FEN FICHE EMPLOIS NUISANCES

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1 Version Date mise à jour : 19 Février 2013 Auteur : LAFUMA Gilles Web : Présentation : FEN FICHE EMPLOIS NUISANCES Le Logiciel FEN Fiche emploi nuisance permet de construire rapidement les Fiches emplois nuisances d une Formation ou plusieurs formations. Ce logiciel est destiné plus particulièrement aux personnels de l entreprise ayant à charges la Prévention. La version FEN 4.8 est livrée en version DEMO Non enregistrée. Un simple envoi d à partir du module LICENCE de FEN générera en retour un numéro de LICENCE ( Exemple : LF ) qu il suffira d inscrire dans ce même module. Bonne lecture. Table des matières

2 - INITIALISATION - PERSONNEL Fichier des agents - NUISANCES CHIMIQUES - Inventaires - Classe de Danger - Classe de Quantité - Fréquence Utilisation - AUTRE NUISANCES - Liste Autres Nuisances - Classe Gravité - Classe Fréquence - FEN - FEN (Création) - Reste à Faire - LISTE NUISANCE - CHIMIQUE - AUTRE - DOCUMENT - Note de Base - Autre document - SORTIE Sur la Barre des menus, on trouvera Rubrique [LISTE] - Liste du Fichier Personnel - Création FEN - Type EPI - Grade - Régiment - Emplois - Secteur d activité - Prévention - Document Rubrique [PARAMETRE] - A faire - Remise à blanc des Tables - Conversion des Tables - Utilitaire - Desktop Rubrique [SAUVEGARDE] - XdataBackup Manager - Manual Backup Rubrique [LICENCE] LES BOUTONS UTILISES dans FEN

3 Leurs Fonctions - Ajouter Ajout d une Fiche ou [ + ] - Effacer Efface la fiche selectionnée, avec demande de confirmation ou [-] - Modifier Modifier la fiche selectionnée [ <- ] - Requête Module permettant de faire une requête sur la liste - Excel Sortie de la liste affichée à l ecran directement sous Excel - Sortir Sortir du module ou Fermer le programme. MISE EN PLACE DE FEN Vous venez de télécharger FEN 4.8 soit en mode Mise à jour soit en Version complète. En Version complète vous démarrez une nouvelle base de données. FEN peut être installé dans le répertoire de votre choix. En Version Mise à Jour, il faudra impérativement l installé dans le répertoire de FEN ancienne version (V4.0 à V4.6). En effet des paramètres de l ancienne version seront pris en compte dans la nouvelle version. Si un problème survient Exemple Erreur 47, je vous conseils de prendre contact auprès de l auteur du logiciel pour résoudre cette anomalie. INITIALISATION Le module se trouve sur la page d accueil de FEN et permet de renseigner le formulaire contenant les informations utiles à la création de la FEN. Il sera nécéssaire de rédiger ce premier formulaire de manière très précise car les informations seront inscrites dans la FICHE FEN lors de l impression. Ce module se trouve sur la page d accueil, et en appuyant sur l bouton [INITIALISATION] Vous aurez accès au formulaire principal.

4 Sur ce Formulaire, en plus des renseignements ECRIT, il offre la possibilité de personnaliser la page d accueil et de sélectionner les images qui seront imprimés sur la FEN. La deuxième partie de l initialisation sera de renseigner les différents modules qui seront appelés lors du renseignement des modules principaux. Il s agit des rubriques Type EPI - Grade - Régiment - Emplois - Secteur d activité - Prévention Par défaut certaines de ces rubriques sont déjà renseignés par quelques lignes, et à vous de les compléter en fonction de vos besoins En exemple Les EMPLOIS OCCUPES Il sera aisé de rajouter autant d emplois que nécessaire dans cette liste. A l identique, il faudra renseigner les autres rubriques cités ci-dessus.

5 Dans le même esprit les formulaires suivants seront à remplir en fonction des besoins - INVENTAIRE DES PRODUITS CHIMIQUES - INVENTAIRES DES AUTRES NUISANCES - -

6 Les Rubriques - Classe Gravites - Classe Fréquence - Classes de danger - Classe de Quantités Sont des modules de FEN pré-renseignés suivant les critères établis Exemple Il est important de modifier ces Rubriques, car ils interviennent directement dans le calcul des Classes inscrites sur la Fiche emploi nuisance. CREATION DU FICHIER DES AGENTS Avant de commencer la création des agents, il faut s assurer de disposer des informations nécessaires pour remplir le Formulaire des Agents. Les informations y figurant seront directement employés dans la création de la FEN ainsi que les calculs attenants. Le formulaire est très simple à remplir, il exploite les menus déroulant pour remplir un champ Par exemple Emploi occupés, il suffit d appuyer sur le list-up en bout de champ et choisir l information voulue. Une indication sur les dates. Il suffit de mettre le jour pour qu automatiquement le mois et l année s inscrive. Si la date est différentes il faudra employer la notation JJMMAA soit

7 pour obtenir le 25/11/12. Imprimés sur la création des Agents. Il sera possible dans la liste des agents [Fichier Agent] d extraire l ensemble ou une partie de la liste sous EXCEL avec tous les champs en appuyant sur le Bouton EXCEL. Remarque faites que toutes les listes sous FEN possédant ce bouton pourra donner une feuille EXCEL. ( EXCEL s ouvre automatiquement ) Cette fonction est très pratique pour obtenir une liste toujours à jour sans pour autant et systématiquement la sauvegarder.

8 Sur la Liste des Fichiers Agents il existe une particularité qui consiste à faire un Clic droit sur la souris ( Curseur sur la liste) pour obtenir d autres Fonctionnalités Sortie du document sous CSV Création d un bar graphe Filtre Modification autres des colonnes, des couleurs etc Exemple de réalisation, Comment Obtenir un graph rapidement sur les Grades des agents Se placer sur la colonne Grade puis Clic droit souris Choix de Output -> Graphe sur Grade Et résultat Cela permet de faire une présentation immédiate des informations que l on veut montrer. Cela ne rivalise pas avec EXCEL, mais apportera certainement des facilités à votre travail

9 Graphe des Grades des agents (en Pourcentage) de la Formation. Une autre particularité est l emploi du mode REQUETE Vous avez certainement vu des boutons nommés REQUETE attenant aux différentes listes Ici celle des agents. En appuyant sur le bouton Requête Exemple :

10 Je veux obtenir les Liste des ADC directement sous FEN Appuyer sur le Bouton Requête Sélectionner dans la colonne 1 [ Field ] le Champ < GRADE > Sélectionner dans la colonne 2 [Opérator] l opérateur <CONTIENT> ou contains Dans la colonne 3 placer la valeur à chercher, ici <ADC> En appuyant sur OK la liste des ADC apparaît, et il est possible de sortir cette liste immédiatement sous EXCEL, par exemple. Ce module requête permet également d enregistrer des Requêtes préenregistrées et faire des requêtes multiples. Exemple : Faire une requête des ADC né en 1968.

11 CREATION D UNE FICHE EMPLOI NUISANCE Pour créer une Fiche emploi nuisance il suffit de cliquer sur le Bouton [FEN Création] La fenêtre suivante s ouvre, elle contient un certain nombre de fiche déjà créée pour l exemple et sont prêtes à être exploiter. Comment créer une Fiche Il suffit d appuyer sur le [+] Ajouter Fiche pour obtenir un Formulaire vierge De sélectionner un Nom d agent sur la liste déroulante

12 D inscrire si la FEN est une initiale [I] ou un Renouvellement [R] Un numéro de FEN se génère automatiquement suivant le protocole établi Puis il faudra renseigner les Nuisances Chimiques et Autres nuisances pour finaliser la Fiche. Fiche en cours de Création En Fonction des informations apportés, le calcul du niveau de Nuisance est établi, la Création du numéro FEN est généré. Les différentes informations sont rappelées à l écran pour prendre les décisions les plus adaptées pour chaque agent. Dans cette phase de réalisation il est possible de garder en mémoire [copie de Nuisance] les informations d un agent et de le reporter sur un autre agent sélectionner et d appuyer sur le bouton [ Duplication ] Cela permet dans un groupe d agent travaillant dans le même secteur de créer rapidement les Fiches emplois nuisances.

13 Il est possible également de modifier les critères une fois la Fiches établie, sauf le numéro de FEN qui reste un pièce comptable. IMPRESSION DE LA FICHE EMPLOI NUISANCE Il suffit de revenir au module CREATION FEN et de sélectionner les Fiches à Imprimer Par un système de coche / décoche, à l unité ou globale ou inverse. Puis de demander le nombre de copies voulues et enfin en appuyant sur le bouton [ FIN IMPRESSION] de sélectionner soit une impression directe, soit une impression en Fichier PDF. ( Très pratique pour transmettre par à une autorité pour visualisation avant signature). Remarque : Dans le Menu Barre dans la rubrique [Fichier], il est possible de choisir l imprimante vers laquelle les Fiches emplois nuisances doivent être imprimées.

14 Exemple de réalisation : Il suffira de faire signer les différents exemplaires de la FEN aux intéressés. LES BILANS NUISANCES PAR ANNNEES Un module Liste des Nuisances CHIMIQUE AUTRE NUISANCE Permet de faire un Bilan rapide des Nuisances sur une période.

15 Ce Bilan met en évidence les Niveaux, la prévention, les dangers les références les agents, les FEN, les activités etc. Toutes ces informations sont directement exploitables ou à défaut peuvent être extraite sous EXCEL. Les Périodes sont gardées en mémoires et permet facilement de faire une comparaison annuelle ou si les risques( Nuisances) sont plus ou moins importants d une année sur l autre. Exemple de visualisation AUTRE TYPES DE BILANS Il est important lors de la réalisation des FEN de ne pas oublier un Agent. Pour une Formation à quelques dizaines d agents cela est facile, en revanche pour les unités à plus de 500 et plus agents la tache devient très rapidement plus compliquées. C est pourquoi FEN comporte un module des AGENTS qui n ont pas fait l objet d un suivi par FEN. Il suffit d appuyer sur le bouton [Reste à Faire ] pour immédiatement avoir le détails des Agents qui ont été traités dans l année en cours et ceux dont les FEN sont à rédiger. De plus un visuel sur l ensemble de la Formation permet d établir un planning de réalisation.

16 Cette Liste également peut être exploité soit en directe soit en passant les informations sous EXCEL. Remarque : Il n est pas possible de modifier cette Liste, c est seulement le fruit d un calcul interne à FEN. MODULE DE SAUVEGARDE. Le logiciel FEN intègre un module de sauvegarde des données Manuel et Automatique au Format ZIP en ajoutant dans le libellé du nom du Fichier la date et l heure à laquelle la sauvegarde s est opérée. Avec le module Manuel il suffit d appuyer sous Manuel Backup pour que instantanément un fichier Zip se créer et se copie dans le répertoire BACKUP de FEN. Cette Sauvegarde pourra être réinjecté dans une autre Base FEN si nécessaire. La dernière Sauvegarde de l année en cours ou trimestrielle ou mensuelle pourrait se voir être placée dans un endroit sur ( Clé USB,Disque, etc) afin de palier un éventuelle crash Disque. Le module Automatique lui peut être paramètrée pour s exécuter de façon totalement transparente pour l utilisateur en Début de session ou en fin ou les deux, également de paramétrer le nom des fichiers Zip (backup) généré, et le lieu de sauvegarde. Il permet également de restaurer une sauvegarde antérieure.

17 Il suffit d appuyer sur Save and exit une fois le paramétrage est effectué. Il Faudra Cocher la rubrique [x] USE AUTOMATIC BACKUP pour Valider la Sauvegarde Automatique. Un onglet nouveau va apparaître qui permettra de sélectionner la chronologie De la sauvegarde : Par défaut appuyer C est le paramétrage par défaut, mais le plus utilisé et le plus efficace. Si vous sélectionner Automatic Deletion of old Backup File, il faudra en plus indiquer la périodicité des effacement des fichiers ZIP de sauvegarde obsolètes. IMPORTANT : Le contenu du Fichier ZIP ainsi généré contient toutes les bases *.TPS contenant les données Des agents.

18 Les Fichiers ayant l extension TPS sont Cryptés et ne peuvent pas être lues par un éditeur de texte. DOCUMENT Par défaut la Note de Base sur les FEN sera très facilement retrouvée et imprimer si nécessaire grâce au module DOCUMENT En effet, lorsque les documents de gestion des FEN ou autres doivent être garder à portée de main, il est important de pouvoir consulter ces notes facilement. Il suffit d appuyer sur le Bouton [ DOCUMENT ] et sélectionner Note de Base. Si d autres documents sont nécéssaires, il est possible de rajouter tous les documents que l on veut dans le module [Autre Document] Ces Documents peuvent être d origine PDF, EXCEL, WORD, Video, Son Etc.. Il est important de placer les Documents dans le sous répertoire \DOCUMENT\ de FEN Pour appeler en lecture le Document il suffira de se positionner sur celui-ci et d appuyer sur le bouton identifié [LECTURE DU DOCUMENT SURLIGNE]. Ce module est très pratique à l utilisation.

19 MODULE DE CONVERTION DES TABLES Ce module ne sera presque ou jamais employé car FEN possède une analyseur des Tables de données qui permet en directe de convertir les Tables d une version de FEN sur une autre version et de corriger certain problème lié au coupure de courant ou crash disque. Dans l hypothèse ou vous deviez utiliser ce module il serait souhaitable de sauvegarder vos données avant toute intervention. Aperçu de ce module correcteur de Tables. L aperçu des tables se fait en appuyant sur le [+] TagAll qui a pour effet de cocher toutes les tables matérialisées par les coches vertes en début de colonnes, puis en appuyant sur le bouton [INFO] Si une erreur est indiquer dans la liste Erreur 47 ou Erreur 2, il se peut qu il faille procéder à une correction. Dans le doute demandé conseil à un autre utilisateur expérimenté ou directement à l auteur du logiciel FEN. Le Bouton [DONE permet de sortir du module correcteur de Table.

20 MODULE DE REMISE A BLANC DES TABLES Pour une raison qui vous est propre, vous avez décidé de remettre les Tables de données à blanc. FEN dispose d un Module remise à [Blancs des tables] dans le menu barre rubrique [PARAMETRES] Pour ce faire et éviter une erreur de manipulation, l accès au bouton [VALIDER] qui permettra de remettre les Tables de données à blanc est protégé par un mot de passe qui change tous les ans. Il suffira d inscrire pour cet exemple < LFM2012RAZ > dans la case verte et d appuyer sur le dévérouillage. Si le mot de passe est correct le Bouton [VALIDER] en grisé devient actif et en validant ce bouton l ensemble des Tables hormis les Tables communes à FEN seront effacées. PERSONNALISER FEN Une module dans FEN permet de modifier l apparence de la page d accueil de FEN. Par défaut FEN est fourni avec un Fond bleu en dégradé. Cela ne vous convient pas, alors ;-) Sélectionner dans la Rubrique PARAMETRE le sous module DESKTOP, puis sélectionner un image. Un répertoire d explorer va s ouvrir et vous pourrez choisir le fond d écran de votre choix. Vous pourrez rajouter d autres images dans ce même répertoire pour les sélectionner plus tard suivant votre humeur. Ensuite une option sera sélectionner si l on veut une image étiré, centrer ou dupliquer A vous de voir!

21 MODULE DE LICENCE FEN est un logiciel libre d utilisation à condition de respecter les clauses lors du téléchargement sur le site de Demande de LOGIN Demande de MOT de PASSE Il s est avéré que le logiciel FEN a été dupliqué, voir a été utilisé dans le domaine Privé sans que l auteurest été averti et détient plus une vue d ensemble des utilisateurs de l application. Il a été donc décidé de rajouté dans FEN un module de licence acté par une clé d activation. Sans cette clé d activation, FEN disposera de toutes les fonctionnalités hormis le faites que les imprimés produit par FEN seront estampillés VERSION DEMO ainsi qu a l affichage en page d accueil. La clé de LICENCE vous sera fourni dès lors que vous aurez rempli le Formulaire Identifiant Les informations demandés sont CODE IDENTIFIANT indiqués en roues ( 6 Chiffres) NOM PRENOM ou ENTREPRISE de l utilisateur de l utilisateur ( ou celui qui recevra la clé de licence en retour) IMPORTANT : La clé de licence qui vous sera fournie en retour, ne fonctionnera que sur votre poste de Travail. Si vous installez FEN sur un autre ordinateur, il faudra de nouveau obtenir une CLE de licence propre à cet ordinateur.

22 En appuyant sur le bouton Presse-papier vous allez générer automatiquement la Demande de votre Clé de Licence. En retour, et après étude de votre demande vous recevrez une clé de licence de la forme

23 Bonjour Logiciel : FEN Identifiant: : Nom et Prenom ou Entreprise : Votre Nom et Prénom Date de demande : Lundi 26 Novembre 2012 Code Activation :MF Il suffira de mettre en place les données fournies pour que le logiciel FEN soit activé en mode VERSION ENREGISTRE Il faudra sortir de FEN pour valider la clé de licence et revenir sous FEN pour commencer le travail. IMPORTANT : N oubliez pas le Guide, si d aventure ce logiciel vous convient et qu il vous aide dans votre travail de tous les jours alors pourquoi ne pas faire un petit geste envers l auteur à votre tour. Auteur : LAFUMA Gilles WEB :

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