MANUEL UTILISATEUR : RECETTES TABLE DES MATIERES PIE : PRESTATIONS INTERNES ET EXTERNES

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1 JEFYCO MANUEL UTILISATEUR : RECETTES TABLE DES MATIERES PIE : PRESTATIONS INTERNES ET EXTERNES 2 1 GENERER UNE FACTURE HORS CATALOGUE SAISIE DU CLIENT SAISIE DU FOURNISSEUR PREPARATION DE LA FACTURE SAISIE DES LIGNES DE FACTURE SAISIE DES INFORMATIONS BUDGETAIRES IMPRESSION DE LA FACTURE RECETTER UNE FACTURE 10 2 GENERER ET ALIMENTER LE CATALOGUE CREATION D UN CATALOGUE CREATION D UN ARTICLE 13 3 SAISIR UNE RECETTE DIRECTE 14 4 REDUCTION DE TITRE 15 ABRICOT : LES BORDEREAUX 17 1 GENERER UN BORDEREAU DE RECETTES 17 2 FAIRE DES IMPRESSIONS 22 1/1

2 PIE : Prestations Internes et Externes PIE permet de : - Créer des catalogues de prestations (pour une saisie plus rapide des factures) - Editer des devis (onglet «Prestations») - Générer des factures (à partir de prestations déjà créées ou non) - Recetter les factures (sous réserve d avoir les droits correspondants) 1 Générer une facture hors catalogue A l ouverture de Pie, cliquer sur l onglet [Factures] Ajouter une facture Recherche d une facture Filtrage multicritères des factures Filtrage des factures en fonction de l émetteur Liste des facture en cours 2/2

3 1.1 Saisie du client 1 : Choisir le type de client 2 : Rechercher le client 3 : La fenêtre clients s ouvre 4 : Préciser la nature du client 5 : Rechercher le client (filtrage) 6 : Sélectionner le client dans la liste 7 : Valider Lorsque le client n existe pas, transmettre à votre responsable administratif une fiche de création de fournisseur / client 3/3

4 1.2 Saisie du fournisseur 8 : Sélectionner l entité prestataire (service, labo ) 9 : La fenêtre fournisseurs internes s ouvre 10 : Rechercher par filtrage 11 : Valider Note : Les fournisseurs de prestation sont nécessairement des fournisseurs internes. 4/4

5 1.3 Préparation de la facture 12 : Saisir la date d échéance de la facture et son libellé 13 : Ajouter une ligne à la facture 14 : Cliquer sur [Saisir la ligne] si l article ou la prestation n existe pas dans le catalogue 1.4 Saisie des lignes de facture 15 : Saisir le montant de la ligne (HT ou TTC) 16 : Choisir le taux de TVA 17 : Saisir la description et la référence de ligne de facture 18 : Valider Note : Il est recommandé d ajouter au catalogue les prestations redondantes (locations, analyses ). 5/5

6 Procéder de la même façon pour chaque prestation facturée. 19 : Préciser la quantité 20 : Ajouter d autres lignes ou en supprimer 21 : Indiquer une option ou remise éventuelle pour la prestation, ainsi qu une remise globale sur la facture Pour une option (augmentation de la facture) ou une remise (diminution de la facture), indiquer le montant, un libellé, et éventuellement une référence. 6/6

7 1.5 Saisie des informations budgétaires 22 : Sélectionner UB/CR 23 : Préciser le type de crédits : 1 Fonctionnement 2 - Investissement 24 : Préciser l action (destination) : R : Rapprocher, le cas échéant, d une convention 27 : Préciser le compte d imputation classe 7 ou 1 26 : Choisir le mode de recouvrement 28 : Vérification du montant global 29 : Valider 7/7

8 1.6 Impression de la facture La nouvelle facture est signalée en rouge Pour valider la facture cliquer ici Lorsque la facture est validée, elle est inscrite en vert et le coche de validation est vert Vous pouvez imprimer la facture Comme pour les autres modules, la facture est imprimée dans un fichier pdf. 8/8

9 La facture reprend les différentes informations à usage externe et interne. Pied de page : Remarque : Le titre est émis directement à partir de la facture sans ressaisie des informations, ce qui limite les risques d erreur et permet de mieux rapprocher les encaissements reçus. De même, vous pouvez effectuer une recherche de titre directement à partir de la facture. 9/9

10 1.7 Recetter une facture Cliquer sur «valider côté prestataire» pour «recetter» la facture. Le coche s affiche en vert et la ligne est sur fond jaune La facture est maintenant visible côté recettes 10/10 Pour générer le titre de recettes, il faut maintenant aller dans Abricot

11 2 Générer et alimenter le catalogue Les catalogues permettent de stocker des prestations types et évitent donc les saisies récurrentes. Pour filtrer les catalogues Liste des catalogues Pour ajouter un catalogue Liste des articles contenus dans le catalogue n 10 Pour ajouter des articles dans le catalogue 11/11

12 2.1 Création d un catalogue 1 : Saisir la date de vote du CA (Normalement, le tarif des prestations doit être validé en CA) 2 : Saisir l entité qui propose cette prestation 3 : Désignation du catalogue 4 : A cocher si vous souhaitez mettre en ligne ce catalogue (visible par tous) 5 : saisir le type de public 6 : Saisir éventuellement les informations budgétaires par défaut Remarques : Saisir les informations budgétaires évite de le faire pour chaque article du catalogue ou lors de la création des factures. Les informations saisies par défaut sont modifiables pour les articles et les factures L imputation de la dépense est utilisée en cas de prestation interne uniquement. Il s agit du compte d imputation pour l UB achetant la prestation. 12/12

13 2.2 Création d un article 1 : saisir le type de client 2 : Saisir le tarif 3 : Saisir le libellé et le descriptif 4 : Vérifier le compte d imputation (proposé si saisi dans les paramètres par défaut du catalogue) 5 : Valider Visualisation du résultat : Nouveau catalogue Lignes du catalogue 13/13

14 3 Saisir une recette directe Il est, possible de créer un titre de recette directement sous l onglet [Recettes] en cliquant sur le [+] placé à droite de l écran. Une fenêtre de saisie du titre de recette s ouvre (Cf. page suivante) 14/14

15 Saisie d un titre de recette en 12 étapes : 1 : Ecrire le libellé 2 : Saisir le montant 3 : sélectionner le taux de TVA 4 : Choisir le client dans la liste 5 : choisir la ligne budgétaire cible (UB/CR) 6 : type de crédit Section1 : fonctionnement Section 2 : investissement 7 : taux de prorata 0 : pas de récupération de la TVA 100 : 100% de récupération de la TVA 8 : Destination Lolf de la recette 9 : Code analytique éventuel 10 : compte d imputation 11 : Suivi d une convention (saisie dans Coconut) 12 : Valider La recette est ensuite prise en charge dans Abricot comme pour les factures. 4 Réduction de titre Une réduction de titre est saisie dans PIE. Aller sur l onglet [Recettes] et sélectionner la recette à réduire. Si la recette a été titrée, un [R] rouge est affiché. Pour réduire le titre, il suffit alors de cliquer sur ce [R], une fenêtre de saisie de la réduction s ouvre. 15/15

16 Saisir le motif de la réduction Saisir le montant à réduire en HT et en TTC. Attention : la TVA ne se calcule pas automatiquement La réduction apparaît en rose 16/16

17 ABRICOT : les bordereaux Abricot est l outil de mandatement de Jefyco et plus généralement le gestionnaire des bordereaux. 1 Générer un bordereau de recettes Pour générer un bordereau de titres Lorsqu on sélectionne «bordereau de titre recettes», la liste des recettes disponibles s affiche dans le pavé suivant 17/17 Il est possible de trier les recettes en cliquant sur un en-tête de colonne Il est possible de filtrer les recettes par composante ou par CR

18 Il suffit, ensuite, d alimenter un bordereau en sélectionnant les différentes recettes et en les ajoutant en cliquant sur [+]. Lorsque toutes les recettes ont été ajoutées, la liste est vide. Il faut ensuite cliquer sur l icône [Créer le bordereau] Il est possible de créer un titre collectif Fenêtre de validation Ensuite, valider 18/18

19 Cliquer sur "Imprimer" Rappel : tous les documents sortent d abord sous forme de pdf Exemple de titre 19/19

20 20/20

21 Exemple de bordereau de titres Bordereau journal Détail titre collectif 21/21

22 2 Faire des impressions Il est possible à tout moment de faire des impressions Rappel : Jefyco n'imprime que des originaux et ouvre toujours les documents dans un pdf. Pour chaque composante, et pour chaque type de bordereau, la liste des pièces disponible est visible à l'écran. 22/22 Si un bordereau est sélectionné, la liste des titres apparaît dans le dernier cadre.