CONNECT Comptabilité - Liste des fonctionnalités TABLE DES MATIERES

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1 TABLE DES MATIERES I - PRESENTATION DU LOGICIEL Page 2 II - UTILISATION DU LOGICIEL A - Démarrage du logiciel Page 3 B Comment saisir les écritures Page 4 C - Les différents menus 1 - Le menu DOSSIERS Page Le menu SAISIE Page Le menu INTERROGATION Page Le menu IMPRESSION Page Le menu UTILITAIRES Page 17 D Paramétrage de la saisie en colonnes Page 18 III ANNEXES A Le Téléchargement d un relevé bancaire Page 20 B Le logiciel de sauvegardes Page 22 1 / 23

2 I - PRESENTATION DU LOGICIEL Le programme CONNECT Comptabilité est un programme de comptabilité générale et analytique. Vous pourrez gérer plusieurs dossiers avec le même logiciel. L'ergonomie de ce logiciel a été pensée pour rendre la saisie comptable à la fois simple et performante. La comptabilité prend comme support d enregistrement comptable les pièces comptables. Elles sont nécessaires, obligatoires et permettent d indiquer la date, les références et la nature de l écriture comptable. «Les mouvements affectant le patrimoine de l entreprise sont enregistrés, opération par opération, et jour par jour sur le livre journal. Tout enregistrement comptable précise l origine, le contenu et l imputation de chaque donnée ainsi que les références de la pièce justificative qui l appuie.[ ]». (Extrait du Code du Commerce. Article / Décret 3) La saisie des écritures se conforme donc à une notion de pièces comptables facilement identifiables entre elles. Grâce au paramétrage préalablement effectué par votre comptable, vous pourrez enregistrer vos écritures comptables sans connaissance particulière de la comptabilité. Le logiciel permet d éditer les documents comptables liés à la saisie (Journaux, Grand Livre, Balance). Vous pourrez, lors de ces éditions, préciser certains critères d'édition ainsi qu'effectuer un Aperçu à l Ecran pour visualiser ce que vous allez imprimer. Ces modèles d édition évolueront avec le logiciel Par ailleurs, les échanges de dossier avec votre comptable sont grandement facilités. En effet, à tout moment durant l'exercice comptable, il pourra récupérer votre dossier (pour effectuer une situation ou le bilan) sans vous bloquer dans l'avancement de votre saisie. Ainsi, vous n'aurez pas à effectuer l'opération fastidieuse et délicate de clôture d'exercice, celle-ci étant réalisée au cabinet. Enfin, si vous utilisez un logiciel de facturation (CONNECT Facturation ou autre), nous pouvons étudier la possibilité d'interfacer (de lier) ce logiciel avec le logiciel de comptabilité afin de vous éviter certaines saisies comme le journal des ventes. 2 / 23

3 II L UTILISATION DU LOGICIEL A - LE DEMARRAGE DU LOGICIEL Pour démarrer le programme de comptabilité, vous devez cliquer sur l'icône Une fenêtre vous demandant un mot de passe apparait. Ce mot de passe vous a été précisé lors de l'installation du logiciel. Il peut être changé à l aide d un bouton. Après avoir démarré le programme de comptabilité, vous devez choisir le dossier à ouvrir. Vous pouvez double-cliquer sur la ligne du dossier à ouvrir ou sélectionner le dossier en cliquant sur la ligne et en cliquant sur le bouton d ouverture. 3 / 23

4 B COMMENT SAISIR LES ECRITURES Dès l ouverture du dossier, une fenêtre affichant l état d avancement du dossier apparait. Cet écran vous liste les différents journaux paramétrés par votre comptable ainsi que les 30 mois accessibles à partir de la date de début d exercice. Pour rentrer en saisie dans un mois, vous devez double-cliquer sur la case correspondant au journal et au mois concerné. L écran de saisie peut varier en fonction du type de journal. - Saisie sur pièce : Achats et Ventes - Saisie colonnes : Trésorerie - Saisie bordereau : Tout type de journal Le mode de saisie peut être changé à tout moment. A partir de cet écran vous pouvez également : - effectuer un état de rapprochement pour les journaux de banque. - imprimer des remises de chèques - imprimer des journaux - recalculer les journaux Une palette de couleur vous permet d afficher l état des journaux. Pour un journal de type Achats ou Ventes, vous obtiendrez l écran suivant qui correspond à de la saisie dite sur pièce (une facture ou un avoir) Le tableau du haut affiche le TTC des pièces déjà saisies. La saisie se fait dans la partie basse de l écran. Dès que vous aurez sélectionné un compte de tiers (client ou fournisseur), un masque de saisie peut vous aider pour l enregistrement de la pièce. Ce masque de saisie est à paramétrer au niveau de la fiche Client ou Fournisseur. Il vous permet de préciser les comptes généralement utilisés pour le Client ou le Fournisseur. Vous pouvez également définir un masque de saisie pour le journal. 4 / 23

5 Pour un journal de type Trésorerie vous obtiendrez l écran suivant qui correspond à une saisie dite en colonnes. Cette méthode nécessite un gros paramétrage de la part de votre comptable afin de vous rendre la saisie la plus simple possible et donc la plus fiable possible. Ici, vous devez saisir le jour puis le montant correspondant à l opération dans la bonne colonne. Exemple : le règlement d une facture fournisseur sera saisi dans la colonne fournisseur après avoir précisé le jour du règlement dans la première colonne. Une fois le règlement enregistré, le logiciel vous demandera de façon plus précise à quel fournisseur rattacher ce montant en vous proposant la liste des fournisseurs. Sélection d un compte dans le plan comptable. Vous pouvez rechercher un compte par son libellé en tapant les premières lettres du nom. Vous pouvez également saisir le compte. Sélection d un compte à partir d une pré-sélection. Cette liste provient du paramétrage de la saisie en colonnes. 5 / 23

6 Après la sélection du compte, une fenêtre vous permet de renseigner le n ainsi que le libellé de la pièce. C LES DIFFERENTS MENUS 1 - LE MENU DOSSIER Le menu Dossiers vous permet d effectuer vos sauvegardes ainsi que les imports/exports notamment au moment de la clôture comptable que vous n aurez pas à effectuer sur votre ordinateur. En effet, nous nous chargeons de la clôture comptable au cabinet et ce sans vous bloquer dans l enregistrement de l exercice suivant. Le changement d imprimante : Si vous disposez de plusieurs imprimantes, sélection de l imprimante sur laquelle vous souhaitez effectuer les impressions La Sauvegarde du dossier : Vous pouvez définir sur quel support sera effectuée la sauvegarde 6 / 23

7 L Export du dossier pour Situation ou Clôture : Récupération de tout ou partie du dossier par le comptable Une sauvegarde préalable est faite automatiquement dans un répertoire spécifique (ExpSit). L export se fera sur le support précisé. Le fichier généré peut éventuellement être adressé par mail. Une fois l export effectué, les mois des journaux exportés apparaissent en rouge dans l état d avancement et ne sont plus modifiables. L Export de Balance : Vous pouvez exporter une Balance suivant différents critères. Cet export génèrera un fichier qui sera exploitable par différents logiciels, suivant le format choisi. 7 / 23

8 2 LE MENU SAISIE Le menu Saisie vous permet de créer vos fiches Clients, Fournisseurs et vos codes Analytiques. Il vous permet surtout d accéder aux fonctions d enregistrement des écritures soit : - par un accès aux journaux comptables (cf Etat d avancement ci-dessus). - par le chargement d un fichier relevé bancaire et l imputation des lignes de ce relevé. Vous n avez pas accès à la gestion du plan comptable général, celui-ci étant géré par le comptable du cabinet. Les Clients : La gestion des fiches clients à une incidence directe sur le plan comptable clients du dossier. Tout d abord, la liste des clients déjà existants apparait. A partir de cette liste vous pouvez : - Ajouter, Modifier, Dupliquer, Supprimer une fiche. - Visualiser les écritures du client sélectionné. - Gérer un masque de saisie. - Imprimer des listes. 8 / 23

9 Un masque de saisie n est exploitable qu en saisie sur pièce. Il vous permet de définir pour un tiers (client ou fournisseur), les comptes à utiliser. En saisie d écritures, vous n aurez pas à rechercher les comptes HT et TVA, vous n aurez plus qu à saisir les montants. Dans la fiche client, seuls le compte et le nom sont obligatoires. Fournisseurs : Idem Clients Ecritures : Voir la partie Etat d avancement Ecritures à partir de relevés : Dans cette fenêtre, vous devez tout d abord sélectionner le journal sur lequel vous souhaitez travailler puis sélectionner le fichier relevé préalablement téléchargé. Toutes les lignes du relevé téléchargé apparaissent dans la table. Vous devez, pour chaque ligne préciser le poste concerné. En se positionnant sur une ligne, le paramétrage en colonnes apparait automatiquement. Afin d optimiser la saisie, vous pouvez associer un libellé à un poste. Ceci automatisera en partie les imputations. Vous pouvez également éclater un montant afin de faire ressortir par exemple le HT et la TVA. Cette action génère n lignes à l écran. La mise à jour de la comptabilité ne pourra se faire que si toutes les imputations on été réalisées. Vous pouvez donc sauvegarder votre travail afin de le reprendre plusbretagne tard. In Extenso 9 / 23

10 Lettrage/Délettrage du dossier : Vous pouvez définir ici les comptes sur lesquels vous souhaitez effectuer un lettrage ou un délettrage automatique. Ce lettrage peut se faire sur montant ou sur pièce. Codes Analytiques : Vous pouvez définir des codes analytiques qui pourront être utilisés en saisie d écritures. Ces codes analytiques vous permettront d imprimer des Balances ou des Grand-Livres analytiques. 10 / 23

11 3 LE MENU INTERROGATION Le menu Interrogation vous donne accès aux principales fonctions d interrogation. La Balance : L interrogation de Balance affiche les totaux de chaque compte pour la période allant du début d exercice à la date de situation (date modifiable dans le menu Utilitaires). Vous pouvez sélectionner les comptes à afficher. Un double-clic sur une ligne vous positionne en interrogation de compte. Le Compte : Cette fonction vous permet également d effectuer le lettrage manuel. 11 / 23

12 L interrogation de compte affiche les écritures du compte sélectionné pour la période retenue. Vous pouvez sélectionner le type d écritures souhaitées (lettrée ou non, N ou N-1). Un double-clic vous permet de lettrer les écritures. Le 3ème bouton en haut vous positionne sur l écriture dans le journal. La Préparation de la Déclaration de TVA/Débits Cette fenêtre affiche une synthèse de TVA pour le mois précisé en bas à gauche. Cette fenêtre n est accessible que si le mode de TVA est bien renseigné dans la fiche dossier. La Répartition des Factures : 12 / 23

13 Cette fenêtre affiche un récapitulatif par compte de TVA ou compte de Vente des factures clients. Les Balances Agées (Clients ou Fournisseurs): En fonction d une date d arrêté, cette fenêtre affiche un récapitulatif des dus clients ou fournisseurs par tranches de 30 jours. La Balance sur 12 mois : 13 / 23

14 Cette fenêtre affiche un récapitulatif des Balances mensuelles. Vous pouvez sélectionner l exercice et les catégories de comptes. Vous pouvez également afficher un graphique d évolution pour une ligne sélectionnée. L Echéancier (clients ou fournisseurs) par semaine : Cette fenêtre affiche un récapitulatif par semaine des échéances clients ou fournisseurs. Vous pouvez sélectionner la semaine par son numéro ou en faisant défiler les semaines à l aide des flèches. Cette fenêtre est alimentée par la saisie sur pièce lorsque la date d échéance est renseignée. 14 / 23

15 4 LE MENU IMPRESSION Le menu Impression vous donne accès aux principales fonctions d impression. Les Balances : 15 / 23

16 Vous pouvez sélectionner différents types de Balance. Hormis pour la Balance mensuelle, la période de la Balance démarre au 1er jour de l exercice et se termine à la date de situation (date modifiable par la fonction Changement de date de situation dans le menu Utilitaires). La Balance peut être imprimée ou affichée à l écran. Les Grand-livres : Vous pouvez les Grand-livres suivant différents critères :. Période sur l exercice en cours ou N-1. Comptes. Type d écritures Les Grand-livres peuvent être imprimés ou affichés à l écran. Le Justificatif des tiers non soldés : Cette fonction vous permet d afficher toutes les écritures non lettrées du dossier, sans tenir compte de l exercice. Les Balances à d autres dates : 16 / 23

17 Cette fonction vous permet d effectuer un comparatif de Balance sur 2 périodes que vous précisez. 5 - LE MENU UTILITAIRES Le menu Utilitaires vous donne accès à des fonctions particulières. 17 / 23

18 Le Changement de date de situation : Cette fonction va vous permettre de changer la date de situation. Cette date est utile lors des impressions de Balance ou dans les manipulations de dossiers (imports/exports). Les Utilitaires Collaborateur : Pour accéder à ce menu vous devez disposer d un mot de passe. Il est réservé aux collaborateurs du cabinet comptable. Vous pouvez :. Gérer le Plan Comptable du dossier. Gérer les Journaux, notamment les modes de saisie et accéder au paramétrage de la saisie en colonnes (voir Page 18). Accéder à la saisie en mode collaborateur. Copier le plan comptable et les masques de saisie d un autre dossier. Supprimer les comptes non mouvementés sur l exercice N et N-1. Supprimer une partie de l historique. Paramétrer les liens avec d autres logiciels, notamment CONNECT Facturation afin de récupérer automatiquement les journaux. Les Imports/Exports d Ecritures ou de Balances : Vous pouvez effectuer différentes opérations d imports/exports afin d envoyer ou de récupérer des données sous certains formats. D LE PARAMETRAGE DE LA SAISIE EN COLONNES 18 / 23

19 Pour accéder au paramétrage de la saisie en colonnes, vous devez sélectionner le mode saisie en colonnes dans la fiche Journal. Dans la liste des journaux, le mode de saisie est affiché. Lorsque la ligne sélectionnée est de type, le bouton de paramétrage apparait. Le paramétrage de la saisie en colonnes vous permet de définir différents indices pour un même journal. Ceci peut être utile si le paramétrage nécessite un nombre de colonnes important ou si vous souhaitez bien séparer les recettes des dépenses. Pour créer de nouveaux indices, cliquez sur le premier bouton. Cliquez de nouveau sur le bouton de paramétrage afin d accéder au paramétrage des colonnes d un indice. Vous pouvez imprimer le paramétrage que vous avez mis en place. Vous pouvez également exporter le paramétrage pour l importer dans un autre dossier. 19 / 23

20 Vous pouvez définir jusqu à 20 colonnes pour un indice. Le n de colonne s incrémente automatiquement. Le libellé est libre mais ne doit pas être trop long car c est lui qui définira la largeur de la colonne en saisie. Le compte peut se présenter sous différentes formes : - Un compte complet - Un compte sur n caractères. Vous devez dans ce cas préciser l éclatement rattaché à cette classe de compte. - Un chiffre + *. La liste des comptes commençant par ce chiffre sera affichée pour une sélection. - * : tout le plan comptable sera affiché. N oubliez pas de préciser le sens de l opération. L insertion de colonne se fait avant la ligne sélectionnée. La renumérotation des colonnes suivantes est automatique. Vous pouvez également déplacer une colonne. Il est important qu il n y ait pas de trou dans la numérotation des colonnes. Vous pouvez utiliser ce bouton. 20 / 23

21 III ANNEXES A - TELECHARGEMENT DE RELEVES BANCAIRES VIA LE SITE INTERNET DE LA BANQUE 1 L accès au site de la banque Entrer l adresse de la banque. Exemple : 2 L accès au mode Téléchargement Entrer le N de compte du client et le mot de passe communiqué par la Banque (Penser à faire la demande du mot de passe au préalable, il est adressé par courrier aussi cela nécessite un délai) 3- Le Téléchargement Cliquer sur l onglet Téléchargement Sélectionner le compte que vous voulez récupérer en le cochant puis valider votre choix. Précisez le format de téléchargement : CONNECT Comptabilité reconnait les formats qif (Quicken), ofx (Money) ou Etebac Vous pourrez demander de récupérer une période qui diffère selon la banque. Le CMB propose de récupérer du.au (l année 2007 semble possible) et propose même la réfection de toute l année En revanche, le crédit agricole propose seulement la réfection des 8 derniers relevés. Une fois l historique reconstitué, nous vous conseillons de télécharger sous l option «depuis le dernier téléchargement», ceci avant d éviter l oubli de certaines opérations. Une fois les choix effectués : Cliquer sur Télécharger 21 / 23

22 La validation de votre choix se fera par un clic sur le libellé du compte proposé. 4 L Enregistrement du fichier Cliquer sur «Enregistrer». L enregistrement du fichier doit se faire à un endroit où vous saurez le retrouver. Nous vous proposons comme répertoire C :\Connect\ConnectC\ComptaPC2003\ N dossier R00.\Dossier Permanent. Penser à changer le nom du fichier proposé comme dans l exemple «releve.qif». Si vous ne le changez pas, le prochain téléchargement écrasera ce fichier et vous n aurez plus l historique des relevés téléchargés. Indiquer par exemple la date du dernier jour téléchargé. Cliquer sur enregistrer. Une fenêtre de dialogue vous indiquera le bon déroulement du téléchargement. Ne pas ouvrir le fichier. 5 Récupération dans le logiciel CONNECT Voir Page 9 22 / 23

23 B LE LOGICIEL DE SAUVEGARDES A la première utilisation du logiciel, un message vous demande si vous souhaitez définir l unité de sauvegarde. Répondez Oui. Une fenêtre de paramétrage vous donne la possibilité de sélectionner l unité et éventuellement un répertoire. Vous pouvez également définir le nombre de sauvegardes que vous voulez réaliser sur un même support. Vous pouvez également préciser si une compression est nécessaire (problème de place sur le support de sauvegardes). Vous pourrez par la suite accéder à cette fenêtre de paramétrage à l aide d un bouton. Vous devez ensuite sélectionner les fichiers ou les répertoires à sauvegarder. Pour ce faire, vous utilisez l équivalent de l explorateur Windows. Vous ouvrez les répertoires dans la partie gauche et vous sélectionnez les fichiers ou les sous-répertoires dans la partie droite de la fenêtre en double-cliquant sur la case correspondante. Pour lancer la sauvegarde, cliquer sur le gros bouton. La sauvegarde ne se fera pas si le lecteur n est pas prêt. (Support non branché, changement de lettre ) Validez votre paramétrage pour terminer. 23 / 23

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