Ecran principal à l ouverture du logiciel

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1 MANUEL D UTILISATION PLATEFORME SMS Félicitations pour avoir choisi notre plateforme d envoi de SMS. Le logiciel est très simple d utilisation et intuitif. Avec ce logiciel vous êtes libre de créer vos messages et de les envoyer à qui vous le souhaiter quand vous le souhaitez. Ce manuel a pour but de vous donner quelques informations afin de vous aider lors de vos premiers envois de SMS. Ecran principal à l ouverture du logiciel Sélection ou désélection des contacts pour l envoi Modification d un contact Création d un contact Suppression d un contact Cadre d écriture du message Envoyer un message à un seul destinataire Tout d abord vous devez créer votre contact s il n existe pas dans la liste des destinataires. Pour le créer, cliquez sur l icône «Ajouter un destinataire». Une fois le contact créé, il vous suffit de le sélectionner en cliquant une fois dessus puis de cliquer sur la flèche. Le contact est ajouté dans le cadre de droite avec son nom et son numéro de mobilis. Le Mode d envoi sélectionné doit être «Envoi simple». Ensuite il ne vous reste plus qu à écrire votre message SMS. Attention, le message ne doit pas dépasser 160 caractères. Le nombre de caractères utilisé s affiche en bas de la fenêtre «Message». Nous vous conseillons aussi d éviter les caractères spéciaux dans le message.

2 Une fois que vous êtes satisfait de votre message, il ne vous reste plus qu à cliquer sur l icône «Envoyer». La confirmation du message envoyé s affichera en bas à gauche de l écran du logiciel. Envoyer un message à plusieurs destinataires Si vous souhaitez envoyer un SMS à plusieurs personnes vous avez deux options. 1) Vous saisissez manuellement les contacts en Ajoutant de nouveaux destinataires. Cette option est valable lorsque vous avez peu de destinataires à créer. Sélectionnez «Envoi groupé» comme mode d envoi puis cliquez sur la flèche 1 pour envoyer le SMS à tous vos destinataires ou utilisez la flèche 2 pour sélectionner les destinataires un par un dans votre liste de contacts. Puis créez votre message et cliquez sur «Envoyer».

3 Flèche 2 Sélection des contacts 1 par 1 Flèche 1 Sélection de tous les contacts de la liste Supprimer de la liste d envoi 1 contact ou tous les contacts 2) Vous souhaitez intégrer vos contacts à partir d un fichier excel. Cliquez sur l onglet «Préparation de liste». Un nouvel écran s affiche. Cliquez sur «Intégration EXCEL».

4 Sélectionnez dans l arborescence l emplacement de votre fichier et votre fichier. Attention. Voici quelques conseils pour la création de votre fichier Excel. Tout d abord assurez vous d avoir 3 colonnes dans votre fichier. Avec en Colonne A l intitulé NOM, en colonne B l intitulé Prenom et en Colonne C l intitulé NUMERO. Si vous ne souhaitez pas mettre le Nom et Prénom des personnes, vous pouvez simplement mettre une lettre sur toutes les lignes ou vous avez un numéro, dans les colonnes A et B. Une fois votre fichier prêt, sauvegardez le et fermez le. Si le fichier est ouvert l intégration dans le logiciel d envoi de SMS ne pourra pas se faire.

5 Une fois que vous avez sélectionné votre fichier et cliqué sur «Ouvrir», l intégration se fait. Si des numéros sont inutilisables (numéro fixe ou il n y a pas 6 chiffres) ils sont qualifiés de rejets et vous les verrez apparaître à l écran. Une fois cette étape réalisée, retournez dans l écran principal en cliquant sur l onglet «Gestionniaire d envoi». Vous verrez à l écran tous les destinataires de votre fichier Excel.

6 Et procédez à l envoi groupé comme décrit dans l option 1. On vous indiquera le nombre de destinataires sélectionnés et le nombre de messages qui ont effectivement été envoyés. Création de messages prédéfinis Si vous avez des messages qui reviennent souvent et que vous souhaitez conserver pour réutiliser plus tard, vous pouvez créer des messages prédéfinis. Cliquez sur le rond bleu au niveau des messages. La fenêtre «Liste des messages prédéfinis» apparaît. Sélectionnez une ligne vierge pour créer un nouveau message type ou un message existant pour le modifier. Une fois que le message est prêt, cliquez sur l icône en bas à droite de l écran pour le sauvegarder et revenir à l écran principal.

7 Pour sélectionner un message que vous avez déjà crée, il vous suffit de cliquer sur le message et il s affichera automatiquement dans la fenêtre «Message».

8 Vous pouvez aussi créer d autres messages en cliquant dans la fenêtre principale sur «Autre(s) message(s)». La fenêtre ci-dessous apparaît. Ajouter un message Sélectionner un message à envoyer Quitter Supprimer un message existant Pour créer un nouveau message cliquez sur «Ajouter un message». Saisissez votre texte (max. 160 caractères) et sauvegardez le en cliquant sur «Quitter». Pour sélectionner un message dans cette liste, il vous suffit de cliquer sur «Sélectionner un message à envoyer». Le message apparaît dans l écran principal. Quelques astuces pour votre message Pour personnaliser votre message, vous pouvez par exemple inclure de façon automatique le nom et/ou prénom du destinataire dans le message. ##NOM## => ajouter le nom de la personne ##PRENOM## => ajouter le prénom de la personne ##INFO1## => ajouter le texte du le champs INFO1 (ça peut être la civilité par exemple : M, Mme, Mlle) Donc si on a : NOM PRENOM N Mobilis INFO1 INFO2 DUPONT JEAN M. 16h On peut faire le message suivant : ##INFO1## ##NOM##, merci de ne pas oublier notre rendez-vous de ##INFO2##. Le SMS reçu par M. Dupont sera le suivant : M. DUPONT, merci de ne pas oublier notre rendez-vous de 16h.

9 Plateforme de suivi des envois Pour visionner le nombre de SMS envoyés, vous pouvez aller sur la plateforme SWAPCOM. Pour y accéder, il faut insérer l url suivante dans votre navigateur : Saisissez ensuite le login et mot de passe qui vous ont été fournis. Puis cliquez sur «Message», sur la gauche, pour obtenir cet écran.

10 Puis sur «Suivi». Vous arrivez sur cette fenêtre, là il ne vous reste plus qu à sélectionner les dates de votre recherche et cliquer sur la flèche.