Guide d utilisation IPAB-ASSOCIATION v5.0 GUIDE D UTILISATION. à destination des associations et organismes sans but lucratif.

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1 GUIDE D UTILISATION à destination des associations et organismes sans but lucratif Page 1

2 Table des matières I. Activation du compte Ipab-Association et première connexion L d activation Connexion à l espace administration Découverte de l espace administrateur... 5 II. Configuration de l interfaçage Vente à Distance par Carte Bancaire Accès à l espace CyberPlus Paiement de votre association Report des identifiants et certificats de test dans Ipab-Association Envoi du PV de recette à CyberPlus Paiement Report du certificat de production dans Ipab-Association... 9 III. Annuaire des membres Ajout d un nouveau membre Rechercher un membre Modifier les informations d un membre Suppression d un membre Export de l annuaire IV. Gestion des groupes Création et suppression d un groupe Ajouter un utilisateur dans un groupe Utilisation des groupes dans la recherche V. Gestion des articles Création d un nouvel article Recherche et modification d un article VI. Mise en page du site Espace de mise en page du site Modifier le fond d écran et le logo de l association sur le site Intégrer et supprimer une publication sur le site Changez la position ou le mode de visualisation d une publication VII. Campagne d inscription et d encaissement Création d une campagne d inscription Page 2

3 2. Suivi des encaissements et inscriptions VIII. Espace personnel des membres Navigation dans l espace personnel Règlement ou notification d une participation par un membre IX. Autres informations Changement du mot de passe Récupération du mot de passe / mot de passe perdu Changement de l adresse de l administrateur Page 3

4 I. Activation du compte Ipab-Association et première connexion 1. L d activation L activation de votre site Ipab-Association s effectue deux jours ouvrés au plus tard après votre rendez-vous de souscription en agence. Vous recevez un message d activation à l adresse renseignée pendant la souscription. Cet contient un lien «Certifier votre adresse» sur lequel vous êtes invité à cliquer. Vous êtes alors dirigé vers une page vous invitant à définir votre mot de passe. Celui-ci doit comporter au moins 6 caractères. Page 4

5 Lors de vos connexions ultérieures, l accès à l espace d administration pourra s effectuer à l aide de l adresse de connexion et de ce mot de passe. Voir les sections VIII.1 et VIII.2 pour modifier votre mot de passe ou récupéré un mot de passe oublié. 2. Connexion à l espace administration Après avoir activé votre compte Ipab-Association et défini votre mot de passe, vous pouvez vous connecter à l espace administration en cliquant sur le bouton «Connexion» situé en haut à droite du site ou du site internet public de votre association. Pour vous connecter, vous devez saisir votre adresse ainsi que le mot de passe choisi lors de la première connexion. 3. Découverte de l espace administrateur L espace administrateur est composé de 5 onglets : L onglet «Accueil», qui donne des informations générales sur votre activité, propose une liste de toutes les publications potentielles créées (collectes, articles), et l'accès direct aux principales actions possibles.. L onglet «Annuaire», décrit dans la section II L onglet «Collectes», décrit dans la section III L onglet «Articles», décrit dans la section IV L onglet «Mon compte» qui permet de de modifier les renseignements principaux relatifs à l'association et de changer le mot de passe et l adresse de connexion (sections VIII.1 et VIII.3) et de configurer l interface Vente à Distance par carte bancaire si votre association a choisi ce module optionnel (section II) L'onglet "Mon site" qui permet d'accéder directement à la mise en page du site. Page 5

6 L accueil se présente ainsi à la première connexion : Les onglets permettent d accéder aux informations spécifiques aux différentes sections d Ipab- Association). Dans la colonne de gauche s afficheront l ensemble des publications, quel que soit leur nature (article, collecte, événement, invitation). Un champ de recherche permet d accéder rapidement à l élément de son choix. L écran principal à droite permet d effectuer des actions rapides (création d un nouvel article ou collecte, ajout d un membre) et d accéder au site ainsi qu à son espace de mise en page. Page 6

7 II. Configuration de l interfaçage Vente à Distance par Carte Bancaire Cette section explique comment mettre en place l interfaçage entre votre compte Ipab- Association et le module d encaissement par carte bancaire CyberPlus Paiement. Si votre association n a pas souscrit à ce module, vous pouvez passer directement à la section suivante. Lors de votre souscription à l offre Ipab-Association avec encaissement par Carte Bancaire, vous avez rempli les documents suivants : - Le contrat Vente à Distance de la Bred - Le contrat CyberPlus Paiement NET. Dans ce dernier document, vous avez notamment indiqué une adresse de contact, ainsi qu un identifiant de première connexion. Les étapes pour configurer le paiement par carte bancaire sur votre site sont les suivantes : 1. Accès à l espace CyberPlus Paiement de votre association 2. Report des identifiants et certificats de test dans Ipab-Association 3. Envoi du PV de recette à CyberPlus Paiement 4. Report du certificat de production dans Ipab-Association 1. Accès à l espace CyberPlus Paiement de votre association Dix jours environ après votre souscription en agence, votre espace CyberPlus (également appelé «Boutique») est activé. Un est envoyé à l adresse renseignée pendant la souscription, contenant le login et le mot de passe de connexion à l espace. Avec ce login et ce mot de passe, vous pouvez vous connecter à l espace CyberPlus Paiement à l adresse suivante : https://systempay.cyberpluspaiement.com/vads-merchant/ Lors de cette première connexion, l identifiant de première connexion, renseigné lors de la souscription, vous est alors demandé. Vous pouvez ensuite modifier le mot de passe, qui, associé à votre login, suffiront pour connecter les fois ultérieures. 2. Report des identifiants et certificats de test dans Ipab-Association Connectez-vous à votre espace CyberPlus Paiement, puis rendez-vous dans l onglet «Paramètrage» puis «Boutiques». Page 7

8 Rendez-vous ensuite dans le sous-onglet «Certificats» : Sur cet écran, relevez les deux champs «Identifiant du site» et «Certificat de test». Vous allez devoir les saisir dans votre espace Ipab-Association : Connectez-vous sur Ipab-Association, et rendez-vous sur l onglet «Mon Compte» puis «Paramètrage Carte Bancaire». Dans les deux champs, reportez «l identifiant du site» et le «Certificat de test» puis validez. 3. Envoi du PV de recette à CyberPlus Paiement Après la validation des paramètres de test, vous devez envoyer un PV de recette à CyberPlus Paiement à l adresse suivante : Un modèle de PV de recette est disponible sur la plage suivante : https://test.ipabassociation.fr/content/systempay/pv.doc Après la validation du PV de recette par CyberPlus Paiement (quelques jours), la boutique est passée en production. Plus qu une étape et votre site pourra accepter des paiements par Carte Bancaire Page 8

9 4. Report du certificat de production dans Ipab-Association Retournez sur votre espace CyberPlus Paiement, et la page «Paramètrage»-> «Boutiques» -> «Certificats» et notez le certificat de production indiqué. Puis reportez ce certificat de production dans votre espace Ipab Association, onglet «Mon Compte» puis «Paramètrage Carte Bancaire». Une fois cette étape achevée, vous pouvez créer des collectes pour effectuer des encaissements à distance auprès de vos membres. Page 9

10 III. Annuaire des membres L annuaire permet d avoir un accès rapide aux informations pertinentes sur les adhérents, membres et sympathisants de votre association. Dans Ipab-Association, le terme «membre» désigne toute personne inscrite dans l annuaire. En ajoutant de nouveau «membres», vous permettez à ceux-ci de disposer d un espace personnel où vous pourrez communiquer avec eux. Vous pouvez également inscrire des informations utiles, comme les coordonnées, et les retrouver rapidement. 1. Ajout d un nouveau membre Depuis l accueil où l onglet «Annuaire» de l espace administration, cliquez sur «Ajouter un membre». L écran suivant apparait : Saisissez les informations personnelles de votre membre. Le nom, le prénom et l adresse sont obligatoires. Vous pouvez également charger une photographie depuis votre ordinateur en cliquant sur l icône en haut à gauche. L ensemble de ces informations peut être modifié ultérieurement, par vous ou par le membre luimême (voir section VII. Espace du membre). En permettant la mise à jour facile de son «profil» par le membre, vous avez l avantage de disposer d informations plus fiables et facilement mises à jour. Page 10

11 Lorsque vous avez saisi les informations nécessaires, cliquez sur le bouton «Créer le membre». Il apparait dans la colonne de gauche : 2. Rechercher un membre Depuis l onglet «Annuaire», cliquez dans le champ «Recherche» situé au-dessus de la liste des membres. Lorsque vous tapez une série de lettre, la liste se restreint et n affiche que les membres dont le prénom, nom ou adresse contient cette série de lettre. 3. Modifier les informations d un membre Pour sélectionner un membre, allez dans l onglet «Annuaire» et cliquez sur le cartouche correspondant dans la liste des membres. Son profil apparait alors dans la fenêtre de droite. Pour modifier les informations du membre, cliquez sur le bouton «Modifier le membre». Après la saisie des informations, cliquez sur le bouton «Modifier le membre». Lorsque le membre a ouvert son compte, seule la Note est modifiable. C'est le membre lui-même qui peut modifier ses renseignements. 4. Suppression d un membre Pour supprimer un membre, sélectionnez celui-ci dans la liste des membres. Le profil du membre apparait, au bas duquel se trouvent les boutons «Modifier le membre» et «Supprimer le membre». Lorsque vous cliquez sur le bouton «Supprimer le membre», une fenêtre apparait vous invitant à confirmer votre souhait. Page 11

12 La suppression d un membre n entraîne pas la suppression de l espace personnel du membre (cf. section VII), mais les publications et l annuaire de votre association n y seront plus visibles. Le membre ne recevra plus d de votre part et ne sera plus visible dans la liste des participants potentiels de vos collectes, sauf s il a d ores et déjà effectué un paiement. 5. Export de l annuaire Vous avez la possibilité d exporter la liste de vos membres au format.pdf ou.csv (pour le retravailler dans Excel). Cliquez sur le bouton «Exporter» en bas de la liste des membres. Une prévisualisation de l export apparait : Cliquez sur le bouton correspondant au format du fichier attendu (PDF ou Excel) puis choisissez la destination où vous souhaitez enregistrer le fichier. Page 12

13 IV. Gestion des groupes Ipab Association permet à votre association de répartir les membres de votre annuaire dans des «groupes». Cette fonction vous permet de trouver plus facilement des membres, de gérer plus efficacement vos envois de newsletters et le ciblage de vos collectes. 1. Création et suppression d un groupe Dans l onglet «Annuaire», saisissez le nom du nouveau groupe dans le champ prévu, puis cliquez sur le bouton «+». Le «tag» du groupe apparait au-dessus. Pour supprimer un groupe, sélectionnez le groupe dans la liste et faites-le glisser en maintenant le clique de votre souris dans la corbeille à droite. Toutes les références à ce groupe seront alors supprimées dans les informations des membres. Page 13

14 2. Ajouter un utilisateur dans un groupe Il existe deux méthodes pour ajouter un utilisateur dans un groupe : a. La première consiste à indiquer le groupe au moment de l édition du profil utilisateur (soit au moment de sa création, soit en cliquant sur le bouton «Modifier le membre» après avoir sélectionné celui-ci). A gauche de l écran, les groupes d ores et déjà créés apparaissent en gris par défaut, signifiant que le membre n appartient pas au groupe. Pour l associer à un groupe, il suffit de cliquer sur le «tag» correspondant. Celui-ci devient alors vert. Vous pouvez également ajouter un nouveau groupe directement depuis cette interface, en saisissant le nouveau nom dans le champ, et en cliquant sur le bouton «+». b. La seconde méthode ne nécessite pas l édition de chaque membre que vous souhaitez regrouper, mais vous permet de les définir plus rapidement directement depuis l onglet Annuaire. Il suffit en effet de sélectionner un groupe depuis l onglet «Annuaire» et de le faire glisser, en maintenant le bouton de la souris enfoncé, vers le cartouche du membre voulu dans la liste de gauche. Une fois le bouton de la souris relâché, le «tag» du groupe apparait dans le cartouche du membre, signifiant son appartenance au groupe. Page 14

15 3. Utilisation des groupes dans la recherche Vous pouvez désormais utiliser la notion de groupe pour faciliter toutes vos recherches de membres, en particulier lors de la détermination des destinataires d une newsletter ou d une collecte (cf. sections V et VI). Dans la liste des membres, cliquez sur le «tag» d un groupe sous le champ de recherche. Celui-ci apparait alors en vert, et seuls les membres appartenant à ce groupe apparaissent dans la liste. Vous pouvez filtrer votre recherche sur plusieurs groupes. Pour retirer le filtre de recherche sur un groupe, il suffit de cliquer sur le tag correspondant, qui redevient gris (inactif). Page 15

16 V. Gestion des articles Un article est composé d un titre, d un texte et peut être accompagné d une illustration. Il peut être destiné à être publié sur le site internet de l association, ou être réservé à tous ou certains membres. La création d un article peut être accompagnée de l envoi de mail pour inviter les membres sélectionnés à le lire s il est simplement publié sur le site. 1. Création d un nouvel article Depuis l accueil ou l onglet «Articles», cliquez sur le bouton «Ajouter un article». L écran suivant apparait : Dans la partie «résumé», vous devez saisir un titre pour votre article, et pouvez charger une illustration depuis votre ordinateur. Page 16

17 Vous devez ensuite définir les destinataires de l article : Si vous choisissez «Public», l article pourra être publié sur le site public de votre association Si vous choisissez «Tous les membres», l article ne pourra pas apparaitre sur le site de votre association, mais sera visible par tous les membres de votre annuaire dans leur espace personnel. Si vous cochez «Choisir les membres», vous pourrez sélectionner les destinataires parmi les membres de votre annuaire : cliquez sur les membres choisis pour les faire basculer dans la liste des destinataires. Seuls les membres choisis pourront voir l article dans leur espace personnel. Dans la liste de gauche, vous pouvez utiliser la recherche et le filtrage par groupe. Si vous cochez «Choisir les groupes», vous pourrez sélectionner tous les membres appartenant à un ou plusieurs groupes en cliquant sur le/les «tags» correspondants. Les groupes sélectionnés apparaissent alors en vert. Une case à cocher vous permet d accompagner la création de l article d un envoi de mail aux destinataires de l article. Cet contient alors un lien redirigeant vers l article complet. La colonne à droite de la fenêtre de création d article vous permet de pré-visualiser le rendu final de l article sur votre site internet. Il existe 5 modes de visualisation (vues «Liens», «Liens avec image», «Image», «Résumé» et «Complète» (voir la section V. Mise en page du site). En bas de l écran de création, un éditeur permet de rédiger le corps de l article. Vous pouvez y intégrer du texte et en modifier la police, la taille et la couleur, et insérer des liens hypertexte renvoyant vers un autre site internet. Modifier la taille et le style du texte Insérer des liens hypertexte Après avoir saisi les informations de l article, cliquez sur «Valider l article». Celui-ci apparait alors dans la colonne de gauche. Page 17

18 2. Recherche et modification d un article A tout moment, vous pouvez retrouver le détail d un article et le modifier : Depuis l accueil ou en cliquant sur l onglet «Articles», vous pouvez trouver un article dans la colonne de gauche, et affiner la recherche en saisissant une combinaison de lettre contenue dans son titre. En cliquant sur le cartouche de l article dans la liste, vous voyez apparaitre le détail de celui-ci dans l espace de droite. Cliquez sur le bouton «Modifier l article» pour faire apparaitre le même écran qu à la création de l article, dont vous pouvez changer l ensemble des paramètres. A la fin de la modification, cliquez sur le bouton «Valider l article» pour sauvegarder les modifications. Page 18

19 VI. Mise en page du site Ipab-Association vous permet de mettre en page un site internet public. Celui-ci est hébergé à une adresse de type A ce jour, deux types de publications peuvent être intégrées dans votre site : les articles ou campagnes d inscription («collectes»). Ces publications doivent par ailleurs avoir été définies comme «publiques» au moment du choix des destinataires. L espace d administration du site est accessible depuis l accueil, en cliquant sur le bouton «Mise en page du site» ou sur l onglet «Mon Site». 1. Espace de mise en page du site L espace de mise en page du site se présente sous la forme d une prévisualisation du site final, sur lequel sont superposés des panneaux d administration : Le panneau de gauche présente la liste de toutes les publications publiques que vous pouvez intégrer à votre site. Vous pouvez replier ce panneau en cliquant sur l icône «-» à droite du mot «Publications». A droite, des boutons permettent de gérer le cycle de vie de votre site : Le bouton «Accueil» vous permet de retourner dans votre espace d administration Le bouton «Réinitialiser» supprime l ensemble des modifications que vous avez effectuées depuis votre dernière sauvegarde. Page 19

20 Le bouton «Sauvegarder» vous permet de conserver un projet de mise en page du site et d apporter des changements plus tard. Le bouton «Prévisualiser» vous permet de voir le site tel qu il apparaitra auprès du grand public dans la configuration actuelle. Le bouton «Publier» vous permet de pousser les changements apportés. Les modifications sont alors visibles sur votre site public. 2. Modifier le fond d écran et le logo de l association sur le site Depuis l espace de mise en page du site, vous pouvez modifier le logo de votre association, en cliquant sur la photo correspondante en haut à gauche. Une fenêtre apparait alors vous permettant de charger une photo. Vous pouvez également rendre le logo invisible sur votre site en cliquant sur le petit «-» en haut à droite du logo. Pour changer la bannière (ou fond d écran), cliquez sur le bouton correspondant en haut à droite. modifier la bannière afficher/masquer le logo L écran suivant apparait. Vous pouvez choisir la bannière parmi les 10 proposées. Page 20

21 3. Intégrer et supprimer une publication sur le site Pour intégrer une publication sur le site, il vous suffit de la trouver dans la liste à gauche, et de la faire glisser en maintenant le clique de votre souris appuyé, jusqu à la position que vous souhaitez lui donner. Une fois mise en place sur le site, la publication disparait de la liste de gauche. Pour ôter une publication du site, cliquez sur la petite croix en haut à droite du cartouche de l article. La publication rejoint alors la liste de gauche. 4. Changez la position ou le mode de visualisation d une publication Une fois intégrée dans le site, vous pouvez modifier la position d une publication en la faisant «glisser» : cliquez sur son image et en maintenant le bouton de la souris appuyé, déplacez la publication. Une ombre verte permet de se faire une idée de la position effective lorsque vous lâcherez le bouton de la souris. Vous pouvez également modifier le mode d affichage d un article, entre les 5 «vues» proposées dans Ipab-Association. Par défaut, le mode d affichage est la «vue image». Page 21

22 Cliquez sur l icône «+» qui apparait au survol d une publication pour faire apparaitre les options possibles. Sélectionnez la vue choisie : l aperçu du site est alors mise à jour. NB ; La vue «Résumé» occupe deux colonnes du site. La «vue complète» occupe 4 colonnes, et sa hauteur s adapte selon la longueur de l article. Page 22

23 VII. Campagne d inscription et d encaissement Dans Ipab-Association, une campagne d inscription, également appelée «Collecte» est un type de publication permettant aux associations ayant souscrit à l option «Vente à Distance par Carte Bancaire» de recevoir des règlements en ligne (annuelle, participation à des événements, acquisition d'articles, etc). Pour les associations n ayant pas souscrit ce module, elle permet de recenser des inscriptions en ligne ou des promesses de vente, et d effectuer un suivi manuel. 1. Création d une campagne d inscription Depuis l accueil ou l onglet «Collectes», cliquez sur le bouton «Créer une collecte». L écran suivant apparait : Les champs «Titre», «Illustration», «Destinataires» et «Description», ainsi que le principe de la pré-visualisation sont les mêmes que pour un article. Deux champs supplémentaires doivent être remplis : Le champ «Echéance» permet d indiquer une date avant laquelle le paiement ou l inscription éventuelle est attendue. Page 23

24 Le champ «Montant» permet d indiquer le montant attendu. Selon la case que vous cochez, ce montant sera : «Suggéré», indiquant que l internaute pourra modifier ce montant s il le souhaite «Imposé», indiquant que l internet ne pourra pas modifier ce montant au moment du paiement/inscription. Après la création de la campagne, des s sont automatiquement envoyés aux destinataires pour les en informer. Le paiement ou inscription par un membre sont décrits dans la section VII. Espace personnel des membres. La recherche et la modification d une collecte s effectuent de la même manière que pour les articles. L intégration d une collecte publique s effectue de la même manière que pour les articles publics. 2. Suivi des encaissements et inscriptions Lorsque vous recherchez et sélectionnez une collecte, l écran suivant apparait : Vous pouvez y trouver un court résumé des informations importantes de la collecte (titre, montant collecté jusqu à présent, nombre de personnes invitées ayant participé, etc.). Le bouton «Modifier la collecte» ré-ouvre la fenêtre de création où vous pouvez en modifier l ensemble des paramètres. Le bouton «Relance globale» permet d envoyer un de rappel à l ensemble des personnes invitées n ayant pas encore participé. Page 24

25 Le tableau en bas de l écran donne un aperçu détaillé des participations de chaque personne invitée. Des boutons d action vous permettent de relancer individuellement par les participants, ou de saisir manuellement des règlements qui auraient été effectués par chèque, par exemple. On peut ainsi gérer des paiements partiels. Si votre association a souscrit à l option «Encaissement à distance par Carte Bancaire», les règlements effectués par les internautes sur votre site sont directement notifiés sur cet écran de suivi. Page 25

26 VIII. Espace personnel des membres L ajout d un membre dans l annuaire de l association entraine la création d un espace personnel sur Ipab Association. Le membre reçoit un d invitation contenant un lien, qui lui permet de définir son mot de passe. Celui-ci, accompagné de son adresse , servent d identifiant pour se connecter à l espace personnel 1. Navigation dans l espace personnel L espace personnel se présente de la façon suivante : Les onglets de navigation sont les suivants : L accueil L'onglet "Articles" permet permet d'accéder à l'ensemble des articles L onglet «Collectes» fournit une liste de toutes les collectes passées, ainsi que les nouvelles collectes pour lesquelles une action est attendue. L onglet «Articles» permet d accéder à l ensemble des articles réservés aux membres L onglet «Mon compte» permet la modification du profil de l utilisateur (changement de la photo, du numéro de téléphone et de l adresse), ainsi que la modification des identifiants (adresse et mot de passe) Page 26

27 2. Règlement ou notification d une participation par un membre Lorsqu il est invité à participer à une collecte, un membre reçoit un contenant un lien vers la fiche détaillée de cette collecte dans son espace personnel. Cette fiche détaillée reprend une description de la collecte (titre, illustration, date d échéance, etc.) ainsi qu un module lui permettant de notifier sa participation. Si son association a souscrit à l option «Encaissement à distance», il peut directement effectuer un règlement par carte bancaire. Il lui suffit alors d indiquer le montant et de cliquer sur le bouton «Payer». Il est alors redirigé vers l espace sécurisé CyberPlus Paiement des banques populaires où il devra saisir ses identifiants carte bancaire avant d être redirigé vers son espace personnel. Page 27

28 IX. Autres informations 1. Changement du mot de passe Le membre ou l administrateur peuvent modifier leur mot de passe depuis leur espace personnel, en se rendant dans l onglet «Mon Compte» et la section «Modifier mon mot de passe». 1 2 Pour effectuer la modification du mot de passe, vous devez d abord saisir votre ancien mot de passe, puis définir le nouveau dans le second cadre. Une fois ces deux informations définies, cliquez sur le bouton «Sauvegarder». 2. Récupération du mot de passe / mot de passe perdu En cas d oubli du mot de passe, vous pouvez le récupérer facilement : rendez-vous sur l écran de connexion et cliquez sur le lien «Mot de passe oublié?» Page 28

29 Il vous est alors demandé de saisir votre adresse d identification, et de recopier les caractères figurant dans une image (cette dernière étape étant nécessaire pour éviter de recevoir trop de sollicitations de robots). Le site vérifie alors que vous disposez bien d un compte actif sur Ipab-Association. Le cas échéant, un vous est envoyé, contenant un lien qui permet de régénérer le mot de passe. 3. Changement de l adresse de l administrateur En cas de changement d administrateur ou d adresse , vous pouvez effectuer la modification depuis votre espace administration, en vous rendant dans l onglet «Mon Compte» puis en cliquant sur la section «Modifier mon mot de passe» à gauche. Page 29

30 1 2 Vous devez saisir votre nouvelle adresse , ainsi que votre mot de passe, puis cliquer sur le bouton «Valider le changement». Un est alors envoyé à la nouvelle adresse, contenant un lien de validation. Le changement d adresse n est effectif qu après que ce lien ait été activé. Page 30

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