Fiches d aide à l utilisation

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1 alece.amd92.fr Un service proposé et géré par

2 Liste des fiches d aide Fiche A. Se connecter à la plateforme... p. 3 Fiche B. Obtenir un code d accès pour la plateforme... p. 4 Fiche C. Rechercher des informations sur un élu, un collaborateur d élu, un organisme ou une commission départementale... p. 6 Fiche D. Proposer une modification des données... p. 8 Fiche E. Proposer le rajout d un nouvel élu ou d un nouveau collaborateur d élu... p. 10 Fiche F. Imprimer un annuaire ou des listings au format pdf... p. 12 Fiche G. Modifier une photographie ou un logo... p. 14 Fiche H. Modifier le mandat d un élu ou le rôle d un collaborateur... p. 16 Fiche I. Accéder aux fichiers et documents de travail d une commission... p. 18 Fiche J. Partager un fichier pour une commission d étude... p. 19 Fiche K. Suivre mon organisme... p. 22 2

3 Fiche A. Se connecter à la plateforme Étape 1. Dans la barre d adresse de votre navigateur, saisissez alece.amd92.fr Une fois la page chargée, une fenêtre de demande d identification apparaît par dessus la fenêtre principale. Étape 2. Dans la partie droite de la fenêtre d identification, saisissez votre identifiant et votre code d accès. Si vous ne disposez pas d un code d accès, merci de vous référer à la fiche suivante. Étape 3. Si vous n êtes pas sur un ordinateur public, vous pouvez cocher la case Se souvenir de moi afin d être automatiquement connecté lors de votre prochaine visite Afin que cette option fonctionne correctement, votre navigateur Internet doit accepter les cookies. Merci de contacter votre administrateur réseau si ce n est pas le cas. Étape 4. Cliquez sur le bouton S identifier En cas de message d erreur, vérifiez que votre clavier numérique est activé et que la touche majuscules du clavier n est pas active. Si le problème persiste, reportez-vous à la fiche suivante afin de renouveler votre code d accès. 3

4 Fiche B. Obtenir un code d accès pour la plateforme L usage de la plateforme est ouverte au grand public sans code d accès. Cependant, certaines données telles que les coordonnées de contact des personnes ou certaines fonctionnalités telles que l impression ou les propositions de modification nécessitent une identification préalable. Étape 1. Dans la barre d adresse de votre navigateur, saisissez alece.amd92.fr Une fois la page chargée, une fenêtre de demande d identification apparaît par dessus la fenêtre principale. Étape 2. Sur la fenêtre d identification, cliquez sur le lien Demander un accès en bas à droite afin d afficher le formulaire de contact Étape 3. Sur le formulaire de contact : Remplissez le champs Nom avec votre nom complet Remplissez le champ Adresse avec votre adresse professionnelle ou officielle Pour des raisons de sécurité, les adresses s personnelles (Gmail, Hotmail, Free...) ne sont pas acceptées. Dans la liste Objet, sélectionnez Demander un code d accès Dans la zone Message, indiquez l organisme auquel vous appartenez et indiquez vos fonctions 4

5 Étape 4. Cliquez sur le bouton Envoyer Un administrateur se chargera d étudier votre demande et vous recevrez alors votre code d accès par dans les jours qui suivent. Notez qu il est possible que votre messagerie considère l de réponse comme un courrier indésirable ; merci donc de vérifier ce dossier dans votre boîte de réception. Si vous n avez pas reçu de réponse sous 10 jours ouvrés, vous pouvez répéter la procédure en portant une attention particulière à l exactitude de l adresse que vous indiquez pour vous répondre. 5

6 Fiche C. Rechercher des informations sur un élu, un collaborateur d élu, un organisme ou une commission départementale Étape 1. Connectez-vous et identifiez-vous sur la plateforme ALECE (voir Fiche A) Il n est pas obligatoire de vous identifier avec votre code d accès pour rechercher des informations mais sans identification préalable certaines données ne seront pas affichées et certaines fonctionnalités seront restreintes. Étape 2. Sur la page d accueil, cliquez au choix sur : Les élus pour afficher les maires, les maires adjoints, les conseillers municipaux... Les collaborateurs d élus pour afficher les directeurs généraux des services, les directeurs de cabinet, les directeurs fonctionnels... Les organismes pour afficher les mairies, les communautés d agglomération... Les commissions départementales pour afficher les commissions d étude départementales auxquelles participent les élus Les territoires pour afficher les communes, les cantons, intercommunalités... Une fois la page correspondant à votre demande chargée, un formulaire de recherche vous permettant de préciser votre demande apparaît. Étape 3. Sur le formulaire de recherche qui s affiche, remplissez les critères correspondant à vos besoins Le nombre de résultats correspondant à vos critères de recherche s affiche en direct en bas du formulaire. 6

7 Étape 4. Cliquez sur le bouton Afficher en bas du formulaire de recherche Pour réafficher par la suite le formulaire de recherche, cliquez sur le bouton Recherche sur la droite de la page. 7

8 Fiche D. Proposer une modification des données Étape 1. Connectez-vous et identifiez-vous sur la plateforme ALECE (voir Fiche A) Pour proposer une modification, vous devez nécessairement vous identifier avec votre code d accès. Étape 2. Recherchez l élu, le collaborateur ou l organisme que vous voulez modifier (voir Fiche C) Étape 3. Sur la fiche correspondant à la personne ou à l organisme que vous voulez modifier, cliquez sur l icône représentant un stylo en haut à droite Si cette icône n est pas visible, c est que vous ne vous êtes pas préalablement identifié (voir Fiche A) ou que votre code d accès ne vous permet pas de proposer de modification. Étape 4. Sur le formulaire de proposition de modification, remplissez un a un les différents onglets en haut de page Étape 5. Une fois les modifications effectuées, cliquez sur le bouton Valider en bas de page Une fenêtre de demande de renseignements s affiche pour vous permettre d expliquer votre proposition. Étape 6. Sur la fenêtre de demande de renseignements : 8

9 Sélectionnez le motif expliquant au mieux les raisons de votre proposition Indiquez votre nom et votre adresse afin de pouvoir être recontacté en cas de besoin d informations complémentaires Vous pouvez apporter des commentaires pour expliquer les raisons de votre proposition Vous pouvez demander à recevoir un lorsque votre proposition sera acceptée par l administrateur de la plateforme en cochant la case en bas de la fenêtre Étape 7. Cliquez sur le bouton Valider sur la fenêtre de demande de renseignements Votre proposition sera étudiée par l administrateur de la plateforme dans les semaines suivant votre demande. 9

10 Fiche E. Proposer le rajout d un nouvel élu ou d un nouveau collaborateur d élu Étape 1. Connectez-vous et identifiez-vous sur la plateforme ALECE (voir Fiche A) Pour effectuer une proposition de rajout, vous devez nécessairement vous identifier avec votre code d accès. Étape 2. Sur la page d accueil, cliquez au choix sur : Les élus pour proposer le rajout d un maire, d un maire adjoint, d un conseiller municipal... Les collaborateurs d élus pour proposer le rajout d un directeur général des services, d un directeur de cabinet, d un directeur fonctionnels.. Étape 3. Une fois la page chargée, si un formulaire de recherche apparaît, cliquez sur le bouton Annuler en bas Étape 4. Sur la page, cliquez sur le bouton Nouveau sur la colonne de droite Si ce bouton n est pas visible, c est que vous ne vous êtes pas préalablement identifié (voir Fiche A) ou que votre code d accès ne vous permet pas de proposer un rajout. Étape 5. Sur le formulaire de proposition de rajout, remplissez un a un les différents onglets en haut de page 10

11 Étape 6. Une fois les modifications effectuées, cliquez sur le bouton Valider en bas de page Une fenêtre de demande de renseignements s affiche pour vous permettre d expliquer votre proposition. Étape 7. Sur la fenêtre de demande de renseignements : Sélectionnez le motif expliquant au mieux les raisons de votre proposition Indiquez votre nom et votre adresse afin de pouvoir être recontacté en cas de besoin d informations complémentaires Vous pouvez apporter des commentaires pour expliquer les raisons de votre proposition Vous pouvez demander à recevoir un lorsque votre proposition sera acceptée par l administrateur de la plateforme en cochant la case en bas de la fenêtre Étape 8. Cliquez sur le bouton Valider sur la fenêtre de demande de renseignements Votre proposition sera étudiée par l administrateur de la plateforme dans les semaines suivant votre demande. 11

12 Fiche F. Imprimer un annuaire ou des listings au format pdf Étape 1. Connectez-vous et identifiez-vous sur la plateforme ALECE (voir Fiche A) Pour pouvoir effectuer une impression, vous devez nécessairement vous identifier avec votre code d accès et disposer de l autorisation d imprimer. Étape 2. Effectuez une recherche sur la plateforme (voir Fiche C) pour afficher les données que vous voulez imprimer Seules les données issues du résultat de votre recherche seront imprimées. Étape 3. Sur la page de résultats, cliquez sur le bouton Imprimer sur la colonne de droite Si ce bouton n est pas visible, c est que vous ne vous êtes pas préalablement identifié (voir Fiche A) ou que votre code d accès ne vous permet pas d effectuer une impression. Étape 4. Sur la fenêtre vous proposant différents choix d impression, sélectionnez le format désiré 12

13 Étape 5. Cliquez sur le bouton Imprimer en bas de la fenêtre d impression Une fenêtre d attente vous indique que la création du fichier est en cours ; elle se ferme automatiquement une fois le fichier prêt au téléchargement. Le temps d attente dépend du nombre de fiches que vous voulez imprimer. 13

14 Fiche G. Modifier une photographie ou un logo La plateforme ALECE propose un outil performant afin de recadrer, d adapter et de redimensionner automatiquement les photographies et images que vous soumettez. Étape 1. Recherchez la personne ou l organisation concernée et ouvrez la fenêtre de modification (voir Fiche D premières étapes) La démarche est similaire si vous proposez un nouvel élu ou collaborateur d élu. Étape 2. Dans la zone ou l onglet de photographie, cliquez sur le bouton Modifier Attention, vous devez impérativement disposer de l autorisation des ayant-droits de la photographie ou du logo que vous allez télécharger sur la plateforme. Étape 3. Sélectionnez l image à télécharger depuis votre ordinateur Il est déconseillé d utiliser des images de dimensions trop petites (moins de 150 pixels sur 150 pixels) car la qualité finale ne sera pas suffisante. Les images trop larges seront quant à elles automatiquement redimensionnées. Les formats d image autorisés sont les formats standards : JPG, BMP, GIF, PNG... Étape 4. Patientez durant le téléchargement de l image et l ouverture de la fenêtre vous permettant de la recadrer La durée d attente dépend de la taille de votre image et de la vitesse de votre connexion Internet. Étape 5. Utilisez la partie gauche pour recadrer l image en déplaçant ou en redimensionnant le cadre en pointillées par dessus l image Un aperçu de l image finale recadrée vous est proposé sur la droite de la fenêtre. 14

15 Étape 6. Une fois l image correctement recadrée, cliquez sur le bouton Valider Pour un logo, centrez le horizontalement et verticalement en laissant une petite marge sur les côtés. Pour une personne, coupez au niveau du buste, laissez un faible espace au dessus de la tête et centrez la personne. Il est conseillé de visualiser des photographies déjà présentes sur le site afin de soumettre une image semblable aux autres. Étape 7. Continuez les modifications sur la fiche de la personne ou de l organisme concerné puis validez la proposition (voir Fiche D dernières étapes) 15

16 Fiche H. Modifier le mandat d un élu ou le rôle d un collaborateur Étape 1. Recherchez la personne ou l organisation concernée et ouvrez la fenêtre de modification (voir Fiche D premières étapes) Étape 2. Sur la page d édition, sélectionnez l onglet correspondant à la modification que vous voulez effectuer Étape 3. Vous pouvez alors gérer les relations : Pour supprimer une relation, cliquez sur l icône en forme de moins rouge sur la droite de la relation concernée Pour modifier une relation, cliquez sur l icône en forme de stylo sur la droite de la relation concernée Pour ajouter une nouvelle relation, cliquez sur le bouton Ajouter en dessous de la liste Étape 4. Lorsque vous ajoutez une nouvelle relation, une fenêtre vous permet de sélectionner avec qui la créer en cliquant sur l icône en forme de plus bleu sur la droite de l élément concerné Étape 5. Complétez alors le formulaire qui s affiche et cliquez sur le bouton Valider 16

17 Vous pouvez effectuer une recherche dans la liste en indiquant une partie du nom recherché dans Filtrer sur le nom puis en cliquant sur Filtrer. Étape 6. Remplissez le formulaire en répondant aux différentes questions Étape 7. Cliquez sur le bouton Valider Étape 8. Continuez les modifications sur la fiche de la personne ou de l organisme concerné puis validez la proposition (voir Fiche D dernières étapes) 17

18 Fiche I. Accéder aux fichiers et documents de travail d une commission Étape 1. Connectez-vous et identifiez-vous sur la plateforme ALECE (voir Fiche A) Pour télécharger certains fichiers, vous devez nécessairement vous identifier avec votre code d accès. Étape 2. Recherchez la commission d étude pour laquelle vous voulez accéder aux fichiers téléchargeables (voir Fiche C) Étape 3. Au sein de la fiche correspondant à la commission voulue, cliquez sur l icône représentant une loupe en face de la ligne Fichiers à consulter Si cette icône n est pas visible, c est que vous ne vous êtes pas préalablement identifié (voir Fiche A) ou que votre code d accès ne vous permet pas de télécharger des fichiers. Si aucun fichier n est disponible pour la commission, l icône de consultation n est alors pas visible Étape 4. Si vous recherchez un fichier en particulier, vous pouvez utiliser le moteur de recherche en cliquant sur le bouton Recherche situé sur la colonne de droite Étape 5. Dans la liste des fichiers pour la commission, cliquez sur le titre ou l icône du fichier à télécharger 18

19 Fiche J. Partager un fichier pour une commission d étude Étape 1. Connectez-vous et identifiez-vous sur la plateforme ALECE (voir Fiche A) Pour proposer un nouveau fichier, vous devez nécessairement vous identifier avec votre code d accès. Étape 2. Recherchez la commission d étude pour laquelle vous voulez proposer un fichier au téléchargement (voir Fiche C) Étape 3. Au sein de la fiche correspondant à la commission voulue, cliquez sur l icône représentant un plus en face de la ligne Fichiers à consulter Si cette icône n est pas visible, c est que vous ne vous êtes pas préalablement identifié (voir Fiche A) ou que votre code d accès ne vous permet pas de proposer de nouveaux fichiers. Étape 4. Sur la page listant les fichiers pour les commissions, cliquez sur le bouton Nouveau sur la colonne de droite Si cette icône n est pas visible, c est que vous ne vous êtes pas préalablement identifié (voir Fiche A) ou que votre code d accès ne vous permet pas de proposer de nouveaux fichiers. Étape 5. Dans la fenêtre qui s ouvre, sélectionnez le fichier sur votre disque dur et cliquez sur le bouton OK, Ouvrir ou Valider Vous ne pouvez proposer que des fichiers au format standard (documents texte, images, tableaux...) et d une taille limitée. En cas de problème, vous pouvez compresser votre fichier. 19

20 Vous devez impérativement disposer du droit de publier et diffuser le fichier que vous proposez. Étape 6. Sur la fenêtre vous demandant des informations sur le fichier, compléter les différents champs puis cliquez sur le bouton Valider Étape 7. Sur la fenêtre de demande de renseignements : Sélectionnez le motif expliquant au mieux les raisons de votre proposition Indiquez votre nom et votre adresse afin de pouvoir être recontacté en cas de besoin d informations complémentaires Vous pouvez apporter des commentaires pour expliquer les raisons de votre proposition»» Vous pouvez demander à recevoir un lorsque votre proposition sera acceptée par l administrateur de la plateforme en cochant la case en bas de la fenêtre 20

21 Étape 8. Cliquez sur le bouton Valider sur la fenêtre de demande de renseignements Votre proposition sera étudiée par l administrateur de la plateforme dans les semaines suivant votre demande. 21

22 Fiche K. Suivre mon organisme Seuls les organismes ayant reçu code d accès spécifique peuvent accéder à leur page de suivi. Vous pouvez demander cet accès par . Étape 1. Connectez-vous et identifiez-vous sur la plateforme ALECE (voir Fiche A) avec votre accès de référent Étape 2. Cliquez sur le bouton Suivre qui est apparu en bas de la page d accueil Vous retrouverez par la suite un lien Suivi organisme en bas de chaque page du site. Étape 3. La page dédiée à votre organisme qui s ouvre vous permet d avoir une vue d ensemble : Pour modifier les informations relatives à votre organisme, à un élu ou à un collaborateur d élu, cliquez sur l icône en forme de stylo sur la droite de la fiche concernée Le pourcentage coloré sur la gauche des différentes fiches indique le taux de remplissage des fiches. Une indication s affiche lorsque des propositions de modification sont déjà en cours d étude par l administrateur pour votre organisme. Elles ont pu être soumises par vous ou par d autres utilisateurs. Pour rajouter un nouvel élu ou un nouveau collaborateur, cliquez sur le bouton Ajouter en bas de page»» Pour supprimer un élu ou un collaborateur, cliquez sur l icône en forme de stylo sur la droite de la fiche concernée puis une fois sur le formulaire, cliquez sur la croix de suppression en bas de page 22

23 Un lien en bas de la page de suivi vous permet de modifier vos coordonnées, votre identifiant et votre mot de passe. Si ce lien n est pas visible c est que votre compte ne peut pas être modifié Les coordonnés que vous indiquez sont susceptibles d être communiquées aux utilisateurs souhaitant proposer des modifications concernant votre organisme Un lien en bas de page vous permet de trouver les coordonnées des référents des autres organismes 23

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