Application de Gestion des Notes de Frais sous Lotus Notes via un navigateur avec WorkFlow 1

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1 Gestion des Notes de Frais avec Workflow pour Lotus Notes R5 et R6 Application de type Navigateur CVM sas 8 rue Paul Cézanne Neuilly-Plaisance - Tél : 33 (0) Fax : 33 (0) [email protected] Site Web : SAS au capital de ,25 Euros - RCS Bobigny B Application de Gestion des Notes de Frais sous Lotus Notes via un navigateur avec WorkFlow 1

2 Sommaire 1. PRESENTATION DE L APPLICATION GESTION DES NOTES DE FRAIS CREATION D UNE NOTE DE FRAIS GENERALITES AJOUT D UNE MISSION SUPPRESSION D UNE MISSION TRANSMISSION D UNE NOTE DE FRAIS IMPRESSION DE LA NOTE DE FRAIS TRANSMISSION INFORMATIQUE SUPPRESSION DES NOTES DE FRAIS VALIDATION D UNE NOTE DE FRAIS PAR LE RESPONSABLE HIERARCHIQUE AUTRES APPLICATIONS DE CVM... ERREUR! SIGNET NON DEFINI. Application de Gestion des Notes de Frais sous Lotus Notes via un navigateur avec WorkFlow 2

3 1. PRESENTATION DE L APPLICATION Cette application permet la saisie et le suivi des notes de frais au sein de l entreprise. Elle est accessible par navigateur (Internet Explorer ). Les notes de frais sont saisies dans l application par les demandeurs ou leur délégué, et présentent le détail des frais par mission, en euros ou en devises. Après saisie dans l application, les notes de frais sont imprimées pour être transmises, sous format papier accompagné des justificatifs, aux différents approbateurs. Ces notes de frais pourront être validées par le responsable hiérarchique du demandeur. L application est disponible en 2 langues : français et anglais. Quatre vues, accessibles depuis un menu situé à gauche de l écran, permettent d accéder aux notes de frais, classées selon divers critères : Par demandeur Par direction Par mois d imputation Par état Exemple de liste de notes de frais classées par demandeur Application de Gestion des Notes de Frais sous Lotus Notes via un navigateur avec WorkFlow 3

4 Lorsque l'on double clique sur une ligne, on accède à une note de frais existante. Une note de frais est composé d'un document principal et des missions contenant les frais engagés. Application de Gestion des Notes de Frais sous Lotus Notes via un navigateur avec WorkFlow 4

5 2. GESTION DES NOTES DE FRAIS 2.1. Création d une note de frais Généralités Lors de la connexion à la base, à travers le navigateur, l utilisateur s authentifie en saisissant son nom d utilisateur lotus notes et son mot de passe. Après authentification un bouton est accessible. Un clic sur ce bouton ouvre un nouveau document dans lequel toutes les informations concernant le demandeur sont reportées automatiquement. Application de Gestion des Notes de Frais sous Lotus Notes via un navigateur avec WorkFlow 5

6 Exemple de nouvelle note de frais Cliquer ici pour ajouter une mission à la note de frais Le nom du rédacteur de la note de frais est l utilisateur courant. Toutes les informations le concernant sont reportées automatiquement. S il s agit d un délégué qui créé une demande pour un autre utilisateur, cocher «Oui» à la question «Demande effectuée pour un autre utilisateur?» puis sélectionner le nom du demandeur dans la liste déroulante juste au-dessous. Seuls sont proposés dans la liste de choix, les noms des demandeurs pour lesquels l utilisateur courant à été défini comme délégué. Les noms des différentes personnes informées sont reportés en bas de l écran. Le mois d imputation contient par défaut la valeur du mois courant mais il peut être modifié en sélectionnant le mois dans la liste déroulante. Le demandeur doit renseigner : Le devise utilisée : liste de choix dont les mots clés sont définis dans la base de paramétrage (information obligatoire). Des commentaires si besoin La liste des missions Remarque : il faut sauver la note de frais lorsqu une mission est ajoutée ou modifiée, afin que les montants totaux s affichent correctement dans les vues Ajout d une mission Pour ajouter une mission à la note de frais, cliquer sur le bouton. Un nouveau document vide s ouvre, dans lequel il faut indiquer : Le nom de la mission (obligatoire) Le lieu de la mission (obligatoire) La date de début de la mission (obligatoire) : format de saisie autorisé = JJMMAA ou JJ/MM/AAAA Application de Gestion des Notes de Frais sous Lotus Notes via un navigateur avec WorkFlow 6

7 La date de fin de la mission (facultatif) Le rattachement comptable (seulement si le demandeur est un naviguant). La liste des rubriques (obligatoire). Il ne sera pas possible de sauvegarder la mission si les informations obligatoires ne sont pas renseignées. Exemple de nouvelle mission Ajout d une rubrique dans la mission Pour ajouter une rubrique dans la mission, renseigner les zones situées dans la section «Ajout d une rubrique» (elles sont obligatoires) : Le libellé de la rubrique : liste de choix. Seuls sont proposés les rubriques qui correspondent au code identifiant du demandeur. La devise utilisée : la valeur par défaut est la devise de la note de frais, elle peut être modifiée. Le taux de la devise utilisée (par rapport à la devise de la note de frais): la valeur par défaut est 1 mais peut-être modifiée. Le montant du frais en devises. Le montant de la TVA. Le taux de la TVA : liste de choix. La valeur présentée par défaut est celle qui a été définie comme tel dans le paramétrage. puis cliquer sur le bouton «OK». Les informations s ajoutent alors à la liste des rubriques de la mission et le montant en devise de la note de frais est calculé automatiquement. Si la devise de la note est l Euro, le calcul est diviseur, sinon, il est multiplicateur. Application de Gestion des Notes de Frais sous Lotus Notes via un navigateur avec WorkFlow 7

8 Zones à renseigner pour ajouter une rubrique Suppression d une rubrique déjà saisie Pour supprimer une rubrique de la liste déjà saisie, sélectionner le numéro de la rubrique dans la liste déroulante située dans la section «Suppression ou modification d une rubrique», puis cliquer sur le bouton «Supprimer». La ligne est supprimée de la liste. Sélectionner le n de la ligne ici Puis cliquer ici Modification d une rubrique déjà saisie Pour modifier une rubrique présente dans la liste, sélectionner le numéro de la rubrique dans la liste déroulante située dans la section «Suppression ou modification d une rubrique», puis cliquer sur le bouton «Modifier». Les informations de la rubrique correspondant à la ligne sélectionnée s affichent dans les zones prévues pour l ajout d une rubrique. Faites les modifications souhaitées puis cliquez sur le bouton «OK». Les modifications sont reportées dans la liste des rubriques. 4-Cliquer ici pour reporter les modifications dans la liste. 3-La ligne s affiche ici 1- Sélectionner le n de la ligne ici 2- Puis cliquer ici Application de Gestion des Notes de Frais sous Lotus Notes via un navigateur avec WorkFlow 8

9 Remarques : La petite croix présente à droite du libellé "Modification d'une rubrique" permet d'annuler l'opération et de revenir en ajout de rubriques. Après toute modification dans les missions ou la note de frais, cliquer sur le bouton «Sauver & Fermer» pour les enregistrer. Pour ne pas enregistrer les modifications cliquer sur «Fermer». Tant que la note de frais ne sera pas transmise, elle ne sera visible que par l émetteur et l état reste à «Nouveau» Suppression d une mission Tant que la note de frais n est pas transmise, le demandeur à la possibilité de supprimer une mission, même si elle contient des rubriques. Pour cela un bouton est disponible dans la barre d actions d une mission ouverte à l écran. Lorsqu une mission est supprimée, le total de la note est recalculé en conséquence et la mission n apparaît plus dans la note Transmission d une note de frais Impression de la note de frais Après avoir saisi toutes les missions, la note de frais peut-être imprimée pour être transmise aux signataires. Le nombre de mission étant variable, la hauteur de la liste peut être ajustée pour optimiser l espace lors de l impression Transmission informatique Pour transmettre une note de frais, cliquer sur le bouton «vers la note est envoyé au responsable hiérarchique du demandeur.». Un mail contenant un lien Le demandeur n est plus autorisé à modifier sa note de frais et l état passe à «Transmis». Remarque : s il s agit d une transmission après correction suite à un refus de la note de frais, le mot «Modifiée» apparaît à côté de l état Suppression des notes de frais Seules les notes de frais à l état «Nouveau» peuvent être supprimées, c est à dire les notes qui n ont pas encore été transmises. Pour cela, à partir de l une des quatre vues citées dans le paragraphe précédent, sélectionner les notes à supprimer et cliquer sur le bouton. Application de Gestion des Notes de Frais sous Lotus Notes via un navigateur avec WorkFlow 9

10 2.4. Validation d une note de frais par le responsable hiérarchique Lorsque la demande a été transmise, le responsable hiérarchique peut valider la note. Pour cela, il doit ouvrir la note de frais puis cliquer sur le bouton. Il a alors accès à trois autres boutons, qui sont, et. S il clique sur le bouton «En attente», un mail est envoyé au demandeur pour lui indiquer que sa note a été acceptée. L état passe à «En attente» et la note de frais ne sera pas incluse dans les exportations. Le responsable hiérarchique pourra par la suite cliquer sur le bouton «Accepter» pour pouvoir exporter la note. S il clique sur le bouton «Accepter», un mail est envoyé au demandeur pour lui indiquer que sa note a été acceptée. L état passe à «Accepté» et la note ne peut plus être modifiée par personne. Elle apparaîtra dans le fichier d exportation lors de la prochaine exportation. Remarque : si la note est «En attente» et que l utilisateur clique sur le bouton «Accepter», le mémo n est pas envoyé au demandeur puisqu il a déjà été averti lors du passage à l état en attente. Pour refuser la note, le motif de refus doit être renseigné avant de cliquer sur le bouton «Refuser», un mail est envoyé au demandeur pour lui indiquer que sa note a été refusée. L état passe à «Refusé» et le demandeur est à nouveau autorisé à modifier sa note et peut la transmettre à nouveau. La saisie du motif de refus est obligatoire en cas de refus Note de frais refusée Application de Gestion des Notes de Frais sous Lotus Notes via un navigateur avec WorkFlow 10