Espace FOAD IRTS Guide de l étudiant Septembre 2009

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1 Espace FOAD IRTS Guide de l étudiant Septembre BPRESENTATION DE L'ESPACE FOAD IRTS BCONSULTER LES CONTENUS DE FORMATION BGERER SON MOT DE PASSE BMODIFIER SON MOT DE PASSE BQUELQUES INFORMATIONS SUR LA SECURITE ET SUR LES MOTS DE PASSE BUTILISER LA MESSAGERIE POUR ENVOYER UN DOCUMENT BL ESPACE DOCUMENTS : GESTION ET MUTUALISATION DE FICHIERS BDEPOSER UN FICHIER DANS L ESPACE DOCUMENTS BDEPLACER UN FICHIER DANS L ESPACE DOCUMENTS BCONVERTIR UN FICHIER AU FORMAT PDF BQUESTIONS FREQUEMMENT POSEES... 9

2 0BPrésentation de l'espace FOAD IRTS L'espace FOAD IRTS est un espace privé sur internet. Chaque promotion dispose d'un espace qui lui est propre. Les étudiants, l'équipe pédagogique (formateurs, secrétaire et documentalistes) sont connectés à cet espace. Les différentes fonctionnalités de l'outil vont vous permettre : - d'accéder à des contenus de formation, - de communiquer avec les autres membres du groupe, - de collaborer et d'échanger des fichiers. Ces fonctionnalités sont accessibles en utilisant la barre de navigation horizontale : Tableau de bord C'est la page d'accueil de votre espace. Vous pouvez accéder à vos contenus de formation en cliquant sur "Vos séquences de formation". Messagerie C'est un outil de messagerie classique. Sa seule spécificité est d'être un outil interne à la plateforme : vous ne pouvez contacter que les membres de votre groupe. Il faut donc se connecté à l'espace pour lire ses messages. Toutefois, il existe une option qui permet d'envoyer le message dans la boîte mail personnelle du destinataire (la personne qui rédige le message doit cocher l'option "Envoyer un mail pour avertir", HUvoir Utiliser la messagerie pour envoyer un documentuh). Forum C'est un espace de discussion qui vous permet de lancer des sujets de discussion ou de réagir aux sujets existants. Chat C'est un mode de communication instantané qui permet aux personnes qui sont connectées en même temps, de discuter. Pour savoir qui est connecté à l'espace FOAD, il vous suffit de vous rendre à la page tableau de bord et de cliquer sur Visualiser votre groupe. Un point vert apparaît en face du nom des personnes connectées. Documents L espace document vous permet d échanger des documents sous forme de fichier (word, excel, pdf ). Lorsqu une personne dépose un fichier, l ensemble du groupe pourra télécharger ce fichier et au besoin, l enregistrer sur son ordinateur. 2

3 2BConsulter les contenus de formation 1. Se connecter à l espace FOAD. 2. Cliquer sur Vos séquence de formations. L ensemble des contenus disponible pour le groupe s affiche sous forme d arborescence. 3. Pour visualiser un contenu, cliquer sur le titre du module 4. Une nouvelle fenêtre apparaît. Cliquer dans le menu vertical sur le contenu que vous voulez afficher. 3

4 3BGérer son mot de passe 8BModifier son mot de passe 1. Se connecter à l espace FOAD. 2. Dans le menu vertical, cliquer Modifier ma fiche. 3. Cliquez ensuite sur Modifier ma configuration de connexion (en bas de l écran) 4. Vous pouvez alors modifier votre identifiant et votre mot de passe. Vous devrez saisir le mot de passe deux fois pour éviter les erreurs de saisie. Important : Le logiciel prend en compte les majuscules et les minuscules 5. Valider les modifications en cliquant sur le bouton enregistrer. 9BQuelques informations sur la sécurité et sur les mots de passe Parce que la sécurité commence par de «bons» mots de passe, nous vous demandons de respecter un minimum de règles pour choisir votre mot de passe : - Il doit faire au moins 8 caractères (Ganesha demande par défaut au moins 5 caractères) - Il faut éviter les mots du dictionnaire - Il faut éviter les dates et les informations personnelles (du type nom ou prénom) - Il faut combiner des chiffres et des lettres D autre part, nous vous recommandons de ne pas communiquer ce mot de passe et d éviter de l utiliser pour d autres services sur internet. Une petite astuce pour composer un mot de passe : Prendre une phrase ou une citation que l on retient facilement et choisir la première lettre de chaque mot et combiner une lettre en majuscule suivie d une lettre en minuscule Ex : La FOAD c est amusant et super facile! Devient : LfCaEsF! 4

5 4BUtiliser la messagerie pour envoyer un document 1. Connectez-vous à l espace FAOD. 2. Cliquez sur le bouton Messagerie (présent dans la barre horizontale). 3. Dans le menu vertical, cliquez sur Nouveau message. 4. Sélectionner dans la liste des destinataires, le formateur concerné. 5. Dans la zone Objet, donnez un titre à votre message. 6. Dans la zone Votre message, taper le corps du message. 7. Dans la zone Sélectionner le fichier, cliquez sur le bouton Parcourir. Une nouvelle fenêtre apparaît, parcourir les différents dossiers pour sélectionner le fichier que vous souhaitez envoyer et cliquez sur Ouvrir. 8. Cliquez sur le bouton Envoyer. Vous avez la possibilité de cocher deux options : - Avertir quand le message a été lu : vous recevrez un mail quand le destinataire aura ouvert votre message, - Envoyer un pour avertir : le destinataire recevra également le message dans sa boîte mail personnelle. Il n'aura donc pas à se connecter pour voir s'il a reçu de nouveau message, à condition que l'expéditeur ait bien coché cette option. Quand vous recevez un message dans votre boîte mail personnelle, n'utilisez-pas la fonction "répondre" car le mail sera envoyé sur une boîte mail d'administration de Ganesha! Connectez-vous à l'espace FOAD et utilisez la messagerie. 5

6 5BL espace Documents : gestion et mutualisation de fichiers Cet espace peut être organisé en dossiers et sous-dossiers. Seule l équipe pédagogique dispose des droits nécessaires pour créer ou supprimer des dossiers. Si vous souhaitez créer des dossiers pour rassembler des fichiers, il faut vous adresser aux formateurs connectés à la plateforme pour que le groupe discute et choisisse l arborescence la plus pertinente. 10BDéposer un fichier dans l espace Documents 1. Connectez-vous à l espace FOAD 2. Dans la barre horizontale, cliquez sur l onglet Documents 3. Pour déposer un fichier à la racine (dans aucun dossier), cliquez sur l icône Pour déposer un fichier dans un dossier, cliquez d abord sur le nom du dossier, puis cliquez sur l icône 4. Remplissez le formulaire en indiquant un titre, l emplacement de votre fichier et un commentaire éventuel, puis enregistrez. Quand vous déposez un fichier dans cet espace, gardez à l'esprit que les personnes qui vont consulter ce fichier n'auront pas forcément, sur leur ordinateur, le logiciel que vous avez utilisé pour faire ce fichier, ni la même version. Pour les documents word, il est préférable de les enregistrer au format RTF, en utilisant la fonction Fichier \ Enregistrer sous \ Format RTF (menu déroulant Type de fichier). 6

7 Remarque : Les champs catégorie sont des champs dans lesquels vous pouvez mettre des mots-clés pour décrire le contenu du document. Cela peut permettre de rechercher plus facilement un fichier dans cet espace. En effet, on retrouve les fichiers rangés par catégorie en cliquant sur le lien Catégorie du menu vertical de gauche. 1BDéplacer un fichier dans l espace Documents 1. Connectez-vous à l espace FOAD 2. Dans la barre horizontale, cliquez sur l onglet Documents 3. Naviguez dans l arborescence de dossiers et sous-dossiers jusqu au fichier à déplacer 4. Cliquez sur l icône 5. Cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez le dossier dans lequel le fichier doit désormais s afficher. Cliquez sur le bouton Enregistrer. 7

8 6BConvertir un fichier au format PDF Il s'agit de convertir un fichier au format PDF pour qu'il puisse être lu et imprimé sans problème sur la plupart des ordinateurs, quelque soit leur configuration. Le contenu du fichier ne pourra pas être copié ou modifié par une autre personne. Nous présentons ici une méthode qui ne nécessite pas l'installation de logiciel. Il suffit que l'ordinateur soit connecté à Internet. Mode d'emploi : Ouvrir Internet et se rendre à l'adresse : HUhttp://www.conv2pdf.com 1. Cliquer sur le bouton Parcourir et sélectionner le fichier à convertir 2. Cocher "Supprimer toutes les permissions" Saisir un mot de passe (qui vous sera utile si vous souhaitez modifier ultérieurement votre fichier PDF) Cocher "Autoriser l'impression" 3. Cliquer sur l'icône PDF Astuce : Une nouvelle fenêtre apparaît, cliquer sur télécharger et enregistrer votre fichier où vous le souhaitez. Méthode à utiliser également quand vous recevez un fichier pour lequel vous n'avez pas le logiciel adéquat pour l'ouvrir. Enregistrer le fichier en pdf, vous permettra de le visualiser. 8

9 7BQuestions fréquemment posées J'ai rempli le formulaire d'inscription en ligne, mais je n'ai pas reçu mes paramètres de connexion dans ma boîte mail. 1 ère hypothèse : vous avez fait une erreur de saisie dans votre adresse mail Recommencer l'inscription en ligne, si aucun message n'apparaît pour vous informer que votre adresse existe déjà dans la base de données, l'hypothèse était la bonne. 2 ème hypothèse : votre nom ne fait pas cinq caractères. Recommencer l'inscription en ligne en ajoutant à votre nom, la première ou les deux premières lettres de votre prénom. Le code que l'on nous a fournit pour l'inscription en ligne ne fonctionne pas. Assurez-vous que le code est constitué d'une lettre en majuscule et de deux chiffres (il n'y a pas d'espace dans le code). Si ce n'est pas le cas, consulter à nouveau le document qui vous a été remis. Si c'est le cas, contactez le service FOAD pour vérification du code. J'ai bien reçu par mail, mes paramètres de connexion, mais ils ne fonctionnent pas. Il est probable que, lorsque vous saisissez votre identifiant et votre mot de passe, vous confondiez le chiffre 1 et la lettre I ou le chiffre 0 et la lettre O. Pour éviter ces problèmes, je vous conseille de copier le mot de passe que vous avez reçu par mail et de le coller dans la zone de saisie de la page d'accueil de la plateforme. Une fois que vous êtes connecté, vous pouvez modifier votre mot de passe (voir procédure dans le guide FOAD de l'étudiant). Je suis inscrit à deux espaces (celui de ma promotion et celui de la formation commune), comment naviguer d'un espace à l'autre? Il vous suffit d'utiliser le menu déroulant qui se trouve en haut et au milieu de chaque page de l'espace FOAD. 9

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