ScolaStance V6 Manuel vie scolaire

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1 ScolaStance V6 Manuel vie scolaire

2 Sommaire INTRODUCTION... 5 ACCES A L ENT... 5 Modification du mot de passe temporaire... 6 Mot de passe oublié... 6 PERSONNALISATION DE LA PAGE D ACCUEIL... 7 Editer un composant... 9 Réduire un composant Masquer un composant Supprimer un composant Ajouter une nouvelle page d accueil Gestion du mot de passe LES GROUPES Créer un groupe PARAMETRAGE Gestion des motifs Créer un motif Modifier un motif Supprimer un motif Paramétrage des créneaux Paramétrage des alertes Paramétrage des SMS LES APPELS Page des appels POSITIONNER UN MOTIF Saisie des motifs Validation du motif Modifier un motif Supprimer un motif Saisie en masse de motifs Supprimer les motivations InfoStance, 2011 Page 2

3 Imprimer SUIVI DES ABSENCES SUIVI DES ELEVES Paramétrage de l impression du tableau LES ABSENCES SIGNALEES Saisie d une absence par les parents Prise en compte des absences signalées LES OUTILS D AIDE AU SUIVI DE SCOLARITE La loupe LE PUBLIPOSTAGE Créer un modèle de lettre Exemple de création d un publipostage (certificat de scolarité) Modifier un publipostage Générer un publipostage Validation du publipostage Paramétrage de l impression des courriers LA RECHERCHE LES STATISTIQUES Les statistiques d absences Les statistiques annuelles Les statistiques Ministères VIE DE L ELEVE Paramétrage Créer / Modifier / Supprimer Rapport d incident Demande de suite à un incident Validation de la demande de suite par la Vie Scolaire Récapitulatif des demandes de suite Saisir une fiche d engagement Saisie par un enseignant ou un personnel administratif Validation de la fiche d engagement Loupe élève InfoStance, 2011 Page 3

4 Publipostage InfoStance, 2011 Page 4

5 Introduction Ce manuel a pour vocation première d aider et d accompagner la vie scolaire dans l utilisation du produit. Cette documentation fait référence à la version (version présente à la rentrée 2011). Accès à l ENT L accès à Scolastance se fait par le site public de l établissement. Site sur lequel l administrateur peut proposer du contenu public. Cliquez sur le bouton «Se connecter» pour accéder à la page d authentification sur laquelle vous devez saisir votre identifiant et votre mot de passe temporaire. InfoStance, 2011 Page 5

6 Modification du mot de passe temporaire Après s être authentifié vous êtes redirigé vers la page de modification du mot de passe temporaire. Après avoir saisi le nouveau mot de passe, qui doit respecter les règles de gestion rappelées sur cet écran, vous accédez à la page d accueil de Scolastance. Mot de passe oublié En cas d oubli de mot de passe, cliquez sur le lien «Mot de passe oublié», lien présent sur la page d authentification. Vous êtes alors redirigé vers le formulaire permettant de saisir un nouveau mot de passe. Une vérification est effectuée entre l académique que vous venez de saisir et l académique renseigné dans la fiche utilisateur (renseigné automatiquement via l annuaire fédérateur ou manuellement par l administrateur). Si les deux adresses correspondent un mail vous sera envoyé. Ce mail contient un lien vous permettant d accéder à la page de modification de son mot de passe (cette page est identique à celle de la première connexion intitulée «Activation de mon compte»). InfoStance, 2011 Page 6

7 Personnalisation de la page d accueil Après s être authentifié, vous accédez à votre page d accueil. Cette page est personnalisable grâce au bouton «Personnaliser la page». Cliquez sur le bouton «Personnaliser la page». La page contenant les composants pour personnaliser votre page d accueil apparaît. C est dans cette page que vous allez choisir les informations présentes sur votre page d accueil. Les différents composants vous proposent des services et informations diverses. Les éléments doivent être sélectionnés avec les cases à cocher. Vous pouvez choisir la colonne dans laquelle le composant doit être inséré en la sélectionnant dans le menu déroulant «Ajouter dans». Cliquez sur le bouton «Ajouter» pour valider votre choix. InfoStance, 2011 Page 7

8 Vous pouvez visualiser la composition de votre future page d accueil en bas de la page. Cliquez sur le bouton «Reprendre la navigation» (situé en haut à gauche de la page de personnalisation) pour revenir sur votre page d accueil et personnaliser certains composants comme la météo en choisissant la ville ou le post it pour insérer du texte InfoStance, 2011 Page 8

9 Editer un composant Pour éditer un composant, cliquez sur l icône «TT» qui se situe en haut à droite du composant. Une fenêtre s ouvre dans laquelle vous pourrez faire une sélection ou saisir du texte. Par exemple lors de l édition du composant «Météo», une liste de ville vous est proposée. Choisissez-en une, puis sélectionnez le nombre de jours que vous souhaitez visualiser. Cliquez sur le bouton «OK» ou «Appliquer» pour valider votre choix. InfoStance, 2011 Page 9

10 Réduire un composant Vous pouvez si vous le souhaitez réduire la taille des ces composants. Ainsi, il ne restera que le bandeau de couleur du composant avec son nom et les 4 icônes. Pour minimiser l un des composants cliquez sur l icône. Pour retrouver la taille normale du composant cliquez sur la même icône qui permet cette fois-ci de le restaurer. Masquer un composant Vous pouvez également masquer un composant. Celui-ci n apparaitra plus sur votre page d accueil mais sera gardé en mémoire avec ses paramètres. Vous le retrouverez dans la page de sélection des composants en cliquant sur le bouton «Personnaliser la page» dans le composant «Composants masqués». Pour replacer le composant sur votre page d accueil sélectionnez-le avec la case à cocher, puis choisissez sa place dans le menu déroulant «Ajouter dans» et cliquez sur le bouton «Ajouter». Supprimer un composant Les composants peuvent être supprimés. Pour cela cliquez sur l icône «confirmation de la suppression apparaît.», un message de InfoStance, 2011 Page 10

11 Cliquez sur le bouton «OK» pour valider la suppression du composant. Ajouter une nouvelle page d accueil Vous avez la possibilité si vous le souhaitez de créer une seconde page d accueil. Cliquez sur le bouton «Ajouter une page». Une fenêtre s affiche dans laquelle vous pouvez saisir le nom de la nouvelle page d accueil. Cliquez sur le bouton «Valider» pour créer la nouvelle page. Elle apparaît à côté de la page «Accueil». Pour accéder et personnaliser la nouvelle page d accueil, cliquer sur son nom. Pour la personnaliser cliquez sur le bouton «Personnaliser la page». La personnalisation s effectue de la même façon que pour la page d accueil principale. InfoStance, 2011 Page 11

12 Gestion du mot de passe Chemin : Mon Ent > Mon compte > Mot de passe Vous avez la possibilité de modifier à tout moment votre mot de passe. Cliquez sur le bouton «Accéder à la gestion du mot de passe» pour accéder à la page de changement de mot de passe. Saisissez votre login, le nouveau mot de passe souhaité et confirmé celui-ci. Validez pour prendre en compte le changement de votre mot de passe. InfoStance, 2011 Page 12

13 Les groupes Chemin : Mon Ent > Mes groupes > Groupes collaboratifs C est ici que vous retrouvez tous les groupes : Les groupes importés depuis le logiciel d emploi du temps (les groupes pour les langues vivantes, de sport etc ) Les groupes de type de classe (toutes les classes sont considérées comme des groupes) Les groupes de type de rôle (tous les rôles sont considérés comme des groupes) Les groupes de travail entre collègues que vous souhaitez créer pour échanger des informations Créer un groupe Cliquez sur le bouton «Nouveau» pour accéder à la page de création, dans laquelle vous pourrez définir les options de votre groupe Les utilisateurs seront avertis par mail de leur participation ou de la suppression de leur participation au groupe InfoStance, 2011 Page 13

14 2. Groupe présent dans la messagerie 3. Accès au suivi scolaire (saisie des notes et absences) 4. Un dossier au nom du groupe sera automatiquement crée dans les documents 5. Un espace collaboratif est un portail authentifié permettant le travail, les échanges entre les membres d un même groupe. 6. Un dossier de signets sera automatiquement crée au nom de votre groupe Cliquer sur le bouton «Valider et gérer des membres» pour ajouter des membres au groupe. Remarque : par défaut vous êtes automatiquement membre de votre groupe et modérateur. InfoStance, 2011 Page 14

15 Lorsque vous cliquez sur «Choisir», une boite de dialogue apparaît. Pour les administrateurs et les membres, vous pouvez filtrer sur la «Catégorie d utilisateurs» que vous souhaitez insérer : Administrateurs, Elève, Enseignants, Collectivité, Académie, Administratif, Externe, Responsables, Parents, Tuteur/Maître. Vous pouvez soit sélectionner le nom à partir de la liste, soit dans la case «saisir les premières lettres», commencer à saisir le nom de la personne désirée, rapidement une liste reprenant votre saisie vous permet de sélectionner l utilisateur. Pour ajouter l ensemble des utilisateurs, cliquez sur les doubles flèches qui pointent vers la gauche pour les basculer dans le cadre de sélection. Pour ajouter un utilisateur en particulier, cliquez sur son nom dans le cadre de droite (l utilisateur est surligné en bleu) et cliquez sur la simple flèche qui pointe vers la gauche. Pour ajouter quelques utilisateurs, appuyer sur la touche «ctrl» de votre clavier, tout en appuyant sur celle-ci, cliquez sur le nom des utilisateurs et cliquez sur la simple flèche qui pointe vers la gauche. Toutes ces manipulations peuvent être effectuées dans le sens inverse, pour supprimer un ou plusieurs utilisateurs du groupe. Dans ce cas, il faut utiliser la simple flèche ou les doubles flèches qui pointent vers la droite ( ou ) Cliquez sur «Fermer» quand l ajout des membres est terminé, puis sur le bouton «Valider» pour prendre en compte les membres dans le groupe. Attention : l option scolarité ne peut être retirée une fois positionnée pour un groupe. Remarque : Les groupes ayant l option «Espace collaboratif» sont identifiables par le sigle, présent dans la liste des groupes (colonne «CMS») et dans le composant «Mes groupes» sur la page d accueil.(voir document dédié au CMS - espace collaboratif) InfoStance, 2011 Page 15

16 PARAMETRAGE Avant d utiliser le module Absences, il vous faut paramétrer les motifs qui seront utilisés par votre établissement, les créneaux (si besoin) et les alertes. Gestion des motifs Chemin : Paramétrages > Absences et Retards > Gestion des motifs Créer un motif C est ici que la liste des motifs des absences et des retards de l établissement va être gérée. Liste des Motifs créés Il est possible de choisir l ordre d apparition des motifs sur toutes les pages où ils sont présents via la colonne classement. Il suffit de cliquer sur les icônes InfoStance, 2011 Page 16

17 Pour créer un nouveau motif cliquer sur le bouton «Nouveau» pour accéder au formulaire de création : Sélectionner dans la liste un type de motif. Les 4 types de motifs sont : Pas de motif : l absence ou le retard n a pas été justifié par l élève. Ce type de motif donne lieu à un publipostage Motif non valable : le motif est jugé irrecevable par l établissement (par exemple une panne de réveil). Ce type de motif donne lieu à un publipostage Motif valable non comptabilisé : l absence ou le retard ne sera pas comptabilisé dans le bulletin car l élève est absent du cours mais présent au sein de l établissement (par exemple une réunion de délégué de classe) Motif valable comptabilisé : l absence ou le retard est justifié et comptabilisé dans le bulletin (par exemple maladie avec certificat) 2 Saisir un libellé pour le motif 3 Sélectionne une couleur dans la palette Attention : le blanc et le rouge ne sont pas autorisés 4 Valider la création InfoStance, 2011 Page 17

18 Modifier un motif Pour modifier un motif créé, sélectionner-le dans la liste. Cliquer sur le bouton «Edition» pour accéder au formulaire de saisie. Supprimer un motif Pour supprimer un motif, cliqué sur l icône présente devant celui-ci. Attention, seuls les motifs qui ne sont pas utilisés, c est à dire appliquer sur aucune absence, sont supprimables. Paramétrage des créneaux Chemin : Paramétrages > Absences et Retards > Paramétrage des créneaux Ce paramétrage est optionnel. Il correspond aux horaires réels de l établissement : inter-cours Cette nouvelle fonctionnalité permet aux enseignants ou à la vie scolaire d effectuer l appel des élèves en temps réel et d assurer un suivi très précis des élèves. Il est par exemple possible de diviser une séance de cours de 4h (issue de l emploi du temps) en quatre créneaux d absences de 1h chacun correspondant aux sonneries de l établissement. Cette gestion fine de l appel des élèves permet à la vie scolaire d avoir une visibilité précise sur les absences et présences d un élève au sein de l établissement. En effet, lors d un cours de 4h, un élève pourra être indiqué absent la première heure uniquement puis présent pour le reste du cours. Ce paramétrage se répercute sur la page des appels uniquement lors de la modification d un appel (lorsque l on fait clic droit faire l appel : pas de découpage c est seulement lorsque modifiera son appel qu on constatera l apparition des cases à cocher pour les différentes heures). InfoStance, 2011 Page 18

19 Lors d une modification de créneau, elle est uniquement appliquée sur les appels suivants pas sur les appels antérieurs. Ce découpage permet d appliquer un motif sur chaque heure du créneau ce qui permet un meilleur suivi de l élève (par exemple un élève qui est en retard après la récréation permet de lui comptabiliser un retard). Si la vie scolaire ne souhaite pas mettre 4 motifs, possibilité de saisir 1 motif pour les 4 heures du cours. Permet de créer les créneaux de paramétrages Modifier : permet de changer les données Supprimer : permet de supprimer le créneau InfoStance, 2011 Page 19

20 Paramétrage des alertes Chemin : Paramétrages > Absences et retards > Paramétrages des alertes Ce paramétrage intervient pour signaler aux enseignants et aux personnels administratifs que l élève a été absent, en le faisant apparaître en rouge sur les listes d élèves. Si l élève a eu un nombre d absence supérieur ou égal à la valeur indiquée dans le champ «Nombre de demi-journée ou d heure d absence critique» au cours du nombre de jour indiqué dans le champ «Nombre de jours nécessaires pour signaler sur la saisie des enseignants un élève absent» il apparaîtra en rouge dans la saisie des absences. Pour paramétrer les deux valeurs, déplacez le curseur à l aide de la souris. La valeur maximale possible est de 10 (10 absences et 10 jours). InfoStance, 2011 Page 20

21 Paramétrage des SMS Chemin : Paramétrage > Absences et retards > Paramétrage SMS Cette page vous permet de choisir l opérateur d envoi de SMS pour le publipostage (lorsque l option SMS est cochée dans un modèle de lettre) Dans cette page de paramétrage vous trouverez les liens pour accéder aux sites des opérateurs et récupérer une clé d enregistrement. Pour obtenir cette clé il vous faut créer un compte dans l interface gestion de compte de l opérateur. InfoStance, 2011 Page 21

22 Interface de gestion du compte pour SFR InfoStance, 2011 Page 22

23 Interface de gestion du compte pour Orange InfoStance, 2011 Page 23

24 LES APPELS Page des appels Chemin : Vie scolaire > Absences et Retards > Suivi des appels Sur la page des appels, la vie scolaire visualise l ensemble des heures de cours pour tous les enseignants. Ainsi, elle peut facilement suivre les appels effectués et les appels non effectués Filtre de sélection (qui sont par défaut masqués, pour y accéder cliquez sur «Afficher les filtres») 2 Option de visualisation de la page d appel 3 Légende des couleurs pour les différents appels 4 Création d un créneau qui n est pas présent dans l emploi du temps. Permet également de gérer les présents 5 Navigation directe sur le planning (sans passer par le calendrier à gauche) : accès direct à la semaine ou au jour en cliquant sur le (+).Le niveau de zoom est conservé lors d un changement de filtre et d onglet. InfoStance, 2011 Page 24

25 Clic droit sur le créneau pour sélectionner «Faire l appel» InfoStance, 2011 Page 25

26 Case cochée : affichage des classes et groupes de l enseignant Case décochée : affichage de toutes les classes et tous les groupes de l établissement Accès à la fiche détaillée de l élève. Permet d ajouter des élèves à l appel (multisélection) Absent Retard Case décochée : les élèves présents (qui ne pas notés absents ou en retards) seront signalés Case cochée : seuls les élèves notés absents ou en retards seront signalés Validation et retour au suivi des appels ou au suivi des absences InfoStance, 2011 Page 26

27 1. Appel effectué par l enseignant du cours Le créneau apparait en vert : appel effectué par l enseignant Clic droit sur le créneau pour «Modifier» l appel effectué. InfoStance, 2011 Page 27

28 2. Appel effectué en remplacement d un enseignant L appel en remplacement peut être fait soit par un autre professeur soit par un membre de la vie scolaire. Sélectionner le professeur pour qui l appel doit être fait. Clic droit pour faire l appel puis validation de l appel. Le créneau devient bleu hachuré = appel effectué en remplacement Sur la pop up de détails de l appel il apparaît : Le créneau est vert hachuré = appel effectué par un autre utilisateur Pour l utilisateur remplaçant (cases rayées bleues) le nom de l enseignant pour qui l appel a été effectué Pour l enseignant remplacé (cases rayées vertes), le nom de l utilisateur qui a fait l appel à sa place InfoStance, 2011 Page 28

29 InfoStance, 2011 Page 29 MANUEL VIE SCOLAIRE

30 3. Faire un appel ponctuel L appel ponctuel apparait dans l emploi du temps de l appelant. Permet de faire l appel sur un créneau non présent dans l emploi du temps ou de faire la gestion des présents Sélection de la classe ou du groupe Sélection de la matière Suppression des élèves ajoutés Ajout d élèves InfoStance, 2011 Page 30

31 Appel ponctuel effectué InfoStance, 2011 Page 31

32 Positionner un motif Il y a plusieurs pages qui permettent d appliquer un motif : Saisie des motifs Motivation Absences Saisie des motifs Chemin : Vie Scolaire > Absences et Retards > Saisie des motifs Dans cette page vous pouvez positionner un motif sur une absence ou un retard déjà saisit et également saisir un motif par anticipation (pour une absence ou un retard futur) Sélectionner le motif dans la liste déroulante 2 Choisir une catégorie de motif (voir ci-dessous les différentes catégories et les formulaires associés) 3 Sélectionner un ou plusieurs élèves (possibilité d appliquer une motivation en masse) 4 Validation ou annulation de la motivation (le bouton «Valider / nouvelle saisie» est à utiliser lorsque vous accéder à la saisie des motifs depuis la page absence) InfoStance, 2011 Page 32

33 Saisie d un motif ponctuel Permet de positionner un motif sur une absence un retard ponctuel Positionner un motif, la date, le créneau Résultat sur la page «Absences» Saisie d un motif longue durée Permet de positionner un motif sur une absence de longue durée (une hospitalisatio n par exemple) Positionner un motif, la date, l heure de début et la date, l heure de fin Résultat sur la page «Absences» InfoStance, 2011 Page 33

34 Saisie d un motif périodique Permet de positionner un motif pour une absence ou un retard qui se produit régulièrement (par exemple un rendezvous médical tous les lundis de 8h à 9h) Positionner le motif, la date de début, le créneau, la périodicité et la date de fin Résultat sur la page «Absences» InfoStance, 2011 Page 34

35 Saisie d une dispense de matière Permet de saisir une dispense pour une matière (une dispense de sport par exemple) Positionner le motif, la matière, la date de début, la date de fin et la matière Résultat sur la page «Absences» Validation du motif Retour sur la page «Absences» Lorsqu un motif est positionné sur une absence ou un retard (saisit par un enseignant ou par la vie scolaire lors d un appel), deux lignes apparaissent : une ligne absence ou retard et une ligne motivation. L absence prend la couleur la couleur du motif : InfoStance, 2011 Page 35

36 Le retard prend la couleur du motif avec des hachures : Lorsqu un motif est saisit par anticipation (pour une absence future) seule la ligne motivation apparaît (les appels n ont pas été encore réalisés) : InfoStance, 2011 Page 36

37 Modifier un motif La modification d un motif s effectue par un clic droit directement sur la motivation (deuxième ligne). Dans le menu contextuel sélectionnez l option «Gérer la motivation» pour accéder à la page de saisie des motifs. InfoStance, 2011 Page 37

38 Supprimer un motif La suppression d un motif s effectue par un clic droit directement sur la motivation (deuxième ligne). Dans le menu contextuel sélectionnez l option «Supprimer le motif». Valider le message de confirmation de la suppression La ligne motivation n apparaît plus, l absence ou le retard redevient non justifié(e) InfoStance, 2011 Page 38

39 Saisie en masse de motifs Chemin : Vie scolaire > Absences et Retards > Motivation Cette page permet d effectuer de la saisie et de la suppression de motif en masse (notamment en cas d erreur). Filtre de sélection Bouton permettant d afficher la sélection Après avoir positionné les différents filtres de sélection cliquer sur le bouton «Afficher» pour obtenir le tableau des résultats. InfoStance, 2011 Page 39

40 Motiver Sélection des élèves* + *Sélection de l ensemble des élèves : case multi sélection Sélection de quelques élèves : case à cocher devant le nom de chaque élève Sélection du motif + InfoStance, 2011 Page 40

41 Supprimer les motivations Sélection des élèves via les cases à cocher. Imprimer Il est possible d avoir une extraction dans un fichier Excel des données à partir du bouton InfoStance, 2011 Page 41

42 Suivi des absences Chemin : Vie scolaire > Absences et Retards > Suivi des absences Cette page permet de suivre les absences et les retards. Il est également possible d effectuer, ici, différentes actions de manière individuelle. Filtres d affichage des Classes/Groupes - Eleves Présence/Absence/Retard Type de motif Liste des motifs paramétrés par la Vie Scolaire L'entête de colonne est cliquable pour zoomer au mois (+) Bouton Afficher : applique les choix effectués dans les filtres Bleu = présent Absence motivée Rouge plein = Absence non justifiée La vie scolaire peut effectuer à l aide d un clic droit sur chaque élève : Rouge hachuré = Retard Le Passer en retard Le Passer en absence Modifier l appel Motiver son absence ou son retard Détail d une pop up de suivi (en passant la souris sur une case créneaux): Nom de l utilisateur ayant fait l appel Nom de l enseignant du cours (lorsqu il s agit d un cours issu de l emploi du temps) Intitulé de la matière (lorsqu il s agit d un cours issu de l emploi du temps) La classe ou le groupe (lorsqu il s agit d un cours issu de l emploi du temps) InfoStance, 2011 Page 42

43 L absence prend la couleur du motif si au moment de l appel, le motif est déjà posé par la Vie Scolaire. Pour un retard, la couleur du motif est hachurée. Détail d un motif appliqué à une absence : Motif posé par la vie scolaire au-delà de la durée du cours. Exemple : absence sur une journée. InfoStance, 2011 Page 43

44 Il est possible d appliquer plusieurs motifs sur une absence. C est le dernier motif posé qui sera comptabilisé. Cette fonctionnalité permet un suivi des motivations : par exemple une excuse téléphonique avant le retour de l élève Pour ajouter une motivation c est sur l absence que le clic droit s effectuer et ensuite sélectionner l option «Motiver» InfoStance, 2011 Page 44

45 Suivi des élèves Chemin : Vie scolaire > Absences et retards > Suivi des élèves Cette page permet d avoir un récapitulatif de toutes les absences par élève. A l aide du bouton sélectionner l élève pour lequel vous souhaitez avoir un récapitulatif des absences puis cliquez «OK» Information présente sur la pop up de suivi : Nom de l utilisateur ayant fait l appel Nom de l enseignant du cours (lorsqu il s agit d un cours issu de l emploi du temps) Intitulé de la matière (lorsqu il s agit d un cours issu de l emploi du temps) La classe ou le groupe (lorsqu il s agit d un cours issu de l emploi du temps) InfoStance, 2011 Page 45

46 InfoStance, 2011 Page 46 MANUEL VIE SCOLAIRE

47 Actions possibles via le clic droit sur les cases créneaux: Pour une absence non justifiée Passer en retard Passer en présence Modifier l appel Motiver InfoStance, 2011 Page 47

48 Pour une absence justifiée ou une motivation Passer en retard Passer en présence Modifier l appel Supprimer le motif Motiver Paramétrage de l impression du tableau Un paramétrage doit être effectué sur le navigateur pour imprimer les couleurs du tableau de suivi. Pour IE : > Outils > Options internet > Onglet «Avancé» > Option «Impression en cours» : activer la coche «Imprimer les couleurs et les images d arrière plan» InfoStance, 2011 Page 48

49 Pour FireFox : > Fichier > Aperçu avant impression > Bouton «Mise en page» > Onglet «Format et Options» : activer la coche «Imprimer le fond de page (couleurs et images)» InfoStance, 2011 Page 49

50 InfoStance, 2011 Page 50 MANUEL VIE SCOLAIRE

51 Les absences signalées Chemin : Vie Scolaire > Absences et Retards > Absences signalées Les parents peuvent signaler par avance l absence de leur enfant directement via l interface Scolastance (Vie Scolaire > Absences et Retards > Prévenir). Remarque : Ce signalement via Scolastance n a pas de valeur d excuse au même titre que le téléphone. L élève devra se présenter à la vie scolaire avec un billet d excuse. Saisie d une absence par les parents Voici la page de saisie d absence par les parents : InfoStance, 2011 Page 51

52 Prise en compte des absences signalées Chemin : Vie scolaire > Absences et retards > Absences signalées Icône permettant de supprimer l absence signalée. Icône spécifiant que l absence n est pas encore prise en compte. Bouton «Transformer l absence» permet de transformer l absence en motif d absence. Accès à la page de saisie des motifs. Les informations saisies par le parent sont reprises : Motif invoqué Date Créneau Nom de l élève Il ne reste plus qu à appliquer le motif et Valider. Après avoir transformé l absence en motif, la ligne de signalement apparaît avec une coche dans la colonne «Pris en compte». Icône spécifiant que l absence est prise en compte. Le bouton de vient vert = absence est prise en compte. InfoStance, 2011 Page 52

53 Le motif d absence positionné apparaît dans l onglet «Suivi des Absences». Les outils d aide au suivi de scolarité La loupe Permet d avoir accès à tout moment aux informations suivantes : des informations administratives (INFORMATIONS) les notes de l élève (NOTES) les absences de l élève (ABSENCES) la vie de l élève (VIE DE L ELEVE) InfoStance, 2011 Page 53

54 LE PUBLIPOSTAGE Créer un modèle de lettre Chemin : Vie scolaire > Publipostage > Modèle de lettre Des modèles de lettre sont disponibles dans «Vie scolaire > Publipostage > Suivi des modèles (voir paragraphe «Modifier un publipostage») Insertion d image Titre de la lettre : Avertissement, Lettre type, etc.. Sélection du mode d envoi Zone de texte. L établissement a la possibilité de créer ses propres modèles de lettres. Choix de l entête, du texte, etc. Insertion des champs de publipostage InfoStance, 2011 Page 54

55 Si l option « » est sélectionnée, un mail interne est envoyé aux deux parents qui ont la coche «Destinataire du courrier de la vie scolaire activé» dans leur fiche utilisateur. Le mail contient les champs paramétrés dans le modèle de lettre. L objet du mail est «Envoi par la vie scolaire» Si l option «SMS» est sélectionnée, un sms est envoyé aux parents qui ont la coche «Destinataire du courrier de la vie scolaire activé» (dans leur fiche utilisateur) et qui ont renseigné leur numéro de portable dans l onglet «Données personnelles». Une page de paramétrage est disponible pour choisir l opérateur d envoi de SMS. Cette page est présente dans le paramétrage des absences et des retards : Paramétrage > Absences et retards > Paramétrage SMS Exemple de lettre : Exemple de création d un publipostage (certificat de scolarité) Dans l onglet «Modèle de lettre» saisir l intitulé «Certificat de scolarité» dans le champ «Libellé», laisser le média «positionné à «Courrier». InfoStance, 2011 Page 55

56 Saisir le texte du publipostage dans l éditeur de texte : Sélectionner dans la liste «Champs de publipostage» «[[NomEleve]] puis [[PrenomEleve]] Saisir «né(e) le» puis sélectionner dans la liste «Champs de publipostage» [[DateNaissanceEleve]] InfoStance, 2011 Page 56

57 Saisir «à» puis sélectionner dans la liste «Champs de publipostage» [[LieuNaissanceEleve]] Saisir «résidant» puis sélectionner dans la liste «Champs de publipostage» [[AdresseResponsable]] Saisir «est inscrit(e) sur les registres de l'établissement et le fréquente régulièrement» Cliquer sur le bouton «Valider» pour enregistrer le modèle de lettre. Pour générer les certificats de scolarité voir paragraphe «Générer un publipostage» Modifier un publipostage Chemin : Vie scolaire > Publipostage > Suivi des modèles Permet de créer une nouvelle lettre. Suppression de la lettre. Modification de la lettre. InfoStance, 2011 Page 57

58 Un modèle de lettre intitulé «MODELE» est disponible dans la liste. Vous pouvez l utiliser pour faire votre propre modèle de lettre. Cliquez sur le lien «Modifier» pour ouvrir le modèle disponible. Sélectionner le contenu du modèle puis copiez-le (touche du clavier : crtl + C ; ou clic droit puis copier) InfoStance, 2011 Page 58

59 Cliquez sur le bouton «Annuler». De retour sur la liste de suivi des modèles, cliquez sur le bouton «Nouveau modèle». Dans la zone de saisie du texte coller le modèle (soit avec la touche ctrl+v ou clic droit «coller»). Saisissez ensuite un titre, modifiez les champs puis valider la création. Un modèle de lettre intitulé «SMS : Déclarer les absences» est disponible dans la liste. Vous pouvez l utiliser pour faire votre propre modèle pour l envoi de SMS. Voici le SMS qui est envoyé en utilisant le modèle disponible : InfoStance, 2011 Page 59

60 Générer un publipostage Chemin : Vie scolaire > Publipostage > Générer un publipostage Elèves sélectionnés Sélection les élèves concernés à l aide des flèches : Sélection du type de lettre Période : date de début et de fin de recherche ou Permet de sélectionner les élèves concernés par l envoi du publipostage Permet d accéder à la fiche élève Permet de visualiser le courrier rempli avec les données Permet de supprimer le publipostage générer InfoStance, 2011 Page 60

61 Validation du publipostage Chemin : Vie scolaire > Publipostage > Suivi Tant que vous n avez pas cliqué sur le bouton, le courrier n est pas transmis à la famille. Dans la colonne «envoyé», on constate la présence du «NON». Filtre de sélection. Remarque : un courrier est généré pour les élèves qui n ont pas de parents rattachés ou si les parents sont désactivés. Le courrier est généré sans les informations concernant les parents (noms et adresse). Paramétrage de l impression des courriers Un paramétrage doit être effectué sur le navigateur pour enlever l entête et le pied de page Scolastance. Pour FireFox : > Fichier > Aperçu avant impression > Bouton Mise en page > Onglet «Marges, en-têtes et pieds de page : laisser tous les champs avec la InfoStance, 2011 Page 61

62 valeur vide Pour IE : > Aperçu avant impression > Icône «Activer/désactiver les en-têtes et pieds de page» InfoStance, 2011 Page 62

63 LA RECHERCHE Chemin : Vie scolaire > Absences et Retards > Requêtes Sélection de la classe/groupes Sélection du ou des élèves Sélection des Motifs Période concernée par la recherche Possibilité d effectuer un publipostage sur le résultat de la requête Version imprimable de la recherche Sélection des types de motif Permet d afficher la sélection InfoStance, 2011 Page 63

64 Les statistiques Vous disposez de trois types de statistiques. Les statistiques d absences Chemin : Vie scolaire > Suivi > Statistiques des absences Cette page vous permet d obtenir la répartition d absence par type d absence. Après avoir positionné les différents filtres (Classes/groupes, les élèves, la période et le type de motif) cliquez sur le bouton «Afficher» pour obtenir le tableau des résultats. InfoStance, 2011 Page 64

65 Les statistiques annuelles Chemin : Vie scolaire > Suivi > Statistiques annuelles Cette page permet d obtenir le taux d absence par rapport aux différents types de motifs (motifs valables comptabilisés, motifs non valables, pas de motif) Après avoir positionné les différents filtres (Classes/groupes, le mois, le type de motif et l affichage du détail des motifs) cliquez sur le bouton «Afficher» pour obtenir le tableau des résultats. Vous disposez d une version imprimable des résultats en cliquant sur le bouton «Imprimer». InfoStance, 2011 Page 65

66 Les statistiques Ministères Chemin : Vie scolaire > Suivi > Statistiques Ministère Cette page permet d obtenir les statistiques demandées par le ministère. Après avoir positionné les différents filtres (Classes/groupes, le mois) cliquez sur le bouton «Afficher» pour obtenir le tableau des résultats. Le bouton «Exporter CSV» permet de générer un fichier qui peut être ensuite exporté. InfoStance, 2011 Page 66

67 Vie de l élève Le module Vie de l élève permet de gérer et tracer les événements qui surviennent au sein de l établissement et impliquant un élève. Il permet ainsi au personnel de l établissement d avoir une vision globale de l activité d un élève au sein de l établissement. Le module «Vie de l élève» intègre ainsi les notions : d «engagement», c est-à-dire toute participation d'un élève à la vie scolaire (compétition, exposition, sortie scolaire, etc.) d «incident» c est-à-dire les incidents et les punitions donnés aux élèves dans l établissement Paramétrage Chemin : Paramétrages > Vie de l élève > Types de Suites Créer / Modifier / Supprimer Permet de créer les Types de suites : retenue, exclusion, avertissement, etc. Permet de Modifier l intitulé des Types de suites. Permet de Supprimer les Types de suites. InfoStance, 2011 Page 67

68 Rapport d incident Chemin : Vie scolaire > Vie de l'élève > Rapport d'incident Vous trouverez ici la liste des rapports d incident créés par les enseignants ou par les personnes de la vie scolaire. C est ici que les enseignants et les personnes de la vie scolaire pourront également en créer de nouveau, modifier et/ou supprimer des rapports existants. Filtres de sélection. Permet de faire une recherche sur des données précises Création d un rapport Suppression du rapport Modification du rapport Utilisateur ayant rédigé le rapport Titre du rapport. Elève faisant l objet du rapport Statut du Rapport. L enseignant peut demander à ce que l élève soit «punit». Heure de retenue, etc Cliquer sur le bouton «Nouveau» pour accéder à la page de création d un rapport d incident. InfoStance, 2011 Page 68

69 Titre de l incident Date +Heure de l incident Utilisateur déclarant les faits Seul le personnel administratif, les enseignants peuvent saisir des incidents Détail du rapport. Pourquoi on fait un rapport? Sélection des élèves. Choix du ou des élèves faisant l objet d un rapport Validation ou annulation de l enregistrement InfoStance, 2011 Page 69

70 Demande de suite à un incident Liste des Types de suites paramétrés Ce champ est grisé lors de la 1 ère demande. Champ texte permettant de saisir le motif de la demande de suite Période à laquelle doit être effectuée la punition ou sanction Possibilité de donner du travail ou non Différents états du rapport = Modification. InfoStance, 2011 Page 70

71 La demande passe en état proposé. Le Vie Scolaire devra valider la demande. InfoStance, 2011 Page 71

72 Validation de la demande de suite par la Vie Scolaire Chemin : Vie scolaire > Vie de l'élève > Rapport d'incident Statut : Proposé : demande en attente de validation. Accordé : la vie scolaire valide la demande. Effectué : la vie scolaire ou l enseignant confirme que la sanction a été réalisée. InfoStance, 2011 Page 72

73 Demande accordée Lorsque la vie scolaire valide la demande de suivi. Son statut change dans Liste des rapports d incidents. Demande effectuée Lorsque l élève a réalisé sa sanction la vie scolaire réédite la demande de suivi et modifie le statut. InfoStance, 2011 Page 73

74 Récapitulatif des demandes de suite Chemin : Vie scolaire > Vie de l'élève > Demande de suite Vous trouverez ici la liste des suites demandées. Vous pouvez également ici, créer des demandes de suites qui ne seront pas liées à des rapports d incident. Création d une nouvelle demande de suites (non rattachée à un rapport d incident) Filtres de sélection Saisir une fiche d engagement Saisie par un enseignant ou un personnel administratif Chemin : Vie scolaire > Vie de l'élève > Fiche d'engagement Des comportements méritent d être distingués (médiateurs de cours, développement de l entraide, tutorat, participation positive à la vie de l établissement) feront l objet de sanctions positives d encouragement. Cliquer sur le bouton «Nouveau» pour accéder à la création de la fiche d engagement. Permet de créer une nouvelle fiche InfoStance, 2011 Page 74

75 Intitulé de l engagement Date +Heure Utilisateur souhaitant encourager l élève. Description de l engagement Seul le personnel administratif, les enseignants peuvent saisir des engagements Sélection des élèves Choix du ou des élèves faisant l objet d une sanction positive Validation ou annulation de l enregistrement InfoStance, 2011 Page 75

76 Validation de la fiche d engagement Chemin : Vie scolaire > Vie de l'élève > Fiche d'engagement Filtres d affichage Permet de créer une nouvelle fiche Permet de supprimer la fiche Permet de modifier la fiche Utilisateur ayant rédigé la fiche Intitulé Elève concerné Loupe élève Dans le fiche détaillée de chaque élève, vous retrouvez dans l onglet «Vie de l élève», l ensemble des rapports d incidents et des engagements. InfoStance, 2011 Page 76

77 Publipostage Il est possible de créer un publipostage pour les sanctions. Les champs du module «Vie de l élève» sont présents dans les champs proposés dans le publipostage : Récapitulatif Demande de suivi proposée pour la période (rapport d incident en statut «Proposé») Récapitulatif Demande de suivi accordée pour la période (rapport d incident en statut «Accordé») Récapitulatif Demande de suivi effectuée pour la période (rapport d incident en statut «accordé») Liste des données pour les 3 champs : Le nom du demandeur, type de sanction, date et créneaux, le motif, travail à faire Pour créer un modèle de lettre pour les sanctions, voir paragraphe «Créer un modèle de lettre». Pour générer le courrier concernant les sanctions, voir paragraphe «Générer un publipostage». InfoStance, 2011 Page 77

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