BR-Docs guide d applications mobile Android

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2 Table des matières Guide d applications mobile Android Application Android... Spécifications... Se connecter à l application...2 Naviguer dans les répertoires...3 Dashboard Espaces de travail...6 Ajouter un dossier ou un document...2 Actions pouvant être réalisées sur un document...6 Rechercher un document...22 Liste des tâches...24 Compte-rendu de réunion (tablette uniquement)...26 Paramètres...37 i

3 Guide d applications mobile Android BR-Docs Mobile App, une application de gestion de documents, vous permet d améliorer la collaboration à distance avec vos groupes de travail (collègues, partenaires, fournisseurs, clients) en utilisant des espaces privés dédiés au partage d informations. Spécialement conçue pour les smartphones et tablettes Android, BR-Docs Mobile App vous permet de rechercher, d afficher et de partager tous vos documents de façon sécurisée, à tout moment et où que vous soyez. Application Android Fonctionnalités : Les fonctionnalités tactiles de vos appareils mobiles vous permettent d accéder à vos documents importants. Chargez les documents depuis votre smartphone ou tablette pour pouvoir les consulter ultérieurement, lorsque vous n avez accès ni à un réseau cellulaire ni à une connexion Wi-Fi. Consultez la section ci-dessous pour connaître les types de fichiers pris en charge. Vous pouvez directement classer dans le dossier de votre espace de travail BR-Docs les photos prises depuis votre appareil mobile. Les clients peuvent utiliser la fonctionnalité tactile pour signer vos documents commerciaux (devis, bons de livraison, etc.). Grâce aux fonctionnalités de communication intégrées ( , lien sécurisé, etc.), vous pouvez aisément transférer vos documents à des tiers. Créez et animez des fils de discussions sur vos documents stratégiques. Grâce à BR-Docs Mobile App, vos documents seront toujours disponibles, que vous soyez au bureau ou en déplacement professionnel. Spécifications Prérequis : Une plate-forme collaborative de gestion de documents BR-Docs Compatibilité du produit : Android 2.2 ou ultérieur Taille : 5,2 Mo Types de fichiers pris en charge : Images (png, jpeg, jpg, tiff, gif, bmp ) Office (Word, Excel, PowerPoint ) Films (.mov,.mp4, ) Formats divers

4 Chapitre Se connecter à l application Pour vous connecter à BR-Docs Mobile App depuis votre smartphone ou tablette Android, lancez l application en touchant l icône de l écran d accueil. Une fois la fenêtre ouverte, renseignez les champs requis : votre nom d utilisateur et votre mot de passe. IMPORTANT Contrairement au champ , le mot de passe est sensible à la casse. Une fois tous les champs renseignés, touchez le bouton. 2

5 Guide d applications mobile Android Naviguer dans les répertoires Accéder aux documents Pour naviguer dans les dossiers et documents, touchez l onglet écran. en haut à gauche de votre Une barre de navigation apparaît (sur la gauche sur les tablettes) et les répertoires contenant vos différents dossiers et fichiers s affichent. Vous pourrez ensuite parcourir les dossiers et sous-dossiers afin de naviguer dans vos documents en touchant le répertoire correspondant. 3

6 Chapitre Faites glisser votre doigt vers le haut ou le bas afin de parcourir les éléments de la liste. Afficher un document Lorsque vous touchez un fichier (PDF ou image), un aperçu s affiche dans la fenêtre de droite. Touchez dans la fenêtre de droite. 4

7 Guide d applications mobile Android 5

8 Chapitre Dashboard Espaces de travail Naviguer dans les espaces de travail L écran d accueil des espaces de travail s affiche. Dans chaque espace de travail, vous trouverez des informations plus détaillées, comme illustré ci-dessous : 6

9 Guide d applications mobile Android John Smith s Workspace : nom de l espace de travail : indique le nombre d utilisateurs enregistrés dans l espace de travail. : indique le nombre de documents enregistrés dans l espace de travail. : indique le nombre de commentaires enregistrés dans l espace de travail. Rechercher un espace de travail Vérifiez que vous vous trouvez dans l onglet. Sur cet écran, il vous suffit de saisir les mots-clés dans la barre de recherche pour rechercher l espace de travail souhaité : L espace de travail s affichera automatiquement sur la droite de l écran. 7

10 Chapitre Parcourir un espace de travail Touchez l espace de travail. Il s ouvrira et l écran ci-dessous s affichera. 8

11 Guide d applications mobile Android Sélectionnez l une des sections disponibles pour afficher des informations plus détaillées. Liste des activités récentes Toutes les activités ayant eu lieu dans l espace de travail sont répertoriées ici. La date et l heure de ces activités, ainsi que les détails de l utilisateur qui les a créées, sont affichés. Liste des commentaires Vous pouvez afficher la liste des commentaires de l espace de travail. Liste des documents Contient tous les documents ayant été ajoutés à l espace de travail. 9

12 Chapitre Afficher les documents de l espace de travail Pour afficher l espace de travail et les documents qu il contient, touchez Explorer. Cette action vous renverra automatiquement à l onglet, où vous pourrez parcourir les dossiers et documents de l espace de travail. 0

13 Guide d applications mobile Android Touchez le dossier à afficher. Tous les documents du dossier s afficheront. Touchez le document que vous souhaitez consulter pour en afficher un aperçu.

14 Chapitre Ajouter un dossier ou un document Pour ajouter un dossier ou un document, placez-vous dans le répertoire souhaité, puis touchez l icône située en haut de l écran. Ajouter un dossier Pour ajouter un dossier, touchez l icône. Saisissez ensuite le nom souhaité pour le nouveau dossier. 2

15 Guide d applications mobile Android Confirmez en touchant. 3

16 Chapitre IMPORTANT BR-Docs Mobile App n est pas sensible à la casse. Vous ne pouvez donc pas créer deux dossiers portant le même nom avec une combinaison différente de majuscules/minuscules. Exemple : «factures» et «FACTURES» seront donc considérés comme un seul et même nom de dossier. Ajouter un document (PDF ou image) Vous pouvez par exemple ajouter une photo de la galerie photo de votre appareil mobile en touchant l icône. Choisissez une image stockée sur votre appareil. Saisissez ensuite le nom souhaité pour cette image. 4

17 Guide d applications mobile Android Si l image que vous avez sélectionnée correspond à une règle de classement existant dans votre plate-forme BR-Docs en ligne, vous pouvez activer l indexation, puis choisir la règle souhaitée. Renseignez à présent les différents champs avec des métadonnées : Document type (Type du document) Document date (Date du document) Document issuer (Émetteur du document) Comment (Commentaire) Validez votre choix en touchant, en bas à droite. 5

18 Chapitre Actions pouvant être réalisées sur un document Ajouter un document BR-Docs Mobile App vous permet par exemple de classer les photos prises directement depuis votre appareil mobile, et ainsi de les mettre immédiatement à disposition de votre équipe (employés, collègues, partenaires, fournisseurs, clients). Consultez la section Ajouter un dossier ou un document. Discussion sur un document Avec BR-Docs Mobile App, vous pouvez créer et animer des fils de discussions sur vos documents. Cette fonctionnalité permet de communiquer avec d autres personnes à propos d un document enregistré dans un espace privé virtuel. Pour créer un fil de discussions, commencez par ouvrir le document souhaité. Touchez dans la barre située au-dessus de l aperçu du document. Cette page s affichera si votre document comporte déjà des commentaires. 6

19 Guide d applications mobile Android Pour créer un nouveau commentaire, touchez l icône et ajoutez votre commentaire comme illustré. Validez-le en touchant. Une fois votre commentaire ajouté, l icône indique le nombre de commentaires publiés sur le document. Tous les utilisateurs ayant accès au document pourront voir votre commentaire, publier une réponse et apporter leur propre contribution sous forme de commentaires. Pour répondre à un commentaire, touchez l icône sur la droite de ce commentaire, puis saisissez le vôtre. Une fois votre commentaire rédigé, touchez l icône. 7

20 Chapitre Votre commentaire est ajouté. 8

21 Guide d applications mobile Android Partager un document BR-Docs Mobile App vous permet de transférer vos documents à des tiers grâce aux fonctions de communication intégrées (distribution par , publication dans d autres applications). Envoyer un document par Pour envoyer un document par , sélectionnez-le dans l interface des documents, puis touchez dans la barre située au-dessus de l aperçu du document. Touchez l icône. 9

22 Chapitre Saisissez l adresse du destinataire et l objet de l , puis touchez le bouton en haut. Ouvrir un document dans une autre application Pour ouvrir un document dans une autre application de votre appareil mobile, sélectionnez ce document dans l interface de navigation, puis touchez dans la barre située en haut. Choisissez l application souhaitée dans la liste des applications installées sur votre appareil. 20

23 Guide d applications mobile Android Imprimer un document Pour imprimer un document, sélectionnez-le dans l interface de navigation, puis touchez dans la barre située au-dessus de l aperçu du document. Exemple : Sélectionnez l imprimante en touchant, puis choisissez le nombre de copies à imprimer. Enfin, touchez. Télécharger un document Dans BR-Docs Mobile App, lorsque vous consultez un document, il est automatiquement enregistré dans le cache (l historique) de votre appareil. Vous pouvez ensuite le consulter lorsque votre appareil n est pas connecté à Internet/à un réseau Wi-Fi, ou lorsqu il est en mode «avion». 2

24 Chapitre Rechercher un document Vous pouvez rechercher un dossier ou un document depuis n importe quelle page, en touchant simplement l icône en haut à droite de l écran. Saisissez ensuite un ou plusieurs mots ou caractères dans le champ de recherche, puis touchez sur votre clavier tactile pour lancer la recherche. 22

25 Guide d applications mobile Android REMARQUE Vous pouvez rechercher des dossiers ou documents en fonction des mots présents dans : Leur titre Leur contenu Leurs propriétés Une fois la recherche terminée, les résultats correspondant à votre demande sont présentés sous forme de liste dans la barre de navigation de gauche. Faites glisser votre doigt vers le haut ou le bas afin de parcourir les éléments de la liste. Vous pouvez afficher chaque document en le sélectionnant dans la liste. 23

26 Chapitre Liste des tâches Dès qu un utilisateur attribue un document ou le contenu d un dossier à un autre utilisateur depuis la plate-forme en ligne BR-Docs, le document s affiche dans sa liste de tâches à traiter. Une tâche est donc un document qu un utilisateur doit «traiter» pour le classer. Accéder aux tâches Pour afficher et traiter des documents, touchez l icône en haut à gauche de l écran. La liste des documents qui vous ont été affectés s affiche dans la barre de gauche. Touchez un document à traiter afin de l afficher. Exemple : 24

27 Guide d applications mobile Android Traiter une tâche Pour traiter la tâche, signez simplement le document avec votre doigt dans la zone de signature. Validez-le en touchant. REMARQUE Pour effacer la signature, touchez l icône. Vous pouvez également ajouter un commentaire sur le document dans le champ suivant :. Le document signé s affichera alors dans l emplacement sélectionné pour le classement. 25

28 Chapitre Compte-rendu de réunion (tablette uniquement) Sur l écran d accueil de l onglet Docs, touchez pour créer un compte-rendu de réunion. Créer un compte-rendu de réunion Le menu suivant s affiche. Sélectionnez Créer un compte-rendu de réunion. La fenêtre Nouveau compte-rendu s affiche. Saisissez les détails du compte-rendu de réunion. Renseignez le sujet du compte-rendu, ainsi que les heures de début et de fin. 26

29 Guide d applications mobile Android Sélectionnez ensuite l espace de travail dans lequel enregistrer le compte-rendu. Une fois tous les champs renseignés, touchez Suivant. La fenêtre ci-dessous s affiche : Note taker correspond par défaut au nom de la personne connectée à BR-Docs Mobile App. Touchez la petite icône pour ajouter des participants. Sélectionnez-les en touchant le nom des personnes souhaitées. Une fois les participants sélectionnés, touchez Ajouter sélection. 27

30 Chapitre La fenêtre ci-dessous s affiche avec les noms sélectionnés. Vous pouvez les supprimer en touchant. Pour confirmer la création de votre compte-rendu de réunion et commencer la réunion, touchez Débuter la réunion. Fonctionnalités des comptes-rendus de réunion Si vous avez touché Débuter la réunion lors de la création du compte-rendu de réunion, le document suivant est créé. Vous verrez un décompte indiquant le temps de réunion restant (la durée est déterminée en fonction des heures de début et de fin de réunion précédemment saisies). 28

31 Guide d applications mobile Android Rédiger un compte-rendu de réunion Vous êtes par défaut dirigé vers la page Discussion générale. Vous pouvez rédiger votre compte-rendu dans la zone de texte Discussion générale. Pour ce faire, touchez. Saisissez le sujet de votre réunion dans le champ Sujet et les points-clés dans Contenu. Pour vérifier votre texte, touchez Retour dans la barre des tâches. 29

32 Chapitre Ajouter des sujets Vous pouvez ajouter des sujets différents en touchant Ajouter un sujet. Renseignez le nom de votre nouveau sujet, puis touchez Ajouter pour confirmer. Votre nouveau sujet est créé. 30

33 Guide d applications mobile Android Comme pour le sujet général, vous pouvez saisir votre texte dans la zone Contenu. Pour vérifier votre texte, touchez Retour dans la barre des tâches. Ajouter des invités Dans la section Participants, vous verrez tous les participants que vous avez ajoutés lors de la création du compte-rendu de réunion. Vous pouvez également y ajouter d autres participants. 3

34 Chapitre Supprimer un compte-rendu de réunion Vous pouvez annuler et supprimer un compte-rendu de réunion en touchant Annuler. Touchez Oui pour confirmer la suppression du compte-rendu. 32

35 Guide d applications mobile Android Attribuer le compte-rendu à un utilisateur pour validation Vous pouvez attribuer le compte-rendu de réunion à un utilisateur pour qu il le signe. Dans la Tâche, attribuez le document en touchant. Touchez le nom de l utilisateur. La tâche sera attribuée à l utilisateur sélectionné. 33

36 Chapitre Valider/compléter le compte-rendu Touchez Terminer pour valider et compléter le compte-rendu. La fenêtre Partager le compte-rendu s affiche. Vous pouvez utiliser Envoyer à pour choisir les participants à qui envoyer le compte-rendu. Publier dans le Espace de travail vous permet également de choisir l espace de travail dans lequel publier le compte-rendu. Touchez Valider. 34

37 Guide d applications mobile Android Afficher un compte-rendu de réunion Vous pouvez retrouver et afficher le document dans l espace de travail où vous avez enregistré le compte-rendu : Un certain nombre de documents PDF ont été créés. Vous pouvez afficher tous les documents portant le nom de la réunion que vous avez attribué au moment de la création du compte-rendu. Il y aura également des versions du document qui correspondront aux sujets que vous créez. Par exemple, celui-ci ne contient que Discussion générale. 35

38 Chapitre Ce document ne contiendra que le deuxième sujet de discussion, à savoir subject 2. Au début de chaque document, vous verrez ce tableau avec le nom de la réunion, la date, l heure, l organisateur et les participants. 36

39 Guide d applications mobile Android Paramètres Touchez l icône en haut à droite de l écran pour accéder aux paramètres. La fenêtre ci-dessous s affiche : Depuis cette fenêtre, vous pouvez réaliser les tâches suivantes : Afficher les informations de votre compte (adresse du serveur, ID, version de l application) Vider le cache Afficher l aide en ligne Contacter l équipe d assistance de BR-Docs Fermer votre session en vous déconnectant de l application 37

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