I DIFACT. COGESTIB SA I DIFACT (Facturation Diverse) Page 1 / 22

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1 I DIFACT 1. Choix de la société de travail Saisie d une facture diverse Sélection du client à facturer La saisie de facture : les différentes zones obligatoires Recherche du compte de produit concerné Saisie des différents éléments d une ligne de facture Saisie d une remise sur une ligne de facture Modification d une ligne de facture Suppression d une ligne de facture Modification de l ordre des lignes de facture Choix du type de document : Facture ou Avoir Sauvegarde du travail effectué Saisie d informations complémentaires Modification du nombre d exemplaire à éditer Aperçu avant impression / Edition d une Proforma Edition de la facture ou de l avoir Comptabilisation du document édité Quitter l application de saisie de facture Rappel de la fonction des différents boutons en saisie de facture Gestion des Clients à facturer Sélection de Clients à facturer Saisie d une facture à l en-tête d un client pré-sélectionné Suppression de clients pré-sélectionnés Gestion des Factures Réouvrir un document Développer / réduire l arborescence Supprimer un document en pause Editer un Duplicata du document Archiver les factures comptabilisées...22 COGESTIB SA I DIFACT (Facturation Diverse) Page 1 / 22

2 I DIFAC est un logiciel complémentaire à I CARDMS qui permet de saisir puis d éditer des factures diverses. 1. Choix de la société de travail Dans le menu affiché dans la fenêtre de gauche, choisir CHOIX SOCIETE - Ouverture afin de sélectionner la société de travail. Les différentes sociétés existantes apparaissent dans la fenêtre supérieure. Double-cliquer sur la société désirée. Les éléments relatifs à la société sélectionnée apparaissent dans la fenêtre supérieure : Nom SIRET Adresse. Le répertoire correspond au répertoire de stockage des fichiers. La version du logiciel est affichée dans le cadre à droite de répertoire ( dans notre exemple). COGESTIB SA I DIFACT (Facturation Diverse) Page 2 / 22

3 Pour changer de société, cliquer sur le bouton. 2. Saisie d une facture diverse Dans le menu de gauche, cliquer sur Saisie des factures 2.1. Sélection du client à facturer La fenêtre suivante apparaît. Avant de saisir la facture, il faut préalablement sélectionner le client concerné par cette facture. Cliquer sur le bouton afin de rechercher dans I CARDMS le client à facturer. COGESTIB SA I DIFACT (Facturation Diverse) Page 3 / 22

4 Après clic, la fenêtre de recherche apparaît. 2 types de compte peuvent être recherchés : un compte Client : cocher dans ce cas la zone un compte de Cession : cocher alors la zone - La touche <F1> permet d afficher tous les clients existants dans I CAR. - Pour rechercher un client précis, taper le nom de ce client dans la zone Nom : les clients possédant le nom renseigné apparaissent. - Il est possible d affiner la recherche grâce au signe % : ce signe remplace le terme Tous. Si on désire par exemple afficher tous les clients dont le nom comprend (entres autres) les lettres BAC, on tapera %BAC dans le champ Nom. Dans notre exemple, nous désirons rapatrier en facturation un client dont le nom est Malaussene : au fur et à mesure de la frappe de son nom, tous les clients correspondant au nom renseigné apparaissent. Pour sélectionner le client, dans la fenêtre de résultat, double-cliquer sur le client concerné. COGESTIB SA I DIFACT (Facturation Diverse) Page 4 / 22

5 La fenêtre précédente se ré-affiche : les informations émanant de I CARDMS sont affichées : Nom Prénom Adresse Ville du client sélectionné. Aucune modification des éléments affichés n est possible. Les différents comptes du client sont affichés dans la zone Numéros de compte. Si le client possède différents comptes, la sélection du compte à utiliser s effectue en cochant le compte désiré. Cliquer ensuite sur le bouton pour saisir une facture à l entête de ce client. COGESTIB SA I DIFACT (Facturation Diverse) Page 5 / 22

6 2.2. La saisie de facture : les différentes zones obligatoires Après sélection du client à facturer, la fenêtre de saisie apparaît : le titre de la fenêtre reprend le nom du client à facturer Recherche du compte de produit concerné Un compte de produit devra être renseigné à chaque ligne de facture. Positionner le curseur dans la zone «Cpte comptable» puis presser la touche <F1>. La fenêtre de recherche apparaît. Entrer le début du compte concerné : tous les comptes commençant par ce numéro s affichent. COGESTIB SA I DIFACT (Facturation Diverse) Page 6 / 22

7 Double-cliquer sur le compte concerné : celui-ci est alors rapatrié dans la zone «Cpte comptable» Saisie des différents éléments d une ligne de facture Après avoir sélectionné le compte, renseigner ensuite les autres champs obligatoires (zones vertes) : - le libellé de la ligne de facture, - la quantité à facturer (en saisissant directement la quantité ou en cliquant sur les flèches à droite de la zone), - le prix unitaire de la ligne. La TVA applicable à cette ligne de facture peut être modifiée en cliquant sur le bouton renseigné. situé à côté du taux Lorsque tous les éléments relatifs à la ligne à facturer sont renseignés, cliquer sur le bouton. Automatiquement, la ligne de facture apparaît dans la fenêtre inférieure. Les zones de la partie supérieure sont remises à blanc permettant ainsi de saisir une 2 nde ligne de facture. COGESTIB SA I DIFACT (Facturation Diverse) Page 7 / 22

8 2.5. Saisie d une remise sur une ligne de facture Seule une remise à la ligne peut être saisie. La zone «Taux de Remise» n est disponible que si le Modèle de facture utilisé prévoit une remise. La procédure est la suivante : cliquer sur le bouton situé à côté de la zone «Taux de remise». Un nouveau masque s affiche alors. Renseigner les champs obligatoires (zones vertes) : - le compte de remise à utiliser dans la zone «Cpte Remise (F1)» - le taux de remise (sans le signe %) à appliquer sur la ligne de facture. Cliquer ensuite sur le bouton. COGESTIB SA I DIFACT (Facturation Diverse) Page 8 / 22

9 Le masque de saisie de ligne s affiche à nouveau : la remise précédemment renseignée a été insérée. Pour modifier cette remise, cliquer sur le bouton situé à côté de la zone «Taux de remise» Modification d une ligne de facture Les lignes de facture saisies apparaissent dans la fenêtre inférieure. Celle-ci s affiche alors dans la partie supérieure : toute modification est désormais possible. Lorsque les modifications désirées sont apportées, cliquer sur le bouton. COGESTIB SA I DIFACT (Facturation Diverse) Page 9 / 22

10 2.7. Suppression d une ligne de facture 2 possibilités sont offertes. 1. Dans la partie inférieure, double-cliquer sur la ligne à supprimer afin de l afficher dans la fenêtre supérieure. Cliquer sur le bouton. Après clic, un message d avertissement s affiche. Valider ce message. 2. Dans la fenêtre inférieure, faire un clic droit sur la ligne à supprimer. Le bouton apparaît. Cliquer sur ce bouton. Valider le message d avertissement qui s affiche. COGESTIB SA I DIFACT (Facturation Diverse) Page 10 / 22

11 2.8. Modification de l ordre des lignes de facture La facture sera imprimée dans l ordre des lignes affichées à l écran. Pour modifier cet ordre, utiliser les flèches de bas d écran. Cliquer sur la ligne devant être montée ou descendue puis cliquer sur la flèche correspondante. La modification est immédiate Choix du type de document : Facture ou Avoir Ce choix doit être décidé avant la sauvegarde du document. Par défaut le document créé est une facture. Pour créer un document de type Avoir : cocher la zone correspondante Sauvegarde du travail effectué Le document peut être à tout moment sauvegardé en cliquant sur le bouton. Le type de document FAC (facture) ou AVR (Avoir), la date et l heure de sauvegarde sont affichées en bas d écran. COGESTIB SA I DIFACT (Facturation Diverse) Page 11 / 22

12 2.11. Saisie d informations complémentaires Les informations complémentaires permettent la saisie de divers renseignements relatifs à la facture : Référence de la commande, mode de règlement, commentaires divers Cette saisie ne peut être effectuée qu après sauvegarde du document. L accès à cette saisie d informations complémentaires s effectue par clic sur le bouton. La fenêtre suivante apparaît. Le bouton permet de sauvegarder la saisie effectuée et de revenir en saisie de facture. Pour supprimer une information complémentaire, il suffit de mettre le champ désiré à blanc. COGESTIB SA I DIFACT (Facturation Diverse) Page 12 / 22

13 2.12. Modification du nombre d exemplaire à éditer Le nombre d exemplaires à éditer se renseigne dans le champ «Nombre de copies» Aperçu avant impression / Edition d une Proforma L aperçu du futur document ou l édition d une facture «Proforma» s effectue par clic sur le bouton. Après clic, le module d impression du logiciel Excel s ouvre : COGESTIB SA I DIFACT (Facturation Diverse) Page 13 / 22

14 Les différents boutons disponibles Edition de la facture ou de l avoir Préalablement, modifier éventuellement le nombre d exemplaires désiré dans la zone «Nombre de copies». Cliquer ensuite sur le bouton afin de lancer l impression. Après édition, un numéro de document est automatiquement attribué à la facture ou à l avoir édité : ce document émane du paramétrage. Le statut EDI (EDIté) est alors attribué au document. COGESTIB SA I DIFACT (Facturation Diverse) Page 14 / 22

15 2.15. Comptabilisation du document édité La comptabilisation d une facture ou d un avoir n est possible que si le document a été édité. Cliquer sur le bouton. La fenêtre affichant les journaux existants (dans I CARDMS) apparaît. Double-cliquer sur le journal désiré : celui-ci apparaît alors dans la fenêtre de droite. Cliquer ensuite sur le bouton. La date de comptabilisation reprend la date d édition figurant sur la facture. L écriture est automatiquement enregistrée sur le journal spécifié dans le logiciel I CARDMS. L état CPT (Comptabilisé) est affiché en bas de la fenêtre. Le transfert vers SAGE s effectuera depuis I CAR en même temps que les autres écritures. COGESTIB SA I DIFACT (Facturation Diverse) Page 15 / 22

16 2.16. Quitter l application de saisie de facture Cliquer sur le bouton quitter l application. : si la saisie n a pas été enregistrée, un message propose de sauvegarder avant de La fenêtre suivante s affiche alors : le client apparaît sur la partie gauche et le document sur la partie de droite. L état du document est affiché : FAC = Provisoire EDI = Edité CPT = Comptabilisé Rappel de la fonction des différents boutons en saisie de facture accède à la gestion des Clients et permet de voir divers renseignement concernant le client à facturer : Nom adresse Téléphone. Cette fonction permet également de sélectionner un autre numéro de compte que celui utilisé. Recherche du compte de produit comptable : Se substitue à la touche <F1>. Sauvegarde des éléments saisis. Saisie d informations complémentaires qui seront éditées sur le document (Référence de la commande, Nom du responsable, Commentaires ) Lance l aperçu avant impression. L édition depuis cet aperçu permet l impression d une Proforma. Edite la facture définitive Comptabilise le document édité Quitte le module de saisie : une sauvegarde du travail effectué est systématiquement proposé. COGESTIB SA I DIFACT (Facturation Diverse) Page 16 / 22

17 3. Gestion des Clients à facturer 3.1. Sélection de Clients à facturer Les clients susceptibles d être facturés peuvent être préalablement sélectionnés. Dans le menu affiché (dans la fenêtre de gauche), choisir Gestion des clients. La fenêtre de gestion des clients apparaît. Cliquer sur bouton facturés. afin de rechercher dans I CARDMS les clients susceptibles d être Concernant la recherche de client, se reporter aux explications fournies au 2.1. Sélection de client Exemple de clients pré-sélectionnés COGESTIB SA I DIFACT (Facturation Diverse) Page 17 / 22

18 Tous ces clients sont affichés dans la fenêtre inférieure en saisie de facture Saisie d une facture à l en-tête d un client pré-sélectionné Cliquer sur le client à facturer puis dans le menu, choisir Saisie des factures La création d un nouveau document s effectue alors à l en-tête de ce client. COGESTIB SA I DIFACT (Facturation Diverse) Page 18 / 22

19 3.3. Suppression de clients pré-sélectionnés Pour supprimer tous les clients n ayant aucun document en pause ou facturé ou comptabilisé, double-cliquer sur n importe quel client : La fenêtre de Gestion des clients apparaît. Cliquer sur le bouton. Tous les clients sans document sont alors supprimés. Seuls subsistent ceux possédant des documents en pause ou édités ou comptabilisés. COGESTIB SA I DIFACT (Facturation Diverse) Page 19 / 22

20 4. Gestion des Factures Toutes les factures saisies sont affichées en gestion des documents Réouvrir un document - Un double-clic sur un document permet sa réouverture. - Si le document a été comptabilisé (état = CPT), seule sa consultation est possible, - Si le document a été édité (état = EDI), seule sa comptabilisation est possible, - Si le document n a pas encore été édité (état = FAC), toutes les modifications sont possibles Développer / réduire l arborescence La coche située au-dessus des différents clients permet de réduire ou de développer l arborescence. COGESTIB SA I DIFACT (Facturation Diverse) Page 20 / 22

21 4.3. Supprimer un document en pause Seul un document provisoire peut être supprimé. La procédure est la suivante : Positionner le curseur sur le document à supprimer puis cliquer droit. Dans le menu qui s affiche, cliquer sur «Supprimer». Valider le message de confirmation qui apparaît Editer un Duplicata du document Seul un document déjà édité peut faire l objet d un Duplicata. Afficher le document désiré puis cocher la zone «Duplicata». Cliquer alors sur le bouton COGESTIB SA I DIFACT (Facturation Diverse) Page 21 / 22

22 4.5. Archiver les factures comptabilisées Lorsque les factures ont été comptabilisées, il est possible d archiver ces documents afin de les supprimer de la fenêtre active. Dans le menu, choisir GESTION DES FACTURES Archivage des factures La fenêtre suivante apparaît. Cliquer sur le bouton. Cliquer ensuite sur le bouton Quitter pour fermer cette fenêtre. Tous les documents qui ont été archivés sont alors supprimés de la fenêtre active. COGESTIB SA I DIFACT (Facturation Diverse) Page 22 / 22