ANNEXE 8 : Le Mailing

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2 Lancer un mailing Présentation de l écran du mailing Aller dans Communication puis sélectionner «Mailing» Cet écran apparaît 431/523

3 Définition des zones Choix du type de Mailing 1 Mailing Courrier (dans le menu déroulant vous pouvez sélectionner le modèle de votre mailing) 2 Mailing (si les contacts ont une adresse mail de saisie) 3 Etiquette (Seules les planches à étiquette à 2 colonnes fonctionnent) 4 Export Excel (permet d exporter des informations choisies pour les utiliser dans un publipostage par exemple) Choix du filtre Par responsable du contact Cocher le responsable à condition que les initiales du responsable soient bien renseignées dans les fiches personnes 432/523

4 Par rubrique Sélectionner votre liste de mailing en cochant la case souhaitée (par défaut le mailing «Cartes de Vœux» est déjà présent) Par nature et/ou par matière Vous pouvez filtrer votre mailing par les natures et/ou matières des dossiers. Seuls les clients des dossiers en fonction de la nature ou la matière apparaîtront Validation des choix Cliquer sur «Valider» pour afficher la liste des destinataires Cliquer sur «Effacer» pour effacer les choix effectués et redémarrer une nouvelle sélection Sélection des destinataires Il est possible de décocher ceux à qui on ne veut pas adresser le mailing 433/523

5 Finalisation du Mailing Cliquer sur «Générer le mailing» ASTUCE: Si vous réalisez un mailing courrier cochez la case «Impression immédiate», ce qui permet d'éviter de cliquer sur le bouton impression pour chaque lettre. 434/523

6 Créer sa liste selon les critères de choix Par responsable de contact Dans la fiche d'une personne, onglet Adresse Mettre les initiales du responsable du contact, par exemple l'avocat qui est en relation privilégiée avec ce contact Par rubrique Dans la fiche d'une personne, onglet Facturation Cocher la ou les rubriques correspondantes 435/523

7 Editeur de rubriques Il est possible de se créer de nouvelle rubrique et de compléter les listes des destinataires en fonction des rubriques. Soit sur l écran du mailing ou dans l'onglet Facturation d'une personne, cliquer sur «Editeur de rubriques» Cet écran apparaît 436/523

8 Modification des rubriques Cocher le mailing souhaité Les options Cette option vous permet de créer une nouvelle liste de rubrique Saisir le nom souhaité et cliquer sur «OK» Le nouveau type de mailing apparaît dans le listing des rubriques Cette option vous permet de renommer une rubrique Sélectionner la rubrique à renommer et cliquer sur l icone 437/523

9 Saisir le nouveau nom souhaiter et cliquer sur «OK» La modification apparaît dans le listing des rubriques Cette option vous permet de supprimer une rubrique Sélectionner la rubrique à supprimer, cliquer sur l icône, et valider la suppression Cette fonction vous permet de copier une rubrique et son contenu dans une nouvelle rubrique Cette option vous permet de fusionner tout le contenu de plusieurs mailings (en supprimant les doublons) dans une nouvelle rubrique Cette option ne fusionne que les contacts présents dans toutes les rubriques sélectionnées Cette option ne fusionne que les contacts qui ne sont présents que dans une seule des rubriques sélectionnées 438/523

10 Visualisation des contacts sélectionnés dans la rubrique Cette zone permet de visualiser le contenu de la rubrique sélectionnée Le champ «Rechercher», permet de rechercher un contact particulier dans la liste Sélection de vos contacts dans des rubriques Cette zone permet de filtrer vos contacts en fonction du lien dans le dossier. Ce menu déroulant vous permet de filtrer les contacts par : Collaborateur Département Etat de dossier Matières de dossier Natures de dossier Responsable des contacts Responsables de dossiers Pays Provenance de dossier Stockage de dossier Type de dossier Sélection des contacts, Un clic sur le contact suffit Les sélections continues avec «Shift» Ou discontinues avec «Ctrl» fonctionnent Cliquer sur la flèche pour rattacher les contacts sélectionnés à la rubrique Cliquer sur ce bouton pour retirer le contact de votre mailing 439/523

11 Personnaliser les modèles de mailing Les modèles de courrier Sur votre poste de travail Windows, aller sur le lecteur SECIB (en général c est le lecteur P), puis dans le répertoire «Matrices» > «Mailing» > «Courrier» L adresse du Répertoire dans cet exemple est : P:\Matrices\Mailing\Courrier Pour modifier le modèle par défaut, clic droit sur le fichier MailingC.dot, puis «Ouvrir» Pour créer un nouveau modèle de courrier, faire simplement un copier/coller du document MailingC.dot en lui donnant le nom souhaité 440/523

12 Ouvrir le modèle souhaité (utiliser le clic droit sur le fichier puis «Ouvrir») Il suffit de saisir le texte et la mise en page souhaitée. Attention à ne pas supprimer les zones grisées, elles vont contenir les informations de chaque contact après la fusion du mailing Une fois les modifications réalisées, enregistrer le document (utiliser l option «Fichier» - «Enregistrer Sous» dans la barre d outils de Word et choisissez le dossier d origine, c'est-à-dire P:\Matrices\Mailing\Courrier pour les courriers). Les modèles d 1 - Ouvrir Outlook => Nouveau message 2 - Saisir l objet et le contenu du message 3 Cliquer sur Fichier => Enregistrer-sous 441/523

13 NB : Il ne faut pas que votre Outlook utilise Word comme modèle de messagerie Dans type de fichier choisir «Modèle Outlook (*.oft)» 442/523

14 4 Enregistrer dans P:/Matrices/Mailing/Mail 5 Enregistrer 443/523

15 Les modèles d étiquette Sur votre poste de travail Windows, aller sur le lecteur SECIB (en général c est le lecteur P), puis dans le répertoire «Matrices» > «Mailing» > «Etiquette» L adresse du Répertoire dans cet exemple est : P:\Matrices\Mailing\Etiquette Pour modifier le modèle par défaut, clic droit sur le fichier MailingE.dot, puis «Ouvrir» Pour créer un nouveau modèle de courrier, faire simplement un copier/coller du document MailingE.dot en lui donnant le nom souhaité Ouvrir le modèle souhaité (utiliser le clic droit sur le fichier puis «Ouvrir») 444/523

16 Il suffit de faire la mise en page souhaitée ATTENTION : A faire une planche d'étiquette à 2 colonnes. Attention à ne pas supprimer les zones grisées, elles vont contenir les informations de chaque contact après la fusion du mailing Une fois les modifications réalisées, enregistrer le document (utiliser l option «Fichier» - «Enregistrer Sous» dans la barre d outils de Word et choisissez le dossier d origine, c'est-à-dire P:\Matrices\Mailing\Etiquette pour les étiquettes). 445/523

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