Guide d Utilisation du logiciel Diagnostic Commerce

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1 Guide d Utilisation du logiciel Diagnostic Commerce Version 4.2 Impartial Software La Longanière Marigné Tél. : web :

2 Guide de prise en main du logiciel Diagnostic Commerce SOMMAIRE 1. Réglages Préparation de la mission Facturation Panneau de contrôle Opérations... 6 Version 4.2 web : 2/6

3 Guide de prise en main du logiciel Diagnostic Commerce 1. Réglages Avant toute chose, appuyez sur le bouton «Réglages» du panneau de contrôle, puis sur le bouton «Facturation» dans l écran de réglage. Vous pouvez choisir entre deux modes de numérotation de facture suivant que vous cochez ou non la case «Le numéro de facture est identique au numéro de mission». Note : si cette case est cochée vous ne pourrez pas établir plus d une facture par mission. Si cette case n est pas cochée, alors vous pourrez définir le préfixe puis le numéro chronologique de la prochaine facture. Vous pouvez modifier le taux de TVA, ainsi que le nombre de jours entre chaque échéance. Appuyez sur l onglet «Tarifs» pour afficher les options correspondantes. Appuyez sur «Cliquez ici pour ouvrir le fichier Excel contenant la grille de tarif». Vous trouverez alors la grille de tarif affichée dans Excel (voir l écran ci-dessous). Dans la cellule B2, vous pouvez indiquer HT à la place de TTC pour spécifier vos tarifs en Hors Taxe. Vous pouvez modifier sur la ligne n 3, l entête des colonnes à partir de la colonne B jusqu à l infini. Les termes que vous y placerez seront proposés sur la liste qui apparaît dans la case «Type de logement» dans l écran de préparation du bien de la mission. Reportez-vous à la rubrique «Préparation de la mission» dans le «Guide d Utilisation du logiciel Diagnostic Suite». De façon similaire, vous pouvez modifier sur la colonne A, l entête des lignes à partir de la ligne n 4 jusqu à l infini. Par contre respectez les abréviations qui correspondent aux différents diagnostics (Am = Amiante, Pb = Plomb, Cz = Carrez, Dpe = Diagnostic de performance énergétique, Ep = Etat parasitaire, Gz = Gaz, Ell = Etat des lieux locatifs, Ernt = Etat des risques naturels et terrestres, Elec = Electricité, Pz = Prêt à taux zéro). Vous disposez de deux solutions distinctes pour établir la tarification d une combinaison de diagnostics : 1. Vous souhaitez définir un pourcentage de remise en fonction du nombre de diagnostics exécutés. Utilisez alors le tableau sur les lignes 1 et 2 à partir de la colonne C. Vous indiquerez sur la ligne 1, après la cellule Nombre, le nombre de diagnostics que vous pouvez exécuter dans une même mission. Puis sur la ligne 2, après la cellule Réduction, vous précisez le pourcentage de rabais que vous accordez pour chacun des cas. Dans l écran ci-dessus, vous trouvez par exemple 25% pour indiquer la réduction accordez lorsque 7 diagnostics sont exécutés dans une même mission. Version 4.2 web : 3/6

4 2. Vous souhaitez définir un tarif spécifique pour chaque combinaison de diagnostics exécutés. Supprimez alors le tableau sur les lignes 1 et 2 à partir de la colonne C. Puis vous indiquerez les combinaisons des différents diagnostics qui peuvent être exécutés dans une même mission en plaçant un signe + entre chaque code de mission. Dans l écran ci-contre, vous trouvez par exemple la ligne «Am + Pb + Cz» pour indiquer le tarif des trois diagnostics : Amiante, Plomb et Carrez. Guide de prise en main du logiciel Diagnostic Commerce Enregistrez votre feuille de calcul Excel qui contient votre grille de tarif et quittez Excel. Appuyez sur le bouton «Générer la grille de tarif» pour que votre grille de tarif Excel soit prise en compte dans Diagnostic Suite. Vous pouvez définir ici les tarifs et les libellés pour les analyses amiante (MOLP, META, MEBA), plomb, termites, autres insectes, champignons. Lorsque vous quittez l écran de réglage de la facturation, appuyez sur le bouton «Oui» pour enregistrer toutes vos modifications. 2. Préparation de la mission Lors de la préparation de la mission, le module de facturation utilisera ce que vous avez indiqué dans la case «Type de logement» et ce que vous avez coché comme «Diagnostics dans le bien». Il prendra également en compte, les analyses que vous avez enregistrées. Note : Dans le premier écran de préparation de la mission, quand vous appuyez sur le bouton «Facture», une petite fenêtre «Destinataire de la facture» vous permet d indiquer un montant. Il ne s agit que du montant de votre devis ou de la commande. Version 4.2 web : 4/6

5 3. Facturation Guide de prise en main du logiciel Diagnostic Commerce Toutes vos factures concernant la mission seront gérées du bouton «Facturation» sur le panneau de contrôle. Appuyez sur le bouton «Créer la facture à partir des informations de la mission» ou sur le bouton «Ouvrir la facture sélectionnée». L onglet «Informations» reprend les renseignements que vous avez déjà indiqués pour votre mission, et que vous pouvez modifier ici pour votre facture. Appuyez sur l onglet «Détails/Commentaires» pour modifier les éléments comptables de la facture. Cochez ou non la case «Saisie en TTC» pour saisir respectivement vos montants en Toute Taxe Comprise ou en Hors Taxe. Les lignes de la facture sont créées automatiquement suivant votre tarification établie dans les réglages de facturation et d après les éléments de votre mission : «Type de logement» que vous avez précisé dans l écran «Préparation du Bien». Les différents Diagnostics réalisés. Les différentes analyses effectuées. Appuyez sur l un de ces boutons «MOLP», «META», «MEBA», «Term.», «Ins.», et «Champ.» pour ajouter une ligne d analyse. Appuyez sur une ligne pour la sélectionner. Vous pouvez alors modifier son contenu dans la section «Détail de la ligne». Le montant dans la case «Prix «TTC» est automatiquement sélectionné. Si vous voulez le changer, vous n avez plus qu à indiquer un nouveau montant. Version 4.2 web : 5/6

6 Guide de prise en main du logiciel Diagnostic Commerce Appuyez sur le bouton «Enregistrer la ligne» pour valider les modifications que vous venez d apporter au détail de la ligne. Appuyez sur le bouton «Vider la ligne» si vous avez besoin d effacer toute la ligne. Appuyez sur le bouton «Supprimer la ligne» pour supprimer toute la ligne. Vous pouvez également modifier le pourcentage dans la case «Remise». 4. Panneau de contrôle Toutes vos factures seront répertoriées dans l onglet «Factures». Appuyez sur le bouton «Les dossiers» sur le panneau de contrôle. Regardez en haut de l écran les différents onglets qui classent les dossiers. Et appuyez sur le bouton «Factures». Le double-clic sur une facture vous permet de l ouvrir directement. La barre d outils vous permet de manipuler vos factures : Supprimer, Ouvrir, Rechercher. 5. Opérations Vous pouvez gérer tout le suivi des règlements de vos factures. Appuyez sur le bouton «Opérations» sur le panneau de contrôle. Puis appuyez sur le bouton «Facturation». Vous trouverez des onglets qui classent vos différentes factures : «Non soldées», «soldées» etc... Utilisez le bouton «Générer les relances des factures» pour obtenir une lettre de relance. Rappel : Le double-clic sur une facture vous permet de l ouvrir directement. Version 4.2 web : 6/6

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