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1 Documentation du site Mise à jour : Septembre 2013

2 SOMMAIRE 1 PRESENTATION DU SITE INTERNET D INTERFACE ADMINISTRATION ECOLE DIRECTE PREAMBULE L INSTALLATION PREMIERE CONNEXION PERTE, OUBLI DU MOT DE PASSE ADMINISTRATEUR PERSONNEL LA PAGE D ACCUEIL DU SITE D ADMINISTRATION ECOLEDIRECTE LA ZONE MENU PRINCIPAL LA ZONE MESSAGE LA ZONE SITUATION LE MENU PRINCIPAL LE MENU SUPERVISION Caractéristiques des boutons du menu supervision Le bouton : Les familles/elèves/professeurs Le bouton des statistiques Le bouton de l aide Le bouton paramétrages généraux Onglet : Accès sites C.N.I.L Autorisation d accès aux différents sites Onglet : Messagerie Onglet : Mot de Passe Récupération identifiants par SMS...11 Pour les établissements utilisateurs de SMS Onglet : Alertes Onglet : Connecteurs LE MENU PARAMETRAGE Caractéristiques des boutons du menu paramétrage Le bouton des familles Onglet : Page de Garde Onglet : Vie Scolaire Onglet : Notes Onglet : Moyennes Onglet : Documents Actions nécessaires pour visualiser les documents administratifs sur EcoleDirecte Onglet : Comptabilité Actions nécessaires pour visualiser les factures sur EcoleDirecte Délai de visualisation des documents sur EcoleDirecte Onglet : Inscriptions Le bouton des élèves Le bouton des professeurs Carnet de Notes...28 Cahier de Texte Feuille d Appel...32 Emploi du Temps (& planning) Socle de Compétence Le bouton des consultants PARAMETRAGE ECOLEDIRECTE DANS CHARLEMAGNE ADMINISTRATIF MESSAGERIE ECOLEDIRECTE MOT DE PASSE ECOLEDIRECTE Edition des courriers types mot de passe Enseignants Edition des courriers types mot de passe Elèves et Familles

3 1 PRESENTATION DU SITE INTERNET D INTERFACE ADMINISTRATION ECOLE DIRECTE 1.1 Préambule Le site centralise l administration des différents sites internet compris dans le contrat Ecole Directe. 1.2 L installation Lors de l installation d EcoleDirecte, le service assistance de la société Statim vous communique vos données de 1 re connexion, pour avoir accès à l interface d administration. Notez que le nom d utilisateur de l administrateur sera toujours le code RNE choisi lors de l installation. 1.3 Première connexion Pour des raisons de sécurité, lors de votre 1 re connexion, la fenêtre suivante s ouvre afin de personnaliser votre mot de passe. Il vous suffit alors de saisir votre nouveau mot de passe et votre adresse . Le nom d utilisateur sera toujours le code RNE choisi lors de l installation

4 1.4 Perte, oubli du mot de passe administrateur personnel En cas de perte de votre mot de passe administrateur personnel, vous avez deux possibilités : 1. Récupérer vos identifiants via le lien. La fenêtre suivante s ouvre afin de renseigner votre nom d utilisateur (RNE de l établissement) et/ou votre numéro de téléphone pour récupérer vos données personnelles de connexion. 2. Vous devez demander la réinitialisation des données mot de passe administrateur en deux étapes : faire la demande par fax au contacter le service assistance EcoleDirecte au qui vous communiquera un mot de passe provisoire - 4 -

5 2 LA PAGE D ACCUEIL DU SITE D ADMINISTRATION ECOLEDIRECTE C est la plate-forme qui permet d accéder à la supervision et au paramétrage des différents sites EcoleDirecte : Le site des familles des élèves et des consultants https://ecoledirecte.com Le site des enseignants https://portail.ecoledirecte.com Le site des inscriptions votre code RNE Exemple : Elle est composée de trois zones : 1 La zone Menu principal 2 La zone Message 3 La zone Situation 2.1 La zone menu principal Elle même constituée de deux menus de boutons Menu supervision qui sert essentiellement à de la consultation et de l information Menu paramétrage qui sert à paramétrer les informations visibles par les différents utilisateurs Nous reviendrons plus précisément sur ces menus au cours des pages suivantes

6 2.2 La zone message Elle permet de visualiser les messages émis par le service Ecole- Directe de la société Statim. Vous pouvez accéder directement au forum EcoleDirecte en cliquant sur le lien. 2.3 La zone situation Dans cette zone différentes informations sont affichées : la date, l heure et l état du dernier transfert les éventuelles alertes En déplaçant la souris sur les différentes icônes, vous visualiserez des précisions en bas de la zone

7 3 LE MENU PRINCIPAL 3.1 Le menu supervision Les fonctions de ce menu sont essentiellement destinées à la consultation et à l information hormis l icône des paramétrages généraux Caractéristiques des boutons du menu supervision Boutons Caractéristiques Permet Les familles/elèves/ Professeurs de voir si les utilisateurs se sont déjà connectés d'accéder à l environnement des utilisateurs suivants : les familles et élèves des professeurs Permet Les statistiques de visualiser par site ou de façon globale différents tableaux et graphiques de connexions (nombre de visites par jour, semaine, mois, année scolaire) Documentation administrateur EcoleDirecte en ligne Permet Paramétrages Généraux d autoriser ou non l accès des différents sites aux utilisateurs d autoriser les conjoints à visualiser les enfants des responsables principaux de vous donner la possibilité d affiner le paramétrage par établissement d activer la messagerie EcoleDirecte, de gérer les flux, la notification de modifier le mot de passe et les coordonnées administrateur de définir un niveau de sécurité pour les mots de passe de définir les différentes alertes et leur(s) moyen(s) de communication de bloquer la récupération des identifiants/mots de passe par sms par les familles et professeurs - 7 -

8 3.1.2 Le bouton : Les familles/elèves/professeurs Ce bouton vous permet de voir si les utilisateurs se sont déjà connecté et d accéder à l environnement des familles, élèves et des professeurs. Vous accédez par défaut sur l onglet des familles. A vous de vous positionner sur l onglet correspondant à la recherche que vous souhaitez faire, de saisir un minimum de trois caractères contenus dans le nom et de validez afin d afficher la liste correspondante. Cliquez ensuite successivement sur le bouton radio devant l utilisateur que vous voulez visualiser puis sur le bouton «Accès EcoleDirecte» qui sera apparu. Vous serez alors redirigé dans l environnement de l utilisateur. Pour la recherche de professeurs, il n est pas nécessaire de saisir trois caractères dans la zone nom. Si vous lancez une recherche «à vide», la liste de l ensemble des professeurs apparaîtra

9 3.1.3 Le bouton des statistiques Les statistiques de connexions des différents sites EcoleDirecte sont mises à jour en temps réel pour vous permettre d analyser les volumes de connexions par utilisateurs par année, mois, jours, et heures Le bouton de l aide Documentation regroupant informations et procédures régulièrement mises à jour en fonction des évolutions du site admin.ecoledirecte.com - 9 -

10 3.1.5 Le bouton paramétrages généraux Onglet : Accès sites C.N.I.L. Vous devez effectuer une déclaration auprès de la CNIL. En cliquant sur «Comment remplir la déclaration?» vous trouverez un guide qui vous apportera l aide nécessaire à la déclaration. Vous serez dirigé sur le site en cliquant sur le lien. Une fois la demande d avis achevée et traitée par la CNIL celle-ci vous communiquera un numéro de déclaration à saisir dans la fenêtre adéquate Autorisation d accès aux différents sites C est sur cette fenêtre que vous autorisez ou non l accès aux différents sites EcoleDirecte en cochant ou non les cases correspondantes. En un seul clic, vous pouvez autoriser les conjoints à visualiser les enfants des responsables principaux. En cochant la case «Possibilité d affiner le paramétrage par établissement», vous pourrez paramétrer la visualisation des familles et des élèves du site EcoleDirecte, de façons différentes selon l établissement d origine

11 Onglet : Messagerie Si vous activez la messagerie EcoleDirecte, vous devez ensuite gérer le flux des messages dans le tableau. Vous pouvez accorder aux parents l accès à la messagerie de leur(s )enfant(s). Les destinataires de messages EcoleDirecte peuvent être avertis par sur l adresse mail renseignée dans Charlemagne. Pour le personnel administratif, qui n a pas d accès à EcoleDirecte, la messagerie se trouve dans Charlemagne Administratif / Traitement / Les Messages / Ecole Directe ou par l icône et Ecole Directe. Pour l ouverture de la messagerie dans Charlemagne, reportez-vous au chapitre Onglet : Mot de Passe Récupération identifiants par SMS C est ici qu à tout moment vous pourrez changer votre mot de passe et que vous paramétrez le niveau de sécurité requis des mots de passe utilisateurs

12 Pour les établissements utilisateurs de SMS Si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs puissent récupérer leurs identifiants par SMS mais uniquement par , il vous suffit de décocher «Autoriser les familles et les professeurs à récupérer leurs identifiants par SMS». Nb : L adresse reconnue pour la récupération des identifiants est celle saisie par les utilisateurs euxmêmes, lors de la personnalisation ou modification de leurs identifiants Onglet : Alertes Vous pouvez gérer des messages d alertes concernant les transferts automatiques EcoleDirecte en choisissant d être averti par SMS et/ou - Les messages importants concernent l ensemble des messages d information nécessitant une attention particulière - Les erreurs concernent des messages d information de non aboutissement - Transferts depuis Charlemagne Outils correspond au récapitulatif des transferts automatiques Attention, le nombre de SMS est au minimum de trois pour un récapitulatif de transfert sans problème. Malgré ces alertes, n hésitez pas à vérifier l état des transferts sur la page d accueil du site d administrateur en faisant attention à la date Onglet : Connecteurs Si votre établissement est abonné à Encyclopaedia Universalis par exemple, il est désormais possible de donner un accès privé directement depuis le Cahier de Texte d EcoleDirecte pour les familles, les élèves et les professeurs, sans identification supplémentaire. Pour cela, il suffit de renseigner votre code OGEC sur le site d abonnement et de cocher les différents accès souhaités sur EcoleDirecte comme indiqué ci-dessous. Si vous êtes détenteur de tout autre abonnement en ligne qui ne serait pas encore reconnu par EcoleDirecte, il faudra nous contacter au

13 L accès aux connecteurs s effectue à partir du cahier de texte en cliquant sur le bouton «Consultation des ressources externes». Il suffit ensuite aux utilisateurs de cliquer sur le lien souhaité pour se connecter automatiquement. Aperçu de la visualisation du cahier de textes professeurs Aperçu de la visualisation du cahier de textes familles 3.2 Le menu paramétrage Via les boutons du menu paramétrage, vous accédez aux sous menus destinés à paramétrer ou autoriser les données affichées sur les sites EcoleDirecte. Notez que sur la page de connexion des différents sites, les utilisateurs ont accès au lien qui leur permet d obtenir de nouveaux identifiants

14 3.2.1 Caractéristiques des boutons du menu paramétrage Boutons Caractéristiques Les familles* Permet de paramétrer les informations visibles par les familles sur le site Les élèves* Permet de paramétrer les informations visibles par les élèves sur le site Les professeurs Permet de paramétrer les différentes possibilités offertes aux professeurs Les consultants* Permet de créer des profils pour toute personne ayant un droit de regard (Chef d établissement, CPE, surveillant, conseillère d orientation, inspecteur ) de gérer les informations visibles sur le site * Notez que les familles, les élèves et les consultants se connectent au même site. C est après leur identification que la différence de paramétrage est visible

15 3.2.2 Le bouton des familles C est sur les différents onglets que vous allez paramétrer les informations consultables par les familles. La page de garde, la vie scolaire, les notes, les moyennes et les éditions peuvent être définis pour l ensemble des établissements, ou au cas par cas, si vous avez coché la case «Possibilité d affiner le paramétrage par établissement» dans les paramétrages généraux du menu supervision. Notez alors que vous devrez effectuer le paramétrage de chaque onglet sur chaque établissement. Attention aux risques d erreurs!

16 Onglet : Page de Garde Si vous avez opté pour un paramétrage affiné, vérifiez l établissement pointé avant de commencer. Par défaut et sans possibilité d affinage ce sont tous les établissements qui sont pris en compte. Ensuite, vous pouvez renseigner les coordonnées, présenter l établissement, intégrer un logo et jusqu à cinq photos qui seront visibles par les familles de façon aléatoire. Il est possible de saisir dans la zone «Adresse complète» du code HTML (un tableau par exemple) afin de personnaliser l affichage des données (Nom, adresse, , site, contact, téléphone) sur le site des familles

17 Onglet : Vie Scolaire Sur cette fenêtre vous paramétrez les différentes données vie scolaire (retards, absences, emploi du temps, cahier de texte) visualisables par les familles sur le site https://ecoledirecte.com Aperçu de la Vie scolaire Emploi du temps Notez que les familles accèdent aux détails concernant la scolarité de leur enfant (vie scolaire, emploi du temps, cahier de texte ) en cliquant sur l étiquette ou la photo de celui-ci

18 Par défaut, les utilisateurs accèdent directement à l onglet travail à venir et visualisent ainsi l ensemble des devoirs à faire de toutes les matières à partir de J + 1. Pour visualiser les devoirs sur un jour précis, ils doivent utiliser le calendrier de gauche ou les onglets de droite. Lorsque la matière est surlignée en rouge, cela signifie qu une interrogation est programmée. Notez que les ressources sont une aide aux devoirs visibles par l élève à chaque fois qu il a du travail à faire dans la matière où le professeur a saisi des données. Aperçu du Cahier de Texte (côté familles, élèves) En cliquant sur : le bouton «contenu de la séance», les utilisateurs visualisent le contenu du cours durant lequel le professeur a donné le travail à faire, sous réserve qu il en ai saisi un contenu la page cornée, ils affichent l ensemble des contenus de séance de la journée Espace Vie de Classe La Vie de la Classe est un espace d information alimenté par l ensemble des professeurs de la classe concernant les événements et activités de cette dernière. Aperçu de l Espace Vie de Classe (côté familles, élèves)

19 La Vie de Classe par Dossier est un espace d information spécifique à chaque matière disponible dès lors que le professeur en question a alimenté son dossier matière. Aperçu de l Espace Vie de Classe par dossier (côté familles, élèves) Ces espaces disposent d un système de commentaires nominatif alimenté par les élèves et professeurs, consultatif par les familles Onglet : Notes Ici, en un seul clic, vous autorisez ou non l affichage des notes aux familles. Si cette case n est pas cochée, l onglet notes ne figurera pas sur le site des familles (idem pour les moyennes). Précisez ensuite les modalités de visualisation

20 Aperçu de la visualisation des notes par les familles Onglet : Moyennes En un seul clic, vous autorisez ou non l affichage des moyennes aux familles, précisez ensuite les modalités de visualisation. Si vous ne cochez pas cette case l onglet Moyennes ne figurera pas sur le site des familles (comme pour les notes). Attention : l affichage des appréciations est dépendant de l affichage des moyennes

21 Aperçu de la visualisation des moyennes et du graphique par les familles Onglet : Documents C est ici que vous paramétrez les documents visibles en ligne, téléchargeables et imprimables par les familles Actions nécessaires pour visualiser les documents administratifs sur EcoleDirecte 1. Sur le site admin.ecoledirecte.com Cocher les cases correspondantes aux types de documents que vous désirez mettre en ligne pour les familles (comme ci-dessus) 2. Envoi de document administratif à partir de Charlemagne Administratif Les éditions de Charlemagne Traitement / Les Editions / Les Documents (Publipostage) sélectionner le document puis cliquer sur Export PDF pour EcoleDirecte Tous les documents PDF classés dans vos dossiers Traitement / Les Editions / Envoi de Documents sur EcoleDirecte

22 3. Envoi de relevés ou bulletins de notes à partir de Charlemagne Notes Après avoir sélectionné le type d édition, une fois dans la fenêtre Editions des Bulletins/Relevés, faites vos sélections puis cochez la case «Envois sur EcoleDirecte» au format PDF et lancez l envoi sur EcoleDirecte en cliquant sur Dans Charlemagne Administratif se trouve une gestion de documents envoyés sur EcoleDirecte. Traitement / Les Editions / Récapitulatifs des envois de Documents. Cette fonction vous permet de voir les envois effectués sur EcoleDirecte et éventuellement de les supprimer Onglet : Comptabilité Nouveautés rentrée Vous pouvez dorénavant mettre en ligne des porte-monnaie que les familles pourront alimenter via leur site. En cochant la case «Afficher la Comptabilité» vous permettez aux familles de visualiser leur situation comptable. Cette action vous permet ensuite de cocher «Afficher les factures téléchargeables». Les familles pourront ainsi télécharger et imprimer leurs factures. Pour permettre aux familles le paiement en ligne, il faut : 1. Sur le site d administrateur, cocher les cases «Afficher la Comptabilité» et «Règlement en ligne» 2. Si vous cochez «Commentaires Familles», lors de leurs règlements, la saisie des commentaires familles sera libre, en cochant «Commentaires Imposés» vous devez saisir une liste, les familles n auront alors qu à choisir un commentaire dans la liste 3. Souscrire un contrat de Vente A Distance (VAD) auprès de votre banque (Des frais d abonnement ainsi qu un pourcentage du montant des virements vous seront facturés par votre organisme bancaire) 4. Votre banque vous attribue un n de commerçant et vous transmet des certificats (fichiers) 5. Nous contacter afin d effectuer des tests pour valider le bon fonctionnement du procédé 6. Vous devez confirmer la validation des tests auprès de votre banque qui ouvrira officiellement la mise en service du règlement en ligne

23 7. Sélectionner ensuite votre banque et saisir le n de commerçant attribué par votre banque sur EcoleDirecte Aperçu de l onglet comptabilité par les familles Actions nécessaires pour visualiser les factures sur EcoleDirecte 1. Sur le site admin.ecoledirecte.com Cocher les cases «Afficher la Comptabilité» et «Afficher les factures téléchargeables», comme ci-dessus 2. Dans Charlemagne Administratif Facturation / Facturation calculée Numéroter vos factures Lancer l impression des factures Exemplaire Famille Soit, cocher «Papier uniquement facture électronique pour les familles en prélèvement» sortiront sur l imprimante les factures dont les payeurs règlent par chèque et seront envoyés sur ED les factures dont les payeurs sont prélevés. Ou «Facture électronique pour toutes les familles». L ensemble des payeurs pourront voir la facture sur EcoleDirecte Délai de visualisation des documents sur EcoleDirecte Lors de l envoi de certains documents pdf sur EcoleDirecte, l utilisateur Charlemagne a le choix entre l envoi immédiat ou non. Documents Immédiat Après synchronisation Après transfert automatique Administratifs X X Bulletins Relevés de notes X X Factures X

24 Onglet : Inscriptions L ouverture du site d inscription EcoleDirecte, permet aux familles de demander un dossier d inscription à l établissement et de saisir un minimum d information des fiches familles et élèves de Charlemagne, ce qui épargnera donc cette saisie à votre personnel administratif. Pour ouvrir le site d inscription aux familles, il faut : 1. Autoriser l accès au site en cochant la case Site Inscriptions dans le menu supervision, bouton paramétrages généraux, onglet «accès sites» 2. Renseigner l en-tête du site inscription dans le paramétrage des familles, onglet «Inscriptions» 3. Insérer une page sur votre site avec le lien suivant : Taper votre identifiant EcoleDirecte

25 Pour vous connecter au site d inscription EcoleDirecte afin de contrôler votre paramétrage, vous avez deux possibilités : cliquer directement sur le lien situé à deux endroits : dans l onglet inscription du paramétrage familles ou dans les onglets Accès Sites des paramètres généraux saisissez l adresse du site d inscription directement dans la barre d adresse de votre navigateur : votre RNE Exemple : Aperçu du site d inscription Pour que les familles puissent sélectionner une classe au niveau «Classe souhaitée», il faut avoir préalablement paramétré les filières dans Charlemagne Administratif / Administration / Les Préinscriptions / Les Filières. Régulièrement, le personnel administratif récupère et valide les demandes des familles dans Charlemagne Administratif / Administration / Les Préinscriptions / Les Préinscriptions Internet. Pour plus d informations, reportez-vous à l aide de Charlemagne Administratif / Les Préinscriptions. et du mail récapitulatif reçu automatiquement par la famille

26 3.2.3 Le bouton des élèves En cliquant sur ce bouton, vous allez retrouver quasiment les mêmes onglets et les paramétrages associés que l accès familles, les onglets page de garde, comptabilité et inscriptions en moins. Depuis la rentrée 2011 des espaces Vie de la Classe et Vie de la Classe par Dossier (matière) sont en ligne. Ceux-ci sont dotés d un espace d échanges de commentaires (blog), au même titre que les Ressources, le Travail à Faire et les Contenus de Séances, utilisés par les professeurs et les élèves, consultables par les familles. La désactivation complète de l ensemble des blogs se fait ici

27 3.2.4 Le bouton des professeurs Vous devez cocher ici les cases correspondantes aux services que vous désirez mettre en ligne sur le portail des professeurs. Ainsi, une fois connecté à la page d accueil de leur environnement, les professeurs visualiseront les boutons correspondants aux différents services que vous leur avez ouverts, accessibles via les icones, les messages non lus, et le planning sur la droite. Dans la partie du paramétrage du cahier de texte, si vous cochez la case «Possibilité de modifier la date «Donné le», les professeurs pourront modifier cette date autant de fois qu ils le désirent. Si elle n est pas cochée, ils pourront changer cette date qu une seule et unique fois à la saisie d un nouveau travail à faire. Vous pouvez encore accorder aux professeurs de vont pouvoir saisir à l avance des contenus de séances (contenu prévisionnel de séance) et les dupliquer vers d autres classes du même niveau et de même matière sur le mois suivant. Ils pourront éventuellement saisir du travail à faire et des contenus de séances directement à partir de leur emploi du temps, naviguer entre le cahier de texte et l emploi du temps sans passer par l accueil. Vous pouvez aussi permettre aux professeurs de consulter et télécharger l archive du cahier de texte par classe, et par professeur. Vous-même vous pouvez accéder à la même archive du cahier de texte en cliquant sur le lien directement à partir de cette fenêtre. L archive est encore accessible à partir à partir de Charlemagne Notes / Gestion / Archives Cahier de Textes

28 Aperçu de la page d accueil du portail professeur Aucun paramétrage n est nécessaire sur le site d administrateur pour afficher les réunions Parents/Professeurs. Il suffit de paramétrer une réunion Parents/Professeurs à partir de Charlemagne Vie Scolaire et la publier sur EcoleDirecte pour que le bouton s affiche automatiquement Carnet de Notes Le carnet de notes permet aux professeurs de saisir les notes et appréciations à partir de n importe quel poste ayant un accès internet. Ils peuvent également faire différentes éditions et accéder au suivi des élèves (notes, moyennes, vie scolaire ) en cliquant sur leur nom. Aperçu du Carnet de Notes

29 Cahier de Texte Caractéristiques des boutons du Cahier de Textes des professeurs Boutons Le Cahier de Texte Les Ressources * Caractéristiques Permet de consulter le cahier de texte de l ensemble des matières de la classe, impression des devoirs et/ou contenu de séance du jour ou de la semaine Permet de stocker des ressources de façon permanente différents documents limités en poids et/ou des liens visibles tout au long de l année par les élèves et leurs parents à chaque fois qu ils auront du travail à faire dans la matière Vie de la classe * Espace numérique de communication partagé par l ensemble des professeurs de la classe, concernant les événements et activités de cette dernière. Cet espace permet de saisir du texte, d insérer des liens, des images et d associer des documents (sortie scolaire, visite médicale, orientation ). Vie de classe par dossier (matière)* Espace numérique de communication spécifique à la (les) matière(s) des professeurs. Cet espace permet de saisir du texte, d insérer des liens, des images et d associer des documents (concert, visite d exposition et de musée, voyage linguistique ). Imprimer le Cahier de Texte Permet d imprimer de date à date le cahier de texte de la classe pour la (les) matière(s) enseignée(s) par le professeur. Nouveau Création d une nouvelle saisie Modification Modification d une saisie existante Duplication Duplication des devoirs et contenus de séances (avec fichier et lien) d une classe/matière sur d autres classes/matière de même niveau sur les 30 jours suivants Emploi du Temps Facilité de navigation entre le cahier de texte et l emploi du temps (plus besoin de passer par l accueil), possbilité de saisir des devoirs et des contenus de séances directement à partir de l emploi du temps Archives du CDT Possibilité de consulter les archives globales du cahier de texte si l administrateur EcoleDirecte a donné l autorisation Connecteurs Possibilité de se connecter directement à des sites auxquels l établissement est abonné. * Présence de blog ainsi que dans le travail à faire et le contenu de séance

30 Aperçu du Cahier de texte par les professeurs Le cahier de texte ressemble de plus en plus vers un espace numérique de travail participatif avec ces espaces d échanges de commentaires entre élèves et professeurs. Les familles ne peuvent pas faire de commentaire, elles n ont qu un accès de consultation sur l ensemble du site sauf pour la messagerie. La désactivation de l ensemble des blogs se fait à partir du menu Paramétrage / Les Elèves : Vie Scolaire. Notez que les ressources, la Vie de la Classe, la Vie de la Classe par Dossier ainsi que le contenu de séance et le travail à faire sont dotés d une plateforme d échange de commentaires entre professeurs et élèves. Une fois un commentaire posté, aucune modification n est possible, mais chaque utilisateur pourra à tout moment supprimer ses propres observations. Seuls les professeurs pourront supprimer des commentaires élèves qui leurs semblent inopportuns et clôturer des blogs. Pour plus d informations sur l utilisation du cahier de texte par les professeurs, reportez-vous à la documentation en ligne directement sur le site des enseignants https://portail.ecoledirecte.com en cliquant sur

31 L affichage du cahier de texte jour par jour des professeurs diffère en fonction des jours passés, présents et futurs. Notez que les professeurs peuvent aussi visualiser la semaine entière. Aperçu du cahier de texte d un jour passé Aperçu du cahier de texte du jour Aperçu du cahier de texte d un jour futur

32 Feuille d Appel La feuille d appel permet aux professeurs de saisir l appel en classe en cliquant sur les élèves absents, de valider leur saisie et de confirmer l envoi de l appel qui sera récupérer dans Charlemagne Vie Scolaire. Si vous cochez la case «Sélectionner les classes à partir de l Emploi du Temps», les professeurs visualiseront automatiquement la bonne classe lorsqu ils rentrent dans la feuille d appel. Ils pourront aussi sélectionner un autre cours de la journée. Aperçu de la feuille d appel en fonction de l emploi du temps Si elle n est pas cochée, l appel se fera alors à partir des horaires de l établissement référence (Charlemagne Vie Scolaire / Paramétrage / Etablissement / Horaires). Le système détectera automatiquement le bon créneau horaire, les professeurs devront ensuite sélectionner la classe parmi les leurs ou celles de l ensemble de l établissement. Aperçu de la feuille d appel sans faire appel à l emploi du temps

33 Emploi du Temps (& planning) L emploi du temps permet aux professeurs de visualiser leur planning, les classes, les différentes matières (si le professeur en enseigne plusieurs) ainsi que les salles de cours. Selon le paramétrage ils pourront également saisir le «travail à faire» ou le «contenu de séance» directement à partir de son emploi du temps. Les pastilles vertes ou bleues indiquent le type de saisie déjà effectuée. Les professeurs peuvent passer directement de la saisie du contenu de séance au travail à faire pour les cours suivants à partir de la même fenêtre. Aperçu de l emploi du temps des professeurs

34 Socle de Compétence Le Socle de Compétence est soumis à différents paramétrages dans Charlemagne Notes / Les Tables / Les Livrets Internes, et d une autorisation globale sur le site. Les professeurs vont ainsi pouvoir noter les items de compétence, visualiser et imprimer le suivi du livret. Trois étapes sont nécessaires afin d afficher le socle aux professeurs. 1. Définir les différents paramétrages et autorisations dans Charlemagne Notes (voir documentation Charlemagne Notes dans :?/ Aide/Procédures/Socle de Compétence ou? Lettre d information Notes du 01 juin 2012) 2. Cocher le Socle de Compétence sur le site d administration (voir 3.2.4) 3. Contacter l assistance EcoleDirecte au pour finaliser l accès Le bouton des consultants Notez que les consultants se connectent au site https://ecoledirecte.com En cliquant sur ce bouton vous allez pouvoir créer, modifier, désactiver des comptes, envoyer et réinitialiser les identifiants des consultants. N oubliez pas qu ils ont la possibilité de se faire renvoyer des identifiants en cliquant sur le lien Selon le paramétrage accordé aux consultants, ces derniers pourront visualiser des informations d ordre général d une classe donnée tel que l emploi du temps et le cahier de texte, ainsi que des informations personnelles concernant la vie scolaire et les résultats des élèves

35 Pour créer un nouveau compte, il faut : 1. Cliquer sur le bouton «nouveau» 2. Saisir le nom, prénom, fonction, et/ou téléphone portable de l utilisateur 3. Cocher les établissements et les fonctions consultables afin que le consultant visualise les informations d ordre général d une classe (emploi du temps, cahier de texte) 4. Cocher «Afficher les élèves» pour que le consultant visualise également les informations personnelles des élèves (vie scolaire, résultats ) Pour modifier un compte, il faut : 1. Cliquer sur le bouton radio situé devant le compte que vous désirez modifier 2. Cliquer sur le bouton modifier 3. Faite ensuite vos modifications 4. Une fois vos modifications terminées, cliquez sur OK Toutes actions sur un compte existant, nécessitent d avoir préalablement sélectionné le compte en question

36 4 PARAMETRAGE ECOLEDIRECTE DANS CHARLEMAGNE ADMINISTRATIF Dans Charlemagne administratif, vous allez paramétrer les différents profils utilisateurs. Pour cela vous devez aller dans le menu Fichier/Les profils/utilisateurs, onglet Divers. Ensuite, vous accorderez des droits selon l utilisateur sélectionné : - visionner, réinitialiser les mots de passe EcoleDirecte des différents utilisateurs, ou leur envoyer de nouveaux identifiants si vous cochez la case «Visualisation des login/mot de passe» - visualiser l historique d envoi SMS de l ensemble des utilisateurs si vous cochez la case «Récapitulatif des SMS pour tous les utilisateurs», sinon il verra uniquement l historique de ses propres SMS - pouvoir envoyer des SMS via Charlemagne Administratif si vous décochez la case «Bloquer l envoi de SMS pour cet utilisateur» - visualiser l historique d envoi d s de l ensemble des utilisateurs si vous cochez la case «Récapitulatif des s pour tous les utilisateurs», sinon il verra uniquement l historique de ses propres s

37 4.1 Messagerie EcoleDirecte Pour fonctionner il faut : Dans Charlemagne Outils / Gestion des Profils Administratifs 1. Créer un Profil 2. Créer un Utilisateur 3. Associer des deux Dans Charlemagne Administratif 4. Créer la fiche Personnel dans le Menu Administration / Les Personnels / Les Personnels Nb : Si vous utilisez Charlemagne Paie, il y a un moyen de rapatrier les fiches personnels dans l administratif (contacter l assistance Charlemagne). 5. Créer les Fonctions dans le Menu Administration / Les Personnels / Les Fonctions 6. Associer des deux (vous pouvez associer plusieurs fonctions à un Personnel) 7. Associer le personnel administratif au couple profil / utilisateur dans le menu Fichier / Les profils / Utilisateurs 8. Le personnel administratif en question aura alors accès à la messagerie EcoleDirecte à partir de Charlemagne Administratif en se reconnectant et en allant dans le menu Traitement / Les Messages / EcoleDirecte ou par le raccourci EcoleDirecte 4.2 Mot de passe EcoleDirecte L utilisateur qui a les droits sur les mots de passe peut visualiser les identifiants EcoleDirecte de première connexion, les réinitialiser, envoyer de nouveaux identifiants par et SMS. Pour cela, il doit se placer directement sur une fiche (familles, élèves ou enseignants), cliquer sur l icône Mot de passe EcoleDirecte (le trousseau de clés) et sur le bouton correspondant au mode d envoi désiré (SMS ou ). Vous pouvez également éditer des courriers types (voir pages suivantes)

38 Les identifiants de première connexion sont alphanumériques. Les caractères alphabétiques sont en minuscules (pour éviter la confusion entre un O et le 0). Notez que les utilisateurs peuvent saisir leurs identifiants au kilomètre (sans tiret ni espace). Ici, la personne ne s est pas encore connectée (on voit le nom d utilisateur et son mot de passe). Là, le message mentionne que l utilisateur s est déjà connecté et a personnalisé ses identifiants. Si vous cliquez sur SMS ou , vous renverrez de nouveaux identifiants. Pour réinitialiser les login, il faut cliquer sur la gomme. Vous devez cocher cette case, si la famille ne souhaite pas que des informations concernant leur(s) enfant(s) soient diffusées sur Ecoledirecte. N oubliez pas que les utilisateurs ont accès au lien sur la page de connexion des sites. Cette action leur permet de se faire renvoyer automatiquement de nouveaux identifiants par SMS ou , vous évitant ainsi de faire la même action via Charlemagne Administratif ou de leur réinitialiser leur mot de passe

39 4.2.1 Edition des courriers types mot de passe Enseignants Pour éditer les courriers des mots de passe enseignants, allez dans le menu Administration/Les Enseignants/Les Editions Dans la liste proposée, sélectionnez le courrier concernant les mots de passe, lancez un aperçu. Faite ensuite la sélection des destinataires (si besoin voir procédure Charlemagne de sélection simple et avancée dans le menu?/aide/procédures). Une nouvelle fenêtre s ouvre, vous pourrez y faire des restrictions en cochant ou non les cases situées devant les enseignants. Puis lancer l édition en cliquant sur l icône de validation

40 4.2.2 Edition des courriers types mot de passe Elèves et Familles Pour éditer les courriers mots de passe élèves et familles, vous avez deux possibilités : 1. cliquer directement sur l icône document situé sur la barre d icônes qui ouvre la fenêtre «Les Editions : Courriers» 2. aller dans le menu Traitement/Les Editions/Les documents, sélectionner dans la liste proposée le document que vous souhaitez imprimer 3. sélectionner ensuite vos élèves ou familles

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