins. Paramétrage du poste - Onglet Options Ticket 10 /87

12 4. L onglet Option caisse L onglet «Options caisse» permet de choisir les préférences pour la caisse et les préférences diverses du poste. Là aussi, il suffit de cocher ou de décocher les différentes cases en fonction de ses besoins... Par exemple, on peut demander un blocage sous forme de message d alerte si le stock de l article est à zéro en cochant la case correspondante à cette option... Paramétrage du poste - Onglet Options caisse 11 /87

13 5. L onglet Terminal Inventaire, Codes à Barres, billets On retrouve dans cet onglet les paramètres suivants : - Impression des chèques cadeaux - Impression des bons d achats - Choix des imprimantes codes à barres - Imprimantes pour cartes prépayées - Imprimantes pour les étiquettes de commandes client - Imprimantes pour les billets - Imprimantes pour les étiquettes abonnements client - Lecteur Metrologic Scan Pal 2 (recommandé) et autres On renseignera ces paramétrages en fonction des matériels installés. Paramétrage du poste -Onglet Terminal Inventaire, Codes à Barres, billets 12 /87

14 6. L onglet SMS / Téléphonie Il est possible d envoyer des SMS de façon individuelle ou par groupe de clients. Vous pourriez par exemple envoyer à un client un message par ce biais pour l avertir que sa commande est reçue, que son appareil est réparé, que son gâteau est prêt... Un moyen bien pratique de communiquer! Il est aussi possible de croiser le fichier client avec le service de téléphonie. Après avoir saisi quelques clients dans Gestmag, vous pourrez les appelez directement à partir de l application. Vous pourrez également avoir une notification des appels entrant et obtenir l identité de l appelant. Attention : On ne peut utiliser les SMS qu à condition de souscrire un compte et d acheter un lot de SMS. 13 /87

15 7. L onglet Comptes mails Il est possible d utiliser ce moyen pour faire par exemple du mailing. Les paramètres à entrer correspondent aux comptes mails utilisés sur votre poste. Si vous utilisez un logiciel type Microsoft Outlook ou Microsoft Outlook Express, ces comptes apparaitront automatiquement. Sinon, il faudra les renseigner en reprenant les paramètres de votre logiciel de messagerie. On peut aussi paramétrer à l avance les sujets des mails ainsi que les signatures. Paramètres du poste - Comptes s 14 /87

16 8. L onglet aspect graphique Il est possible de modifier l interface graphique du logiciel c'est-à-dire changer la couleur des boutons et la couleur en caisse. 15 /87

17 B. Les paramètres du Logiciel 1. L onglet Coordonnées Société C est ici que l on va renseigner toutes les coordonnées de la société et faire le choix du logo qui apparaîtra dans la fenêtre du logiciel... On y retrouve également la gestion des soldes et promotions. Paramètres du logiciel - Coordonnées société 16 /87

18 2. L onglet Documents On retrouve dans cet onglet les différents paramètres concernant : - Les derniers numéros de documents - Le nombre de pages par documents - La taille des bases de données Paramètre du logiciel - Les documents C est par ce biais que l on va définir le numéro de départ des différents documents édités dans Gestmag (vente, achats, stocks, etc.). Ceci vous permet de ne pas rompre la chaine de facturation de votre ancien logiciel de gestion et de continuer la numérotation ou autre. Tout dépend de votre organisation. Si vous souhaitez imprimer systématiquement les factures en plusieurs exemplaires, il vous suffit de le préciser dans le cadre «Exemplaires Document». 17 /87

19 3. L onglet TVA / tarifs Cet onglet permet de définir les différents taux de TVA. Par défaut le logiciel est configuré avec les deux taux en application en France Métropolitaine 19,60 % et 5,50 %. Vous pouvez configurer sept taux différents de TVA, en fonction de la législation de votre pays ou activité, dont un pour le port. C est également via cet écran que vous pourrez paramétrer les différents codes de ventilation comptable, la gestion des tarifs particuliers (opérateurs GSM) et les cartes prépayées. Paramètres du logiciel - TVA / Tarifs Il est possible d établir différents tarifs pour les articles en fonction de la qualité d un client (tarif de base, client VIP, clients de passage, personnel, ou autres. Par exemple celui d une prestation que vous désirez facturer différemment si elle s effectue en atelier ou sur site). Ces cinq types de tarification sont entièrement modifiables. 18 /87

20 4. L onglet Préférences articles On peut déterminer ici le nombre de rayons, de familles, de sous familles et de tailles que l on veut gérer (99 maximum par catégorie). On retrouve aussi les éléments de gestion des articles, de gestion des garanties (avec leur conversion en nombre de jours) et les différentes désignations des mouvements de stock qui existent. Paramètre du Logiciel - L onglet Préférences articles 19 /87

21 5. L onglet Préférences diverses C est dans cet onglet que l on retrouve la gestion des codes à barre, des frais de facturation ou encore du compte des clients de passage. On y retrouve aussi divers paramètres tels que la gestion des dates anniversaires. Là aussi, il suffit de cocher ou de décocher les cases en fonction de vos besoins... Paramètres du Logiciel - L onglet Préférences diverses 20 /87

22 6. L onglet Zones paramétrables Cet onglet permet de créer des champs supplémentaires dans la fiche article ainsi que dans la fiche client. Ils sont de trois types pour la fiche articles et de deux types pour la fiche client. On peut ainsi personnaliser les champs disponibles dans la fiche article et y retrouver des champs propres à son activité. Paramètres du logiciel - L onglet Zones paramétrables Vous pouvez décider de gérer, en cochant les cases voulues et en inscrivant le nom de vos libellés, le paramétrage de nouvelles zones de saisie ou de recherche pour la fiche article. Celles-ci représentent une indication de plus dans la fiche article ou dans la fiche client. 21 /87

23 7. L onglet Les Vendeurs Là, il faut entrer le nom des vendeurs ainsi que les commissions qui leur sont affectées si l option «Gestion des Commissions «a été activée. Paramétrage du logiciel - L onglet vendeurs 8. L onglet Comptabilité Dans cet onglet, il est possible de paramétrer les codes comptables par défaut afin de générer un fichier prêt à être intégré dans le logiciel de votre expert-comptable. 22 /87

24 9. L onglet Mise en page des documents Comme son nom l indique, cet onglet permet de définir les documents imprimés depuis Gestmag. L éditeur WYSIWYG permet de faire une mise en page de façon aisée et rapide, mais peut être plus poussée en ouvrant Microsoft Word avec le bouton prévu à cet effet. Paramétrage du logiciel - L onglet Mise en Page des documents 23 /87

25 10. L onglet gestion fidélité Dans cet onglet on peut définir si la fidélité se gère en pourcentage, en point ou en passage et dans quel cas elle ne doit pas s appliquer. On peut aussi régler les remises de fidélité soit en faisant des remises manuelles, dans ce cas-là le vendeur décide de l action à mener : - remises en fonction de la valeur (ex. 100 points = 5 de bon d achat) - remises en fonction du nombre de passages (ex. 2 passages = 15 ) Paramétrage du logiciel - L onglet Gestion Fidélité 24 /87

26 11. L onglet Gestmag Beauté Une des nouveautés de la version 2011 est la gestion des salons de beautés. Vous pouvez gérer les cabines, les collaborateurs ou les envois de rappels de rendez-vous automatique. Paramétrage du logiciel - L onglet Gestmag Beauté 25 /87

27 C. Paramétrage des rayons, familles et sous-familles Le paramétrage des rayons / familles / sous-familles est indispensable pour une gestion optimale de vos article par le biais du logiciel. Il permet dans un premier temps d organiser votre magasin pour mieux ranger vos articles lors de la création et, dans un deuxième temps, d obtenir des statistiques (barre des tâches > statistiques) précises sur vos achats et vos ventes. Vous avez la possibilité de rajouter à tout moment, sans modifier l ordre de la liste déjà établie, des rayons / familles / sous-familles. Chaque Sous-famille est liée à une famille ainsi qu à un rayon. Vous pouvez importer les rayons / familles / sous-familles à partir d une base EXCEL (barre des tâches, menu Outils > import / maj. des données). Paramétrage - rayons / familles / sous familles 26 /87

28 D. Paramétrage des modes de règlements Les différents paramètres de règlements 1. Les règlements clients À chaque mode de règlement donné, vous pouvez définir : - le numéro de compte comptable - le code journal, - l ouverture du tiroir-caisse, - l autorisation du rendu espèces Paramétrage des règlements clients 27 /87

29 2. Les règlements Fournisseurs Le mode de fonctionnement est sensiblement identique à celui des clients... Paramétrage des règlements fournisseurs 3. Les devises Le but est ici de configurer les taux de change des devises par rapport à l Euro et de leur affecter une combinaison de touches comme raccourci /87

30 E. Paramétrage des banques Dans cette fenêtre, il faut inscrire vos banques ainsi que celles de vos clients. Paramétrage des banques Cochez «Bordereau autorisés» afin de permettre à la banque d être utilisée pour établir un bordereau de remise. F. Paramétrage des grilles de tailles Ici, on va pouvoir créer les différentes grilles de tailles en fonction des besoins. Le bouton «Recherche» permet d accéder à la liste des tailles. 29 /87

31 G. Paramétrage des couleurs On peut définir ici la liste des couleurs. Paramétrage des couleurs H. Paramétrage des fabricants Cette fenêtre permet de créer les différents fabricants que l on pourra sélectionner dans les fiches articles. Paramétrage des fabricants 30 /87

32 I. Paramétrage des localisations / rayonnages Cet écran vous permet de définir la localisation de votre article dans le cas où vous avez plusieurs lieux de stockages. Paramétrage des localisations / rayonnages J. Paramétrage de saisons / collections Là aussi, il suffit de créer une liste des différentes saisons ou collections liées à votre activité. 31 /87

33 K. Paramétrage utilisateurs Paramétrage des utilisateurs - Cliquez sur Ajouter afin de créer un nouvel utilisateur. - Notez son nom et mot de passe - Sélectionner les accès auxquels il aura droit. - Validez en cliquant sur la touche Sauver. ATTENTION, VEILLEZ A BIEN NOTER LE MOT DE PASSE SAISI AVANT DE VALIDER LA FENETRE! Pour activer la fonction de gestion des droits par utilisateurs lors de l ouverture de Gestmag, allez dans «Paramétrage / Paramétrage du logiciel» puis sélectionnez l onglet «Préférences diverses». Vous devez alors cocher la case «Gestion des droits par utilisateurs». La touche «Utilisateur» de l écran principal permet de changer d utilisateur tout en restant dans le logiciel. 32 /87

34 Paramétrage pour activer la gestion des droits 33 /87

35 III. LA GESTION DES ACHATS A. L écran d accueil des fournisseurs et achats C est ici que l on va trouver toutes les options concernant les fournisseurs, notamment la création et la modification des fiches fournisseurs, des bons de commandes, des livraisons et des factures fournisseurs. L écran d accueil des fournisseurs et achats 34 /87

36 B. La Fiche Fournisseur Pour créer un fournisseur, cliquez sur «Fiches Fournisseurs», saisissez les informations nécessaires et validez la fiche. La fiche Fournisseur Cliquer sur l icône Ajouter ou la touche F2 pour ouvrir une fiche vierge. Cliquer sur OK (ou la touche F10 du clavier) pour valider Cliquer sur Quitter pour sortir sans enregistrer (ou Echap) La partie supérieure de l écran concerne les coordonnées du Fournisseur (Adresse, Téléphone, Télécopie, etc.). Il est possible d affecter un coefficient pour calculer les tarifs de vente des articles achetés chez un fournisseur ainsi que le taux de solde. La partie inférieure concerne les informations chiffrées chez le fournisseur : date de la dernière opération (ex. Bon de Commande), le dernier achat, le solde et le Chiffre d Affaire total. Vous avez la possibilité d ajouter des commentaires. Pour valider une Fiche Fournisseur, il faut au minimum remplir le champ «Nom Fournisseur», toutefois, nous vous conseillons de la remplir complètement. 35 /87

37 Sur la ligne en bas, vous avez différentes fonctions dont l historique. Cette dernière permet de visualiser : les factures et livraisons, les commandes et les règlements. Pour effacer une fiche fournisseur, cliquer sur la touche «Effacer» ou la touche F3 du clavier. Si le fournisseur a déjà été ventilé, il est impossible de le supprimer! Ceci est valable également pour les Fiches Clients ou les Articles. Pour rechercher un fournisseur, cliquer sur la touche «Recherche» ou sur la touche F4 du clavier. Dans Paramétrage > Gestion des fournisseurs, vous avez la possibilité de mettre à jour les fiches fournisseurs et de recalculer les soldes fournisseurs. C. Le bon de commande Fournisseur Le bon de commande Fournisseur Vous pouvez procéder à une commande automatique grâce aux fonctions en bas à droite. 36 /87

38 - En fonction des ventes : les quantités commandées seront égales aux quantités vendues. - En fonction du stock minimum : vous indiquerez dans la fiche article les quantités mini et les quantités de réapprovisionnement. Les quantités commandées seront égales aux quantités de réapprovisionnement + les quantités de stock mini. Les quantités de réapprovisionnement peuvent être modifiées dans le bon de commande sans modifier pour autant la fiche article. Cliquez sur OK, vous avez alors la possibilité de valider la commande et de l imprimer en autant d exemplaires souhaités. D. Livraison de la commande Fournisseur - La livraison est validée, le bon de commande disparaît - Les quantités livrées passent en stock, vous pouvez le vérifier dans la fiche article. Attention! La facture est saisie automatiquement. Il n y a pas besoin de la ressaisir. 37 /87

39 E. La Facture d Achat Deux possibilités s offrent à vous: Saisie d une facture achat sans avoir au préalable enregistrer le BON DE COMMANDE : Choisir le fournisseur Saisir les articles, si vous modifiez le coefficient alors il sera modifié dans la fiche article, il en est de même pour le prix d achat. Indiquez les échéances à partir de la fonction ECHEANCES Le règlement et l échéance qui s affichent sur l écran Facture Achat Fournisseur correspondent à la première des échéances. L indication Règlement est le mode de règlement définit par défaut dans la fiche fournisseur. Validez la facture et imprimez si besoin. Les articles sont maintenant en stock (visible dans la Fiche Article > Infos CA). Créer une facture en important une commande dont la livraison n a pas été enregistrée dans le logiciel (En effet, lorsqu une commande est confirmée en livraison, cela génère automatiquement une facture d achat) : Vous avez la possibilité d importer des commandes par la fonction IMPORT COMMANDE. Vérifier les articles (si vous modifiez le coefficient alors il sera modifié dans la fiche article) et quantités, puis valider OK. Le bon de commande disparaît. La facture d achat est créée. Les quantités achetées passent en stock, vous pouvez le vérifier dans la fiche article. Factures Fournisseurs 38 /87

40 F. Règlement facture L opération consiste à sélectionner un fournisseur, choisir la facture que vous devez régler puis saisir le règlement. Règlements - Choix du fournisseur 39 /87

41 Une fois votre choix effectué, il faut cliquer sur le bouton «Saisie» pour effectuer le règlement. Ensuite, vous devez choisir le mode de règlement approprié : - Règlement Total : vérifiez le montant, choisissez le mode de règlement et validez - - Règlement Partiel : (paiement d une échéance) dans le rectangle jaune saisissez le montant, le mode de règlement et validez. Si le règlement s effectue par traite, acceptez celle-ci et procédez au règlement. La fonction «Solder facture» permet de solder une facture qui ne sera jamais réglée. La facture sera alors enlevée des factures non réglées sans qu un règlement ne soit défini. Cette fonction peut être désactivée dans Paramétrage / Paramétrage du logiciel. G. Modification des échéances Notez que les échéances sont modifiables à tout moment. Deux solutions vous sont offertes pour modifier les dates d échéances, leurs montants et le mode de paiement : 1ère solution : Allez dans Quotidien / Saisie des Échéances Fournisseurs, cliquez sur «Recherche Facture», sélectionnez le document puis faites les modifications. 2ème solution : Depuis l écran principal des Fournisseurs / Achats, cliquez sur le bouton «Factures des achats» faites la recherche puis les modifications nécessaires. Attention : Pensez à bien vérifier qu il n y pas déjà eu un règlement avant de modifier les échéances! 40 /87

42 Modification : H. Modification ou annulation d une facture d achat Pour modifier une facture d achat, cliquez sur le bouton «Facture des achats», Faites «Recherche», choisissez la facture, modifiez-la, puis validez. Annulation : Vous pouvez effacer une facture d achat non réglée, cette annulation enlèvera les articles entrés en stock. Si celle-ci a été réglée partiellement ou en totalité, la facture ne peut plus être supprimée (même si le règlement a été effacé). Pour annuler cette facture, il faut faire un avoir, dans la fonction «Facture des achats» en mettant les quantités en négatifs. I. Annulation du règlement d une facture d achat Vous avez la possibilité d effacer les règlements sur les factures. Pour cela : - Cliquez sur «Fiches fournisseurs», sélectionnez «Historique» puis «Règlements». - Choisissez le paiement à effacer, cliquez sur «Efface règlement» et faites OK. Le paiement est alors supprimé. Vous pouvez maintenant entrer le nouveau règlement et (ou) échéances. 41 /87

43 IV. LA GESTION DES CLIENTS A. L écran d accueil des clients et documents C est ici que l on va trouver toutes les options concernant les clients, les devis, les factures et les règlements. D autres options permettent de gérer par exemple la fidélité. L écran d accueil des clients et documents 42 /87

44 B. La fiche client La fiche client On peut voir dans la fiche client toutes les données nécessaires à la gestion de votre clientèle. On y retrouve de nombreuses fonctions dont : - La création d un client - La modification ou la suppression d une fiche client - La recherche d un client - L historique client : Tickets, Factures, Devis, Proforma, Avoirs, BL, etc. - Les Ventes - Les Statistiques - Les Graphiques - L impression de la liste des clients Tout l intérêt de la fiche client est qu elle vous permet de gérer votre «portefeuille» de différentes manières. Il est possible de : - Noter une adresse de facturation différente de l adresse de livraison. - Renseigner le mode de règlement et l échéance les plus courants pour un client. Ces informations seront choisies par défaut lors de la facturation. - Inscrire le taux de remise, si nécessaire. Lors de chaque vente, on vous proposera alors d appliquer ou non cette remise. 43 /87

45 Attention : Un article soldé ne peut pas être remisé en mode caisse. En mode SAISIE DES FACTURES, les soldes sur un article ne seront pas prises en compte, seule la remise sera possible. - Mettre le numéro de TVA intracommunautaire - Choisir ou non de gérer un carte fi délité pour un client. Si oui, notez les Points Alertes. - Définir le secteur et la famille clients. - Sélectionner le tarif pour ce client. - Faire des ventes avec rétrocession. - Imprimer les cartes de fidélité : o Cocher la case, signifie que le code barre de la carte de fi délité est imprimé. Pour imprimer le code barre cliquez sur l imprimante en image, validez et allez dans CODE BARRES sur l écran principal puis sélectionnez cartes de fidélité. - Gérer les frais de facturation. - Gérer les dates anniversaires. - Faire figurer le RIB dans Info bancaire. - C. La fidélité client Vous avez la possibilité dans Gestmag de créer des cartes de fidélité. Les points de fidélité fonctionne en mode caisse et saisie des factures. Dans PARAMÉTRAGE > PARAMETRAGE LOGICIEL, vous pouvez décider de : - Gérer ou non des points fidélité - Choisir le type de calcul : en points, en passage, en pourcentage - Appliquer ou ne pas appliquer de points sur les multi tarifs - Appliquer ou ne pas appliquer de points sur une remise article. - Période de solde (voir GESTION DES ARTICLES). Attention : Les points de fidélité ne s appliquent pas sur les articles soldés pour une vente en mode caisse. Pour une vente en saisie facture, le logiciel ne tient pas compte du prix soldé. Pour appliquer tout de même les soldes il faut faire une remise. Dans ce cas précis, la vente générera des points de fidélité (dans le cas où vous appliquez les points sur une remise article). 1er cas : - Pas de points sur les multi tarifs (il n y aura pas de points de fidélité sur les tarifs autres que le tarif de base) - Pas de points sur une remise article : ne génèrent pas de point de fidélité Quand le total des points arrive au niveau d alerte, le client a droit à un bonus que vous fixerez Pour cela : - Allez dans la fiche client - Cliquez sur la fonction «FIDÉLITÉ» - Lancez la recherche historique - Sélectionnez les points non utilisés - Cliquez sur «MARQUE LIGNE» puis «SAUVER LIGNES» 44 /87