Planifier et contrôler un projet avec Microsoft Project

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1 Planifier et contrôler un projet avec Microsoft Project Martin Schmidt Anteo-consulting.fr 27/02/2009

2 Principes de base Copyright Anteo-Consulting Page 2

3 Saisir des tâches Tout nouveau projet commence par la saisie de la liste des tâches recensées lors de la préparation. Nous allons concevoir un projet concernant l étude et la réalisation d un prototype Créez un nouveau projet Activez la première cellule de la colonne Nom de la tâche. Saisissez les tâches suivantes en validant chaque fois par Entrée : Bureau d études Atelier de découpage Atelier électronique Montage Premiers essais Retouches Peinture Décoration Derniers essais Retouches essais Analyse du coût de revient Lancement de la série Supprimer une tâche Sélectionnez la tâche N 6 (Retouches). Menu Edition Supprimer la tâche OU SUPPR au clavier Insérer une nouvelle tâche Sélectionnez la tâche Atelier de découpage. Menu Insertion Insérer une tâche OU INSERT au clavier. Saisissez Bureau d études électroniques et validez par ENTREE. Recopier une tâche Sélectionnez la ligne N 1 (Bureau d études) CTRL + C (Copier) Sélectionnez la ligne N 7 (Peinture Décoration) CTRL + V (coller) Sélectionnez la ligne N 2 (Bureau d études électroniques) CTRL + C (Copier) Sélectionnez la ligne N 9 (Derniers essais) CTRL + V (coller) Nous venons de faire une faute volontaire de positionnement : cette tâche copiée devrait être en huitième position Copyright Anteo-Consulting Page 3

4 Déplacer ou renommer une tâche Sélectionnez la ligne N 9 Cliquez-glissez la ligne entre la ligne N 7 et N 8 Insérons une nouvelle tâche en début de projet Sélectionnez la tâche N 1 Tapez INSER au clavier Saisissez Autorisation prototype Modifier la largeur des colonnes et le fractionnement des volets Largeur de colonnes : comme sous Excel, doublecliquez sur le trait vertical situé à droite des colonnes à modifier ; ici, faites-le pour les 4 premières colonnes. Fractionnement des volets : Placez la souris sur la barre de fractionnement et réalisez un cliqué-glissé à droite pour visualiser les 4 premières colonnes. Attribuez une durée aux tâches Créez et imprimez les jalons du projet Sélectionnez la cellule Durée de la tâche N 2 J = jour, m = minutes, h= heure, s = semaine, ms = mois Saisissez 12s et validez par ENTREE Saisissez les durées suivantes pour chaque tâche : 8s, 8, 2s, 3, 3s, 3, 2, 1s, 3, 3, 2 Saisissez 0 pour les tâches 1 et 14 Menu Affichage Rapports Vue d ensemble Jalons Etablir les liaisons entre les tâches 1 ère méthode : Sélectionnez les lignes 13 et 14 Bouton Lier les tâches ( ) à partir de la barre d outils Standard OU CTRL + F2 au clavier Sélectionnez les lignes 12 et 13 Bouton Lier les tâches ( ) à partir de la barre d outils Standard 2 ème méthode : Double-cliquez sur la ligne 6 (Montage) Sélectionnez l onglet Prédécesseurs Cliquez dans la cellule Nom de la tâche et choisissez Atelier de découpage dans la liste Copyright Anteo-Consulting Page 4

5 Cliquez à nouveau dans la cellule N et saisissez 5 Double-cliquez sur la tâche N 4 Sélectionnez l onglet Prédécesseurs et saisissez 2 dans la cellule N puis saisissez ensuite 3 dans la cellule N La barre N 4 n est plus visible car la durée des tâches 2 et 3 sont trop importantes. Affichez la colonne Prédécesseurs de la table Entrée du Gantt 3 ème méthode : Cliquez dans la cellule prédécesseurs de la tâche N 2 si la tâche possède qu un seul prédécesseur, tapez le N de cette tâche si la tâche possède plusieurs prédécesseurs, tapez chaque N séparé par ; pour stipuler le type de lien, tapez le N suivi des symboles DD, FF, ou DF saisissez 1 puis validez par ENTREE pour la tâche N 3, saisissez 1 puis validez par ENTREE pour la tâche N 5, saisissez 2 ; 3 puis validez par ENTREE pour la tâche N 7, saisissez 6 puis validez par ENTREE pour la tâche N 8, saisissez 7 puis validez par ENTREE pour la tâche N 9, saisissez 7 puis validez par ENTREE pour la tâche N 10, saisissez 8 ; 9 puis validez par ENTREE pour la tâche N 11, saisissez 8 ; 9 puis validez par ENTREE pour la tâche N 12, saisissez 11 puis validez par ENTREE Timing du projet Menu Projet Informations sur le projet par défaut, le projet est évalué par rapport à la date de début et les tâches commencent le plus tôt. Vérifiez que le champ Prévisions à partir de est positionné sur Date de début Cliquez sur le champ Date de début et choisissez le 03/08/09 Le diagramme de Gantt est automatiquement mis à jour. Copyright Anteo-Consulting Page 5

6 Personnaliser le calendrier du projet Définir les horaires de travail Avec Microsoft Project, les jours ouvrés vont du Lundi au vendredi, les heures ouvrés de 09 :00 12 :00 / 14 :00 18 :00, soit 40 heures travaillés. Les congés et jours fériés ne sont pas indiqués par défaut. Menu Outils Modifier le temps de travail Créez les jours fériés suivants : 14/07, 14/08, 15/08, 01/11, 25/12, et le 01/01 de l année suivante. l entreprise accorde le vendredi après-midi Cliquez sur la colonne V et supprimez les champs 14 :00 et 18 :00 Imprimer le calendrier du projet Menu Affichage Rapports Vue d ensemble Jours ouvrés Modifier le calendrier global à partir du projet Menu Outils Organiser Onglet Calendrier Copiez Standard de droite à gauche Découvrir les dates de début et de fin de la tâche Cliquez n importe où dans l affichage du Gantt Utilisez la touche de votre clavier pour revenir sur la 1 ère colonne Vérifiez d afficher les colonnes Durée, Début et Fin Cliquez la tâche N 11 la tâche indique une durée de 3 jours, commençant le jeudi 14/01 au mercredi 20/01 Cliquez sur le bouton Atteindre la tâche sélectionnée sur votre barre d outils Standard. Menu Outils Options Onglet Affichage Modifiez le champ Format de date afin d afficher les heures. Copyright Anteo-Consulting Page 6

7 Enregistrer un nouveau projet CTRL + S Saisissez Projet 1a - Prototype comme nom du projet Exploiter l organigramme des tâches Menu Affichage Organigramme des tâches une tâche est représentée par une case (nœud) de type rectangle, Un jalon est représenté par une case de type hexagonale, Chaque tâche affiche comme information son nom, son N, sa durée, sa date de début, sa date de fin et les ressources associées, Le chemin critique est affiché en rouge, L interdépendance des tâches est représentée par une ligne diagonale (par défaut) si la tâche est en cours, par deux lignes diagonales si la tâche est terminée. Menu Affichage Zoom- Ensemble du projet Visualisez le détail d une case en pointant dessus L affichage est personnalisable Menu Format Disposition Activez Positionnement manuel des cases Cliquez sur une case et déplacez-la vers le bas CTRL + Z pour annuler cette opération La tâche Peinture Décoration devrait avoir comme successeur la tâche Analyse du coût de revient par un lien de type FD Cliquez-glissez la case Peinture Décoration sur la case Analyse du coût de revient Cet affichage peut prêter à confusion Personnaliser l organigramme des tâches Menu Format Disposition Sélectionnez Droite ou Rectiligne du cadre Styles des liaisons Cochez l option Afficher les étiquettes des liaisons Menu Format Réorganiser maintenant pour aligner horizontalement suivant l ordre chronologique Copyright Anteo-Consulting Page 7

8 Menu Format Styles des cases pour intervenir sur l aspect des cases Imprimer l organigramme des tâches Faîtes un aperçu avant impression Bouton Mise en page Onglet Légende Sélectionnez Chaque page au lieu de Page de légende Autre affichage : le calendrier Le diagramme de Gantt Menu Affichage Calendrier cet affichage renseigne sur le nom du mois visualisé ; la semaine est représentée en ligne, les jours chômés en gris clair, les jours à horaires particuliers en gris soutenu ; une barre de tâche par tâche encadré en bleu, une barre de tâche par jalon en fond noir. Double-cliquez sur la tâche N 14 (date du 28/01/2010) pour afficher plus de détails Déplacez l affichage de mois en mois afin d être à cheval sur les mois de novembre et de décembre. Menu Affichage Zoom et choisir un zoom sur 2 semaines. Menu Format Echelle de temps onglet Intitulés de la semaine Choisir 5 jours et sélectionnez dans la zone Titres hebdomadaires l intitulé 1, 2, 3, 4, (à partir du début) Réalisez un aperçu avant impression L impression comptera 6 pages! réduisons ce nombre Cliquez le bouton Mise en page Onglet Affichage Choisissez 2 mois par page dans le cadre Imprimer. Menu Affichage Diagramme de Gantt la partie gauche présente une table sous forme de colonnes (par défaut, il s agit de la table Entrée) et la partie droite affiche le diagramme de Gantt (le planning) Se déplacer sur un Gantt : Avec la souris sur le planning, Avec la souris sur la table en cliquant sur une tâche et le bouton Atteindre la tâche, Avec clavier sur la table. Copyright Anteo-Consulting Page 8

9 Cliquez sur la tâche N 2 puis cliquez sur le bouton Atteindre la tâche Menu Edition Atteindre OU CTRL + T OU F5 tapez 13 Menu Affichage Zoom Ensemble du projet Modifier l échelle de temps du diagramme de Gantt Changer le type de table du diagramme de Gantt Menu Format Echelle de temps onglet Niveau intermédiaire Unités = année, semestre, trimestre, mois, semaine Nombre = nombre d affichage de l unité choisi Etiquette = comment afficher l unité Choisissez pour le niveau intermédiaire les paramètres suivants : étiquette = 1, 2, 3, 4 (à partir du début), nombre = 4 Dans le cadre Options, vérifiez que seuls 2 niveaux sont présentés Cliquez l onglet Période chômé et sélectionnez Ne pas dessiner Menu Affichage Pointez l option Table et choisissez Prévisions Cette table affiche la marge libre et la marge totale La marge libre est la durée pendant laquelle on peut décaler une tâche sans décaler d autres tâches La marge totale est l intervalle de temps pendant lequel on peut décaler une tâche sans décaler la date de fin du projet Réaffichez la table Entrée en réalisant un clic droit sur la 1 ère cellule en haut à gauche de la table Copyright Anteo-Consulting Page 9

10 Poser une date de contrainte la tâche N 7 (Premiers essais) doit être réalisée dans l atelier «Le Corbusier», atelier qui sera libéré au plus tôt le vendredi 04/12/09 au soir. Cela signifie que les essais ne pourront pas commencer avant le lundi 07/12/09 au matin. Double-cliquez sur la tâche N 7 onglet Avancées Sélectionnez dans la liste Type de contrainte Début au plus tôt le Saisissez dans la zone Date de contrainte la date 07/12/09 Remarque : on peut rajouter l heure manuellement ; exemple : 07/12/09 09 :30 Saisir une remarque les contraintes peuvent être gênantes d où l intérêt d ajouter un commentaire Menu Projet Remarques sur la tâche OU bouton sur la barre d outils Standard Saisissez le texte suivant : Selon les responsables de l atelier «Le Corbusier», ce dernier sera libéré au plus tôt le vendredi 04/12/09 au soir. Nous avons donc posé une contrainte. Les spécialistes financiers signalent que l analyse des coûts (tâche N 13) devra être terminée au plus tard le 31/01/10 car le mois de janvier est réservé au bilan. Double-cliquez sur la tâche N 13 onglet Avancées Choisissez la contrainte Fin au plus tard le et saisissez la date du 01/02/10 09 :00 Cliquez l onglet Remarque et saisissez le texte suivant : Fin au plus tard le 01/02/10 à 9h00 à la demande du service financier L assistant rappelle que cela peut provoquer des problèmes Sélectionnez le choix N 3. Filtrer les tâches commencées Sélectionnez, à partir de la barre d outils Mise en forme, le menu déroulant Filtre puis Tâches avec pièces jointes Pour réafficher l ensemble des tâches, sélectionnez à nouveau dans cette liste Toutes les tâches Copyright Anteo-Consulting Page 10

11 Consulter une remarque Menu Fenêtre Fractionner La partie inférieure du diagramme de Gantt affiche une fiche qui concerne la tâche active Réalisez un clic droit dans la partie droite de la fiche Choisissez Remarques dans la liste Menu Fenêtre supprimer le fractionnement Sauvegarder et fermer un projet Nous allons enregistrer ce projet et le fermer Enregistrer : menu Fichier Enregistrer OU bouton sur la barre d outils Standard OU CTRL+S au clavier Fermer : menu Fichier Fermer OU CTRL+F4 au clavier Copyright Anteo-Consulting Page 11

12 Gestion des affichages - Gestion des tâches complexes Copyright Anteo-Consulting Page 12

13 Modifier l unité de temps par défaut pour les durées Définir des délais il s agit de créer un nouveau projet, la fabrication d une poterie. Créez un nouveau projet Menu Outils Options - onglet Prévisions Affichez la durée en Heures au lieu de Jour Saisissez les tâches suivantes en validant par ENTREE : Fabrication de la poterie A200 Cuisson Peinture 1 ère couche Peinture 2 ème couche Poterie à stocker Saisissez ensuite les durées pour chacune des tâches : 0, 4, 2, 2, 0 Saisissez les prédécesseurs à partir de la tâche N 2 : 1, 2, 3, 4 Renseignez la date de début du projet via le menu Projet Information sur le projet : 31/07/09 Menu Affichage Zoom Ensemble du projet Enregistrez le projet La tâche N 3 doit attendre 6 heures après la fin de la cuisson Double-cliquez sur la tâche N 3 Sélectionnez l onglet Prédécesseurs Tapez 6h dans le champ Retard Un délai peut être exprimé en unité de temps (mn, h, j, se, ms) ou en pourcentage Un retard s exprime en saisissant une valeur positive Une avance s exprime en saisissant une valeur négative Au niveau de la table Entrée, observez le résultat dans la colonne Prédécesseurs Définir des délais par la table Entrée Avant chaque manipulation, les couches de peintures doivent sécher 2 heures Activez la cellule Prédécesseurs de la tâche N 4 Appuyez sur F2 au clavier puis saisissez FD+2h à la suite du 3 puis validez par ENTREE Pour la dernière tâche, appuyez sur F2 puis saisissez FD+2h à la suite du 4 puis validez par ENTREE Menu Affichage Zoom Ensemble du projet Copyright Anteo-Consulting Page 13

14 La date de fin du projet est passée au 04/08, date peu réaliste! Sans autre indication, Microsoft Project ne tient pas compte du temps réel mais des heures ouvrés Pour ce projet, mieux vaut travailler en temps réel plutôt que en temps ouvrés (le séchage peu intervenir la nuit!) Travailler en temps écoulé et non en temps ouvré Découvrir le mode Plan Syntaxe : il s agit d ajouter le caractère é à la suite de l unité de temps choisi pour la durée : mé, hé, jé, sé, et msé A partir de la colonne Prédécesseurs des tâches N 3, 4, et 5, appuyez sur F2 au clavier et rajoutez le caractère é à la fin La date de fin du projet affiche dorénavant la date 03/08 18h00 On veut regrouper les tâches 3 et 4 dans une tâche récapitulative Sélectionnez la tâche N 3 puis appuyez sur INSER au clavier pour insérer une nouvelle tâche entre les tâches 2 et 3 Nommez cette nouvelle tâche Peinture Sélectionnez les tâches 4 et 5 puis cliquez le bouton Abaisser (barre d outils Mise en forme) un décalage se produit pour les tâches sélectionnées Le début et la fin du projet est recalculé automatiquement Le diagramme de Gantt affiche ce changement Durée : 5h car 2h pour la 1 ère couche + 2h pour la 2 ème couche + 1h de séchage Sélectionnez la tâche N 2 Insérez une nouvelle tâche récapitulative que vous nommerez Fabrication Sélectionnez volontairement les tâches 3 et 4 et appliquez sur le bouton Abaisser On peut englober une tâche récapitulative dans une autre (10 niveaux au maximum) Ici, nous avons commis une erreur ; la peinture n appartient pas à la fabrication Copyright Anteo-Consulting Page 14

15 Sélectionnez la tâche N 4 et appliquez un retrait négatif (bouton Hausser) Sélectionnez la cellule Prédécesseurs de la tâche N 2 et supprimez son contenu Sélectionnez la cellule Prédécesseurs de la tâche N 3 et saisissez 1 Utilisez les symboles + ou pour afficher ou masquer le détail ou bien exploitez le menu déroulant Afficher (barre d outils Mise en forme) en choisissant dans la liste Niveau hiérarchique 1 On peut aussi filtrer toutes les tâches de niveau supérieur ou bien filtrer par Tâches récapitulatives (autre menu déroulant de la barre d outils Mise en forme) Masquez les tâches subordonnées à la tâche N 4 puis déplacez la ligne entre la tâche N 1 et N 2 Microsoft Project autorise le déplacement d un groupe de tâches organisées en plan sans perte de logique! Annulez cette dernière opération. Imprimer un Plan Menu Affichage Rapport Vue d ensemble Tâches de niveau supérieur Définir les options d affichage d un Plan Menu Outils Options onglet Affichage Décochez la case à cocher Symbole Créer une tâche répétitive le four doit être vérifié chaque matin Sélectionnez la ligne 2 Menu Insertion Tâche répétitive Nommez la nouvelle tâche Vérification du four, sa durée est égale à 5 minutes (5m) Activez les options Quotidien et Jours ouvrés un indicateur est automatiquement créé au niveau de la table Microsoft Project crée autant de tâches que de répétition et les tâches subordonnées reprennent le nom ainsi que le Copyright Anteo-Consulting Page 15

16 numéro Cliquez sur le symbole + pour afficher le détail de cette tâche répétitive 2 répétitions et une durée de 7,08h Menu Outils Options - onglet Prévisions Affichez la durée en minutes 7,08h = 425 mn, c'est-à-dire 5mn + (7h-5mn) + 5mn (7h-5mn) correspond au délai entre la 1 ère couche et la 2 ème couche Le projet commence donc le 31/07 à 9h00 et se termine le 03/08 à 18h00 Menu Affichage Organigramme des tâches Menu Affichage Zoom Ensemble du projet Seules quelques tâches sont critiques! Planifier par la date de fin imaginons que ce projet doit impérativement être terminé le 03/08 à 12h00 Menu Projet Information sur le projet Choisissez Date de fin du projet de la liste Prévisions à partir de Modifiez la date de fin en 03/08 12 :00 Menu Affichage Gantt Le projet se termine bien avant le 03/08 mais avec ce calcul au plus juste, le projet doit commencer le 30/07 à 14h Enregistrez votre projet Projet 2 - Poterie Copyright Anteo-Consulting Page 16

17 Rechercher le meilleur équilibre d un projet Copyright Anteo-Consulting Page 17

18 Ajuster le chemin critique Rechercher le meilleur équilibre d un projet revient à ajuster le chemin critique pour tenir compte des délais et optimiser les durées tout en conservant la qualité. Ouvrez le projet intitulé Projet 1a - Prototype Filtrez le projet afin d afficher les tâches critiques uniquement (menu déroulant à partir de la barre d outils Mise en forme Cliquez sur le bouton Assistant Gantt sur la barre d outils Mise en forme puis sélectionnez Chemin critique dans la liste proposée puis sur le bouton Terminer, et enfin sur le bouton Mettre en forme Affichez à nouveau toutes les tâches On souhaite diminuer la durée de la tâche critique N 5. Cliquez dans la cellule Durée de la tâche N 5 et tapez 1sm La date de fin passe du 28/01 16h00 à 26/01 12h00 et la tâche N 6 devient critique. Double-cliquez sur la tâche N 5 et saisissez la remarque suivante : Après accord des responsables, la durée initiale de 2 semaines a été réduite à 1 (ressource supplémentaire impliquée dans la tâche) Imprimer le chemin critique En filtrant le diagramme de Gantt Via l Organigramme des tâches Via le menu Affichage Rapport Vérifier l intérêt des dates de contraintes posées Par un filtre : A partir du menu déroulant de la barre d outils Mise en forme, filtrez les Tâches avec date figée Annulez cette opération Par une table : Menu Affichage Tables plus de tables Choisissez Dates de contraintes Imprimez cette table Menu Affichage Tables Entrée pour réafficher la table par défaut Optimiser les liaisons Via la fiche Prédécesseurs et successeurs : Menu Affichage Diagramme de Gantt Menu Fenêtre Fractionner Réalisez un clic droit dans la fiche puis sélectionnez Copyright Anteo-Consulting Page 18

19 Prédécesseurs et successeurs Via le Schéma des dépendances : Menu Affichage Plus d affichages Schéma des dépendances Via une table : Supprimez le fractionnement Menu Affichage Tables Plus de tables Cliquez le bouton Créer Créez la table de la manière suivante : Nom = Liaisons cochez Visible 4 champs sont à créer 1 er champ : Nom = N, Données alignées = Droite, largeur = 4 2 ème champ : Nom = Nom, Données alignées = Gauche, largeur = 33 3 ème champ : Nom = Prédécesseur, Données alignées = Centre, largeur = 16 4 ème champ : Nom = Successeur, Données alignées = Centre, largeur = 13 Autres idées d optimisation La tâche N 4 peut commencer 5 jours avant la fin de la tâche Bureau d études et la tâche N 8 peut commencer 1 jour avant la fin de la tâche N 7 Cliquez dans la cellule Prédécesseurs pour la tâche N 4 Changez 2 ; 3 en 2FD-5j ; 3 Cliquez dans la cellule Prédécesseurs pour la tâche N 8 Changez 7 en 7FD-1j Par défaut, toujours chercher l exécution simultanée des tâches : FD = DD + retard et FD = FD + avance La tâche N 8 n est plus sur le chemin critique mais la tâche N 7 l est devenue Etudiez si les longues tâches ne peuvent pas être divisées en sous-tâches possédant leurs propres liaisons. Dans cet exemple, les 1ers essais portent sur 2 points : le fonctionnement (2 semaines) et la solidité (1 semaine) Par ailleurs, les tests de solidité commencent 3 jours avant le début des tests de fonctionnement Menu Affichage Tables Entrée Sélectionnez les tâches N 8 et N 9 puis INSER au clavier En ligne 8, saisissez Fonctionnement, 2sm, 6 (comme Copyright Anteo-Consulting Page 19

20 prédécesseur) En ligne 9, saisissez Solidité, 1sm, 8DD+3j Sélectionnez les tâches 8 et 9 et cliquez le bouton Abaisser sur la barre d outils Mise en forme Du fait de cette modification, certaines liaisons sont à corriger : la tâche N 10 ne devrait plus être liée à la N 7 mais à la fois à la N 8 avec 1 jour d avance et à la N 9 ; et la tâche N 11 devrait être liée à la 8 et à la 12 Cliquez dans la cellule Prédécesseurs de la tâche N 10 Tapez 8DD-1j ; 9 Cliquez dans la cellule Prédécesseurs de la tâche N 11 Tapez 8 ; 9 Cliquez dans la cellule Prédécesseurs de la tâche N 7 Tapez SUPPR Prendre conscience des marges existantes Menu Affichage Tables Prévisions Menu Affichage Plus d affichages Gantt relatif aux marges Tâches critiques en rouge Tâches standards en bleu Marge + durée en vert Prendre conscience des marges existantes Menu Affichage Tables Prévisions Menu Affichage Plus d affichages Gantt relatif aux marges Tâches critiques en rouge Tâches standards en bleu Marge + durée en vert Enregistrer une planification initiale La conception de ce projet est dorénavant terminée. Il peut donc entrer en phase de conception. Indiquons-le à Microsoft Project en enregistrant une planification initiale. La planification permet d établir des comparaisons lors du suivi du projet entre les prévisions et les réalisations. Au cours de cet enregistrement, Microsoft Project va procéder à la recopie de nombreuses informations parmi lesquelles figurent les champs Durée planifiée, Début Copyright Anteo-Consulting Page 20

21 planifié, et Fin planifiée La planification initiale peut être refaite autant de fois que nécessaire afin de tenir compte d importants changements. Sans planification initiale, Microsoft Project n accepte aucun suivi. Menu Outils Suivi Enregistrer la planification initiale Afficher la table des planifications Menu Affichage Tables plus de tables - Planification Renseigner la date d avancement Avant tout suivi, il est important de renseigner la date d avancement du projet Par défaut, la date d avancement du projet correspond à la date du jour Menu Projet Information sur le projet Renseignez la zone Date actuelle par 25/11/09 Au niveau du Planning, la date d avancement est indiquée par une ligne verticale en pointillé ; les tâches situées à sa gauche sont terminées (c est le passé), celles traversées par la date du jour devraient être en cours (c est le présent), et celles de droite encore à faire (c est le futur). La date d avancement ainsi modifiée n est pas mémorisée après fermeture du projet Mettre en valeur la date du jour dans le planning La date du jour est assez peu visible par défaut. En phase de suivi, elle mérite d être mise en valeur Menu Format Quadrillage Sélectionnez Date du jour dans la liste puis une couleur de votre choix Filtrer les tâches sur un intervalle de temps Ouvrez la liste déroulante Filtre (barre d outils Mise en forme) et sélectionnez Intervalle de temps Tapez 03/08/09 puis 25/11/09, soit l intervalle de temps entre le début du projet et la date du jour Les bureaux d études et l atelier de découpage devraient être terminés et l atelier électronique devrait être en cours Menu Affichage Tables Entrée puis Copyright Anteo-Consulting Page 21

22 Menu Affichage Tables - Liaisons Mettre à jour l avancement en automatique Procédons à la mise à jour de leur avancement. Après vérification avec les responsables, tout s est déroulé comme prévu Menu Outils Suivi Mettre à jour le projet OK L avancement est matérialisé par un trait noir Les tâches N 2, N 3, et N 4 sont terminées donc ne sont plus sur le chemin critique Menu Affichage Diagramme de Gantt Réactiver cet affichage standard a permis de retrouver la table Prévisions et toutes les tâches. Mais nous avons perdu la date du jour. Indiquons maintenant une nouvelle date d avancement Menu Projet Information sur le projet Saisissez comme Date actuelle le 15/12/09 Mettre à jour l avancement en manuel Saisie des tâches terminées : Sélectionnez la tâche N 5 Menu Outils Suivi Mettre à jour les tâches Cette tâche ayant été mise partiellement à jour, Microsoft Project rappelle les éléments déjà connus : la date réelle de début, le pourcentage achevé sur une durée réelle de 0,68 semaine ; s il n y a pas de changement de durée, il reste encore 0,33 semaine (ces données sont celles du suivi fait le 25/11/09) Si tout s est déroulé conformément aux prévisions Tapez 100% dans le champ % achevé Si la tâche a duré plus longtemps que prévu Tapez 5j dans le champ Durée réelle La tâche N 5 est finie et la durée a été recalculée Occupons nous maintenant des tâches N 6 et N 8 Sélectionnez la tâche N 6 puis choisissez Outils Suivi Mettre à jour les tâches Tapez 26/11/09 dans le champ Début (cadre Réel) Copyright Anteo-Consulting Page 22

23 Tapez 03/12/09 12 : 00 dans le champ Durée (cadre Réel) 1,25 jour de retard supplémentaire est le fait de la tâche 6 Sélectionnez la tâche N 8 puis choisissez Outils Suivi Mettre à jour les tâches Saisie des tâches non terminées Pour indiquer qu une tâche est non terminée, les modifications portent soit sur le % achevé (entre 0 et 100%), soit sur la Durée réelle inférieure à la durée planifiée, soit sur la Durée restante supérieure à 0. Si un de ces champs est modifié, Microsoft Project recalcule les 2 autres par rapport à la planification initiale. Si cela n est pas conforme à la réalité, utilisez plusieurs champs. Exemple : une tâche planifiée sur une durée de 5 jours Hypothèse N 1 : au bout de 2,5 jours, la tâche est terminée Saisies Calcul % achevé : 50 Durée réelle : 2,5j durée restante : 2,5 j Durée réelle : 2,5 j % achevé : 50 durée restante : 2,5 j Durée restante : 2,5 j % achevé : 60 durée réelle : 2,5 j Hypothèse N 2 : au bout de 3 jours, on a réalisé seulement 50% du travail Saisies Calcul % achevé : 50 Durée réelle : 2,5j durée restante : 2,5 j Durée réelle : 3 j % achevé : 60 durée restante : 2 j pour être conforme, ile faut saisir les 2 champs ; Microsoft Project analyse alors que la durée sera plus longue et base ses calculs sur une durée de 6 jours et donc place 3 jours dans la durée restante Hypothèse N 3 : au bout de 3 jours, on s aperçoit qu il reste encore 4 jours de travail Saisies Calcul Durée réelle : 3 j % achevé : 60 durée restante : 2 j Durée restante : 4 j % achevé : 20 durée réelle : 1 j Pour être conforme, il faut aussi saisir les 2 champs ; Copyright Anteo-Consulting Page 23

24 Microsoft Project passe alors la durée à 7 jours et calcule 43% Sélectionnez la tâche N 8 et modifiez le % achevé à 74% Constater les écarts entre réalisations et prévisions Par le Gantt suivi : Menu Affichage Gantt Suivi Par la table Variation Menu Affichage Tables Variation Par une table personnalisée Menu Affichage Tables Plus de tables Cliquez le bouton Créer Nommez la nouvelle table Ecarts des tâches et affichez les 5 champs suivants : o 1 er champ : N, Gauche, 4 o 2 ème champ : Nom, Gauche, 33 o 3 ème champ : Variation de durée, Droite, 18 o 4 ème champ : Variation de début, Droite, 23 o 5 ème champ : Variation de fin, Droite, 20 Exploiter la barre d outils Suivi Simulons à nouveau un changement de date du jour Menu Project Information sur le projet Modifiez la Date actuelle à 21/12/09 09 : 00 Menu Affichage Barre d outils Suivi Sélectionnez la tâche N 8 Cliquez sur le bouton 100% Sélectionnez la tâche N 9 Cliquez sur le bouton Mettre à jour la tâche Tapez 6j dans le champ Durée réelle Sélectionnez les tâches N 10 et N 11 Cliquez sur le bouton Mettre à jour selon les prévisions Commenter un suivi réalisé Sélectionnez la tâche N 13 Menu Outils Suivi Mettre à jour les tâches Cliquez le bouton Remarques Saisissez à la suite du texte En phase de suivi, le délai à été tenu Menu Projet Information sur le projet Renseignez la Date actuelle : 21/12/09 Copyright Anteo-Consulting Page 24

25 Prévoir le glissement de tâches non achevées Sélectionnez les tâches N 14 à N 20 Menu Outils Suivi Mettre à jour le projet Cochez l option Prévoir le travail non achevé pour qu il commence après le Tapez 04/01/10 14 : 00 dans la zone associée Activez l option Tâches sélectionnées Menu Outils Suivi Enregistrer la planification initiale Sélectionnez l option Enregistrer la planification temporaire et choisissez Début1 / Fin1 Menu Outils Suivi Mettre à jour le projet Sélectionnez l option par défaut et saisissez 31/01/10 comme date Copyright Anteo-Consulting Page 25

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