Prosp'Action GUIDE UTILISATEUR. Conquête et fidélisation de clients

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1 Prosp'Action GUIDE UTILISATEUR Conquête et fidélisation de clients A l aide de PROSP'ACTION vous allez gérer vos contacts, vos relances, vos tâches. Il vous permet de réaliser facilement des mailings par fax, ou courrier. PROSP'ACTION vous permet de gérer un fichier d adresses de prospects dans lequel vous pouvez faire des sélections multicritères. CREADEV a développé beaucoup d autres logiciels d assistance à la prospection commerciale que vous pourrez découvrir à l adresse suivante Pour tout renseignement commercial complémentaire, vous pouvez prendre contact avec notre service clientèle : Tel : (33) Fax : (33) Ou par info@creadev-fr.com

2 Onglet Général : 1. SAISIE OU MODIFICATION D'UNE FICHE Sur l'écran principal cliquez sur NOUVEAU pour créer une nouvelle fiche ou MODIFIER pour modifier la fiche sélectionnée. Pour sélectionner une fiche à modifier, cliquez en début de ligne. ECRAN DE SAISIE : L'écran de saisie comprend 5 onglets 1.1 Onglet Général Cet écran comprend les informations principales de la fiche. Fenêtre de numérotation : Composition des numéros de téléphone (cadres rouges) Si vous êtes équipé d un modem (RTC ou CTI) cliquez sur les cadres rouges, le numéro à appelé est composé directement.

3 Zone de dates et chiffre d affaires : Zone de dates et chiffre d affaires Pour les champs «Créée le» et «Dernier contact», cliquer sur le calendrier insère automatiquement la date du jour. Pour les champs «Date de relance» et «D. Prév» (Date de prévision), cliquer sur le calendrier ouvre un calendrier permettant de choisir une date. Le champ CA R sert à compléter le chiffre d affaires réalisé. Le champ CA P sert à compléter le chiffre d affaires prévisionnel. Champs et Web (cadres verts) Lorsque vous cliquez sur le mot «E Mail», Prosp@ction ouvre un vierge avec votre logiciel de messagerie par défaut, dont le champ destinataire est déjà complété. Lorsque vous cliquez sur le mot «Web», Prosp@ction ouvre une page Internet à l adresse du site. Site societe.com : Champs Code 1 et Code 2 (cadres jaunes) Ces deux champs sont laissés libres afin de vous permettre de remplir des informations complémentaires nécessaires à votre activité. Vous pouvez changer l intitulé de ces deux champs en cliquant le mot «code 1» ou «code 2». Dans l exemple p. 2, l intitulé «Code 1» a été remplacé par «OPCA» Zone Siren Quand la rubrique Siren est renseignée vous pouvez vérifier sa validité en cliquant sur. Ce bouton vous dit si le numéro saisi est correct ou non. Quand vous cliquez sur, Prosp@ction ouvre le site societe.com avec les coordonnées de votre contact (voir exemple ci-contre). Cela vous permet de compléter ou vérifier les informations que vous possédez.

4 Fenêtre de géolocalisation : Bouton Géolocalisation Cette fonction vous permet d identifier tous les contacts se trouvant dans un rayon de X km autour de la ville où dans laquelle est votre contact. Le code postal et le nom de la ville de votre contact s affichent en haut à gauche. Vous définissez votre rayon de recherche dans la zone «Distance maxi». Cliquez sur la roue pour lancer la recherche. Les communes de résidence des autres contacts trouvés apparaissent dans le cadre «Communes trouvées». En cliquant sur l un des communes ainsi trouvées : - le point rouge du plan se fixe sur la ville - les fiches trouvées dans cette ville apparaissent dans le cadre «Fiches». Le curseur Champ «Priorité» Ce champ classe les contacts selon 4 niveaux : - 1 : en rouge, le plus important - 2 : en jaune, moyennement important - 3 : en vert, peu important - OK : rien à signaler

5 Onglet Paramètres : 1.2 Onglet Paramètres Cet onglet permet de cocher ou décocher les paramètres d un contact. Ces paramètres servent à définir les actions à effectuer, à classer selon des critères pré-établis. Vous pouvez modifier l intitulé de des paramètres en cliquant sur MODIFIER.

6 Onglet Notes : 1.3 Onglet Notes Cet écran comprend un éditeur de texte dans lequel vous allez pouvoir ajouter toutes les informations que vous souhaitez, notamment un historique de vos relations avec le contact. Cette rubrique contient une barre d'outils qui permet : - d'aligner le texte (centrer, justifier,...) contenu dans le champ de saisie - de modifier la police, la couleur et la taille de la police - de faire un couper/copier/coller - de modifier la casse (gras, italique, souligné) - de lancer le correcteur orthographique de Word Cet onglet comprend également la fonction «insertion rapide» qui met à votre disposition une liste de textes prédéfinis que vous choisissez et insérez en trois clics : - sur la flèche pour faire apparaître le menu déroulant - sur le texte choisi - sur le bouton jaune pour insérer le texte Vous créez vos propres textes à insérer en cliquant sur le bouton. Lorsque vous cliquez sur le bouton «Date», la date du jour est insérée automatiquement.

7 Onglet Courrier : 1.4 Onglet Courrier Cet écran permet de générer des courriers via Word. Dans un premier temps, créez un document type dans Word en insérant les champs de fusion que vous désirez. Enregistrez ce document dans le répertoire Prosp@ction. Ensuite, sélectionnez ce fichier dans la liste ou recherchez-le sur le disque en cliquant sur (s il n a pas été enregistré dans le répertoire Prosp@ction). Sélectionnez l'imprimante. Enfin, cliquez sur pour effectuer le publipostage. Une fois le document ouvert, vous pouvez le retravailler et l enregistrer si vous le désirez.

8 Onglet Onglet La première fois que vous utilisez cet onglet, vous devez configurer les paramètres de votre compte d accès à Internet. Pour cela, renseignez-vous auprès de votre fournisseur d accès ou de votre informaticien. Une fois les paramètres complétés, ils sont enregistrés pour toutes les fiches. Vous avez deux possibilités pour créer un - l écrire directement dans le cadre prévu à cet effet - vous servir d un document type Quelle que soit la possibilité choisie : - le corps du mail peut faire appel à des champs de fusion - vous pouvez inclure des pièces jointes. Pour inclure une ou plusieurs pièces jointes (tous types de fichiers) : - utilisez la navigation pour rechercher le fichier - cliquez sur pour l ajouter à la liste qui apparaît dans la fenêtre de droite. Si vous écrivez votre directement dans le cadre, vous pouvez : - créer un nouveau fichier - enregistrer le fichier en cours - enregistrer avec un nouveau nom - ouvrir un fichier existant - couper / copier / coller - imprimer votre Vous pouvez également créer un document type au format HTML (pour réaliser un contenant une page web de type newsletter). Recherchez ce document en cliquant sur le bouton?????? Le bouton avec l œil permet de visualiser l tel qu il sera envoyé. Pour lancer l'envoi, cliquez sur ENVOYER.

9 Onglet Scénario : 1.6 Onglet Scénario Cet onglet permet de dérouler un argumentaire d entretien téléphonique que vous aurez préparé à l avance. Le principe est le suivant : - un argumentaire téléphonique est composé de fiches - chaque fiche comporte un texte à dire et jusqu à 6 réponses ou objections possibles - chaque réponse ou objection renvoie à une fiche donnée. Il est donc nécessaire de bien préparer «l organigramme» de l argumentaire à l avance et de numéroter chaque fiche. Fenêtre de création d une fiche : Création de l'argumentaire téléphonique (scénario) Cliquez sur le bouton pour saisir l ensemble des fiches de votre argumentaire. Remplissez les champs suivants : - numéro (de la fiche) - nombre de réponse possibles - titre de la fiche - complétez le texte à dire - les différentes réponses possibles - le numéro de la fiche à laquelle chaque réponse possible renvoie Utilisation Pour commencer cliquez sur. Lisez le texte et, en fonction de la réponse donnée, cliquez sur F1, F2 pour ouvrir la fiche correspondant à la réponse donnée.

10 Fonctions permanentes : 1.7 Fonctions permanentes Les fonctions permanentes sont celles qui restent affichées sur la droite de la fiche, quel que l onglet sur lequel vous vous trouvez. La flèche double dirigée vers la gauche ouvre la première fiche de votre base. La flèche simple dirigée vers la gauche ouvre la fiche précédente de votre base. La flèche simple dirigée vers la droite ouvre la fiche suivante de votre base. La flèche double dirigée vers la droite ouvre la dernière fiche de votre base. Le bouton NOUVEAU ouvre une fiche vierge. Le bouton DUPPLIQUER copie la fiche. Le bouton IMPRIMER va ouvrir une fenêtre sur laquelle apparaissent toutes les informations des onglets général, paramètres et notes. A partir de cette fenêtre, vous pouvez non seulement imprimer le document créé mais également l enregistrer sous les formats suivants : - Word - Excel - HTML - PDF - XML - (un est ouvert avec votre logiciel de messagerie, le document apparaît dans le corps de l , vous complétez l objet et le destinataire) - PDF (un vierge est ouvert, le document est placé en pièce jointe, au format PDF) Le bouton APPLIQUER enregistre les modifications effectuées sur la fiche. Le bouton FERMER ferme la fiche. Il est toujours demandé quand vous fermez la fiche si vous validez les modifications effectuées.

11 Fenêtre d alarme : Le bouton LIAISON AGENDA Ce bouton est un raccourci qui ouvre d un clic votre logiciel d agenda. Le bouton ALARME Prosp@ction vous permet d'associer à chaque contact, une alarme qui se déclenchera à une date et à une heure données. Par exemple si un contact vous demande de le rappeler dans une heure ou Jeudi prochain avant midi, etc. L'alarme est signalée par une image qui apparaît en haut à droite de l écran principal ainsi qu'un son que vous pouvez paramétrer. Vous pouvez également saisir un texte afin de vous rappeler les raisons de cette alarme. Fenêtre fichiers associés au contact : Le bouton FICHIERS ASSOCIES Cette fonction vous permet d'associer à chaque contact un dossier qui pourra contenir tous les fichiers et documents que vous souhaitez associer à votre fiche contact. Pour associer un document, il suffit d'ouvrir votre explorateur et de faire "glisser" le fichier de l'explorateur vers le tableau. Ce document sera alors copié dans le dossier associé. Vous pourrez alors le lancer, le renommer ou le supprimer.

12 Fenêtre dictaphone : La fonction Message sonore Vous avez la possibilité d enregistrer des messages audio associés à la fiche. Ces messages sont enregistrés les uns à la suite des autres. Cliquez sur pour ouvrir la fenêtre dictaphone. Cliquez sur le micro pour commencer l enregistrement. Appuyez sur le bouton STOP pour y mettre fin. Présence d un message sonore enregistré : Une cassette apparaît alors dans l emplacement vide (voir ci-contre). Un clic sur le bouton CASSETTE met le ou les messages en lecture. Le bouton POUBELLE supprime les messages sonores.

13 Boutons de l écran principal : 2. LES BOUTONS DE L ECRAN PRINCIPAL 2.1 Bouton FIN Il ferme le logiciel. Fenêtre ENRICHIR : 2.2 Bouton NOUVEAU Il ouvre une fiche vierge. 2.3 Bouton MODIFIER Ce bouton ouvre la fiche sélectionner afin d effectuer des modifications dessus. 2.4 Bouton ENRICHIR Cette fonctionnalité permet de lancer des recherches via Internet à partir d'informations dont on dispose. Vous pouvez lancer automatiquement des requêtes sur des moteurs de recherche ou des annuaires pour retrouver l ou tout autre information et l intégrer d un simple clic dans votre fiche contact.

14 Zone du bas : Zone du haut : Zone du bas Le bouton permet de lancer une recherche sur Internet, avec les éléments dont vous disposez dans la table des contacts. Cette option vous permet de faire une recherche dans chacun des moteurs proposés par le logiciel, sans avoir besoin de recopier à chaque fois la requête (la requête est l élément recherché). Le bouton vous permet de lancer la recherche avec les éléments du contact suivant de votre fichier. Le bouton PRECEDENT vous permet de lancer la recherche avec les éléments du contact précédent de votre fichier. Zone du haut Le bouton SOURCE permet d afficher un code HTML caché : il permet de détecter les éventuelles adresses mails cachées derrière un image ou un formulaire. Ce bouton sert lorsque vous recherchez des adresses mails mais que votre recherche n a a priori rien donné. La zone SUR vous permet de choisir le moteur de recherche que vous souhaitez utiliser pour votre recherche. Vous choisissez un moteur de recherche, le logiciel va automatiquement compléter les formulaires du moteur choisi. Les formulaires sont remplis avec les éléments dont vous vous servez pour effectuer la recherche. Vous pouvez changer à tout moment de moteur de recherche.. Le bouton vert permet de lancer la recherche du contact sur le moteur choisi.

15 Les deux flèches bleues permettent d aller à la page suivante ou précédente du moteur de recherche sur lequel vous vous trouvez, tout comme n importe quel logiciel de navigation sur Internet. L option «Analyser et transférer le presse-papier» autorise le logiciel, lorsqu elle est cochée, à effectuer des extractions (adresses mails et/ou URL) à partir du contenu du presse-papier si vous avez choisi de ne transférer dans le fichier Excel à compléter que l adresse mail ou l URL. En surfant, vous trouvez une information qui vous intéresse, ou URL, vous la sélectionnez, vous faites un clic avec le bouton droit de la souris et sélectionnez «copier». Une fois l'information "copiée", même sur une application autre que votre logiciel, elle est "analysée", les s et les URL sont extraits. Fenêtre de confirmation de suppression : 2.5 Bouton SUPPRIMER Ce bouton sert à supprimer une fiche à la fois. Il est toujours de mandé une confirmation car la suppression est DEFINITIVE. Aucun recours ou retour n est possible si vous avez confirmé la suppression.

16 1 ère fenêtre de sélection : 2.6 Bouton SELECTION 1 ère fenêtre de sélection L écran de recherche permet de sélectionner une partie des contacts. Pour cela, établissez le filtre adéquat en posant sur le(s) champ(s) souhaité(s) le filtre désiré puis cliquer sur suivant. Vous disposez des filtres (ou conditions) suivants : - égal à - différent de - supérieur à - supérieur ou égal à - inférieur à - inférieur ou égal à - entre - commence par - ne commence pas par - contient la chaîne - ne contient pas la chaîne Chacun de ces filtres est applicable à la plupart des informations contenues dans l onglet «Général» ainsi qu aux paramètres. Vous avez la possibilité d entrer deux valeurs différentes pour chaque condition. Pour prendre en compte l un de vos paramètres, choisissez l opérateur «Egal à» dans la colonne Condition et entrez dans la colonne «Valeur Testée» : - le chiffre 1 si vous souhaitez sélectionner les contacts dont le paramètre concerné est coché - le chiffre 0 si vous souhaitez sélectionner les contacts dont le paramètre n est pas coché Lorsque vous avez entré tous vos critères de sélection, cliquez sur le bouton «Suivant».

17 2 ème fenêtre de sélection : 2 ème fenêtre de sélection Une fenêtre s ouvre alors. Vous retrouvez dans cette fenêtre la liste de tous les contacts répondant à vos critères de sélection. Le nombre de contacts sélectionnés apparaît dans le cadre en haut à droite. Ce cadre et le chiffre apparaissent quand le logiciel a fini de trier les contacts. Tant qu ils n apparaissent pas, le logiciel travaille encore. Plus votre base est importante, plus le processus est long. Le bouton PRECEDENT permet de retourner sur la fenêtre de choix des critères de sélection. Cela laisse la possibilité de modifier ces critères. Le bouton TERMINER permet de conclure la sélection en n affichant que les contacts sélectionnés dans l écran principal. Le bouton ANNULER permet de retourner à l écran principal, en affichant la totalité de votre base. Fenêtre de mémorisation d une requête : Les boutons «M1», «M2» et «M3» servent à mémoriser trois types de sélection. Cela permet de mémoriser des recherches dont vous vous servez régulièrement. Pour mémoriser un type de recherche (ou requête), au lieu de cliquer sur le bouton TERMINER, cliquez sur l un des boutons de mémorisation. Une fenêtre s ouvre pour confirmer l enregistrement de la requête. Cliquez sur le bouton OK. Le logiciel ferme les fenêtres de sélection et n affiche sur l écran principal que les contacts correspondant aux critères définis. Vous savez que vous êtes dans une sélection car le logiciel indique, sous le tableau de l écran principal la phrase suivante : «X enregistrements dans la base dont Y dans la sélection». la fin de la phrase «(«dont Y dans la sélection») apparaît uniquement quand une sélection est affichée.

18 Boutons sur l écran principal : Pour afficher de nouveau la totalité de votre base, cliquez sur le bouton blanc de retour qui se trouve en haut à droite de l écran principal. A côté, les boutons «M1», «M2» et «M3» servent à rappeler les requêtes mémorisées. Fenêtre d édition : Onglet FICHES 2.7 Bouton EDITIONS Ce bouton permet d'imprimer ou de visualiser : - Une fiche ou l'ensemble des fiches sélectionnées - Des étiquettes - Des mailings (Publipostages) sur une sélection de fiches via Word(r). - Des Mailings par Fax avec Word et FotoWin - Des mailings s personnalisés (Html ou Texte) Une zone «Nombre de fiches trouvées» apparaît systématiquement en bas à droite, quel que soit l onglet sur lequel vous vous trouvez. Sur la droite de cette zone est indiqué le nombre total de contacts de votre base. Dans le cadre, apparaît le nombre de fiches sélectionnées pour l action à réaliser. Onglet FICHES Cet onglet permet d imprimer une ou plusieurs fiches, contenant un plus ou moins grand nombre d informations. Si vous sélectionnez l option VISUALISER, une fenêtre va s ouvrir à partir de laquelle, vous pourrez non seulement imprimer le document créé mais également l enregistrer sous les formats suivants : - Word - Excel - HTML - PDF

19 - XML PDF Vous avez en plus la possibilité d insérer et de mettre en forme un texte qui apparaîtra en haut à gauche de votre document, quel que soit le mode d impression choisi. Onglet ETIQUETTES : Onglet ETIQUETTES Cet onglet d imprimer des étiquettes d adresses sous différents formats. Quel que soit le format, les champs sont imprimés sur six lignes comme suit : Raison sociale Préfixe Nom Prénom Adresse 1 Adresse 2 Code Postal Ville Pays

20 Onglet PUBLIPOSTAGES Onglet PUBLIPOSTAGES Pour réaliser un Publipostage (mailing) via Word vous devez créer le document avec Word en insérant les champs de fusion que vous désirez. Enregistrez ce document dans le répertoire Ensuite, sélectionnez ce fichier dans la liste ou recherchez-le sur le disque en cliquant sur (s il n a pas été enregistré dans le répertoire Prosp@ction). Sélectionnez l'imprimante. Sélectionnez le nombre d impression par lot. Une fois le lot imprimé, le logiciel vous demande de cliquer sur Ok pour continuer l'impression du lot suivant. Cette fonctionnalité permet de recharger en papier une imprimante ou décharger le spooler de fichiers trop encoubrants etc. Enfin, cliquez sur MAILING pour effectuer le publipostage.

21 Onglet Onglet Votre logiciel de messagerie doit être fermé. Vous avez deux possibilités pour créer un - l écrire directement dans le cadre prévu à cet effet - vous servir d un document type (voir 1.5 pour la méthode) Quelle que soit la possibilité choisie : - le corps du mail peut faire appel à des champs de fusion - vous pouvez inclure des pièces jointes (voir 1.5 pour la méthode) Zone table des contacts Dans le tableau se trouvant en haut de l onglet, figurent les informations suivantes : nom, prénom et des contacts sélectionnés. Votre ne sera envoyé qu aux seuls contacts dont la case de gauche est cochée. Les quatre boutons sur la droite permettent de : - décocher tous les contacts - cocher tous les contacts - décocher le contact sélectionné - cocher le contact sélectionné Zone opération : Zone opération Cette zone sert à attribuer un code à chaque ing. Cette attribution permet de retrouver par la suite très rapidement tous les contacts à qui vous avez envoyé l ing. En effet, lorsque vous donnez un nom à un ing, un texte contenant ce nom est inséré dans l onglet «Notes» de chacun des destinataires. L option «Exclure de l opération» permet de procéder à l envoi d un ing en plusieurs parties. Lorsque cette option est cochée, les contacts à qui l ing a été déjà été envoyé sont exclus des envois en cours, même s ils font partie des contacts sélectionnés.

22 Fenêtre récapitulant les envois : Pour commencer l'envoi, cliquez sur ENVOYER. Prosp@ction vous demande alors si vous souhaitez garder une trace de cette opération dans les notes de chaque destinataire. Les envois commencent une fois que vous avez répondu. Une fois tous les envois effectués, une fenêtre récapitulant les erreurs s ouvre. Elle permet notamment de retrouver les destinataires qui n ont pas reçu le mail grâce à la zone de recherche (en bas à gauche).

23 Onglet BLACK LISTE : Onglet BLACK LISTE La liste noire est la liste des s qui ne doivent plus recevoir d s de votre part. cette liste peut se trouver dans n importe quel type de fichier (texte, Word, Excel ). Sélectionnez le fichier en cliquant sur le bouton en haut à droite. Choisissez l une de ces deux options : - ajouter à la liste affichée - effacer la liste affichée avant de rechercher les s Cliquez sur le bouton «Rechercher les s de ce fichier». Les s trouvés dans votre fichier apparaissent alors dans le cadre de gauche. La croix rouge en haut à droite de ce cadre permet d effacer tous les s du cadre. Le bouton DISQUETTE permet d enregistrer la liste au format txt. Cela permet de gérer plusieurs listes noires, selon les bases sur lesquelles vous travaillez.

24 Fenêtre de devis : 2.8 Bouton DEVIS Paramétrer vos devis Cliquez sur NOUVEAU puis cliquez sur MISE EN PAGE. Vous pouvez compléter les champs suivants : - titre du document - ville - entête (coordonnées de votre entreprise) - conditions générales - logo Pour insérer le logo de votre entreprise, cliquez sur le bouton (sur lequel figurent trois points) à la fin de la ligne LOGO. La disposition de ces éléments ne peut pas être modifiée. Cliquez sur le bouton VALIDER pour enregistrer votre paramétrage. Paramétrage des devis :

25 Fenêtre de création d un produit : Fenêtre de sélection d un produit : Gestion des produits Pour créer un nouveau produit, cliquez sur le bouton DEVIS. Dans la fenêtre VISUALISATION DES DEVIS, cliquez sur NOUVEAU. Dans la fenêtre SAISIE D UN DEVIS, cliquez sur CREER UN DEVIS. Dans la même fenêtre SAISIE D UN DEVIS, cliquez sur NOUVEAU (sur la droite de la fenêtre). Dans la fenêtre SELECTION D UN PRODUIT, cliquez sur NOUVEAU. Vous êtes alors sur la fenêtre FICHE D UN PRODUIT (voir ci-contre). Vous pouvez compléter les champs suivants : - référence - désignation (= nom du produit) - pourcentage de TVA - code barre au format EAN 13 - prix unitaire HT en - descriptif (description aussi longue que vous le souhaitez du produit, mise en page possible) - photographie Pour inclure une photographie du produit, cliquez sur le bouton avec les dessins et indiquez l emplacement de l image à insérer. Une fois toutes les informations complétées, validez en cliquant sur le bouton OK. Vous retournez alors sur la fenêtre de SELECTION D UN PRODUIT. Cette fenêtre permet de gérer les produits. Vous pouvez supprimer ou modifier un produit créé. Pour cela, positionnezvous sur la ligne du produit concerné et cliquez sur le bouton désiré. Vous avez également la possibilité d importer un catalogue de produits à partir d un fichier texte qui doit présenter la structure suivante : - désignation - photo

26 Fenêtre d import des fiches produits : - prix unitaire HT - nom - TVA - code barre - descriptif - RC Chacune de ces rubriques devant absolument être séparées par une tabulation. Choisissez entre l une des deux options : - ajouter aux fiches existantes - remplacer toutes les fiches existantes (tout effacer avant d importer) Cliquez sur le bouton IMPORTER pour commencer. Vous avez également la possibilité d éditer un catalogue de vos produits sur lequel figurent pour chaque produit les informations suivantes : - la référence - le prix unitaire HT - la TVA - la désignation, - le descriptif - la photographie - le code barre Vous retrouvez les mêmes informations quand vous éditez les fiches produits. Il existe deux différences avec le catalogue : - la mise en page des informations n est pas identique - 1 produit = 1 page (contrairement au catalogue où vous pouvez trouver plusieurs produits sur une même page si les descriptifs sont courts)

27 Fenêtre de sélection d un produit : Créer un devis Sur l écran principal, sélectionnez le contact pour lequel vous souhaitez réaliser un devis. Cliquez sur le bouton DEVIS. Dans la fenêtre VISUALISATION DES DEVIS, cliquez sur NOUVEAU. Dans la fenêtre SAISIE D UN DEVIS, cliquez sur CREER UN DEVIS. Dans la même fenêtre SAISIE D UN DEVIS, cliquez sur NOUVEAU (sur la droite de la fenêtre). Dans la fenêtre SELECTION D UN PRODUIT, positionnez-vous sur le produit à insérer dans le devis. Le cadre du bas DETAIL D UNE LIGNE DU DEVIS vous permet de : - modifier la quantité - affecter une remise - visualiser le montant (prix unitaire HT * quantité * remise) Cliquez sur le bouton OK pour insérer le produit dans le devis. Vous revenez alors à la fenêtre précédente SAISIE D UN DEVIS. En cas d erreur, vous pouvez supprimer une ligne du devis : positionnezvous sur la ligne concernée et cliquez sur le bouton SUPPRIMER. Répétez l opération autant de fois que nécessaire. Une fois entrés tous les produits désirés, cliquez sur le bouton VALIDER. Une fenêtre s ouvre vous demandant si vous souhaitez imprimer le devis. Vous retournez ensuite sur la fenêtre de VISUALISATION DES DEVIS. Les devis existants apparaissent dans le cadre DEVIS en haut. Les produits composant le devis sélectionné apparaissent dans le cadre en dessous. Tout en bas, sur la droite, est indiqué le nombre total de produits du devis ainsi que le montant total du devis. Sur cette même fenêtre de VISUALISATION DES DEVIS, vous pouvez à tout moment et pour tous les devis existants : - imprimer modifier supprimer

28 Les fonctions du bouton MENU : 3. LE BOUTON «MENU» DE L ECRAN PRINCIPAL 3.1 Changer de base Cliquez sur la base dans laquelle vous désirez entrer puis sur le bouton SELECTIONNER Le libellé de la base choisie apparaît dans le cadre en bas, ce qui permet de changer son nom. Fenêtre de changement de base :

29 3.2 Afficher les relances du jour Cet écran permet de visualiser toutes les relances à réaliser. Sont considérées comme des relances du jour, toutes les fiches dont la date de relance est antérieure ou égale à la date du jour et dont la priorité est différente de Ok. Grâce à la zone «Commercial», vous pouvez afficher les relances du jour pour un commercial donné ou pour tous. En dessous du tableau, vous pouvez cocher ou décocher l option «Afficher cet écran au lancement du logiciel». si l option est cochée, cet écran apparaît une fois la base de travail choisie. Le bouton FIN ferme le logiciel. Le bouton IMPRIMER permet l édition, sous forme de tableau, d un document contenant les informations suivantes : - Date de relance - Raison sociale - Préfixe - Prénom - Nom - Standard - Ligne directe - Fax - Portable - Commercial - Activité Pour accéder à une fiche, cliquez sur le bouton MODIFIER.

30 Fenêtre d affichage des alarmes : Une fois la relance effectuée, il faut changer la date de relance ou mettre la fiche en priorité "Ok" pour la faire disparaître des relances du jour. Pour accéder à la base, cliquez sur le bouton ACCES BASE. Le bouton MENU vous permet de changer de base et de configurer l imprimante. 3.3 Afficher les alarmes Cet écran affiche uniquement les alarmes en cours. Les alarmes dont le délai est passé n apparaissent pas. 3.4 Devis Autre accès à la fenêtre VISUALISATION DES DEVIS (voir 2.8). Fenêtre de mise à jour des produits : 3.4 Produit Mise à jour Autre accès pour la gestion des produits. A partir de cette fenêtre, vous pouvez : - créer (bouton NOUVEAU) un produit - modifier un produit existant - supprimer un produit existant - éditer la fiche du produit sélectionné - éditer le catalogue de vos produits 3.5 Produit Importer Autre accès à la fenêtre d import des fiches produits.

31 Fenêtre d import d un fichier : Fenêtre d import depuis CD-Prospect : 3.6 Importer un fichier Importer Cet écran sert à importer un fichier texte dans Prosp@ction. Le fichier à importer doit comporter 47 rubriques séparées les unes des autres par une tabulations. L ordre à respecter est le suivant : Raison sociale, préfixe, nom, prénom, standard, poste, ligne directe, fax, portable, assistante, code postal, date du dernier contact, date de création, date de relance, adresse 2, adresse1, pays, fonction, caractéristiques (1 à 20) qui prennent la valeur 1 si coché 0 si non. priorité, , activité, commercial, code 1, code 2, web, commentaires (onglet notes), siren. Indiquer l emplacement de votre fichier. Choisissez entre l une des deux options : - ajouter aux fiches existantes - remplacer toutes les fiches existantes (tout effacer avant d importer) Cliquez sur le bouton IMPORTER pour commencer. Le nombre de fiches importées défile dans le coin haut à gauche de la fenêtre. Une fois toutes les fiches importées, une fenêtre TRAITEMENT TERMINE s ouvre. Cliquez sur OK puis sur RETOUR. Importer depuis CD-Prospect et France-Prospect Indiquer l emplacement de votre fichier. Choisissez entre l une des deux options : - ajouter aux fiches existantes - remplacer toutes les fiches existantes (tout effacer avant d importer) La zone «Ne pas transférer les fiches existantes» permet de dédoublonner votre fichier à importer d après 4 critères : - numéro de téléphone - numéro de fax - raison sociale -

32 Fenêtre d import depuis Infobel Business : Fenêtre d import depuis référence : Vous avez la possibilité de sélectionner un/des paramètres à cocher sur chacune des fiches importées. Cliquez sur le bouton IMPORTER pour commencer. Le nombre de fiches importées défile dans le coin haut à gauche de la fenêtre. Une fois toutes les fiches importées, une fenêtre TRAITEMENT TERMINE s ouvre. Cliquez sur OK puis sur RETOUR. Importer depuis Infobel Business Indiquer l emplacement de votre fichier. Choisissez entre l une des deux options : - ajouter aux fiches existantes - remplacer toutes les fiches existantes (tout effacer avant d importer) Vous avez la possibilité de sélectionner un/des paramètres à cocher sur chacune des fiches importées. Cliquez sur le bouton IMPORTER pour commencer. Le nombre de fiches importées défile dans le coin haut à gauche de la fenêtre. Une fois toutes les fiches importées, une fenêtre TRAITEMENT TERMINE s ouvre. Cliquez sur OK puis sur RETOUR. Importer depuis référence Indiquer l emplacement de votre fichier. Choisissez entre l une des deux options : - ajouter aux fiches existantes - remplacer toutes les fiches existantes (tout effacer avant d importer) La zone «Ne pas transférer les fiches existantes» permet de dédoublonner votre fichier à importer d après 4 critères : - raison sociale - adresse - région