1 CRÉER UN TABLEAU. IADE Outils et Méthodes de gestion de l information

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1 TP Numéro 2 CRÉER ET MANIPULER DES TABLEAUX (Mise en forme, insertion, suppression, tri...) 1 CRÉER UN TABLEAU 1.1 Présentation Pour organiser et présenter des données sous forme d un tableau, Word propose des outils intéressants qui sont regroupés dans le menu: «Insertion > bloc Tableau». La création du tableau lui-même peut se faire directement à l aide du bouton «Insérer Tableau...» : Lors de sa création, un tableau ne possède aucune bordure, ce qui rend difficile sa manipulation. C est pourquoi le menu «Tableau» possède une option appelée «Afficher le Quadrillage» qui permet de visualiser en pointillés les limites réelles d un tableau. Démarrez Word. Enregistrez votre document sous le nom «TP2_Word» dans votre dossier. Accédez au menu «Insertion > bloc Tableau» et vérifiez que l option «Afficher le Quadrillage» est bien validée. A l aide du bouton «Insérer tableau», créez un tableau de 3 colonnes et 6 lignes. Que pouvez-vous dire de la largeur des 3 colonnes? Recensez les différentes actions présentes dans le menu «Tableau» et notez-les dans les cases ci-dessous ; elles seront utiles pour la suite (pensez à regarder dans la barre d état la description de chaque commande). Insérer lignes Insère une ou plusieurs lignes dans le tableau Pour se déplacer d une cellule à la suivante autrement qu à la souris, il suffit d appuyer sur la touche «Tab». Pour revenir en arrière, il faut presser les touches «SHIFT»+«Tab». Les flèches de déplacement du curseur permettent également de naviguer dans le tableau. Après avoir entré le titre ci-dessous, placez le curseur dans la première cellule du tableau et saisissez les données suivantes (sans vous soucier de la mise en forme pour le moment) : Attention : Si votre tableau démarre à la 1 ère ligne de la première page, placez-vous dans la 1 ère cellule et appuyez sur «Entrée» (ou placez-vous dans la 1 ère ligne et utilisez la commande «Scinder tableau») Budget familial TP Outils et méthodes de gestion de numéro 2 (Logiciel Word) 1/7

2 (en %) Postes Alimentation Habillement Santé Transport Loisirs et culture Constatez l effet de la touche «Tab» (avec ou sans «SHIFT»). Enregistrez votre document (Ctrl S) avant de vous atteler à la mise en forme du tableau. 1.2 Mise en forme d un tableau Pour mettre en forme le texte d un tableau, on procède exactement de la même manière que pour du texte normal, c est à dire qu il faut d abord le sélectionner avant de pouvoir lui affecter une certaine propriété. Mettez en gras le texte de la première colonne et de la première ligne et appliquez leur la police de caractère «Arial taille 12». Centrez les éléments de la première ligne. Utilisez le menu «Format Bordure et trame...», onglet «Trame de fond» pour mettre un motif de trame (style) de 20% dans toutes les cellules de la première ligne. 1.3 Modification de la largeur des colonnes et de la hauteur des lignes Pour modifier la largeur d une colonne il faut attraper le symbole dans la règle horizontale et le positionner ailleurs. Attention, il ne faut pas attraper la marque de retrait droit de paragraphe (le petit triangle) mais bien la zone hachurée! On peut aussi placer le curseur sur la bordure verticale séparant deux colonnes jusqu à ce que le curseur se transforme en 2 lignes parallèles puis déplacer la souris. Pour modifier à la souris la hauteur de ligne, il faut attraper les marques qui apparaissent en face de chaque ligne du tableau dans la règle verticale de la marge gauche ou «attraper» une ligne verticale du tableau à la souris (quand le curseur change de forme). Si la règle verticale n apparaît pas à gauche de l écran, il faut déclencher son affichage au moyen du bouton situé en haut de la barre de défilement vertical à droite de l'écran. Trouvez où les commandes de changement de taille des cellules sont disponibles. Modifiez les dimensions du tableau en attribuant 3 cm de largeur pour les deux dernières colonnes. Faites cette action à la souris pour une colonne et à l aide du menu pour l autre. Modifiez les dimensions du tableau en attribuant 1.0 cm de hauteur pour toutes les lignes sauf la dernière. La méthode la plus efficace dans ce cas consiste à sélectionner au préalable toutes les lignes, comme on le fait habituellement pour du texte normal 1, puis à utiliser le menu «Tableau...». Que se passe-t-il lorsque l on appuie sur la touche «Tab» alors que le curseur de saisie se trouve dans la dernière cellule, en bas à droite du tableau? 1.4 Déplacement de lignes et de colonnes Pour déplacer des lignes ou des colonnes il suffit de les sélectionner puis de les faire glisser à la souris là où on le souhaite. La sélection des lignes se fait en plaçant le pointeur de souris dans la zone de sélection. La sélection de colonnes se fait en plaçant le pointeur de souris juste au dessus du début de la première ligne du tableau (le pointeur de souris se transforme alors en une petite flèche noire). Le déplacement des éléments sélectionnés se fait en cliquant dans la zone «noircie» sans relâcher le bouton (sinon ça désélectionne tout!). 1 Pensez à utiliser la zone de sélection dans la marge gauche pour sélectionner rapidement des lignes. TP Outils et méthodes de gestion de numéro 2 (Logiciel Word) 2/7

3 N oubliez pas qu à tout moment vous pouvez annuler la dernière action que vous venez de faire au moyen du bouton «Annuler» de la barre d outils «Accueil» ou par «CTRL+Z». Déplacer les colonnes en changeant l ordre comme bon vous semble. Déplacer les lignes en changeant l ordre comme bon vous semble. Quand vous serez à l aise dans le déplacement des éléments d un tableau, remettez-le dans l ordre indiqué dans le texte. 1.5 Insertion de lignes et de colonnes Pour insérer une nouvelle colonne, il suffit de sélectionner la colonne située immédiatement après l endroit désiré, puis de cliquer avec le bouton droit de la souris et de choisir dans le menu contextuel la commande : «Insérer colonnes». Le principe est le même pour les lignes. Insérez une nouvelle colonne entre 1970 et 2000 et rentrez des valeurs cohérentes avec l évolution des chiffres présentés dans le tableau pour l année Déterminez un moyen d insérer une colonne à la fin du tableau en 3 clics de souris. Clic 1 : Clic 2 : Clic 3 : Déterminez un moyen de refaire l opération précédente en 2 clics de souris seulement. Clic 1 : IMPORTANT : à tester Clic 2 : Si l on est dans le mode d affichage «Page», il se peut que la dernière colonne soit trop large et déborde des limites de la page. Pour pouvoir modifier la largeur de la colonne à la souris, il faut alors repasser en mode d affichage «Normal» puis utiliser l ascenseur horizontal pour chercher la marque de fin de colonne. Supprimez les colonnes en trop pour ne garder que «1970», «1985» et «2000». Combien faut-il d actions (souris + clavier) pour insérer une ligne en dernière position? Action 1 : Action 2 : Nommez la nouvelle ligne créée «Divers» puis entrez dans les trois colonnes des valeurs qui permettent d avoir un total de 100 % pour le budget familial de chaque année. Si vous souhaitez mettre une tabulation dans une cellule du tableau (associée avec un taquet de tabulation 2 ), il faut appuyer sur «CTRL»+«Tab» pour forcer Word (sans la touche CTRL cette action vous ferait passer à la cellule suivante). Placez le curseur de saisie dans une cellule de la première colonne («Postes») puis posez un taquet de tabulation centré au milieu de la cellule. Insérez alors une tabulation devant le texte de la cellule et visualisez les caractères non imprimables au moyen du bouton «Afficher/Masquer». Supprimez le taquet et la tabulation définis à la question précédente. Vérifiez que l alignement des paragraphes dans le tableau est «gauche» pour toutes les cellules. Sélectionnez l ensemble des données de la colonne «1970» et posez maintenant un taquet de tabulation décimal au milieu de la règle. Que se passe-t-il à présent? Vous pouvez procéder de la même manière pour la colonne «2000» car l alignement des valeurs décimales est souhaitable dans ce type de tableau. 2 Voir le TP n 1 pour l utilisation des taquets de tabulation. TP Outils et méthodes de gestion de numéro 2 (Logiciel Word) 3/7

4 1.6 Habillage du tableau avec des bordures. On a vu que par défaut un tableau ne présentait aucune bordure ; sa structure n est donc pas imprimée. Dans ce cas, rien ne le distingue d une mise en forme basée sur l utilisation de tabulations comme nous l avons étudié dans le TP précédent. Pour lui ajouter des bordures et un quadrillage, il faut jouer avec les différentes options de la boîte de dialogue «Bordure et trame...». Sélectionnez le tableau en entier (pensez qu il existe une option dans le menu tableau pour le faire). Ouvrez la boîte de dialogue «Bordure et trame...» et déterminez les actions à réaliser pour obtenir un tableau entouré d une bordure double avec un quadrillage interne fin. 1.7 Fusionner des cellules Il est possible d avoir, dans un même tableau, des cellules de tailles très différentes. Pour obtenir cela, il faut sélectionner plusieurs cellules puis les «fusionner». Le dual (ou opposé) de cette action se nomme «scinder» des cellules. Insérez une nouvelle ligne au début du tableau. Que constatez-vous à propos du motif des cellules? Sélectionnez les trois cellules situées au-dessus des années et fusionnez les. Tapez alors le texte : «Années» et mettez le en forme comme les autres zones de titres du tableau. Vous devez obtenir quelque chose comme ça : Années Postes Alimentation Habillement Divers 37,7 31,9 35,5 2 TRIER UN TABLEAU 2.1 Présentation Outre le fait de permettre une mise en forme à l aide d un quadrillage personnalisable, l intérêt d utiliser un tableau est lié à la possibilité de trier facilement les valeurs qui le composent, et cela selon n importe quelle colonne. Pour éviter de trier en même temps la ou les lignes de titre, Word propose une option qui permet de les désigner comme telles. Sélectionnez les deux premières lignes de titre et désignez les comme telles. Sélectionnez le tableau en entier. Triez le par ordre croissant des mots de la première colonne (en mode texte). Triez le par ordre numérique décroissant des valeurs de la colonne «1970», puis de la colonne «2000». Les valeurs entrées dans le tableau sont décimales. Or Windows peut être configuré pour accepter comme séparateur décimal soit le point (.), soit la virgule (,). Si vous n avez pas utilisé la même convention que lui, il se peut que votre tableau ne soit pas bien trié. Appelez dans ce cas votre enseignant pour effectuer ce qui suit. Si votre tableau n a pas été bien trié à la question précédente procédez comme suit : 1) Allez vérifier quel est le séparateur décimal actuellement utilisé sur votre machine au moyen de la boîte de dialogue : «Démarrer Panneau de configuration Paramètres régionaux», onglet «Nombre». 2) Si le séparateur n est pas le même, fermez cette boîte de dialogue sans modifier le séparateur par défaut. 3) Sélectionnez les lignes du tableau qui contiennent les valeurs. TP Outils et méthodes de gestion de numéro 2 (Logiciel Word) 4/7

5 4) Au moyen du menu «Accueil groupe Modifications Remplacer...», remplacez le point par la virgule (ou vice versa) suivant la configuration de votre ordinateur. 5) Recommencez le tri. 3 CALCULER DANS UN TABLEAU 3.1 Présentation Word est un logiciel de traitement de texte, donc n est pas conçu a priori pour faire des calculs. Toutefois, dans des cas simples, il est tout à fait capable d exécuter des opérations mathématiques ; c est le cas notamment avec les éléments d un tableau. Ajouter une ligne vierge à la fin du tableau. Nommez cette ligne «Total en %». Positionnez le curseur de saisie dans une des nouvelles cellules puis activez le menu «Tableau Formule...». Dans la zone «Expression», tapez la formule : =SUM(ABOVE) Que se passe-t-il? Effacez le contenu de la cellule. Recommencez l opération précédente en remplaçant «ABOVE» (au-dessus) par «B3:B8» 3. Est-ce correct maintenant? Dans un tableau de Word, les colonnes sont désignées par des lettres (1 ère colonne = A,...) et les lignes par des nombres (commençant à 1 pour la 1 ère ligne). Faites la même chose pour les autres colonnes de manière à avoir un total de 100 partout. Enregistrez votre travail et déplacez vous sur une ligne vierge à la suite de votre document pour continuer ce T.P. 4 CONVERTIR UN TEXTE EN TABLEAU 4.1 Présentation Il est possible de convertir un texte mis en forme avec des tabulations en un tableau (ce qui permet alors d ajouter des bordures, de changer le motif...). Pour cela, il faut sélectionner le texte puis utiliser la commande «Convertir texte en tableau» dans le menu «Tableau». Tapez le texte suivant en séparant chaque groupe de mots par une seule tabulation (vous pouvez placer des taquets, cela vous fera une bonne révision du TP précédent) : Région Responsable Jour de permanence Poste Indice Europe Dominique Lundi Amérique Gérard Mardi Afrique Louis Mercredi Asie Sylvie Vendredi Convertissez ce texte en tableau puis ajoutez des bordures, quadrillages et motifs selon vos goûts. 5 CONVERTIR UN TABLEAU EN TEXTE 5.1 Présentation Cette opération est le dual (ou l opposé) de la précédente. Elle permet de récupérer un tableau déjà mis en forme pour le transformer selon une présentation plus simple dépourvue de quadrillage. 3 Les numéros de ligne dépendent du nombre de lignes de titre que vous avez dans votre tableau. TP Outils et méthodes de gestion de numéro 2 (Logiciel Word) 5/7

6 Sélectionnez le tableau précédent en entier, copiez le à l aide du bouton «Copier». Déplacez le curseur de saisie plus bas sur une ligne vierge. Collez le tableau à l aide du bouton «Coller» de la barre d outils «Standard». Utilisez le menu adéquat pour convertir le tableau précédent en texte. Travail facultatif pour ceux qui sont rapides A partir du tableau «Budget» utilisé dans ce T.P., essayez d obtenir le graphique suivant en utilisant Microsoft Graph 5.0. Répartition du budget familial en l an 2000 (en %). 35% Alimentation 20% Habillement Santé 9% Transport Loisirs et culture 13% 17% 6% Divers TP Outils et méthodes de gestion de numéro 2 (Logiciel Word) 6/7

7 Récapitulatif Thèmes abordés Apprendre à créer et manipuler des tableaux (insertion / suppression de colonnes, changement de taille de lignes et colonnes à la souris ou par menu ). Apprendre à manipuler les bordures et trames de tableaux. Maîtriser les tris dans les tableaux. Effectuer des calculs simples dans un tableau. Convertir des textes en tableaux et réciproquement. Questions Comment fait-on pour bien aligner des données numériques dans un tableau? Quel est le point très important à vérifier lorsque l on fait des tris numériques ou des calculs dans un tableau pour être sûr de la validité de ses résultats? Quelle est l utilité de déclarer comme «lignes de titre» la ou les premières lignes d un tableau? Comment sont numérotées les lignes et colonnes d un tableau dans Word? TP Outils et méthodes de gestion de numéro 2 (Logiciel Word) 7/7

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