MANUEL DES NOUVEAUTES

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1 MANUEL DES NOUVEAUTES Dernières nouveautés de la version 2012 (Version 900 à 904) Paris : 92 Bis Avenue Victor Cresson Issy Les Moulineaux Montpellier : Parc d Activité Aéroport 125, Impasse Adam Smith PEROLS Tél : / site web : / message@secib.fr / Fax:

2 SOMMAIRE 1 - NOUVEL ECRAN DE CONNEXION NOUVELLE PAGE D'ACCUEIL L'ONGLET DALLOZ : L'APPEL EXPERT EBARREAU : QUELQUES AMELIORATIONS... 6 Envoi d un message à un avocat... 6 Envoi des messages reçus dans les parapheurs... 6 Impression d un récapitulatif de la procédure avant validation... 8 Pour les déclarations d appel : ajout dans la zone juridiction «autorité non recensée» LE PARAMETRAGE DU FICHIER AVOCATEXXP.INI DANS LA BASE RESOLUTION DE L'ECRAN : POLICE A 125% AGENDA : QUELQUES AMELIORATIONS... 9 Affichage plus long de l'info-bulle du calendrier... 9 Dans le calendrier affichage des heures par ordre croissant Réorganisation des boutons et des champs pour la fenêtre de création d un agenda Affichage du pôle, en plus de la chambre et de la section PERSONNALISATION ET SECURITE SUR LES ETATS Sécurité sur les états Mes états : DOSSIER JURIDIQUE : LIEN SUPPLEMENTAIRE CORRECTION DE LA FONCTION "ENREGISTRER SOUS" UN DOCUMENT CHAMPS DE FUSION POUR LES FACTURES DOSSIER : NUMERO D ARCHIVE MODIFIABLE DOSSIER : ASSISTANT DE CREATION DOSSIER : PERSONNALISATION AFFICHAGE DES EVENEMENTS ET DES DOCUMENTS DOSSIER : POSSIBILITE DE MODIFIER LES COORDONNEES ET LES ELEMENTS DU DOSSIER A PARTIR DE LA VISU SECIB ONLINE (EXTRANET) : QUELQUES AMELIORATIONS Gestion des mots de passe Mise en ligne des documents Visu des données du dossier en ligne DOCUMENTS RECENTS : POSSIBILITE D EXPORTER UN OU PLUSIEURS DOCUMENTS PAR UN GLISSER/DEPLACER GESTION DES DOCUMENTS (AVEC L OPTION MODE REPERTOIRE) : AMELIORATION DE LA FENETRE D ENREGISTREMENT AMELIORATION DE LA GESTION DES DOCUMENTS (SANS L OPTION MODE REPERTOIRE) Possibilité d importer des documents avec un glisser/déplacer Possibilité d importer des documents avec un clic droit PARAPHEUR : POSSIBILITE DE S ECHANGER DES INSTRUCTIONS LIEN VERS LES SITES POUR UNE RECHERCHE D UNE COMPETENCE TERRITORIALE *Pour accéder à une rubrique particulière cliquez dessus SECIB EXPERT V12 Page 1

3 1 - Nouvel écran de connexion Nouveautés SECIB EXPERT Nouvelle page d'accueil La page d'accueil est maintenant organisée par onglet Un nouvel onglet "Actualité Secib" a été créé. Par cet onglet, nous allons vous communiquer les dernières nouveautés de Secib, des astuces, et bien d'autres choses... SECIB EXPERT V12 Page 2

4 Pour chaque onglet, avec le clic droit il est possible d'ouvrir la ligne, le dossier ou le menu Il est possible également de choisir un onglet par défaut à l ouverture de Secib, en faisant un clic droit sur l onglet et sélectionner «Onglet par défaut» 3 - L'onglet Dalloz : l'appel expert Pour chaque cabinet, vous avez le droit à 2 questions gratuites à poser aux experts de DALLOZ SECIB EXPERT V12 Page 3

5 Sélectionner le domaine du droit concerné, puis poser votre question Validez vos coordonnées, et choisir la date ou la plage horaire à laquelle l'expert Dalloz vous rappellera SECIB EXPERT V12 Page 4

6 Confirmer votre connaissance des Conditions Générales de Vente Une fois votre question envoyée, il est possible de saisir vos temps passés : SECIB EXPERT V12 Page 5

7 4 - ebarreau : quelques améliorations Envoi d un message à un avocat Avec la version 2012, vous pouvez envoyer un message à votre confrère en cochant «Avocats» dans type de message Envoi des messages reçus dans les parapheurs Il est possible d envoyer les messages reçus dans le parapheur en cliquant sur cette flèche SECIB EXPERT V12 Page 6

8 Si le numéro de rôle est bien renseigné dans le dossier, le dossier est retrouvé automatiquement Vous pouvez choisir le récepteur et le statut Il y a une possibilité de supprimer le message une fois envoyé dans le parapheur Le message apparaît bien dans le parapheur du récepteur SECIB EXPERT V12 Page 7

9 Impression d un récapitulatif de la procédure avant validation Avant validation d une déclaration d appel, d une constitution, d une déclaration de saisine pour la cour d appel, et d une inscription à une audience de référé pour le TGI, il y a une possibilité d imprimer un récapitulatif. Ci-dessous un récapitulatif pour une déclaration d appel : Pour les déclarations d appel : ajout dans la zone juridiction «autorité non recensée» 5 - Le paramétrage du fichier AvocatexXP.ini dans la base Cette amélioration est destinée aux techniciens et formateurs SECIB. Le fichier AvocatexXP.ini qui contient des paramètres et des options de SECIB, notamment pour l'export comptable, se trouvait en local sur le disque C de chaque poste. Dorénavant les paramètres et options contenus dans ce fichier sont paramétrables directement dans l'application SECIB via le menu Paramétrage => Paramétrage Fichiers Ini. Ce qui permettra de conserver les données plus aisément en cas de changement de poste de travail. SECIB EXPERT V12 Page 8

10 Se placer sur l'utilisateur du poste, faire les paramétrages, et ensuite il est possible de copier les mêmes paramétrages pour un ou plusieurs utilisateurs 6 - Résolution de l'écran : police à 125% Si l'utilisateur augmentait la taille des polices à 125%, des cases à cocher, notamment pour l'envoi des mails, n'apparaissaient plus. Ce problème d'affichage a été résolu. 7 - Agenda : quelques améliorations Affichage plus long de l'info-bulle du calendrier SECIB EXPERT V12 Page 9

11 Dans le calendrier affichage des heures par ordre croissant Réorganisation des boutons et des champs pour la fenêtre de création d un agenda Nous avons déplacé le bouton pour fermer à droite de la fenêtre Nous avons mieux placé et nommé le bouton pour créer une périodicité Nous avons augmenté la taille de la zone Libellé SECIB EXPERT V12 Page 10

12 Affichage du pôle, en plus de la chambre et de la section 8 - Personnalisation et Sécurité sur les états Trois catégories d'états sont à distinguer : - Les états classiques (Crystal report) - les états Excel (Anciennement appelés stats) - Mes états (liste d état personnalisé) SECIB EXPERT V12 Page 11

13 Sécurité sur les états L'accès à la console se fait via le menu des "Etats">"Sécurité", seules les personnes faisant partie du groupe administrateur peuvent avoir accès à cette fonctionnalité. La console se décompose en trois parties. La partie de gauche présente la liste des utilisateurs du cabinet, il suffit de cliquer sur un intervenant afin de voir dans la partie centrale la liste des états disponibles (A noter les états spécifiques à certains cabinets n'apparaissent pas à cet endroit). La partie centrale présente les différents états classés par types et familles. Pour activer ou désactiver un état il suffit de le cocher ou le décocher, l'enregistrement se fait automatiquement. SECIB EXPERT V12 Page 12

14 La partie de droite, quant à elle, permet de transférer massivement un profil sur différents utilisateurs. L'envoi concerne l'intégralité du profil c'est-à-dire que le transfert portera sur les autorisations de tous les états. Pour utiliser cette fonctionnalité, il suffit de sélectionner l'utilisateur de référence dans la liste de gauche, de cocher les utilisateurs concernés dans la liste de droite et de cliquer sur le bouton suivant : Mes états : Dans la version 2012 une nouvelle notion fait son apparition, celle d'états personnalisés. Ces états permettent de restaurer automatiquement certaines combinaisons d'options. L'utilisateur n'a plus à se souvenir mois après mois des options qu'il avait sélectionné. La consultation de ces états personnalisés se fait depuis le menu "Mes états" : SECIB EXPERT V12 Page 13

15 L'enregistrement d'un état personnalisé se fait très simplement. Une fois les options sélectionnées, il suffit de cliquer sur le bouton "Ajouter" et de saisir un nom explicite pour l'état que vous désirez sauvegarder. Vous le retrouverez par la suite dans le menu "Mes états">"les états" : Lorsque vous ouvrez un état personnalisé ou juste après son ajout, vous verrez apparaitre un bouton "Enregistrer", en lieu et place du bouton "Ajouter". Après modification des options, ce bouton vous permet d'enregistrer rapidement les modifications apportées. SECIB EXPERT V12 Page 14

16 A noter que lors de l'utilisation d'un état personnalisé, le nom de celui-ci apparait dans le bandeau supérieur de la fenêtre d'édition. Ce mécanisme d'ajout et d'enregistrement est identique pour les états Excel. Chaque utilisateur a la possibilité de gérer ses états personnalisés via le menu "Mes états">"paramétrage" SECIB EXPERT V12 Page 15

17 La console se décompose en deux parties. La partie de gauche présente les différents états personnalisés classés par types. Pour chaque état l'utilisateur a la possibilité d'effectuer les actions suivantes : - Renommer via le bouton : - Supprimer via le bouton : La partie de droite, quant à elle, permet de transférer massivement un état personnalisé sur différents utilisateurs. Pour utiliser cette fonctionnalité, il suffit de sélectionner l'état dans la liste de gauche, de cocher les utilisateurs concernés dans la liste de droite et de cliquer sur le bouton suivant : L'utilisateur destinataire de l'état doit bien entendu avoir les autorisations nécessaires pour recevoir cet état. (Un état des honoraires personnalisé ne pourra pas être transféré vers un utilisateur ne disposant pas de cette autorisation) SECIB EXPERT V12 Page 16

18 9 - Dossier juridique : Lien supplémentaire Pour les dossiers juridiques, il est possible de renseigner par exemple un représentant permanent pour un associé ou un dirigeant personne morale. Il n'était pas possible de visualiser les coordonnées de lien supplémentaire, ni d'ouvrir sa fiche à partir du dossier. Ceci est maintenant corrigé 10 - Correction de la fonction "enregistrer sous" un document L'auteur initial était conservé sur la copie du document créé par la fonction "enregistrer sous", maintenant l'auteur de cette copie est bien celui qui fait cette copie de document Champs de fusion pour les factures Le champ de fusion " _PrefaDate" ne fonctionnait pas que si on n'utilisait pas le module honoraire pour la facturation en masse, dorénavant il prendra la date de dernier temps passés facturés. _NumFac comportait des espaces, si le format du numéro de facture contenait moins de 12 caractères, dorénavant ces espaces sont supprimés. SECIB EXPERT V12 Page 17

19 12 - Dossier : Numéro d archive modifiable Auparavant, il n était pas possible de renseigner librement le numéro d archive, dorénavant il est possible de saisir ce que l on souhaite dans la zone N d archive. Ce qui sera utilise pour inscrire un numéro de boite d archive par exemple. 1- Cliquer ici pour débloquer la zone 2- Renseigner le numéro d archive Puis enregistrer la modification SECIB EXPERT V12 Page 18

20 13 - Dossier : Assistant de création Nous avons créé un nouvel outil pour la création des dossiers afin de faciliter cette dernière en 4 étapes. Cliquer sur le menu Dossier dans la barre de navigation, puis «Assistant dossier» 1ère Etape : Renseigner les données de la fiche dossier Les zones avec la sont des zones obligatoires puis cliquer sur Suivant SECIB EXPERT V12 Page 19

21 2ème étape : Définir l arborescence des intervenants En fonction de la nature du dossier, les cotes sont pré-cochées, il est possible d en cocher d autres puis cliquer sur Suivant 3ème étape : Choix des intervenants SECIB EXPERT V12 Page 20

22 Rechercher d abord votre client -Choisir la catégorie Partie et taper le nom de votre client Si votre client n existe pas cliquer sur le pour créer sa fiche Sélectionner votre client, et glisser le sur la cote client SECIB EXPERT V12 Page 21

23 Placez-vous sur votre client et renseignez les éléments (références, qualité de la procédure ) Procéder de la même façon pour les autres intervenants de votre dossier Ce qui est intéressant si on souhaite ajouter un huissier, c est qu il est possible de rechercher par la ville Choisir la recherche par CP/Ville SECIB EXPERT V12 Page 22

24 Il est possible avant de rattacher une personne d ouvrir la fiche de cette personne, pour s assurer que c est bien la bonne personne que l on souhaite rattacher. Clic droit «Ouvrir cette personne Nous avons aussi ajouté la colonne Qualité, afin de visualiser immédiatement s il s agit pour les Tiers un huissier ou un avocat. puis cliquer sur Suivant 4ème étape : Validation du nom et du numéro du dossier SECIB EXPERT V12 Page 23

25 Le nom du dossier reprend automatiquement le nom du client / le nom de l adversaire, il est possible de le modifier et/ou le compléter Le numéro du dossier suit la numérotation mis en place au sein du cabinet, il est possible de le modifier et/ou le compléter puis cliquer sur Terminer Et ensuite sur Ok Le dossier nouvellement créé s ouvre 14 - Dossier : Personnalisation affichage des évènements et des documents La personnalisation de l ordre et la taille des colonnes dans l onglet Evènement et dans l onglet Document est dorénavant gardée en mémoire Dossier : possibilité de modifier les coordonnées et les éléments du dossier à partir de la visu Dans l onglet Intervenants de votre dossier, sélectionner une personne, la visu des coordonnées et des éléments (Références, Suivi, Divers) apparaît sur la droite de l écran SECIB EXPERT V12 Page 24

26 Cliquer sur le bouton Modifier, si vous souhaitez modifier soit les coordonnées, soit les éléments du dossier Faites les modifications, puis cliquer sur enregistrer SECIB EXPERT V12 Page 25

27 16 - Secib Online (extranet) : Quelques améliorations Sur le menu Communication => Secib Online, il est possible de faire entrer pour faire afficher toutes les personnes. Gestion des mots de passe - Possibilité de régénérer un nouveau mot de passe à partir de la fiche de la personne, en cliquant sur - Génération d un mot de passe plus complexe (4 lettres, 3 chiffres et 1 caractère complexe) - Visualisation des logins et mots de passe des personnes à partir du menu Communication => Secib Online Mise en ligne des documents - Si un même document était exporté pour plusieurs personnes, ce document se dupliquait autant de fois que de personnes qui ont accès au document, ce problème est corrigé - Il est dorénavant possible d exporter un document déjà en ligne pour une autre personne - Si on créait un document par «enregistrer sous» à partir d un document exporté, la copie de ce document s exportait aussi, ce n est plus le cas maintenant Visu des données du dossier en ligne Tous les évènements et documents en ligne sont distingués par une coche dans la colonne Secib Online SECIB EXPERT V12 Page 26

28 17 - Documents récents : possibilité d exporter un ou plusieurs documents par un glisser/déplacer Communication => Documents récents (ancien parapheur) 1- Sélectionner le ou les documents Glisser les documents soit vers un mail, soit vers l exploreur windows SECIB EXPERT V12 Page 27

29 18 - Gestion des documents (avec l option mode répertoire1) : Amélioration de la fenêtre d enregistrement L arborescence est déployée par défaut pour le premier niveau des répertoires Il est possible dorénavant de renommer le document même sans choisir un répertoire de classement. La taille des caractères du nom du document a été augmentée afin de mieux visualiser ce dernier au moment de l enregistrement du document Amélioration de la gestion des documents (sans l option mode répertoire) Possibilité d importer des documents avec un glisser/déplacer Dans l onglet Document de votre dossier, sélectionner l affichage «Arborescence» 1 L option répertoire dossier permet un mode de classement des documents avec des répertoires que l on peut se créer librement, sinon l arborescence est fixe, il s agit d une option de SECIB qu il est possible d activer sur demande. NB : les cabinets installés depuis 2010 ont cette option par défaut SECIB EXPERT V12 Page 28

30 Sélectionner le ou les documents, par exemple à partir de l exploreur windows, et glisser sur un répertoire dans Secib Choisir les options de classement du document, puis cliquer sur Rattacher les éléments sélectionnés Et puis Fermer cette fenêtre SECIB EXPERT V12 Page 29

31 Possibilité d importer des documents avec un clic droit Dans l onglet Document de votre dossier, sélectionner l affichage «Arborescence» Sur Documentation, faire un clic droit Importer des fichiers de mon ordinateur Sélectionner le ou les documents Puis cliquer sur Suivant SECIB EXPERT V12 Page 30

32 Choisir les options de classement et cliquer sur Terminer 20 - Parapheur : possibilité de s échanger des instructions Il est possible dorénavant d insérer de nouvelles instructions avant de renvoyer le document à l émetteur. A partir de votre parapheur, faire un clic droit sur le document, puis Détail Cliquer sur le pour ajouter une instruction Pour supprimer une instruction cliquer sur le SECIB EXPERT V12 Page 31

33 Il est possible de consulter l historique des instructions en cliquant sur les flèches précédentes ou suivantes Le nombre d instructions apparaît ici SECIB EXPERT V12 Page 32

34 21 - Lien vers les sites pour une recherche d une compétence territoriale Cliquer sur le menu Outils puis Compétences territoriales 2 Vous pouvez cliquer : - sur le lien «Annuaire des Avocats» pour trouver un avocat correspondant ; la recherche sur le site du CNB se fait par Barreau - sur le lien «Annuaire des Juridictions» pour trouver une juridiction compétente ; la recherche sur le site du Ministère de la Justice se fait par code postal ou par ville - sur le lien «Annuaire des Huissiers» pour trouver un huissier compétent ; la recherche sur le site de la Chambre Nationale des Huissiers se fait par code postal ou par ville ou par Tribunal de Grande Instance 2 L ancien menu a été supprimé car il ne pouvait être mis à jour. SECIB EXPERT V12 Page 33